《會計檔案管理辦法》講解課件

1《會計檔案管理辦法》講解

1《會計檔案管理辦法》講解

一、《會計檔案管理辦法》的背景二、《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容2一、《會計檔案管理辦法》的背景2為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）進行了修訂，2015年12月11日以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。3為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、

會計檔案是經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，其內(nèi)容直接反映各單位所有經(jīng)濟活動及財務(wù)收支，反映各單位某一特定日期的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，同時還反映會計核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果。與一般檔案相比，會計檔案特殊的內(nèi)容和專門的方法決定了其具有較強的專業(yè)性，因此，需要專門的制度予以規(guī)范，加強管理，有效保護和利用會計檔案。4

會計檔案是經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)一、《會計檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。會計電算化已基本普及、會計信息化迅速發(fā)展，客觀要求對產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接作為檔案進行保存，以實現(xiàn)全面的信息化，提供工作效率?！稌嫏n案管理辦法》第三條指出本辦法所稱會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。5一、《會計檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。5二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。國家檔案部門對檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會計檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。2014年中辦、國辦印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號）指出，“各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位（包括境外派出機構(gòu)）、社會組織，要根據(jù)工作實際需要，加強檔案管理工作，做好本單位本系統(tǒng)的文字收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流、人員培訓(xùn)等，按規(guī)定向同級國家檔案館移交檔案?！?二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。6三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強，需要予以修訂、完善。7三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強，需要予以修會計檔案與會計核算工作息息相關(guān)，是會計工作的重要組成。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，是單位預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟建設(shè)中寶貴的信息資源。8會計檔案與會計核算工作息息相關(guān)，是會計工作的重要組成。8從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。隨著試點工作的穩(wěn)步推進，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2014年財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會計檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。9從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部二、《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容

新《會計檔案管理辦法》分為正文和附表。正文共31條，對《會計檔案管理辦法》的制定宗旨、法律依據(jù)，會計檔案的管理體制、定義和范圍，電子會計檔案管理要求，會計檔案的移交、利用、銷毀，會計檔案在各單位之間的交接，會計檔案出境管理等進行了全面規(guī)范。

10二、《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容新《會計檔案管理附表

《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》（附表一）《財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限（附表二）兩張表明確了各類會計檔案(會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料）的最低保管期限。11附表

《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》（附表一）1《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會計檔案的管理3.延長了會計檔案的保管期限4.完善了會計檔案的銷毀程序5.明確了會計檔案的出境要求12《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計檔案的定義范圍11.完善了會計檔案的定義范圍1998年版本第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。131.完善了會計檔案的定義范圍1998年版本132015年版本第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。142015年版本14對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：

第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。首先，會計檔案是辦理完畢的會計資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計憑證則屬于會計資料，不屬于會計檔案。其次，會計檔案是具有保存價值的會計資料。單位在日常會計核算過程中會產(chǎn)生大量的會計資料，但不是所有的會計資料都要作為會計檔案，如在會計核算中間環(huán)節(jié)進行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計憑證之上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計檔案保存。最后，會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計資料。即會計檔案是將會計資料按照檔案管理的相關(guān)要求進行整理而形成的，而不是將會計資料無邏輯、無序地堆砌。15對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：

15對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。需要指出的是，會計檔案和會計資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。既有聯(lián)系，也有區(qū)別。16對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：16[案例]關(guān)于對會計檔案的理解某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務(wù)部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務(wù)部主任李某請示如何處理。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定。顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案的范疇，也需要按照《會計檔案管理辦法》的要求進行管理。

17[案例]關(guān)于對會計檔案的理解17第二,會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式會計資料。其中：外部接收取得的會計資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟事項實際發(fā)生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費清單等。當(dāng)前國家正在推進電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產(chǎn)生的會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進行會計核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計算所得稅的資料等。18第二,會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內(nèi)部直第三,電子會計檔案屬于會計檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

電子文件是指單位在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計檔案具有如下特征：(1)電子會計檔案的來源是計算機等電子設(shè)備，即電子會計檔案是以計算機等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息；(2)電子會計檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計算機等電子設(shè)備為載體進行的；(3)電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間。19第三,電子會計檔案屬于會計檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和[案例]關(guān)于對電子會計檔案的理解

某企業(yè)實行財務(wù)共享服務(wù)后，為實現(xiàn)異地集中核算目的，會計核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進行歸檔保存。新《會計檔案管理辦法》頒布后，該企業(yè)負責(zé)人對會計人員說，新辦法將電子會計檔案納入會計檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。該企業(yè)負責(zé)人的說法是錯誤的。為提高工作效率，單位通過在內(nèi)部制定相應(yīng)的內(nèi)控流程，并在確保掃描件和電子文檔真實、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始憑證的掃描件和合同的電子文檔作為依據(jù)進行會計核算。但是，原始憑證的掃描件和合同的電子文檔不符合《會計檔案管理辦法》中關(guān)于電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的相關(guān)規(guī)定，所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。20[案例]關(guān)于對電子會計檔案的理解

201.完善了會計檔案的定義范圍新增內(nèi)容1.納稅申報表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報程序的相關(guān)表格，是單位進行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計資料。原《管理辦法》沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。211.完善了會計檔案的定義范圍新增內(nèi)容212.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。222.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第七條

單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨立功能的多臺計算機或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案資源的共享。在計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)條件下，會計檔案管理工作不再單單局限于傳統(tǒng)模式下通過實體檔案實現(xiàn)對檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實現(xiàn)對會計檔案全生命周期的管理。232.規(guī)范了電子會計檔案的管理第七條單位可以利用計算機、網(wǎng)2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條

同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。242.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條同時滿足下列條件的，單2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。252.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。如何理解第八條關(guān)于電子會計資料的六項條件？262.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成六項條件1、形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。2、使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；27六項條件1、形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)3、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。4、采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；5、建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6、形成的電子會計檔案資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計資料。283、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。該條重點強調(diào)了兩方面內(nèi)容：一是電子會計資料的來源要真實有效，二是電子會計資料產(chǎn)生與傳遞的全過程不能脫離計算機等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。292.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。其中：單位內(nèi)部形成的電子原始憑證，需要在信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程，完成了有效的審批程序，方可視為符合本項條件。如通過辦公自動化系統(tǒng)審批生效的電子文件、在費用報賬信息系統(tǒng)中填制并經(jīng)審批的費用報銷申請單等。單位內(nèi)部形成的電子記賬憑證，凡是由會計核算軟件根據(jù)設(shè)定規(guī)則自動生成或由會計人員在會計核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項條件。對于會計賬簿和財務(wù)會計報告，由會計軟件根據(jù)電子會計資料自動生成（如總賬、明細賬、日記賬、財務(wù)報表）或在信息系統(tǒng)中建立并經(jīng)過有效審批（如固定資產(chǎn)卡片）的，可視為符合本項條件。302.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要特別注意兩點：312.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。單位接收的外部電子會計憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要特別注意兩點：第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。322.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。（掃描文件不是）單位接收的外部電子會計憑證，可由本單位的信息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（如銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸方式獲取電子會計資料（如用于報銷入賬的電子發(fā)票），也可使用其他電子設(shè)備傳輸方式獲?。ㄈ珉娮余]件），并確保傳輸過程安全可靠，方可視為符合本項條件。需要特別注意兩點：第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。第二，如電子會計資料的生成方、發(fā)送方來源不可靠或不具有權(quán)威性，不得僅以電子文件歸檔。332.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。會計核算系統(tǒng)是為單位會計核算、財務(wù)管理直接采集會計信息與數(shù)據(jù)，生成會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計資料的核心會計軟件，是電子會計檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)。本條中的“讀取”包括兩層含義：一是會計資料要以會計人員可以理解的形式呈現(xiàn)，而不能是單純的計算機代碼和純數(shù)據(jù)；二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會計領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不能是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。本條中的“輸出”是指，會計核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有提供導(dǎo)出電子會計檔案的接口，會計檔案的存儲格式要符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。342.規(guī)范了電子會計檔案的管理２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、2.規(guī)范了電子會計檔案的管理２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。本條中的“設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序”是對電子會計檔案在形成過程中所采取的風(fēng)險控制手段。對于自動生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換過程中沒有新的風(fēng)險產(chǎn)生，則可視同已自動審核。其他手工編制的會計憑證或會計信息傳輸過程中涉及人工干預(yù)的，應(yīng)設(shè)定必要的審簽程序。352.規(guī)范了電子會計檔案的管理２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、2.規(guī)范了電子會計檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。電子檔案管理系統(tǒng)是對電子會計檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的信息系統(tǒng)，會計檔案電子化要求單位建設(shè)與管理要求相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）。362.規(guī)范了電子會計檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。其核心要求是：電子會計檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進行歸檔保存。需要注意的是：第一，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對原生成系統(tǒng)也應(yīng)進行歸檔保存；涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無法繼續(xù)讀取以前生成的電子會計檔案的，還應(yīng)將硬件設(shè)備進行保存。第二，因系統(tǒng)運行維護需要而對原生成系統(tǒng)進行的備份，無論是在線的還是離線的，都不是真正意義上的歸檔保存。372.規(guī)范了電子會計檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。建立電子會計檔案與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱電子會計檔案可以準(zhǔn)確定位對應(yīng)紙質(zhì)會計資料的歸檔存放位置，反之，查閱紙質(zhì)會計檔案時也可以利用關(guān)鍵信息查找電子會計檔案的內(nèi)容，其目的是保證會計檔案的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。如在實務(wù)中，可以使用“年份+電子記賬憑證號”或類似編碼規(guī)則形成標(biāo)準(zhǔn)條形碼，粘貼在相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)原始憑證首頁，紙質(zhì)原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標(biāo)準(zhǔn)的檔號和盒號條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證與上述條形碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案與實體檔案之間相互檢索。382.規(guī)范了電子會計檔案的管理３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理４．采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。（全過程防止篡改）檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案具有信息與載體完整不可分割的特點，并且修改后通常會留下痕跡。電子會計檔案可以在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，采用信息安全技術(shù)手段來保證它的真實性和完整性顯得尤為重要。單位應(yīng)采用技術(shù)和管理相結(jié)合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲的完整性、用戶身份的真實性，并妥善管理在運行過程中使用的密碼、密鑰等認證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。392.規(guī)范了電子會計檔案的管理４．采取有效措施，防止電子會計檔建立電子會計檔案的防篡改機制主要包括：7項（1）制定相應(yīng)的風(fēng)險控制策略，防止會計核算系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)在運行和業(yè)務(wù)處理過程中發(fā)生有意或無意的危害信息完整性和真實性的變化，并具備有效的業(yè)務(wù)容量、業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃和應(yīng)急計劃。（2）電子文件收集過程保證防篡改。（3）利用電子檔案管理系統(tǒng)保證電子文件在鑒定、整理、移交過程中不被篡改。40建立電子會計檔案的防篡改機制主要包括：7項（1）制定相應(yīng)的風(fēng)（4）需手工管理的電子檔案，通過多人監(jiān)督、特征比對等方式確保電子檔案在整理、移交、鑒定、保管、利用等過程中不被非法修改；采用存儲環(huán)境管理等方式確保離線存儲的電子檔案不被非法更改。（5）采用實時連續(xù)監(jiān)控、信息確認技術(shù)等措施確保離線備份和離線傳遞的電子檔案不被非法更改。41（4）需手工管理的電子檔案，通過多人監(jiān)督、特征比對等方式確保（6）保證電子檔案管理系統(tǒng)運行維護過程中電子檔案真實、不被非法更改；（7）單位應(yīng)采取有效措施保證電子檔案管理系統(tǒng)中的職責(zé)分離：42（6）保證電子檔案管理系統(tǒng)運行維護過程中電子檔案真實、不被非2.規(guī)范了電子會計檔案的管理５．建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。建立電子會計檔案的備份制度是保證會計資料安全的基本要求。相對于紙質(zhì)資料，電子資料存在更多的滅失風(fēng)險因素，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動等影響而失效。在會計資料打印輸出的情況下，紙質(zhì)資料與電子資料實際形成相互備份關(guān)系，而一旦不打印了，則對于電子資料的備份要求就應(yīng)相應(yīng)增強。電子檔案管理系統(tǒng)的備份應(yīng)當(dāng)依照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T56）進行。需要指出的是，“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”對單位的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對會計資料存儲設(shè)備的物理保護措施，防止無關(guān)人員對設(shè)備的接觸。對于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達不到的。小微企業(yè)要實行會計資料的無紙化管理，可以選擇采用大型會計軟件廠商提供的會計軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。大型會計軟件廠商具有較強的實力和規(guī)模優(yōu)勢，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。另外，具備一定規(guī)模的會計代理記賬機構(gòu)也可能具備上述條件。432.規(guī)范了電子會計檔案的管理５．建立電子會計檔案備份制度，能2.規(guī)范了電子會計檔案的管理６．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

新《管理辦法》規(guī)定保管期限為永久的會計資料必須以紙質(zhì)形式歸檔保存，如年度財務(wù)會計報告、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書等。各單位自行鑒定認為具有重要保存價值的其他會計檔案也應(yīng)以紙面形式保存。442.規(guī)范了電子會計檔案的管理６．形成的電子會計資料不屬于具有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。外部接收的電子會計資料的管理除具備與內(nèi)部形成的電子會計資料管理相同的條件以外，還需要具備符合《中華人民共和國電子簽名法》（2015年修正）規(guī)定的電子簽名。在傳統(tǒng)的交易過程中，為了保證交易安全，交易中的文件一般都要由當(dāng)事人簽字或者蓋章，以便能夠確認簽名人的身份，并確保簽字或者蓋章的人認可文件的內(nèi)容。當(dāng)交易通過電子的形式進行時，傳統(tǒng)的手寫簽字和蓋章變得無法實現(xiàn)，必須依靠技術(shù)手段予以替代。這種在電子文件中識別交易人身份，保證交易安全的電子技術(shù)手段，就是電子簽名。452.規(guī)范了電子會計檔案的管理第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。一項電子簽名如果同時符合上述四項條件，可以視為可靠的電子簽名。462.規(guī)范了電子會計檔案的管理第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條案例：會計檔案電子化管理節(jié)約成本效果顯著2013年以來，財政部、國家檔案局組織部分企業(yè)開展會計檔案電子化管理試點工作，以某企業(yè)為例，全部記賬憑證和明細分類賬以電子形式保存后，每年可以節(jié)約紙張超過1億張，約合用紙225噸，累計節(jié)約紙張成本、運輸成本、倉儲成本、打印耗費、裝訂成本、人工成本等數(shù)千萬元。按照每1噸紙耗費3.6立方米木材測算，節(jié)約木材810立方米。按一棵成年樹可產(chǎn)木材0.5立方米，每棵樹可以吸收0.11噸二氧化碳計算，相當(dāng)于178.2噸二氧化碳排放量。實行會計檔案電子化管理，還顯著提升了該企業(yè)的會計檔案工作質(zhì)量、管理效率和檔案的利用價值。47案例：會計檔案電子化管理節(jié)約成本效果顯著2013年以來，財政３.延長了會計檔案的保管期限第十四條

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本條對會計檔案保管期限定期的設(shè)置進行了重新規(guī)范。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，本次修訂將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。48３.延長了會計檔案的保管期限第十四條會計檔案的保管期限分３.延長了會計檔案的保管期限第十五條

各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。本條對會計檔案保管期限的靈活處置原則進行了規(guī)定。本條是對第十四條的補充。即各單位在劃分檔案保管期限時，可不限于永久、30年、10年三個時間期限，而可根據(jù)自身實際需要，劃設(shè)會計檔案的保管期限，但其劃設(shè)的會計檔案保管期限不得低于《管理辦法》規(guī)定的各類會計檔案的保管期限要求。如應(yīng)劃分為永久的會計檔案不得定為50年，應(yīng)劃分為30年的會計檔案不得定為低于30年的保管期限，但可以定為35年或40年的保管期限。單位的會計檔案如不能與《管理辦法》附表中的各類會計檔案名稱一一對應(yīng)，可以根據(jù)會計檔案的使用價值劃定保管期限。如具有憑證價值的會計檔案應(yīng)參照憑證類會計檔案，最低保管期限為30年。49３.延長了會計檔案的保管期限第十五條各類會計檔案的保管期4.完善了會計檔案的銷毀程序會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對到期的會計檔案進行鑒定是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。原《管理辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前是否開展會計檔案的鑒定工作以及鑒定的工作程序和有關(guān)具體職責(zé)，這在一定程度上將會計檔案銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負責(zé)人。在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險，單位負責(zé)人往往傾向于不對到期的會計檔案進行銷毀，致使單位保存了大量遠遠超過最低保管期限、已失去保存價值且符合銷毀條件的會計檔案，占據(jù)了大量的檔案儲存空間，造成了一定的資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了會計檔案依據(jù)鑒定結(jié)果予以銷毀的相關(guān)規(guī)定。504.完善了會計檔案的銷毀程序50

4.完善了會計檔案的銷毀程序第十六條

單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。第十七條

會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。第十六條、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限的會計檔案的鑒定工作。各單位應(yīng)定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期滿的會計檔案進行相應(yīng)的處置。會計檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實際情況而定。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。514.完善了會計檔案的銷毀程序第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到

4.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)Ρ９芷跐M的會計檔案進行鑒定，應(yīng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭組織，參加人員至少應(yīng)包括會計管理機構(gòu)、審計機構(gòu)等單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)的人員，內(nèi)部設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察部門的，應(yīng)邀請紀(jì)檢監(jiān)察部門的人員參加，必要時還應(yīng)邀請單位法律部門的人員參加。具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見。單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），對初步鑒定意見進行討論審定，形成正式鑒定意見書。單位檔案鑒定委員會（或小組）組成可參照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（DA/T47）的7.7.1或《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國檔發(fā)[1987]27號）中8.2有關(guān)內(nèi)容。524.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)Ρ９芷跐M的會計檔案進行鑒定，

4.完善了會計檔案的銷毀程序單位對于具有繼續(xù)保存價值的會計檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計檔案，通常包括兩種情形：534.完善了會計檔案的銷毀程序單位對于具有繼續(xù)保存價值的會計

4.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長時間的，建議以鑒定時點為起點，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進行劃定；544.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計檔案

4.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長時間的，建議以鑒定時點為起點，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進行劃定；另一種是因債權(quán)債務(wù)未了需要繼續(xù)保存的，會計檔案繼續(xù)保存至債權(quán)債務(wù)事項結(jié)束即可。554.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計檔案4.完善了會計檔案的銷毀程序第十八條

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。564.完善了會計檔案的銷毀程序第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計4.完善了會計檔案的銷毀程序監(jiān)銷是保證檔案銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進行的一項制度安排。原《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)和會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。但是，會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，理應(yīng)由單位自行組織。原《管理辦法》關(guān)于國家機關(guān)銷毀會計檔案由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，在實踐中往往由于相關(guān)部門人手緊缺、管理責(zé)任不清等原因，既難以真正貫徹落實，又增加了行政管理成本，無法切實發(fā)揮監(jiān)督作用。新《管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”574.完善了會計檔案的銷毀程序574.完善了會計檔案的銷毀程序單位在銷毀會計檔案前，單位檔案管理機構(gòu)或檔案工作人員應(yīng)根據(jù)單位檔案鑒定委員會（或小組）作出的鑒定意見編制《會計檔案銷毀清冊》，并由相關(guān)責(zé)任人簽字或蓋章。會計檔案的銷毀工作由單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織，并由單位檔案管理機構(gòu)和會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章?！稌嫏n案銷毀清冊》的編制可參考以下格式：584.完善了會計檔案的銷毀程序584.完善了會計檔案的銷毀程序594.完善了會計檔案的銷毀程序595.明確了會計檔案的出境要求第二十五條

單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：605.明確了會計檔案的出境要求第二十五條單位的會計檔案及其5.明確了會計檔案的出境要求第二十五條

單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：1.《中華人民共和國檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運出境?！?15.明確了會計檔案的出境要求第二十五條單位的會計檔案及其5.明確了會計檔案的出境要求第二十五條

單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：1.《中華人民共和國檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運出境?！?.《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十五條第五款規(guī)定“未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得攜帶、傳遞國家秘密載體出境?！?25.明確了會計檔案的出境要求第二十五條單位的會計檔案及其5.明確了會計檔案的出境要求第二十五條

單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：3.《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴(yán)禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗放行?！睍嫏n案出境根據(jù)其等級不同，由不同級別的檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門有關(guān)行政審批事項辦理方法。635.明確了會計檔案的出境要求第二十五條單位的會計檔案及其5.明確了會計檔案的出境要求第二十五條

單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須符合以下國家有關(guān)規(guī)定：4.《關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報有關(guān)保密行政管理部門確定。”第四條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報國家檔案局批準(zhǔn)。”645.明確了會計檔案的出境要求第二十五條單位的會計檔案及其強調(diào)一點：會計檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點把握三點：（一）會計檔案移交的基本原則能夠確定檔案歸屬的，會計檔案交由確定的檔案歸屬單位保管；不能確定檔案歸屬的，會計檔案應(yīng)移交給單位主管部門或所在地國家檔案館；未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方或承接方保存。（二）搞清楚“建設(shè)單位”是什么

建設(shè)單位不同于勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位，它是項目建設(shè)過程的管理方，也就是建設(shè)工程合同的甲方、項目法人。建設(shè)單位也不等同于業(yè)主。業(yè)主是建設(shè)形成的實體（物權(quán)）的所有者，即建設(shè)項目接受單位。如果業(yè)主直接負責(zé)項目的建設(shè)，那么業(yè)主就是建設(shè)單位；如果業(yè)主或第三方出資，由項目法人建立的單位實際管理建設(shè)全過程，那么這個實際管理建設(shè)項目的單位就是建設(shè)單位。

建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案需要移交給建設(shè)項目接受單位的，按照《管理辦法》第二十四條處理。65強調(diào)一點：會計檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、強調(diào)一點：會計檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點把握三點：（三）電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。66強調(diào)一點：會計檔案的移交《管理辦法》第二十、二十一、二十二、新舊辦法銜接為確保新《管理辦法》的有效貫徹實施，實現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，2016年3月8日，財政部、國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于新舊<會計檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》（財會〔2016〕3號），分別對保管期限和電子會計資料歸檔的銜接進行了規(guī)定。67新舊辦法銜接67新舊辦法銜接1．關(guān)于保管期限的銜接（1）新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。68新舊辦法銜接1．關(guān)于保管期限的銜接681．關(guān)于保管期限的銜接（1）新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。比如，某單位2004年形成的會計憑證，已到原《管理辦法》規(guī)定的15年的最低保管期限，2015年12月20日該單位對其進行了鑒定認為應(yīng)繼續(xù)保管，那么其最低繼續(xù)保管期限應(yīng)為14年（新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限30年-已保管期限16年）。691．關(guān)于保管期限的銜接691．關(guān)于保管期限的銜接

（3）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。701．關(guān)于保管期限的銜接

70（4）未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。比如，2010年形成的會計憑證，按照原《管理辦法》至少應(yīng)保存至2025年底，按照新《管理辦法》，至少應(yīng)保存至2040年底。71712．關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接

（1）單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計資料一律按照原《管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。722．關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接

722．關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接

（2）各單位根據(jù)新《管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。732．關(guān)于電子會計資料歸檔的銜接

73案例：會計電子檔案管理范圍1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證。2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片。3、財務(wù)報告類：月報、季報、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明。4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊等。案例：會計電子檔案管理范圍1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證設(shè)計原則1、相關(guān)性：系統(tǒng)內(nèi)的報表、賬簿、記賬憑證、內(nèi)部原始憑證之間相互關(guān)聯(lián)，有完整的邏輯關(guān)系。2、完整性：會計檔案電子化后，原有在紙質(zhì)憑證上的審核點、控制點需轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)的電子流程或電子單據(jù)上，應(yīng)做到審核和控制的完整不缺失。設(shè)計原則1、相關(guān)性：系統(tǒng)內(nèi)的報表、賬簿、記賬憑證、內(nèi)部原始憑3、安全性：數(shù)據(jù)審批確認后不允許修改，或修改后需要重新審批；有完整的用戶授權(quán)、驗證、審計功能；有完整的數(shù)據(jù)備份功能。4、合法性：業(yè)務(wù)單據(jù)和內(nèi)部原始憑證在系統(tǒng)內(nèi)要有電子審核和審批確認的流程，或根據(jù)其關(guān)聯(lián)的單據(jù)自動生成，不需要人工干預(yù)。3、安全性：數(shù)據(jù)審批確認后不允許修改，或修改后需要重新審批；

具體實施方案（單位實施會計檔案電子化分兩個階段）

首先，依托現(xiàn)有的ERP及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)會計報表、賬簿、記賬憑證、銀行回單電子化方式保存；業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的內(nèi)部原始憑證盡可能采取電子化方式保存，外部原始憑證采取紙質(zhì)實務(wù)保存；建立電子會計檔案和實物檔案間的追溯索引關(guān)系。然后，將分散在ERP及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的電子會計檔案平移到電子檔案系統(tǒng)中，并從財務(wù)部移交綜合部檔案館。

具體實施方案（單位實施會計檔案電子化分兩個階段）

首先，依案例：會計檔案“五線譜”原始憑證無紙化電子流與實物流分離崗位分工精細化檔案存儲電子化

檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范化

案例：會計檔案“五線譜”原始憑證無紙化謝謝！79謝謝！7980《會計檔案管理辦法》講解

1《會計檔案管理辦法》講解

一、《會計檔案管理辦法》的背景二、《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容81一、《會計檔案管理辦法》的背景2為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）進行了修訂，2015年12月11日以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。82為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、

會計檔案是經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，其內(nèi)容直接反映各單位所有經(jīng)濟活動及財務(wù)收支，反映各單位某一特定日期的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，同時還反映會計核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果。與一般檔案相比，會計檔案特殊的內(nèi)容和專門的方法決定了其具有較強的專業(yè)性，因此，需要專門的制度予以規(guī)范，加強管理，有效保護和利用會計檔案。83

會計檔案是經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)一、《會計檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。會計電算化已基本普及、會計信息化迅速發(fā)展，客觀要求對產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接作為檔案進行保存，以實現(xiàn)全面的信息化，提供工作效率。《會計檔案管理辦法》第三條指出本辦法所稱會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。84一、《會計檔案管理辦法》背景一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。5二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。國家檔案部門對檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會計檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。2014年中辦、國辦印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號）指出，“各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位（包括境外派出機構(gòu)）、社會組織，要根據(jù)工作實際需要，加強檔案管理工作，做好本單位本系統(tǒng)的文字收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用，開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流、人員培訓(xùn)等，按規(guī)定向同級國家檔案館移交檔案?！?5二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。6三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強，需要予以修訂、完善。86三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強，需要予以修會計檔案與會計核算工作息息相關(guān)，是會計工作的重要組成。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，是單位預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟建設(shè)中寶貴的信息資源。87會計檔案與會計核算工作息息相關(guān)，是會計工作的重要組成。8從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。隨著試點工作的穩(wěn)步推進，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2014年財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會計檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。88從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部二、《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容

新《會計檔案管理辦法》分為正文和附表。正文共31條，對《會計檔案管理辦法》的制定宗旨、法律依據(jù)，會計檔案的管理體制、定義和范圍，電子會計檔案管理要求，會計檔案的移交、利用、銷毀，會計檔案在各單位之間的交接，會計檔案出境管理等進行了全面規(guī)范。

89二、《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容新《會計檔案管理附表

《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》（附表一）《財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限（附表二）兩張表明確了各類會計檔案(會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料）的最低保管期限。90附表

《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》（附表一）1《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會計檔案的管理3.延長了會計檔案的保管期限4.完善了會計檔案的銷毀程序5.明確了會計檔案的出境要求91《會計檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容1.完善了會計檔案的定義范圍11.完善了會計檔案的定義范圍1998年版本第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。921.完善了會計檔案的定義范圍1998年版本132015年版本第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。932015年版本14對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：

第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。首先，會計檔案是辦理完畢的會計資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計憑證則屬于會計資料，不屬于會計檔案。其次，會計檔案是具有保存價值的會計資料。單位在日常會計核算過程中會產(chǎn)生大量的會計資料，但不是所有的會計資料都要作為會計檔案，如在會計核算中間環(huán)節(jié)進行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計憑證之上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計檔案保存。最后，會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計資料。即會計檔案是將會計資料按照檔案管理的相關(guān)要求進行整理而形成的，而不是將會計資料無邏輯、無序地堆砌。94對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：

15對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：第一,會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括從外部獲得和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。需要指出的是，會計檔案和會計資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。既有聯(lián)系，也有區(qū)別。95對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點：16[案例]關(guān)于對會計檔案的理解某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務(wù)部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務(wù)部主任李某請示如何處理。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定。顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案的范疇，也需要按照《會計檔案管理辦法》的要求進行管理。

96[案例]關(guān)于對會計檔案的理解17第二,會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式會計資料。其中：外部接收取得的會計資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟事項實際發(fā)生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費清單等。當(dāng)前國家正在推進電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產(chǎn)生的會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進行會計核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計算所得稅的資料等。97第二,會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內(nèi)部直第三,電子會計檔案屬于會計檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

電子文件是指單位在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計檔案具有如下特征：(1)電子會計檔案的來源是計算機等電子設(shè)備，即電子會計檔案是以計算機等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息；(2)電子會計檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計算機等電子設(shè)備為載體進行的；(3)電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間。98第三,電子會計檔案屬于會計檔案。電子檔案是指具有憑證、查考和[案例]關(guān)于對電子會計檔案的理解

某企業(yè)實行財務(wù)共享服務(wù)后，為實現(xiàn)異地集中核算目的，會計核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進行歸檔保存。新《會計檔案管理辦法》頒布后，該企業(yè)負責(zé)人對會計人員說，新辦法將電子會計檔案納入會計檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。該企業(yè)負責(zé)人的說法是錯誤的。為提高工作效率，單位通過在內(nèi)部制定相應(yīng)的內(nèi)控流程，并在確保掃描件和電子文檔真實、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始憑證的掃描件和合同的電子文檔作為依據(jù)進行會計核算。但是，原始憑證的掃描件和合同的電子文檔不符合《會計檔案管理辦法》中關(guān)于電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的相關(guān)規(guī)定，所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。99[案例]關(guān)于對電子會計檔案的理解

201.完善了會計檔案的定義范圍新增內(nèi)容1.納稅申報表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報程序的相關(guān)表格，是單位進行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計資料。原《管理辦法》沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。1001.完善了會計檔案的定義范圍新增內(nèi)容212.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。1012.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第七條

單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨立功能的多臺計算機或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案資源的共享。在計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)條件下，會計檔案管理工作不再單單局限于傳統(tǒng)模式下通過實體檔案實現(xiàn)對檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實現(xiàn)對會計檔案全生命周期的管理。1022.規(guī)范了電子會計檔案的管理第七條單位可以利用計算機、網(wǎng)2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條

同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條

滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。1032.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條同時滿足下列條件的，單2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。1042.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成2.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進行了規(guī)范。在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式。如何理解第八條關(guān)于電子會計資料的六項條件？1052.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成六項條件1、形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。2、使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；106六項條件1、形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)3、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。4、采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；5、建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6、形成的電子會計檔案資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計資料。1073、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。該條重點強調(diào)了兩方面內(nèi)容：一是電子會計資料的來源要真實有效，二是電子會計資料產(chǎn)生與傳遞的全過程不能脫離計算機等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。1082.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有2.規(guī)范了電子會計檔案的管理1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸。其中：單位內(nèi)部形成的電子原始憑證，需要在信息系統(tǒng)中內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程，完成了有效的審批程序，方可視為符合本項條件。如通過辦公自動化系統(tǒng)審批生效的電子文件、在費用報賬信息系統(tǒng)中填制并經(jīng)審批的費用報銷申請單等。單位內(nèi)部形成