公司檔案管理制度參考范本

第5頁共5頁公司檔案管理制度參考范本一、?目的為了?規(guī)范公司檔?案管理，特?制定本制度?。二、適?用范圍本?制度適用于?公司各部門?檔案管理。?三、檔案?管理機(jī)構(gòu)的?設(shè)置及基本?要求（一?）檔案劃分?及管理部門?1、檔案?是指本公司?過去和現(xiàn)在?，在從事經(jīng)?營管理、科?學(xué)技術(shù)、企?業(yè)文化等活?動中形成的?對公司有保?持價(jià)值的各?種文字、圖?表、聲像等?歷史記錄。?2、行政?部行政助理?崗兼任檔案?管理員，負(fù)?責(zé)檔案資料?的歸檔督促?和日常管理?工作。3?、公司檔案?根據(jù)其重要?性和保密程?度分為公司?級和部門級?，公司級檔?案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)?規(guī)范進(jìn)行分?類，有規(guī)范?的檔案編號?和標(biāo)簽，并?建立電子與?紙張分類目?錄。（二?）各部門資?料管理1?、公司所屬?各部門必須?設(shè)兼職的資?料管理員，?規(guī)范部門檔?案管理，實(shí)?行部門檔案?與公司檔案?歸口管理。?2、各部?門根據(jù)部門?資料性質(zhì)結(jié)?合公司級檔?案管理辦法?，實(shí)行統(tǒng)一?的標(biāo)準(zhǔn)分類?管理。3?、檔案的借?閱和移交、?銷毀，必須?按照公司管?理規(guī)定執(zhí)行?。四、檔?案分類（?一）檔案質(zhì)?量1、檔?案封面應(yīng)逐?項(xiàng)按照規(guī)定?用碳素鋼筆?或中性筆書?寫，字跡要?工整，清晰?，封面題名?應(yīng)能準(zhǔn)確反?映出卷內(nèi)文?件材料的內(nèi)?容。2、?檔案文件禁?止使用鉛筆?、圓珠筆、?熱敏紙等。?破損的檔案?文件要進(jìn)行?修復(fù)處理。?3、檔案?必須遵循文?件材料形成?的規(guī)律和特?點(diǎn)，保持文?件材料之間?的聯(lián)系，區(qū)?分不同的價(jià)?值，便于保?管和利用。?4、檔案?盒表面為《?檔案目錄》?，檔案盒內(nèi)?文件沒有提?名的，由檔?案人員根據(jù)?內(nèi)容擬定標(biāo)?題。5、?檔案盒封面?應(yīng)注明立卷?人，審核人?，立卷時(shí)間?。（二）?立檔1、?檔案文件材?料按照批復(fù)?在前，請示?在后，正件?在前，附件?在后，印件?在前，定稿?在后，重要?法規(guī)性文件?的歷次稿件?排列在定稿?之后。2?、跨年度_?_請示與批?復(fù)，有批復(fù)?的在批復(fù)年?立卷，無批?復(fù)的放在請?示年立卷；?跨年度會議?文件放在會?議開幕年立?卷；跨年度?的規(guī)劃放在?第一年立卷?；跨年度總?結(jié)放在最后?一年立卷。?3、檔案?文件資料按?時(shí)間順序排?列，收交時(shí)?公文處理用?紙?jiān)谇埃?文在后；內(nèi)?部制發(fā)文件?，發(fā)文正稿?在前，依次?為公文處理?用紙，發(fā)文?底稿。（?三）分類?1、檔案各?級分類應(yīng)賦?予統(tǒng)一名稱?，其名稱應(yīng)?簡明扼要，?以充分表示?檔案內(nèi)容性?質(zhì)為原則，?并要一定范?疇，不能籠?統(tǒng)含糊。（?如：證照類?目、制度類?目、文件類?目、合同類?目等）。?2、公司檔?案大致分為?以下幾類：?（1）證?照類：營業(yè)?執(zhí)照及各類?證照，注冊?資料、年檢?資料、公司?章程等；?（2）文件?類：分外來?文件（政府?職能部門的?往來文件）?和內(nèi)__文?件；（3?）制度類：?管理制度匯?編；（4?）合同類：?分內(nèi)部經(jīng)營?管理合同和?業(yè)務(wù)合同兩?種。（5?）計(jì)劃總結(jié)?類：分年度?計(jì)劃及總結(jié)?等；（6?）___類?：辦公例會?紀(jì)要等（?五）檔案編?號1、檔?案分類各級?名稱經(jīng)確定?后，應(yīng)編制?《檔案登記?目錄表》，?將所有分類?各級名稱及?其代表數(shù)字?編號，用一?定順序依次?排列，以便?查閱。2?、檔案分類?各級名稱及?其代表數(shù)字?一經(jīng)確定，?不得任意修?改，如確有?修改必要，?應(yīng)事先__?_討論，并?擬定新舊檔?案分類編號?對照表，報(bào)?總經(jīng)理審核?批準(zhǔn)后方可?修改。3?、公司檔案?員負(fù)責(zé)對各?部門文件材?料的收集、?整理，按照?《檔案登記?目錄表》條?款“對號入?座”，各部?門要積極配?合公司檔案?管理工作。?五、檔案?歸檔及保存?（一）歸?檔的文件資?料，應(yīng)按自?然形成，保?持歷史聯(lián)系?的原則和歸?檔要求特征?及文件內(nèi)容?進(jìn)行歸檔。?（二）歸?檔的同類文?件資料在卷?內(nèi)應(yīng)分別裝?訂。（1?）公司章程?、合同（2?）股東名冊?（3）_?__規(guī)程及?辦事細(xì)則（?4）董事會?及股東會記?錄（5）財(cái)?務(wù)報(bào)表（6?）政府機(jī)關(guān)?核準(zhǔn)文件?（7）不動?產(chǎn)所有權(quán)及?其他債權(quán)憑?證（8）工?程設(shè)計(jì)圖（?9）公司規(guī)?章制度（1?0）預(yù)算、?決算書類（?11）會計(jì)?憑證（12?）事業(yè)計(jì)劃?資料（1?3）期滿或?解除之合約?（14）其?他文書（?三）公司可?根據(jù)實(shí)際情?況擬訂文件?資料保存期?限的補(bǔ)充規(guī)?定。（四?）歸檔的文?件資料種類?，份數(shù)以及?每份的頁數(shù)?均應(yīng)齊全完?整，每份文?件的正件與?附件，印件?與定稿，請?示與批復(fù)，?轉(zhuǎn)發(fā)文件與?原件，多種?文字形成的?同一文件，?均不得分開?。（五）?按歸檔要求?進(jìn)行裝訂、?編號、填寫?卷內(nèi)目錄表?。全部檔案?組成后，要?對檔案做統(tǒng)?一排列并編?寫檔號。?六、檔案日?常管理（?一）借閱?1、借閱手?續(xù)：（1?）各部門經(jīng)?辦人員因工?作需要借閱?檔案時(shí)，應(yīng)?由其部門負(fù)?責(zé)人出示書?面借閱審批?單向檔案員?借閱，經(jīng)辦?人必須在公?司借閱登記?表上簽字。?（2）檔?案員接到借?閱條，經(jīng)核?查后，取出?該項(xiàng)檔案，?并在借閱登?記表上注明?借出日期和?歸還日期，?以備及時(shí)催?還。（3?）檔案歸還?時(shí)，經(jīng)檔案?員核查無異?后，檔案即?歸入檔夾，?填寫歸還日?期，取消借?閱記錄。?2、借閱人?不得轉(zhuǎn)借、?拆卸、調(diào)換?、污損所借?的檔案，不?得在文件上?圈點(diǎn)、畫線?和涂改，未?經(jīng)批準(zhǔn)不得?復(fù)印和摘抄?檔案。3?、借閱人確?因工作原因?需要復(fù)印或?摘抄文件，?需借閱部門?負(fù)責(zé)人填寫?申請，根據(jù)?檔案借閱的?審批權(quán)限經(jīng)?相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)后方可復(fù)?印或摘抄文?件。4、?借閱人應(yīng)于?規(guī)定期限內(nèi)?歸還。如有?其他人借閱?同一檔案時(shí)?，應(yīng)變更借?閱登記，不?得私自授受?。（三）?移交1、?審核批準(zhǔn)并?指定其監(jiān)交?人后，方可?進(jìn)行移交。?《檔案移交?登記表》需?注明：移交?檔案目錄、?公司負(fù)責(zé)人?意見、移交?方簽章、監(jiān)?交人簽章、?接收方簽章?、移交時(shí)間?、移交原因?。2、移?交前，按照?清冊清點(diǎn)；?移交后，在?清冊上簽字?，《檔案移?交登記表》?一式兩份，?移交方和接?收方各一份?并永久保管?。（四）?保密1、?檔案室的任?務(wù)是集中統(tǒng)?一管理公司?已形成的全?__