文書檔案管理

80/80《文書檔案治理》內(nèi)容綱要《文書檔案治理》課程是文秘專業(yè)的必修課程。

主教材：趙映誠主編的《文書工作與檔案治理》（高等教育出版社）。

學(xué)習(xí)參考書：《文書檔案通論》，李會(huì)平、呂維寧編著，蘭州大學(xué)出版社，1997年《檔案治理學(xué)基礎(chǔ)（修訂本）》，陳兆祦、和寶榮主編，中國人民大學(xué)出版社1996年第2版《機(jī)關(guān)檔案工作》，和寶榮主編，高等教育出版社，1994年

推舉閱讀期刊：《中國檔案》（檔案工作綜合性刊物，國家檔案局主辦）《檔案學(xué)研究》（綜合性檔案學(xué)理論刊物，中國檔案學(xué)會(huì)主辦）《檔案學(xué)通訊》（檔案專業(yè)學(xué)術(shù)性刊物，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院主辦）第一章文書與文書工作第一節(jié)文書一、文書的概念“文書”一詞，早在兩千多年前的西漢時(shí)期就已出現(xiàn)。1、“文書”概念的進(jìn)展在我國古代，“文書”的含義豐富多樣：①指圖書。②指公文、案卷。③指字據(jù)、契約。④指書札。⑤文章和書法的合稱?，F(xiàn)代“文書”有兩種含義。一是指物，即指人們在社會(huì)實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。這是現(xiàn)代文書的一般含義、通用義。二是指人，指機(jī)關(guān)單位、團(tuán)體和軍隊(duì)的辦公室中承擔(dān)文字材料和信息處理工作的人員，簡稱“文書”。在基層單位，有時(shí)是職務(wù)名稱。這是文書的專門含義。2、“文書”的概念“文書”是文書學(xué)最重要的概念。在現(xiàn)代，文書要緊指“物”（書面文字材料），有廣義和狹義之分。廣義的文書，指人類在社會(huì)生活中產(chǎn)生的一切文字書面材料。包括務(wù)實(shí)的和務(wù)虛的，用于公務(wù)活動(dòng)和私人活動(dòng)的，有固定程式的和隨意書寫的。有多種多樣的符號形式、制作方式。狹義的文書，僅指在公私活動(dòng)中使用的、有固定格式的文字材料。本課程所講的“文書”限于這一意義。具體定義各家不同，本課程所用教科書的定義為：文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應(yīng)用性文字材料。簡言之，文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中形成的應(yīng)用性文字材料。該定義的內(nèi)涵：文書是文字材料的一種。與圖書、報(bào)刊、檔案一樣，是從屬于“文獻(xiàn)”的種概念。從文書的實(shí)際看，那個(gè)地點(diǎn)的“文字”不限于“語言的記錄符號”，應(yīng)理解為“書寫的痕跡”，即除聲音和活動(dòng)影像之外的文字、表意符號、圖表圖形和標(biāo)記等記錄方式。文書有特定的格式和明確的授受關(guān)系。文書具有應(yīng)用性，屬應(yīng)用文范疇。對“應(yīng)用性”的理解不能太寬泛，應(yīng)用于具體事務(wù)的文字材料才是文書。文書有專門強(qiáng)的目的性和針對性。與一般圖書報(bào)刊不同，文書是處理具體事務(wù)的工具，有明確的“辦事”目的，有特定的對象和明確的作用范圍。文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中自然形成的，是行為主體處理具體事務(wù)的自然結(jié)果。那個(gè)地點(diǎn)的“行為主體”指文書的責(zé)任者、公布者，即文書的“作者”，又叫“行文名義”。它能夠是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體，也能夠是個(gè)人或家庭。“行文名義”才是文書的真正作者，而執(zhí)筆寫作的文秘人員不是公文的作者。二、文書的屬性和特點(diǎn)1、文書的一般屬性政治性機(jī)密性知識(shí)性（信息性）2、文書的本質(zhì)屬性：現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。現(xiàn)實(shí)性。文書是“現(xiàn)實(shí)”的。行為主體的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)是文書產(chǎn)生的根源，文書的目的是解決現(xiàn)實(shí)問題。執(zhí)行性。文書是“必須執(zhí)行”的。文書是行為主體依據(jù)法定權(quán)利和責(zé)任處理事務(wù)的工具，受國家法律保障，必須被執(zhí)行。現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書的“執(zhí)行”有一定的有效期。事務(wù)辦理完畢或問題解決，文書的執(zhí)行即告終止。3、文書的特點(diǎn)文書在人類社會(huì)活動(dòng)中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地講，文書的特點(diǎn)要緊有三個(gè)方面：（1）作者法定。文書的作者（發(fā)文的名義）具有法定性。文書的法定作者有兩類：①公務(wù)文書的法定作者：依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利并擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位。以單位領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文，應(yīng)在個(gè)人姓名前冠以單位名稱和本人職務(wù)。②私人文書的法定作者：享有公民權(quán)的社會(huì)成員。公民能夠在私人事務(wù)中依法制作、公布私人文書。未成年人能夠在相應(yīng)的社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域使用私人文書（如小學(xué)生的請假條、入隊(duì)申請書）。（2）在法定范圍內(nèi)具有相應(yīng)的權(quán)威和效力。文書的法定權(quán)威和效力，來源于法定的作者和其法定的權(quán)利，假如不具備或者超越了這種法定性，也就失去權(quán)威和效力。（3）依照一定的程式規(guī)范使用。文書，特不是國家行政機(jī)關(guān)的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書的種類和格式及文書的處理程序。為了維護(hù)文書的嚴(yán)肅性和便于文書的處理以及保證其通行，文書的形成與使用必須遵守規(guī)范的程式。三、文書的起源與載體沿革文書檔案作為人類社會(huì)特有的一種文化現(xiàn)象，源遠(yuǎn)流長。文書是人類文明的產(chǎn)物，又是人類文明最重要的載體之一。文書起源于人類的記事需要。文書的誕生有三個(gè)重要條件：●文字的發(fā)明●國家的產(chǎn)生●商貿(mào)的進(jìn)展依照《周禮》、《尚書》等古籍記載，我國原始社會(huì)末期已產(chǎn)生了最早的文書和檔案。我國的甲骨文是成熟的文字，距今已有三千多年歷史。以甲骨文記錄信息形成的文書，稱為甲骨文書。文字?jǐn)U展了人類交流、傳播信息的手段。國家的產(chǎn)生，為治理公務(wù)借助文字來公布政令，使文書的運(yùn)用更為廣泛。商貿(mào)的進(jìn)展，則促使文書走向民間，走向大眾，文書便有了公、私之分。四、文書、文件、公文文書、文件、公文是文書學(xué)中既有聯(lián)系又有區(qū)不的三個(gè)常用術(shù)語?！拔臅币辉~最早見于西漢，“公文”一詞，出現(xiàn)于東漢末年和三國時(shí)期。而“文件”一詞，大約在清末才出現(xiàn)。在多數(shù)情況下，文書、文件的同義語；公文是文書（文件）的一類，如“公務(wù)文書”“私人文件”。關(guān)于“文書”與“文件”的關(guān)系，有不同的看法。一種意見認(rèn)為，文書的外延大于文件。理由是文書既包括一般意義的文件，還包括簿冊、報(bào)表、臺(tái)帳等等。另一種意見認(rèn)為，文件的外延比文書大。理由是文書通常指書面的文字材料，而文件還包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、電子文件。事實(shí)上，隨著現(xiàn)代社會(huì)文書制作材料的擴(kuò)展和記載方式的變化，文書和文件的內(nèi)涵和外延都在變化。文書既指“物”（文字材料），也指“人”（職務(wù)）。而文件僅指“物”。在指“物”的時(shí)候，文書是不可數(shù)的集合概念，不能以數(shù)量詞修飾。文件是可數(shù)的具體概念，如某一份或若干份文件。使用適應(yīng)上的區(qū)分。在“中央文件”“紅頭文件”“一號文件”“文件袋”“文件柜”中均不講“文書”。在“文書工作”“文書人員”“文書檔案”中均不講“文件”。第二節(jié)文書工作文書工作通常也叫文書處理工作，要緊是指公務(wù)文書的形成、處理和治理的程序、手續(xù)等。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳公布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（2012年7月1日起施行，以下簡稱《條例》）指出：“公文處理工作是指公文擬制、辦理、治理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！币?、文書工作的內(nèi)容和任務(wù)1、文書工作的內(nèi)容文書工作要緊包括三大環(huán)節(jié)：

公文的形成

公文的處理

公文的治理公文的形成是文書工作的前提環(huán)節(jié)；公文的處理是文書工作的中心環(huán)節(jié)；公文的治理是文書工作的歸結(jié)環(huán)節(jié)。前提、運(yùn)轉(zhuǎn)處理、歸結(jié)正是公文產(chǎn)生、進(jìn)展、終結(jié)的一個(gè)有規(guī)律性的完整過程。2、文書工作的任務(wù)文書工作的差不多任務(wù)是：依照工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。二、文書工作的原則和要求1、文書工作的原則《條例》指出：“公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則?！睋?jù)此，文書工作的差不多原則是：堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重有用，高效率地做好文書工作。2、文書工作的要求文書工作的具體要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。三、文書工作的機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)《條例》指出：“各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理工作?！薄案骷夵h政機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對下級機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查?！?、文書工作機(jī)構(gòu)文書工作由秘書部門承擔(dān)。我國黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)和公共事業(yè)單位的文書機(jī)構(gòu)設(shè)置大體有兩種情形：（1）較大的機(jī)關(guān)單位，文書工作任務(wù)比較繁重，多設(shè)立專門的文書工作機(jī)構(gòu)，如“文書處”、“文書科”等，歸機(jī)關(guān)辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。（2）較小的機(jī)關(guān)或基層單位，文書工作任務(wù)較少，一般不設(shè)專門的文書工作機(jī)構(gòu)，只在辦公室配備幾位專職或兼職的文書工作人員。2、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書工作為本機(jī)關(guān)服務(wù)，同意本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。上級機(jī)關(guān)的文秘機(jī)關(guān)能夠指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的文書工作業(yè)務(wù)。從一個(gè)機(jī)關(guān)來講，文書工作由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。其要緊職責(zé)是：組織和實(shí)施本機(jī)關(guān)的文書工作；總結(jié)本機(jī)關(guān)及下屬單位文書工作的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)覺問題及時(shí)糾正；依照有關(guān)法規(guī)，制定本機(jī)關(guān)文書工作規(guī)范，設(shè)計(jì)文書規(guī)格；指導(dǎo)、關(guān)心機(jī)關(guān)各部門的文書工作人員提高業(yè)務(wù)水平。由于文書工作與檔案工作的緊密聯(lián)系，機(jī)關(guān)各部門的文書整理歸檔工作必須同意機(jī)關(guān)檔案部門的指導(dǎo)和督查。從上下級機(jī)關(guān)的關(guān)系來講，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）有責(zé)任對其所屬的機(jī)關(guān)單位的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。在全國范圍，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)全國黨和政府系統(tǒng)的文書工作。這種指導(dǎo)，要緊是通過制定和公布有關(guān)的條例、制度和方法，召開有關(guān)會(huì)議等形式和途徑，對文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第二章文書的種類第一節(jié)文書的分類一、文書種類的劃分和選用文書種類簡稱文種。（一）文書種類劃分的意義1、適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。2、適應(yīng)不同的行文關(guān)系，保證文書處理正確、及時(shí)。3、反映不同文書的寫作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。（二）劃分的標(biāo)準(zhǔn)和類不按不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書可有多種不同的分類。1、按文書的形成主體劃分，有公務(wù)文書和私人文書兩大類。（1）公務(wù)文書公務(wù)文書是指法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體和組織為處理公共事務(wù)而形成和使用的文書。簡稱“公文”。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》（教科書附錄一）第一章第二條對公文下的定義是：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政治理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?！惫珓?wù)文書又可分為法定性公文、非法定性公文兩類。法定性公文是國家規(guī)定使用的公文，非法定性公文范圍極廣，包括法定性公文之外的所有應(yīng)用文種類。公文的作用：①指導(dǎo)工作。②規(guī)范行為。③聯(lián)系公務(wù)。④憑據(jù)備忘。⑤宣傳教育。（2）私人文書私人文書指個(gè)人、家庭（或家族）在社會(huì)活動(dòng)及處理私人事務(wù)中形成和使用的文書。在我國，文書學(xué)的研究對象要緊是公務(wù)文書，以及聞名人物的私人文書。2、按文書的使用范圍劃分，有通用文書、專用文書、常用文書和雜用文書等四類。（1）通用文書通用，即在一定范圍內(nèi)普遍通行、廣泛使用。文書“通用”的前提，是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、體式規(guī)范。在我國，具備這種“標(biāo)準(zhǔn)”和“體式”的文書由法規(guī)性文件確定，故通用文書又稱“法定文書”。（2）專用文書專業(yè)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書，具有專業(yè)性、專用性。如經(jīng)濟(jì)文書、科技文書、司法文書等等。由于當(dāng)代社會(huì)活動(dòng)分解細(xì)致，因而其具體品種繁多。（3）常用文書指未納入“法定文書”范圍、國家未規(guī)定其體式標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)常使用的其他文書。如規(guī)章類的條例、方法、章程，事務(wù)類的打算、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡報(bào)等。（4）雜用文書除上述三類之外的文書，要緊有書信類、禮儀類。如證明書、意見書、聘書、介紹信、慰問信、賀信（電）、請柬及各類致辭等。3、按文書的來源劃分，有：外發(fā)文件（發(fā)文）外來文件（收文）內(nèi)部文件4、按行文關(guān)系劃分,有：上行文平行文下行文5、按文件密級和閱讀范圍劃分，有：秘密文件（密級：絕密、機(jī)密、秘密）一般文件公布文件6、按文書的功用劃分，有法規(guī)性文書、指導(dǎo)性文書、報(bào)請性文書、知照性文書、契約性文書、記錄性文書、打算性文書、禮儀性文書等。（三）文書種類的選用1、依據(jù)機(jī)關(guān)權(quán)限選用2、依據(jù)行文關(guān)系選用3、依據(jù)發(fā)文目的選用第二節(jié)法定文書《條例》規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)使用的法定文書15種：（一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。（原為黨的機(jī)關(guān)公文種類）（二）決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（原為國家行政機(jī)關(guān)公文種類）（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（原為黨的機(jī)關(guān)公文種類）（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理方法。（八）通知。適用于公布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批判錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（十一）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。（十四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議要緊情況和議定事項(xiàng)。（原“會(huì)議紀(jì)要”）第三章文書的體式體式，指文章的體裁和格式。文書的體式是指構(gòu)成文書的文字形態(tài)、表達(dá)體例、文書結(jié)構(gòu)以及文書上的各種標(biāo)記、文字排列、用紙格式等。各種文書都必須按照規(guī)定的統(tǒng)一體式撰寫和印制。只有符合規(guī)定體式的要求，才能保證文書發(fā)揮其特有的作用。第一節(jié)文書的文體及其要素一、文書的文體文體即文章的體裁，指文本的構(gòu)成模式，屬于文本形式范疇。文體是歷史積淀的產(chǎn)物，它反映了文本從內(nèi)容到形式的整體特點(diǎn)。任何文體都同其一定的表達(dá)內(nèi)容相適應(yīng)，每種文體都具有某種對現(xiàn)實(shí)社會(huì)內(nèi)容的表達(dá)功能。新文體的產(chǎn)生依靠于新的歷史環(huán)境，然而文體一經(jīng)形成和確定，又會(huì)反作用于表達(dá)內(nèi)容，對它具有一定的制約和要求。文書的內(nèi)容制約著表達(dá)方式的采納?？傮w而言，文書的表達(dá)方式以講明為主，兼用敘述、議論等方式。講明是文書運(yùn)用最多的表達(dá)方式。每一篇文書中都有完整的講明文字，但它與一般的講明文也有所不同，不需要對不必要的細(xì)節(jié)作過細(xì)的講明，而往往采納概括性的講明。另外，正因?yàn)槲臅鴶⑹龅淖饔檬侵v清概況，文書議論的要旨是證實(shí)目的，因此，文書中敘述和議論都有一定的講明意味，在敘述、議論之中也往往夾有講明。文書中的敘述，盡管也離不開時(shí)刻、地點(diǎn)、人物、事件、緣故、結(jié)果等要素，但它帶有顯著的概括性，是概述：敘述事物，一般不細(xì)膩地刻畫、特寫，不象記述文那樣詳寫情況進(jìn)展變化的具體過程，而是直述事實(shí)，概括反映全面情況，簡潔地?cái)⒅v梗概，情感也較為含蓄。文書在講明情況、分析問題、提出論斷時(shí)，有時(shí)也做適當(dāng)?shù)淖h論，然而它與學(xué)術(shù)論文不同，不作過多的論證，而是“簡明推斷”。議論文（如社論、評論、學(xué)術(shù)論文）的目的在于阻礙讀者，并非針對某一個(gè)體事項(xiàng)直接提出要求，重在“證”。文書的論述則是為了解決實(shí)際工作中某一問題、圍繞既定要求而發(fā)，帶有直接的目的性，重在“斷”。二、文書文本的一般要素（一）主題1.含義：發(fā)文機(jī)關(guān)在文件中表達(dá)的對現(xiàn)實(shí)問題或事務(wù)的差不多觀點(diǎn)、主張、要求。文書的主題直接反映發(fā)文的緣故和意圖，是文書的“靈魂”。2.提煉主題的要求：符合行文目的反映事物本質(zhì)，符合客觀實(shí)際符合法規(guī)政策，觀點(diǎn)正確，要求恰當(dāng)集中、概括、明確（二）材料1.要求：真實(shí)，新穎，典型，系統(tǒng)，切旨。2.運(yùn)用按層分類，點(diǎn)面結(jié)合分析綜合，查找聯(lián)系抽象概括，揭示規(guī)律（三）結(jié)構(gòu)方法：綜合－分析－綜合分類與歸類中心句歸納層、段主旨（四）語體語言表達(dá)的總要求：準(zhǔn)確、簡明、平實(shí)、合體。下面的表彰通報(bào)的語言表達(dá)就不符要求：×××在科學(xué)研究上走的是一條不平凡的路，他全心撲在科研上，而不記得了個(gè)人的事。有一次小孩病了，他妻子在家里忙著護(hù)理，打電話到×××單位叫他趕回家把小孩送醫(yī)院治療。×××接了電話承諾后，電話筒一放他又埋進(jìn)了實(shí)驗(yàn)。他妻子在家中左等右等等不到他回家，急得像熱鍋上的螞蟻，又往×××單位打電話，這時(shí)×××正潛心做實(shí)驗(yàn)，電話鈴聲都沒聽見了。他妻子又急又氣只好打120急救中心的電話，才把小孩送往醫(yī)院治療。他的小孩高燒退后，還在問他媽媽：“爸爸又出差了嗎？或者還沒下班……”關(guān)于“語言合體”：要點(diǎn)：（1）符合行文關(guān)系；（2）符合文種要求。●程式化程式化語言指應(yīng)用寫作中常用的適應(yīng)用語，以文種不同而有差異。程式化的語言依照功用不同，可大致分為下列幾方面內(nèi)容：稱謂語——本人、我×、你×、貴×、該×起始用語——茲（因）、據(jù)核實(shí)、關(guān)于、鑒于、為（了）結(jié)尾用語——為荷、為盼；是荷、是盼表態(tài)用語——照辦、可行、同意謙敬用語——請、承蒙、惠示、惠允時(shí)限用語——當(dāng)即、立即、從速期望用語——?jiǎng)?wù)必、務(wù)請、希各周知、如蒙、勿誤列舉概括用語——各類、多起、數(shù)事、上項(xiàng)、如下特定用語——簽發(fā)、核查、歸口、取締、缺口、責(zé)成、任命、復(fù)議、追加●書面化書面語的風(fēng)格是簡明、規(guī)范、嚴(yán)肅，符合文書的語言要求。如：她一貫是共產(chǎn)黨最親熱的戰(zhàn)友，是中國各族人民包括臺(tái)灣同胞和海外僑胞衷心敬愛的首領(lǐng)之一，是愛國主義、民主主義、國際主義和共產(chǎn)主義的偉大戰(zhàn)士，是保衛(wèi)世界和平事業(yè)久經(jīng)考驗(yàn)的前驅(qū)，是全體中國青年兒童的慈愛的祖母……（《中共中央關(guān)于同意宋慶齡同志為中國共產(chǎn)黨正式黨員的決定》）第二節(jié)公文介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文書格式，指文書的書面格式規(guī)范。文書格式有明顯的規(guī)范性和時(shí)代性?！耙?guī)范性”突出體現(xiàn)于公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化，“時(shí)代性”體現(xiàn)在公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)的與時(shí)俱進(jìn)，不斷修訂、更新。當(dāng)前的公文格式的規(guī)范性依據(jù)，是中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳提出，中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫局、中國國家標(biāo)準(zhǔn)化治理委員會(huì)制定并于2012.6.29公布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T9704－2012，2012.7.1實(shí)施）。此前的依據(jù)是《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704－1999）。新舊標(biāo)準(zhǔn)的要緊變化有：標(biāo)準(zhǔn)名稱改為《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，標(biāo)準(zhǔn)英文名稱也作相應(yīng)修改；適用范圍擴(kuò)展到各級黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文；對標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；對公文裝訂要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名和頁碼兩個(gè)公文格式要素，刪除主題詞格式要素，并對公文格式各要素的編排進(jìn)行較大調(diào)整；進(jìn)一步細(xì)化特定格式公文的編排要求；新增聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式首頁版式等式樣。這些變化有三類：《標(biāo)準(zhǔn)》文件本身的優(yōu)化，公文格式要素的調(diào)整，公文介質(zhì)的技術(shù)性調(diào)整。本節(jié)對公文介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做講明。公文的介質(zhì)，指公文的物質(zhì)形態(tài)?，F(xiàn)代公文的要緊介質(zhì)仍然是紙張。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，政務(wù)信息的傳播、傳遞可使用現(xiàn)代化手段如電話、電視、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，但最終作為憑證和依據(jù)的，仍然是紙介質(zhì)公文，所謂“空口無憑，立字為據(jù)”。公文紙介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)涉及開本、規(guī)格、印刷、裝訂等項(xiàng)，均屬于公文格式規(guī)范的范疇。（電子文件另有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。）◆規(guī)范性引用文件GB/T148印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸GB3100國際單位制及其應(yīng)用GB3101有關(guān)量、單位和符號的一般原則GB3102（所有部分）量和單位GB/T15834標(biāo)點(diǎn)符號用法GB/T15835出版物上數(shù)字用法◆術(shù)語和定義字word標(biāo)示公文中橫向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一字指一個(gè)漢字寬度的距離。行l(wèi)ine標(biāo)示公文中縱向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個(gè)漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離?！艄挠眉堃o技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80％~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。◆公文用紙幅面尺寸及版面要求幅面尺寸公文用紙采納GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版面頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。字體和字號如無專門講明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況能夠作適當(dāng)調(diào)整。行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況能夠作適當(dāng)調(diào)整。文字的顏色如無專門講明，公文中文字的顏色均為黑色。◆印制裝訂要求制版要求版面潔凈無底灰，字跡清晰無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸同意誤差±2mm，四角成90o，無毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，同意誤差±4mm；b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落?！艄闹械臋M排表格A4紙型的表格橫排時(shí)，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊?！艄闹杏?jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字的用法公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。第三節(jié)黨政機(jī)關(guān)公文的格式依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，我國現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)公文的格式要素及其編排規(guī)則如下所述?！稑?biāo)準(zhǔn)》將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。（一）版頭版頭也叫“文頭”，舊稱“眉首”。版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人（或會(huì)簽人）、分隔線等要素。（紅色文字是必備要素）1、份號（舊稱“公文份數(shù)序號”）如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2、密級和保密期限如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3、緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也能夠使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推舉使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。5、發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。6、簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對齊。7、版頭中的分隔線（舊稱“反線”）發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。（二）主體主體的長短依公文內(nèi)容而定。主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件講明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。1、標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2、主送機(jī)關(guān)除公布性文書之外，公文都有主送機(jī)關(guān)。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3、正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次能夠用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4、附件講明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章（1）加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件講明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件講明）一行之內(nèi)。（2）不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件講明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。（3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件講明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。（4）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（5）專門情況講明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，能夠采取調(diào)整行距、字距的措施解決。6、附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7、附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件講明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。（三）版記版記位于公文最后一頁（故也稱封底），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。版記一般由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線等要素。（新《標(biāo)準(zhǔn)》之前的文件有“主題詞”要素）1、版記中的分隔線（舊稱“反線”）版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推舉高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推舉高度為2、抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。（四）頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（五）公文的特定格式1、信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推舉使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。2、命令（令）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推舉使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。3、紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“××××紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推舉使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件講明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式能夠依照實(shí)際制定。〔公文式樣參見附錄《黨政機(jī)關(guān)公文格式》?！车谒恼挛臅母灞疚臅母灞臼侵肝臅奈母搴臀谋?。在文書撰制過程的不同時(shí)期，會(huì)形成不同的文稿；文書形成之后的用途不同，產(chǎn)生不同的文本。第一節(jié)文書的文稿文書的文稿包括草稿、定稿兩類。（一）草稿1.含義：文書撰制過程中尚未定型的原始稿件。在定稿之前的歷次文稿都稱是草稿。草稿一般不向外發(fā)出，即使有例外，也僅僅是為了征求意見，以便進(jìn)一步修改。2.作用：供發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部在撰擬公文過程中討論、修改和送審使用。草擬文稿僅僅是正式文件形成過程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，草稿形成以后還要通過審核、簽發(fā)等處理環(huán)節(jié)。3.特點(diǎn)：未定型；非正式；無效力。一般的文件可能只有一次草稿。重要文件往往需要反復(fù)斟酌、修改和討論，可能形成多次草稿。4.種類：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。討論稿（征求意見稿），供有關(guān)方面或會(huì)議討論的重要文件的文稿（印件）。修改稿（修正稿），對討論稿進(jìn)行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要通過多次討論修改，從而形成多次修改稿。送審稿，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)送審批的文稿。重要文件的草稿，反映了公文在起草過程中內(nèi)容（思想）的變化，記錄了文件起草人、討論者、批閱者觀點(diǎn)和意見的異同，是寶貴的史料，應(yīng)當(dāng)妥善收存。（二）定稿也叫原稿、正稿、底稿。1.含義：經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批閱、簽發(fā)，或經(jīng)討論通過的定型文稿。2.作用：是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿。3.特點(diǎn)：①確切反映發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)文件的意圖，是制作正本的惟一“孤本”依據(jù)。不可再有更改，一旦改動(dòng)，則為草稿。②有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)標(biāo)識(shí)，有專門的價(jià)值和憑證作用，甚至比正式文件更有權(quán)威性。③重要文件的定稿要與正式文件樣本（存本）一同保存。第二節(jié)文書的文本在文書學(xué)中，文本指文件制作完成的最終書面形態(tài)。依照不同用途，文件有正本、副本、存本、修訂本之分。一些法規(guī)性文件還可能有試行本、暫行本等形式。（一）正本1.含義：依照經(jīng)審核簽發(fā)的定稿制成的文件文本，即正式文件。2.特點(diǎn)：①依照定稿制作；②發(fā)給主送機(jī)關(guān)；③有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力。3.種類：定型本，指一次定型、長期有效的文本。即一般意義的正本。試行本，公布試行的法規(guī)性文件文本，試行期內(nèi)具有法定效力。暫行本，法規(guī)性文件尚未制訂供長期執(zhí)行的完善文本時(shí)，暫且制發(fā)的、具有法定效力的文本。如《專利資產(chǎn)評估治理暫行方法》、《上海市國家行政機(jī)關(guān)電子公文治理方法（暫行）》。修訂本，對已公布生效的法規(guī)性文件予以修改后再行公布的文本。自修訂本公布之日起，原文本即告失效。一般而言，文件的產(chǎn)生都通過“草稿→定稿→正本”的過程。例外情形：（1）各種記錄性文件（會(huì)議記錄、電話記錄、值班記錄、信訪記錄等）直接在工作中形成，記錄完畢即成文。（2）一些領(lǐng)導(dǎo)人的親筆復(fù)信、批示，以職務(wù)身份即席講話、指示等，內(nèi)容效力等同于文件。（二）副本相關(guān)于正本而言，指文件正本以外的復(fù)制本。舊時(shí)復(fù)制文件靠手工謄抄，故也叫抄本。1.含義：依照文書正本復(fù)制的文本。只復(fù)現(xiàn)正本部分內(nèi)容的，稱為摘錄副本或節(jié)錄副本。2.作用：代替正本，供傳閱、參考和備查之用。3.產(chǎn)生副本的幾種情形：第一，某些發(fā)文有抄送機(jī)關(guān)。發(fā)給主送機(jī)關(guān)的主送件是正本，發(fā)給抄送機(jī)關(guān)的抄送件視為副本。此類副本的內(nèi)容和形態(tài)都與正本完全一致，其權(quán)威和效力也等同于正本。第二，發(fā)文機(jī)關(guān)在主送件、抄送件及存檔正本之外，為本機(jī)關(guān)有關(guān)部門工作之需而印制的文本，視為副本。此類副本的內(nèi)容與正本完全一致，形態(tài)或有差異，性質(zhì)上屬于參考資料。第三，收文機(jī)關(guān)因工作之需而復(fù)制收到的來文，均是副本。此類副本的內(nèi)容和形態(tài)，都與正本有異，性質(zhì)上屬于參考資料。（三）存本1.含義：發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)文件時(shí)留存歸檔的正式文本。2.特征：發(fā)文機(jī)關(guān)留存。（收文機(jī)關(guān)處理收文后歸檔，不叫存本。）3.作用：備查。對文件有疑問時(shí)，與定稿對比，可區(qū)分責(zé)任；在本機(jī)關(guān)未有副本時(shí)可滿足工作中的查詢需求?！粼诂F(xiàn)代辦公條件下，發(fā)文機(jī)關(guān)通常按已知的正本、副本需要用量，同一批次印制完成。因此，正本、副本、存本的區(qū)不，不在于書面形態(tài)是否完全一致，而在于作用和目的不同。第五章文書的處理和治理文書處理和文書治理，是文書工作的差不多內(nèi)容。第一節(jié)行文制度行文制度，即公文運(yùn)行必須遵守的制度。那個(gè)制度包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則。一、行文關(guān)系行文關(guān)系，是指在行文過程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間形成的文件往來關(guān)系。行文關(guān)系的實(shí)質(zhì)，是機(jī)關(guān)單位之間的組織關(guān)系。我國依法成立的社會(huì)組織的治理機(jī)關(guān)能夠分為三大類型：（一）政權(quán)機(jī)關(guān)我國現(xiàn)行的行政層次分5級：中央，?。ㄖ陛犑?、民族自治區(qū)、特不行政區(qū)），設(shè)區(qū)市（州、盟），縣（區(qū)、旗），鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）。政權(quán)機(jī)關(guān)大多在5個(gè)層次都有分布。1．立法機(jī)關(guān)體系：即全國及地點(diǎn)各級人民代表大會(huì)。人民代表大會(huì)閉會(huì)期間，由其常設(shè)機(jī)構(gòu)——常務(wù)委員會(huì)行使職權(quán)。省級以上立法機(jī)關(guān)或經(jīng)全國人大授權(quán)的市級立法機(jī)關(guān)才有立法權(quán)。2．行政機(jī)關(guān)體系：即中央人民政府（國務(wù)院）和地點(diǎn)各級人民政府。3．司法機(jī)關(guān)體系：由最高人民法院（中央）、高級人民法院（省級）、中級人民法院（設(shè)區(qū)市級）、人民法院（縣級）、司法所（鄉(xiāng)鎮(zhèn)級）構(gòu)成。4．其它政權(quán)機(jī)關(guān)：有檢察機(jī)關(guān)體系（4級，鄉(xiāng)鎮(zhèn)級不設(shè)）、政協(xié)機(jī)關(guān)體系、軍事機(jī)關(guān)體系等。（二）團(tuán)體機(jī)關(guān)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)體系，這一機(jī)關(guān)體系是我國憲法規(guī)定的國家領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力核心；中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)機(jī)關(guān)體系；全國工會(huì)機(jī)關(guān)體系；全國婦女聯(lián)合會(huì)機(jī)關(guān)體系；其他各種群眾性團(tuán)體，如文聯(lián)、社會(huì)科學(xué)聯(lián)合會(huì)等等。（三）實(shí)體機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)關(guān)，均由國家提供一定的經(jīng)費(fèi)，如學(xué)校和研究機(jī)構(gòu)等機(jī)關(guān)；企業(yè)單位機(jī)關(guān)。各級機(jī)關(guān)都有自己所轄的若干部門。在公文寫作中，一定要注意機(jī)關(guān)和部門的區(qū)不。每一社會(huì)組織都有治理機(jī)構(gòu)即機(jī)關(guān)，在機(jī)關(guān)中又有不同的職能部門。如市政府，應(yīng)理解為市政府機(jī)關(guān)，而商業(yè)局則應(yīng)理解為市政府機(jī)關(guān)所轄的部門之一。相對地，機(jī)關(guān)首長一般稱機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，部門首長一般稱部門負(fù)責(zé)人。我國社會(huì)組織機(jī)關(guān)及其部門、單位之間的組織關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，但相互之間的行文關(guān)系可歸結(jié)為隸屬關(guān)系、非隸屬關(guān)系兩大類：●隸屬關(guān)系即同一系統(tǒng)的上下級機(jī)關(guān)之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，這是一種垂直的直接的關(guān)系。反映這一關(guān)系的公文有：機(jī)關(guān)或部門的上行文（報(bào)告和請示等）、下行文（決定、批復(fù)等）?！穹请`屬關(guān)系即行文機(jī)關(guān)之間沒有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。具體情形有三種：1.上級主管業(yè)務(wù)部門和下級業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。2.同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間、同一機(jī)關(guān)各部門之間的平級關(guān)系。3.不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、單位之間，既無領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也無指導(dǎo)和被指導(dǎo)關(guān)系，不論級不，差不多上非隸屬關(guān)系，一般用“函”行文。二、行文方向和行文方式行文關(guān)系決定著行文方向與方式。（一）行文方向：指公文運(yùn)行的去向。機(jī)關(guān)單位公文的具體行文方向有：1．上行，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)運(yùn)行。2．下行，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的下級機(jī)關(guān)運(yùn)行。3．平行，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的同級單位或不相隸屬的單位運(yùn)行。（二）行文方式從不同角度能夠有不同的分類。如按公布傳遞范圍，分為內(nèi)部行文和對外行文；按公文傳遞途徑不同，分為直接行文和間接行文，等等。文秘工作中較有實(shí)際意義的分類，是按照機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和公文發(fā)送范圍，分為逐級行文、多級行文、越級行文等。◆逐級行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)差不多采取逐級行文的方式，按級逐級上報(bào)或下發(fā)文件，即只對直屬上一級機(jī)關(guān)或下一級機(jī)關(guān)制發(fā)公文，假如需要，再由上一級或下一級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。◆多級行文。為加快公文傳遞，在必要時(shí)可采取同時(shí)向若干層級的上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)制發(fā)公文，包括直達(dá)基層組織和向人民群眾公布?！粼郊壭形?。為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動(dòng)或抵觸，一般情況下幸免越級行文。此外，“公開公布”是一種專門的行文方式，即用登報(bào)、廣播或張貼等公開方式公布公文。三、行文規(guī)則公文的發(fā)表和傳播則是按照一定規(guī)則來運(yùn)行和傳遞的。2012年7月生效的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第四章第十三～十七條規(guī)定的行文規(guī)則，是我國黨政機(jī)關(guān)行文的要緊依據(jù)，企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的行文參照執(zhí)行。（一）注重效用《條例》第十三條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性?！边@是行文的首要原則。講究實(shí)效，才能保證發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威性，否則會(huì)出現(xiàn)效率低下的問題，以致于造成文牘主義，產(chǎn)生官僚主義。（二）依照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文《條例》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系依照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，專門情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)?！边@是差不多原則。國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國憲法》所規(guī)定的?！稇椃ā反_定中國共產(chǎn)黨是領(lǐng)導(dǎo)核心。為加強(qiáng)和改善黨的領(lǐng)導(dǎo)，在對社會(huì)和國家的治理上，實(shí)行黨政分開。反映在公文運(yùn)行上，黨和政府的行文不能混淆，黨政能夠聯(lián)合行文但不要相互行文。（三）向上級機(jī)關(guān)行文的規(guī)則1、原則上主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)，依照需要同時(shí)抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。2、黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級主管部門。3、下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級機(jī)關(guān)。4、請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。5、除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。6、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。（四）向下級機(jī)關(guān)行文的規(guī)則1、主送受理機(jī)關(guān)，依照需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。2、黨委、政府的辦公廳（室）依照本級黨委、政府授權(quán)，能夠向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府公布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后能夠由政府職能部門行文，文中須注明差不多政府同意。3、黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)能夠向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。4、涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5、上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。（五）聯(lián)合行文規(guī)則同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時(shí)能夠聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。（六）部門行文規(guī)則黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)能夠相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。第二節(jié)公文處理公文處理，也叫公文處理程序，是指公務(wù)文書的擬制、辦理、治理等一系列銜接有序的工作。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（2012）是當(dāng)前文書工作的差不多規(guī)范。一、公文擬制公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。（一）起草（擬稿）公文起草應(yīng)當(dāng)做到：1.符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.一切從實(shí)際動(dòng)身，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和方法切實(shí)可行。3.內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮亮，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。6.公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。7.機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。（二）審核（核稿）公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和方法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否通過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)刻、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求?！裥枰l(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核?！窠?jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并講明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。（三）簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)要緊負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）依照黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)要緊負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。二、公文辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。（一）發(fā)文程序發(fā)文辦理的要緊程序：1.復(fù)核。差不多發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。印制前必須編定發(fā)文字號，注明密級和時(shí)限，確定印制份數(shù)?？樣r(shí)，應(yīng)先出校樣，與定稿校對并復(fù)查格式、版記后，再正式付印。用印。公章是單位權(quán)威、責(zé)任和信用的標(biāo)志,蓋印是證實(shí)公文效力的一種標(biāo)志?？樣『昧说墓纳w上印章才生效。4.核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。分發(fā)是指將文件通過正規(guī)方式發(fā)送給受文單位。分發(fā)公文必須登記。一般采納簿冊式按年度登記發(fā)文。登記的項(xiàng)目要緊有:順序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)往機(jī)關(guān)、歸卷日期、歸入卷號、備注。涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、都市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。（二）收文程序收文辦理要緊程序是：1.簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)刻。簽收文書的注意事項(xiàng)：（1）認(rèn)真清點(diǎn)所收公文的件數(shù)是否正確。（2）細(xì)致檢查所收公文封筒上注明的收文機(jī)關(guān)、收件人是否確與本機(jī)關(guān)相符，檢查公文包裝是否有破損、開封等問題。（3）簽收應(yīng)簽寫收件人的全名,并寫上收到的時(shí)刻，以備事后查考。（4）不能拆開標(biāo)有“親啟”、“保密”等記號的郵件,除非上級授予如此的權(quán)力。啟封時(shí),要防止損壞文件。2.登記。對公文的要緊信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。一般采納簿冊式登記。不必登記的文件、材料:①各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物。②一般性的簡報(bào)。③行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請柬等。3.初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否差不多協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并講明理由。4.承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)依照公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢?！魯M辦擬辦是文秘部門負(fù)責(zé)人對收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見,以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦的意見,是一種參謀性意見或建議,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件,為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約時(shí)刻和精力,提高辦文效率。假如對一份文件有兩種以上的處理方案,要一并提出,同時(shí)提出自己的傾向性意見及理由。擬辦意見要寫在文件處理單上,要署上擬辦人姓名和日期,不可在文件上寫、畫。◆批辦批辦是領(lǐng)導(dǎo)人對來文由誰辦理及如何辦理作出決定并批示。批辦文件,要求單位領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真閱讀文件,琢磨擬辦意見,作出指示。批示中要給承辦部門指明辦理原則、辦理要求和注意事項(xiàng),并將文件迅速退交承辦部門及時(shí)處理。5.傳閱。依照領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)（辦復(fù)）。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并依照需要告知相關(guān)單位。三、公文治理《條例》第二十八條規(guī)定：各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文治理制度，確保治理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。健全、規(guī)范的公文治理，是黨政機(jī)關(guān)文書工作的重要內(nèi)容。在日常的文書工作中，負(fù)責(zé)治理公文的部門或?qū)Ｈ藨?yīng)當(dāng)及時(shí)收集差不多處理完畢的文書材料，分門不類進(jìn)行治理，也便于平常工作的查閱利用之需?！泊隧?xiàng)工作亦即“整理歸檔”的“平常歸整”，后面有詳述。〕◆黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一治理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位，應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備?！艄拇_定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格治理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人治理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)決定?！艄牡挠“l(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。涉密公文公開公布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開公布的時(shí)刻、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。經(jīng)批準(zhǔn)公開公布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力?！魪?fù)制、匯編機(jī)密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件治理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注?！艄牡某蜂N和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)依照職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效?！羯婷芄膽?yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀?！舨痪邆錃w檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后能夠銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。◆機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并治理；機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案治理部門。工作人員離崗離職時(shí)，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退?！粜略O(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級黨委、政府的辦公廳（室）提動(dòng)身文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合并或者撤銷時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。第六章文書整理歸檔文書整理與歸檔是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是文書工作與檔案工作的結(jié)合部，包括對已辦文件的初步整理、系統(tǒng)整理和歸檔三道要緊程序。第一節(jié)文書整理歸檔的意義一、文書整理歸檔的內(nèi)涵和意義文書整理歸檔，是將辦理完畢的具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按其相互聯(lián)系分類整理、裝盒，定期向檔案部門移交的工作過程。按照有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)行機(jī)關(guān)的文書由文書處理部門整理歸檔，定期移交。這意味著，文書辦理之后，移交檔案部門之前，在文書部門還有一個(gè)收存、保管的時(shí)期。因此，文書整理歸檔工作具有兩方面意義，一是便于文書部門在檔案移交之前保管和利用，二是為檔案部門整理和治理檔案奠定良好的基礎(chǔ)。依照文書的不同情況，“辦理完畢”有以下幾種情形：第一，發(fā)文，在文件發(fā)出后收存定稿和正本，即告“辦理完畢”。第二，收文，經(jīng)機(jī)關(guān)有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批或傳閱后，即是“辦理完畢”。需辦理具體事項(xiàng)或復(fù)文的，應(yīng)在辦妥或復(fù)文后才算“辦理完畢”?？傊?，按程序履行“注辦”手續(xù)后即為辦理完畢。第三，詢問、答復(fù)的往來文書，如請示與批復(fù)，問函與復(fù)函等，一般以復(fù)文處理論“辦理完畢”，并按“來－往”對應(yīng)關(guān)系收存文件。二、文書整理歸檔工作的改革文書整理工作，在2001年之前通稱“文書立卷工作”。所謂立卷，是將辦理完畢的具有查考利用價(jià)值的文書材料組合成案卷，并定期向檔案部門移交。2000年12月6日，國家檔案局在總結(jié)文書檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，公布了《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》，參見附錄），規(guī)定從2001年起，以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”?！罢怼迸c“立卷”差不不在本質(zhì)，而在于形式——案卷制作的不同。（一）以“件”取代“卷”過去的文書立卷，體現(xiàn)的是“案卷級”治理思想；現(xiàn)在的文書整理，體現(xiàn)的是“文件級”治理思想。這是我國文書檔案工作特不是文書整理工作改革的一項(xiàng)重要舉措。其優(yōu)點(diǎn)是：1．以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)“件”是文書制發(fā)、傳遞、處理的差不多單位，是文書運(yùn)動(dòng)過程中客觀存在的形式。而“卷”不是客觀存在的，它是人們要緊憑主觀經(jīng)驗(yàn)對文書進(jìn)行事后加工整理的產(chǎn)物。以“件”取代“卷”是以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)，從而使歸檔文件整理更符合文書運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律。

“件”的認(rèn)定：“件”是文書制發(fā)、傳遞、處理的差不多單位，同時(shí)也是文書歸檔的差不多單位。文書整理的“件”，有四種情形：（1）以“自然件”為一件，即一般的每份文件為一件；（2）文件正本與定稿，正文與附件，原件與復(fù)制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；（3）報(bào)表、名冊、圖冊（本）等為一件；（4）來文與復(fù)文合為一件。后三種情況是“自然件”在外延上的適度延伸，是具有自然、內(nèi)在、有機(jī)聯(lián)系的“組件”。2．文書整理更簡便易行和具有確定性傳統(tǒng)的整理方法按“六個(gè)特征”立卷，往往使人感到標(biāo)準(zhǔn)難以掌握，工作難度大，因?yàn)樗獞{個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和主觀推斷來進(jìn)行。而以“件”為單位按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類整理，簡化了程序，降低了難度，使文書整理工作簡便易行。3．有利于整理手段的現(xiàn)代化以“件”、“年度”、“機(jī)構(gòu)”等客觀標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行文書整理，便于計(jì)算機(jī)的輸入、輸出、識(shí)不和加工處理，這就為運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行文書整理制造了前提條件。同時(shí)，以“件”的題名輸入計(jì)算機(jī)并進(jìn)行排列，更加方便了文件的查閱和提供利用。（二）以“案盒”取代“案卷”1．方便文書檔案的借閱和查找2．方便檔案的復(fù)制與保密3．簡化了裝訂手續(xù)第二節(jié)文書整理歸檔的范圍和原則一、文書整理歸檔的范圍文書整理的范圍是指機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的文書材料哪些能夠歸檔。確定文書整理的范圍是為了幸免歸檔的文書有遺漏和不必要的重復(fù)，幸免造成“玉石不分”的現(xiàn)象。為保證歸整文書的完整和精練，正確地劃分文書整理的范圍是十分必要的。文書整理歸檔的重點(diǎn)應(yīng)該是以本機(jī)關(guān)單位直接產(chǎn)生的文書為主，著重歸整記載和反映本機(jī)關(guān)要緊職能活動(dòng)的、具有重要的長遠(yuǎn)查考價(jià)值的文書。（一）應(yīng)該整理歸檔的文件材料文書整理的范圍，指本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的文書材料哪些需要整理歸檔。涵蓋上級機(jī)關(guān)來文、本機(jī)關(guān)文件、下級機(jī)關(guān)來文、同級或非隸屬機(jī)關(guān)的來文、其他文件資料。整理歸檔的范圍應(yīng)以本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件為主。各機(jī)關(guān)均依據(jù)本單位文書工作實(shí)際，確定具體的“文書整理歸檔范圍”細(xì)目。（二）無需整理歸檔的文件材料1．重份文件2．未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿3．事務(wù)性的、臨時(shí)性的、沒有查考價(jià)值的文件材料4．與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性文件5．內(nèi)容被其他文件所包括了的文件材料6．一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封上述無需整理歸檔的文件材料，也可進(jìn)行簡單整理、登記，按規(guī)定經(jīng)本機(jī)關(guān)的辦公廳（室）主任或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。文件銷毀涉及機(jī)密的，應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。其中，銷毀絕密文書（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。二、文書整理歸檔的差不多原則和質(zhì)量要求文書整理歸檔的差不多原則是：遵循文件形成的客觀規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文書的不同價(jià)值，便于保管和查找利用。（一）文書整理歸檔的差不多原則1．遵循文件形成的客觀規(guī)律文書是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀、自然的反映。各個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)差不多上有規(guī)律的、按打算來完成的。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，直接決定了文件的形成規(guī)律。因此，整理文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照文件的形成規(guī)律，以反映出機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌，反映出各項(xiàng)方針政策的貫徹執(zhí)行和各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，使整理后的檔案成為系統(tǒng)的歷史記錄。2．保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系每個(gè)機(jī)關(guān)同它的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)和許多有關(guān)機(jī)關(guān)，有上下左右、四面八方的聯(lián)系。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)部門之間，各項(xiàng)工作、各個(gè)工作進(jìn)展時(shí)期之間，也是有聯(lián)系的。這種工作聯(lián)系，決定了文件之間自然的、歷史的有機(jī)聯(lián)系。整理文件就必須按照其自然形成的規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，正確分類整理，就能反映出機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，反映出機(jī)關(guān)的要緊業(yè)務(wù)工作情況。3．區(qū)分文書的不同價(jià)值機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的文件專門多，盡管差不多上歷史的記錄，但它們的記錄價(jià)值不同。這就需要區(qū)分它們的不同價(jià)值，分開進(jìn)行整理，以便今后對短期及長期文件到一定歷史時(shí)期，失去查考利用價(jià)值以后，進(jìn)行銷毀。4．便于保管和查找利用文書整理的全然目的，是便于保管和利用。因此，文書整理歸檔時(shí)，除了要保持完整、系統(tǒng)外，還要考慮保管和利用的方便。（二）文書整理歸檔的質(zhì)量要求1．整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整齊全完整一方面是指所收集的文書材料應(yīng)齊全、完整，沒有缺漏，特不是有關(guān)重要文書材料應(yīng)盡力收集齊全，否則就會(huì)造成損失。另一方面是指收集到的文書材料沒有漏頁及破損等情況，漏頁的應(yīng)找齊，破損的應(yīng)予以修整，字跡模糊或易退變的文書應(yīng)予以復(fù)制。2．整理歸檔的文書要符合檔案愛護(hù)的要求這要緊指整理歸檔的文書材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合經(jīng)久、耐用等要求，以利于能夠妥善的保管。3．整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確依照文書檔案保管期限的規(guī)定，文書的保管期限分為永久（50年以上）、長期（15年以上，50年以下）、短期（15年以下）三種。（1）凡是記載和反映本機(jī)關(guān)的要緊職能活動(dòng)和差不多歷史面貌的，在國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭和科學(xué)研究工作中，有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件，應(yīng)當(dāng)列為永久保管。（2）凡是在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)本機(jī)關(guān)進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)需要查考的文件，應(yīng)劃為長期保管。（3）其他一些只在比較短的時(shí)期內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考的文件，作為短期保管。在文書的整理工作中，要依照《文書保管期限表》的規(guī)定，正確判定保管期限，將不同保管期限的文書分不整理。第三節(jié)文書整理歸檔的步驟（一）編制分類方案類目分類方案類目是按照文書整理的原則擬制出來的歸檔文書的類不和條目。類不的編制大體有三個(gè)步驟：1、按保管期限分類應(yīng)歸檔的文書一般先按保管期限分開整理，然后再考慮其他分類。2、按組織機(jī)構(gòu)分類即按機(jī)關(guān)部門名稱劃分，可直接采納各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的名稱作為類名。3、按問題分類即按工作性質(zhì)及有關(guān)事項(xiàng)的不同進(jìn)行劃分，如綜合類、組織類、宣傳類、政法類、技術(shù)類等等。按問題分類不受機(jī)構(gòu)的限制。按問題分類要注意各類之間應(yīng)劃分清晰，不能互相包含，類名應(yīng)該清晰明確。類與類之間可按重要程度和系統(tǒng)性排列。由于文書部門的整理歸檔工作按年度進(jìn)行，故“年度”是實(shí)際上的第一級分類。文書整理分類方案應(yīng)與本機(jī)關(guān)檔案室的分類相適應(yīng)，因此，分類方案類目的編制應(yīng)在機(jī)關(guān)檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行。（二）平常歸整平常歸整，確實(shí)是平常把逐步形成的應(yīng)歸檔文書，依據(jù)文書分類方案，以“件”為單位隨時(shí)歸整到相關(guān)類目，裝入案盒。平常歸整的目的，就在于把文書整理的基礎(chǔ)工作放到日常來做，使平常能有打算地收集文件，分門不類進(jìn)行治理，為年終的整理歸檔奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，也便于平常工作的查閱利用。平常文書整理要注意兩點(diǎn)：1、及時(shí)收集差不多處理完畢的文書材料2、定期檢查（三）系統(tǒng)整理即在平常歸整的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編制目錄。文書的系統(tǒng)整理應(yīng)按照國家檔案局2000年12月6日公布的《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行。1、確定案盒內(nèi)文書確定案盒內(nèi)文書是指在平常歸整的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)案盒內(nèi)積存的文件，按照文書整理歸檔的原則和要求進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。2、填寫案盒事項(xiàng)盒（卷）內(nèi)文件目錄表備考表案盒（卷）封面、盒（卷）脊（四）歸檔·歸檔制度文書通過整理，轉(zhuǎn)化為檔案后，應(yīng)及時(shí)向機(jī)關(guān)檔案室移交。歸檔，確實(shí)是文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件移交給檔案室集中保管。移交時(shí)，要編制移交目錄一式兩份，雙方清點(diǎn)案盒，履行簽字手續(xù)。國家檔案局公布的《機(jī)關(guān)檔案室工作業(yè)務(wù)規(guī)范》具體規(guī)定了文書的歸檔制度。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)刻及案盒質(zhì)量要求。1、歸檔范圍歸檔范圍即文書整理的范圍，凡屬整理歸檔范圍的文件，一律歸檔；不屬于文書整理歸檔范圍的文件，不需歸檔。不歸檔的文件可按制度銷毀。2、歸檔時(shí)刻文書部門或相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，一般應(yīng)在第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案，對一些專門性的文書或駐地比較分散的個(gè)不業(yè)務(wù)單位的文書，為便于日常查找和利用，也可依照實(shí)際情況商定適當(dāng)?shù)臍w檔時(shí)刻。3、歸檔質(zhì)量要求應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整；按照文件之間的有機(jī)聯(lián)系和保存價(jià)值，科學(xué)地整理歸檔；歸檔的案盒應(yīng)符合文書整理歸檔的各項(xiàng)質(zhì)量要求。第六章檔案與檔案工作文件經(jīng)文書部門整理歸檔，就正式轉(zhuǎn)化為檔案，進(jìn)入一個(gè)新的運(yùn)動(dòng)時(shí)期。檔案工作也稱檔案治理工作，確實(shí)是用科學(xué)的原則和方法治理檔案，為社會(huì)各方面服務(wù)。第一節(jié)檔案“檔案”是檔案學(xué)最重要的概念。從現(xiàn)有文獻(xiàn)看，“檔案”作為書面語言出現(xiàn)于明末清初。一、檔案的概念人們在社會(huì)實(shí)踐中對檔案這一事物不斷加深認(rèn)識(shí)，逐步形成了關(guān)于檔案的概念，但具體的表述各有不同。聯(lián)系文書概念，檔案的定義能夠簡潔地表述為：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在自身的社會(huì)活動(dòng)中形成，通過系統(tǒng)整理，作為歷史記錄保存以備查考的文書。這一定義的內(nèi)涵有以下幾點(diǎn)：檔案是由文書材料有條件地轉(zhuǎn)化而來的，是文書的另一種存在形式。文書轉(zhuǎn)化為檔案一般要具備三個(gè)條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案保存，正在承辦中的文書不是檔案。所謂辦理完畢是相對而言的，要緊是指完成了文書處理程序。第二，對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)有一定查考利用價(jià)值的文書，才有必要作為檔案保存。第三，將文書按照一定的規(guī)律集中保存起來，才能最后成為檔案。檔案確實(shí)是通過立卷歸檔集中保存起來的文書。檔案是各機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在其自身活動(dòng)中形成的。由文書轉(zhuǎn)化而來的檔案，同樣來源于形成者特定的實(shí)踐活動(dòng)。（檔案的形成者未必確實(shí)是文件作者）檔案的形式是多種多樣的。文書的物質(zhì)存在形式?jīng)Q定了檔案的物質(zhì)形式。在人類社會(huì)長期的社會(huì)實(shí)踐中，文書和檔案的形式不斷進(jìn)展和變化，豐富多樣。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)展，檔案的形式還會(huì)發(fā)生變化。檔案是保存?zhèn)洳榈脑加涗?。文書是行為主體在自身的職能活動(dòng)中形成的，由文書轉(zhuǎn)化而來的各種檔案確實(shí)是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，而不是事后另行編寫和隨意收集的間接材料。它具有記錄和反映機(jī)關(guān)、組織和聞名人物活動(dòng)的原始性品行，是歷史的真跡和憑證，有著重要的查考使用價(jià)值。二、檔案的屬性和特點(diǎn)（一）檔案的性質(zhì)檔案與文書一樣，具有政治性、機(jī)密性、知識(shí)（信息）性等一般屬性，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。檔案是歷史的原始記錄，這首先是由檔案的前身——文書的形成特點(diǎn)決定的。文書產(chǎn)生于行為主體的社會(huì)實(shí)踐，是這種實(shí)踐的“連帶產(chǎn)品”，是人類社會(huì)活動(dòng)的直接記錄，從內(nèi)容到形式都打上了鮮亮的時(shí)代印記。其次，還決定于檔案的形成特點(diǎn)。文書是隨著人的實(shí)踐交錯(cuò)地陸續(xù)地產(chǎn)生的，信息難免“散亂”，而通過整理轉(zhuǎn)化為檔案，就成為一個(gè)有機(jī)的信息系統(tǒng)，歷史得以清晰地“記錄”和保存。因此，在一定意義上，檔案比文書更系統(tǒng)地反映歷史的原貌，是最真實(shí)、最可靠、最寶貴的史料。原始記錄性不僅使檔案區(qū)不于圖書、報(bào)刊等，也區(qū)不于文書。（二）檔案的特點(diǎn)(1)信息的系統(tǒng)性。檔案是對有關(guān)文書、信息材料進(jìn)行系統(tǒng)整理以后形成的，不通過系統(tǒng)整理的零散的信息材料，不能以其為檔案。(2)保存的選擇性。不是所有的文書材料都能轉(zhuǎn)化為檔案，必須是日后有查考利用價(jià)值的文書，才能轉(zhuǎn)化為檔案。三、檔案的價(jià)值和作用（一）檔案的差不多價(jià)值1.憑證價(jià)值檔案是原始記錄，是歷史的真憑實(shí)據(jù)。檔案真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)，是歷史的真跡，可靠性強(qiáng)，因此，具有不容置辯的證據(jù)作用，往往具有法律效力。2.情報(bào)價(jià)值檔案是以往社會(huì)活動(dòng)以及各項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)成果，關(guān)于現(xiàn)實(shí)工作的查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)研究、歷史研究都有著極其重要的參考作用。一般而言，檔案保存的年代愈久，也就愈寶貴，對科學(xué)研究和歷史研究的價(jià)值也就愈大。（二）檔案的現(xiàn)實(shí)作用基于檔案的兩大價(jià)值，檔案在現(xiàn)實(shí)生活中的作用是多方面、多層次的，要緊有三個(gè)方面的作用：(1)現(xiàn)實(shí)工作、社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)。(2)歷史的憑據(jù)。(3)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。四、檔案的分類按不同標(biāo)準(zhǔn)，檔案有多種分類。人們把檔案分為文書檔案、科技檔案、專門檔案三類，這是邏輯不嚴(yán)密的適應(yīng)分類。文書檔案，指稱的是由通用文書轉(zhuǎn)化而來的、反映一般治理活動(dòng)的一般檔案。按檔案形成者分類，有國家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案。獨(dú)立的社會(huì)組織（立檔單位）是區(qū)分檔案全宗的依據(jù)，社會(huì)組織的類型是建立全宗群的依據(jù)。按檔案內(nèi)容性質(zhì)分類，有立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科技檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。按檔案載體形式分類，有石刻檔案、泥版檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟版檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。按信息記錄方式分類，有文字檔案、圖形檔案、音像檔案。音像檔案又可分為照片、錄音、錄像、影片檔案。這些檔案的保管技術(shù)要求各有不同，這種劃分能夠有針對性地愛護(hù)檔案。按檔案所屬時(shí)期分類，有古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案又統(tǒng)稱歷史檔案。在我國，對國家全部檔案作如下劃分：五、檔案與文書的聯(lián)系和區(qū)不文書與檔案既有緊密聯(lián)系，又屬性不同。“文件生命周期”理論能夠較好地講明文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)不。由此可見，文書是秘書工作、文書工作與檔案治理工作的共同對象。1、聯(lián)系就實(shí)體來看，文書、檔案所指的是處于不同運(yùn)動(dòng)時(shí)期的同一類事物。文書是檔案的前身，是檔案的差不多來源；檔案是文書的變身，是文書的要緊歸宿?！拔臅須w檔”是文書與檔案的接合部。古代“文、檔不分家”，民國政府試行過“文書檔案連鎖法”，新中國實(shí)行“文書部門立卷”制度。這些都表明了文書與檔案的天然聯(lián)系，也在客觀上加強(qiáng)了這種聯(lián)系。2、區(qū)不文書與檔案的要緊成分差不多上文字材料，但兩者又有區(qū)不。文書是現(xiàn)實(shí)的；檔案是歷史的?！拔臅須w檔”是文書與檔案的分水嶺。文書并不是全部轉(zhuǎn)化為檔案；檔案還包括不屬于文書的資料。●文書是社會(huì)生活進(jìn)行中正在運(yùn)行使用、未經(jīng)整理歸檔的文字材料；檔案則是工作完畢之后停止運(yùn)行、且通過整理歸檔的文字材料?！裎臅a(chǎn)生于正在進(jìn)行的工作之中或工作剛剛完成之后，與現(xiàn)行工作緊密相關(guān)，是必須遵循的依據(jù)；檔案則產(chǎn)生于某項(xiàng)工作全面結(jié)束之后，是以往工作的歷史記