現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)課件

現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)秘書培訓(xùn)資料1現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)秘書培訓(xùn)資料1目錄工作職能與素質(zhì)要求接待工作電信及辦公設(shè)備文書寫作時間管理和旅行會議安排信息管理人際交往2目錄工作職能與素質(zhì)要求2一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求

職業(yè)概述：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員適用范圍：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)、涉外機(jī)構(gòu)組織中等級：初、中、高級職業(yè)環(huán)境：辦公室職業(yè)能力里傾向：具備較強(qiáng)的書面與口頭語言表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。3一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求

職業(yè)概述：3一、秘書工作職能與素質(zhì)要求

秘書特性：輔助性——對上司工作起輔助作用，不能自作決定。服務(wù)性——為上司工作和上司本人服務(wù)。4一、秘書工作職能與素質(zhì)要求

秘書特性：4一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求應(yīng)處理好的幾個關(guān)系：工作的被動性與主動性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的原則性與靈活性的關(guān)系5一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求應(yīng)處理好的幾個關(guān)系：5一、

秘書工作職責(zé)接待工作——日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理——自己、上司會議組織——會前、會中、會后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對外公關(guān)——聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動商務(wù)活動——營銷、市場、稅務(wù)、法律-----指派工作——上司安排6一、

秘書工作職責(zé)接待工作——日常、專門、團(tuán)組6一、秘書工作職能與素質(zhì)要求職業(yè)道德：愛本職——愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點滴作起要謙虛——刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動腦——主動思考，機(jī)智敏銳，有商業(yè)意識守紀(jì)律——遵紀(jì)守法，格守信用，嚴(yán)保秘密7一、秘書工作職能與素質(zhì)要求職業(yè)道德：7一、秘書工作職能與素質(zhì)要求工作作風(fēng)：熱情——真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實——做事不飄，跟進(jìn)落實，檢查確認(rèn)細(xì)致——準(zhǔn)確不粗，認(rèn)真不草，穩(wěn)重不浮敏捷——干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場

8一、秘書工作職能與素質(zhì)要求工作作風(fēng)：8一、秘書工作職能與素質(zhì)要求秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)秘書的知識、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識是基礎(chǔ)；智力是知識的結(jié)晶；能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。9一、秘書工作職能與素質(zhì)要求秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)9一、秘書工作職能與素質(zhì)要求通才型的知識結(jié)構(gòu)，其特點：

1、專與博的兼容性。既包容多學(xué)科的面，滿足綜合服務(wù)的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當(dāng)智力助手的深層次需要。2、廣泛的適應(yīng)性。知識結(jié)構(gòu)需隨領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而不斷地調(diào)整，時時處在調(diào)整的動態(tài)過程中。3、強(qiáng)健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動。10一、秘書工作職能與素質(zhì)要求通才型的知識結(jié)構(gòu)，其特點：10一、秘書工作職能與素質(zhì)要求智力結(jié)構(gòu)智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：觀察力注意力記憶力思維力想象力。11一、秘書工作職能與素質(zhì)要求智力結(jié)構(gòu)11一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求能力結(jié)構(gòu)

能力是知識與智力諸因素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。1、語言文字運(yùn)用能力2、協(xié)調(diào)能力3、管理能力4、處理信息能力

NVQ二級的13項能力考核NVQ三級的10項能力考核12一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求能力結(jié)構(gòu)1221世紀(jì)的企業(yè)秘書——全美秘書學(xué)會像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人像政治家一樣有靈敏的頭腦像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗有良好的寫作能力和文字功夫熟練運(yùn)用各種辦公自動化設(shè)備熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識迅速對文件、信息歸類、整理和查詢1321世紀(jì)的企業(yè)秘書——全美秘書學(xué)會像心理學(xué)家一樣善于觀察和理現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)(下）秘書培訓(xùn)資料14現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)(下）秘書培訓(xùn)資料14目錄時間管理和旅行會議安排信息管理人際交往15目錄時間管理和旅行15五、時間管理和旅行時間管理時間管理是效率的保障。愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間?！瘪R克思說：“可支配的時間，就是財富本身?！?6五、時間管理和旅行16秘書一天的工作

1、

開門前后：a、取郵件報紙b、開門，定格觀看辦公室（有，無）c、取傳真件，翻日歷，對時鐘，打開電器17秘書一天的工作1、

開門前后：17秘書一天的工作1、

2、

常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）A、查閱日志（準(zhǔn)備、提醒-----）B、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-----）C、聆聽上司指示（筆記----）D、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件E、制備文稿（起草、修改、審批-----打印、裝訂）F、接待訪客G、安排會議、約會H、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購水、用品，訂票）18秘書一天的工作1、

2、

常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排秘書一天的工作1、

3、日志項目：（當(dāng)日必完成）A、為上司——外出，會議，會客等（準(zhǔn)備，參與--結(jié)束）B、為自己——外出，會議，會客等（準(zhǔn)備，參與--結(jié)束）2、

4、新增內(nèi)容：（立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂）A、新加工作——B、應(yīng)急工作——C、突發(fā)事件——19秘書一天的工作1、

3、日志項目：（當(dāng)日必完成）19秘書一天的工作5、關(guān)門前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否）C、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器，切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗關(guān)門）20秘書一天的工作5、關(guān)門前后：20秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計，周志顯示：接電話500次，打電話380次，接訪客70位，做文件36份（5萬字），出外訪17家，參加會14個，處理事務(wù)68件------再加入分析、評價，送交上司

結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動，加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大21秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計，周志顯示：21如何管理時間

明確目標(biāo)建立計劃，寫成清單設(shè)定先后順序，分清輕重緩急遇事馬上做，現(xiàn)在就做第一次就做好，次次做好專心致志，不要有頭無尾珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣養(yǎng)成快速的節(jié)奏感設(shè)定完成期限善用零碎時間22如何管理時間

明確目標(biāo)22如何管理時間ABCD法則：急迫

先做A既重而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要ABDC23如何管理時間ABCD法則：如何制定計劃行動計劃和時間表——是用于管理時間和任務(wù)的文件，包括：任務(wù)的名稱和摘要；衡量進(jìn)度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息；任務(wù)的分配——已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和部門的細(xì)節(jié)；24如何制定計劃行動計劃和時間表——是用于管理時間和任務(wù)的文件，如何制定計劃意外情況的處理——萬一有時間拖延如何處理，例如設(shè)備發(fā)生故障

進(jìn)展信息報告——報告何人、何時和怎樣報告監(jiān)督和管理——何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展和質(zhì)量；當(dāng)目標(biāo)實現(xiàn)時，有明確的標(biāo)記的方法，例如在方框打勾25如何制定計劃意外情況的處理——萬一有時間拖延如何處25如何進(jìn)行日志管理日志管理要做到：輸入會議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等，立即標(biāo)上開始和結(jié)束的時間在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會在一周的開始和一天的開始查看日志，及時更新需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。安排隔開假日26如何進(jìn)行日志管理日志管理要做到：26如何安排旅游計劃：包括日期、時間、地點、交通工具、具體工作和活動、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國際旅行中的國際時差換算訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)辦理邀請函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件27如何安排旅游計劃：包括日期、時間、地點、交通工具、具體工作六、會議安排會前籌備會中職責(zé)會后任務(wù)28六、會議安排會前籌備28會議安排——會前籌備工作：確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時間、會期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。選擇場地：大小會場、食宿地、級別標(biāo)準(zhǔn)、活動地等。發(fā)送請柬和通知。準(zhǔn)備資料：會議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。會務(wù)工作：會場布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來源、計劃、審批等。

29會議安排——會前籌備工作：確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)會議安排——會中責(zé)任提前到會，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等）需要時，實施備用方案（如人員、地點、設(shè)備等出現(xiàn)意外）做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續(xù)等）做好會議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊等）30會議安排——會中責(zé)任提前到會，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)會議安排——會中責(zé)任輔助會議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主持人掌握會場情況、控制會議進(jìn)程、觀注會議動態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等）安排好會中的后勤服務(wù)（會議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等）集會議的信息（發(fā)新聞、寫簡報、會議調(diào)查、反饋等）妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）31會議安排——會中責(zé)任輔助會議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主會中責(zé)任——會議簡報目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息）類別---摘要式—將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。概括式---根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。32會中責(zé)任——會議簡報目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會會中責(zé)任——簡報寫作要求快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。實---內(nèi)容真實準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實核對清楚，不夸大縮小。短---行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的33會中責(zé)任——簡報寫作要求快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、

會議簡報

目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息）類別---摘要式—將有代表性、有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。概括式---根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供與會者閱。綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、會中花絮等。34

會議簡報

目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、

會議簡報寫作

快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。實---內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)字、事實核對清楚，不夸大縮小。短---行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的，不過千字。35

會議簡報寫作

快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、35

會議簡報例

格式---報頭XXX會議簡報（第X期）XXX會議秘書處編XXXX年X月X日正文XXXXXX（標(biāo)題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX報尾送：XXXXXXX（上級）發(fā)：與會代表（共印XX份）36

會議簡報例

格式---報頭XXX會議

會議紀(jì)要

定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。

37

會議紀(jì)要

定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上

會議紀(jì)要

格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。本體：標(biāo)題---公文式或簡式（會議名稱+紀(jì)要）時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱38

會議紀(jì)要

格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版

會議紀(jì)要

主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有:概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨立意思，或分條列項歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體39

會議紀(jì)要

主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方會議安排——會后工作1、

收回所有單位（部門）物品（文件材料、設(shè)備文具物品等）2、

清潔、檢查會議地點、場所（借用還回、移動恢復(fù)等）3、

向有關(guān)提供幫助者告辭致謝4、

結(jié)請帳目（場地、住宿、設(shè)備、餐飲、服務(wù)、文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較，并檢查訂金最后結(jié)算?，F(xiàn)金、支票、信用卡——索要發(fā)票憑證）40會議安排——會后工作40會議安排——會后工作5、會議分析和評估（統(tǒng)計、分析調(diào)查、問卷等，包含對會議內(nèi)容、展示、管理、地點設(shè)施、材料、服務(wù)等評估）6、整理會議文件材料（如記錄的整理、會議材料的存檔）7、編制會議報告、紀(jì)要、通訊8、進(jìn)行會議催辦和備忘（執(zhí)行催辦會議交辦決定，整理待做工作表等）41會議安排——會后工作5、會議分析和評估（統(tǒng)計、分析調(diào)查、問會后工作——會議紀(jì)要定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。42會后工作——會議紀(jì)要定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點會后工作——會議紀(jì)要格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。本體：標(biāo)題---公文式或簡式（會議名稱+紀(jì)要）時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。

43會后工作——會議紀(jì)要格式列為法定公文，版面編排由版頭會后工作——會議紀(jì)要表達(dá)方式有：概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨立意思，或分條列項歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確

記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體44會后工作——會議紀(jì)要表達(dá)方式有：44會后工作——會議紀(jì)要結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱45會后工作——會議紀(jì)要結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求七、信息管理-國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人從事政、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動中直接形成的對國家、社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像記錄（行政管理類、經(jīng)營管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財會金融類、基建設(shè)備類、人事類等）46七、信息管理-國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人從事政、軍、經(jīng)、科、技信息管理檔案特點---1、社會實踐中的原始記錄；2、是有條件轉(zhuǎn)化來的文件3、

來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣檔案作用---1、憑證作用；2、參考及情報作用47信息管理檔案特點---47信息管理——檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)1、收集工作---獲取積累檔案的手段，統(tǒng)一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì)2、

整理工作---按一定原則分類、組合、排列、編號、編目的有序化過程3、鑒定工作---對庫存進(jìn)行鑒別、挑選、去粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價值48信息管理——檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)1、收集工作---獲取積累檔案檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)4、保管工作---采取保護(hù)措施，妥善管理延長壽命，加強(qiáng)保密，確保安全5、統(tǒng)計工作---進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù)量登記、統(tǒng)計和分析，掌握情況6、提供利用---開發(fā)和直接提供檔案，為事業(yè)服務(wù)，達(dá)到建檔根本目的49檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)4、保管工作---采取保護(hù)措施，妥善管理4信息管理——分類按字母排列---以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音如客戶名單李L在前，張Z在后按主題內(nèi)容---同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個易區(qū)分的主題如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題按形成時間---文件形成時間年、月、日的先后，看發(fā)展變化如將財務(wù)發(fā)票本按年、月分類50信息管理——分類按字母排列---以英文姓氏順序排，同姓再按名信息管理——分類按地區(qū)范圍---業(yè)務(wù)活動以地區(qū)更顯重要和方便時，確定地區(qū)名如西北分公司、東北分公司按數(shù)字規(guī)律---按規(guī)律用數(shù)字給文件編號歸檔，便于增添和查找如人事檔案的編號，病歷，微機(jī)管理51信息管理——分類按地區(qū)范圍---業(yè)務(wù)活動以地區(qū)更顯重要和方便信息管理——分類按檔案來源---保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件按載體形式---根據(jù)檔案載體的不同而分類如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷綜合應(yīng)用各類，如先時間，后主題，再地區(qū)52信息管理——分類按檔案來源---保持文件形成的來源地的清晰，七、人際交往人際關(guān)系氣質(zhì)類型約哈里窗戶與同事相處與上司相處53七、人際交往人際關(guān)系53人際關(guān)系人際關(guān)系是指在社會活動中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。人際關(guān)系圖我主管朋友同事家人客戶供應(yīng)商54人際關(guān)系人際關(guān)系是指在社會活動中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系促進(jìn)人際吸引的形式接近性吸引——空間距離近，見面機(jī)會多相似性吸引——處事態(tài)度相似，感情融合互補(bǔ)性吸引——滿足需要，我無換他有報答性吸引——他對你好，報之以瓊瑤儀表性吸引——儀表誘人，第一印象好55促進(jìn)人際吸引的形式接近性吸引——空間距離近，見面機(jī)會多55氣質(zhì)類型圖過敏內(nèi)向外向穩(wěn)定抑郁質(zhì)

（弱型）膽汁質(zhì)

（不可抑制型）粘液質(zhì)

（安靜型）多血質(zhì)

（活潑型）56氣質(zhì)類型圖過敏內(nèi)向外向穩(wěn)定抑郁質(zhì)

（弱型）膽汁質(zhì)

（不可抑制約哈里窗戶圖57約哈里窗戶圖57情商圖情低智高情高智高情低智低情高智低情商EQ智商IQ懷才不遇型春風(fēng)得意型平庸一生型貴人相助型情商是測定人的情緒感情的一種指標(biāo)58情商圖情低智高情高智高情低智低情高智低情商智商懷才不遇型春風(fēng)與人相處之道尊重他人感謝他人的幫助關(guān)心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛心不強(qiáng)加于人，體諒他人謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁準(zhǔn)確扮演自己的角色保持溝通與交流正確對待他人的成績59與人相處之道尊重他人59

與同事關(guān)系的自我評價

l

每天上班見了同事，你主動問好，表示致意嗎？l

你能細(xì)心察覺同事的情感變化，主動詢問表示關(guān)切嗎？l

在與同事共同工作時，你采?。糊R心協(xié)力、漫不精心、推委、拆臺？l

同事遇到困難，你是：熱心幫助、表面應(yīng)付、不聞不問？l

遇到難以分清的工作，你是主動去做，還是推給別人？60

與同事關(guān)系的自我評價

60與同事關(guān)系的自我評價

l

當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請求嗎？l

你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的，而不需要感謝嗎？l

同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和處理事由嗎？l

同事外出，有電話找他，你是怎樣接應(yīng)電話的？l

當(dāng)你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮兮，還是共同分享？l

你怎樣給同事留言和寫備忘條？61與同事關(guān)系的自我評價

l

當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的

與同事關(guān)系的自我評價

l

當(dāng)你取得一些成績時，你會在同事面前流露、炫耀，甚至吹噓嗎？l

對待同事的缺點或毛病，你是看笑話、夸大喧揚(yáng)，還是真誠幫助？l

看到同事取得成績或上司表揚(yáng)，你是祝賀、無所謂，還是有些嫉妒？l

工作中，你能與同事相互切磋、共同商量、交流體會嗎？62

與同事關(guān)系的自我評價

l

當(dāng)你取得一些成績時，你與上司相處之道（一）尊重上司：

上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人上司承擔(dān)的責(zé)任比你大，向家中長子，既要完成父母交給的任務(wù)又要管理好弟妹，實屬不易1、了解上司工作職責(zé)、側(cè)重點，了解性格、愛好、習(xí)慣，調(diào)整自己適應(yīng)他2、體諒上司苦衷，他們擔(dān)子更重、工作更艱巨、競爭更激烈，也有難與苦63與上司相處之道（一）尊重上司：63與上司相處之道（一）3、對上司的期望值要適當(dāng)，你無論有多大成績，在物質(zhì)和精神方面不苛求4、善為上司保守工作中和私人的秘密，對他忠誠可靠是必備的素質(zhì)5、適時以適當(dāng)方式與上司溝通、消除誤會，表示敬重，加強(qiáng)感情6、在公眾中給上司留足面子，如藝術(shù)的拒絕工作、委婉的提出意見64與上司相處之道（一）3、對上司的期望值要適當(dāng)，你無論有多大成與上司相處之道（二）提醒自己：自己是下屬，認(rèn)清角色和地位，上司是指揮，自己干具體事上司常有理，下屬被上司斥責(zé)是理所應(yīng)當(dāng)1、 服從上司，按上司指示辦事，不自作主張2、 自覺有效地工作，不靠上司監(jiān)督催促，主動匯報，爭取指導(dǎo)65與上司相處之道（二）提醒自己：65與上司相處之道（二）3、善待上司的批評指教，能虛心聆聽，仔細(xì)分析，認(rèn)真反思4、努力學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作能力，作上司的得力助手5、不背后議論、指責(zé)、嘲笑上司，不講上司的閑話、怪話6、工作中的問題不到不得已的時候，不越級匯報和處理7、作好工作是應(yīng)當(dāng)?shù)?，取得成績也是上司領(lǐng)導(dǎo)的好，不凌駕于上司之上66與上司相處之道（二）3、善待上司的批評指教，能虛心聆聽，仔與上司相處之道（三）了解上司的類型與特性1、喜歡獨斷專行，不相信部屬2、見機(jī)行事，變化多端3、總愛指責(zé)別人，不嚴(yán)以律己4、愛管小事、閑事，嘮叨不停5、無主見，搖擺不定6、草率粗心，大事小事不過問7、脾氣暴躁，愛發(fā)牢騷67與上司相處之道（三）了解上司的類型與特性67現(xiàn)代企業(yè)秘書課程結(jié)束由衷感謝全體人員

68現(xiàn)代企業(yè)秘書課程結(jié)束由衷感謝全體人員68演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)秘書培訓(xùn)資料70現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)秘書培訓(xùn)資料1目錄工作職能與素質(zhì)要求接待工作電信及辦公設(shè)備文書寫作時間管理和旅行會議安排信息管理人際交往71目錄工作職能與素質(zhì)要求2一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求

職業(yè)概述：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員適用范圍：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)、涉外機(jī)構(gòu)組織中等級：初、中、高級職業(yè)環(huán)境：辦公室職業(yè)能力里傾向：具備較強(qiáng)的書面與口頭語言表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。72一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求

職業(yè)概述：3一、秘書工作職能與素質(zhì)要求

秘書特性：輔助性——對上司工作起輔助作用，不能自作決定。服務(wù)性——為上司工作和上司本人服務(wù)。73一、秘書工作職能與素質(zhì)要求

秘書特性：4一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求應(yīng)處理好的幾個關(guān)系：工作的被動性與主動性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的原則性與靈活性的關(guān)系74一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求應(yīng)處理好的幾個關(guān)系：5一、

秘書工作職責(zé)接待工作——日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理——自己、上司會議組織——會前、會中、會后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對外公關(guān)——聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動商務(wù)活動——營銷、市場、稅務(wù)、法律-----指派工作——上司安排75一、

秘書工作職責(zé)接待工作——日常、專門、團(tuán)組6一、秘書工作職能與素質(zhì)要求職業(yè)道德：愛本職——愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點滴作起要謙虛——刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動腦——主動思考，機(jī)智敏銳，有商業(yè)意識守紀(jì)律——遵紀(jì)守法，格守信用，嚴(yán)保秘密76一、秘書工作職能與素質(zhì)要求職業(yè)道德：7一、秘書工作職能與素質(zhì)要求工作作風(fēng)：熱情——真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實——做事不飄，跟進(jìn)落實，檢查確認(rèn)細(xì)致——準(zhǔn)確不粗，認(rèn)真不草，穩(wěn)重不浮敏捷——干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場

77一、秘書工作職能與素質(zhì)要求工作作風(fēng)：8一、秘書工作職能與素質(zhì)要求秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)秘書的知識、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識是基礎(chǔ)；智力是知識的結(jié)晶；能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。78一、秘書工作職能與素質(zhì)要求秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)9一、秘書工作職能與素質(zhì)要求通才型的知識結(jié)構(gòu)，其特點：

1、專與博的兼容性。既包容多學(xué)科的面，滿足綜合服務(wù)的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當(dāng)智力助手的深層次需要。2、廣泛的適應(yīng)性。知識結(jié)構(gòu)需隨領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而不斷地調(diào)整，時時處在調(diào)整的動態(tài)過程中。3、強(qiáng)健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動。79一、秘書工作職能與素質(zhì)要求通才型的知識結(jié)構(gòu)，其特點：10一、秘書工作職能與素質(zhì)要求智力結(jié)構(gòu)智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：觀察力注意力記憶力思維力想象力。80一、秘書工作職能與素質(zhì)要求智力結(jié)構(gòu)11一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求能力結(jié)構(gòu)

能力是知識與智力諸因素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。1、語言文字運(yùn)用能力2、協(xié)調(diào)能力3、管理能力4、處理信息能力

NVQ二級的13項能力考核NVQ三級的10項能力考核81一、

秘書工作職能與素質(zhì)要求能力結(jié)構(gòu)1221世紀(jì)的企業(yè)秘書——全美秘書學(xué)會像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人像政治家一樣有靈敏的頭腦像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗有良好的寫作能力和文字功夫熟練運(yùn)用各種辦公自動化設(shè)備熟識商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識迅速對文件、信息歸類、整理和查詢8221世紀(jì)的企業(yè)秘書——全美秘書學(xué)會像心理學(xué)家一樣善于觀察和理現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)(下）秘書培訓(xùn)資料83現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)(下）秘書培訓(xùn)資料14目錄時間管理和旅行會議安排信息管理人際交往84目錄時間管理和旅行15五、時間管理和旅行時間管理時間管理是效率的保障。愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間?！瘪R克思說：“可支配的時間，就是財富本身?！?5五、時間管理和旅行16秘書一天的工作

1、

開門前后：a、取郵件報紙b、開門，定格觀看辦公室（有，無）c、取傳真件，翻日歷，對時鐘，打開電器86秘書一天的工作1、

開門前后：17秘書一天的工作1、

2、

常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）A、查閱日志（準(zhǔn)備、提醒-----）B、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-----）C、聆聽上司指示（筆記----）D、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件E、制備文稿（起草、修改、審批-----打印、裝訂）F、接待訪客G、安排會議、約會H、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購水、用品，訂票）87秘書一天的工作1、

2、

常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排秘書一天的工作1、

3、日志項目：（當(dāng)日必完成）A、為上司——外出，會議，會客等（準(zhǔn)備，參與--結(jié)束）B、為自己——外出，會議，會客等（準(zhǔn)備，參與--結(jié)束）2、

4、新增內(nèi)容：（立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂）A、新加工作——B、應(yīng)急工作——C、突發(fā)事件——88秘書一天的工作1、

3、日志項目：（當(dāng)日必完成）19秘書一天的工作5、關(guān)門前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否）C、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器，切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗關(guān)門）89秘書一天的工作5、關(guān)門前后：20秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計，周志顯示：接電話500次，打電話380次，接訪客70位，做文件36份（5萬字），出外訪17家，參加會14個，處理事務(wù)68件------再加入分析、評價，送交上司

結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動，加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大90秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計，周志顯示：21如何管理時間

明確目標(biāo)建立計劃，寫成清單設(shè)定先后順序，分清輕重緩急遇事馬上做，現(xiàn)在就做第一次就做好，次次做好專心致志，不要有頭無尾珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣養(yǎng)成快速的節(jié)奏感設(shè)定完成期限善用零碎時間91如何管理時間

明確目標(biāo)22如何管理時間ABCD法則：急迫

先做A既重而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要ABDC92如何管理時間ABCD法則：如何制定計劃行動計劃和時間表——是用于管理時間和任務(wù)的文件，包括：任務(wù)的名稱和摘要；衡量進(jìn)度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息；任務(wù)的分配——已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和部門的細(xì)節(jié)；93如何制定計劃行動計劃和時間表——是用于管理時間和任務(wù)的文件，如何制定計劃意外情況的處理——萬一有時間拖延如何處理，例如設(shè)備發(fā)生故障

進(jìn)展信息報告——報告何人、何時和怎樣報告監(jiān)督和管理——何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展和質(zhì)量；當(dāng)目標(biāo)實現(xiàn)時，有明確的標(biāo)記的方法，例如在方框打勾94如何制定計劃意外情況的處理——萬一有時間拖延如何處25如何進(jìn)行日志管理日志管理要做到：輸入會議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等，立即標(biāo)上開始和結(jié)束的時間在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會在一周的開始和一天的開始查看日志，及時更新需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。安排隔開假日95如何進(jìn)行日志管理日志管理要做到：26如何安排旅游計劃：包括日期、時間、地點、交通工具、具體工作和活動、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國際旅行中的國際時差換算訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)辦理邀請函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件96如何安排旅游計劃：包括日期、時間、地點、交通工具、具體工作六、會議安排會前籌備會中職責(zé)會后任務(wù)97六、會議安排會前籌備28會議安排——會前籌備工作：確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時間、會期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。選擇場地：大小會場、食宿地、級別標(biāo)準(zhǔn)、活動地等。發(fā)送請柬和通知。準(zhǔn)備資料：會議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。會務(wù)工作：會場布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來源、計劃、審批等。

98會議安排——會前籌備工作：確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)會議安排——會中責(zé)任提前到會，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等）需要時，實施備用方案（如人員、地點、設(shè)備等出現(xiàn)意外）做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續(xù)等）做好會議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊等）99會議安排——會中責(zé)任提前到會，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)會議安排——會中責(zé)任輔助會議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主持人掌握會場情況、控制會議進(jìn)程、觀注會議動態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等）安排好會中的后勤服務(wù)（會議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等）集會議的信息（發(fā)新聞、寫簡報、會議調(diào)查、反饋等）妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）100會議安排——會中責(zé)任輔助會議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主會中責(zé)任——會議簡報目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息）類別---摘要式—將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。概括式---根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。101會中責(zé)任——會議簡報目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會會中責(zé)任——簡報寫作要求快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。實---內(nèi)容真實準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實核對清楚，不夸大縮小。短---行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的102會中責(zé)任——簡報寫作要求快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、

會議簡報

目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息）類別---摘要式—將有代表性、有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。概括式---根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供與會者閱。綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、會中花絮等。103

會議簡報

目的----反映會議情況、進(jìn)程，介紹會議討論、

會議簡報寫作

快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。實---內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)字、事實核對清楚，不夸大縮小。短---行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的，不過千字。104

會議簡報寫作

快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、35

會議簡報例

格式---報頭XXX會議簡報（第X期）XXX會議秘書處編XXXX年X月X日正文XXXXXX（標(biāo)題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX報尾送：XXXXXXX（上級）發(fā)：與會代表（共印XX份）105

會議簡報例

格式---報頭XXX會議

會議紀(jì)要

定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。

106

會議紀(jì)要

定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上

會議紀(jì)要

格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。本體：標(biāo)題---公文式或簡式（會議名稱+紀(jì)要）時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱107

會議紀(jì)要

格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版

會議紀(jì)要

主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有:概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨立意思，或分條列項歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體108

會議紀(jì)要

主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方會議安排——會后工作1、

收回所有單位（部門）物品（文件材料、設(shè)備文具物品等）2、

清潔、檢查會議地點、場所（借用還回、移動恢復(fù)等）3、

向有關(guān)提供幫助者告辭致謝4、

結(jié)請帳目（場地、住宿、設(shè)備、餐飲、服務(wù)、文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較，并檢查訂金最后結(jié)算?，F(xiàn)金、支票、信用卡——索要發(fā)票憑證）109會議安排——會后工作40會議安排——會后工作5、會議分析和評估（統(tǒng)計、分析調(diào)查、問卷等，包含對會議內(nèi)容、展示、管理、地點設(shè)施、材料、服務(wù)等評估）6、整理會議文件材料（如記錄的整理、會議材料的存檔）7、編制會議報告、紀(jì)要、通訊8、進(jìn)行會議催辦和備忘（執(zhí)行催辦會議交辦決定，整理待做工作表等）110會議安排——會后工作5、會議分析和評估（統(tǒng)計、分析調(diào)查、問會后工作——會議紀(jì)要定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點，以上報和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作---1、忠實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。111會后工作——會議紀(jì)要定義---按會議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點會后工作——會議紀(jì)要格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。本體：標(biāo)題---公文式或簡式（會議名稱+紀(jì)要）時間---標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時間，署名下寫成文時間正文---概況：會期、會址、主持、參會、議題、結(jié)果六要素主體：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容與成果。

112會后工作——會議紀(jì)要格式列為法定公文，版面編排由版頭會后工作——會議紀(jì)要表達(dá)方式有：概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議條塊式；規(guī)模大，議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨立意思，或分條列項歸納會議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確

記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體113會后工作——會議紀(jì)要表達(dá)方式有：44會后工作——會議紀(jì)要結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召簽署---正文右下方署明主辦單位或會議名稱114會后工作——會議紀(jì)要結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求七、信息管理-國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人從事政、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動中直接形成的對國家、社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像記錄（行政管理類、經(jīng)營管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財會金融類、基建設(shè)備類、人事類等）115七、信息管理-國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人從事政、軍、經(jīng)、科、技信息管理檔案特點---1、社會實踐中的原始記錄；2、是有條件轉(zhuǎn)化來的文件3、

來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣檔案作用---1、憑證作用；2、參考及情報作用116信息管理檔案特點---47信息管理——檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)1、收集工作---獲取積累檔案的手段，統(tǒng)一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì)2、

整理工作---按一定原則分類、組合、排列、編號、編目的有序化過程3、鑒定工作---對庫存進(jìn)行鑒別、挑選、去粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價值117信息管理——檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)1、收集工作---獲取積累檔案檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)4、保管工作---采取保護(hù)措施，妥善管理延長壽命，加強(qiáng)保密，確保安全5、統(tǒng)計工作---進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù)量登記、統(tǒng)計和分析，掌握情況6、提供利用---開發(fā)和直接提供檔案，為事業(yè)服務(wù)，達(dá)到建檔根本目的118檔案業(yè)務(wù)6個環(huán)節(jié)4、保管工作---采取保護(hù)措施，妥善管理4信息管理——分類按字母排列---以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音如客戶名單李L在前，張Z在后按主題內(nèi)容---同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個易區(qū)分的主題如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題按形成時間---文件形成時間年、月、日的先后，看發(fā)展變化如將財務(wù)發(fā)票本按年、月分類119信息管理——分類按字母排列---以英文姓氏順序排，同姓再按名信息管理——分類按地區(qū)范圍---業(yè)務(wù)活動以地區(qū)更顯重要和方便時，確定地區(qū)名如西北分公司、東北分公司按數(shù)字規(guī)律---按規(guī)律用數(shù)字給文件編號歸檔，便于增添和查找如人事檔案的編號，病歷，微機(jī)管理120信息管理——分類按地區(qū)范圍---業(yè)務(wù)活動以地區(qū)更顯重要和方便信息管理——分類按檔案來源---保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件按載體形式---根據(jù)檔案載體的不同而分類如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷綜合應(yīng)用各類，如先時間，后主題，再地區(qū)121信息管理——分類按檔案來源---保持文件形成的來源地的清晰，七、人際交往人際關(guān)系氣質(zhì)類型約哈里窗戶與同事相處與上司相處122七、