物業(yè)檔案管理制度模版

編號(hào)：**-GZ015版本：V2.0**物業(yè)集團(tuán)規(guī)章制度手冊(cè)文件**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度主責(zé)部門：會(huì)簽部門：物業(yè)集團(tuán)綜合管理部日期：2017.12.16日期：修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人編號(hào)：**-GZ015版號(hào)：V2.0**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度1．目的為加強(qiáng)檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2．適用范圍3．定義檔案是指各公司、部門及人員在公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)或履行職能過(guò)程中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種形式的歷史記錄。4．職責(zé)4.1物業(yè)集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)檔案相關(guān)管理制度的制定，并對(duì)各區(qū)域公司檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。4.2物業(yè)集團(tuán)本部各部門負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)區(qū)域公司本條線的業(yè)務(wù)檔案管理工作，同時(shí)負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。4.3各區(qū)域公司綜合管理部負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際情況制定檔案相關(guān)管理規(guī)范，并對(duì)各城市公司/項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。4.4各城市公司綜合管理部負(fù)責(zé)做好本公司各部門/督、指導(dǎo)和檢查5．建立規(guī)范的預(yù)立卷類目明細(xì)5.1《預(yù)立卷類目明細(xì)》是各部門進(jìn)行日常檔案收集的依據(jù)，每年年底物業(yè)集團(tuán)各部門、各區(qū)域公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)本部門/區(qū)域公司（含其轄內(nèi)城市公司）工作中形成的各項(xiàng)文件進(jìn)行/區(qū)域公司總經(jīng)理審批后上報(bào)物業(yè)集團(tuán)綜合管理部審核。5.22/7編號(hào)：**-GZ015版號(hào)：V2.0**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度經(jīng)物業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理審批后下發(fā)物業(yè)集團(tuán)各部門、各區(qū)域公司（含其轄內(nèi)城市公司）參照?qǐng)?zhí)行。5.3年度中如有對(duì)《物業(yè)公司檔案歸檔明細(xì)》的修改，需經(jīng)各區(qū)域物業(yè)公司總經(jīng)理及物業(yè)集團(tuán)審批后方可下發(fā)，作為檔案管理內(nèi)容依據(jù)并由區(qū)域公司綜合管理部、物業(yè)集團(tuán)綜合管理部備案。6.檔案管理流程檔案管理流程是指檔案從收集、整理、移交、保管、利用、鑒定的完整過(guò)程。6.1收集（1）按照《物業(yè)公司檔案歸檔明細(xì)》中規(guī)定的歸檔文件類型和內(nèi)容進(jìn)行收集；（2）凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員必須在辦理完畢1個(gè)工作日內(nèi)移交部門檔案員進(jìn)行整理，不得私自留存。（3）周期性產(chǎn)生的歸檔類文件，經(jīng)辦人須于每月5日前將上一月度檔案移交部門檔案員進(jìn)行整理，不得私自留存。6.2整理（1）分類組卷檔案按照《物業(yè)公司檔案歸檔明細(xì)》中的類目進(jìn)行組卷，原則上只能將檔案歸檔明細(xì)中同是二級(jí)類目編號(hào)的檔案文件立為一卷，二級(jí)類目編號(hào)不同的文件必須分別立卷（如：交樓驗(yàn)收表KF.1.03與入住清單KF.1.07,都?xì)w屬KF.1KF.1與KF.2中的文件屬于不同的二級(jí)類目，所以不可以組成一卷。（2錄包括的內(nèi)容如下：a．檔號(hào)：歸檔文件在《物業(yè)公司檔案歸檔明細(xì)》中所屬的類目號(hào)，編號(hào)原則為類目代字-公司（項(xiàng)目）名稱-二級(jí)類目編號(hào)-XZ.奧園.2.01XZ奧園為一級(jí)類目，2為二級(jí)類目，01b．件號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)。c．文件編號(hào)：在檔號(hào)后增加年份及文件序號(hào)。d．責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門主要責(zé)任者或檔案管理責(zé)任人。e．文件題名：應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加3/7編號(hào)：**-GZ015版號(hào)：V2.0**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度“f．日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20160301。/中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。h．份數(shù)：相同檔案文件的數(shù)量。．備注：注釋文件需說(shuō)明的情況(需要時(shí)填寫)。（3）編制備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。a．盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。b．室編盒號(hào)：填寫案卷盒編號(hào)。c．立卷人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。d．檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，一般為歸檔部門負(fù)責(zé)人。e．立卷時(shí)間：歸檔文件整理完畢的日期。（4）裝訂、裝盒a．文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。b．填寫檔案盒案卷封面、打印并粘貼脊背。c310mm×220mm厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為30mm、50mm、100mm等。d．檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置檔號(hào)、案卷題名、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置年度等選擇項(xiàng)。e．檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。f．妥善存放：檔案管理人員將整理好的案卷存入檔案室或?qū)ｉT的檔案柜。（5）建立案卷目錄并錄入電子臺(tái)帳a工作情況進(jìn)行增減，但必須包括：檔號(hào)、存放位置（柜/列//合同編號(hào)、密級(jí)、備注。b4/7編號(hào)：**-GZ015版號(hào)：V2.0**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度6.3移交檔案移交必須附有所移交檔案的詳細(xì)書面記錄（詳見附表中《檔案移交清單》）及相關(guān)臺(tái)賬，接收人負(fù)責(zé)對(duì)移交檔案進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，并由移交部門、接收部門檔案管理人員及雙方部門負(fù)責(zé)人簽字方能生效。移交后，所移交檔案的各項(xiàng)管理責(zé)任一并轉(zhuǎn)移，其中涉密文件須經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可移交。6.4保管（1）物業(yè)集團(tuán)、各區(qū)域物業(yè)公司應(yīng)配備專門的檔案室或檔案柜，保證檔案保存的安全性。（2）檔案室要求做到八防：防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲，專/保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。6.6利用（1OA（2）檔案原件借閱最長(zhǎng)時(shí)限為五個(gè)工作日，對(duì)于超過(guò)最長(zhǎng)時(shí)限仍未歸還的檔案，檔案管理員應(yīng)要求經(jīng)辦人及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)，保證檔案的安全性。（3/部門相關(guān)人員發(fā)起檔案借閱審批，由部門/項(xiàng)目完成審核后，經(jīng)公司綜合管理部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。（4）文件歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查歸還文件是否與借出時(shí)一致，核查完畢后填寫實(shí)際歸還時(shí)間并且完成歸還確認(rèn)。如歸還文件破損或者文件丟失應(yīng)上報(bào)部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)區(qū)域公司綜合管理部及公司總經(jīng)理，同時(shí)做好備考表登記，視情況對(duì)借閱人進(jìn)行處罰。6.5鑒定（1）各區(qū)域公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理專職人員、檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部人員組成。（2）各部門在文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)《物業(yè)公司檔案歸檔明細(xì)》中的規(guī)定準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限。（3）對(duì)保管期限屆滿或保管期限未滿但已無(wú)利用價(jià)值的檔案，先由檔案歸檔部門進(jìn)行初步鑒定，提出書面鑒定意見，交公司檔案鑒定工作小組審定。5/7編號(hào)：**-GZ015版號(hào)：V2.0**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度（4）檔案鑒定工作小組對(duì)經(jīng)過(guò)初步鑒定的檔案做出最終鑒定，決定銷毀或繼續(xù)保存，并將鑒定過(guò)程形成書面記錄，對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定小組審定應(yīng)該銷毀的檔案，由綜合管理（5）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定二人以上進(jìn)行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)要銷毀冊(cè)上簽字，并注明銷毀的方式和日期。（6）銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，如出現(xiàn)在銷毀檔案過(guò)程中失密或造成損失的情況，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰，具體處罰辦法由集團(tuán)行政部制定。（7）檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)，鑒定形成的材料及審批文件等，一并整理存入檔案室，永久保存。7．檢查各區(qū)域公司綜合管理部每半年開展一次對(duì)各職能部門/城市公司的檔案檢查工作，并出具檔案檢查報(bào)告。檔案檢查報(bào)告須提交至物業(yè)集團(tuán)綜合管理部檔案專員進(jìn)行報(bào)備。物業(yè)集團(tuán)綜合管理部將不定期對(duì)各區(qū)域物業(yè)公司檔案進(jìn)行抽查，檢查結(jié)果直接納入各區(qū)域公司的年度考核指標(biāo)。8．其他8.1本規(guī)定由物業(yè)集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)編制、修訂、補(bǔ)充和解釋。8.2本規(guī)定自發(fā)布之日起開始生效實(shí)施。9．附錄附錄一：**-GZ015-FL01《物業(yè)公司檔案歸檔明細(xì)》附錄二：**-GZ015-FL02附錄三：**-GZ015-FL03《案卷目錄》附錄四：**-GZ015-FL04《檔案移交清單》附錄五：**-GZ015-FL05《過(guò)期檔案處理審批單》附錄六：**-GZ015-FL06《檔案銷毀清冊(cè)》附錄七：**-GZ015-FL07《合同臺(tái)帳模版》6/7編號(hào)：**-GZ015版號(hào)：V2.0**物業(yè)集團(tuán)檔案管理制度