流程管理文書(shū)流程管理暨教育部列管作業(yè)系統(tǒng)之管理

文書(shū)流程管理

暨

教育部列管作業(yè)系統(tǒng)之管理秘書(shū)室管考科陳科長(zhǎng)素艶2009年4月16日1簡(jiǎn)報(bào)大綱壹、前言貳、文書(shū)流程管理參、教育部重要業(yè)務(wù)列管作業(yè)之管理肆、監(jiān)察案件函稿之作業(yè)應(yīng)注意事項(xiàng)

2壹、前言公文是政府機(jī)關(guān)推動(dòng)公務(wù)、溝通意見(jiàn)的重要工具。公文本身能否發(fā)揮功能，與行政效能有極密切關(guān)係。為提高公文辦理時(shí)效，行政院研考會(huì)特修正訂定「文書(shū)流程管理手冊(cè)」：以積極主動(dòng)導(dǎo)正之流程管理理念，取代昔日由專(zhuān)責(zé)單位負(fù)責(zé)文書(shū)稽催之消極間接管制觀念。3壹、前言（續(xù)）主要法源（一）公文程式條例（二）文書(shū)處理手冊(cè)（三）文書(shū)流程管理手冊(cè)文書(shū)及文書(shū)處理意涵（一）文書(shū)係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書(shū)。（二）文書(shū)處理係指文書(shū)自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。4貳、文書(shū)流程管理一、定義二、特色三、名詞釋義四、權(quán)責(zé)劃分五、管制標(biāo)準(zhǔn)六、本部一般公文處理時(shí)限分配七、公文時(shí)效績(jī)優(yōu)人員獎(jiǎng)勵(lì)附錄1：文書(shū)流程管理實(shí)務(wù)與常見(jiàn)缺失--行政院研考會(huì)提供附錄2、行政院各機(jī)關(guān)公文統(tǒng)計(jì)表--以97年12月為例5貳、文書(shū)流程管理一、定義

登錄詳盡公文處理過(guò)程，實(shí)施自我管理、文書(shū)稽催、時(shí)效統(tǒng)計(jì)分析及流程簡(jiǎn)化等，以提高公文時(shí)效及品質(zhì)的一種管理作業(yè)制度。6貳、文書(shū)流程管理（續(xù)）二、特色管制範(fàn)圍：全程管制、全面管制從收文至發(fā)文（或存查）應(yīng)全程列入管制?？偸?、總發(fā)文件，單位收文、發(fā)文，創(chuàng)簽、創(chuàng)稿、存查等均應(yīng)列入管制。作業(yè)範(fàn)圍落實(shí)自律時(shí)效、全面品管。完整登錄、有效稽催、精確統(tǒng)計(jì)、周延分析、檢討改進(jìn)。7貳、文書(shū)流程管理（續(xù)）三、名詞釋義文書(shū)：

指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)，不論其形式或性質(zhì)如何之一切資料。文書(shū)處理：

指文書(shū)收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。8創(chuàng)稿來(lái)文總收文分送各單位承辦人簽擬會(huì)簽陳核批示送回承辦單位送文書(shū)科歸檔文書(shū)處理流程概要圖9貳、文書(shū)流程管理（續(xù)）處理時(shí)限：

按公文處理速別規(guī)定，自收文至發(fā)文(存查)的全部流程，可使用時(shí)數(shù)或日數(shù)。例：速件3日，其處理時(shí)限即為3日。限辦日期：

依據(jù)各類(lèi)公文之處理時(shí)限規(guī)定可使用日數(shù)，計(jì)算應(yīng)辦結(jié)之實(shí)際日期。

創(chuàng)稿文：

無(wú)正式來(lái)文而主動(dòng)辦理或交辦的案件。10貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））限期公文：來(lái)文或依規(guī)定定訂有期限的的公文。彙辦案件：同一案件內(nèi)的的有關(guān)事項(xiàng)，，必須彙集全全部來(lái)文後，，始能統(tǒng)一處處理的公文。。併辦案件：指各件公文案案情相同、同同一案情之正正副本、或是是對(duì)其他機(jī)關(guān)關(guān)來(lái)函查催案案件而仍待辦辦者，基於效效率原則所統(tǒng)統(tǒng)一處理之案案件。11貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））專(zhuān)案管制：指公文涉及政政策、法令、、與其他機(jī)關(guān)關(guān)業(yè)務(wù)或須經(jīng)經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)時(shí)間協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)辦的複雜案案件。由承辦單位敘敘明專(zhuān)案名稱(chēng)稱(chēng)與理由，訂訂定預(yù)定完成成時(shí)間，送管管制單位(秘秘書(shū)室管考科科)審查，簽簽請(qǐng)部、次長(zhǎng)長(zhǎng)或主任秘書(shū)書(shū)核準(zhǔn)後，以以「案」為單單元實(shí)施管制制。12貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））文書(shū)稽催：狹義文書(shū)稽催催：係指公文辦結(jié)結(jié)前，透過(guò)公公文系統(tǒng)、電電子郵件或書(shū)書(shū)面通知等方方式查詢(xún)各個(gè)個(gè)處理過(guò)程的的辦理情形，，促使公文能能在規(guī)定期限限內(nèi)處理完畢畢。廣義文書(shū)稽催催；係指公文辦結(jié)結(jié)前後，對(duì)公公文處理的一一種稽查作業(yè)業(yè)。13貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））四、權(quán)責(zé)劃分分--強(qiáng)調(diào)每一成員員自我管理每一成員職責(zé)責(zé)各單位收發(fā)人人員各級(jí)單位主管管文書(shū)單位職責(zé)責(zé)管制單位（秘秘書(shū)室）權(quán)權(quán)責(zé)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)職責(zé)責(zé)14貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））每一成員職責(zé)責(zé)：管制會(huì)稿、會(huì)會(huì)辦時(shí)效。急要文件須會(huì)會(huì)辦者應(yīng)親會(huì)會(huì)。同一文件請(qǐng)3個(gè)單位以上會(huì)會(huì)核，宜複製製同時(shí)送會(huì)。。送（收）會(huì)外外機(jī)關(guān)公文按按速件處理。。無(wú)論送會(huì)或收收會(huì)均應(yīng)管制制時(shí)間，如不不能依限退回回時(shí)，應(yīng)將原原因、理由及及預(yù)定時(shí)間通通知送會(huì)機(jī)關(guān)關(guān)。必須展期時(shí)，，報(bào)請(qǐng)秘書(shū)室室主管核準(zhǔn)。。累積展期超超過(guò)60日以上公文，簽請(qǐng)部部、次長(zhǎng)或主主任秘書(shū)核準(zhǔn)準(zhǔn)，並知會(huì)秘秘書(shū)室(管考考科)列入管管制。自簽辦之日起起至發(fā)文之日日止，應(yīng)注意意各階段公文文查催。15貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））各單位收發(fā)人人員職責(zé)：管制登錄該單單位每一公文文處理流程及及使用時(shí)間。。逐日檢查公文文處理紀(jì)錄，，每週列印1次至2次，送承辦人人員辦理清查查、展期或催催辦，並將查查催資料提供供單位主管參參處。16貳、文書(shū)流程程管理（續(xù)））各級(jí)單位主管管職責(zé)：充分掌握公文文查催資料，，即時(shí)督促每每一成員作業(yè)業(yè)時(shí)效。落實(shí)職務(wù)代理理人制度。對(duì)一般公文來(lái)來(lái)文速別與公公文性質(zhì)不符符者，得核準(zhǔn)準(zhǔn)更改速別，，或指定授權(quán)權(quán)人員核準(zhǔn)調(diào)調(diào)整。對(duì)公文文時(shí)效效的優(yōu)優(yōu)劣案案件建建議獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲權(quán)權(quán)。涉及2個(gè)以上上單位位之作作業(yè)，，宜與與相關(guān)關(guān)單位位商訂訂原則則再處處理，，避免免因往往來(lái)會(huì)會(huì)稿延延誤時(shí)時(shí)效。。配合秘秘書(shū)室室召開(kāi)開(kāi)公文文流程程工作作研討討會(huì)。。17貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））文書(shū)單單位職職責(zé)：：召集會(huì)會(huì)商辦辦理文文書(shū)管管理電電腦化化、文管案案管作作法、登錄（彙整）統(tǒng)計(jì)時(shí)時(shí)效及及稽催催資料料檢查查各單單位登登錄及及管制制情形形、協(xié)助推推動(dòng)文文書(shū)流流程簡(jiǎn)簡(jiǎn)化、配合調(diào)調(diào)卷分分析提提供資資料、提出獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲建建議。。18貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））管制單單位（（秘書(shū)書(shū)室））職責(zé)責(zé)：管制掌掌握全全機(jī)關(guān)關(guān)每一一文件件的處處理流流程與與使用用時(shí)間間。檢查各各單位位公文文登錄錄及管管制情情形，，送各各單位位正（（副））主管管參考考。綜合統(tǒng)統(tǒng)計(jì)分分析管管制成成果，，對(duì)內(nèi)內(nèi)公佈佈，並並視需需要提提報(bào)部部務(wù)會(huì)會(huì)報(bào)或或業(yè)務(wù)務(wù)會(huì)報(bào)報(bào)，必必要時(shí)時(shí)供考考績(jī)委委員會(huì)會(huì)作為為升遷遷考核核及年年終考考績(jī)（（核））之參參考依依據(jù)。。訂定公公文處處理每每一過(guò)過(guò)程的的可使使用時(shí)時(shí)間，，作為為各級(jí)級(jí)人員員處理理公文文之參參考準(zhǔn)準(zhǔn)據(jù)。。對(duì)公文文時(shí)效效優(yōu)劣劣單位位或個(gè)個(gè)人提提出獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲建建議。。19貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））機(jī)關(guān)首首長(zhǎng)職職責(zé)：：審核展展期超超過(guò)30日以上上之案案件。審核專(zhuān)專(zhuān)案管管制及及特殊殊性案案件。責(zé)成逾逾處理理時(shí)限限30日以上上者，，限期期結(jié)案案。20貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））五、管管制標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（一））各類(lèi)公公文處處理時(shí)時(shí)限：密要電電報(bào)與與限時(shí)時(shí)公文文暨部部、次次長(zhǎng)交交辦急急要公公文，，均應(yīng)應(yīng)隨到到隨辦辦。最速件件或特特急件件隨到到隨辦辦，不不得超超過(guò)1日。速件以以不超超過(guò)3日為限。。普通件件以不不超過(guò)過(guò)6日為限。。答覆立立法委委員之之質(zhì)詢(xún)?cè)儼讣?，?yīng)應(yīng)不超超過(guò)20日之期限限。（本類(lèi)類(lèi)公文文不得得申請(qǐng)請(qǐng)展期期）21貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））（一））各類(lèi)公公文處處理時(shí)時(shí)限（續(xù)））：人民申申請(qǐng)案案件，，按其其性質(zhì)質(zhì)規(guī)定定之期期限為為限。。人民陳陳情案案件，，應(yīng)不不超過(guò)過(guò)規(guī)定定期限限，以以收受受陳情情書(shū)次次日起起算扣扣除假假日，，在30日內(nèi)辦辦結(jié)者者為「「依限限辦結(jié)結(jié)」。。訴願(yuàn)案案件，，復(fù)審審案件件應(yīng)不不超過(guò)過(guò)法定定期限限。監(jiān)察院院糾彈彈、調(diào)調(diào)查案案件，，應(yīng)不不超過(guò)過(guò)監(jiān)察察院規(guī)規(guī)定之之期限限。院長(zhǎng)、、部長(zhǎng)長(zhǎng)電子子郵件件，應(yīng)應(yīng)不超超過(guò)3日之期限限。22貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））（二））公文時(shí)時(shí)效計(jì)計(jì)算標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)文使使用日日數(shù)：從收文文次日日起算算，至至發(fā)文文之日日止。。使用日日數(shù)不不滿(mǎn)半半日者者，以以半日日計(jì)算算；超超過(guò)半半日，，不滿(mǎn)滿(mǎn)1日者，，以1日計(jì)算算；收收文當(dāng)當(dāng)日即即已辦辦結(jié)之之案件件，以以半日日計(jì)算算。機(jī)關(guān)內(nèi)內(nèi)部各各幕僚僚單位位之間間的會(huì)會(huì)稿、、會(huì)辦辦時(shí)間間不得得扣除除，但但與外外機(jī)關(guān)關(guān)會(huì)稿稿時(shí)，，從送送會(huì)之之日起起至退退會(huì)收收到之之日止止的時(shí)時(shí)間，，得與與扣除除。23貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））發(fā)文平平均使使用日日數(shù)：：發(fā)文使使用日日數(shù)之之和，，除以以發(fā)文文總件件數(shù)，，所得得之商商謂之之。存查使使用日日數(shù)及及存查查平均均使用用日數(shù)數(shù)：與發(fā)文文使用用日數(shù)數(shù)及發(fā)發(fā)文平平均使使用日日數(shù)的的計(jì)算算標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)同。。會(huì)辦時(shí)時(shí)效：：機(jī)關(guān)內(nèi)內(nèi)部送送會(huì)公公文，，依「「最速速件1小時(shí)時(shí)、速速件2小時(shí)、、普通通件4小時(shí)」」時(shí)限限辦理理；送送會(huì)外外機(jī)關(guān)關(guān)公文文以「「速件件」處處理。。24貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））假日之之計(jì)算算：一般公公文、、人民民陳情情案件件、立立法委委員質(zhì)質(zhì)詢(xún)案案件等等3類(lèi)類(lèi)之計(jì)計(jì)算標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，，例假假日等等天數(shù)數(shù)應(yīng)予予扣除。限期公公文、、專(zhuān)案案管制制案件件、人人民申申情案案件、、訴願(yuàn)願(yuàn)案件件等4類(lèi)之之計(jì)算算標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，則則包含含例假假日等等放假假天數(shù)數(shù)。25貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））改分之之計(jì)算算：機(jī)關(guān)公公文改改分作作業(yè)應(yīng)應(yīng)至遲遲於收收文次次日確確定主主辦單單位。。單位間間有分分文爭(zhēng)爭(zhēng)議案案件，，應(yīng)指指定專(zhuān)專(zhuān)人（（或分分文小小組）協(xié)調(diào)調(diào)判定定，俾俾提昇昇效率率。改分公公文之之管制制或統(tǒng)統(tǒng)計(jì)時(shí)時(shí)效起起算點(diǎn)點(diǎn)，仍仍以總總收文文原登登錄收收文日日期為為準(zhǔn)。。26貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））六、本本部一一般公公文處處理時(shí)時(shí)限分分配普通件件：收分文文不得得逾1日。承辦單單位承承辦、、核判判不得得逾1日。層轉(zhuǎn)核核判不不得逾逾2日。會(huì)辦單單位會(huì)會(huì)稿不不得逾逾1日。繕打發(fā)發(fā)文不不得逾逾1日。27貳、文文書(shū)流流程管管理（（續(xù)））六、本本部一一般公公文處處理時(shí)時(shí)限分分配（續(xù)））限時(shí)、、最速速件、、速件件：公文各處理理過(guò)程程相關(guān)關(guān)人員員均應(yīng)隨隨到隨隨辦，，不得得留置置。限時(shí)案案件：：會(huì)核核時(shí)時(shí)間間每每單單位位以以0.5日為為限限。。28貳、、文文書(shū)書(shū)流流程程管管理理（（續(xù)續(xù)））七、、公公文文時(shí)時(shí)效效績(jī)績(jī)優(yōu)優(yōu)人人員員獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)為鼓鼓勵(lì)勵(lì)本本部部公公文文時(shí)時(shí)效效績(jī)績(jī)優(yōu)優(yōu)同同仁仁，，年年度度結(jié)結(jié)束束後後，由秘秘書(shū)書(shū)室室簽簽請(qǐng)請(qǐng)核核給給獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)。。各單單位位實(shí)實(shí)際際處處理理業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)之之編編制制內(nèi)內(nèi)人人員員、、約約聘聘僱僱人人員員、、借借調(diào)調(diào)（借借））人員員及及派派遣遣人人員員，皆皆為為獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)對(duì)對(duì)象象。以當(dāng)當(dāng)年年度度發(fā)文文＋存查查文文之平平均均天天數(shù)數(shù)，為推推薦薦門(mén)門(mén)檻檻。。依98年2月12日教教育育部部第第78次副副主主管管業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)會(huì)會(huì)報(bào)報(bào)決決議議，，自自98年年度度起起，，獎(jiǎng)獎(jiǎng)?lì)~額由由2000元元提高高為為3000元元等值值獎(jiǎng)獎(jiǎng)品品之之獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)。。29附錄錄1：：文文書(shū)書(shū)流流程程管管理理實(shí)實(shí)務(wù)務(wù)與與常常見(jiàn)見(jiàn)缺缺失失（行行政政院院研研考考會(huì)會(huì)提提供供））缺失失現(xiàn)現(xiàn)象象1處理理公公文文以以「「先先存存後後辦辦」」或或「「附附件件抽抽辦辦，，文文存存」」方方式式，，逃逃避避時(shí)時(shí)效效管管制制。。規(guī)定定作作法法宣導(dǎo)導(dǎo)正正確確時(shí)時(shí)效效管管制制觀觀念念，，並並加加強(qiáng)強(qiáng)抽抽查查存存查查及及創(chuàng)創(chuàng)稿稿案案件件分分析析，，防防杜杜逃逃避避稽稽催催情情事事。。30附錄錄1：：文文書(shū)書(shū)流流程程管管理理實(shí)實(shí)務(wù)務(wù)與與常常見(jiàn)見(jiàn)缺缺失失（（續(xù)續(xù)））（行行政政院院研研考考會(huì)會(huì)提提供供））缺失失現(xiàn)現(xiàn)象象2部分分公公文文辦辦理理時(shí)時(shí)程程偏偏長(zhǎng)長(zhǎng)，，惟惟管管制制單單位位並並未未就就該該類(lèi)類(lèi)案案件件進(jìn)進(jìn)行行檢檢討討分分析析。。規(guī)定定作作法法對(duì)超超過(guò)過(guò)處處理理時(shí)時(shí)限限30日日以以上上，，未未結(jié)結(jié)案案件件應(yīng)應(yīng)予予個(gè)個(gè)案案(件件)分分析析處處理理，，並並定定期期簽簽陳陳機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)首首長(zhǎng)長(zhǎng)核核閱閱或或提提報(bào)報(bào)主主管管會(huì)會(huì)報(bào)報(bào)檢檢討討。。31附錄錄1：：文文書(shū)書(shū)流流程程管管理理實(shí)實(shí)務(wù)務(wù)與與常常見(jiàn)見(jiàn)缺缺失失（（續(xù)續(xù)））（行行政政院院研研考考會(huì)會(huì)提提供供））缺失失現(xiàn)現(xiàn)象象3未明明確確訂訂定定稽稽催催作作業(yè)業(yè)規(guī)規(guī)定定以以供供遵遵循循，，或或?qū)崒?shí)際際作作業(yè)業(yè)流流於於形形式式未未臻臻確確實(shí)實(shí)，，雖雖進(jìn)進(jìn)行行定定期期稽稽催催，，然然並並未未產(chǎn)產(chǎn)生生應(yīng)應(yīng)有有督督促促作作用用。。規(guī)定定作作法法應(yīng)速速訂訂定定機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)內(nèi)內(nèi)部部作作業(yè)業(yè)規(guī)規(guī)定定，，落落實(shí)實(shí)稽稽催催實(shí)實(shí)際際作作業(yè)業(yè)，，實(shí)實(shí)施施方方式式包包含含承承辦辦人人自自我我檢檢查查、、電電腦腦系系統(tǒng)統(tǒng)協(xié)協(xié)助助稽稽催催、、單單位位收收發(fā)發(fā)人人員員協(xié)協(xié)助助查查催催、、單單位位主主管管督督導(dǎo)導(dǎo)催催辦辦及及文文書(shū)書(shū)單單位位綜綜合合稽稽催催等等。。32附錄錄1：：文文書(shū)書(shū)流流程程管管理理實(shí)實(shí)務(wù)務(wù)與與常常見(jiàn)見(jiàn)缺缺失失（（續(xù)續(xù)））（行行政政院院研研考考會(huì)會(huì)提提供供））缺失失現(xiàn)現(xiàn)象象4未明明確確訂訂定定展展期期機(jī)機(jī)制制以以供供遵遵循循，，或或未未完完全全落落實(shí)實(shí)展展期期作作業(yè)業(yè)，，例例如如展展期期申申請(qǐng)請(qǐng)作作業(yè)業(yè)欠欠嚴(yán)嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)，，案案件件未未依依規(guī)規(guī)定定申申請(qǐng)請(qǐng)展展期期。。規(guī)定定作作法法應(yīng)依依案案件件所所涉涉業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)性性質(zhì)質(zhì)或或複複雜雜程程度度，，分分別別訂訂定定申申請(qǐng)請(qǐng)展展期期期期限限，，利利用用資資訊訊系系統(tǒng)統(tǒng)簡(jiǎn)簡(jiǎn)化化處處理理流流程程，，並並分分層層授授權(quán)權(quán)各各級(jí)級(jí)權(quán)權(quán)責(zé)責(zé)主主管管核核決決；；案案件件無(wú)無(wú)法法於於規(guī)規(guī)定定時(shí)時(shí)間間內(nèi)內(nèi)辦辦結(jié)結(jié)，，應(yīng)應(yīng)屆屆滿(mǎn)滿(mǎn)處處理理時(shí)時(shí)限限前前提提出出展展期期；；辦理展期期之公文文以逾期期案件列列計(jì)，惟惟未屆展展延結(jié)案案日期前前不列入入稽催範(fàn)範(fàn)圍。（研考會(huì)會(huì)97年年12月月修正之之「文書(shū)書(shū)流程管管理手冊(cè)冊(cè)」第五五章第第三節(jié)--七之之規(guī)規(guī)定）33附錄1：：文書(shū)流流程管理理實(shí)務(wù)與與常見(jiàn)缺缺失（續(xù)續(xù)）（行政院院研考會(huì)會(huì)提供））缺失現(xiàn)象象5代理人制制度未能能落實(shí)，，延誤公公文處理理時(shí)效。。規(guī)定作法法應(yīng)落實(shí)職職務(wù)代理理人制度度，並強(qiáng)強(qiáng)化內(nèi)部部管理，，以避免免公文積積壓。34附錄1：：文書(shū)流流程管理理實(shí)務(wù)與與常見(jiàn)缺缺失（續(xù)續(xù)）（行政院院研考會(huì)會(huì)提供））缺失現(xiàn)象象6登錄歸類(lèi)類(lèi)及件數(shù)數(shù)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)錯(cuò)誤，部部分非屬屬質(zhì)詢(xún)案案件併入入管制列列計(jì)。規(guī)定作法法立法委員員質(zhì)詢(xún)案案件係以以經(jīng)由電電子交換換方式收收發(fā)的件件數(shù)為準(zhǔn)準(zhǔn)，即以以經(jīng)由立立法院答答詢(xún)系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)之施施政質(zhì)詢(xún)?cè)兗皩?zhuān)案案質(zhì)詢(xún)案案件為計(jì)計(jì)算單元元，其餘餘立法委委員辦理理公聽(tīng)會(huì)會(huì)、立法法委員向向機(jī)關(guān)索索取資料料及機(jī)關(guān)關(guān)辦理立立法委員員質(zhì)詢(xún)擬擬答題庫(kù)庫(kù)等公文文不納入入計(jì)算範(fàn)範(fàn)圍。35附錄2、行政院院各機(jī)關(guān)關(guān)公文統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表（以97年12月為例））期間類(lèi)別12月份上季月平均值增減值待改進(jìn)機(jī)關(guān)（-1~-3）一般公文各機(jī)關(guān)平均辦結(jié)率%90.1690.66-0.5客委會(huì)、經(jīng)建會(huì)、原民會(huì)發(fā)文平均使用日數(shù)2.782.79-0.02經(jīng)建會(huì)、法務(wù)部、陸委會(huì)待辦公文之逾限率%13.4613.260.20衛(wèi)生署、行政院秘書(shū)處、外交部立法委員質(zhì)詢(xún)案件92.9192.020.89勞委會(huì)、研考會(huì)、陸委會(huì)人民申請(qǐng)案件97.3795.931.44交通部、衛(wèi)生署、通傳會(huì)訴願(yuàn)案件96.8391.175.66通傳會(huì)、國(guó)科會(huì)、內(nèi)政部人民陳情案件97.1696.970.19衛(wèi)生署、行政院秘書(shū)處、財(cái)政部專(zhuān)案管制案件96.9795.731.24經(jīng)濟(jì)部、交通部、法務(wù)部36參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理管考依據(jù)據(jù)一、「部部長(zhǎng)指示示事項(xiàng)列列管作業(yè)業(yè)須知」」（97年年7月7日訂定定）。。二、「教教育部新新聞發(fā)布布規(guī)範(fàn)」」（97年6月月10日日臺(tái)秘新新字第第0970102807號(hào)函函訂定））三、「教教育部重重要業(yè)務(wù)務(wù)列管案案件處理理原則」」（（94.08.10教教育部第第40次次業(yè)務(wù)會(huì)會(huì)報(bào)修正正通過(guò)））37參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））管考事項(xiàng)項(xiàng)部長(zhǎng)平日日諭示事事項(xiàng)。部長(zhǎng)對(duì)外外及巡訪(fǎng)訪(fǎng)承諾。。部務(wù)會(huì)報(bào)報(bào)決議交交辦。部、次長(zhǎng)長(zhǎng)交辦等等事項(xiàng)。。輿情會(huì)報(bào)報(bào)交辦事事項(xiàng)。381.部次長(zhǎng)會(huì)會(huì)議決議事項(xiàng)項(xiàng)教育部重重要業(yè)務(wù)務(wù)函件管管理系統(tǒng)統(tǒng)2.部次長(zhǎng)主主持重大會(huì)議議裁示列管事事項(xiàng)3.部次長(zhǎng)諭諭示列管事項(xiàng)項(xiàng)4.輿情會(huì)報(bào)報(bào)主席裁示列列管事項(xiàng)5.部長(zhǎng)重要要行程或會(huì)面面指示列管事事項(xiàng)參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））39參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））一、錄案案列管二、定期期管考三、解除除列管或或展期四、追蹤蹤檢討40參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））作業(yè)流程步驟說(shuō)明（含注意事項(xiàng)）備註1.錄案列管1.1奉獲指示，秘書(shū)室(管考科)即將應(yīng)列管案件鍵入「教育部重要業(yè)務(wù)函件管理系統(tǒng)」。「教育部重要業(yè)務(wù)函件管理系統(tǒng)」91.2秘書(shū)室(管考科)發(fā)送列印「列管通知單」；系統(tǒng)並同時(shí)自動(dòng)通知承辦單位「管理人」（專(zhuān)門(mén)委員及副主管）。1.3依據(jù)「教育部重要業(yè)務(wù)列管案件處理原則」積極研辦，並於列管期限內(nèi)，上網(wǎng)填報(bào)最新辦理進(jìn)度。41參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））作業(yè)流程步驟說(shuō)明（含注意事項(xiàng)）備註2.定期管考

2.1系統(tǒng)定期提醒：列管系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出mail通知承辦單位同仁更新辦理情形、申請(qǐng)展期或解除列管等事項(xiàng)（含：逾期案件）2.2秘書(shū)室(管考科)：以人工方式至系統(tǒng)逐案檢視，並適時(shí)通知承辦單位更新辦理情形、申請(qǐng)解列或展期。2.3填報(bào)週期：1個(gè)月內(nèi)者→每週1-3個(gè)月者→逐月4-12個(gè)月者→逐季依據(jù)「教育部重要業(yè)務(wù)列管案件處理原則」42參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））作業(yè)流程步驟說(shuō)明（含注意事項(xiàng)）備註3.解除列管、展期

3.1各單位審視案件進(jìn)度，展期每次以15天為原則，必要時(shí)可酌予延長(zhǎng)。惟如超過(guò)1個(gè)月以上者，應(yīng)檢附規(guī)劃時(shí)程隨單陳核。請(qǐng)逕至系統(tǒng)填寫(xiě)「展期申請(qǐng)單」或「解除列管申請(qǐng)」，並循行政程序辦理。3.2.1如屬政策性或重大案件，應(yīng)正式簽呈處理情形，於預(yù)定完成日前呈核部次長(zhǎng)批示。3.2.2非政策性或已向部次長(zhǎng)簡(jiǎn)報(bào)過(guò)之案件，請(qǐng)逕至系統(tǒng)填寫(xiě)「解除列管申請(qǐng)表」，於預(yù)定完成日前循行政程序呈核。43參、教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管作業(yè)業(yè)之管理理（續(xù)））作業(yè)流程步驟說(shuō)明（含注意事項(xiàng)）備註4.管考檢討

4.1於主任秘書(shū)主持之「副主管業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)」中，逐案檢討辦理情形。4.2各列管案件，如確有執(zhí)行困難或嚴(yán)重延宕者，由管考科錄案提送每月第2次部務(wù)會(huì)報(bào)檢討報(bào)告。管考科下載前會(huì)逐案提醒各單位更新。44解除列管管參考範(fàn)範(fàn)例：列管緣起列管事項(xiàng)主辦預(yù)定完成日期最新辦理情形備註說(shuō)明例10970723部長(zhǎng)交辦

少子化對(duì)各級(jí)教育未來(lái)衝擊之預(yù)估分析。並安排97年8月底前向部次長(zhǎng)簡(jiǎn)報(bào)，及邀相關(guān)司處主管與會(huì)。教970831本案已訂於97年8月27日(星期三)下午3時(shí)召開(kāi)之教育發(fā)展趨勢(shì)專(zhuān)題簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議中報(bào)告，爰建請(qǐng)解除列管。同意解除列管例20970714輿情會(huì)報(bào)茲因嘉義縣大埔國(guó)中小合併案，爰有關(guān)本部對(duì)國(guó)中小之小校整併案之應(yīng)有立場(chǎng)，請(qǐng)國(guó)教司研提納入中小學(xué)永續(xù)發(fā)展委員會(huì)討論。國(guó)970831本案已提案列入8月25日召開(kāi)之入中小學(xué)永續(xù)發(fā)展委員會(huì)討論（附會(huì)議議程）。同意解除列管例30970722輿情會(huì)報(bào)請(qǐng)中辦室、國(guó)教司確實(shí)統(tǒng)計(jì)卡玫基風(fēng)災(zāi)之高中職、國(guó)中小校舍損害情形及其相關(guān)復(fù)原經(jīng)費(fèi)，並加以控管，務(wù)求於暑假前(97年8月前)修復(fù)完畢。國(guó)中辦970831國(guó)教司：受損學(xué)校修復(fù)工程所需經(jīng)費(fèi)已於8月12核撥，爰申請(qǐng)解除列管。秘書(shū)室：本案需俟各校修復(fù)完畢後，再行申請(qǐng)解除列管。

暫不同意解除列管45附錄1--教育育部重要要業(yè)務(wù)列列管事項(xiàng)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表表分類(lèi)項(xiàng)目列管件數(shù)已結(jié)案件數(shù)未結(jié)案件數(shù)1.部次長(zhǎng)會(huì)議決議事項(xiàng)5136152.部次長(zhǎng)主持重大會(huì)議裁示列管事項(xiàng)5233.部次長(zhǎng)諭示列管事項(xiàng)1014.輿情會(huì)報(bào)主席裁示列管事項(xiàng)147131165.部長(zhǎng)重要行程或會(huì)面指示列管事項(xiàng)000總計(jì)（%）204169（82.8%）35（17.2%）（統(tǒng)計(jì)自自97.5.20~98.3.30