新月服裝有限公司客戶洽談會策劃方案

畢業(yè)論文（設(shè)計）PAGEPAGE14新月服裝有限公司客戶洽談會策劃方案學生姓名：學號：指導教師：職稱：專業(yè)：系（部）：2010年12月5日目錄設(shè)計說明…………………2一、會議背景……………2二、會前準備……………2（一）確定會議議題……………………3（二）會議召開的時間和地點…………3（三）發(fā)布會議通知……………………3（四）會議議程表………………………3（五）會議日程表………………………3（六）參會人員名單……………………3（七）會議證件…………3（八）會場布置…………4（九）會場內(nèi)座次安排…………………4（十）會議材料準備……………………4三、會中事物……………5（一）簽到………………5（二）會場服務(wù)…………5（三）會議秘書做好記錄工作…………5（四）客戶接待…………6（五）客戶食宿安排……………………7四、會后整理工作………………………7（一）引導離場，收拾會場……………7（二）客戶離會安排……………………7（三）會議記錄整理……………………7（四）會議簡報整理……………………7（五）會議文件立卷歸檔………………7（六）會務(wù)總結(jié)…………8論文設(shè)計總結(jié)……………8附件1會議通知…………9附件2會議議程表………………………10附件3會議日程表………………………11附件4會議須知…………12附件5講話稿……………13新月服裝有限公司客戶洽談會策劃方案姓名（學校，省份城市郵編）設(shè)計說明:目前我國的私營企業(yè)在會議管理方面已慢慢健全，一個公司想要管理好就必須要有嚴格的規(guī)章制度，尤其是在會議方面就更得健全。會議是一種事先約定的、有組織的、有目的的聚眾會晤、議事或傳遞信息的行為過程，是人們在社會生活中處理有關(guān)問題的一項經(jīng)常性的行為過程，是人們在社會過程中處理有關(guān)問題的一項經(jīng)常性的活動形式。好的完善的會議管理對公司的發(fā)展至關(guān)重要。我將以新月公司召開客戶洽談會為名策劃一次會議方案，以此來檢驗我三年來所學的理論知識成果。一、會議背景新月服裝有限公司是一家很有潛力的服裝公司，公司總部設(shè)在鄭州，所生產(chǎn)的服裝主要對象是學生和剛步入職場的年輕人，自2001年成立至今公司一直秉承“創(chuàng)大眾品牌”的宗旨，積極推行特許經(jīng)營模式，生產(chǎn)的休閑裝和職業(yè)裝以其緊貼時尚、角逐流行和簡潔大氣的設(shè)計，迅速成為了國內(nèi)知名的服裝廠家。信陽市第二中學因新學期到來想要給學生們購置一批新校服，在得知這一消息后，新月公司立即和學校領(lǐng)導取得了初步聯(lián)系，希望能將這次制作新校服一事交由我公司完成，并邀請他們來公司本部洽談。由于新月服裝公司的服裝一直深受大家的喜愛，并且制作的衣服不管是做工還是樣式都緊跟學生潮流，因此學校領(lǐng)導決定給新月公司一次機會，派了7位領(lǐng)導去新月公司本部進行此次的洽談活動。二、會前準備會議前期準備工作是整個會務(wù)工作的首要環(huán)節(jié)。會前準備工作做得好壞，對會議的順利進行有直接的關(guān)系。扎實的準備工作，是會議得以順利召開，圓滿成功的基本保證。秘書人員在會前必須做的準備工作有如下幾點：（一）確定會議議題議題是指會議要討論的問題和要議定的事項。它是會議總體目標的具體展現(xiàn)，決定著會議的性質(zhì)和方向。此次會議為中型會議，主要目的是和信陽二中的領(lǐng)導商洽關(guān)于制作新生校服的事宜，在制作經(jīng)費、布料和款式上進行進一步的協(xié)商。根據(jù)領(lǐng)導的指示，秘書將會議主題定為：和諧友好，達成共識。（二）會議召開時間和地點時間：2011年9月3日上午9：00（星期日）會議時間定在星期天，不會耽誤雙方的正常工作，有利于雙方的洽談。地點：新月公司第一會議室201室此會議室位于公司辦公大樓的二樓，可承載30人到50人的會議，桌椅家具、通風設(shè)備、照明設(shè)備、音像設(shè)備都很齊全，而且隔音效果很好，不受外界的干擾，很適合舉行這樣的會議。（三）發(fā)布會議通知（附件1）（四）會議議程表（附件2）會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。（五）會議日程表（附件3）會議日程就是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。（六）參會人員名單信陽二中：梁正海（校長）、張軍（副校長）、劉斌（政教處主任）、余光（副政教主任）、潘云（副教導主任）、羅新（團支部書記）、陳卓（初一年級段段長）新月公司：王希凡（總經(jīng)理）、劉志強（副總經(jīng)理）、吳天（辦公室主任）、趙宏（業(yè)務(wù)部部長）、李?。ㄔO(shè)計部部長）、李蘭（銷售部部長）……參加洽談會的人員共計32人。（七）會議證件會議的卡片采用的是塑料式卡片，每張卡片上標明的有會名、來賓的單位、姓名、職務(wù)和發(fā)證的日期。為了預(yù)祝此次洽談會圓滿成功，設(shè)定卡片的顏色為紅色。（八）會場布置1、會場的形式為回字形?；刈中蔚臅鰟偤眠m合這樣的中型會議，有利于雙方的交談。2、會議采用的座椅是帶扶手的軟椅。洽談會一般持續(xù)的時間比較長，設(shè)置帶扶手的軟椅會讓與會人員在長達兩個多小時的會議中，不會因為座椅的問題影響到會議的質(zhì)量。3、附屬性設(shè)備布置會議外場（1）設(shè)置條幅：內(nèi)容為：“熱烈歡迎信陽二中各位領(lǐng)導前來我公司進行洽談”。（2）設(shè)置兩名迎賓小姐，對來賓進行場外引導。會議內(nèi)場（1）屏幕：會議室屏幕位置、角度要合適，使演講人的頭不用離開講桌的麥克風便能看見屏幕。（2）燈光：燈光亮度稍稍調(diào)暗，以便屏幕上的畫面清晰，但不能太暗，影響與會人員記筆記。（3）音響：檢查線路，保證所有工作人員聽清楚。（4）會議開始前，提前十五分鐘調(diào)好空調(diào)溫度。（5）文具準備充足。（6）盆景：在會議室投影儀兩邊設(shè)置兩盆滴水觀音。此植物不僅外形美觀，而且還能調(diào)節(jié)空氣濕度，很適合擺放在會議室。（九）會場內(nèi)座次安排53124（上）6421357（下）圖一：會議座次圖注:1、2、3、4（上）的座次依次為:王希凡、劉志強、吳天、趙宏，5號為主持人位置。1、2、3、4、5、6、7（下）的座次依次為：梁正海、張軍、劉斌、余光、潘云、羅新、陳卓（十）會議材料準備1、新月公司自成立以來的各種文獻資料和公司歷年來所取得的業(yè)績資料。2、文書資料（附件4）3、總經(jīng)理王希凡講話稿(附件5)三、會中事務(wù)簽到為了準確統(tǒng)計到會人數(shù)，采用薄式簽到。辦公室分配2名文員在會場外記錄來賓的信息。（二）會場服務(wù)1．秘書部負責分配3人引導就座。這樣既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議的效果。2．分發(fā)會議文件材料。由會議秘書人員在會議開始前分發(fā)在每位與會者的位置上。3．安排好場外的會議值班工作。會議值班室在會議秘書組領(lǐng)導下，負責會議承上啟下、左右聯(lián)系、互相溝通、平衡協(xié)調(diào)等工作。4．處理臨時交辦事項會議過程中，有可能發(fā)生一些意想不到的臨時變動，會議秘書人員應(yīng)及時向領(lǐng)導請示，并對領(lǐng)導指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。5.會議協(xié)調(diào)秘書部分配一名專職秘書協(xié)調(diào)領(lǐng)導按會議程序搞好會議調(diào)度工作，在會議進行期間，專職秘書要到客戶區(qū)，搜集反應(yīng)，隨時把會議的進展情況、與會者的建議和要求匯報給會人，同時也快速向來賓傳達領(lǐng)導的有關(guān)的意見和其他事宜。（三）會議秘書做好記錄工作會議記錄具有匯總、交流會議信息，為形成會議文件打好基礎(chǔ)的作用，不僅可作為日后查考分析的依據(jù)，也是個有法律效力的文檔。1．會議記錄要求：記錄真實、準確，始終如一，要點不漏。2．主管秘書張麗、梁云責記錄工作。（1）會前準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。（2）開會之前提前到達會場，安排好做會議記錄的地方。4．會議記錄內(nèi)容：（1）會議類型、時間、日期、地點。（2）參會主持人、主要領(lǐng)導。（3）會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。（四）接待方案日期時間內(nèi)容參加人員地點備注9月2日中午11：00—12：30迎接信陽二中的各位領(lǐng)導趙部長、張秘書、司機小王火車站下午1：00—2：30宴請信陽二中的各位領(lǐng)導劉副總經(jīng)理、趙部長、張秘書陽光大酒店下午3：00—5：00陪同信陽二中的各位領(lǐng)導參觀公司在鄭東新區(qū)的廠房吳主任、張秘書、胡廠長鄭東新區(qū)廠房晚上7：00—9：00宴請信陽二中的各位領(lǐng)導劉副總經(jīng)理、趙部長、張秘書陽光大酒店9月3日上午8：00—8：30迎接信陽二中的領(lǐng)導來我公司開洽談會趙部長、張秘書、司機小王陽光大酒店上午9：00—11：00雙方就合作事宜進行具體商洽王總經(jīng)理、劉副總經(jīng)理、吳主任、趙部長、李部長、張秘書和信陽二中的各位領(lǐng)導第一會議室中午12：00—2：00宴請信陽二中的各位領(lǐng)導王總經(jīng)理、李部長、張秘書、信陽二中領(lǐng)導陽光大酒店下午3：00—4：00歡送信陽二中的領(lǐng)導和老師趙部長、張秘書、司機小王火車站（五）客戶食宿安排安排來賓住在陽光大酒店。陽光大酒店地處新月公司附近，是一家四星級酒店，無論規(guī)模還是設(shè)施方面都適合接待信陽二中的領(lǐng)導。餐飲方面設(shè)定的是高檔接待規(guī)格，每桌的價格都在1500元左右。菜肴方面考慮到信陽人的飲食習俗，口味比較濃郁醇厚，設(shè)置的都是信陽特色的菜。由于來賓都是來自茶鄉(xiāng)，專門為他們準備了上等的毛尖，供飯后飲用。四、會后整理工作（一）引導離場，收拾會場洽談會結(jié)束后，秘書部設(shè)定2名專職人員引導來賓有秩序地離開會場。待來賓和領(lǐng)導都離開后，會務(wù)人員要有條理地收拾會場。（二）客戶離會安排會議結(jié)束后，秘書人員要把定好的車票交到來賓手中，并在指定的時間派專人專車送至火車站。(三)會議記錄整理會議進行期間，秘書人員詳細記錄主持人的講話、領(lǐng)導和來賓的發(fā)言，要求文字精煉規(guī)范，觀點鮮明，條理清晰。（四）會議簡報整理會議簡報，即對會議的簡要報告，內(nèi)容一般簡明扼要。主要是反映會議的基本情況、主要精神，引導會議發(fā)展。會議結(jié)束后，秘書人員要盡快整理出會議簡報。(五)會議文件立卷歸檔會議文件資料的立卷歸檔，就是把有保存價值的全部會議資料進行分類整理，有秩序、有系統(tǒng)地加以編排，完整地保存下來。1．收集整理好領(lǐng)導講話稿，會議文件資料，會議記錄，參加會議人員名單，參加會議的書面通知等材料。2．將收集的材料進行分類、組卷、編目、填寫卷內(nèi)文件資料備考表、擬定案卷標題、填寫案卷封面、編寫案卷目錄。（六）會務(wù)總結(jié)會議結(jié)束后，秘書部開會總結(jié)此次會議過程中的優(yōu)點和不足,對于優(yōu)點方面要加以肯定，而對于不足的地方要認真學習改正，這樣可以完善會議籌備工作，便于以后更好的籌劃會議。（七）論文設(shè)計總結(jié)為期一個多月的論文寫作就要接近尾聲，馬上就要進入答辯環(huán)節(jié)，回想起這一個多月來的論文創(chuàng)作，我感受頗深。從這次論文寫作的過程中，我學到了很多的知識，但同時也發(fā)現(xiàn)了自身的一些缺點，那就是對基礎(chǔ)知識的掌握不夠透徹，不能很好的把這些知識融匯貫通起來。不過通過這次寫作，我這方面的能力加強了很多。這次論文設(shè)計我運用了秘書實務(wù)、應(yīng)用寫作、企業(yè)管理、檔案管理等三年來所學的綜合秘書知識，加強了自己理論聯(lián)系實際的能力，懂得了辦會的準備工作必須考慮全面，大家分工合作共同商討能夠更好的提高工作效率；會中服務(wù)要貼切自然，及時做好會議記錄，為以后便于查閱等做好基礎(chǔ)；會后的工作也比較繁瑣，需要細心認真做好歸類存檔。整個會議策劃，除了文字材料的準備、與部門人員的傳達、聽從領(lǐng)導的意見等綜合會議準備，也提高了自己的實踐綜合能力，以后在實際工作中更加細心認真的做好本職工作，讓自己為以后的秘書工作奠定了良好的基礎(chǔ)。這次論文設(shè)計感謝周老師細心的指導閱讀與批閱，在完成論文過程中，不斷提出疑問、指正以及富于創(chuàng)造性的建議，使得論文不斷更新進步才使論文得以如期完成，尤其是在百忙之中批閱論文過程中的很多細節(jié)符號都一一指正，在此再次表示對周參考文獻：[1]趙映誠.秘書實務(wù)[M].北京：高等教育出版社，2004年[2]文同.企業(yè)秘書管理手冊[M].北京：企業(yè)管理出版社，2002年[3]張玲莉.秘書國家職業(yè)資格培訓教程[M].北京，中央廣播電視大學出版社，2006年附件1會議通知尊敬的學校領(lǐng)導：為了進一步促進我公司服裝業(yè)的發(fā)展，提高我公司的品牌形象，也為了我們能夠達成此次合作，我公司決定在2011年9月3日上午9點舉行關(guān)于制作貴校新生校服的洽談會。具體事宜安排如下：一、會議主題和諧友好達成共識二、會議內(nèi)容雙方就關(guān)于新生校服事宜進行商洽，包括制作校服的面料、設(shè)計的款式、每一件校服的價格進行具體的協(xié)商。三、會議時間2011年9月四、會議地點新月服裝有限公司第一會議室聯(lián)系人：張麗電話：0371——5510987地址：鄭州市花園路與豐產(chǎn)路交叉口向西200米新月服裝有限公司辦公大樓201新月服裝有限公司2011附件2新月服裝有限公司客戶洽談會會議議程至：各部門部長自：總經(jīng)理辦公室日期：2011年9月3日主題：和諧友好，達成共識各部門都積極做好準備，用最完善的方案和最嚴謹?shù)膽B(tài)度參加此次和信陽二中舉行的洽談會。會議目標：向信陽二中的各位領(lǐng)導介紹我公司歷年來在服裝行業(yè)上所取得的成就，經(jīng)過進一步的友好協(xié)商，盡最大的努力和他們達成共識，進而取得合作。會議議程：我們的會議將按照下面的議程進行議程事項責任人時間領(lǐng)導講話總經(jīng)理：王希凡10分鐘領(lǐng)導講解合作事宜副總經(jīng)理：劉志強30分鐘設(shè)計部講解方案部長：李俊20分鐘領(lǐng)導和來賓進行商洽總經(jīng)理：王希凡信陽二中校長：梁正海30分鐘雙方進一步協(xié)商總經(jīng)理：王希凡信陽二中校長：梁正海30分鐘備注附件3會議日程新月服裝有限公司客戶洽談會會議日程時間：2011年9月3日地點：新月服裝有限公司第一會議室2018：40人員到齊地點參加人員備注9：00會議開始，王希凡發(fā)表講話第一會議室王希凡、劉志強、吳天、李俊、李蘭、趙宏、張麗、梁云和相關(guān)一些文職人員以及信陽