第十章辦公室工作績效測評標(biāo)準(zhǔn)-HR貓貓

第十章 辦公室工作績效測評標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié) 辦公室基礎(chǔ)工作績效測評標(biāo)準(zhǔn)一、CI規(guī)范化績效測評tc"一、CI規(guī)范化績效測評"1.管理規(guī)范tc"1.管理規(guī)范"(1)根據(jù)公司的章程和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類管理事務(wù)的作業(yè)流程。(2)形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成公司管理動作的井然有序、協(xié)調(diào)高效的目的。2.業(yè)務(wù)目標(biāo)tc"2.業(yè)務(wù)目標(biāo)"(1)逐步將公司的管理工作納入“法制”管理的軌道，減少工作中的“盲目性”、“隨意性”。(2)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責(zé)權(quán)關(guān)系，減少摩擦，提高工作效率。(3)系統(tǒng)地開發(fā)和建立公司的“管理軟件”，使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗的積累有一個基本生長點。(4)在公司章程的規(guī)定范圍內(nèi)，對公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理制度作基本規(guī)定。(5)對公司各類動態(tài)管理事務(wù)的工作流程作基本描述和規(guī)定。(6)對公司各類圖表有關(guān)格式、內(nèi)容、編號、流向、存檔、審核等進行規(guī)范化處理和運作。3.管理組織規(guī)范tc"3.管理組織規(guī)范"(1)由公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)組成規(guī)范化管理委員會。(2)為公司的規(guī)范化管理提出指導(dǎo)性意見，確定基本原則，并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構(gòu)成。(3)定期聽取規(guī)范化工作小組的工作進展匯報，提出指導(dǎo)意見。(4)討論通過各類規(guī)范管理文件，并簽發(fā)實施。(5)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時出現(xiàn)的糾紛與沖突。(6)每年組織一次對規(guī)范管理文件的修訂，通過對規(guī)范管理文件的不斷修改補充，使公司的各項管理工作日趨完善。二、辦公程序設(shè)計績效測評tc"二、辦公程序設(shè)計績效測評"1.辦公程序設(shè)計tc"1.辦公程序設(shè)計"(1)明確辦公程序設(shè)計的內(nèi)容，包括確定事務(wù)處理的數(shù)量；組成程序的步驟順序及性質(zhì)；為設(shè)計程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段；程序使用的最佳時間和空間條件；將程序用文字或圖表表述出來；設(shè)計統(tǒng)一程序。(2)確定辦公程序設(shè)計的組織。(3)分析調(diào)查材料、各項工作的程序和事務(wù)處理周期以及工作人員的職能、職責(zé)等。(4)研究與程序設(shè)計有關(guān)的情報資料。(5)了解先進的程序合理化的經(jīng)驗。(6)在某些部門進行試驗和模擬。(7)進行技術(shù)經(jīng)濟計算，優(yōu)選設(shè)計方案，制定程序所需的基本數(shù)據(jù)。2.辦公程序設(shè)計應(yīng)達到的標(biāo)準(zhǔn)tc"2.辦公程序設(shè)計應(yīng)達到的標(biāo)準(zhǔn)"(1)簡單易行，便于管理。(2)有明確的分工，每人都知道自己應(yīng)該干什么，在何時、何地干以及在整個辦公室工作中處于什么位置。(3)各個環(huán)節(jié)工作量比較均衡，業(yè)務(wù)流程合理化，無堵塞現(xiàn)象。(4)避免工作重復(fù)，特別是文件、表格性質(zhì)的工作。(5)避免不必要的書寫、走動或其他形式的精力耗費。(6)在執(zhí)行規(guī)章制度時要盡可能避免例外現(xiàn)象。(7)避免不必要的審查批復(fù)。(8)合理地劃分由低到高的工作職責(zé)，做到每件事都有專人負責(zé)，以避免扯皮和互相推諉。(9)考慮到工作過程的連續(xù)性，盡量使工作過程連續(xù)管理。(10)文件性的工作應(yīng)限制到最小量，每份文件的字數(shù)也應(yīng)限制在最少。(11)有一定的靈活性，允許工作人員根據(jù)變化了的條件適當(dāng)?shù)剡M行調(diào)整。3.辦公程序?qū)嵤﹖c"3.辦公程序?qū)嵤?(1)組織印發(fā)一些辦公室工作程序手冊，推廣標(biāo)準(zhǔn)化辦法來管理辦公室的具體事務(wù)。(2)制作辦公室工作程序圖表，描述出工作系統(tǒng)及系統(tǒng)中各項工作的相互關(guān)系和流動狀況。(3)組織辦公人員學(xué)習(xí)運用辦公工作程序。(4)督促、檢查辦公程序的運作情況，對于不合適、文件來回周轉(zhuǎn)、工作出現(xiàn)堵塞等情況，及時實施改正措施，不斷完善工作程序。三、辦公效率提升績效測評tc"三、辦公效率提升績效測評"1.辦公目標(biāo)效率tc"1.辦公目標(biāo)效率"(1)樹立時效觀念，及時而有效地解決問題。(2)以最短的時間完成辦公室工作目標(biāo)。(3)在辦公室工作目標(biāo)確定后，用最短的時間對所要實行的行動方案和工作措施作出最佳選擇。(4)在辦公室目標(biāo)執(zhí)行過程中，能保證信息快速反饋，以最快的速度對各種突發(fā)事件作出反應(yīng)，并修正計劃或排除障礙。(5)辦公室工作必須準(zhǔn)確，即承辦事情、履行公務(wù)、處理信息、決策實施等既要快，更要準(zhǔn)確。2.效率提升tc"2.效率提升"(1)實現(xiàn)辦公機構(gòu)設(shè)置的合理化，即依據(jù)職能的變化及實際需要設(shè)置機構(gòu)。(2)配備相關(guān)辦公人員，并不斷提升全體辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理知識，定期組織知識培訓(xùn)，實現(xiàn)辦公人員的知識化、專業(yè)化。(3)將不同能力的辦公人員安排到與其適應(yīng)的崗位上，并加強培訓(xùn)的針對性，做到人盡其才。(4)采取正確的領(lǐng)導(dǎo)方式，不斷激勵和提高辦公人員的工作熱情。(5)樹立良好的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)，處處以身作則，營造一個和諧的工作環(huán)境。(6)建立有效機制，確保辦公室中的決策中心、信息、咨詢、行政、監(jiān)督系統(tǒng)各司其職，各負其責(zé)、相互配合、相互制約，使整個辦公室高效有序。(7)在定編定員的前提下，根據(jù)職、權(quán)、責(zé)、利統(tǒng)一的原則，層層分解任務(wù)，對每個崗位工作的數(shù)量和質(zhì)量，完成工作的程序、標(biāo)準(zhǔn)和時限，應(yīng)有的權(quán)限、應(yīng)負的責(zé)任和應(yīng)得的利益等作出明確的規(guī)定。3.辦公效率評價tc"3.辦公效率評價"(1)設(shè)置辦公室工作效率測評標(biāo)準(zhǔn)，從不同的方面、不同的層次來測評辦公室的工作效率，組成一個全面合理的測評標(biāo)準(zhǔn)體系。(2)根據(jù)不同的效率標(biāo)準(zhǔn)，確定采用相應(yīng)的測評方法。(3)定期組織實施辦公效率測評。(4)根據(jù)辦公效率測評結(jié)果，實施獎懲。四、辦公環(huán)境管理績效測評tc"四、辦公環(huán)境管理績效測評"1.辦公空間規(guī)劃要求tc"1.辦公空間規(guī)劃要求"(1)在保證正確、有效的前提下，辦公室的分布應(yīng)有利于盡量縮短信息溝通的距離。(2)根據(jù)工作需要而不僅僅是級別來為不同工作人員分配辦公空間。(3)合理利用一切空間，除特殊需要外，設(shè)備機具和每個工作人員所占的空間均不能過大或過小，以免增加開支或礙手礙腳，妨礙有效工作。(4)盡量設(shè)置大而開放的辦公室，以縮短工作流程，降低辦公空間成本，便于溝通聯(lián)系和控制監(jiān)督，便于環(huán)境控制。(5)各種共用設(shè)備機具盡可能置于共用辦公區(qū)域并靠近窗戶。(6)工作人員的辦公位置應(yīng)主要依工作程序規(guī)定的次序排列，盡量成直線，減少交叉。(7)應(yīng)使與外界聯(lián)系多的部門或人員所處區(qū)域便于與外界接觸，同時又不干擾其他部門或工作人員的工作。(8)應(yīng)使帶機密性的部門不利于與外界接觸。(9)注意遵守各種安全規(guī)則，保證安全。(10)留有重新規(guī)劃和擴展的余地，適時根據(jù)工作的變化和需要調(diào)整空間分配比例，不斷完善規(guī)劃方案。2.輔助空間規(guī)劃要求tc"2.輔助空間規(guī)劃要求"(1)適用，即要使輔助空間各區(qū)域適合于人們方便地使用和維護，以充分發(fā)揮其支持、承載、服務(wù)、保護的使用。(2)有序，即要使輔助空間的各區(qū)域有滿足功能需要的適當(dāng)位置和區(qū)域范圍，各區(qū)域歸置有方、錯落有致，相互之間能緊密配合、協(xié)調(diào)一致。(3)和諧，即要使輔助空間各區(qū)域的外形、布局、顏色等與辦公空間保持和諧一致，以更好地服務(wù)于工作。(4)完好，即要有利于對輔助空間內(nèi)建筑物及其附屬設(shè)施，以及其他各種設(shè)備、線路、裝飾物、覆蓋物、林木等進行維護保養(yǎng)，保證它們能完好存在、有效運行，充分實現(xiàn)功能。(5)美觀，即要使輔助空間整潔、樸素、衛(wèi)生，充分綠化，能產(chǎn)生較好的視覺效果，有利于人們的身心健康。3.單位標(biāo)識系統(tǒng)管理要求tc"3.單位標(biāo)識系統(tǒng)管理要求"(1)制定和組織實施統(tǒng)一規(guī)范，以及統(tǒng)一制作、配置、專人監(jiān)管等方式，使標(biāo)識系統(tǒng)管理達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。(2)標(biāo)識系統(tǒng)充分，即標(biāo)志、指南的門類齊全，一切為工作有效性所需要的項目均要涉及。(3)標(biāo)識警醒，即標(biāo)志、指南的設(shè)備及內(nèi)容要顯眼、醒目，便于人們發(fā)現(xiàn)和使用。(4)標(biāo)識簡明，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要簡要明確，便于人們及時、清楚地了解和理解。(5)標(biāo)識準(zhǔn)確，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容要準(zhǔn)確反映客觀實際，情況發(fā)生變化時，必須及時更改，保證其有效性。(6)標(biāo)識標(biāo)準(zhǔn)，即標(biāo)志、指南的內(nèi)容與表達形式(使用的標(biāo)記符號、圖形等)要統(tǒng)一規(guī)范，有國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、本單位標(biāo)準(zhǔn)的，要嚴格執(zhí)行。4.辦公機具的選擇與安置tc"4.辦公機具的選擇與安置"辦公機具的選擇應(yīng)達到以下要求：(1)適用。辦公機具的功能、性能、形體尺寸等都應(yīng)適合工作需要，使用方便，沒有不適感。(2)可靠。辦公機具的品質(zhì)應(yīng)良好，符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。(3)經(jīng)濟。各種機具必須在一個或幾個方面確有效益，如能取代人做單調(diào)的重復(fù)性操作并比人效率更高、更精確，在緊急情況下更迅速等。(4)通用。辦公機具應(yīng)有較強的通用性，便于配套，便于相互之間的銜接配合。(5)便于維護。辦公機具應(yīng)結(jié)構(gòu)簡單合理，有齊全充足的備件、易損件供應(yīng)。(6)辦公機具的形體、尺寸應(yīng)有利于人與設(shè)備用具之間正確地傳遞信息，盡可能減少操作疲勞，以提高工作質(zhì)量與效率。(7)辦公機具的性能價格比應(yīng)適當(dāng)，批量購進時應(yīng)能降低價格。(8)辦公機具的色彩應(yīng)與辦公室環(huán)境氣氛相協(xié)調(diào)，能起一定的美化作用，并使操作者在操作時感到輕快自如。(9)辦公機具應(yīng)不對環(huán)境產(chǎn)生污染或污染很少。(10)桌椅、柜架等基本規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一一致，其中某些部分可選擇可調(diào)式的，以便適用于不同身材的工作人員。5.辦公機具安置要求tc"5.辦公機具安置要求"(1)辦公室內(nèi)只擺放必要的辦公設(shè)備和用具，工作人員個人的日常生活用具、用品不應(yīng)放置在辦公室內(nèi)。(2)機具的擺放位置應(yīng)與工作程序的需要相一致，盡可能縮短工作人員在工作中移動的距離，便于各級工作人員之間的信息溝通。(3)機具的安置應(yīng)有利于減少工作人員操作動作的幅度，使其取放文件、物品時方便自如，操作動作軌跡平滑，減少有方向突變的直線運動；應(yīng)有利于雙手同時對稱反向動作，使動作自然而有節(jié)奏。物品、用具的排列應(yīng)有合理次序，以減少多余動作，減少身體的轉(zhuǎn)動次數(shù)。(4)機具的安置應(yīng)有利于減少和避免對工作的干擾。共用機具應(yīng)置于共用區(qū)域內(nèi)；辦公桌擺放方向應(yīng)基本一致，盡量不使工作人員面對面相向而坐；與外界聯(lián)系廣泛的工作人員使用的機具應(yīng)置于遠離一般工作人員和靠近通道的位置上。(5)機具的安置應(yīng)有利于充分利用空間和自然光。(6)注意為特殊設(shè)備和用具提供適宜的溫濕度、通風(fēng)、隔音、防塵、防震動等環(huán)境條件。(7)同一區(qū)域內(nèi)各種柜架的高度應(yīng)一致，盡可能倚墻、倚角而立或背靠背安置，盡量方便使用者隨手取用。6.照明環(huán)境控制tc"6.照明環(huán)境控制"(1)根據(jù)工作性質(zhì)與工作點的分布正確選擇照明方式。(2)辦公照明中盡量采用自然光源，人工光源只作補充性照明光源。(3)采取措施如限制光源亮度、合理分布光源、適當(dāng)提高環(huán)境亮度減少亮度比等來防止辦公室眩光。(4)通過燈具的合理布置，使辦公室照度接近均勻和比較均勻，通常需要使辦公室內(nèi)的最大、最小照度分別與平均照度之差小于平均照度的1/3。7.顏色環(huán)境控制tc"7.顏色環(huán)境控制"(1)辦公室的顏色環(huán)境條件指標(biāo)中的色調(diào)應(yīng)在人的生理反應(yīng)方面接近中性，能給人以平靜感，有利于保護視力。(2)辦公室的明度指標(biāo)應(yīng)在6.5以上，給人以陽氣感、前進感和輕快感。辦公機具工作面的明度應(yīng)在7.5～8左右；天花板、墻壁的明度在7.5左右，常需搬動的沉重機具的明度應(yīng)更高一些；狹小辦公室應(yīng)用明度高的綠色，以產(chǎn)生寬大感。(3)辦公室的彩度不宜過高，基本彩度應(yīng)在4以下，除警戒色彩度很高外，房間內(nèi)用色的彩度都應(yīng)較低，以減少顏色對人眼的刺激，降低視覺疲勞。8.微氣候環(huán)境控制tc"8.微氣候環(huán)境控制"(1)在建筑物內(nèi)外采取各種有利于隔熱的措施，以減少外部氣候環(huán)境對辦公室微氣候的不利影響。具體做法如：在建筑物四壁和頂部鋪設(shè)各種隔熱層；增設(shè)各種遮陽、防風(fēng)設(shè)備等。(2)在可能的條件下，在辦公室內(nèi)安裝各種冷暖設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，以使室內(nèi)微氣候諸指標(biāo)達到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。(3)隔絕有大量熱量、濕氣漫溢放散的熱源、氣源(如功率較高的電熱設(shè)備或器件，鍋爐及廚房設(shè)備等)對辦公室的直接影響，使辦公室與其保持適當(dāng)?shù)木嚯x。(4)合理分配辦公空間，使單位面積辦公處所內(nèi)工作人員的數(shù)量保持在一定限度之內(nèi)。(5)搞好辦公室內(nèi)外的綠化工作。(6)根據(jù)具體條件和微氣候指標(biāo)的變化情況，適時地采取開窗閉窗、通風(fēng)換氣、灑水、吸潮等簡便易行的調(diào)節(jié)措施。(7)指導(dǎo)辦公室工作人員正確著裝。(8)以各種方式將辦公室噪聲控制在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)以下，減少或消除噪聲所帶來的危害。五、各部門布置績效測評tc"五、各部門布置績效測評"1.布置原則tc"1.布置原則"(1)采用一大間辦公室，對于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干小辦公室更好。(2)使用同一大小的桌子，可增進美觀、并促進員工相互平等感。(3)工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。(4)采用直線對稱的布置，避免出現(xiàn)不對稱、彎曲與成角度的排列。(5)使用在同一地區(qū)的檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進美觀。2.布置的程序tc"2.布置的程序"(1)考察并分析工作。對各部門的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關(guān)系，以供決定其位置時的依據(jù)與參考。(2)將各部門的工作人員及其工作分別記載下來并列表。(3)按工作人員數(shù)量和辦公室所需的空間，確定其空間的大小。(4)根據(jù)工作需要，決定所需的家具、椅桌等，并列表分別詳細記載。(5)根據(jù)所得結(jié)果，研究并作出計劃，繪制辦公室座位布置圖。(6)依照布置圖進行布置。3.布置要求tc"3.布置要求"(1)相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。(2)將通常有許多來訪者的部門，置于入口處；若不可能時，也應(yīng)規(guī)定訪客須知，使訪客不干擾其他部門。(3)應(yīng)將自動售貨機、噴水池、公告板置于不會引起員工分散精力及造成擁擠的地方。(4)要避免在總辦公室相鄰之處，設(shè)私人辦公室，因其會切斷總辦公室的自然光線。(5)將需要使用嘈雜設(shè)備與機器的單位，設(shè)于防聲隔音之處，以避免干擾其他部門。(6)設(shè)休息處，作為工余休息、自由交談及用午餐處。4.室內(nèi)空間及設(shè)備布置tc"4.室內(nèi)空間及設(shè)備布置"(1)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。(2)應(yīng)使工作位置方便工作者移動，而不是工作者移動工作位置，并且使工作者的移動減至最小程度。(3)主管座位應(yīng)位于下屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。(4)要使全體員工的座位面對同一方向，不可面對面。(5)常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者的附近，切勿將所有的檔案柜都置于墻角之外。(6)檔案柜應(yīng)背對著背放置。(7)應(yīng)考慮盡量將檔案柜放在墻角的可能性。(8)供應(yīng)便利充分的休息室設(shè)備。(9)裝設(shè)充足的電源插座，以供辦公室設(shè)備與機器使用。(10)對以后的變化，應(yīng)有預(yù)測性，并加以防備，使布置易于變化。5.光線與通風(fēng)狀況tc"5.光線與通風(fēng)狀況"(1)自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。(2)不要使員工面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。(3)應(yīng)采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其容易架設(shè)，且能隨意重排?？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L(fēng)，可提供良好光線及通風(fēng)。六、辦公室6S管理績效測評tc"六、辦公室6S管理績效測評"1.辦公桌tc"1.辦公桌"(1)桌面無灰塵、水漬、雜物，下班前要清理桌面。(2)重要紙面文件、保密資料(包括發(fā)票、箱單、客戶信息、工作聯(lián)絡(luò)單)等一律入柜。(3)其他紙件全部整齊放置在文件架、文件夾或書柜中，不得散放在桌面上。(4)辦公用品要擺放整齊。(5)桌下不得堆放與工作無關(guān)的文件和物品(如報紙、雜志、廢紙箱等)。2.辦公椅tc"2.辦公椅"(1)保持干凈清潔。(2)擺放整齊，離開時辦公椅要靠近辦公桌，擺放在座位下方。(3)不用的折疊椅應(yīng)折起整齊地放在不影響走路的地方。3.抽屜tc"3.抽屜"(1)下班離開前要鎖好。(2)內(nèi)中物品擺放整齊。(3)定期清理。4.保密柜、文件柜tc"4.保密柜、文件柜"(1)有標(biāo)識(部門、編號、責(zé)任人)。(2)內(nèi)中物品、文件等擺放整齊，標(biāo)識明確，便于查找。(3)文檔保存規(guī)范(參見文檔管理規(guī)范)。5.計算機tc"5.計算機"(1)擺放端正，保持清潔。(2)下班時關(guān)閉電源。(3)便攜機鎖到個人物品柜中。6.打印機、傳真機tc"6.打印機、傳真機"(1)節(jié)約用紙，紙張存放整齊。(2)及時取回打印、傳真的文件，以免丟失、泄密。(3)不允許用傳真機復(fù)印大量文件(單張或緊急時候可特殊對待)。(4)打印機、傳真機、碎紙機有資產(chǎn)編號和標(biāo)識(注名部門、放置地點、保管人姓名)。7.地面tc"7.地面"(1)保持干凈。(2)計算機電源線、網(wǎng)絡(luò)線、電話線等扎放整齊。(3)桌墊、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃物品不與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。8.通道tc"8.通道"(1)保持通暢。(2)不得擺放影響美觀或走路的紙箱等。(3)垃圾簍應(yīng)置于桌下內(nèi)側(cè)，不得放在通道上。9.臨時擺放物品tc"9.臨時擺放物品"(1)原則上公共場地不允許擺放紙箱、物品等。(2)如特殊情況需臨時擺放，必須放置整齊，不得影響整個辦公場所美觀及行走方便。10.公用、流動座位tc"10.公用、流動座位"(1)使用人員均有責(zé)任和義務(wù)在使用和離開時做好辦公區(qū)域的清潔工作。(2)辦公室人員有責(zé)任監(jiān)督。11.個人行為tc"11.個人行為"(1)工作時應(yīng)保持良好精神狀態(tài)。(2)不可隨意談天說笑、串崗、呆坐、看雜志、打瞌睡、吃零食。(3)著裝得體大方，工卡配帶規(guī)范。(4)愛護公物，用完歸位。(5)待人接物誠懇有禮貌，樂于助人。(6)遵守公共秩序與規(guī)定。(7)離開辦公室前關(guān)閉所有電源。(8)提高修養(yǎng)，追求并創(chuàng)造良好辦公環(huán)境整潔的自律精神并按規(guī)則做事。12.基本修養(yǎng)tc"12.基本修養(yǎng)"(1)乘電梯①電梯內(nèi)，不宜大聲談話。②電梯里不準(zhǔn)吸煙。③當(dāng)看到有人趕來時，應(yīng)用手擋住電梯門，防止關(guān)上。(2)開放辦公間辦公①不要大聲喧嘩，接聽電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁間的同事聽不到為準(zhǔn)。②團結(jié)并尊重每一位同事。工作中保持經(jīng)常溝通，有不同意見時，要通過恰當(dāng)方式解決，任何情況下都不可惡語相向或采取他種過激行為。③如有客人來訪，要做到彬彬有禮。最好在會議室或公共會客廳會客。(3)手機的使用①開會、上課、培訓(xùn)時手機關(guān)機(或設(shè)置為震動)。②建議在開放辦公期間，將手機轉(zhuǎn)到座機上，或?qū)⒙曇粽{(diào)至不影響到別人工作為宜。第二節(jié) 日常事務(wù)處理工作績效測評一、組織協(xié)調(diào)績效測評tc"一、組織協(xié)調(diào)績效測評"1.協(xié)調(diào)職責(zé)tc"1.協(xié)調(diào)職責(zé)"(1)全面履行協(xié)調(diào)職責(zé)要著力做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作。(2)縱向協(xié)調(diào)①當(dāng)上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之得以認真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行。②當(dāng)下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解時，要以認真負責(zé)的精神去做解釋、說服工作。③當(dāng)下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時、準(zhǔn)確地予以反映，使下情得以“上達”，以利于上下溝通，步調(diào)一致。④當(dāng)下級某一單位某項工作領(lǐng)先時，應(yīng)積極組織力量去調(diào)研，認真總結(jié)經(jīng)驗，及時予以推廣，“以點帶面”。⑤當(dāng)下級某一單位某項工作處于落后狀態(tài)時，要積極主動地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行重點幫助，“以面促點”，“以面帶點”，使之盡快趕上前進步伐。(3)橫向協(xié)調(diào)①業(yè)務(wù)部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須先報送部門主管修改、審閱，進行協(xié)調(diào)，以免對同一事項的規(guī)定不一致，使下級難以適從。②業(yè)務(wù)部門的一些重要工作部署、安排，如召開請上級主管參加的會議、開展由上級主管領(lǐng)導(dǎo)的突擊性、臨時性工作任務(wù)等，一般也須經(jīng)部門主管統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以避免部門之間“撞車”和上級主管“超負荷”現(xiàn)象的發(fā)生。③當(dāng)各業(yè)務(wù)部門、各單位因認識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室主任更應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職責(zé)，對過去已有明文政策規(guī)定的事項，要維護政策的嚴肅性，督促有關(guān)方面或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促有關(guān)方面加以認真貫徹落實。④對過去尚無明文規(guī)定的，要在認真聽取各方意見的基礎(chǔ)上，處理好各有關(guān)政策精神的銜接關(guān)系，并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決，把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來。(4)內(nèi)部協(xié)調(diào)，即以辦公室內(nèi)部的人員、工作為對象，使之融洽、和諧地協(xié)調(diào)工作。2.計劃協(xié)調(diào)tc"2.計劃協(xié)調(diào)"(1)在計劃的制定階段，首先要考慮計劃內(nèi)容與系統(tǒng)區(qū)域性工作目標(biāo)以及本單位的長遠規(guī)劃是否一致。其次，要考慮工作的輕重緩急，把人力、物力、財力用到最重要、最急需的地方和時刻。(2)上級部門要對下級部門的工作計劃審閱、檢查、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。在這個階段的協(xié)調(diào)過程中，辦公室人員的具體任務(wù)是：會同有關(guān)職能部門，對業(yè)務(wù)部門初步擬定的計劃中所需要協(xié)調(diào)的問題，逐一提出協(xié)調(diào)意見，然后將計劃和協(xié)調(diào)意見一并送交上級主管審定。(3)在計劃的執(zhí)行階段，辦公室人員要經(jīng)常與有關(guān)部門聯(lián)系，注意各種因素的變化，及時向上級反饋、并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進行積極地協(xié)調(diào)。3.工作協(xié)調(diào)tc"3.工作協(xié)調(diào)"(1)建立健全規(guī)章制度。(2)合理設(shè)置組織機構(gòu)。(3)在日常工作中，協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對各職能部門、各單位之間的工作關(guān)系和工作糾紛進行仲裁，使有關(guān)各方和諧、匹配、步調(diào)一致地開展工作。(4)對平行各部門，各單位日常重大問題或糾紛的協(xié)調(diào)，辦公室主任的主要任務(wù)是做好調(diào)查研究，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上提出協(xié)調(diào)方案，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考，然后或由領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)，或由辦公室主任轉(zhuǎn)達領(lǐng)導(dǎo)人的協(xié)調(diào)意見，并負責(zé)督促檢查協(xié)調(diào)方案的貫徹落實。(5)就同級領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的協(xié)調(diào)而言，辦公室主任主要統(tǒng)籌平衡、及時溝通，以避免同級領(lǐng)導(dǎo)班子成員在部署、開展工作時的相互撞車和業(yè)務(wù)交叉、重復(fù)等現(xiàn)象的發(fā)生。4.人際關(guān)系協(xié)調(diào)tc"4.人際關(guān)系協(xié)調(diào)"(1)力求客觀公允地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。(2)對于辦公室主任與辦公室其他人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，基本原則應(yīng)當(dāng)是：公道正派，體貼下情，工作上多指導(dǎo)、多愛護，生活上多幫助、多關(guān)心。(3)對辦公室內(nèi)部人員之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，對各部門、各單位人員(主要是負責(zé)人)之間的關(guān)系協(xié)調(diào)應(yīng)做到公平、公正，有說服力。二、值班管理績效測評tc"二、值班管理績效測評"1.值班工作要求tc"1.值班工作要求"(1)掌握上級主管及各層管理人員的電話、住址等系統(tǒng)性資料，最好編印成冊，以備查找。(2)掌握所轄工作范圍的變動、辦公地點的變動及電話號碼的變動等情況。(3)熟悉車站、機場、碼頭、醫(yī)院等有關(guān)情況。(4)熟悉和了解本單位的業(yè)務(wù)狀況，熟悉本部門的工作任務(wù)、職權(quán)范圍，掌握有關(guān)業(yè)務(wù)的知識和要求。(5)值班工作制度化。各級各類值班室所擔(dān)負的公務(wù)接洽，各類會議及活動的安排，都形成一套切合實際、行之有效的辦法和工作程序。(6)要求值班人員具有一個良好的工作作風(fēng)，做到：對發(fā)生問題的具體情況了解清楚，避免反映不實；對沒有把握的問題，處理上要慎重，不輕易許諾，隨便表態(tài)；待人要熱情，談話要和氣，辦事要考慮周密，傳遞信息要及時準(zhǔn)確；要注意文明禮貌，注意儀表談吐。(7)要求值班人員必須具備較深的組織紀律觀念，要將值班工作中遇到的重要情況和問題，如實地反映，需要作出答復(fù)時，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)作出指示后，及時答復(fù)，不應(yīng)無故推拖。(8)值班人員應(yīng)保守單位的秘密。對身份不明的人員，要查詢清楚；對各種災(zāi)禍隱患，要搞好防范；對有些重大社會動態(tài)，或高級領(lǐng)導(dǎo)人的活動情況，未經(jīng)允許不得對外泄露；機密文件和個人信函要妥善保管好，不得擅自拆閱，其中標(biāo)明“急件”的要隨收隨時處理，標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”的由機要人員直接送達。2.值班工作組織tc"2.值班工作組織"(1)設(shè)置專門的值班機構(gòu)(值班室)或?qū)Ｂ氈蛋嗳藛T，負責(zé)每天24小時及周休日、節(jié)假日的全部值班工作。也可采取輪流值班制，負責(zé)下班后和周休日、節(jié)假日的值班任務(wù)。(2)編排值班表。凡安排的值班表應(yīng)印發(fā)至參加值班的各位人員，以便按時接班。(3)確定值班人員的職責(zé)和權(quán)限，要求值班人員堅守崗位，按時交接班。明確交接班時間和方式。(4)制作各項值班工作程序。(5)建立值班規(guī)則，明確值班人員應(yīng)遵守的規(guī)則。(6)建立請示匯報制度。值班期間，如遇重大和緊急情況，值班人員應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見迅速處理，對于不明確，沒有把握的問題不得擅自答復(fù)。(7)建立值班日志制度。值班時要認真記好值班日志。凡在值班期間接到的外來電報、信函、公務(wù)電話等，都要詳細地記入值班日志，以備查考。當(dāng)班未了事項，必須向下一班值班人員作出交代，使接班人員了解情況并繼續(xù)進行處理。3.值班記錄及資料管理tc"3.值班記錄及資料管理"(1)值班應(yīng)準(zhǔn)備好以下資料①電話表(本)。②值班人員涉及的機關(guān)、單位，特別是上下級單位的機構(gòu)設(shè)置，職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況都應(yīng)記錄清楚。③本單位的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工，內(nèi)部機構(gòu)職責(zé)范圍，全年工作計劃，當(dāng)前中心工作安排及有關(guān)規(guī)章制度等。④常用的工具書、郵政編碼、本地區(qū)常用電話表、地圖冊、列車時刻表、航班表、船期表等。(2)值班時應(yīng)記好值班日志①按照有關(guān)規(guī)定，在有固定格式的本冊上將收到的各種信息、信函、電報及處理情況、備忘錄等記載下來，以備其他值班人員繼續(xù)辦理、交流情況、檢查督促和事后查考。②值班日志應(yīng)包括值班時間、值班人員、事項內(nèi)容、處理情況。③值班日志應(yīng)按檔案管理的要求及時存檔備查。(3)做好電話記錄①電話記錄應(yīng)有固定的格式，并應(yīng)具備以下幾方面內(nèi)容：來電時間、來電內(nèi)容、來電單位、姓名、職務(wù)、接電人姓名、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理情況。②電話記錄一定要簡明、完整、準(zhǔn)確、字跡清楚，對人名、地名、時間、數(shù)字等都要認真核對，確保準(zhǔn)確無誤。③接收重要電話時值班人員須將電話內(nèi)容向?qū)Ψ街貜?fù)敘述一遍，以保無誤。三、會議管理績效測評tc"三、會議管理績效測評"1.會議數(shù)量控制tc"1.會議數(shù)量控制"(1)提高各級管理者的素質(zhì)，提高其管理水平，使其掌握包括會議在內(nèi)的各種工作方式(面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、制發(fā)文件等)，并能根據(jù)客觀實際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方式。(2)合理設(shè)置機構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利，避免或減少職能的交叉重復(fù)，避免事權(quán)的過于集中或過于分散；放權(quán)簡政，明確各部門、各級工作人員的職責(zé)使各級管理者能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨立工作，不必事事集體研究討論，處處協(xié)調(diào)商量。(3)建立并嚴格實施會議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度。會議不經(jīng)審批一律不得召開，審批權(quán)應(yīng)集中于機關(guān)首腦中的一個人，由一個人把關(guān)，其他人在一般情況下無權(quán)批準(zhǔn)召開會議。(4)建立會議協(xié)調(diào)安排機制，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門召開的會議。合并召開有關(guān)會議，避免會出多門，重復(fù)浪費。(5)全面控制會議質(zhì)量，提高會議效果，避免或減少連鎖會議。(6)加強會議成本控制，嚴肅財經(jīng)紀律，以包括經(jīng)濟手段在內(nèi)的多種手段懲處濫開會者，特別是其中直接揮霍國家資財?shù)呐c會者及有關(guān)責(zé)任者。(7)對例行會議作定期檢查分析，取消已無存在價值的例會，合并功能不高的例會。2.會議質(zhì)量控制tc"2.會議質(zhì)量控制"(1)嚴格執(zhí)行會議審批制度，不合乎標(biāo)準(zhǔn)的會議一律不準(zhǔn)開，不能開。能小開的決不大開，能短的決不拖長，能低規(guī)格開的，決不搞成高規(guī)格的。(2)建立健全并嚴格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度，以這些嚴格的制度約束與會議有關(guān)的行為，剎住不良會風(fēng)。(3)科學(xué)、有效、充分地做好會議準(zhǔn)備工作，會前應(yīng)注意使每一位與會者明確會議目的、宗旨、議題，掌握有關(guān)文件材料并做好發(fā)言準(zhǔn)備，不開“空手”會，不開無準(zhǔn)備的會。(4)主持人和與會者應(yīng)具有足夠的權(quán)利和明確的責(zé)任，以保證議而有決，決而有行。(5)嚴格控制會議人數(shù)、不允許無關(guān)人員與會，盡量將人數(shù)控制在能有效交流信息、形成法定有效決議認可的最低限度內(nèi)。(6)保證會場秩序，盡最大可能為會議創(chuàng)造各種有利的物質(zhì)條件、環(huán)境條件、衛(wèi)生條件。(7)議題應(yīng)集中，不宜太多，日程務(wù)必高度緊湊，盡量縮短時間，保證與會者能集中精力。(8)以各種方式如明確制度、舉辦訓(xùn)練班等，培訓(xùn)與會者，使其掌握正確與會的要領(lǐng)，掌握有效與會的技巧，提高其與會水平。(9)以切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管不問效果的偏向，以保證會議有效。(10)充分運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，靈活運用圖板、實物、模型、照片、廣播、電話、錄音、錄像等用具和設(shè)備，提高信息傳遞的效率與質(zhì)量，節(jié)約時間、縮短會議，提高會議效果。(11)提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，使其掌握有效主持會議的規(guī)則與技巧。3.會議進程管理tc"3.會議進程管理"(1)根據(jù)會議的總體情況，制定出詳實的會議管理計劃及具體的實施措施。(2)做好周密的會議準(zhǔn)備工作，如會議通知書的下發(fā)，與會人員的編組、會議資料的印制、會議接待人員和服務(wù)人員的安排及職責(zé)分配等。(3)制定會議議程，并讓與會人員知曉。(4)會議進行中營造與會議相適應(yīng)的會議氣氛，科學(xué)安排會議中的高潮和低潮，及時分發(fā)會議文件資料，監(jiān)督工作人員及時認真地做好會議總結(jié)。(5)合理安排多議題的議題次序，以各種方法和措施，避免或減少與會者中途退席。(6)會議結(jié)束，及時召集全體會議工作人員，對整個會議的組織與服務(wù)工作進行全面總結(jié)，并在全面總結(jié)的基礎(chǔ)上，寫出書面的會務(wù)總結(jié)報告。(7)對會議的組織與服務(wù)過程中的有功人員進行表彰和獎勵。(8)做好會議文件資料的收退與立卷歸檔工作。(9)做好會議代表離開、返回原單位的安排服務(wù)工作。4.會議生活管理tc"4.會議生活管理"(1)根據(jù)會議的基本情況，制定出詳細的計劃和實施方案，報請上級主管審批。一經(jīng)審批，立即著手實施。(2)各項準(zhǔn)備工作基本完成后，進行一次詳細地檢查，確認無問題，將準(zhǔn)備情況向上級主管匯報，并將計劃即制成圖表，分發(fā)大會使用。(3)編制會議伙食經(jīng)費預(yù)算，制定食物供應(yīng)計劃。同時，印制會議專用餐券，發(fā)給與會人員使用。(4)認真進行會議經(jīng)費的預(yù)算，編制會議經(jīng)費預(yù)算審批表，上報審批，會議結(jié)束后，做好會議經(jīng)費的決算。(5)做好會議用具和資產(chǎn)的管理，指派專人負責(zé)。(6)安排會議的清潔衛(wèi)生及醫(yī)療工作。(7)制定計劃，精心準(zhǔn)備迎候工作。(8)做好會議的車輛管理。根據(jù)會議用車情況，制定出詳細的用車計劃，抽調(diào)或租用車輛，購滿車輛用油，安排好停車場地，并集中調(diào)度駕駛?cè)藛T，宣布用車計劃，使各級人員心中有數(shù)，工作有條不紊地展開。(9)會議結(jié)束，安排工作人員細心進行各項檢查、清點工作。(10)每次會后都總結(jié)經(jīng)驗，有會務(wù)工作總結(jié)報告，以不斷提高會議生活管理工作水平。四、文書管理績效測評tc"四、文書管理績效測評"1.文書管理要求tc"1.文書管理要求"(1)外來文件收文由公司行政部收發(fā)室承辦，外來文件收文時，由收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。內(nèi)部制發(fā)文件收文時，由各部門編號及填寫“公文會簽單”后，送收發(fā)室登記入“收發(fā)文登記簿”。(2)制發(fā)應(yīng)填寫“發(fā)文呈批單”，編列文號，并填寫“公文會簽單”，注明本案應(yīng)會簽部門后送總公司收發(fā)室登記處理。(3)收發(fā)室收文登記后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理；內(nèi)部發(fā)文呈批單做收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)分送有關(guān)單位會簽處理。(4)會簽：各部門收到需參與會簽的呈批件時，須本著本部門的職責(zé)認真表達對本件草案的意見，并盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。公文會簽后，再依“公文會簽單”內(nèi)所指定會簽順序，轉(zhuǎn)送其他會簽單位，若本部門為最后一個會簽單位，則處理后將本呈批件轉(zhuǎn)送辦公室處理。(5)審核：辦公室根據(jù)各部門簽辦意見，匯總整理出一個結(jié)論(若各部門意見不一致，需由辦公室居間協(xié)調(diào)送總經(jīng)理核定)。(6)批示：總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者作最終的肯定、否定等批示，并簽字。(7)執(zhí)行：①辦公室根據(jù)總經(jīng)理批示內(nèi)容將公文影印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本送收發(fā)室歸檔存查。②需對外發(fā)文時，交由收發(fā)室打印、蓋章、封裝、寄發(fā)，呈批件原件和批件打印件2份歸檔存查。寄發(fā)文件前須填寫“收發(fā)文登記簿”。(8)歸檔：①任何簽呈正本均需交由總務(wù)部(科)歸檔存查。②若執(zhí)行單位必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出且無法取回，可存檔復(fù)印件。③存檔文件普通件保存3年，機密文件保存10年，屆時列表報準(zhǔn)監(jiān)銷。(9)確定公文機密等級及處理規(guī)定。各級人員處理密件資料，須嚴守秘密。因泄密而造成損害，由泄密人員負責(zé)并接受處分。密件文件遞送時，應(yīng)以信封袋加密封裝，遞件人及收件人拆閱時均須在登記簿上簽名。(10)公文處理時限：特急件，隨到隨辦；急件，一天內(nèi)處理完畢；普通件，三天內(nèi)處理完畢。超過處理時限的文件，由辦公室催辦。各級審核人員及會簽人員均須在公文簽呈上簽名，并標(biāo)示日期，以明確責(zé)任。2.公文寫作tc"2.公文寫作"(1)熟知公文的種類、結(jié)構(gòu)、特點及公文寫作的一般程序。(2)了解組織的行文規(guī)范、格式及公文處理辦法。(3)具備公文寫作的知識結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識、管理學(xué)知識、專業(yè)知識及經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)等輔助知識。3.公文制發(fā)tc"3.公文制發(fā)"(1)規(guī)范公文制發(fā)的各個程序和環(huán)節(jié)，使之有嚴格的標(biāo)準(zhǔn)要求，都能按一定的軌道運行。(2)建立、健全以崗位責(zé)任制為中心的各項制度。(3)對各項標(biāo)準(zhǔn)、制度、程序經(jīng)過比較選擇，使之符合科學(xué)規(guī)范、制度化，集中反映公文工作的內(nèi)在規(guī)律及其指導(dǎo)原則和方法，貫穿于公文工作的全過程，貫穿于整個公文處理程序的每一個具體環(huán)節(jié)。4.文件的收發(fā)tc"4.文件的收發(fā)"(1)明確文件管理責(zé)任制度，指派專人負責(zé)文件的收發(fā)工作。(2)發(fā)文指定專人統(tǒng)一登記編號、送印、蓋章，分發(fā)后，負責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全完整，隨時向立卷環(huán)節(jié)集中。(3)根據(jù)本單位的實際情況，建立文件收發(fā)登記制度。(4)根據(jù)本單位的文件特點，確定文件的收發(fā)、分類登記的方法和程序，并監(jiān)督執(zhí)行。(5)經(jīng)常檢查文件的收發(fā)工作情況。5.文件的整理與配套tc"5.文件的整理與配套"(1)結(jié)合實際，確定文件立卷的范圍。(2)將需要立卷的文件材料，集中以后，適時進行整理配套，確保集中的文件材料齊全完整，在組卷時不會因某些文件缺頁或少件影響立卷工作的正常進行。(3)文件整理要有重點，分清主次，進行系統(tǒng)整理，在整理配套過程中，以本單位所形成的文件為主線進行整理。(4)對集中的文件進行分類，分類應(yīng)結(jié)合實際情況，科學(xué)、合理，層次清楚，概念明確，相互之間界限分明。分類的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，做法一致，分類便于管理及查找利用。(5)擬制案卷類目，對隨時集中來的各類文件，可以對號入座，放在案卷類目所設(shè)條款中去，并方便查找和利用。(6)將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，在平時歸卷的基礎(chǔ)上，將各條款內(nèi)的文件材料加以適當(dāng)調(diào)整，進行卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列，并擬制案卷標(biāo)題，為文書歸檔作好充分的準(zhǔn)備。6.案卷歸檔、移交tc"6.案卷歸檔、移交"(1)確定案卷歸檔范圍。(2)制定案卷移交目錄。(3)歸檔移交前，必須經(jīng)過檔案部門檢查驗收。(4)確定案卷移交、歸檔的時間。(5)與檔案部門辦理移交手續(xù)。案卷移交手續(xù)清楚，交接雙方經(jīng)手人在移交清單上均有簽字并加蓋交接單位公章。五、檔案管理績效測評tc"五、檔案管理績效測評"1.檔案管理規(guī)范tc"1.檔案管理規(guī)范"(1)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合本單位實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。(2)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專門的檔案管理人員。(3)設(shè)置專門的檔案室及其相關(guān)設(shè)施。(4)制定檔案管理工作流程。(5)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法。2.立卷歸檔tc"2.立卷歸檔"(1)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，確定本單位文件歸檔的范圍和時限。(2)對文件的歸檔有明確的要求，并培訓(xùn)檔案管理人員嚴格按要求處理。(3)對本單位各種文件，根據(jù)政府有關(guān)法律法規(guī)要求，設(shè)定其保存期限。(4)明確檔案名稱及編號規(guī)則，檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，須事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3.檔案修復(fù)tc"3.檔案修復(fù)"(1)接收登記。(2)除塵。需要修復(fù)的文件，應(yīng)先將灰塵清除干凈，以免修復(fù)的過程中灰塵遇濕后污染文件。(3)鑒定。對需要修復(fù)的文件，要進行全面地技術(shù)鑒定，應(yīng)根據(jù)其字跡、紙張的成份和質(zhì)量以及損毀的程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)的方法，以避免因修復(fù)方法的失誤，使文件遭受不應(yīng)有的損失。(4)消毒。受過微生物感染或蟲害的文件，應(yīng)做消毒處理。用浸過1%或2%的福爾馬林溶液的脫脂棉球捏干后擦拭文件，便可除去菌跡。4.檔案鑒定tc"4.檔案鑒定"(1)制定檔案價值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表。(2)具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限。(3)揀出無保存價值的和保管期滿的檔案予以銷毀。(4)圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。概括上述內(nèi)容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長時間，哪些檔案無須保存即可銷毀。5.檔案借、調(diào)閱管理tc"5.檔案借、調(diào)閱管理"(1)建立檔案借閱管理制度，明確借閱的工作流程及借閱人和檔案管理人員的權(quán)利與義務(wù)。(2)督促、檢查檔案管理人員嚴格按程序辦理檔案借閱手續(xù)。(3)有完善的調(diào)卷程序和調(diào)卷管理制度。(4)明確規(guī)定調(diào)卷人員的責(zé)任和義務(wù)。(5)定期組織培訓(xùn)檔案管理人員，嚴格遵守檔案借、調(diào)閱制度以確保檔案的完整、無遺失、無損失。6.檔案庫房管理tc"6.檔案庫房管理"(1)制定檔案庫房管理制度，明確庫管人員的崗位職責(zé)。(2)對檔案庫房及檔案架(柜)有序排放和編號。(3)按照檔案保護的技術(shù)要求，科學(xué)地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，堅持進行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。(4)加強檔案庫房的各項保衛(wèi)保密工作，保證檔案的安全。(5)建立防火制度，配備一定的消防設(shè)施設(shè)備，訓(xùn)練庫房管理人員掌握消防知識，擬制檔案搶救方案。(6)制定檔案搬動中的保護措施，并經(jīng)常檢查其執(zhí)行情況。(7)定期和不定期地對檔案進行檢查，確切了解檔案安全保管的制度，從而采取有效的措施改善保管條件。六、辦公用品管理績效測評tc"六、辦公用品管理績效測評"1.采購管理tc"1.采購管理"(1)掌握辦公用品的有關(guān)知識。(2)充分了解各個部門對辦公用品的要求。(3)辦公用品負責(zé)人需要將企業(yè)全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購全體共同使用的物品作為主要目標(biāo)和中心。(4)特定部門用于特殊目的的辦公用品，辦公用品負責(zé)人需要在采購時向特定部門詢問清楚。(5)對市場上的辦公用品進行調(diào)查，把握其性能、功能及價格，然后選擇最適合企業(yè)的產(chǎn)品。(6)辦公用品負責(zé)人需要經(jīng)常對新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。(7)辦公用品負責(zé)人需要經(jīng)常接觸辦公用品供應(yīng)商以取得商品目錄，或者經(jīng)常出入展覽會場等，一旦發(fā)現(xiàn)好的辦公用品便介紹給企業(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人以促其使用。(8)辦公用品負責(zé)人提出購買要求，由購貨負責(zé)人訂貨。(9)購貨負責(zé)人就購貨處價格及交貨期進行協(xié)商。(10)購貨處的選擇由提出購買要求的辦公用品負責(zé)人決定，或者由購貨部門決定。(11)辦公用品負責(zé)人在制作購買計劃時，必須決定購入數(shù)量與交貨期，決定購入數(shù)量和交貨期的依據(jù)是辦公用品的需要計劃和該年度的預(yù)算。低值易耗品的供給工作應(yīng)做到下一批物品在存貨用盡前購入并到貨。2.發(fā)放與分配tc"2.發(fā)放與分配"(1)對辦公用品的發(fā)放管理，要建立正常的發(fā)放和使用制度。(2)嚴格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實際需要進行發(fā)放，避免浪費。對經(jīng)費已經(jīng)超支的部門，要限制領(lǐng)用。(3)在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。(4)對不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。(5)辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。經(jīng)濟化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價值等值。(6)屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實行定期定量的發(fā)放，各使用人自行領(lǐng)用并實施登記。(7)屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報領(lǐng)物單或借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人發(fā)放。保管人發(fā)放時，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計一次，送主管人員查閱，使之了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進工作。(8)協(xié)調(diào)采購、保管和使用的關(guān)系。購置前要了解辦公用品的使用情況，同時檢查庫存，找出各種物料的最佳庫存量。使用時，要對庫存情況、行政經(jīng)費實力以及市場供應(yīng)心中有數(shù)，以免辦公用品使用中有浪費或中斷供應(yīng)的現(xiàn)象。(9)辦公用品的分配由辦公用品負責(zé)人從其管理的保管庫中配用給各部門。3.保管與維護tc"3.保管與維護"(1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫房和專人進行管理。保管員對采購員購入的辦公用品，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認真驗收、登記、上賬、入庫、精心保管。(2)庫房內(nèi)的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。(3)在保管工作中，要及時登記保管賬卡，定期(季度或半年)清理庫存，做到賬物相符。(4)保管員還要根據(jù)庫存和需求情況，定期提出采購計劃。(5)對辦公用品定期進行盤點，調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。在特定時日使用辦公用品一覽表對存貨量進行檢查。(6)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。與過去的存貨數(shù)值比較，若數(shù)值過小，則需要調(diào)查大量分配的原因所在。(7)若辦公用品是由辦公用品負責(zé)人進行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。(8)辦公用品負責(zé)人將辦公用品的收支記在臺賬上，并努力使其與實際的存貨量保持一致。(9)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點時需要調(diào)查辦公用品所在位置和使用狀況，并且明確辦公用品的管理負責(zé)人、使用部門等。(10)為方便盤點，必須在各辦公用品上貼上管理序號。(11)經(jīng)常對辦公用品進行整理，使辦公用品處于隨時可供使用的狀態(tài)。(12)辦公用品的維護管理需要確立及早發(fā)現(xiàn)故障，及時進行修理的體制。(13)辦公用品負責(zé)人應(yīng)從使用者手中確實收取辦公用品使用的使用報告，時常把握有關(guān)辦公用品使用的信息。(14)制定一定的修理制度，以便發(fā)現(xiàn)故障時按故障程度及時與有關(guān)人員聯(lián)系。(15)當(dāng)工作人員開始使用辦公用品后，若初次發(fā)現(xiàn)辦公用品有故障，要與辦公用品負責(zé)人聯(lián)系。由辦公用品負責(zé)人決定對工作影響最小的對策：可使用代替品；或由辦公用品負責(zé)人修理；或由生產(chǎn)廠家的修理負責(zé)人修理；或交由修理業(yè)者修理；或者廢棄。(16)對于可能給工作造成重大影響的辦公用品，需要定期組織專人進行檢查和保養(yǎng)以免發(fā)生故障。若有必要可事先準(zhǔn)備代替品。(17)為了工作人員有效利用辦公用品，特殊的辦公用品必要時可由辦公用品負責(zé)人指導(dǎo)其使用方法。七、信息管理績效測評tc"七、信息管理績效測評"1.信息管理要求tc"1.信息管理要求"(1)及時及時就是對信息必須以最快的速度進行處理。一是要求信息管理人員適時地記錄、收集出現(xiàn)的各種信息；二是要求以最快的速度加工和傳遞給各有關(guān)部門。(2)真實真實即信息要如實反映客觀情況。信息管理人員在收集過程中必須保證信息的真實性和可靠性，在加工過程中必須防止和減少各種干擾，保證信息不失真。(3)適用適用指信息的處理必須適合企業(yè)管理的需要，便于利用。在收集階段，信息必須完整；在加工階段，必須根據(jù)管理的需要進行分類整理，便于傳輸、利用；在傳輸階段，必須適應(yīng)本企業(yè)的要求和情況，尋找相適應(yīng)的高效的媒介手段；在存貯方面，分類、登記、編碼、歸檔要便于今后查詢利用。(4)經(jīng)濟經(jīng)濟指信息的處理必須考慮經(jīng)濟和社會效益。經(jīng)濟的要求包括兩個方面：一是要求以最低的費用獲得更多的信息；二是要求要以最低的費用獲得更有價值和效用的信息。2.信息溝通tc"2.信息溝通"(1)建立申訴制度通過這一制度，反映和處理基層工作人員情緒上工作上的有關(guān)問題，有效解決基層管理人員和員工的困惑和現(xiàn)實問題。(2)建立建議制度通過這一制度，鼓勵下級管理人員和員工踴躍提出建議和反映意見。建議如采納根據(jù)規(guī)定予以獎勵。(3)增加溝通交流經(jīng)常開展文體活動，增加高層與基層管理人員與員工的接觸機會，消除心理隔膜，縮小心理距離。(4)建立匯報對話制度通過按時匯報工作，經(jīng)常進行對話，保證下級把意見充分反映上去。3.信息收集tc"3.信息收集"(1)確定需要信息收集是有目的的信息選擇，必須根據(jù)意義、作用、時限、流速和需要，有選擇地收集信息。(2)制定計劃收集之前，要根據(jù)所需信息的內(nèi)容、范圍和時限作出安排，明確步驟，并在數(shù)量、時間、種類上加上具體限定。(3)組織實施計劃確定后，要根據(jù)人力和技術(shù)手段付諸實施。實施過程中，應(yīng)對逐步收集到的信息作初步的分類整理，為以后的加工做準(zhǔn)備。(4)補充和糾偏在信息加工、傳遞和利用階段，可能由于收集的信息不全、不準(zhǔn)，需要不斷補充、追蹤和更新。4.信息加工tc"4.信息加工"(1)對無序相混的信息，按一定的標(biāo)準(zhǔn)如時間、空間、問題事件等分類，并編制索引、目錄，使之達到有序和規(guī)范。(2)對同類信息或連續(xù)的信息的比較，可為管理者對行政事務(wù)的歷史、現(xiàn)狀及趨向的分析獲得客觀依據(jù)。(3)對不同時期、不同側(cè)面的信息，經(jīng)過綜合處理，使其效用得到增強，并由此產(chǎn)生具有新質(zhì)的概念或結(jié)論。5.信息傳遞tc"5.信息傳遞"(1)確定信息傳遞的方式。(2)確保信道暢通。即除去不必要的環(huán)節(jié)，層次設(shè)置應(yīng)合理；在每一層次或環(huán)節(jié)中，接收、反饋、中轉(zhuǎn)的職責(zé)要分明。(3)確保信息傳遞如實。不論是接收或傳遞，都應(yīng)實事求是，保證信息可靠，不能任意取舍或歪曲。(4)體制健全。這包括組織系統(tǒng)和法制健全，統(tǒng)一指揮、依法行政、令行禁止。6.信息儲存tc"6.信息儲存"(1)明確信息儲存的意義。(2)確定信息儲存的規(guī)則與要求。(3)將信息區(qū)分種類，分項排列。種類的區(qū)分，一般為時間、來源、地域、主題、管理層次和信息載體等。(4)將信息登記與編碼。每一種類都要分項登記，編制目錄與索引。八、印章管理績效測評tc"八、印章管理績效測評"1.制作與廢止tc"1.制作與廢止"(1)由辦公室主任提請制作與廢止報告。(2)報告注明制作與廢止印章的名稱、種類、規(guī)格、使用范圍。(3)報告注明責(zé)任者以及印章制作與廢止的理由。2.廢止保存tc"2.廢止保存"3.遺失管理tc"3.遺失管理"(1)保管者和管理責(zé)任者向辦公室報告印章被盜、遺失、損壞情況。(2)書面說明印章遺失、損壞、被盜理由。(3)采取相應(yīng)的防范與補救措施。4.使用登記tc"4.使用登記"(1)由辦公室按“印章注冊登記表”分類逐一登記公司印章。(2)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行印章的使用范圍。(3)由管理責(zé)任者負責(zé)印章加蓋。(4)他人使用印章，應(yīng)提出申請，并由辦公室人員填寫“公司印章申請單。(5)印章帶出公司，應(yīng)填寫“印章出借登記臺賬”。九、資料管理績效測評tc"九、資料管理績效測評"1.信息收集tc"1.信息收集"(1)根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展規(guī)劃，明確信息收集的方向，制定標(biāo)準(zhǔn)文獻資料采購計劃。(2)信息收集的廣度和深度適度，為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務(wù)，為經(jīng)營決策服務(wù)。(3)及時收集最新版本的標(biāo)準(zhǔn)和進行標(biāo)準(zhǔn)制修訂、確認、廢止、勘誤和修改等，及時提供給有關(guān)部門，保證標(biāo)準(zhǔn)文獻資料的時效性。(4)收到標(biāo)準(zhǔn)文獻，將復(fù)制品交行政部。(5)各單位收集的標(biāo)準(zhǔn)文獻，交行政部統(tǒng)一管理。(6)其他標(biāo)準(zhǔn)文獻、資料由行政部統(tǒng)一訂購、收集。2.資料管理tc"2.資料管理"(1)對收集到的標(biāo)準(zhǔn)文獻加蓋藏書章。(2)分類按相關(guān)的規(guī)定進行。(3)建立文獻臺賬和資料臺賬，要求當(dāng)日記賬、賬物相符，字跡清楚。(4)給整理好的標(biāo)準(zhǔn)文獻貼標(biāo)簽并按次序放置在書架上。(5)根據(jù)有關(guān)單位對標(biāo)準(zhǔn)文獻資料的需用量，行政部門負責(zé)申請銅印或復(fù)合的份數(shù)，負責(zé)復(fù)印或組織印刷。(6)行政部制設(shè)發(fā)文簿，記載文獻名稱、下發(fā)單位和發(fā)放份數(shù)。領(lǐng)用單位要在簿上簽字。(7)借閱標(biāo)準(zhǔn)資料要辦理借閱手續(xù)，借閱期不超過一個月。(8)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)審定、印刷、整理后向檔案處移交存檔。(9)任何人在工作調(diào)動時，必須移交標(biāo)準(zhǔn)文獻、資料，不得帶走。資料遺失時，由單位負責(zé)人和接任者承擔(dān)責(zé)任。(10)防止資料受潮、發(fā)霉，防止灰塵和光線對資料的侵害，資料存放處禁止煙火。第三節(jié) 后勤總務(wù)管理工作績效測評一、財產(chǎn)管理績效測評tc"一、財產(chǎn)管理績效測評"1.財產(chǎn)管理要求tc"1.財產(chǎn)管理要求"(1)建立管理機構(gòu)，配備專職人員，完善規(guī)章制度，以保證財產(chǎn)物資管理工作落到實處。(2)按照權(quán)責(zé)統(tǒng)一和獎優(yōu)罰劣的原則，建立健全各項財產(chǎn)物資管理制度和獎懲制度，賦予財產(chǎn)物資管理、使用部門權(quán)力并加大其責(zé)任，對履行職責(zé)好的表彰獎勵，對履行職責(zé)差的批評懲罰。(3)根據(jù)實際工作需要和現(xiàn)實的財政狀況，盡可能選用先進、實用、經(jīng)濟的技術(shù)裝備，不斷充實和改善辦公的物質(zhì)條件。(4)采取科學(xué)、合理的管理方法，設(shè)置賬卡，定期地或不定期地對財產(chǎn)物資的種類、名稱、規(guī)格、數(shù)量、性能、用途、存放地點、使用管理人員以及購進、調(diào)出、調(diào)入、報廢、清理等增減變動情況，進行清點和記載，若發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因，妥善處理，真正做到賬卡相符、賬物相符、賬據(jù)相符。2.固定資產(chǎn)管理tc"2.固定資產(chǎn)管理"(1)根據(jù)固定資產(chǎn)的分類，結(jié)合本單位的實際情況，制定適合于本單位的“固定資產(chǎn)目錄”，對每件固定資產(chǎn)進行編號，予以標(biāo)記，實行管理。(2)建立固定資產(chǎn)的領(lǐng)用、調(diào)出制度及程序，并監(jiān)督執(zhí)行。(3)固定資產(chǎn)的報廢報損應(yīng)分別不同情況，加以妥善處理。(4)根據(jù)每件固定資產(chǎn)不同的特點，設(shè)立賬、卡進行登記。(5)制定固定資產(chǎn)的維修保養(yǎng)制度，定期組織維修、保養(yǎng)。(6)每年全面清點一次固定資產(chǎn)，各項固定資產(chǎn)經(jīng)過盤點清查，應(yīng)根據(jù)實存數(shù)和賬存數(shù)編制《固定資產(chǎn)盤盈、盤虧表》，反映盤點情況。對于盤盈盤虧的固定資產(chǎn)進行妥善處理。3.材料及低值易耗品管理tc"3.材料及低值易耗品管理"(1)堅持適用經(jīng)濟和標(biāo)準(zhǔn)化的原則購置物材。(2)物材購置有規(guī)范的程序，并監(jiān)督執(zhí)行。(3)制定各部門物材購置總額標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督其不超標(biāo)。(4)所有未發(fā)放的各種物資材料，應(yīng)集中在一起，分門別類地存放和保管，并指定專人負責(zé)。(5)確定物資發(fā)放的原則并物資領(lǐng)用的程序及交接手續(xù)，并督促執(zhí)行。(6)合理確定物資儲備定額，以保證物資供應(yīng)。(7)建立必要的賬、卡，詳細記載物資的進出情況。(8)建立盤點制度，堅持日檢查、月抽查、年總清查，以保證賬物相符，對盤點后的盤盈盤虧都確定具體的處理程序、手續(xù)和方法。二、房屋管理績效測評tc"二、房屋管理績效測評"1.房屋產(chǎn)權(quán)管理tc"1.房屋產(chǎn)權(quán)管理"(1)房屋資料登記建檔新建擴建房屋施工的有關(guān)資料、圖紙，要由施工企業(yè)繪制成圖，移交給房管部門，進行登記建檔。(2)定期檢查要定期對各類房屋情況進行普查，并將普查的情況建檔立卡，根據(jù)房屋及設(shè)備損壞程度，分輕重緩急，編制好年度和月份的修繕計劃。(3)建立修繕檔案建立房屋修繕檔案，將各類房屋的修繕情況及時記錄歸檔，為以后的維修工作打好基礎(chǔ)。(4)建立健全管理制度要對所有的房產(chǎn)做到心中有數(shù)，如對員工住房的管理，應(yīng)詳細地掌握居住戶數(shù)、人口數(shù)、建筑面積、使用面積、套數(shù)、間數(shù)及室內(nèi)設(shè)備等，以便有的放矢地搞好其他各項管理工作。2.房屋分配管理tc"2.房屋分配管理"(1)弄清本企業(yè)供辦公使用的房屋的間數(shù)、總面積、企業(yè)員工總數(shù)及科室部門設(shè)置的數(shù)目；弄清需分配辦公用房的部門的人員情況及業(yè)務(wù)量的情況；掌握有些部門的人員及業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)的變化。(2)在掌握以上這些情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)各科室的實際需要，安排他們辦公的地點、樓層、分配房間。分配時，應(yīng)該優(yōu)先安排和保證業(yè)務(wù)用房，盡可能創(chuàng)造良好的業(yè)務(wù)工作條件，并把業(yè)務(wù)往來密切的科室安排在一起。(3)在保證基本工作條件的情況下，盡可能壓縮辦公用房、輔助生產(chǎn)用房。(4)辦公用房要提高利用率，盡量減少長期閑置的房間。在分配房屋時，要取得各部門的支持，盡量公平合理。(5)員工宿舍的分配管理。制定房屋分配方案，要經(jīng)過員工的廣泛討論，聽取員工的意見，使分配方案讓大多數(shù)人滿意。而且分房方法要有一定的連續(xù)性，不能分一次變一次，或朝令夕改。3.房屋日常管理tc"3.房屋日常管理"(1)房租、水電費、采暖費的收繳工作應(yīng)做到及時，一次收齊，避免拖拉和漏收的現(xiàn)象。(2)要對員工宣傳使用液化石油氣的常識，對于液化氣的運輸、貯藏、保管和發(fā)放工作，都應(yīng)制定出嚴格的規(guī)章制度。(3)儲運冬季用煤。一般在采暖開始之前，要儲備一個采暖期所需用煤的80%左右，做到有備無患。(4)培訓(xùn)司爐工人。在每年采暖工作開始以前，要對上崗的司爐工作進行技術(shù)培訓(xùn)，未經(jīng)培訓(xùn)的司爐員工不能上崗操作，以免發(fā)生事故，影響供暖，甚至造成損失。(5)檢查采暖設(shè)備。包括對鍋爐、供暖管道及暖氣的維修。當(dāng)每年采暖期過后，就要根據(jù)情況，有計劃地進行檢修。要求在冬季開始采暖之前檢修完畢，以保證及時供暖。(6)建立健全采暖工作的各項規(guī)章制度，這主要包括鍋爐安全操作規(guī)程、運行記錄制度、交接班制度、水質(zhì)化驗制度、維修保養(yǎng)制度、事故處理報告制度、崗位責(zé)任制度。(7)保證供暖溫度。冬季采暖溫度一般要求使室內(nèi)溫度達到16℃以上，不必太高，以免造成燃煤浪費。應(yīng)根據(jù)不同的需要，適當(dāng)調(diào)整燒爐供暖的時間。如員工住宅，白天、晚上都應(yīng)保證供暖；而辦公用房，因白天有人辦公，晚上則無人，則應(yīng)重點保證白天供暖，晚上可停止供暖。對于衛(wèi)生所(醫(yī)院)等特殊部門，應(yīng)根據(jù)需要，適當(dāng)?shù)匮娱L供暖時間。4.設(shè)備維修管理tc"4.設(shè)備維修管理"(1)合理制定維修工程的進度計劃。確保房屋及附屬設(shè)備的完好狀態(tài)，使其能發(fā)揮正常的使用功能。同時，維修中要有設(shè)備、工具、材料、人工的消耗，需要大量的資金投入，要算好經(jīng)濟賬。降低維修工程成本、節(jié)約資金必須以保證維修工程質(zhì)量為前提，避免湊合，影響使用。維修工程中要做到優(yōu)質(zhì)、安全、節(jié)約、迅速、文明五個方面。(2)要搞好房屋的維修工作，應(yīng)定期對各類房屋進行普查，并將普查的資料建檔立卡。(3)根據(jù)房屋及設(shè)備的損壞程度，分出輕重緩急，編制好年度和逐年修繕計劃，分期分批地進行維修。(4)配備一定數(shù)量的水、電、木、瓦技術(shù)工人，專職負責(zé)日常的維修工作。規(guī)模較大、房屋較多、修繕任務(wù)重時，應(yīng)建立維修隊，或設(shè)維修點，以便有計劃地進行大修及單項維修。日常的維修工作，可建立必要的報修、派工、回執(zhí)等手續(xù)制度，以便做到隨壞隨修，方便廣大員工。三、員工宿舍管理績效測評tc"三、員工宿舍管理績效測評"1.宿舍管理制度tc"1.宿舍管理制度"(1)宿舍管理部門統(tǒng)一安排企業(yè)單身員工住宿。各宿舍要健全住宿登記制度，設(shè)置“住宿員工一覽表”。住宿管理人員要準(zhǔn)確掌握住宿員工的自然情況和房間安排情況，杜絕私自調(diào)換房間床位和留宿他人的現(xiàn)象。(2)完善住宿設(shè)施。應(yīng)設(shè)置總服務(wù)臺和樓層服務(wù)臺，安裝電話，設(shè)施適應(yīng)需要的盥洗間、茶爐間、理發(fā)室、電視室、閱覽室、游藝室、小賣部、醫(yī)務(wù)室、治保室等；房間采光、通風(fēng)條件要好，有防曬、防暑、取暖設(shè)施，有充足的空間；盡可能提供鋼架床、蚊帳、被褥等臥具，提供多用書架等家具和暖壺、茶杯、臉盆、提水桶等必要的用具。(3)制定單身員工住宿管理辦法。明確規(guī)定入住單身員工宿舍的條件、遷入遷出應(yīng)當(dāng)履行的手續(xù)、房間及行裝臥具分配的標(biāo)準(zhǔn)和辦法、住宿守則等，經(jīng)上級管理部門批準(zhǔn)后，可張貼墻上，或人手一冊，廣泛宣傳。(4)及時準(zhǔn)確地填報“單身員工住宿月報表”。宿舍管理部門要及時做好統(tǒng)計分析，加快房間周轉(zhuǎn)，提高房間床位的利用率。(5)建立由宿舍管理部、員工單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和住宿員工代表組成的管理委員會。定期征詢住宿員工和所在單位的意見，以利于改進住宿管理工作。2.設(shè)備物品管理tc"2.設(shè)備物品管理"(1)加強宿舍設(shè)備使用管理，精心維護，及時檢修，確保技術(shù)狀況良好。對鍋爐等壓力容器和電視機等貴重物品，要單獨建賬設(shè)卡，指定專人管理。(2)加強庫房管理，各類物品分類擺放整齊，做到無損失霉?fàn)€，賬物相符。(3)給住宿員工配發(fā)臥具等物品要做到及時準(zhǔn)確，手續(xù)完備，賬物相符。3.宿舍服務(wù)管理tc"3.宿舍服務(wù)管理"(1)充分發(fā)揮現(xiàn)有人員和服務(wù)設(shè)施的作用。組織好常規(guī)性的服務(wù)活動，即讓住宿人員在理發(fā)、洗澡、洗縫衣物、購買日用品、收發(fā)郵件、辦理暫住證等證件、打電話、預(yù)訂“三飯”(病號飯、員工生日飯、團聚飯)、看病及煎中藥、接待返探親友和客人住宿等十個方面不出宿舍。(2)活躍單身員工的文化生活。電視室、閱覽室、游藝室每天按規(guī)定的時間開放，電視節(jié)目每天預(yù)告。每周舉行小型文娛活動，四大節(jié)日(元旦、春節(jié)、勞動節(jié)、國慶節(jié))舉辦大型文體活動。(3)調(diào)查某些單身員工的特殊需要，開辦新的服務(wù)項目。例如給倒班的員工提供叫班服務(wù)，為少數(shù)民族單身員工代購代做節(jié)日傳統(tǒng)用(食)品，代員工接待客人或傳達客人留言，為單身員工提供生活咨詢服務(wù)等。4.宿舍安全管理tc"4.宿舍安全管理"(1)定期對住宿人員、服務(wù)人員進行安全教育。對宿舍的鍋爐工、電氣工進行專業(yè)安全技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格，才能上崗操作。(2)制定安全責(zé)任制，明確規(guī)定住宿管理人員、服務(wù)人員、設(shè)備操作者的安全責(zé)任和權(quán)利。(3)堅持安全檢查制度，定期檢查安全責(zé)任制落實情況和班組安全活動開展情況，定期檢查機電設(shè)備和建筑設(shè)施的安全狀況，發(fā)現(xiàn)隱患，及時處理。(4)嚴格執(zhí)行治安管理各項規(guī)章制度，加強綜合治理。(5)加強門衛(wèi)管理，建立健全暫住人口、會客登記制度。(6)傳達員、服務(wù)人員要嚴格貫徹宿舍管理的各項制度，做好交接班記錄。(7)與治安保衛(wèi)部門和員工所在企業(yè)配合，加強宿舍秩序管理，防止酗酒鬧事、打架斗毆、賭博盜竊、嫖娼賣淫等現(xiàn)象的發(fā)生。四、員工食堂管理績效測評tc"四、員工食堂管理績效測評"1.食堂管理要求tc"1.食堂管理要求"(1)制定各項食堂計劃，并有明確的數(shù)量指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)。(2)制定落實措施，實行指標(biāo)歸口分管、層層分解的責(zé)任管理辦法。即把食堂下達的計劃，按照班組崗位分工歸口落實執(zhí)行，并把所有的計劃指標(biāo)，接崗位班組，按時間順序，結(jié)合各類食堂的具體情況，層層分解成若干具體小指標(biāo)，一直落實到每個班組、工序、崗位，直至每個炊事服務(wù)人員。使每一種計劃，每一項指標(biāo)，都能有專人負責(zé)執(zhí)行落實，做到目標(biāo)明確，人人有專職，事事有人干。(3)組織各種形式的競賽活動，并定期檢查評比，總結(jié)推廣先進經(jīng)驗，達到抓兩頭、帶中間、促平衡的目的，以日保月，以月保季，以季保年，以個人保班組，以班組保食堂，一層一層地落實、競賽。(4)深入實際，了解具體情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，為班組完成計劃指標(biāo)出主意想辦法，并在條件許可的情況下或創(chuàng)造條件為班組崗位創(chuàng)造良好的工作條件和環(huán)境，主動進行協(xié)商、協(xié)調(diào)、組織各班組崗位、環(huán)節(jié)和個人，共同完成計劃任務(wù)等等。(5)通過檢查，及時了解計劃是否落實，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，以便采取措施，加以解決。(6)確定計劃檢查的內(nèi)容。一般來說，計劃檢查的主要內(nèi)容有：計劃完成情況，完成或未完成或超額完成的主、客觀原因，計劃執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，制度的貫徹執(zhí)行情況，曾采取過哪些辦法和措施，效果如何，今后打算怎么辦等等。重點是檢查計劃完成的進度和食堂對班組崗位的要求。2.食堂銷售管理tc"2.食堂銷售管理"(1)制定必要的食品銷售制度，規(guī)范食堂銷售工作。(2)加強銷售的組織與檢驗工作，組織處理銷售過程中發(fā)生的問題。(3)加強銷售票證管理，建立健全銷售票證管理制度。3.服務(wù)質(zhì)量管理tc"3.服務(wù)質(zhì)量管理"(1)根據(jù)實際情況，制定食堂服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。(2)制定食堂質(zhì)量執(zhí)行計劃，即將食堂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在階段時限內(nèi)具體化。(3)對食堂和班組崗位在服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量上的薄弱環(huán)節(jié)進行分析，提出具體改進措施。(4)根據(jù)實際情況，經(jīng)常修訂食堂服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不斷充實新的內(nèi)容。(5)進行服務(wù)質(zhì)量分析，把成功的經(jīng)驗標(biāo)準(zhǔn)化，把問題提出來，并訂出下一階段的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.機械設(shè)備管理tc"4.機械設(shè)備管理"(1)建立食堂機械設(shè)備的分類、編號及登記制度。為了避免各類機械設(shè)備之間相互混淆與物賬不清，便于統(tǒng)一管理，食堂必須對每一件(臺)機械設(shè)備都進行分類、編號及登記，為責(zé)任管理提供依據(jù)。(2)分機歸口，劃片管理。(3)積極預(yù)防設(shè)備事故的發(fā)生。如發(fā)生事故，應(yīng)立即分析原因，采取措施，使設(shè)備盡快恢復(fù)正常狀態(tài)，并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，杜絕類似事故的再次發(fā)生。平時要進行安全操作教育。(4)建立機械設(shè)備的技術(shù)資料管理制度。機械設(shè)備管理檔案由負責(zé)設(shè)備維修的人員負責(zé)。主要資料應(yīng)包括：設(shè)備說明書、設(shè)備檢修登記表、設(shè)備事故報告單、設(shè)備購進驗收記錄等。(5)加強對操作人員的技術(shù)培訓(xùn)，嚴格考核制度。(6)制定合理使用機械設(shè)備的制度、紀律。五、車輛管理績效測評tc"五、車輛管理績效測評"1.車輛購置與使用管理tc"1.車輛購置與使用管理"(1)根據(jù)本單位實際情況，按照適用、經(jīng)濟、配套的原則，有比例地選擇各種類型的車輛，以適應(yīng)多層次多方面的用車需要。(2)新車購進后，要及時建立登記卡片，將車輛型號、牌號、車況等各項數(shù)據(jù)，逐一登記。(3)建立完整的車輛技術(shù)檔案。(4)從本單位實有車輛的數(shù)目，運輸任務(wù)的大小、人員組織的結(jié)構(gòu)等實際出發(fā)，制定出切實可行的車輛使用、管理制度，對本單位用車的范圍、對象作出明確規(guī)定。(5)根據(jù)本單位車輛使用管理規(guī)定和當(dāng)天的用車量大小，包括乘車人數(shù)、次數(shù)、行車線路和急緩程度，做好派車計劃，有計劃地安排使用車輛。(6)對車輛的封存、報廢、折舊管理都有具體的制度及嚴格的審批程序，并監(jiān)督執(zhí)行。(7)制定車輛維修、保養(yǎng)計劃，定期組織車輛保養(yǎng)、維修。(8)建立汽車燃、潤料管理崗位責(zé)任制，嚴格紀律，并監(jiān)督執(zhí)行。(9)對車輛用油、材料，按不同類型的車輛，確定定額指標(biāo)，