對醫(yī)院文書檔案管理的幾點認識

對醫(yī)院文書檔案管理的幾點認識醫(yī)院的檔案包含有關醫(yī)院的重要信息和知識。中國傳統(tǒng)醫(yī)院的文獻管理不能適應現(xiàn)代科技成果，這種標準化管理有一些缺點。現(xiàn)就需要加強標為社會做出正當貢獻，以促進人類健康成長。一、醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題（一）文書檔案管理意識薄弱許多醫(yī)院不怎么重視檔案管理。對醫(yī)院檔案存儲系統(tǒng)缺乏了解，沒有考慮到醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史數(shù)據(jù)的完整性，只考慮了經(jīng)濟效益，導致一些醫(yī)院部門的檔案信息的數(shù)據(jù)不完整或者丟失。（二）醫(yī)院文書檔案管理體制落后從歷史的角度看，醫(yī)院的檔案管理模式是不完整的、無規(guī)模的，并且還過于昂貴。通常，在處理文檔文件、發(fā)票文件、實物文件，醫(yī)療文件和各種圖形搜索文件時并不理想。事實上，它是手動收集的，并且信息量很低，因此無法交換有關文件的信息。（三）管理人員非專業(yè)化訓練，沒有許多專業(yè)管理知識和更多經(jīng)驗。由于管理團隊的信息專業(yè)知識相對薄弱，導致檔案管理并不健全。（四）文書檔案管理制度不健全許多醫(yī)療醫(yī)院缺乏滿足單一存儲系統(tǒng)明確要求的內(nèi)容，以及標準化的文檔管理模型。目前，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)在收集文件，但這些文件在目標評估中不包括文檔文件管理，這導致文件不完整。（五）檔案回收質(zhì)量令人擔憂24熟悉醫(yī)療卡管理程序，法律意識不強，使得檔案回收質(zhì)量不高。（六）醫(yī)院文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題二、提高醫(yī)院文書檔案管理水平的相應對策（一）領導重視是提高文書檔案管理水平的前提領導重視是提高文檔文件管理水平、改善文檔文件管理狀態(tài)的前提。所以需要領導部門不斷提高對有關部門與員工之間歸檔任務的理解，提高管理人員的素質(zhì)以便以專業(yè)和詳細的方式記錄文件，增加對檔案技術人員以及檔案管理人員的投資，以提高檔案管理人員的積極性和主動性，改善部門之間的互動性和協(xié)調(diào)性，提高文檔文件管理水平，從而支持文檔文件管理的發(fā)展。（二）更新觀念強化職能醫(yī)院管理者必須特別重視檔案管理，嚴格實施國家醫(yī)藥管理局制定的“醫(yī)院檔案管理的基礎標準”，并建立醫(yī)院文件管理委員會，以提高醫(yī)院病例記錄質(zhì)量，同時提高醫(yī)務人員素質(zhì)意識，加強檔案管理的質(zhì)量和監(jiān)測工作。尤其是醫(yī)生，需要引入新的想法，以全面了解醫(yī)療記錄的功能，更好的管理醫(yī)療記錄。醫(yī)療信息存儲系統(tǒng)的進一步發(fā)展是中醫(yī)院現(xiàn)代化的根本保證。當然，醫(yī)院的儲存部門擁有非常先進的醫(yī)療設備、醫(yī)療保健系統(tǒng)以及優(yōu)秀的醫(yī)療人員，而這些醫(yī)院資源的開發(fā)和應用是醫(yī)院存儲服務的基礎。（三）認真理順文書工作與文書檔案管理工作文件工作和記錄管理是不可分割的。文檔是存檔的基礎，存檔是文檔的主題。文檔的質(zhì)量取決于文檔管理的級別，因為好的文檔是管理文檔文件的先決條件。因此，需要提高員工檔案管理的意識，增強對文檔管理工作以及的領導和監(jiān)督，認真實施完整的檔案系統(tǒng)，使文件能夠準確、科學地分類收集。其次，相關部門必須實施嚴格的檔案管理系統(tǒng)，仔細監(jiān)控文件和材料的收集和積累，并要求仔細檢查新文檔和已經(jīng)存檔的文件，嚴格查處所有不符合要求的文檔。所以要仔細檢查文檔文件的質(zhì)量并根據(jù)文件備份計劃仔細檢查文件內(nèi)容。同時，文件的使用必須符合醫(yī)院所制定的規(guī)范要求，借閱時間一到必須立即返回尚未及時返回的文件檔案，并且管理人員必須小心做好文件保護工作。（四）加強檔案信息化的制度建設創(chuàng)建醫(yī)院文檔管理委員會，定義和改進各種系統(tǒng)標準，并實施文檔管理策略。并充分調(diào)動醫(yī)院員工對各種文件（例如醫(yī)療記錄、搜索文件、疾病特定文件、真實文件、圖像文件、病理文件等）的管理熱情。定期組織相關工作人員評估醫(yī)院記錄的質(zhì)量，并應制定具體的激勵和制裁政策，以不斷提高記錄的質(zhì)量。（五）做好文書檔案的基礎工作、監(jiān)督指導與溝通協(xié)調(diào)工作文檔管理人員必須做好文書檔案的基礎工作，監(jiān)督指導與溝通協(xié)調(diào)工作來發(fā)展他們的服務意識并認真執(zhí)行基本任務，例如：中醫(yī)院中的大量有價值的檔案通常由醫(yī)院的主要部門提供。因此，主要工作部門的員工應及時與檔案管理員工進行積極溝通，并且應該定期對檔案管理人員進行各種法律知識進行培訓。此業(yè)務培訓意在指導并仔細控制不同部門的文件收集工作，確保文件收集通道的正常運行，并有效地充當歸檔部門。（六）加大檔案設備的投入“三甲”醫(yī)院記錄檔案的管理從根本上講是一種傳統(tǒng)的封閉式管理模式。許多醫(yī)院仍在進行人工收集和研究。隨著數(shù)字技術在大型醫(yī)院的廣泛應用，科學的醫(yī)療記錄和研究管理已成為數(shù)字醫(yī)院的重要標志。檔案服務加強了計算機和公共關系管理標準化的主要工作，例如基于縮微膠卷的紙質(zhì)片子，電子病歷、計算機、千分尺和各種醫(yī)療支持軟件已成為管理醫(yī)院病史所需的工具。創(chuàng)建專門的檔案管理室，可以根據(jù)存儲的安全要求來存儲電子文檔，以及科學安全地進行電子文件傳輸過程。（七）實現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化目前，文書檔案管理數(shù)字化已經(jīng)引入了部分中醫(yī)院，使用最新高級的技術可以有效處理各種信息，以便更好地來管理文件。使用該技術大大簡化了收集、分類、存儲和改進文檔的過程，節(jié)省了時間。使用高級搜索工具（如計算機和CD）的文件用戶可以通過用于搜索文件的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)平臺，可以有效提高文件搜索和貸款功能的效率。借閱人可以使用身份驗證輕松檢索所需的文件數(shù)據(jù)。（八）提高文書檔案管理者的素質(zhì)歸檔部門是醫(yī)院管理部門中一個重要部門，對負責管理檔案