公文的寫作技巧與要求

17/17第六章公文的寫作（上）公文寫作與一般文章的寫作有許多共性，比如它們差不多上作者沿著自己的思維軌道，運用語言文字表達思想感情，反映客觀事物，并以一定的體式表達出來的精神產(chǎn)品。但公文寫作是依法行政和進行公務活動的重要工具，是專門的文章，有專門的格式、內(nèi)容、語體等要求。本章和下一章要緊講解國家行政機關法定公文中請示、批復、報告、函、通知、通報、通告、會議紀要的寫作知識。請示的寫作一、請示的作用請示適用于向上級機關請求指示、批準。具體而言，請示適用于如下一些情況：1．對現(xiàn)行方針政策不了解，工作中遇到疑難，需要上級機關作出答復才能辦理的。2．本單位無權決定，按規(guī)定必須請示上級主管部門審核批準后才能辦理的事項。如機構設置、人員編制、財政支出等。3．工作中出現(xiàn)了新情況無章可循，有待上級機關明確批示后方可辦理的。4．因情況專門，對上級機關的某項決定有不同看法，需要上級機關批準在執(zhí)行時可視具體情況變通處理。5．工作中遇到了人、財、物等方面的困難，需上級關心解決的。6．本單位雖可開展工作，但事關重大，為防止出現(xiàn)失誤，需上級審核把關的事項。二、請示的寫法請示由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關、日期構成。（一）標題標題一般由請示單位、請示事由、文種組成。如《國家科委關于建立中國工程院有關問題的請示》，文件若有發(fā)文機關標識，可省略請示單位。（二）正文正文一般由三個部分組成：1．請示緣由。提出請示的緣故和理由，即需要解決一個什么問題、做什么樣的情況，完成的意義等。要求寫得簡明、充分。2．請示事項。提出解決問題的方法或途徑，拿出一個自己擬行的解決方案。要求寫得清晰、明白。3．請示要求。向上級提出請求，希望上級在哪個問題上給予答復或在人、財、物方面給予關心。常以“是否妥當，請批示”、“妥否，請批示”、“如無不妥，請批轉有關單位執(zhí)行”等語結尾。三、請示寫作的注意事項1．不多頭請示。一則請示只能向一個部門報送。2．不越級請示。向自己的直接上級請示。3．不向領導個人請示。請求的受文者應該是機構或組織。4．不一文多事。一則請示中就能就一件事提出請示。5．請示的理由要充分。要講清必要性和可能性。6．請示的語言要謙恭，尊重上級，不能有挾制、命令或督促的口吻。［例一］關于給我所調(diào)拔柴油機的請示中國科學院物資局：最近，地區(qū)電網(wǎng)負荷太大，市郊線路經(jīng)常停電，給我所科研、生產(chǎn)帶來得多困難和損失。為確?？蒲猩a(chǎn)的正常進行，在市郊線路停電時，我所應自己發(fā)電。依照歷年我所用電情況，急需一臺××千瓦的柴油發(fā)電機組。在去年年底物資調(diào)劑會上，院屬長春科儀廠處理積壓物資的清單上有6250型柴油發(fā)電機兩臺，江南科儀進出口公司有××型柴油發(fā)電機組供應。我們希望能從長春科儀廠調(diào)拔給我所一臺6250型柴油發(fā)電機，若此處兩臺均已處理，請拔專款從江南公司購進一臺，以解燃眉之急。當否，請批示?！聊辍猎隆寥赵u析：開頭一段簡要地講明了請示的緣由和背景；第二段即“請示什么”。這份請示的特點是文字精練，所述理由充分，請示審批事項明確，結尾用語規(guī)范。批復的寫作一、批復的作用和特點批復適用于上級機關答復下級機關請示事項，是一種答復性公文。有請示就有批復。批復具有如下三個特點：1．權威性。批復代表著上級機關的權力和意志，特不是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規(guī)作用。2．針對性。批復是針對下級機關請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純。3．指示性。批復目的是指導下級機關的工作，因此在表明態(tài)度以后，還應當簡要地提示執(zhí)行中的注意事項。二、批復的的寫法1．開頭。通常要引述來文作為批復的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于……的請示》收悉”；第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于……問題的請示收悉”。2．主體部分。針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。明確具體，簡明扼要，表達準確無誤。3．結尾。有三種寫法。第一種，寫“此復”或“特此批復”；第二種，寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項的答復指明方向；第三種，禿尾，請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。三、批復寫作的注意事項1．核實請示緣由的真實性，研究請示所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調(diào)查研究；2．凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復前都要與其協(xié)商，取得一致意見。3．及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。［例二］關于2005年杭州市科技進步獎評選結果的批復市科技局:

你局《關于2005年杭州市科技進步獎授獎的請示》(杭科合〔2006〕103號)收悉。經(jīng)研究,現(xiàn)批復如下:

2005年,我市寬敞科技工作者認真貫徹落實“科教興市”戰(zhàn)略,克難攻堅,不斷創(chuàng)新,取得了一批科技成果。依照《杭州市科學技術進步獎勵方法》的有關規(guī)定,經(jīng)市科技進步獎評審委員會審核,市政府同意,授予新型高效冷凝蒸發(fā)器新技術等82項科技成果“2005年杭州市科技進步獎”。其中,新型高效冷凝蒸發(fā)器新技術等4項科技成果為科技進步一等獎;半導體激光氣體分析系統(tǒng)等26項科技成果為科技進步二等獎;MDC磁力傳動化工流程泵等52項科技成果為科技進步三等獎。

請你局認真組織表彰和獎勵的有關工作。具體獎勵額度為:一等獎各50000元,二等獎各20000元,三等獎各5000元。二○○六年七月七日評析：該例文先就請示的問題（即《關于2005年杭州市科技進步獎授獎的請示》）引出批復的發(fā)文背景，接下來直接回答下級請示的事項（同意授予新型高效冷凝蒸發(fā)器新技術等82項科技成果“2005年杭州市科技進步獎”）。態(tài)度明確，用語確信。報告的寫作一、報告的作用報告屬陳述性公文，用于向領導機關反饋本單位的工作信息，總結經(jīng)驗教訓，提出意見和建議，為領導機關制定決策和指導工作提供依據(jù)。報告的作用如下：1．將一定時期或一個時期的全面工作或單項工作的進展情況、結果向上級書面匯報。2．在社會出現(xiàn)值得注意的新情況、重大方針出臺后，將群眾的思想狀況和貫徹情況向上級反映。3．在工作出現(xiàn)重大錯誤后，向上級匯報所犯錯誤的緣故、過程、處理情況或意見、要緊教訓及改進措施等。4．答復上級機關對某問題的詢問。5．向上級報送公文、資料、物件。二、報告的寫法報告的內(nèi)容結構為“三段式”，但不同種類的報告寫法和要求也有所不同：1．情況報告。先寫總體情況，再寫某些值得注意的問題，最后寫自己對解決這些問題的看法。即“情況－－問題－－意見”。2．工作報告。先講工作背景，再工作過程和工作內(nèi)容，最后講工作的經(jīng)驗和教訓。即“背景－－做法——經(jīng)驗或教訓”。3．檢討報告。先概述事故的差不多情況，再分析事故的要緊緣故，最后針對緣故提出處理意見。即“情況－－緣故－－意見”。三、報告寫作的注意事項1．報告制發(fā)于工作任務完成或問題解決之后，并不一定需要上級批復。2．報告在內(nèi)容上不象請示那樣有“一文一事”的要求，它能夠在一件公文中綜合報告幾件情況。3．報告與請示不能混合使用，報告中不得夾帶請示事項。4．材料要真實。應該本著實事求是的態(tài)度，如實匯報。四、請示與報告的區(qū)不1．請示是就某一問題請求批示、批準，并需上級批復；報告有的是匯報工作、反映情況，不一定需要批復。2．請示是事先行文，報告一般在事后或進行過程中行文。即事前請示，事后報告。3．請示一事一文，報告可一事或數(shù)事。4．請示只定一個主送機關，報告可一個或數(shù)個。［例三］××區(qū)防疫站關于個體飲食衛(wèi)生情況的報告××市防疫站衛(wèi)生科：最近，我們對本區(qū)個體熟食店的衛(wèi)生情況進行了一次抽查，發(fā)覺不講究衛(wèi)生的情況十分嚴峻，現(xiàn)報告如下。被抽查的65家個體熟食店，其中一項或幾項不符合標準的為50家，近77%；食品不合格為60%?？偟膩砜?，這些熟食店的衛(wèi)生有“三差”：一、衛(wèi)生設施差。一些店家的操作專用間面積小于規(guī)定標準，其中絕大多數(shù)店家完全有條件擴大操作專用面積，但店主不情愿，因此縮小店堂面積而阻礙盈利。如大里街十里香烤雞店，操作專用面積不到2m2而防疫站規(guī)定為3m2。新華路面店、順風酒店、泰來小吃店33個店家都沒有專用洗碗池和消毒池。二、個人衛(wèi)生差。（內(nèi)容略）三、操作工具衛(wèi)生差。（內(nèi)容略）造成個體飲食衛(wèi)生狀況差的緣故，要緊是我們重視不夠，治理工作抓得不行，還因為社會商業(yè)股人員少面較大，抽不出專業(yè)人員負責個體的食品衛(wèi)生檢查監(jiān)督工作。為了改變個體飲食店的不衛(wèi)生狀況，保障人民群眾的健康，我們預備與工商行政治理局聯(lián)合組成一支專門的隊伍對個體飲食店的衛(wèi)生情況進行監(jiān)督治理，聘請一些責任心強的退休人員參加這項工作。督促不符合衛(wèi)生標準的個體飲食店盡快改善衛(wèi)生條件，達到衛(wèi)生標準?！痢聊辍猎隆寥赵u析：開頭先交待了報告的背景（對本區(qū)個體熟食店的衛(wèi)生情況進行了一次抽查，發(fā)覺不講究衛(wèi)生的情況十分嚴峻），然后用報告的慣用過渡句（現(xiàn)報告如下）引出下文。主體部分先介紹總體情況，再逐一將查出的問題一一匯報。最后，對造成的緣故進行了分析，并提出下一步改進的措施。整個報告在寫作層次上表現(xiàn)為三段式，即情況——問題——意見。函的寫作一、函的作用函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯(lián)系。函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅能夠在平行機關之間行文，而且能夠在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了要緊用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也能夠向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還能夠用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。只是這種情況并不多見。二、函的寫法函包括標題、主送機關、正文、發(fā)文機關、日期等。（一）標題標題一般由發(fā)文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關于××（事由）的函》；復函為《關于××（答復事項）的復函》。（二）正文正文一般包括三層：簡要介紹背景情況，商洽、詢問、答復的事項和問題，希望和要求。如：“務希研究承復”，“敬請大力支持為盼”等。依照《國家行政機關公文格式》，函在版頭等方面有特不的規(guī)定。三、函寫作的注意事項1．只要受文單位和發(fā)文單位屬于平行或不相隸屬關系，不管是請求依舊通知，都用函。2．復函要寫清依據(jù)，講明自己的答復是針對對方何時的來函、所商洽的什么問題。3．要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可不可一世。［例四］關于××廠請求協(xié)助解決技術人員進修外語的復函××廠：貴廠（2006）第1號函收悉。現(xiàn)答復如下：經(jīng)與外語系研究，同意同意貴廠10名技術人員到我校英語強化班進修。關于經(jīng)費、時刻安排等具體事宜，請貴廠速派人到我校與外語系有關人員具體商量。此復。2006年3月24日評析：首句引述來函的文號，表明已知來函之意（慣用寫法）；接著寫答復事項，表明自己的意見；最后講明辦理事項的要求；“此復”是慣用語，表明不求對方回答。［考慮與練習］一、請示與報告有什么不同？二、下列這則請示有一些問題，請修改。關于請求撥款的請示總公司：我公司總裝車間自建成至今已有25年了，這期間雖經(jīng)兩次大規(guī)模的擴建，但仍無法滿足我公司軍品生產(chǎn)和民用產(chǎn)品的生產(chǎn)。鑒于目前總裝車間面積的過小和設備的陳舊，為了保證我公司能保質保量地按期完成今年的生產(chǎn)任務，須立即對總裝車間進行擴建和改造，經(jīng)測算，此項工程需經(jīng)費200萬元。目前，我公司已自籌120萬元，還差80萬元。希望總公司撥給專項經(jīng)費60萬元，最好是80萬元，請閱知。另外，我公司離休干部的交通費問題也亟待解決，請一并批準。×分公司（公章）2006年4月24日三、下列這則報告格式不正確，語言不夠準確、簡練。請按公文格式和語言的要求進行修改。我廠不幸發(fā)生行車事故的請示報告星治政字D989〕第25號7月25日我廠汽車駕駛員王志龍同志駕駛我廠廠車去金華執(zhí)行運輸任務，因違章超車，結果與慶豐牙膏廠的汽車相撞。撞車后我廠的左前輪葉子板及對方的油箱被撞壞；雙方人員幸均未受傷。經(jīng)車管部門決定，肇事責任全在我方，對方油箱應由我廠賠償。以上費用，連同自己的修理費用一起可能損失達800元整。事后．我們對王志龍同志進行了嚴肅的批判教育，他本人經(jīng)教育后，結果作了認確實檢查，表示要從中吸取經(jīng)驗教訓，今后決不重犯。發(fā)生這一事故，講明我廠平常關于安全教育抓得不緊，應負一定責任。我們擬對全廠職工、汽車班同志進行一次安全生產(chǎn)的教育和交通規(guī)則的學習，做到行車安全，杜絕類似事故的不必要發(fā)生。特此請示報告此致省冶金局