文件系統(tǒng)管理制度

標(biāo)題文件系統(tǒng)管理制度起草人制訂日期審核人審核日期編號(hào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期頒發(fā)部門質(zhì)量管理部執(zhí)行日期頁(yè)碼共4頁(yè)第1頁(yè)目的：建立公司文件的編制、修訂、審核、批準(zhǔn)、撤銷、印制及保管的程序和要求，規(guī)范文件的標(biāo)準(zhǔn)格式、分類及編號(hào)，以方便文件的應(yīng)用和管理。范圍：適用公司所有文件的編制和管理。職責(zé)：辦公室負(fù)責(zé)行政辦公文件的管理工作，質(zhì)管部負(fù)責(zé)質(zhì)量技術(shù)文件的管理工作。內(nèi)容：文件編制的職責(zé)范圍：行政辦公文件由辦公室組織編寫。質(zhì)量、技術(shù)性文件由質(zhì)管部組織編寫。部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件由部門組織編寫。文件編制工作程序：文件的使用部門或使用人負(fù)責(zé)文件的起草。文件起草完畢交由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，如需會(huì)審則由起草部門送至各會(huì)審部門進(jìn)行會(huì)審并簽署意見，而后交文件起草人修改。文件經(jīng)初審、會(huì)審修改后的正稿交發(fā)文部門主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并簽字打印。經(jīng)批準(zhǔn)打印的文件交由辦公室按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式打印。打印初稿送交文件起草人進(jìn)行校稿后送回辦公室由打字員修正。并按批準(zhǔn)數(shù)量印裝，文件原稿辦公室予以存檔。文件印裝完畢后，由辦公室送給文件起草人、審核人、批準(zhǔn)人分別在文件批準(zhǔn)格式相應(yīng)的空格內(nèi)簽署姓名和日期，其批準(zhǔn)日期一般為文件的生效執(zhí)行日期。文件的審核和批準(zhǔn)：一般以部門名義發(fā)文，部門負(fù)責(zé)人為審核人，部門主管領(lǐng)導(dǎo)為批準(zhǔn)人；以公司名義發(fā)文，一般以部門的主管領(lǐng)導(dǎo)為審核人，公司負(fù)責(zé)人為批準(zhǔn)人。文件經(jīng)簽字批準(zhǔn)后，由辦公室對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放、存檔。并建立收、發(fā)文件記錄。文件的修訂：各部門均可根據(jù)文件的實(shí)際執(zhí)行情況，提出文件的修訂或增加新文件。對(duì)原文件提出修訂或新增文件時(shí)，應(yīng)填寫文件修訂或新增文件申請(qǐng)表，提出修訂或新增文件的理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。第2頁(yè)修訂或新增文件的程序與編制文件程序相同。修訂文件下發(fā)后，如為代替原文件的應(yīng)將原文件收回。文件的撤銷及銷毀：由于情況變化，原文件已不適用工作的實(shí)際情況，經(jīng)發(fā)文部門提出申請(qǐng)，說明理由，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)可撤銷文件。撤銷文件時(shí)，辦公室應(yīng)下達(dá)撤文通知，并將原文件收回存檔。辦公室應(yīng)定期(一般3-5年)對(duì)存檔文件進(jìn)行清理，對(duì)其中過期失效文件或收回文件，除留一份存檔備查外，其余文件可辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)予以銷毀。文件的保管：公司文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)管理。對(duì)外來文件應(yīng)做收文登記，并根據(jù)文件內(nèi)容填寫“文件處理單”連同文件一起送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理文件的相關(guān)事項(xiàng)。對(duì)以公司名義下發(fā)的文件，應(yīng)做發(fā)文登記。按文件性質(zhì)對(duì)文件進(jìn)行分類，按年度時(shí)間裝訂成冊(cè)，存檔上鎖專人保管。借閱文件應(yīng)辦理借閱手續(xù)，用后及時(shí)歸還并簽字。編制文件的標(biāo)準(zhǔn)格式：標(biāo)題起草人制訂日期審核人審核日期編號(hào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期頒發(fā)部門執(zhí)行日期頁(yè)碼目的：范圍：職責(zé)：內(nèi)容：文件的分類及代碼編號(hào)規(guī)定：*****-*****醫(yī)藥連鎖有限公司標(biāo)準(zhǔn)類別及代號(hào)：1)管理標(biāo)準(zhǔn)-QGP(企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是各部門管理制度)2)工作標(biāo)準(zhǔn)-QZP(企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)，也就是各部門工作職責(zé)及各崗位工作職責(zé))3)操作標(biāo)準(zhǔn)-SOP(崗位操作程序，設(shè)備儀器操作規(guī)程及檢驗(yàn)操作規(guī)程)第3頁(yè)4)操作記錄-SOR(各種記錄表格)編號(hào)說明：企業(yè)代號(hào)與標(biāo)準(zhǔn)類別之后畫一斜線，斜線后為標(biāo)準(zhǔn)再分類。標(biāo)準(zhǔn)再分類用漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母，如質(zhì)量管理為Z，門店管理為M，配送中心為P。若拼音字母重復(fù)，則采用第二個(gè)字的第一個(gè)拼音字母，采供管理C與財(cái)務(wù)管理C重復(fù)，則采供管理為G，以此類推。在標(biāo)準(zhǔn)再分類的拼音字母后用四位阿拉伯?dāng)?shù)字代表相同類別的標(biāo)準(zhǔn)順序，如質(zhì)量管理為Z.0001，門店管理為M.0001，行政管理為X.0001，以此類推。在每一項(xiàng)管理中的每一個(gè)制度可按順序編號(hào)，如Z.0001代表質(zhì)量管理第一個(gè)制度，Z.0002代表質(zhì)量管理第二個(gè)制度，Z.0003為第3個(gè)制度，其它項(xiàng)管理也同樣。如門店管理第一個(gè)制度為M.0001，第二個(gè)制度為冊(cè)M.0002，第三個(gè)制度為M.0003。版號(hào)：在編號(hào)最后畫一條橫線再寫版的數(shù)字。如-01為第一版，-02為第二版。編號(hào)示例：1)以管理標(biāo)準(zhǔn)為例：①*****QGP/Z.0001-01其中*****-*****醫(yī)藥連鎖有限公司QGP-企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)Z.0001-質(zhì)量管理第一個(gè)制度-01-第一版②*****QGP/M.0001-01其中M.0001-門店管理第一個(gè)制度2)以工作標(biāo)準(zhǔn)為例：①*****QZP/B.0001-01其中QZP-企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)B.0001-為辦公室第一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)B.0002-為辦公室第二個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)②*****QZP/M.0001-01其中M.0001-為門店第一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)M.0002-為門店第二個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)3)以操作標(biāo)準(zhǔn)為例：第4頁(yè)XL999SOP/Z.0001-01SOP-操作標(biāo)準(zhǔn)Z.0001-質(zhì)管部第一個(gè)操作標(biāo)準(zhǔn)Z.0002-質(zhì)管部第二個(gè)操作標(biāo)準(zhǔn)XL999SOP/M.0001-01M.0001-門店第一個(gè)操作標(biāo)準(zhǔn)M.0002-門店第二個(gè)操作標(biāo)準(zhǔn)*****SOP/S.0001-01S.0001-設(shè)備儀器第一個(gè)操作標(biāo)準(zhǔn)S.0002-設(shè)備儀器第二個(gè)操作標(biāo)準(zhǔn)4)以各種記錄為例：①*****SOP