人事檔案課件

第六章干部人事檔案和

干部人事檔案工作概述

第一節(jié)干部人事檔案一、干部人事檔案的作用要深入地研究干部人事檔案及其管理工作，首先要了解什么是人事。人事就是黨和國家機關、人民團體和企事業(yè)單位用人治事的管理過程。

（一）干部人事檔案是組織人事部門考察和了解干部，進行人事決策的依據；人事工作的根本要求就是要“知人善任”。知人是善任的基礎。（二）干部人事檔案是干部人事工作中不可缺少的工作。（四）干部檔案是國家的重要檔案資料。任何朝代，亦無論是中國或是外國，擬定歷史都離不開人物這個基本要素，人事檔案是研究人物不可缺少的史料。

（五）干部人事檔案是有關部門進行共產主義、愛國主義和革命傳統(tǒng)教育的好教材。

二、干部人事檔案的概念、內容及特點

（一）干部人事檔案的概念干部人事檔案是指組織人事等有關部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、學識水平、工作實績等內容的文件材料集中整理并保存起來以備查考的歷史記錄，它是歷史地、全面地考查了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

（二）干部人事檔案的內容干部人事檔案材料構成干部人事檔案的內容。包括：1、干部調配（轉業(yè)安置）、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表（如干部履歷表、履歷書和教師、職工、醫(yī)務人員、軍人登記表等），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料，退（離）休審批表和軍隊轉業(yè)干部審批表。2、錄用和聘用干部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用工作合同書、政審（考核）材料、續(xù)聘審批表、解聘辭退材料。3、辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現(xiàn)情況的鑒定材料。6、國民教育、成人教育形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業(yè)成績登記表、學習鑒定材料，學歷、學位證書復印件：黨校、行政院校或者組織人事部門認可的其它培訓機構三個月以上培訓的學員登記表、出國（境）培訓登記表等材料。9、黨團組織建設中形成的材料：已批準轉正的中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書（1—2份系統(tǒng)的）和轉正申請書、自傳、政審材料，民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表、優(yōu)秀黨員事跡及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料、退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；共青團入團志愿書、申請書、團員登記表，優(yōu)秀團員事跡材料，退團材料；加入民主黨派的有關材料。11、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物

登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材

料。12、組織布置填寫的履歷、自傳、組織鑒

定、自我鑒定材料。13、紀律檢查、監(jiān)察和行政管理等工作中形成的處分決定（免予處分的意見）、記過材料、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料，通報批評材料。法院審判工作形成的判決書。復查甄別報告、決定、上級批復材料。14、干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文（如獲獎或在全國性的報刊上發(fā)表的）等目錄。15、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。16、辦理干部喪事活動中形成的悼詞（生平），報紙報道的消息、訃告，非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書。17、其他可供組織參考有保存價值的材料。（三）干部人事檔案的特點

1、專指性：人事檔案的立卷與其他檔案立卷方式不同，它是以單個人為一宗整理立卷的，人事檔案是人事管理工作的工具，是為正確地挑選、任用人才服務的，黨和國家的用人方針是德才兼?zhèn)?，看人不能看一時一事，要全面的歷史地看。3、密級性：人事檔案具有較強的機密性。

4、隱私性:5、廣泛性：人事檔案的內容是隨著個人社會實踐活動的增加而不斷豐富增長的。

第二節(jié)干部人事檔案工作一、干部人事檔案工作性質干部人事檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分。也是國家檔案工作的組成部分，它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能、知人善任、進行社會主義現(xiàn)代化建設服務的，它是一項政治性、政策性、科學性、服務性融為一體的工作。我國的干部人事檔案工作和國外的各有特色，但有一個共性，分現(xiàn)職和非現(xiàn)職。二、干部人事檔案工作的概念、內容、特性、原則，管理部門的職責及干部人事檔案工作人員應具備的政治素質和業(yè)務要求（一）干部人事檔案工作的概念應用科學的理論、先進的方法和技術，對形成的檔案材料進行收集、鑒別和整理，妥善保管起來，積極提供利用，是為黨的干部人事工作服務，為人事決策工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，這就是干部人事檔案工作。6、登記人員職務變動、工作變動情況；7、調查研究、制定規(guī)章制度、搞好隊伍

建設、進行宏觀管理和業(yè)務指導；8、定期向同級檔案館移交死亡人員的檔

案。（三）干部人事檔案工作的特性

1、政治上與干部人事工作的一致性；2、干部人事檔案工作和干部人事工作的

從屬性；3、干部人事檔案工作的專業(yè)性;4、干部人事檔案工作的保密性和及時性;

（四）干部人事檔案管理工作的原則

1、堅持實行集中統(tǒng)一管理的原則；2、維護干部人事檔案的真實、完整

與安全的原則；3、積極為干部人事工作和他工作服

務的原則。

6、做好干部人事檔案安全、保密、保護工作；7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度、搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和指導；8、推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術；9、定期向檔案館（室）移交死亡干部人事檔案;10、辦理其他事項。（六）干部人事檔案工作人員

應具備的政治素質和業(yè)務要求1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、江澤民“三個代表”的重要思想，學習黨的路線、方針、政策，努力提高政治思想水平；2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務知識，提高業(yè)務水平和工作能力。積極為干部工作服務；3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》（1987年9月5日六屆全國人大22次會議通過）和《保密規(guī)定》，保護檔案的安全，不得泄漏檔案內容；4、堅持原則，嚴格按檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事；5、工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務文件等的交接工作。三、干部人事檔案材料的收集、鑒別、

分類、加工、清理

（一）干部人事檔案材料的收集干部人事檔案材料的收集工作，是干部人事檔案部門根據干部管理權限，向有關部門收集有關檔案材料，集中起來統(tǒng)一管理的工作。在干部人事檔案工作諸多環(huán)節(jié)中收集工作是首要環(huán)節(jié)，是一切工作的起點。

1、干部人事檔案材料的收集范圍干部人事工作和其它有關工作中形成的應歸檔的干部人事檔案材料。

2、干部人事檔案材料的收集方法

（1）

形成干部人事檔案材料的部門積極主動地送交；（2）做好經常性的收集工作；

（3）做好統(tǒng)一布置寫材料的收集工作；（4）做好收集登記工作。（二）干部人事檔案材料的鑒別

干部人事檔案材料的鑒別工作，是干部人事檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，鑒別材料的真?zhèn)?，判斷材料的保存價值，確定其是否歸入干部人事檔案的工作。1、干部人事檔案材料鑒別的原則(1)以中央的有關規(guī)定為統(tǒng)一標準；(2)堅持歷史的辨證的觀點，具體問題

具體分析；(3)建立嚴格的制度，確保鑒別工作的

開展。2、干部人事檔案材料鑒別的具體做法(1)判斷材料是否屬于干部人事檔案材料；(2)判斷材料的程序，手續(xù)是否完備。（三）干部人事檔案材料的分類

第一類履歷材料（1）干部履歷表（書）、簡歷表。（2）個人簡歷材料。（3）更改姓名的材料。（4）干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、

學生等各類人員登記表。

說明:（1）現(xiàn)為干部，過去曾當過工人的，工人

的有關登記表歸一類。（2）黨員干部登記表、簡歷表歸一類。（3）土改、鎮(zhèn)反、三反、肅反、社教運動

工作隊員，支邊扶貧工作隊員，下派

鍛煉人員，駐村（廠）幫社（企）工

作隊員登記表歸一類。（4）公安人員、武裝干部、職員、工人、

學員、行政工作人員登記表、簡歷材

料歸一類。（5）已上崗的后備干部登記表歸一類。（6）干部履歷鑒定書（表）或履歷表、簡

歷表有鑒定的以履歷為主的歸一類；

以鑒定為主的歸三類。(7)主要內容是干部簡歷的審查表、調查表、履歷變化補充表歸一類。(8)《干部個人革命活動簡歷》材料歸一類。(9)機要人員登記表，以簡歷為主的歸一類；以鑒定為主歸三類；以政審為主歸五類。(10)行業(yè)人員登記表、工會會員登記表，原則上

不歸入干部人事檔案。若確有參考價值的可

歸入十類。(11)“五·七”干校學員登記表歸一類。若以鑒

定為主的歸三類。(12)“知識青年”上山下鄉(xiāng)申請登記表歸一類。

認定其下鄉(xiāng)時間為參加工作時間的材料歸五

類。(13)參戰(zhàn)人員登記表及參戰(zhàn)各時期的情況（登記）

材料歸一類。第二類自傳及屬于自傳性質的材料

（1）自傳、干部自傳、帶自傳的履歷或簡歷表。（2）有自傳內容的歷史反省材料。（3）有自傳內容的入黨申請書。（4）已上崗后備干部的小傳。（5）期貨帶有自傳性質的材料。（6）學生自傳登記表。

說明：有的干部沒有寫過自傳，可將含有自傳內容較多的一份入黨申請書歸入此類，并在案卷的目錄中標明“代自傳”。第三類鑒定、考察、考核材料

（1）以鑒定為主要內容的各類人員登記表。（2）組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況

材料。（3）作為干部任免、調動依據的正式考察綜

合材料。（4）考核登記表。（5）干部考核和民主評議的綜合材料。說明：（1）個人（自我）鑒定歸三類。（2）畢業(yè)（結業(yè)）鑒定歸三類。（3）干部、職工、學生（員）、黨（團）

員鑒定歸三類。（4）出國鑒定歸三類。（5）勞動鑒定，工作調動鑒定歸三類。（6）各種工作隊員（如社教工作隊員、駐

村（廠）幫社（企）工作隊員、支邊

扶貧等人員）的鑒定歸三類。（7）述職報告后正式形成的綜合材料歸三

類。述職報告原則上不歸入干部人事

檔案。（8）組織對干部德、能、勤、績的考核材

料，歸三類。（9）以任免為目的，又辦理了任免手續(xù)的，考察材料作為任免的附件，隨任免呈報表一起歸九類；若形成正式考察材料以后，因種種原因而沒有辦理任免手續(xù)的，其考察材料歸三類。（10）高（中）等學校畢業(yè)生登記表，無論是以鑒定為主還是以反映學習成績?yōu)橹鞫細w四類。（11）總結（畢業(yè)總結），若重點是以鑒定為內容的歸三類；如果重點是談收獲、體會的歸十類。（12）領導干部輪（培）訓考核鑒定表歸三類。（13）干部在國外或境外表現(xiàn)情況的鑒定材料歸三類。（14）其他一些鑒定性質的材料歸三類。（15）考核材料是以一級組織的名義形成的。但由于歷史的原因，過去那些以考核人的名義代表組織形成的材料，應視為正式材料。（16）按規(guī)定，一九八三年以后形成的鑒定材料，必須有組織蓋章和本人簽字。若本人看了，沒有簽字的，應由組織注明，材料與本人見過面。（17）學生學年小結表歸三類。（18）團員教育評議放第三類。第四類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料

（1）報考高等學校學生登記表、審批表。（2）畢業(yè)登記表。（3）學習（培訓結業(yè)）成績表。（4）學歷證明材料。（5）專業(yè)技術職務任職資格申報表。（6）專業(yè)技術職務考績材料。（7）聘任專業(yè)技術職務的審批表。（8）套改和晉升專業(yè)技術職務（職稱）審

批表。（9）創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大

影響的論文（如獲獎或在全國性報刊

上發(fā)表的）等目錄。說明：

（1）“文化大革命”中推薦的“工農兵”

學員，組織推薦材料歸四類。但在推

薦過程中，貧下中農代表的座談記錄

原則上不歸入干部人事檔案。（2）報考高、中等學校的政審材料與報考

登記表、審批表一起歸四類。如沒有

報考登記表、審批表類的改審材料放

第五類。（3）高（中）等教育的成績單、記分冊、

記分卡歸四類。（4）在職干部推薦或保送到各種學校學習

的審批表歸四類。（5）三個月以上各種專業(yè)學習或理論學習

培訓成績單歸四類。（6）在職干部普法學習、哲學學習等考試

成績單歸四類。（7）技術、業(yè)務水平評定或技術革新成果

評定的結論性材料歸四類。（8）反映干部學歷、專長、業(yè)務能力和貢

獻的登記表、調查表、審批表歸四類。（9）業(yè)務自傳、畢業(yè)論文，不歸入干部人

事檔案。（10）學生證、畢業(yè)證不歸入干部人事檔

案。但當干部人事檔案中的學歷材

料不能證明其學歷時?？蓪厴I(yè)證

的復印件歸入四類按現(xiàn)在要求是必

須要將大專以上畢業(yè)證書、學位證

書復印件經教育等權威部門審核后

歸入四類。（11）各種考試的考（答）卷，不歸入干

部人事檔案。（12）初中、高中畢業(yè)生登記表歸四類。（13）體能測試表歸四類、體能考核合格

表等。第五類政治歷史情況的審查材料

（1）入黨、入團、參軍、出國等政審材料。（2）更改干部的民族、年齡、國籍、入黨、

入團和參加工作時間的個人申請，組

織審查意見，上級批復以及所依據的

證明材料。（3）甄別、復查結論（意見、決定），調

查報告，批復以及所依據的證明材料。（4）審查干部政治歷史情況（包括黨籍問

題）的調查報告，審查結論，上級批

復，本人對結論的意見、檢查交待和

說明情況的材料，主要證明材料。說明：（1）以政治問題為主。在一九九零年的

“內清”中未給予處分的“兩亂”中

的表現(xiàn)和“內清”核查材料歸五類。（2）組織上已作出結論的“文化大革命”

表現(xiàn)材料，仍保留在五類。（3）家庭成員、主要社會關系的證明材料。

或平反改正通知、決定歸五類。（4）有組織審查結論的“調查表”、“審

批表”歸五類。（5）經過核對的記錄在案材料和本人意見

歸五類。（6）確定參加革命工作時間的個人申請、

組織審查材料歸五類。（7）解決國籍問題的個人申請、組織審查

材料歸五類。（8）參加反動黨團、會道門、敵偽軍、政、

警、憲、特和被捕、被俘、叛變、脫黨、脫離革命隊伍及包庇反革命、有敵特嫌疑等歷史問題的審查材料仍保留在五類。（9）家庭出身、本人成份的證明材料，仍保留在五類。（10）有關歷史情況的個人交待材料，仍保留在五類。（11）因隱瞞歷史問題、家庭出身等原因受處分的審查材料，仍保留在五類。（12）未經組織結論的反映干部重大問題的材料，不能歸入干部人事檔案，只能退還該干部所在單位，待黨組織作出結論（認定）后，再定是否應該歸檔。（13）參軍（或招工、提干）政審時的群眾座談記錄不歸入干部人事檔案。第六類參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料

（1）中國共產黨入黨志愿書。（2）入黨申請書（1-2份全面系統(tǒng)的）。（3）轉正申請書。（4）中國共產黨員登記表，不予登記的決

定組織審批意見及所依據的材料。（5）民主評議黨員形成的組織意見或黨員

評議登記表，認定為不合格黨員，被

勸退或除名的主要事實依據材料和組

織審批材料。（6）退黨材料。（7）取消預備黨員的組織意見。（8）中國共產主義青年團入團志愿書、申

請書、團員登記表、退團材料。（9）加入民主黨派的有關材料說明：（1）入黨積極分子培養(yǎng)表歸六類；（2）預備黨員培養(yǎng)教育考察登記表歸六類；（3）緩登期滿后的組織決定及有關材料歸

六類；（4）組織員談話登記表歸六類；

（5）未批準或未轉正取消預備黨員資格的

入黨志愿書，由干部的所在單位的黨

組織保存，不能歸入干部人事檔案中。

已歸檔的應取出來；（6）“文化大革命”中恢復黨員組織生活

的登記表、審批表應撤出銷毀，“雙

突”黨員的入黨材料仍保留在十類；（7）凡被開除出黨的，其入黨材料仍留在

六類，但必須用鉛筆在志愿書封面上

注明，何時由何機關開除出黨；（8）黨團材料只歸組織作了結論的正式材

料，不歸談話和會議記錄材料；（9）入黨申請書最多只歸首尾兩份；（10）要求入黨期間的思想匯報材料，不

歸干部人事檔案中；（11）缺入團志愿書的說明；（12）黨員民主評議；（13）自行脫黨除名處理；（14）黨員培訓如學員登記表實際上是入

黨培訓結業(yè)。

第七類獎勵材料

（1）各種先進人物登記表。（2）先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材

料。

說明:（1）創(chuàng)造發(fā)明獎勵、業(yè)務獎勵材料歸七類。（2）立功受勛材料歸七類。（3）正式授予命名的英雄、模范、先進工

作者、“三八”紅旗手、優(yōu)秀教師、

親和征突擊手、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團員、

“五講四美”個人稱號的審批表及事

跡材料歸七類。（4）縣團級以上單位對干部個人的通報表揚材料歸七類。（5）部隊評的“五好”戰(zhàn)士等材料歸七類。（6）獎學金審批表歸七類。（7）各種優(yōu)勝者的材料歸七類。（8）駐村（廠）幫社（企）優(yōu)秀隊員、優(yōu)

秀社教工作隊員、支邊扶貧積極分子

等人員的審批表及主要事跡材料歸七類。（9）單位立功授獎，不能將單位的事跡材料歸

入該單位主要領導人的檔案中。（10）個人立功授予獎的獎狀，各種證章的復制

件原則上不歸入干部人事檔案中。第八類處分材料

（1）處分決定（免予處分的處理意見），

查證核實報告，上級批復，本人對處

分的意見和檢查、交待材料。（2）組織上對干部個人的通報批評材料。（3）甄別、復查報告、決定，上級批復及

本人意見。（4）法院審判工作中形成的判決書等。說明:（1）刑事、司法、民事、行政（治安）拘

留，勞教審批材料歸八類。（2）免予處分的本人檢查材料和組織形成

的材料歸八類。（3）因錯誤程度輕微等原因，組織上不予

以處分，但問題確實存在的本人檢查

和組織形成的材料歸八類。（4）政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一違歸八類。凡未給予處分，以政治歷史問題為主的歸五類，以違紀錯誤為主的歸八類。（5）在一九九零年的“內清”核查中受處分材料和以違紀錯誤為主又沒有受處分的“兩亂”中的表現(xiàn)材料歸八類。（6）整風反右中受處分的決定和平反改正

決定，仍保留在八類。（7）反右傾運動加受處分問題的甄別決定

或復查決定等材料，仍保留在八類。（8）處分決定、復查決定、撤銷處分決定、

不予（免予）處分的決定歸八類。（9）干部受處分所依據的證明材料不歸入

干部人事檔案，而應歸入監(jiān)察或紀檢

部門的案件檔案。第九類錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料。

（1）干部工資級別登記表。（2）干部職務工資變動登記表。（3）干部調資審批表。（4）定級和解決待遇的審批材料。（5）干部任免呈報（審批）表及附件如考

核考察材料。（6）錄用和聘用干部審批表，聘用干部合

同書。（7）續(xù)聘審批表，解聘辭退材料。（8）退（離）休審批表。（9）軍、警銜審批表，軍隊轉業(yè)干部審批

表。（10）出國、出境人員審批表。（11）黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、

青、婦等群眾團體代表會，民主黨派

代表會代表登記表。（12）公務員過渡審批表。說明：（1）義務兵應征入伍、退伍登記表、審批表歸九類。（2）志愿兵的轉業(yè)審批材料歸九類。（3）黨群、人大、政協(xié)（民主黨派）機關干部過渡為機關工作人員審批表歸九類。（4）獎勵晉升工資審批表、升級審批表歸九類。（5）職務工資審批表、工齡津貼年限說明

歸九類。（6）招工登記表、審批表歸九類。（7）新招合同制工人登記表、審批表等材

料歸九類。（8）“以工代干”人員轉干審批表歸九類。（9）有干部職務任免內容的登記表、簡歷

表、審批表歸九類。（10）組織員登記表、審批表歸九類。（11）干部辭職、退職審批表歸九類。（12）政協(xié)委員提名表歸九類。（13）黨委成員、團干部、講師團成員登

記表，援藏人員登記表、審批表歸九類。（14）離（退）休人員提高待遇審批表歸九類。（15）離（退）休人員發(fā)揮余熱的登記表和文字材料，原則上不歸入干部人事檔案。（16）任命書、任免通知，原則上不歸入

干部人事檔案。對于無法收到對應職

務任免表時，可以歸九類。（17）商調函、調令不歸入干部人事檔案。（18）“內調”人員登記表、審批權表歸

第九類。（19）停薪留職歸九類，包括終止停薪留

職恢復工作備案。第十類其他可供組織參考有保存價值的材料

（1）有殘疾的體檢表，因工傷致殘確定殘

廢等級的材料。（2）干部逝世后報紙報道的消息或訃告、

悼詞（生平）。（3）非正常死亡的調查報告及有關民政部

門的遺書等。說明:（1）榮軍登記表歸十類。（2）民事糾紛判決書歸十類。（3）結婚報告、離婚的結論材料等歸十類。（4）軍人家屬隨軍農轉非的審批材料歸十

類。（5）干部家屬農轉非的審批材料歸十類。（6）獨生子女審批表歸十類。（7）思想匯報材料，原則上不歸入干部人

事檔案中，但反映的思想認識獨特影

響較大的材料的歸十類。（8）歷次政治運動中普遍填寫的思想總結，

個人檢查等材料，仍保留在十類。（9）大、中專畢業(yè)生分配報到通知書歸十

類。（10）一般的體檢表、化驗報告等不歸入

干部人事檔案中。（11）人事檔案托管合同書歸十類。（12）高校招生考生定向合同書歸十類。（13）獻身國防事業(yè)志愿書、軍人公民身

份號碼登記表。

排列的基本方式

(1)、按時間順序排列。這種方法是按材料形成的時間的先后順序由遠及近排列。這種排列方式的特點是簡便易行且醒目，因此，是采用最多的一種形式。以第四類材料的排列為例如下例表1：(2)、按材料內容的主次關系進行排列

這種排列方式是:一個類中有幾個問題的材料,先按問題分開,同一問題的多份材料,按重要程序排列。

其排列方式如列表2。一次性審查材料排列類號材料名稱1批復2結論3本人對結論的意見4調查報告5調查證明材料、檢舉材料6本人交待7其他問題零星調查材料(3)、按問題結合時間順序排列。一個類內有幾個問題的材料，先按問題分開，在一個問題內按材料形成的時間順序由遠及近的排列。這種排列方式的特點是眉目層次分明。干部人事檔案材料中的第九類就是用此種方式排列的。例表9干部檔案目錄類號材料名稱材料制成時間份數(shù)頁數(shù)備注年月日九工資、任免出國等資料9-1工資材料1工資定級登記表2工資升級審批表9-2任免材料1干部任免呈報表2干部任免審批表9-3出國出境材料1初次出國登記表2再次出國登記表檔案材料的編目（一）、編類號編類號就是在每份材料第一頁的右上角用鉛筆寫上對應的“類號”和“順序號”。寫法是“類號”在前、“順序號”在后，中間用一橫線連接。（二）、編頁數(shù)干部人事檔案的編頁不同于圖書編頁法，不是整卷檔案從頭到尾依次編頁碼，而是以每一份完整的材料（包括附件）為單位編。材料頁數(shù)的計算，采取圖書編頁法，每面為一頁（沒有正式干部情況文字的前后皮除外），印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫。編頁時按流水號用鉛筆寫在每面材料的右下角。（四）干部人事檔案材料的加工1、剪裁折疊為使干部人事檔案材料的外形整齊劃一，對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行折疊。折疊時，要根據材料的具體情況，采用橫折疊。豎折疊、橫豎并叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞。便于展開閱讀。

（1）剪裁剪裁就是用切紙刀或剪刀將大于16開的材料（在不影響文字內容的前提下）剪裁為標準的16開材料，即長26.5厘米，寬19厘米。

一般來講，剪裁應注意三個問題：①保證剪裁質量，應該購置切紙刀。②

由于一些材料用紙搶“天”占“地”，不留

裝訂線，必須單頁進行剪裁以免切掉

文字內容，影響材料的完整。③剪裁時，應在裁口處順紙壓一木尺，

用左手按住后再裁，以免提刀、按刀

時紙張移動，影響剪裁質量。（2）折疊

對大于16開，剪裁又會影響文字內容的材料，應該進行折疊。

2、裱糊對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱湖、魚鱗或梯形托裱、膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下曝曬或使用高溫燙烤。(1)平托法。這種方法適合于一面有文字、小于16開或紙張較為脆薄的單頁材料。操作過程是:先將材料有文字的一面朝下置于玻璃上,在材料背面刷上漿糊,再將襯紙輕輕刷上去。然后,將托好的材料夾于兩張毛邊紙中,壓在玻璃板下,陰干即可。(2)開天窗裱糊法。這種辦法適合小于16開,正、反兩面都有文字,而且天邊、地沿和左、右邊沿空白處都很少的材料。其方法是:根據材料的大、小,先在襯紙上開一個與之相適應的天窗,然后在材料的四周空白處刷上漿糊,將其輕輕地貼在襯紙?zhí)齑皟冗呇厣详幐蓧浩郊纯?。采用這種方法時,應注意不能蓋上文字,以免影響利用。(3)魚鱗托裱法。這種方法適合于一面有字、小于16開、一份數(shù)頁的材料。其操作規(guī)程是:先將材料最后一頁的背面左邊沿刷上漿糊,并將最后一頁材料的右邊沿與襯紙的右邊沿對齊后粘牢。接著是倒數(shù)第二頁，操作規(guī)程也是將材料的左邊沿刷上漿糊其上下邊沿與最后一頁材料對齊,并向左移出半厘米左右粘貼在襯紙上。其余依此類推,直至將一份材料全部粘完。如材料超過五頁,可考慮再用一張襯紙。托裱后的材料的上、下邊沿距離大致相等,頁頁相蓋。從第一頁起,每頁依次向右延伸半厘米左右,狀似魚鱗,既整齊美觀,又便于保管。(4)梯形托裱法。這種方法適合于一份數(shù)頁、紙張小于16開飛正反面都有文字,而且正面正讀(從上往下讀),反面倒讀的材料。梯形托裱法是將材料的最后一頁下邊沿與襯紙下邊沿對齊,并在材料上邊沿背面刷上漿糊,和襯紙粘貼在一起。然后再將倒數(shù)第二頁左、右邊沿與最后一頁材料的左、右邊沿對齊,在材料上邊沿背面刷上漿糊,向上移出半厘米左右的距離粘在襯紙上。其它各頁依此類推,頁頁履蓋。因材料依次向上排列,狀如高梯,故稱為梯形棱糊。3、縫紉（1）縫紉的范圍和作用①將兩頁以上的單份材料聯(lián)結為整體，

以有效地避免材料單頁的散失。②

為紙張寬度不夠以及紙張較薄的單

頁材料加貼邊。以適應干部人事檔

案補充材料經常拆卷、訂卷的需要。（2）縫紉的注意事項①不得將幾份材料縫在一起，以免一

旦某份材料需要清理出去時造成被動。②縫紉線腳應距材料左邊沿半厘米。若太

靠外可能在剪裁時被切掉，太靠里解決

不了豁孔問題，倘若縫上文字，還會影

響利用。③縫紉不要彎彎曲曲，影響美觀。4、加邊凡是過窄未空出裝訂線的檔案材料，應用紙條加邊。加邊應做到打眼裝訂時不壓字和不損傷材料內容。5、去除金屬品拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。（五）干部人事檔案材料的清理

1．人事檔案清理工作的含義與意義為了落實黨的干部、知識分子、僑務等方面的政策,機關人事檔案管理部門需要根據有關文件規(guī)定,及組織對某一人員問題的復查、平反結論,或對原處分決定的改正意見,把存入人事檔案中的冤、假、錯案材料和未查證核實的材料清理出來,分別進行處理。同時,存入新的復查平反結論或改正處理意見,使人事檔案內容能真正反映本人的真實面貌。這樣一種清出、存入檔案材料的活動,叫做人事檔案的清理工作。

（1）維護人事檔案內容的真實性。人事檔案的真實性要求,含意與文書檔案有所不同。文書檔案的真實性是指檔案材料是真實的。

因為它都屬于真實的歷史記錄。而人事檔案則不同,它要求材料內容是真實的,以便于人事工作利用,防止一些失真的內容影響對人的正確評價和使用。（2）清理檔案中的冤、假、錯案材料,是落實黨的干部政策、知識分子和僑務政策的需要,是為了解除有關人員心有余悸和后顧之憂,充分調動他們建設社會主義事業(yè)的積極性,對安定團結均有重要的政治意義。（3）精煉人事檔案內容,清出無保存價值的材料,避免檔案材料過于臃腫、繁雜，使之更精煉實用,利于保存。２、清理人事檔案材料的依據

清理人事檔案材料的依據是中央的有關文件規(guī)定。這方面文件有兩類:一類是中央和有關部門就某一歷史事件專門制定的清理檔案材料的規(guī)定。

另一類是涉及清理人事檔案材料方面有關落實干部政策的文件。

四、干部人事檔案保管、保護、利用、轉遞

（一）干部人事檔案保管、保護

1、干部人事檔案保管工作的物質條件、保護

措施

（1）檔案庫房：要建立專用庫房。庫房要達到防

火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等六

防要求；要保持庫房內的清潔和適當?shù)臏亍?/p>

濕度（要求：溫度14°C—24°C，相對溫

度45%—65%）；（2）要設置專門的閱檔室和管理人員辦公

室。閱檔室、管理人員辦公室和庫房

要“三室分開”；每管1000卷檔案，

庫房面積要達到20—25平方米；（3）要配鐵質檔案柜（箱）；（4）檔案用品：每卷檔案要配備卷皮、檔

案袋（盒）；①檔案裝具：檔案卷皮、檔案袋；②新型檔案裝具：檔案夾、散件夾。（5）配備空調機（風扇、去濕機）、除塵器等必要的保護設備；（6）配備滅火器，投放防蟲藥物等。2、干部人事檔案保管范圍的劃分

按照干部管理權限保管干部人事檔案，誰管干部誰保管檔案。

具體范圍劃分如下：

（1）對現(xiàn)職人員人事檔案的保管①人事檔案的正本由主管人員職務的部門保管。這種劃分是根據管人與管檔一致的原則確定的，其作用在于保證主管部門對人事檔案的利用。根據黨和國家的人事制度，單位人事管理范圍是按職務劃分的，一個單位主要領導職務，由它的上一級組織、人事部門或隸屬部門管理。具有任免某一職務權的部門才是“主管人員職務”的部門。②人事檔案副本由主管和協(xié)管人員職務的

部門管理。所謂協(xié)管部門，一般講是指

人員所在的單位或主管部門指定的有關

部門。③

軍隊人員兼地方職務的，其檔案正本由

軍隊保管，地方人員兼軍隊職務的，其

檔案正本由地方有關部門保管。④

干部檔案，由各級機關組織、人事部門

保管。⑤

職工檔案一般屬勞資部門或機關政工部

門保管，也有的在干部人事部門保管,。

目前有的企業(yè)實行檔案綜合管理，既干

部、職工檔案統(tǒng)由綜合檔案管理部門保

管。⑥學生檔案，一般學校設專門部門保管，

也有的學校人事工作部門保管。（2）退（離）休人員檔案保管退休和離休人員的人事檔案，一般由原保管部門保管，如果退（離）休后，到易地安置，供給關系未轉的，其檔案仍由原單位保管，若將組織供給關系轉到安置地方的，其人事檔案應轉給負責安置的有關部門保管。（3）對死亡人員檔案的保管處級以下一般人員（包括工人、學生）死亡后，其檔案仍由原單位保管，五年后移交本單位檔案部門保存，按同級國家檔案館接收范圍的規(guī)定進館。（4）對其他人員人事檔案的保管①退職、自動離職、辭退（解聘）人

員的人事檔案，另謀職業(yè)者，將其人

事檔案轉至有關組織、人事部門或所

屬的人才流動服務中心保管。②被開除公職的人員，未就業(yè)的，其人

事檔案由原單位保管；已就業(yè)者，其

人事檔案由有關的人事、勞動部門或

所屬人才流動服務中心保管。③受刑事處分和勞動教養(yǎng)人員的人事檔

案，由原單位保管。刑滿釋放或解除

勞教以后、重新安置工作的，其人事

檔案由主管該人員的部門保管或政府

所屬的人才流動服務中心保管。④出國不歸、失蹤和逃亡等人員的人事

檔案，由原主管部門保管。（５）對“無頭檔案”的保管

無頭檔案通常產生于如下幾種情況：

①人員主管機關變動與檔案的流動未同

步進行。

②轉遞工作不準確。

③收進轉出登記制度不嚴。其處置的辦法是：①認真鑒別檔案材料的保存價值。②仔細分析，認真查詢下落。③經過多方查詢，確實找不到下落“無頭檔案”，根據規(guī)定可轉檔案人原籍檔案館保存。人事檔案不齊全的部門，可以向無頭檔案人員原籍檔案館查詢。（二）干部人事檔案的利用

提供利用是干部人事檔案全部活動的價值體現(xiàn)，我們的一切干部人事檔案工作都是保證利用；能否提供高質量的檔案材料和檔案信息，保證優(yōu)質服務，是衡量干部人事檔案管理工作優(yōu)劣的重要標準。1、干部人事檔案利用的要求

（1）利用干部人事檔案必須是有資格的單

位；（2）利用干部人事檔案必須有充分的理由；（3）利用干部人事檔案者必須是共產黨員；（4）利用干部人事檔案必須嚴格履行審批

手續(xù)；（5）干部人事檔案一般不外借；（6）任何個人不得查閱或借用本人及其直

系親屬的檔案；（7）利用干部人事檔案者必須嚴格遵守保

密制度和閱檔規(guī)定；（8）利用干部人事檔案的單位或個人，不

得擅自拍攝復制檔案內容；（9）未經領導批準授權，任何人都不得擅

自利用同級或上級干部人事檔案。2、利用干部人事檔案的方式

（1）查閱干部人事檔案特別注意：查閱單位應填寫《查閱干部人事檔案審批表》，檔案管理部門領導批準后，管檔人方能提供檔案，不能憑借介紹信查閱干部人事檔案。（2）外借干部人事檔案特別注意：干部人事檔案一般不外借。凡借出檔案，15天以內必須歸還?！陡刹咳耸聶n案工作條例》要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉借他人。（三）干部人事檔案（材料）的轉遞

干部人事檔案（材料）的轉遞，是指干部人事檔案管理部門之間、干部人事檔案管理部門與檔案材料形成部門及檔案利用部門之間，對干部人事檔案（材料）的轉入轉出，它是由干部人事檔案動態(tài)性管理決定的。五、干部人事檔案的事務管理、工作制度、目標

管理等

（一）干部人事檔案的事務管理干部人事檔案的事務管理工作主要包括；編制檢索工具合理排放檔案、定期或不定期核查核對檔案、檔案統(tǒng)計以及檔案管理現(xiàn)代化建設等。1、編制檢索工具（1）檔案的編號：①字形編號法：字形編號法是根據檔案人的姓和名字的筆形，按照字形編號的規(guī)則，依次取角編檔案卷號。②姓氏筆畫編號法：姓氏筆畫編號法，是按照檔案人的姓氏進行分類，然后按名字的筆畫多少為序，編制檔案號和檢索工具。③漢語拼音編號法：漢語拼音編號法是根據漢字“音序檢字法”的原理，按檔案人姓名的拼音字母次序排列編號。④單位編號法：單位編號法，既按檔案人所在的部門集中存放檔案，編順序號。（2）編制檔案名冊（略）２、合理排放干部人事檔案

（1）庫房內檔案柜的排列和編號①排列一致，橫成行，豎成列；②有窗庫房檔案柜的排列，應與窗戶垂

直；③檔案柜的排放，不宜太松或太緊；④編柜號。（2）檔案的排放，檔案裝訂完畢后，按檔號順序來排列，采取橫、立兩種方式放在檔案柜中。３、檢查核對干部人事檔案

檢查核對工作有三大作用：第一，發(fā)現(xiàn)存放差錯可及時糾正，以便檢索；第二，對該轉出而未轉的檔案，發(fā)現(xiàn)后可及時轉出，防止管人與管檔長期脫節(jié)而造成“無頭檔案”（既查不到人員下落的檔案）；第三，發(fā)現(xiàn)短缺檔案可以及時追查，防止天長日久無法尋找，丟失檔案。

人事檔案部門除了堅持日常登記工作外，還需要在一定時間內對檔案的收入轉出登記帳進行清理調整，這項工作稱為調整底帳。

４、干部人事檔案的統(tǒng)計

（1）干部人事檔案統(tǒng)計工作的內容：①干部人事檔案統(tǒng)計工作②干部人事檔案工作基本條件統(tǒng)計（2）干部人事檔案統(tǒng)計工作的要求：準確、及時、科學。５、干部人事檔案管理現(xiàn)代化

干部人事檔案管理現(xiàn)代化主要包括：（1）硬件設備的現(xiàn)代化，如檔案密集架、

“六防”設備等；（2）管理手段現(xiàn)代化，如檔案管理信息系

統(tǒng)、檔案遠程查詢等。

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