監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定

監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定xxx公司監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度--------------------風(fēng)電項目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定1工程監(jiān)理文件檔案資料的收集、整理、歸檔，是項目監(jiān)理部的一項重要工作。為規(guī)范項目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理，特制訂本規(guī)定。2工程建設(shè)監(jiān)理文件檔案資料，是項目監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)施過程中直接形成的、具有保存價值的原始記錄。監(jiān)理文件檔案資料管理是否規(guī)范，是公司對項目監(jiān)理部工作考核的主要內(nèi)容之一。項目監(jiān)理部必須按公司統(tǒng)一要求認(rèn)真做好此項工作。3項目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),落實(shí)專人具體實(shí)施。4為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前，總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成一致意見。5監(jiān)理文件檔案資料的日常管理應(yīng)做到：注意時效、及時整理、真實(shí)可靠、內(nèi)容齊全、分類有序。6日常管理中監(jiān)理資料的具體分類如下：合同文件6.1.1監(jiān)理合同（包括招投標(biāo)文件）；6.1.2施工合同；6.1.3分包合同和其他合同；6.1.4合同變更協(xié)議文件；6.1.5費(fèi)用索賠和工程延期文件。監(jiān)理文件6.2.1監(jiān)理大綱；6.2.2監(jiān)理規(guī)劃；6.2.3監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；6.2.46.2.5監(jiān)理階段性總結(jié)報告；6.2.6監(jiān)理月報；6.2.7監(jiān)理日志/日記；6.2.8監(jiān)理旁站記錄；6.2.9監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；6.2.10監(jiān)理工作總結(jié)。工作聯(lián)系文件6.3.1建設(shè)單位聯(lián)系單；6.3.2施工單位聯(lián)系單；6.3.3政府部門函件；6.3.4設(shè)計變更文件。施工單位報驗資料（一）6.4.1開工文件；6.4.2施工組織設(shè)計及方案；6.4.3總包單位（分包單位）資質(zhì)資料；6.4.4人員上崗證；6.4.5工程量申報及付款報告；6.4.6試驗室資質(zhì)報審資料。施工單位報驗資料（二）6.5.1建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審表；6.5.2——報驗申請表；6.5.3工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報告；6.5.46.5.5工程進(jìn)度計劃報審文件。工程驗收文件6.6.1工程樁基、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)工程等中間驗收文件；6.6.2設(shè)備安裝專項驗收記錄；6.6.3工程竣工預(yù)驗收報驗表；6.6.4人防工程驗收記錄；6.6.5消防工程驗收記錄；6.6.6單位工程驗收記錄；6.6.7工程質(zhì)量評估報告；6.6.8竣工移交證書等竣工文件；6.6.9工程照片及聲像資料。7.日常監(jiān)理服務(wù)過程中施工單位報驗資料的審簽，首先應(yīng)由資料員審核該表格的使用是否符合要求，填寫是否規(guī)范，無誤后交專業(yè)監(jiān)理工程師。專業(yè)監(jiān)理工程師主要審核填寫內(nèi)容是否符合工程實(shí)際和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，確認(rèn)簽字后返還資料員，資料員將簽認(rèn)過的資料保留一份，其余返還施工單位。8.監(jiān)理文件檔案資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后，由資料員負(fù)責(zé)及時整理歸檔。9.工程竣工后，向建設(shè)單位、城建檔案館、公司移交的工程監(jiān)理文件檔案的歸檔和移交執(zhí)行《施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定》。

施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定一、總則1為提高工程監(jiān)理文件管理水平，規(guī)范和統(tǒng)一監(jiān)理文件的整編、移交和歸檔工作，制定本規(guī)定。2本規(guī)定適用于2012年1月13本建設(shè)工程監(jiān)理文件的歸檔除執(zhí)行本規(guī)定外，同時應(yīng)符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/—89）、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》（建辦[1995]697號）等規(guī)范或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求。4為使監(jiān)理文件檔案資料符合有關(guān)規(guī)定和要求，要求在項目開工前，項目監(jiān)理部應(yīng)與建設(shè)單位取得共識，同時應(yīng)主動與城建檔案部門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求。二、

基本規(guī)定1

項目監(jiān)理部應(yīng)將工程監(jiān)理文件的形成和積累，納入工程建設(shè)監(jiān)理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)。2由總監(jiān)理工程師主持項目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整理立卷工作。3工程部應(yīng)對項目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整編工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗收前，應(yīng)對工程監(jiān)理文件進(jìn)行預(yù)驗收。三、監(jiān)理文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

1監(jiān)理文件的歸檔范圍對與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)監(jiān)理主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體和文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔；工程監(jiān)理文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)定附錄A、B的要求。

2歸檔監(jiān)理文件的質(zhì)量要求公司歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件（特殊情況需采用復(fù)制件的，應(yīng)注明原件存放處）；工程監(jiān)理文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。工程監(jiān)理文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。工程監(jiān)理文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4（297mm×210mm）。圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件。其他幅面的紙張應(yīng)折疊成A4幅面。工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標(biāo)欄露在外面。四、

工程文件的立卷1名詞解釋立卷：按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

2.立卷的原則和方法立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程項目由多個單位工程組成時，工程報驗、工程材料報驗文件應(yīng)按單位工程組卷，對于監(jiān)理的管理文件可按建設(shè)工程項目進(jìn)行組卷。立卷可采用如下方法：2.3.1單位工程：可按照工程管理過程、施工過程控制組卷；2.3.2建設(shè)工程項目：可按照單位工程施工過程、項目管理過程組卷。立卷過程中宜遵循下列要求：2.4.1案卷不宜過厚，一般不超過40mm；2.4.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

3.卷內(nèi)文件的排列文字材料按事項順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

4.案卷的編目卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.1.1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附錄C的要求；4.1.2序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次標(biāo)注；4.1.3責(zé)任者：填寫文件的直接形成項目監(jiān)理部或個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替；4.1.4文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號；4.1.5文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱；4.1.6日期：填寫文件形成的日期；4.1.7頁數(shù)：填寫組成案卷文件的總頁數(shù)；4.1.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.2.1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附錄D的要求；4.2.2卷內(nèi)備考表主要是對案卷情況的說明；4.2.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后；4.2.4卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項目監(jiān)理部印章。案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：4.3.1案卷封面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附錄E的要求；4.3.2案卷封面的內(nèi)容包括：檔號、工程編號、案卷題名、編制項目監(jiān)理部、編制日期、密級、保存期限、共幾卷、第幾卷；4.3.3檔號：由項目號（名稱）、案卷號組成，由檔案管理員填寫；4.3.4工程編號：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對工程的編號，由工程監(jiān)理部填寫；4.3.5案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；4.3.6編制項目監(jiān)理部：應(yīng)填寫項目監(jiān)理部全稱；4.3.7起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；4.3.8保管期限分為永久、長期、短期三種。各類文件的保管期限執(zhí)行GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》規(guī)定，同時結(jié)合工程項目具體情況確定。永久是指工程建設(shè)檔案需永久保存；長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應(yīng)為長期。4.3.9密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：4.4.1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。4.4.2頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；4.4.3成套印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4.4.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面必須采用幅面為A4幅面的白色書寫紙。

5.案卷裝訂裝訂時必須剔除金屬物。案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

6.公司案卷裝具一般采用卷盒的形式卷盒外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為50mm、60mm、70mm三種。卷盒封面應(yīng)符合附錄F的要求；案卷脊背應(yīng)符合附錄G的要求。五、工程檔案的移交規(guī)定1工程項目竣工驗收竣工驗收前20日內(nèi)，項目監(jiān)理部應(yīng)將整理好的監(jiān)理文件報建設(shè)單位審核。建設(shè)單位在5日內(nèi)給予審核結(jié)果答復(fù)。項目監(jiān)理部在10日內(nèi)根據(jù)審核意見進(jìn)行整改并按要求進(jìn)行裝訂、整編成冊后，送建設(shè)單位預(yù)驗收，驗收合格，并取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可進(jìn)行工程竣工驗收。

2 向公司移交監(jiān)理文件檔案，應(yīng)符合下列規(guī)定：項目監(jiān)理部應(yīng)在工程竣工驗收合格后30日內(nèi)向公司工程部移交檔案，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；移交公司的監(jiān)理文件范圍見附表1。

3 向建設(shè)單位、城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應(yīng)符合下列規(guī)定：工程竣工驗收合格后45日內(nèi)，項目監(jiān)理部應(yīng)辦理“工程監(jiān)理檔案移交會簽單”，經(jīng)各部門、主管領(lǐng)導(dǎo)會簽完成后，方可向建設(shè)單位、城建檔案館移交資料，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”，移交清單應(yīng)交公司工程部一份備案。若因各種客觀原因(如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費(fèi),不能按期接收監(jiān)理檔案等)導(dǎo)致監(jiān)理檔案不能按期交付，項目監(jiān)理部應(yīng)將其交付公司工程部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”。由工程部在具備交付條件時，具體負(fù)責(zé)辦理監(jiān)理文件移交的有關(guān)事宜。向政府檔案管理部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件。移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件檔案若有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進(jìn)行整編。移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件范圍見附錄1。

4其他在施工過程中已移交建設(shè)單位、施工單位的施工過程資料，監(jiān)理服務(wù)資料，工程監(jiān)理檔案移交時，項目監(jiān)理部不再另行移交（除委托監(jiān)理合同另有約定外）。承包單位施工過程報驗的各種施工過程資料，按國家相關(guān)規(guī)定在該項報驗審簽同意后應(yīng)即返還建設(shè)單位、施工單位，項目監(jiān)理部只保留一份。各項目監(jiān)理部并可視工程項目參建各方管理體制情況，對施工過程中施工單位報驗經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)同意的施工過程資料返還方式，按各方約定的辦法變通處理。工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表1規(guī)定以外的資料（主要是施工過程中施工單位報驗監(jiān)理工程師簽認(rèn)的服務(wù)過程資料），可全部移交建設(shè)單位。工程施工過程中相關(guān)監(jiān)理資料已向建設(shè)單位、施工單位提供的（以發(fā)文、收文簿簽收為據(jù)），工程竣工資料移交時，項目監(jiān)理部不再提供如要求另行提供時，須報經(jīng)工程監(jiān)理部同意。

附表1：監(jiān)理檔案資料移交清單附錄1：監(jiān)理檔案材料移交清單工程名稱：--------------風(fēng)電場工程類別檔案材料內(nèi)容份頁備注一、監(jiān)理合同及監(jiān)理機(jī)構(gòu)1、監(jiān)理合同二、監(jiān)理規(guī)劃1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則三、監(jiān)理月報1、監(jiān)理月報（從監(jiān)理進(jìn)場到工程竣工驗收）四、監(jiān)理會議紀(jì)要1、監(jiān)理會議紀(jì)要(含專題會議記錄、各階段驗收會議記錄)五、進(jìn)度控制1、工程開工審批表（或開工令）2、停、復(fù)工通知書及反饋3、進(jìn)度監(jiān)理報審表六、質(zhì)量控制1、不合格項目通知及反饋2、質(zhì)量缺陷與事故的處理文件七、造價控制1、費(fèi)用監(jiān)理報審與簽認(rèn)（洽商費(fèi)用或變更經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)的材料）2、工程付款