招標(biāo)資料及合同紙質(zhì)管理辦法

目

錄第一章總則...............................................................1第一條目的...............................................................2第二條原則...............................................................2第三條適用范圍...........................................................2第四條職責(zé)范圍...........................................................2第二章資料組成及理.....................................................2第五條招標(biāo)資料的成及管...............................................2第六條合同紙質(zhì)文分類及理.............................................第七條招標(biāo)資料與同紙質(zhì)檔管理的其規(guī)定...............................第三章附則...............................................................3第一章總則

第條目的為了規(guī)范招標(biāo)資料和合同紙質(zhì)文檔管理一招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中檔案資料的收集類、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理，提高工作效率，特制定本辦法。第條原則1.1.實(shí)性：檔案資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載招標(biāo)管理過(guò)程中形成的內(nèi)容；1.2.整性:檔案資料招標(biāo)管理過(guò)程中形成完整的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、電子光盤等各種文件資料。第條適用圍適用于集團(tuán)公司各開發(fā)項(xiàng)目。非開發(fā)項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。第條職責(zé)圍4.1.集團(tuán)造價(jià)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導(dǎo)及監(jiān)督檢查。4.2.集團(tuán)下屬各公司的造價(jià)采購(gòu)部、項(xiàng)目部、工程部等部門及相關(guān)人員負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。4.3.集團(tuán)下屬各公司可以根據(jù)實(shí)際情況制定管理細(xì)則，但是管理細(xì)則不得與本管理辦法沖突。第二章資料組成及管第條招標(biāo)案料組及理5.1.料組成：招標(biāo)定案、開標(biāo)結(jié)果統(tǒng)計(jì)表、招標(biāo)答疑紀(jì)(清文件)、投標(biāo)單位報(bào)價(jià)書、圖紙會(huì)審記錄或圖紙審查結(jié)論、圖紙變更資料、限價(jià)、相關(guān)承諾書等（詳見附件一5.2.資料管：招標(biāo)經(jīng)辦人及時(shí)收集、整理、保存依照有關(guān)法定程序備案招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應(yīng)當(dāng)在簽訂合同之日起七日內(nèi)，將收集齊全的歸檔招投標(biāo)資料交資料管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。5.2.1.標(biāo)資料及合同紙質(zhì)文檔應(yīng)當(dāng)專人管理，大區(qū)造價(jià)采購(gòu)部設(shè)兼職資料管理人員。5.2.2.料管理人員在收到歸檔的完整資料后，應(yīng)及時(shí)作好分類登記詳見附件認(rèn)真做好歸檔和集中管理工作。第條合同質(zhì)檔類管6.1.合同質(zhì)文檔類：計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、基礎(chǔ)、土建、安裝、裝飾、材

料設(shè)備、設(shè)備購(gòu)買及安裝、園林景觀、臨時(shí)設(shè)施、其它。6.2.同紙質(zhì)文檔理：檔所有的合同相關(guān)資料原件（合同審批表（OA同、補(bǔ)充協(xié)議等并將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入合同臺(tái)賬，以便快速?gòu)?fù)查（詳見附件大區(qū)開發(fā)公司于每月25日前將合同臺(tái)賬上傳造價(jià)采購(gòu)中心和督察中心。第條招標(biāo)料合紙文管的他定7.1.檔與立卷7.1.1.資料管理員將完整的資料收集整理后裝訂并存放于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。7.1.2.檔案盒里存檔資料的排列順序與臺(tái)賬順序匹配。7.2.管與使用7.2.1.招標(biāo)資與合同紙質(zhì)檔為長(zhǎng)性保存資料采用集保管形式。7.2.2.資料要求集中存放于部門資料柜，由專職（或兼職）資料管理人員管理，部門各職員手中只能持有正在處理的此類資料。7.2.3.根據(jù)工作需要借閱查看的，必須履行借閱手續(xù)方可借閱。資料管理人員負(fù)責(zé)借閱資料的催還。7.2.4.根據(jù)工作情況需要銷毀或作廢的資料，資料管理人員必須造具清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，