行政秘書時間管理培訓課件

《行政秘書時間管理》

講師：李革增《行政秘書時間管理》1事務性、重復性工作太多打擾（電話或沒有預約客人）沒有目標、次序和計劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒有效率一.常見的時間管理誤區(qū)事務性、重復性工作太多一.常見的時間管理誤區(qū)2二.時間管理的目標：二.時間管理的目標：3三.時間管理的三原則第一原則：

目標管理原則

第二原則：

抓住重點原則

“80、20”法則運用第三原則：

工作優(yōu)先級綜合分析三.時間管理的三原則第一原則：4第一原則：目標管理原則

■目標不明確

——工作的目標是什么？

——你自己的人生目標是什么？■目標確定根據(jù)目標確定工作計劃第一原則：目標管理原則5

案例：海爾的OEC管理法（OverallEveryControlandClear）即全方位地對每人、每天、每事進行清理、控制，其主要內涵，就是貫穿在企業(yè)各項工作中的“日事日畢、日清日高”。具體地講，就是企業(yè)每天所有的事都有人管，做到控制不漏項；所有的均有管理、控制內容，并依據(jù)工作標準對各自控制的事項按規(guī)定計劃執(zhí)行，每日將實施結果與計劃指標對照、總結、糾偏，達到對事物發(fā)展過程日控、事控的目的，確保事物向預定目標發(fā)展。按照這一管理模式，上至總裁，下至一般員工，哪怕是一個修剪花草的花匠，都十分清楚自己應該干什么。干多少，按什么標準干，達到什么結果。德魯克在《卓有成效的管理者》一書中說：“管理好的企業(yè)，總是單調無味，沒有任何激動人心的事件。那是因為凡是可能發(fā)生的危機早已被預見，并已將它們轉化為例行作業(yè)了。”

案例：海爾的OEC管理法（OverallEvery6第二原則：重點原則“80、20”法則帕雷托定律：是一個意大利的經濟學家帕雷托提出的，他在１８９７年觀察１９世紀英國社會財富和人的關系時，發(fā)現(xiàn)國家８０％的財富是聚集在２０％的人的手里。80％的結果來自20％的原因。80%的利潤來自20%的客戶80%的銷售來自20%的銷售人員80%的時間用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的時間內被完成80%的效率提升可以來自20%的環(huán)節(jié)改進第二原則：重點原則“80、20”法則帕雷托定律：是一個意大7第三原則：工作優(yōu)先級綜合分析

四象限坐標圖

重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫第三原則：工作優(yōu)先級綜合分析重要度緊迫性AＣDＢ8■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的工作B（石塊型的事務）工作計劃了解上級提高工作能力建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬其它休閑活動■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重A（碎石型的事91.結合工作目標作好時間計劃表注意：

60％有計劃的工作

20％沒有預期的行事

20％突發(fā)的行事第一招：時間計劃表四.時間管理的策略（20招）1.結合工作目標作好時間計劃表第一招：時間計劃表四.時間管理10過多的電話不必要的會議不速之客無意義的文件方法；過濾第二招：幫助上級跳出時間陷阱過多的電話第二招：幫助上級跳出時間陷阱11第三招：區(qū)分掌控的時間

可控不可控工作、起居飲食、睡眠自我情緒管理交通開會上司召見

二分法：區(qū)分可控和不可控時間第三招：區(qū)分掌控的時間可控不可控工作、起居交通二分12一日之計在于昨天明天必須要做的六件重要事情，寫下來。相關工作一并完成。不作預定表以外的工作。第四招：每日工作計劃表一日之計在于昨天第四招：每日工作計劃表13第五招：減少被打擾的時間“打擾是第一時間大盜”

日本專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8

分鐘會受到1

次打擾，每小時大約7

次，或者說每天50~60

次。平均每次打擾大約是5

分鐘，總共每天大約4

小時，也就是約50%。其中80%（約3

小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。

流程管理要多用打擾性不強的溝通方式與別人的韻律相協(xié)調第五招：減少被打擾的時間“打擾是第一時間大盜”14工作計劃表正在進行的計劃，尚未完成的事情。每日行事歷規(guī)定的事項一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易變的更困難工作計劃表15

了解上級是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情的在最好的時間保證1-2個小時的免打擾時間第七招：找出上級的最佳工作時間了解上級是夜貓子還是早起的鳥兒第七招：找出上級的最佳16平時作事情注意養(yǎng)成節(jié)省時間的好習慣襪子/長褲（先穿襪子再穿長褲，可節(jié)省5秒）用品放在一個固定的地方（Key?）第八招：養(yǎng)成良好的工作（生活）習慣

平時作事情注意養(yǎng)成節(jié)省時間的好習慣第八招：養(yǎng)成良好的工作（17同時做兩件事情刷牙、洗臉、洗澡/聽新聞等車或塞車時/看報開車聽演講或者有聲音的錄音帶同時做三件事情走路健身、聽 mp3學英語、上班。人腦一次能處理7件事情同時做兩件事情18時間沒有準時只有提前工作時間業(yè)務洽談約會上課第十招：決不輕易“遲到”時間沒有準時只有提前第十招：決不輕易“遲到”19設定期限（雙方共同協(xié)議）交辦事項、定下期限，按時追蹤指使、要求、命令——書面化按時追蹤承辦事項、自定期限、限期前提報主動提出進度報告。力有未逮時，馬上說出來。第11招：沒定期限就不叫工作設定期限（雙方共同協(xié)議）第11招：沒定期限就不叫工作20桌面清除不必要的東西——相片、飾品等。有用物品定位、編號。抽屜立即處理的公文、正在實施的計劃，分類、分組。保留的公文，參考資料分別放置。周圍環(huán)境一天三分之一以上的時間。清爽舒適、工作效率。第12招：整理工作環(huán)境桌面第12招：整理工作環(huán)境21整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西；整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作覺得整潔、修養(yǎng)：通過進行上述4S的活動，讓每個都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣。

5S的倡導者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。工作環(huán)境“５Ｓ”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西；22用5s來整理你的工作環(huán)境

（1）基本工具；（2）復印機；（3）傳真機；（4）電腦；（5）文檔自己檢查你的辦公桌、文件柜、電腦、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西，是否符合5s管理，是否方便你的工作。用5s來整理你的工作環(huán)境23閱讀技巧——30％花在閱讀上閱讀前——選擇閱讀材料（1分鐘200頁）閱讀——改進閱讀速度（1分鐘500字）閱讀后——用色筆來標記文件處理只看一次今天決定不了的明天也一樣。第13招：各種文件只看一次閱讀技巧——30％花在閱讀上第13招：各種文件只看一次24五分鐘內找不到文件就不是好的檔案管理如果不見了會發(fā)生什么樣的麻煩事？如果不確定該不該“淘汰”？往垃圾箱丟吧。定期整理、“淘汰”掉不用的文件。第14招：沒有淘汰就不叫檔案管理

五分鐘內找不到文件就不是好的檔案管理第14招：沒有淘汰就不25專家或朋友好朋友專家顧問資源圖書館。

Internet。第15招：學會使用外腦專家或朋友第15招：學會使用外腦26化零為整

25分鐘讀書法

——25分/20頁/天×600頁/月＝24本書/年每天固定時間沉思片刻/回顧與總結(思考周)常規(guī)性工作放在零散的時間處理第16招：集合零碎時間做大事化零為整第16招：集合零碎時間做大事27您有拒絕的理由，不必每次都要有理由。拒絕太慢反而會造成抱怨太多。輕諾寡信人生的麻煩有一半是由于太快說“是”，太慢說“不”造成的

比林定律：美國幽默作家比林

第17招：勇敢說“不”您有拒絕的理由，不必每次都要有理由。第17招：勇敢說“不”28適當?shù)乃呶缢?0分鐘閉目養(yǎng)神-小休片刻會更好適當?shù)男蓍e適當?shù)乃?9并行管理同一時間做多件事情串行管理按循序做事情根據(jù)事情的特點，分類管理第19招：統(tǒng)籌管理時間并行管理第19招：統(tǒng)籌管理時間30第20招：使用管理時間的工具筆及時貼Pda筆記本軟件第20招：使用管理時間的工具筆31五.管理上司的時間固定日程管理（計劃、會議、出差、接待等）突發(fā)性日程（臨時性、突發(fā)性事件）1.總體原則：了解上司的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細心觀察上司的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；

-了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是上司最近的業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；定期與上司溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；注意日程安排的時間松緊，安排全部時間的60％；五.管理上司的時間固定日程管理（計劃、會議、出差、接待等）322、經驗與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給上司留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；根據(jù)上司習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；對于上司的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與上司核對日程，保證秘書與上司日程表內容一致；控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；2、經驗與技巧33

出差前：

確定出差目的地和日期；確認上司出差陪同人與出差地人員溝通，確定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程時間、接待人等信息）。確定行程，預定機票（選擇航空公司、機型及班次）、酒店（選擇上司習慣的酒店、酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送人的聯(lián)系方式）；完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。根據(jù)上司的習慣，準備出差用物品。擬寫授權書并于上司出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出郵件和復印件。3.出差日程安排出差前：3.出差日程安排34出差中：

在第一時間掌握上司到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。根據(jù)上司日程安排，隨時通報公司及的業(yè)務進展情況；配合上司授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。根據(jù)情況及時與相關人員及上司溝通，及時調整日程安排；3.出差日程安排出差中：3.出差日程安排35；出差后：

及時向上司匯報出差期間公司內部事務及業(yè)務進展；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉發(fā)相關人員或存檔；向上司認為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費用報銷；跟進業(yè)務后續(xù)事宜；3.出差日程安排；3.出差日程安排36出差物品攜帶表:準備物品說明1名片若干2證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）3往返機票（將保險費保留在秘書手中）4活動或出差地用的工作用品5準備現(xiàn)金或信用卡6禮品如何包裝7日程表8筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份U盤9出訪地聯(lián)系人通訊錄10備用筆等文具*準備一支彩色筆11應急藥及常用藥品出差物品攜帶表:準備物品說明1名片若干2證件（“教育是為美好生活作準備！”

——斯賓塞Thanks！“教育是為美好生活作準備！”Thanks！38《行政秘書時間管理》

講師：李革增《行政秘書時間管理》39事務性、重復性工作太多打擾（電話或沒有預約客人）沒有目標、次序和計劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒有效率一.常見的時間管理誤區(qū)事務性、重復性工作太多一.常見的時間管理誤區(qū)40二.時間管理的目標：二.時間管理的目標：41三.時間管理的三原則第一原則：

目標管理原則

第二原則：

抓住重點原則

“80、20”法則運用第三原則：

工作優(yōu)先級綜合分析三.時間管理的三原則第一原則：42第一原則：目標管理原則

■目標不明確

——工作的目標是什么？

——你自己的人生目標是什么？■目標確定根據(jù)目標確定工作計劃第一原則：目標管理原則43

案例：海爾的OEC管理法（OverallEveryControlandClear）即全方位地對每人、每天、每事進行清理、控制，其主要內涵，就是貫穿在企業(yè)各項工作中的“日事日畢、日清日高”。具體地講，就是企業(yè)每天所有的事都有人管，做到控制不漏項；所有的均有管理、控制內容，并依據(jù)工作標準對各自控制的事項按規(guī)定計劃執(zhí)行，每日將實施結果與計劃指標對照、總結、糾偏，達到對事物發(fā)展過程日控、事控的目的，確保事物向預定目標發(fā)展。按照這一管理模式，上至總裁，下至一般員工，哪怕是一個修剪花草的花匠，都十分清楚自己應該干什么。干多少，按什么標準干，達到什么結果。德魯克在《卓有成效的管理者》一書中說：“管理好的企業(yè)，總是單調無味，沒有任何激動人心的事件。那是因為凡是可能發(fā)生的危機早已被預見，并已將它們轉化為例行作業(yè)了?！?/p>

案例：海爾的OEC管理法（OverallEvery44第二原則：重點原則“80、20”法則帕雷托定律：是一個意大利的經濟學家帕雷托提出的，他在１８９７年觀察１９世紀英國社會財富和人的關系時，發(fā)現(xiàn)國家８０％的財富是聚集在２０％的人的手里。80％的結果來自20％的原因。80%的利潤來自20%的客戶80%的銷售來自20%的銷售人員80%的時間用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的時間內被完成80%的效率提升可以來自20%的環(huán)節(jié)改進第二原則：重點原則“80、20”法則帕雷托定律：是一個意大45第三原則：工作優(yōu)先級綜合分析

四象限坐標圖

重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫第三原則：工作優(yōu)先級綜合分析重要度緊迫性AＣDＢ46■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的工作B（石塊型的事務）工作計劃了解上級提高工作能力建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬其它休閑活動■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重A（碎石型的事471.結合工作目標作好時間計劃表注意：

60％有計劃的工作

20％沒有預期的行事

20％突發(fā)的行事第一招：時間計劃表四.時間管理的策略（20招）1.結合工作目標作好時間計劃表第一招：時間計劃表四.時間管理48過多的電話不必要的會議不速之客無意義的文件方法；過濾第二招：幫助上級跳出時間陷阱過多的電話第二招：幫助上級跳出時間陷阱49第三招：區(qū)分掌控的時間

可控不可控工作、起居飲食、睡眠自我情緒管理交通開會上司召見

二分法：區(qū)分可控和不可控時間第三招：區(qū)分掌控的時間可控不可控工作、起居交通二分50一日之計在于昨天明天必須要做的六件重要事情，寫下來。相關工作一并完成。不作預定表以外的工作。第四招：每日工作計劃表一日之計在于昨天第四招：每日工作計劃表51第五招：減少被打擾的時間“打擾是第一時間大盜”

日本專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8

分鐘會受到1

次打擾，每小時大約7

次，或者說每天50~60

次。平均每次打擾大約是5

分鐘，總共每天大約4

小時，也就是約50%。其中80%（約3

小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。

流程管理要多用打擾性不強的溝通方式與別人的韻律相協(xié)調第五招：減少被打擾的時間“打擾是第一時間大盜”52工作計劃表正在進行的計劃，尚未完成的事情。每日行事歷規(guī)定的事項一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易變的更困難工作計劃表53

了解上級是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情的在最好的時間保證1-2個小時的免打擾時間第七招：找出上級的最佳工作時間了解上級是夜貓子還是早起的鳥兒第七招：找出上級的最佳54平時作事情注意養(yǎng)成節(jié)省時間的好習慣襪子/長褲（先穿襪子再穿長褲，可節(jié)省5秒）用品放在一個固定的地方（Key?）第八招：養(yǎng)成良好的工作（生活）習慣

平時作事情注意養(yǎng)成節(jié)省時間的好習慣第八招：養(yǎng)成良好的工作（55同時做兩件事情刷牙、洗臉、洗澡/聽新聞等車或塞車時/看報開車聽演講或者有聲音的錄音帶同時做三件事情走路健身、聽 mp3學英語、上班。人腦一次能處理7件事情同時做兩件事情56時間沒有準時只有提前工作時間業(yè)務洽談約會上課第十招：決不輕易“遲到”時間沒有準時只有提前第十招：決不輕易“遲到”57設定期限（雙方共同協(xié)議）交辦事項、定下期限，按時追蹤指使、要求、命令——書面化按時追蹤承辦事項、自定期限、限期前提報主動提出進度報告。力有未逮時，馬上說出來。第11招：沒定期限就不叫工作設定期限（雙方共同協(xié)議）第11招：沒定期限就不叫工作58桌面清除不必要的東西——相片、飾品等。有用物品定位、編號。抽屜立即處理的公文、正在實施的計劃，分類、分組。保留的公文，參考資料分別放置。周圍環(huán)境一天三分之一以上的時間。清爽舒適、工作效率。第12招：整理工作環(huán)境桌面第12招：整理工作環(huán)境59整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西；整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作覺得整潔、修養(yǎng)：通過進行上述4S的活動，讓每個都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣。

5S的倡導者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。工作環(huán)境“５Ｓ”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西；60用5s來整理你的工作環(huán)境

（1）基本工具；（2）復印機；（3）傳真機；（4）電腦；（5）文檔自己檢查你的辦公桌、文件柜、電腦、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西，是否符合5s管理，是否方便你的工作。用5s來整理你的工作環(huán)境61閱讀技巧——30％花在閱讀上閱讀前——選擇閱讀材料（1分鐘200頁）閱讀——改進閱讀速度（1分鐘500字）閱讀后——用色筆來標記文件處理只看一次今天決定不了的明天也一樣。第13招：各種文件只看一次閱讀技巧——30％花在閱讀上第13招：各種文件只看一次62五分鐘內找不到文件就不是好的檔案管理如果不見了會發(fā)生什么樣的麻煩事？如果不確定該不該“淘汰”？往垃圾箱丟吧。定期整理、“淘汰”掉不用的文件。第14招：沒有淘汰就不叫檔案管理

五分鐘內找不到文件就不是好的檔案管理第14招：沒有淘汰就不63專家或朋友好朋友專家顧問資源圖書館。

Internet。第15招：學會使用外腦專家或朋友第15招：學會使用外腦64化零為整

25分鐘讀書法

——25分/20頁/天×600頁/月＝24本書/年每天固定時間沉思片刻/回顧與總結(思考周)常規(guī)性工作放在零散的時間處理第16招：集合零碎時間做大事化零為整第16招：集合零碎時間做大事65您有拒絕的理由，不必每次都要有理由。拒絕太慢反而會造成抱怨太多。輕諾寡信人生的麻煩有一半是由于太快說“是”，太慢說“不”造成的

比林定律：美國幽默作家比林

第17招：勇敢說“不”您有拒絕的理由，不必每次都要有理由。第17招：勇敢說“不”66適當?shù)乃呶缢?0分鐘閉目養(yǎng)神-小休片刻會更好適當?shù)男蓍e適當?shù)乃?7并行管理同一時間做多件事情串行管理按循序做事情根據(jù)事情的特點，分類管理第19招：統(tǒng)籌管理時間并行管理第19招：統(tǒng)籌管理時間68第20招：使用管理時間的工具筆及時貼Pda筆記本軟件第20招：使用管理時間的工具筆69五.管理上司的時間固定日程管理（計劃、會議、出差、接待等）突發(fā)性日程（臨時性、突發(fā)性事件）1.總體原則：了解上司的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況，優(yōu)化工作方法，細心觀察上司的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；

-了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是上司最近的業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點；對計劃內事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；定期與上司溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；注意日程安排的時間松緊，安排全部時間的60％；五.管理上司的時間固定日程管理（計劃、會議、出差、接待等）702、