文書工作與檔案管理實務(wù)教材課件

13十二月2022文書工作與檔案管理實務(wù)教材12十二月2022文書工作與檔案管理實務(wù)教材1項目二文書處理項目二文書處理2教學規(guī)劃教學目的

1、掌握文書行文制度2、能夠按規(guī)范進行收、發(fā)文辦理;3、能夠按規(guī)范進行文書傳閱。教學重點

1、發(fā)文處理2、收文處理3、文書傳閱教學難點

1、發(fā)文處理流程2、收文處理流程教學方法

講授、討論、實訓教學手段

多媒體教學時數(shù)

10課時

教學規(guī)劃教學目的3

項目構(gòu)成任務(wù)一：發(fā)文辦理任務(wù)二：收文辦理任務(wù)三：文書傳閱項4

發(fā)文處理是公文形成的重要階段,是指各種社會組織為制發(fā)公文所進行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動。具體環(huán)節(jié)包括：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。任務(wù)一：發(fā)文辦理任務(wù)一：發(fā)文辦理5情景任務(wù)

（秘書辦公室內(nèi)）王俐（對剛招聘進來的秘書）：小胡，最近正值公司業(yè)務(wù)旺季，公司人手緊缺，可又不能招人太多，所以經(jīng)常要加班，按照李總的意思，加班費如何計算，他讓我們先拿出個初步意見來，他同意后下個通知，所以你先起草一下這個通知，注意一定按國家相關(guān)法律法規(guī)來寫。胡：好的，我馬上就寫。情景任務(wù)（秘書辦公室內(nèi)）6第二天：王俐：小胡，昨天讓你寫的通知草稿寫怎么樣了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李總辦公臺上了。王俐：放李總那去了？這么快？小胡：有什么不對嗎？不是說李總看過同意了就發(fā)嗎？王俐：那你的底稿還有吧？拿來我先看一下。小胡：你也要看？對不起，我不知道，喏，這是，你看吧。第二天：7風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：鑒于目前公司業(yè)務(wù)紅火，大家加班勞累，比較辛苦，但這是沒辦法的事，不可能再招較多員工，只好大家咬緊牙關(guān)，共渡難關(guān)。當然，不會讓大家白忙活，公司一定會根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下面將有關(guān)事項通知如下：一、發(fā)放對象：公司所有員工。二、發(fā)放的時段：八小時以外。三、發(fā)放的標準：個人每小時平均工資的三倍。四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導簽字和最少一位同事口頭或書面證明。辦公室二ＯＯ五年六月二日風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：8情景思考小胡的發(fā)文程序有問題嗎？按照你的理解，說說她應(yīng)當如何做。情景思考小胡的發(fā)文程序有問題嗎？按照你的理解，9以本單位名義制發(fā)公文的過程一、發(fā)文辦理的含義溫故而知新發(fā)文辦理以本單位名義制發(fā)公文的過程一、發(fā)文辦理的含義溫故而知新發(fā)文辦102.發(fā)文記錄了本單位內(nèi)外工作活動過程，為本單位積累檔案奠定了基礎(chǔ)

1.通過發(fā)文行使法定的職權(quán)、表達意圖、傳遞信息。發(fā)文辦理3.單位發(fā)文的形成與過程是由眾多工作人員共同參與的組織行文。二、發(fā)文辦理的實質(zhì)2.發(fā)文記錄了本單位內(nèi)外工作活動過程，為本單位積累檔案奠定了11草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)三、發(fā)文辦理的流程(P19)發(fā)文辦理草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)三、發(fā)文辦理的流程(P19)124修改文稿

3.會稿與會商

1.領(lǐng)受任務(wù)與準備

2.起草

引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”第三層為“1．”第四層為“(1)”公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字形成文稿

1、擬稿4修改3.會稿與1.領(lǐng)受2.起草引用公文應(yīng)當先引標題13小胡按照王俐的意思草擬文稿：1）交擬環(huán)節(jié)：領(lǐng)會領(lǐng)導意圖2）準備環(huán)節(jié)：收集組織材料3）構(gòu)思：提綱4）撰文：初稿形成（進行必要的會商）

情景任務(wù)★小胡該如何擬稿呢

小胡按照王俐的意思草擬文稿：情景任務(wù)★小胡該如何擬稿呢14（1）核稿的范圍與內(nèi)容1）是否確需行文2）文種是否恰當3）內(nèi)容是否合法2、審核4）措施和辦法是否切實可行5）涉及多個部門的事項是否協(xié)商一致6）擬辦的公文用語是否恰當（1）核稿的范圍與內(nèi)容1）是否確需行文2）文種是否恰當3）內(nèi)15

經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)屬于總體方面的問題，應(yīng)提出原則性修改意見，退撰稿人或撰稿部門進行修改。審核文稿宜在紙質(zhì)發(fā)文稿紙上進行。（2）審核工作的分工

業(yè)務(wù)部門負責人審核，審改的重點是文稿中涉及的有關(guān)業(yè)務(wù)工作的有無與現(xiàn)行政策法規(guī)相抵觸之處、文稿中引用的材料是否準確、反映的情況是否如實、所作結(jié)論是否恰當。（3）核稿的結(jié)果經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)屬于總體方面的問題，應(yīng)提出原則性修改意16情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：審核：小胡將完成的初稿交由王俐審核就情景案例而言王俐審核的要點有：1、有無行文的必要：劉俐應(yīng)首先權(quán)衡有無下發(fā)該通知的必要，以及就公司實際情況對公司支付加班費的能力及基本數(shù)據(jù)進行評估。2、文種：文種適當，但標題不能達意。改為：《關(guān)于發(fā)放加班費的通知》。3、文稿內(nèi)容：不合法。4、措施、辦法是否切實可行：1）用語不當，影響可行性（公司所有員工、八小時以外）；2）缺少必要的附件支撐，導致模糊混淆不易落實；3）需設(shè)計制作工作用表，并以附件形式加入：加班費申請表；加班證明。5、公文用語：過于口語化，需修改。1-3-26、由于是公司內(nèi)部發(fā)文，且為制度性文件，不涉及其他單位，故無須會簽。

情景任務(wù)★王俐該如何審核呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：審核：小胡將完成的初稿交由王俐審核173、簽發(fā)簽發(fā)內(nèi)容務(wù)必明確、完整、規(guī)范，明確簽署核準意見，完整地簽上姓名與時間。簽發(fā)的分工

以本單位（部門）名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本單位（部門）名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。

聯(lián)合行文的會簽聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必要程序，文稿只有經(jīng)過簽發(fā)后方能成為定稿，具有正式文件的效用。3、簽發(fā)簽發(fā)內(nèi)容務(wù)必明確、簽發(fā)的分工以本單位（部門）名義18情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：簽發(fā)：王俐將審核通過的文件發(fā)文稿紙交由分管領(lǐng)導簽發(fā)?？偨?jīng)理在簽發(fā)意見欄明示：同意發(fā)文——簽上自己的姓名——填寫日期1-3-2

情景任務(wù)★領(lǐng)導該如何簽發(fā)呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：簽發(fā)：王俐將審核通過的文件發(fā)文稿紙194、復核復核的含義

公文在正式印制前，秘書部門進行的再次審核工作。復核的內(nèi)容處理程序：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備？附件材料：是否齊全？文件格式：是否統(tǒng)一、規(guī)范？（按照《國家行政機關(guān)公文格式》）文件的形式：是否有錯字漏字、標點4、復核復核的含義公文在正式印制前，秘書部門進行的再次審20情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：復核：王俐對文件定稿進行再次審核。經(jīng)審核，簽發(fā)手續(xù)已完備；附件材料已齊全，公文格式規(guī)范，可送交繕印。情景任務(wù)★王俐該如何復核呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：情景任務(wù)★王俐該如何復核呢 215、印制文件

P26繕印校對校對內(nèi)容和校對格式：包括發(fā)文的用紙大小、版面設(shè)置、行距、字距、公文中各組成部分的標識等是否符合有關(guān)規(guī)定?？樣〉姆N類：打印、膠印、鉛印和復印校對的要求1、人員組織上注意彌補個人局限性。2、正確使用校對符號。3、用另色筆工整、清晰標示。4、簽署意見和注明校對人?？樣。父鶕?jù)發(fā)文定稿進行排版印制文件正本的過程。要求：準確、規(guī)范、及時、美觀5、印制文件P26繕印校對校對內(nèi)容和校對格式：包括發(fā)文的22情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言繕印與校對的要點有：1、將簽發(fā)稿送到公司文印室進行繕??；2、繕印過程中將印制出來的文本清樣與定稿再次進行字、句、標點的校對，尤其注意數(shù)字、地名、人名等關(guān)鍵詞，以及公文數(shù)據(jù)。注意排版格式，字體、字號、格式統(tǒng)一。3、校對無誤后，填寫繕印登記表。

情景任務(wù)★該如何繕印與校對

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言繕印與校對的要點有：236、用印印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，其余絕大部分文件印制完畢必須按規(guī)定用印，以示發(fā)文機關(guān)對文件生效的認可,對此負有法律責任。發(fā)文原則上以誰的名義文，就用誰的印章聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章在印好的文件正本的落款處加蓋單位公章6、用印印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，其余絕大部分文件印制24情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言用印的要點：1、注意用印的文件必須是已簽發(fā)的文件；2、用印要做到上不壓正文，下騎年蓋月，印章端正，印色朱紅，濃淡適宜，印跡清晰。見1-3-2情景任務(wù)★該如何用印呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：情景任務(wù)★該如何用印呢 256、發(fā)文登記序號發(fā)文日期發(fā)文字號文件標題密級緊急程度發(fā)送單位附件份數(shù)歸卷情況備注文件發(fā)出前對文件的相關(guān)項目進行記錄，以便對發(fā)文進行統(tǒng)計、核查等。6、發(fā)文登記序號發(fā)文日期發(fā)文字號文件標題密級緊急程度發(fā)送附件26情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：見1-3-4情景任務(wù)★該如何登記呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：情景任務(wù)★該如何登記呢 277、發(fā)文傳遞與公布

發(fā)文傳遞

直接送達收文機關(guān)普通郵寄機要通信機要交通文件交換電信傳遞發(fā)文傳遞是連接文件的發(fā)文程序與收文程序的通道。簽定合同、協(xié)議書、意向書等文件時往往采取互換文本的方式進行傳遞。文件的公布

文件公布是將發(fā)文單位的意圖最快地傳遞給收文者的有效方式。7、發(fā)文傳遞與公布發(fā)文傳遞直接送達收文機關(guān)普通郵寄機要通28情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言分發(fā)的要點有：1、封裝文件。注意：有無附件、密級、數(shù)量、文件完整度、有無蓋章等2、書寫文件封面。注意：清楚正確；不濫用簡稱和不規(guī)范的字體；如有緊急、密級等特殊要求必須在封面上加蓋相關(guān)戳記。3、裝封。注意：文件要短于封口，封口要牢靠嚴實，不能用訂書釘，密級文件要貼密封條，并騎縫加蓋密封章。4、發(fā)送。注意：發(fā)送渠道主要有電信傳送和人工傳達。本情景任務(wù)，封裝文件發(fā)給三個分公司即可。5、歸卷。文件分發(fā)文畢，文秘人員將發(fā)文稿紙、定稿和文件正本歸檔，以備查考和年終立卷歸檔。

情景任務(wù)★分發(fā)要點

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言分發(fā)的要點有：情景29本節(jié)補充簽發(fā)類型：正簽、代簽、核簽（加簽）、會簽簽發(fā)的權(quán)限簽發(fā)的原則：先核后簽簽發(fā)規(guī)范：發(fā)文稿紙“發(fā)”、“急發(fā)”；代簽時標注“代”“代簽”字樣。需核簽或加簽的要明確“請某某同志審閱后發(fā)出”查辦方式和要求本節(jié)補充簽發(fā)30本節(jié)小結(jié)1、發(fā)文處理流程？2、各環(huán)節(jié)操作要領(lǐng)？3、發(fā)文處理中使用的工具載體？本節(jié)小結(jié)1、發(fā)文處理流程？311、發(fā)文的實質(zhì)；幻燈片162、發(fā)文流程；幻燈片123、發(fā)文各環(huán)節(jié)操作要領(lǐng)。本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)用知識點本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)32案例分析宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作還在適應(yīng)和調(diào)整之中。這天，公司銷售部王經(jīng)理代擬了一份以公司名義發(fā)出的急件，他將文稿打印在空白的復印紙上送到公司辦公室。秘書小李一看是急件，二話不說就蓋了公章，王經(jīng)理拿著蓋了章的文稿急忙送到總經(jīng)理處簽字。總經(jīng)理一邊看一邊用筆對文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白處簽上了自己的姓名和日期，吩咐秘書立即發(fā)送出去。

任務(wù)：評述案例中的發(fā)文處理（是否正確，為什么？）注意思維邏輯與語言表述。

溫故而知新案例分析宏利公司南昌分公司成立不久，公33案例總結(jié)文件是制定政策、發(fā)布法規(guī)、開展對外聯(lián)系的重要工具，文件的內(nèi)容是單位最高權(quán)利意志的體現(xiàn)，具有權(quán)威性和約束力。文件的制發(fā)一定要按照規(guī)范的程序進行。宏利公司南昌分公司的發(fā)文處理程序極不規(guī)范。首先部門經(jīng)理的文稿不能隨便打印在復印紙上，應(yīng)該啟用公司的專用文件紙；其次秘書在接到這份待發(fā)的文件后應(yīng)先請領(lǐng)導審閱，領(lǐng)導簽發(fā)后方可蓋章，而不是未經(jīng)審核就擅自蓋章；第三，總經(jīng)理在已蓋章的文件上進行修改，就不能用修改稿作為最后的成文發(fā)出，而應(yīng)重新打印一份蓋章后發(fā)出。

案例總結(jié)文件是制定政策、發(fā)布法規(guī)、開展34實務(wù)訓練經(jīng)理讓高潔起草一份“藥材展銷會保衛(wèi)工作意見”并于兩日內(nèi)發(fā)出。如果你是高潔會怎樣完成這個發(fā)文處理任務(wù)呢？

請各小組在討論的基礎(chǔ)上：1、寫出本小組具體的發(fā)文處理流程；2、進行簡單的模擬演練。溫故而知新

實務(wù)訓練經(jīng)理讓高潔起草一份“藥材展銷會35總結(jié)：高潔的發(fā)文處理流程

1、遵照草擬文件的要求，擬寫文稿。2、對字詞、格式、標點符合等進行檢查后，交經(jīng)理審核。3、經(jīng)理對文件內(nèi)容進行仔細審查，對文稿進行了個別修改。4、高潔將經(jīng)理改動的地方在電腦上進行了相應(yīng)的修改，并再一次核對修改后的文件。核對無誤后，用空白A4紙輸出該文件并附上文件簽發(fā)單一并交給經(jīng)理審查。簽發(fā)單5、經(jīng)理確認無誤后在簽發(fā)單上簽上了自己的名字和日期。6、高潔回到辦公室按現(xiàn)有格式重新用公司的文件紙打印了二十份，分別蓋上公司的公章，然后在公司發(fā)文登記簿上作了登記。7、高潔將文件分發(fā)到各個部門，并要求他們在收文單上簽字。

總結(jié)：高潔的發(fā)文處理流程1、遵照草擬文件的36秘書錦囊：退回的公文該如何處理

公文被退回時，應(yīng)先看退回的理由說明，然后根據(jù)具體情況具體辦理；如果是一般公文格式的問題，只需要重新修正后再上報即可；如果是未經(jīng)協(xié)商獨自辦理的公文，應(yīng)按程序重新履行會簽程序，取得一致意見或列明各方理由后再報；對內(nèi)容改動較大或有實際性改動的公文，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導人重新審批后簽發(fā)。修改后的公文仍可用原編文號，但必須將原印發(fā)件做廢處理。秘書錦囊：退回的公文該如何處理

37溫故而知新學完上一次課最大的收獲是什么?

案例分析

實務(wù)訓練

文件的制發(fā)一定要按照規(guī)范的程序進行！

1、這個規(guī)范的程序知道了嗎?(知)2、如何按照這個程序來做各環(huán)節(jié)的操作要領(lǐng)(行)3、發(fā)文處理能夠知行合一了嗎？

知識遷移

知行溫故而知新學完上一次課最大的收獲是什么?知行38任務(wù)二收文處理

收文處理是否也如發(fā)文處理一樣需按照規(guī)范的程序來進行？

學習重點：1、認知→收文處理的規(guī)范程序2、行為←程序內(nèi)各環(huán)節(jié)的操作要領(lǐng)任務(wù)二收文處理39

舒美服飾有限公司的張秘書收到一份市政府的通知。通知說明將在12月8號組織召開冬季防火工作會議，要求全市所有大中型企業(yè)的主要負責人都參加，并且要準備好相應(yīng)的匯報材料，通知還特別提到如果發(fā)現(xiàn)在這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細的企業(yè)，將給予一定的處分。張秘書粗略一看標題，認為是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)理直接說就可以了，因此沒有把文件交給總經(jīng)理過目，而是直接放進了檔案盒……

張秘書的處理妥當嗎？為什么？文件作為各單位行使職能的重要工具，頻繁進出于各組織各部門，那么，秘書收到文件后該如何規(guī)范處理呢？情景任務(wù)舒美服飾有限公司的張秘書收到一40簽收登記（分辦）擬辦批辦承辦注辦催辦辦結(jié)處置審核環(huán)節(jié)之間具有連續(xù)性、確定性、不可逆轉(zhuǎn)性一、收文處理的程序和特點簽收登記（分辦）擬辦批辦承辦注辦催辦辦結(jié)處置審核環(huán)節(jié)之間具有41二、收文處理的實質(zhì)

收文單位辦理收文行使職權(quán)處理公務(wù)擔負職能獲取有關(guān)信息通過每一個個體都可能作為鏈條上的一環(huán)參與到收文處理工作中來：眾多工作人員參與其中。二、收文處理的實質(zhì)收文單位辦理收文行使職權(quán)處理公務(wù)擔負職42三、收文處理的三個階段簽收登記審核承辦批辦注辦催辦擬辦收進階段辦理階段管理階段三、收文處理的三個階段簽收登記審核承辦批辦注辦催辦擬辦收進階43（一）簽收

簽收是收文辦理工作的起始環(huán)節(jié)，通過簽收對收進的文件進行審核、檢查清點并予以確認。

通常由外收發(fā)人員與內(nèi)收發(fā)人員共同承擔簽收工作。

（一）簽收441、外收發(fā)人員與內(nèi)收發(fā)人員

外收發(fā)人員：向外簽收。如：商專收發(fā)室郵遞員內(nèi)收發(fā)人員：對內(nèi)簽收。如：各系部教學秘書從內(nèi)收發(fā)人員處簽收實際工作中負有文件拆封、登記與分發(fā)職責的人員，稱為內(nèi)收發(fā)。1、外收發(fā)人員與內(nèi)收發(fā)人員外收發(fā)人員：向外簽收。實際452、外收發(fā)簽收與內(nèi)收發(fā)簽收

外收發(fā)人員與內(nèi)收發(fā)人員的簽收工作相同嗎？

審核2、外收發(fā)簽收與內(nèi)收發(fā)簽收外收發(fā)人員與內(nèi)收發(fā)人員的簽收461）外收發(fā)審核要點：對外投遞正確與否（不是俺家的不要！退回！）數(shù)量（回執(zhí)清單、發(fā)文登記）急密件封口完好

外收發(fā)無權(quán)拆封！1）外收發(fā)審核要點：對外投遞正確與否（不是俺家的不要！退回！472）內(nèi)收發(fā)審核要點：對內(nèi)內(nèi)收發(fā)拆封審核是否齊全：正件、附件、文件頁碼是否附帶：匯票、現(xiàn)金、單據(jù)等易漏物

2）內(nèi)收發(fā)審核要點：對內(nèi)內(nèi)收發(fā)拆封審核48注意事項：物件取凈，封皮完整，適當補注（若發(fā)現(xiàn)來文無發(fā)文單位、發(fā)文日期根據(jù)封皮上的文字及郵戳加以補注），及時退回，加蓋收章（于文件首頁的右上角）不能拆封的范圍：1、署名領(lǐng)導“親啟”、“親收”件，非經(jīng)授權(quán)，不得擅自拆封，而應(yīng)交領(lǐng)導本人或其授權(quán)秘書。2、密件、急件交辦公室主任（機要處）處理。拆封審核誰來拆拆封?注意事項：不能拆封的范圍：拆封誰來拆拆封?49

企業(yè)的內(nèi)收發(fā)工作由誰做？

英大泰和人壽浙江省分公司招聘前臺秘書.doc

企業(yè)的內(nèi)收發(fā)工作由誰做？50（二）登記

登記是收文程序中的一個重要環(huán)節(jié)，它是控制、管理和保護文件的基本手段，也是了解文件處理狀況的依據(jù)。需要登記的收文：對于領(lǐng)導和有關(guān)人員外出開會或參加有關(guān)重要活動帶回的“帳外文件”；內(nèi)容反映單位重要職能活動的文件；領(lǐng)導人親啟件由本人決定是否登記保存。不需要登記的收文：各種廣告；各種公開的和內(nèi)部無密級的出版物；一般性的公開信；一般事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請柬等（二）登記登記是收文程序中的一個重要環(huán)節(jié)，它是控制、需51登記時對封套上標明領(lǐng)導“親收”、“親啟”的文件，應(yīng)先交與收件人或其委托的人收閱，收件人或委托人認為文件應(yīng)屬機關(guān)辦理，再行登記。電腦登記：建立收文登記數(shù)據(jù)庫特別便于掌握收文的運轉(zhuǎn)狀況、檢索收文，通過單位的局域網(wǎng)，實現(xiàn)收文信息的共享，有利于提高機關(guān)或單位的工作效率。

登記形式包括：簿冊式聯(lián)單式卡片式電腦登記登記時對封套上標明領(lǐng)導“親收”、“親啟”的文件，應(yīng)先交與收件52形式與載體優(yōu)點缺點應(yīng)用情況簿冊式預先裝訂成冊的登記本方便保存不易查找應(yīng)用普遍卡片式單份卡片可多人同時登記；便于分類排列、查找易散亂丟失，如分類不當則難于查找有的中型企業(yè)單位采用聯(lián)單式同時填寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上登記單便于查找，一次填寫多次使用，可各自裝訂成冊。易混亂丟失采用的不多登記形式比較

形式與載體優(yōu)點缺點應(yīng)用情況簿冊式方便保存不易查找應(yīng)用普遍卡片53（三）審核

收文審核的重點：收文審核后對文件的處置：文秘部門應(yīng)當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門。對不符合規(guī)定的文件，經(jīng)辦公廳(室)負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。是否應(yīng)由本機關(guān)或單位辦理；是否符合行文規(guī)則內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核的范圍：下級上報需辦理的文件。（三）審核收文審核的重點：收文審核后對文件的處置：文秘部54收進階段關(guān)鍵點之一：在完成簽收、登記、審核的過程中，判斷文件是辦文（需承辦、需回復、需傳閱）還是一般性閱文。

要求承辦或回復的文件，必須填寫《文件處理單》貼于所收文件前面，隨文件運轉(zhuǎn)和歸檔。

收文處理單.doc

收進階段關(guān)鍵點之一：在完成簽收、登記、審核的過程中，55分辦（分發(fā)）

收文經(jīng)登記后即進入辦理階段。

對“領(lǐng)導親啟”件的分辦，直接送達領(lǐng)導者本人。分送給領(lǐng)導人和單位內(nèi)各承辦部門或人員的文件必須履行簽收手續(xù)，以免文件丟失。分辦（分發(fā)）收文經(jīng)登記后即進入辦理階段。對“領(lǐng)導親啟”56（四）擬辦擬辦工作是一項參謀性工作，它發(fā)揮綜合部門和業(yè)務(wù)部門熟悉文件處理情況和業(yè)務(wù)的長處，為領(lǐng)導決策提供參考性意見。擬辦應(yīng)對辦理的原則、方法等方面提出建議或相關(guān)的辦理方案。擬辦意見應(yīng)明確具體，切實可行。(P12)

擬辦是指單位辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負責人及或有關(guān)人員對需辦理的文件提出建議的工作。寫在文件處理單的“擬辦意見”欄內(nèi)。擬辦的范圍：一切需要辦理的文件（四）擬辦擬辦是指單位辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負責人及57（五）批辦批辦的范圍與擬辦的范圍大體相同，凡經(jīng)擬辦的文件均應(yīng)呈送領(lǐng)導人批辦。批辦的內(nèi)容大體與擬辦相同。需交待清如何辦理及辦理到何種程度；指定承辦部門；限定要件和急件的辦畢時間，以免貽誤。批辦是領(lǐng)導根據(jù)來文及擬辦意見，直接在文件處理單上加以指示或批示的程序。是單位領(lǐng)導人行使職權(quán)、辦理公務(wù)的重要體現(xiàn)。批辦是文書處理過程中一個具有決策意義的程序，是行使領(lǐng)導職權(quán)的一種具體體現(xiàn)。（五）批辦批辦的范圍與擬辦的范圍大體相同，凡經(jīng)擬辦的文件均58批文時應(yīng)使用符合保管要求的書寫材料，字跡工整、易于辨認。一般由單位與部門的正職領(lǐng)導主要負責對全局性的、方針政策性文件、特別重要等文件的批辦。其它文件可授權(quán)副職與辦公部門的負責人，在其職權(quán)范圍內(nèi)審批有關(guān)業(yè)務(wù)文件與行政事務(wù)性文件。批辦的分工一般由單位與部門的正職領(lǐng)導主要負責對全局性的、方針政策性文件59為便于承辦，批辦意見應(yīng)明確具體。對貫徹執(zhí)行上級機關(guān)的來文，要批示組織實施的措施;對只需閱知的來文，要批示傳閱、傳達的范圍與時限；對要求承辦的來文，要批示承辦的原則與方法、承辦部門或人選；對要求回復的來文，要批示撰稿人與回復的要點；對需兩個以上部門共同承辦的收文，要批示主辦單位。批辦的方法為便于承辦，批辦意見應(yīng)明確具體。批辦的方法60（六）承辦

遵照批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作環(huán)節(jié)．承辦的要求：明確承辦人，專人負責。領(lǐng)會領(lǐng)導批辦精神，如實按領(lǐng)導意圖辦事。遇情況，及時請示。涉及多個部門的，主辦與協(xié)辦部門必須協(xié)調(diào)一致。（六）承辦遵照批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)61（七）催辦催辦主要是送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的文件。即對內(nèi)催辦和對外催辦。

一般文件定期催辦，對緊急文件跟蹤催辦，對重要文件重點催辦。指文秘部門對文件辦理所進行督促與檢查的工作。防止在文件辦理過程中出現(xiàn)拖延、滯留、積壓的現(xiàn)象，有助于文件的及時辦理，進而提高文件工作的效率。定義

意義

重點

對象

方法（七）催辦催辦主要是送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的文62

催辦的方式

⑴電話催辦

⑵當面催辦（登門催辦）

⑶信函催辦

⑷使用“文件催辦單”催辦（催辦卡催辦）

⑸開會催辦。

催辦的要求（怎樣做好催辦工作）

⑴要有專人負責。

⑵建立催辦制度。

⑶加強檢查匯報。

催辦的方式

⑴電話催辦

⑵當面催辦（登門催辦）

⑶信函63（八）注辦

注辦也稱為留注，是指在文件辦理完畢后將其承辦情況和結(jié)果在文件處理單上進行注明的工作。注辦的內(nèi)容：即對需辦復的文件，由承辦人注明是否已經(jīng)辦復、復文字號、日期。注辦的要求：注辦必須及時，在對文件閱讀或承辦完畢立即進行。

注辦定義

（八）注辦注辦也稱為留注，是指在文件辦理完畢后將其承辦641、收文的實質(zhì)；2、收文流程；3、收文各環(huán)節(jié)操作要領(lǐng)。本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)用知識點本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)65情景任務(wù)回放舒美服飾有限公司的張秘書收到一份市政府的通知。通知說明將在12月8號組織召開冬季防火工作會議，要求全市所有大中型企業(yè)派主要負責人參加，并且要準備好相應(yīng)的匯報材料，通知還特別提到如果發(fā)現(xiàn)在這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報材料不詳細的企業(yè)，將給予一定的處分。張秘書粗略一看標題，認為是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)理直接說就可以了，因此沒有把文件交給總經(jīng)理過目，而是直接放進了檔案盒……文件作為各單位行使職能的重要工具，頻繁進出于各組織各單位，作為秘書，收到文件后該如何規(guī)范處理呢？情景任務(wù)情景任務(wù)回放舒美服飾有限公司的張秘書收到66情景后續(xù)12月7號，張秘書向總經(jīng)理匯報：錢總，明天下午2：30你有個會，是市政府組織召開的冬季防火會議。錢總：我明天有個重要的客戶要見，你讓趙副總?cè)ヒ幌?。張秘書：好的，我去通知趙副總。趙副總一聽是冬季防火會議，隨口問了句：“要匯報嗎？”張秘書一聽愣住了，“匯報，這個，我想想，哎呀，好象是有說要匯報什么的，我沒太在意，以為是常規(guī)例會呢?！薄摆s緊核實一下”趙副總果斷地說。張秘書飛快地沖進辦公室，一陣翻箱倒柜后，終于找到那份文件，一邊閱讀一邊想：“壞了，壞了，把這么重要的內(nèi)容忽略了，影響公司聲譽可怎么好？”他把這份文件復印了幾份，給錢總和趙副總?cè)耸忠环?，并主動承認自己的過失，表示愿意加班把材料趕出來。錢總和趙副總雖然很震驚，但想想現(xiàn)在也不是發(fā)脾氣的時候，應(yīng)付難題才是上策，便馬上組織召開公司緊急會議，共同研討匯報材料的內(nèi)容，經(jīng)過大家的共同努力，終于在中午的時候完成了匯報材料的寫作。情景后續(xù)12月7號，張秘書向總經(jīng)理匯報：67情景任務(wù)1、張秘書為什么會出現(xiàn)這樣的失誤？如果你是張秘書將按怎樣的程序處理市政府的這份通知？2、請小組組員簡單模擬張秘書的收文處理過程。

情景任務(wù)1、張秘書為什么會出現(xiàn)這樣的失誤68任務(wù)小結(jié)張秘書收文處理的規(guī)范動作：1、登記——收文登記簿2、審核——此文是否需要審核呢？3、擬辦擬交行政部撰擬匯報材料，參會人由趙副總指派。擬交行政部牽頭辦理。趙副總?cè)尕撠?。提?、批辦同意擬辦意見。另，請行政部本周內(nèi)完成公司防火工作自查，確保安全工作落實到位。5、承辦落實事項：匯報材料的完成防火工作自查與完善落實參會人6、催辦辦公室秘書如何催辦趙副總？7、（注辦）趙副總?cè)缙趨l(fā)言。

公文處理單？公文監(jiān)控人？任務(wù)小結(jié)張秘書收文處理的規(guī)范動作：公文處69

任務(wù)三：文書傳閱學習目標：了解文書傳閱的要求掌握文書傳閱的流程掌握文書傳閱的方法能夠正確進行文件傳閱任務(wù)三：文書傳閱學習目標：70情景任務(wù)

舒美服飾公司（蘇州分公司）于2011年12月1號收到集團總部下發(fā)《關(guān)于加強冬季防火工作的通知》1份。秘書李蕓該如何處理這份收文呢？情景任務(wù)舒美服飾公司（蘇州分公司）于271情景分析企事業(yè)單位每天都會收到一定量的公文。有的需要及時辦理，有的需要傳閱。做好文書的傳閱是秘書的日常工作之一。情景分析企事業(yè)單位每天都會收到一定量的公文。有72任務(wù)分析——怎樣完成傳閱任務(wù)呢？其一，要明確文書傳閱的范圍其二，要確定完成傳閱所采用的方法其三，要掌握傳閱的規(guī)范性操作要領(lǐng)，有序地、高效地進行傳閱任務(wù)分析——怎樣完成傳閱任務(wù)呢？73一、文件傳閱的基本要求1、準確：嚴格按照傳閱范圍進行傳閱2、有序：一般順序與承辦部門優(yōu)先3、及時：傳閱的時效性（取送及時、遵循順序、區(qū)別送閱、掌握領(lǐng)導閱文規(guī)律）4、安全：文件傳閱范圍的一般情況：1、有明確傳閱范圍的文件，嚴格按照傳閱范圍進行傳閱；2、無明確傳閱范圍的文件：一種是需要領(lǐng)導批示的，按領(lǐng)導批示范圍進行傳閱；二是不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門、人員了解的，直接對相關(guān)人員進行傳閱。1、使用文件傳閱交接登記簿2、杜絕橫傳3、傳閱組織專人負責4、嚴格遵循傳閱范圍進行傳閱5、設(shè)置密級文件夾，注意密件：封面貼“密件”標志；即閱即退，不能帶回；及時收回。一、文件傳閱的基本要求1、準確：嚴格按照傳閱范圍進行傳閱文件74二、公文傳閱的順序分清主次和先后，講求效率一般情況，一般處理：辦公室主任閱讀、把關(guān)——單位領(lǐng)導——分管領(lǐng)導——承辦部門特殊情況靈活處理：領(lǐng)導不在，調(diào)整順序；急件，主管領(lǐng)導閱知后交承辦部門，再送其他領(lǐng)導文件較多，分頭傳閱。二、公文傳閱的順序75三、文件傳閱的基本方法輪輻式傳閱閱讀室集中閱覽（會議“傳閱”）三、文件傳閱的基本方法輪輻式傳閱76四、情景任務(wù)實施1、確定公文傳閱范圍：單位領(lǐng)導、安全科、生產(chǎn)部門2、選擇傳閱方式：因涉及部門與人員較少，采取輪輻式傳閱具體：李蕓交單位領(lǐng)導閱知，單位領(lǐng)導批示傳閱范圍；李蕓依據(jù)領(lǐng)導指示范圍，將文件交安全科科長閱知；收回再交安全科副科長閱知；收回后再交各生產(chǎn)車間閱知。3、確定傳閱順序：李蕓—分公司領(lǐng)導—主管領(lǐng)導—承辦部門（見P16圖示）4、傳遞文書：填寫文件傳閱單附于文件之前一并流轉(zhuǎn)。5、及時收回并檢查文件6、填寫文件傳閱登記表（對所有傳閱文件的集中登記）四、情景任務(wù)實施1、確定公文傳閱范圍：單位領(lǐng)導、安全科、生產(chǎn)77傳閱文件小技巧

1、公文呈送要選擇好時間2、公文要按內(nèi)容的重要程度排序擺放：

先急件后平件；先閱示件后閱知件；先熱點件后一般件；先分管件后相關(guān)件。3、文件取回選時間。傳閱文件小技巧1、公文呈送要選擇好時間78實訓項目

文書處理模擬實訓實訓項目

文書處理模擬實訓79文書處理實訓

一、發(fā)文處理二、收文處理三、文書傳閱文書處理實訓一、發(fā)文處理80實訓情境

一、為加強食品安全管理，好滋味食品公司擬召開2012年度食品安全工作會議。公司總部總經(jīng)理吩咐行政部下文通知各分公司于6月15號到貴陽總部參加會議。思考（討論）該如何辦理這份發(fā)文，并模擬下發(fā)這份通知的全過程。二、好滋味食品公司（六盤水分公司）于2012年6月8號收到集團總部下發(fā)《關(guān)于召開加強食品安全工作會議的通知》1份。思考（討論）該如何辦理這份收文，并模擬收文處理的全過程。三、好滋味食品公司（六盤水分公司）于2012年6月18號收到集團總部下發(fā)《關(guān)于加強食品安全工作的通知》1份。思考（討論）該如何傳閱這份收文，并模擬傳閱收文的全過程。實訓情境一、為加強食品安全管理，好滋味食品公81實訓目標知識點及能力目標職業(yè)綜合能力目標1、文書工作的組織；2、收文處理流程及收文處理（含收文的傳閱）；3、發(fā)文處理流程及發(fā)文處理。1、辦公自動化應(yīng)用能力；2、黨政機關(guān)、企事業(yè)單位組織構(gòu)架在實際工作中的指導意義及應(yīng)用；3、應(yīng)用禮儀素養(yǎng)在具體情景中塑造職業(yè)形象；4、協(xié)調(diào)溝通能力以及語言表達能力在實際情景中的應(yīng)用。實訓目標知識點及能力目標職業(yè)綜合能力目標1、文書工作的組織；82實訓考評課程知識點與能力目標考評職業(yè)綜合能力目標考評文書工作有組織、可操作；收文、發(fā)文流程符合規(guī)范，且設(shè)計完整、合理；3﹒文件內(nèi)容符合文種撰寫要求，文件制作規(guī)范、美觀；4﹒答辯表現(xiàn)及點評糾錯情況；5.PPT制作情況;6﹒實訓報告填寫情況。公司職能部門設(shè)置合理；2、工作用表制作規(guī)范、工作道具準備充分；3、仿真環(huán)境能體現(xiàn)職業(yè)化氛圍，儀表儀態(tài)體現(xiàn)職業(yè)化形象；4、匯報思路清晰，語言流暢；5、討論過程記錄能體現(xiàn)實訓及小組討論過程。實訓考評課程知識點與能力職業(yè)綜合能力目標考評文書工作有組織、83實訓步驟任務(wù)實施每個實訓小組模擬一個公司；小組討論分析情景，設(shè)置公司文書工作部門及相關(guān)職能部門（在分解任務(wù)的基礎(chǔ)上確定文書工作崗位責任）；就小組討論情況做（討論）會議記錄；根據(jù)情景設(shè)置，準備相關(guān)道具；進行收、發(fā)文處理仿真模擬；50分鐘匯報交流小組選派代表匯報任務(wù)角色分工及工作流程；匹配組互相點評糾錯；小組就完成任務(wù)情況進行答辯（由教師和其他小組成員提問）。30分鐘總結(jié)教師進行點評與總結(jié)，學生填寫實訓報告。10分鐘實訓步驟每個實訓小組模擬一個公司；進行收、發(fā)文處理仿真模擬；84實訓成果實訓成果處理完善的收文處理單或文件簽發(fā)單、文件閱辦單制作規(guī)范的收文或發(fā)文掌控小組學習討論過程的會議記錄4、實訓報告實訓成果85實訓小結(jié)

一、發(fā)文處理

1、分發(fā)給誰？

發(fā)文處理的設(shè)計

對外行文與對內(nèi)行文；上行文與下行文

——一切發(fā)文都是發(fā)文

2、發(fā)文處理的組織與設(shè)計（人力配置）

二、收文：

1、收文處理的規(guī)范化設(shè)計（流程的完整性）

2、收文處理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計

3、承辦環(huán)節(jié)對職能的體現(xiàn)

公文的工具作用

實訓小結(jié)

一、發(fā)文處理

1、分發(fā)給誰？

發(fā)文處86草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)以本單位名義制發(fā)公文的過程包括一、發(fā)文辦理的含義溫故而知新發(fā)文辦理草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)以本單位名義制發(fā)公文的過程包872.發(fā)文記錄了本單位內(nèi)外工作活動過程，為本單位積累檔案奠定了基礎(chǔ)

1.通過發(fā)文行使法定的職權(quán)、表達意圖、傳遞信息。發(fā)文辦理3.單位發(fā)文的形成與過程是由眾多工作人員共同參與的組織行文。二、發(fā)文辦理的實質(zhì)2.發(fā)文記錄了本單位內(nèi)外工作活動過程，為本單位積累檔案奠定了88簽收登記（分辦）擬辦批辦承辦注辦催辦辦結(jié)處置審核環(huán)節(jié)之間具有連續(xù)性、確定性、不可逆轉(zhuǎn)性一、收文處理的程序和特點簽收登記（分辦）擬辦批辦承辦注辦催辦辦結(jié)處置審核環(huán)節(jié)之間具有89二、收文處理的實質(zhì)

收文單位辦理收文行使職權(quán)處理公務(wù)擔負職能獲取有關(guān)信息通過每一個個體都可能作為鏈條上的一環(huán)參與到收文處理工作中來：眾多工作人員參與其中。二、收文處理的實質(zhì)收文單位辦理收文行使職權(quán)處理公務(wù)擔負職90補充知識辦畢文書的處置具體包括：立卷歸檔、清退、銷毀及暫存處理等。

是據(jù)有關(guān)規(guī)定和工作情況，對辦畢文書予以定期清理檢查，確定價值，分門別類，決定并實現(xiàn)其“去”、“留”、“存”、“亡”的活動。

辦畢文書即辦結(jié)文件。指完成了收文或發(fā)文處理程序，業(yè)經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公務(wù)文書。內(nèi)容處置的實質(zhì)補充知識辦畢文書的處置具體包括：立卷歸檔91立卷歸檔

將辦理完畢、具有查考、保存價值的公務(wù)文書按其在形成過程中的有機聯(lián)系組成案卷，移交檔案部門保存，以便于保管、檢索和利用。

1、辦畢文書才能立卷2、具查考、保存價值的文書才能立卷3、按文書形成過程中的有機聯(lián)系和一定規(guī)律組卷內(nèi)涵定義立卷歸檔將辦理完畢、具有查考、保存價值的公務(wù)92清退據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經(jīng)過清理、定期或不定期地退還原發(fā)文機關(guān)或其指定的專門部門。確保秘密安全；防止無用信息擴散等。意義定義守時齊全清退的原則清退據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經(jīng)過93清退上級下發(fā)的絕密文件供內(nèi)部傳閱并要求退還的文書資料要求退還的未定稿、討論稿、送審稿或征求意見稿未經(jīng)領(lǐng)導本人審閱的內(nèi)部講話稿有錯情的文書規(guī)定回收的會議文件由發(fā)文機關(guān)明確規(guī)定限期清退的公文清退的范圍清退上級下發(fā)的絕密文件清退的范圍94清退絕密件：立卷歸檔、辦畢收回、機要員集中保存重大錯情文件：無條件退回會議文件：據(jù)會務(wù)組清退文件目錄工作人員離職（退、調(diào)、合并、搬遷）：主動清理手中文件（離職手續(xù)、離職工作交接）清退的方法清退絕密件：立卷歸檔、辦畢收回、機要員集中保存清退的方法95文件清退清單清退單位：制發(fā)單位文號份數(shù)密級備注清退人收文人文件清退清單清退單位：制發(fā)單位文號份數(shù)密級備注清退人收文人96銷毀

對失去留存價值或留存條件的公文做毀滅性處置。

焚燒、粉碎、造紙廠化成紙漿等方式定義辦畢，業(yè)經(jīng)鑒定確認不具留存價值或留存條件的文件材料。如重份文件、泄密件等。范圍銷毀焚燒、粉碎、造97銷毀鑒定編冊報批銷毀填寫文件銷毀清單

銷毀的程序兩人監(jiān)銷并直至公文確已徹底銷毀未經(jīng)清理、鑒別和審查批準，不得私自銷文定期銷毀不能將待銷文件當廢品出售銷毀的制度銷毀銷毀的程序兩人監(jiān)銷并直至公文確已徹底銷毀銷毀的制度98文件銷毀清單順序號成文單位發(fā)文字號文件標題日期份數(shù)銷毀理由審批單位及負責人銷毀單位及經(jīng)手人文件銷毀清單順序號成文發(fā)文文件日份銷毀審批單位及負責人銷毀單99暫存將不應(yīng)立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的文書暫存，以供日常查考聽日后判斷與發(fā)落．對暫存文件要定期清理與鑒定．暫存將不應(yīng)立卷歸檔或清退，又不宜銷毀的文書暫存，以供日常查考100練一練:你會聘用誰(1)總經(jīng)理辦公室：李總：小王，現(xiàn)在公司事務(wù)較多，你的工作都挺忙的，為了讓辦公室工作更有條理，公司打算再招聘多一位秘書，主要讓她做一些基本的辦公事務(wù)，如文書處理等，你準備一下，這個周末與人事部趙總?cè)ト瞬攀袌稣衅敢晃?，具體要求到時趙總對你講，你負責業(yè)務(wù)面試就行了．練一練:你會聘用誰(1)101火熱的人才招聘會王俐與趙總收了一堆簡歷，經(jīng)過認真篩選后，挑了三份，由王俐對三人進行面試．下面是她們的對話：（請認真看過之后，經(jīng)過小組討論，寫出你組所認為的不當之處，并說說你組認為應(yīng)招聘三人中哪一個。準備發(fā)言）火熱的人才招聘會102王俐：你好，請坐！張三：你好，謝謝！王俐：我公司想招一位辦公室文員，主要做文書處理方面的工作，下面請你談?wù)勥@樣幾個問題，好嗎？張三：好的。王俐：收文處理的一般流程是怎樣的？王俐：你好，請坐！103張三：簽收——拆封——登記——分發(fā)——傳閱——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。王俐：請你說說前三項的具體操作要領(lǐng)。張三：104張三：簽收時，要清點份數(shù)；看看對方是否投對了，不是本單位的放在一旁，急件要先簽收。拆封時，秘書要看清收件人，不要隨意亂拆。拆時可用刀剪，也可用手撕開，如有信封開啟器就更好了。信封應(yīng)立即扔進紙簍，不要占地方。登記時，有三種方式：簿冊式、聯(lián)單式、卡片式。常用的是卡片式。張三：105評析張三：簽收時，要清點份數(shù)；要對照投遞單清點，查看其件數(shù)是否與單上記載一致。完成后要在上面簽字，表示已收?？纯磳Ψ绞欠裢秾α?，不是本單位的放在一旁，急件要先簽收。不是本單位的要退回，急件要注明簽收的具體日期和時間。發(fā)現(xiàn)的問題要盡量向發(fā)文單位查詢。評析張三：106簽收程序來函簽收檢查簽字簽收程序來函簽收檢查簽字107拆封時，秘書要看清收件人，不要隨意亂拆。正確。拆時可用刀剪，也可用手撕開，如有信封開啟器就更好了。信封應(yīng)立即扔進紙簍，不要占地方。拆時不可用手撕，應(yīng)用手拿信封，豎起輕彈數(shù)下，讓里面文書落到底部；在上端左下角剪一個斜三角，再順此剪開。小心取出，有附件的更要一一對照好，分門別類后，用文件夾存放好。信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段時間，以便發(fā)現(xiàn)差錯后查對。拆封時，秘書要看清收件人，不要隨意亂拆。108登記時，有三種方式：簿冊式、聯(lián)單式、卡片式。常用的是卡片式。常用的是簿冊式。三種方式比較：優(yōu)點缺點應(yīng)用情況簿冊式方便保存不易查找應(yīng)用普遍卡片式可多人同時登記；便于分類排列、查找易散亂丟失，如分類當則難于查找有的中型企業(yè)單位采用聯(lián)單式便于查找，一次填寫多次使用，可各自裝訂成冊。易混亂丟失采用的不多登記時，有三種方式：簿冊式、聯(lián)單式、卡片式。常用的是卡片式。109收文登記簿收文號收文日期來文機關(guān)來文字號文件標題附件份數(shù)密級緩急時限承辦單位簽收人復文號歸卷日期備注收文登記簿收文號收文日期來文機關(guān)來文字號文件標題附件份數(shù)密級110王：你好，請坐！李四：你好，謝謝！王：我公司想招一位辦公室文員，主要做文書處理方面的工作，下面請你談?wù)勥@樣幾個問題，好嗎？李：好的。王：請看這張紙條后再回答吧！練一練:你會聘用誰(2)王：你好，請坐！練一練:你會聘用誰(2)111收文程序：簽收——拆封——登記——分發(fā)——傳閱——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。請應(yīng)聘者回答中三項的具體操作要領(lǐng)。收文程序：112李四：分發(fā)時，先要分出辦件和閱件。然后按主次分發(fā)，要有相應(yīng)手續(xù)。要注意范圍。傳閱時，要嚴格范圍，嚴禁文件橫傳。傳閱后要認真清查。擬辦時，需要秘書有一定政策水平和業(yè)務(wù)知識，要將擬辦意見填入“文件處理單”的“擬辦意見”欄中。李四：113評析李四：分發(fā)時，先要分出辦件和閱件。然后按主次分發(fā)，要有相應(yīng)手續(xù)。要注意范圍。基本正確。分發(fā)要及時準確，最好將文件分為急件、要件、例行公務(wù)件、私人信件等，文件夾要明了。評析李四：114文件處理單共收份收文號：辦、閱人簽名：已分發(fā)給：收文時間：擬辦意見：批辦意見：辦理結(jié)果：文件處理單共收份收文號：辦、閱人簽名：115傳閱時，要嚴格范圍，嚴禁文件橫傳。傳閱后要認真清查?；菊_。橫傳即應(yīng)閱人之間相互傳閱，原則上不允許，因為這樣容易丟失，難以分清責任。清查時，看文件有無破損、缺頁；看應(yīng)閱人是否全部閱過；要對閱后退文記錄標注清晰。傳閱文件，秘書要填寫傳閱文件登記單。傳閱時，要嚴格范圍，嚴禁文件橫傳。傳閱后要認真清查。116傳閱文件登記單收文號收文來文單位文件標題文號密級份數(shù)傳閱情況轉(zhuǎn)出銷毀存檔備注月日傳閱文件登記單收文號收文來文單位文件標題文密份傳閱情況轉(zhuǎn)銷存117文件傳閱單（附于文件前）文件字號（或收文號）月日姓名（或部門）簽字批示文件傳閱單（附于文件前）文件字號（或收文號）月日姓名（或部門118擬辦時，需要秘書有一定政策水平和業(yè)務(wù)知識，要將擬辦意見填入“文件處理單”的“擬辦意見”欄中。正確。擬辦時，需要秘書有一定政策水平和業(yè)務(wù)知識，要將擬辦意見填入“119收文程序：簽收——拆封——登記——分發(fā)——傳閱——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。請應(yīng)聘者回答后四項的具體操作要領(lǐng)。練一練:你會聘用誰(3)收文程序：練一練:你會聘用誰(3)120王二：批辦時，領(lǐng)導要快些，可用電話告訴秘書批辦意見，要貫徹上級文件精神，要直接告知承辦部門。承辦時，承辦同樣要快，要學會分清輕重緩急，要有結(jié)果。催辦時，所有的文書都要催辦，一般以打電話為主要形式，發(fā)現(xiàn)拖延者給予相應(yīng)處分。注辦時，將文件辦理情況和結(jié)果在文件處理單上注明。如收文承辦后，注明是否已辦復，復文字號、日期等。王二：121評析王二：批辦時，領(lǐng)導要快些，可用電話告訴秘書批辦意見，要貫徹上級文件精神，要直接告知承辦部門。批辦時，意見要直接明確、簡明扼要，并填入“文件處理單”中的“批辦意見”中，要署名和寫日期，以備日后查考。秘書根據(jù)批辦意見告知承辦部門。評析王二：122承辦時，承辦同樣要快，要學會分清輕重緩急，要有結(jié)果。承辦要有時限，要求秘書工作要迅速、高效。要認真領(lǐng)會批辦意見的精神，要做到件件有著落，事事有結(jié)果。承辦時，承辦同樣要快，要學會分清輕重緩急，要有結(jié)果。123公司承辦時限規(guī)定工作行為承辦時限文書辦理一般文件，３—７日；緊急文件當日或立即辦理文書整理當日完成，周末清理，不得積壓復印一般文件２４小時提交，緊急文件３小時內(nèi)提交回復信件收到信件２個工作日內(nèi)發(fā)出；緊急的當日發(fā)出回復電子郵件收到后１２小時內(nèi)發(fā)出；緊急的立即發(fā)送處理投訴接到電話后立即處理，收到投訴信后２４小時內(nèi)發(fā)出回函公司承辦時限規(guī)定工作行為承辦時限文書辦理一般文件，３—７日；124催辦時，所有的文書都要催辦，一般以打電話為主要形式，發(fā)現(xiàn)拖延者給予相應(yīng)處分。不是所有的都要催辦，只有上司交辦的和明顯有時限要求的才催辦。可采用打電話、發(fā)函、直接登門、約請承辦部門來人匯報等形式。緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。若有拖延等問題要及時匯報。催辦時，所有的文書都要催辦，一般以打電話為主要形式，發(fā)現(xiàn)拖延12513十二月2022文書工作與檔案管理實務(wù)教材12十二月2022文書工作與檔案管理實務(wù)教材126項目二文書處理項目二文書處理127教學規(guī)劃教學目的

1、掌握文書行文制度2、能夠按規(guī)范進行收、發(fā)文辦理;3、能夠按規(guī)范進行文書傳閱。教學重點

1、發(fā)文處理2、收文處理3、文書傳閱教學難點

1、發(fā)文處理流程2、收文處理流程教學方法

講授、討論、實訓教學手段

多媒體教學時數(shù)

10課時

教學規(guī)劃教學目的128

項目構(gòu)成任務(wù)一：發(fā)文辦理任務(wù)二：收文辦理任務(wù)三：文書傳閱項129

發(fā)文處理是公文形成的重要階段,是指各種社會組織為制發(fā)公文所進行的公文創(chuàng)制、處置與管理活動。具體環(huán)節(jié)包括：草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。任務(wù)一：發(fā)文辦理任務(wù)一：發(fā)文辦理130情景任務(wù)

（秘書辦公室內(nèi)）王俐（對剛招聘進來的秘書）：小胡，最近正值公司業(yè)務(wù)旺季，公司人手緊缺，可又不能招人太多，所以經(jīng)常要加班，按照李總的意思，加班費如何計算，他讓我們先拿出個初步意見來，他同意后下個通知，所以你先起草一下這個通知，注意一定按國家相關(guān)法律法規(guī)來寫。胡：好的，我馬上就寫。情景任務(wù)（秘書辦公室內(nèi)）131第二天：王俐：小胡，昨天讓你寫的通知草稿寫怎么樣了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李總辦公臺上了。王俐：放李總那去了？這么快？小胡：有什么不對嗎？不是說李總看過同意了就發(fā)嗎？王俐：那你的底稿還有吧？拿來我先看一下。小胡：你也要看？對不起，我不知道，喏，這是，你看吧。第二天：132風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：鑒于目前公司業(yè)務(wù)紅火，大家加班勞累，比較辛苦，但這是沒辦法的事，不可能再招較多員工，只好大家咬緊牙關(guān)，共渡難關(guān)。當然，不會讓大家白忙活，公司一定會根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下面將有關(guān)事項通知如下：一、發(fā)放對象：公司所有員工。二、發(fā)放的時段：八小時以外。三、發(fā)放的標準：個人每小時平均工資的三倍。四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導簽字和最少一位同事口頭或書面證明。辦公室二ＯＯ五年六月二日風光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：133情景思考小胡的發(fā)文程序有問題嗎？按照你的理解，說說她應(yīng)當如何做。情景思考小胡的發(fā)文程序有問題嗎？按照你的理解，134以本單位名義制發(fā)公文的過程一、發(fā)文辦理的含義溫故而知新發(fā)文辦理以本單位名義制發(fā)公文的過程一、發(fā)文辦理的含義溫故而知新發(fā)文辦1352.發(fā)文記錄了本單位內(nèi)外工作活動過程，為本單位積累檔案奠定了基礎(chǔ)

1.通過發(fā)文行使法定的職權(quán)、表達意圖、傳遞信息。發(fā)文辦理3.單位發(fā)文的形成與過程是由眾多工作人員共同參與的組織行文。二、發(fā)文辦理的實質(zhì)2.發(fā)文記錄了本單位內(nèi)外工作活動過程，為本單位積累檔案奠定了136草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)三、發(fā)文辦理的流程(P19)發(fā)文辦理草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)三、發(fā)文辦理的流程(P19)1374修改文稿

3.會稿與會商

1.領(lǐng)受任務(wù)與準備

2.起草

引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”第三層為“1．”第四層為“(1)”公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字形成文稿

1、擬稿4修改3.會稿與1.領(lǐng)受2.起草引用公文應(yīng)當先引標題138小胡按照王俐的意思草擬文稿：1）交擬環(huán)節(jié)：領(lǐng)會領(lǐng)導意圖2）準備環(huán)節(jié)：收集組織材料3）構(gòu)思：提綱4）撰文：初稿形成（進行必要的會商）

情景任務(wù)★小胡該如何擬稿呢

小胡按照王俐的意思草擬文稿：情景任務(wù)★小胡該如何擬稿呢139（1）核稿的范圍與內(nèi)容1）是否確需行文2）文種是否恰當3）內(nèi)容是否合法2、審核4）措施和辦法是否切實可行5）涉及多個部門的事項是否協(xié)商一致6）擬辦的公文用語是否恰當（1）核稿的范圍與內(nèi)容1）是否確需行文2）文種是否恰當3）內(nèi)140

經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)屬于總體方面的問題，應(yīng)提出原則性修改意見，退撰稿人或撰稿部門進行修改。審核文稿宜在紙質(zhì)發(fā)文稿紙上進行。（2）審核工作的分工

業(yè)務(wù)部門負責人審核，審改的重點是文稿中涉及的有關(guān)業(yè)務(wù)工作的有無與現(xiàn)行政策法規(guī)相抵觸之處、文稿中引用的材料是否準確、反映的情況是否如實、所作結(jié)論是否恰當。（3）核稿的結(jié)果經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)屬于總體方面的問題，應(yīng)提出原則性修改意141情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：審核：小胡將完成的初稿交由王俐審核就情景案例而言王俐審核的要點有：1、有無行文的必要：劉俐應(yīng)首先權(quán)衡有無下發(fā)該通知的必要，以及就公司實際情況對公司支付加班費的能力及基本數(shù)據(jù)進行評估。2、文種：文種適當，但標題不能達意。改為：《關(guān)于發(fā)放加班費的通知》。3、文稿內(nèi)容：不合法。4、措施、辦法是否切實可行：1）用語不當，影響可行性（公司所有員工、八小時以外）；2）缺少必要的附件支撐，導致模糊混淆不易落實；3）需設(shè)計制作工作用表，并以附件形式加入：加班費申請表；加班證明。5、公文用語：過于口語化，需修改。1-3-26、由于是公司內(nèi)部發(fā)文，且為制度性文件，不涉及其他單位，故無須會簽。

情景任務(wù)★王俐該如何審核呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：審核：小胡將完成的初稿交由王俐審核1423、簽發(fā)簽發(fā)內(nèi)容務(wù)必明確、完整、規(guī)范，明確簽署核準意見，完整地簽上姓名與時間。簽發(fā)的分工

以本單位（部門）名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本單位（部門）名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。

聯(lián)合行文的會簽聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必要程序，文稿只有經(jīng)過簽發(fā)后方能成為定稿，具有正式文件的效用。3、簽發(fā)簽發(fā)內(nèi)容務(wù)必明確、簽發(fā)的分工以本單位（部門）名義143情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：簽發(fā)：王俐將審核通過的文件發(fā)文稿紙交由分管領(lǐng)導簽發(fā)?？偨?jīng)理在簽發(fā)意見欄明示：同意發(fā)文——簽上自己的姓名——填寫日期1-3-2

情景任務(wù)★領(lǐng)導該如何簽發(fā)呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：簽發(fā)：王俐將審核通過的文件發(fā)文稿紙1444、復核復核的含義

公文在正式印制前，秘書部門進行的再次審核工作。復核的內(nèi)容處理程序：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備？附件材料：是否齊全？文件格式：是否統(tǒng)一、規(guī)范？（按照《國家行政機關(guān)公文格式》）文件的形式：是否有錯字漏字、標點4、復核復核的含義公文在正式印制前，秘書部門進行的再次審145情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：復核：王俐對文件定稿進行再次審核。經(jīng)審核，簽發(fā)手續(xù)已完備；附件材料已齊全，公文格式規(guī)范，可送交繕印。情景任務(wù)★王俐該如何復核呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：情景任務(wù)★王俐該如何復核呢 1465、印制文件

P26繕印校對校對內(nèi)容和校對格式：包括發(fā)文的用紙大小、版面設(shè)置、行距、字距、公文中各組成部分的標識等是否符合有關(guān)規(guī)定?？樣〉姆N類：打印、膠印、鉛印和復印校對的要求1、人員組織上注意彌補個人局限性。2、正確使用校對符號。3、用另色筆工整、清晰標示。4、簽署意見和注明校對人?？樣?，指根據(jù)發(fā)文定稿進行排版印制文件正本的過程。要求：準確、規(guī)范、及時、美觀5、印制文件P26繕印校對校對內(nèi)容和校對格式：包括發(fā)文的147情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言繕印與校對的要點有：1、將簽發(fā)稿送到公司文印室進行繕印；2、繕印過程中將印制出來的文本清樣與定稿再次進行字、句、標點的校對，尤其注意數(shù)字、地名、人名等關(guān)鍵詞，以及公文數(shù)據(jù)。注意排版格式，字體、字號、格式統(tǒng)一。3、校對無誤后，填寫繕印登記表。

情景任務(wù)★該如何繕印與校對

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言繕印與校對的要點有：1486、用印印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，其余絕大部分文件印制完畢必須按規(guī)定用印，以示發(fā)文機關(guān)對文件生效的認可,對此負有法律責任。發(fā)文原則上以誰的名義文，就用誰的印章聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章在印好的文件正本的落款處加蓋單位公章6、用印印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，其余絕大部分文件印制149情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言用印的要點：1、注意用印的文件必須是已簽發(fā)的文件；2、用印要做到上不壓正文，下騎年蓋月，印章端正，印色朱紅，濃淡適宜，印跡清晰。見1-3-2情景任務(wù)★該如何用印呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：情景任務(wù)★該如何用印呢 1506、發(fā)文登記序號發(fā)文日期發(fā)文字號文件標題密級緊急程度發(fā)送單位附件份數(shù)歸卷情況備注文件發(fā)出前對文件的相關(guān)項目進行記錄，以便對發(fā)文進行統(tǒng)計、核查等。6、發(fā)文登記序號發(fā)文日期發(fā)文字號文件標題密級緊急程度發(fā)送附件151情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：見1-3-4情景任務(wù)★該如何登記呢

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：情景任務(wù)★該如何登記呢 1527、發(fā)文傳遞與公布

發(fā)文傳遞

直接送達收文機關(guān)普通郵寄機要通信機要交通文件交換電信傳遞發(fā)文傳遞是連接文件的發(fā)文程序與收文程序的通道。簽定合同、協(xié)議書、意向書等文件時往往采取互換文本的方式進行傳遞。文件的公布

文件公布是將發(fā)文單位的意圖最快地傳遞給收文者的有效方式。7、發(fā)文傳遞與公布發(fā)文傳遞直接送達收文機關(guān)普通郵寄機要通153情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言分發(fā)的要點有：1、封裝文件。注意：有無附件、密級、數(shù)量、文件完整度、有無蓋章等2、書寫文件封面。注意：清楚正確；不濫用簡稱和不規(guī)范的字體；如有緊急、密級等特殊要求必須在封面上加蓋相關(guān)戳記。3、裝封。注意：文件要短于封口，封口要牢靠嚴實，不能用訂書釘，密級文件要貼密封條，并騎縫加蓋密封章。4、發(fā)送。注意：發(fā)送渠道主要有電信傳送和人工傳達。本情景任務(wù)，封裝文件發(fā)給三個分公司即可。5、歸卷。文件分發(fā)文畢，文秘人員將發(fā)文稿紙、定稿和文件正本歸檔，以備查考和年終立卷歸檔。

情景任務(wù)★分發(fā)要點

情景任務(wù)草擬環(huán)節(jié)規(guī)范動作：就情景案例而言分發(fā)的要點有：情景154本節(jié)補充簽發(fā)類型：正簽、代簽、核簽（加簽）、會簽簽發(fā)的權(quán)限簽發(fā)的原則：先核后簽簽發(fā)規(guī)范：發(fā)文稿紙“發(fā)”、“急發(fā)”；代簽時標注“代”“代簽”字樣。需核簽或加簽的要明確“請某某同志審閱后發(fā)出”查辦方式和要求本節(jié)補充簽發(fā)155本節(jié)小結(jié)1、發(fā)文處理流程？2、各環(huán)節(jié)操作要領(lǐng)？3、發(fā)文處理中使用的工具載體？本節(jié)小結(jié)1、發(fā)文處理流程？1561、發(fā)文的實質(zhì)；幻燈片162、發(fā)文流程；幻燈片123、發(fā)文各環(huán)節(jié)操作要領(lǐng)。本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)用知識點本節(jié)知識應(yīng)用應(yīng)157案例分析宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作還在適應(yīng)和調(diào)整之中。這天，公司銷售部王經(jīng)理代擬了一份以公司名義發(fā)出的急件，他將文稿打印在空白的復印紙上送到公司辦公室。秘書小李一看是急件，二話不說就蓋了公章，王經(jīng)理拿著蓋了章的文稿急忙送到總經(jīng)理處簽字。總經(jīng)理一邊看一邊用筆對文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白處簽上了自己的姓名和日期，吩咐秘書立即發(fā)送出去。

任務(wù)：評述案例中的發(fā)文處理（是否正確，為什么？）注意思維邏輯與語言表述。

溫故而知新案例分析宏利公司南昌分公司成立不久，公158案例總結(jié)文件是制定政策、發(fā)布法規(guī)、開展對外聯(lián)系的重要工具，文件的內(nèi)容是單位最高權(quán)利意志的體現(xiàn)，具有權(quán)威性和約束力。文件的制發(fā)一定要按照規(guī)范的程序進行。宏利公司南昌分公司的發(fā)文處理程序極不規(guī)范。首先部門經(jīng)理的文稿不能隨便打印在復印紙上，應(yīng)該啟用公司的專用文件紙；其次秘書在接到這份待發(fā)的文件后應(yīng)先請領(lǐng)導審閱，領(lǐng)導簽發(fā)后方可蓋章，而不是未經(jīng)審核就擅自蓋章；第三，總經(jīng)理在已蓋章的文件上進行修改，就不能用修改稿作為最后的成文發(fā)出，而應(yīng)重新打印一份蓋章后發(fā)出。

案例總結(jié)文件是制定政策、發(fā)布法規(guī)、開展159實務(wù)訓練經(jīng)理讓高潔起草一份“藥材展銷會保衛(wèi)工作意見”并于兩日內(nèi)發(fā)出。如果你是高潔會怎樣完成這個發(fā)文處理任務(wù)呢？

請各小組在討論的基礎(chǔ)上：1、寫出本小組具體的發(fā)文處理流程；2、進行簡單的模擬演練。溫故而知新

實務(wù)訓練經(jīng)理讓高潔起草一份“藥材展銷會160總結(jié)：高潔的發(fā)文處理流程

1、遵照草擬文件的要求，擬寫文稿。2、對字詞、格式、標點符合等進行檢查后，交經(jīng)理審核。3、經(jīng)理對文件內(nèi)容進行仔細審查，對文稿進行了個別修改。4、高潔將經(jīng)理改動的地方在電腦上進行了相應(yīng)的修改，并再一次核對修改后的文件。核對無誤后，用空白A4紙輸出該文件并附上文件簽發(fā)單一并交給經(jīng)理審查。簽發(fā)單5、經(jīng)理確認無誤后在簽發(fā)單上簽上了自己的名字和日期。6、高潔回到辦公室按現(xiàn)有格式重新用公司的文件紙打印了二十份，分別蓋上公司的公章，然后在公司發(fā)文登記簿上作了登記。7、高潔將文件分發(fā)到各個部門，并要求他們在收文單上簽字。

總結(jié)：高潔的發(fā)文處理流程1、遵照草擬文件的161秘書錦囊：退回的公文該如何處理

公文被退回時，應(yīng)先看退回的理由說明，然后根據(jù)具體情況具體辦理；如果是一般公文格式的問題，只需要重新修正后再上報即可；如果是未經(jīng)協(xié)商獨自辦理的公文，應(yīng)按程序重新履行會簽程序，取得一致意見