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商務(wù)郵件禮儀商務(wù)郵件禮儀商務(wù)郵件禮儀資料僅供參考文件編號(hào):2022年4月商務(wù)郵件禮儀版本號(hào):A修改號(hào):1頁(yè)次:1.0審核:批準(zhǔn):發(fā)布日期:郵件禮儀一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領(lǐng),在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容,便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急,分別處理。一定不要空白標(biāo)題,這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵,也請(qǐng)追加一封郵件對(duì)此疏忽表示歉意。標(biāo)題要簡(jiǎn)短,不宜冗長(zhǎng),不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。附上郵件出處。對(duì)外郵件,最好寫上來(lái)自**公司的郵件,如:分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷,以便對(duì)方一目了然又便于留存;對(duì)內(nèi)郵件,要加上部門和姓名,如:運(yùn)營(yíng)管理部陳節(jié)雷。標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標(biāo)題,如“王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題,例如:“嘿!”或是“收著!”。一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題,不在一封信內(nèi)談及多件事情,以便于日后整理?;貜?fù)對(duì)方郵件時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題,不要RERE一大串。主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。示例:有錯(cuò)別字標(biāo)題太長(zhǎng)亂碼無(wú)主題無(wú)發(fā)件人空白無(wú)發(fā)件人主題簡(jiǎn)短明了有發(fā)件人二、關(guān)于稱呼與問(wèn)候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼如:“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”……如果對(duì)方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方,如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”,顯得很熟絡(luò)。稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“你好”或者“您好”,開頭問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫。結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了,若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意,在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式,“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格,而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。示例:無(wú)任何內(nèi)容稱呼沒(méi)有頂格,問(wèn)候語(yǔ)沒(méi)有換行空兩格無(wú)稱呼和開頭問(wèn)候語(yǔ)無(wú)問(wèn)候語(yǔ)落款沒(méi)有空兩格三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分Email正文要簡(jiǎn)明扼要,行文通順若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你,第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明自己的身份,姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重,點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要,最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān),主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事,別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多,有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,正文應(yīng)只作摘要介紹,然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述正文行文應(yīng)通順,多用簡(jiǎn)單詞匯和短句,準(zhǔn)確清晰的表達(dá),不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件,千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。注意Email的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同,選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述,以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方,請(qǐng)、謝謝之類的敬語(yǔ)要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人,因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確如果事情復(fù)雜,最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng),沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚,說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件,這會(huì)讓人很反感盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字,注意使用拼寫檢查合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的,但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度選擇合適的語(yǔ)言和字體中文用宋體或新宋體,英文用Verdana或Arial字型,字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用背景信紙,特別對(duì)商務(wù)郵件。合理利用圖片,表格等形式來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件,單純以文字形式很難描述清楚??梢耘浜蠄D表加以闡述。不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符,在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。附件如果郵件帶有附件,應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;附件文件應(yīng)按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內(nèi)容,方便收件人下載后管理;正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明,特別是帶有多個(gè)附件時(shí);附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè),數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;如果附件是特殊格式文件,因在正文中說(shuō)明打開方式,以免影響使用;如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB),應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。示例:四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化結(jié)束語(yǔ)必不可少,如果你怕忘記了,不如把這部分內(nèi)容設(shè)計(jì)在簽名里簽名信息不宜過(guò)多簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過(guò)多,一般不超過(guò)4行。不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái),簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔,靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡(jiǎn)體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。五、正確使用發(fā)送,抄送,密送要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的,理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng),當(dāng)然如果CC的人有建議,當(dāng)然可以回Email。TO,CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前,首先確保所有收件人需要此消息。除此之外,轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎,不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理,以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人,讓人摸不著頭腦。不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。示例:收件人與正文稱呼不對(duì)收件人排序不對(duì)六、發(fā)送前的注意事項(xiàng)電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人,抄送人,主題,所添加的附件等是否正確無(wú)誤,正文內(nèi)容是否清晰合理,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等,如果客戶端有多個(gè)電子信箱,還要確認(rèn)所使用的的郵件服務(wù)器是否正確,不要混淆了內(nèi)部信箱
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