某局檔案管理制度

檔案管理制度一、檔案接收制度（一）凡是我局在基本建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、科研技術(shù)、工程管理、防汛抗旱等活動中形成的、經(jīng)過辦理完畢、具有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，均應(yīng)整理歸檔。（二）接收時間及程序。各業(yè)務(wù)部門必須按照各類檔案的歸檔范圍，將具有保存價值的材料收集齊全，進行整理，移交給檔案室，立卷人認真填寫移交目錄，對照檔案，查點清楚，立卷人與接收人應(yīng)在移交目錄上簽字，各保存一份（移交目錄表由檔案室提供）。1、科研檔案在研究課題結(jié)束后，次年6月底前歸檔。歸檔前，應(yīng)先進行整理、分類（一個課題一套材料，實驗記錄本應(yīng)按課題分別記錄，不得多課題任務(wù)內(nèi)容記在同一記錄本上），填寫歸檔文件材料審查意見（簽字手續(xù)完備），整理后由兼職檔案員到檔案室預(yù)立卷并辦理移交手續(xù)。2、機關(guān)各部門每年三月底前將預(yù)立卷的文件材料移交檔案室。3、基建項目在完工驗收后六個月內(nèi)歸檔。4、大型儀器設(shè)備資料在驗收后歸檔。5、文書檔案按照“隨辦隨歸”的原則，及時或定期歸檔。6、會計檔案按保存兩年后，每年三月底前歸檔。7、聲像檔案每年三月底前歸案（錄音、錄像、題詞、照片）。8、去世五年后的人事檔案每年六月底前移交文書檔案保管。9、專利檔案由項目負責人每年一月底前歸上年度形成的專利材料。（三）移交的案卷質(zhì)量必須符合規(guī)范，對不符合要求的，要限期整理，待符合標準后才接收。1、案卷內(nèi)文件材料要齊全、完整。2、案卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，必須是鋼筆、毛筆書寫或打印件。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。二、檔案整理制度（一）建立檔案聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，網(wǎng)員為兼職立卷人，負責本單位檔案的收集、整理，實行預(yù)立卷。（二）檔案的整理工作必須按照“便于保管、方便利用”的原則和要求，必須保持文件之間的有機聯(lián)系，根據(jù)其形成特點和規(guī)律進行整理。（三）根據(jù)有關(guān)檔案分類原則、規(guī)范，結(jié)合本單位實際，編制科學(xué)的檔案分類方案。（四）根據(jù)文件材料所反映的不同問題，區(qū)別不同保管期限，進行系統(tǒng)整理、合理組卷。（五）案卷的封面要采用國家規(guī)定的標準格式，并按規(guī)定填寫。（六）案卷質(zhì)量符合標準。案卷編目要正確，案卷題名要簡明，要準確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，保管期限劃分準確，組卷合理，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，書寫要用毛筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。裝訂整齊、美觀。三、檔案統(tǒng)計制度（一）為總結(jié)檔案工作經(jīng)驗，認識和掌握檔案工作的基本規(guī)律，用數(shù)量的方法，揭示檔案工作的發(fā)展過程，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠。（二）檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。統(tǒng)計工作要實事求是，科學(xué)地反映情況，嚴防隨意更改。（三）建立健全檔案的登記、統(tǒng)計制度，統(tǒng)計應(yīng)及時，數(shù)據(jù)要準確、可靠，帳物相符。（四）按年度做好檔案接收、保管、借閱、銷毀的統(tǒng)計工作。（五）按年度做好檔案管理機構(gòu)和人員狀況、檔案設(shè)施情況的統(tǒng)計等工作。（六）加強對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的利用、定期分析，及時提供給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，為制定計劃、總結(jié)工作，探索本處檔案工作規(guī)律提供依據(jù)。（七）根據(jù)上級主管部門的要求，及時、準確地填報有關(guān)報表。四、檔案保密制度（一）認真貫徹《中華人民共和國保守秘密法》，樹立正確的保密觀念，遵守各項檔案管理制度，自覺執(zhí)行保密制度。（二）凡屬密級檔案，必須依照規(guī)定的閱讀范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱或借閱，未經(jīng)批準，不得隨意復(fù)印、摘抄檔案。（三）查閱密級檔案內(nèi)容由檔案室人員提供，經(jīng)辦人員不得擅自翻閱，與本人工作不對口帶保密內(nèi)容的檔案一般不予查閱。密級檔案一般不予外借，確需外借的必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準，并采用安全的箱、柜存放，防止丟失。（四）非專職人員未經(jīng)許可，不得進入密級檔案庫房。（五）未立卷的保密文件材料，保管有序，不隨意亂放。（六）密級材料的重復(fù)件，應(yīng)按保密規(guī)定處理。（七）檔案開發(fā)與提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。（八）本室人員不得私自將庫內(nèi)檔案調(diào)出或向他人提供檔案內(nèi)容。（九）違反本制度，故意或過失泄密者，看情節(jié)輕重，按《保密法》給予處理。五、檔案借閱制度（一）檔案管理人員要積極提供檔案，為我局的中心任務(wù)和各項工作服務(wù)。（二）內(nèi)部借閱檔案，應(yīng)在檔案借閱簿上登記題名、卷號、利用目的、借閱日期、歸還日期。凡屬密級檔案，必須依照規(guī)定的閱讀范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱或借閱。（三）外單位借閱檔案，憑介紹信并注明查閱目的和范圍，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準后在檔案室查閱，不外借，如有特殊情況須外借，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準。外協(xié)單位，因工作需要查閱與協(xié)作項目相關(guān)的檔案時，應(yīng)與業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員共同辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）機密、絕密檔案需經(jīng)處主要領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。檔案原件原則上不得借出或復(fù)印，如有特殊需要，須報經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱人除詳細填寫外借登記簿外，并每卷需交300——500元押金，由處經(jīng)辦人壹個月內(nèi)負責收回歸檔。（五）檔案在借用期間，利用者應(yīng)保護檔案，不準拆散、抽出、調(diào)換、圈點、劃線、涂改和轉(zhuǎn)借他人等，必須注意保密和保證檔案的絕對安全。不得自行影印或復(fù)制。（六）摘錄或復(fù)制檔案，須經(jīng)管理人員校對審核后才能帶走。局內(nèi)借閱時間不得超過兩星期。如確系工作需要，須辦理續(xù)借手續(xù)。因工作調(diào)動者，需歸還所借檔案，并經(jīng)檔案室簽字，否則不預(yù)辦理調(diào)動手續(xù)。（七）所借圖紙等不能用于施工現(xiàn)場。底圖一律不外借，需要時可在檔案室查閱。（八）借閱檔案要當面點清，歸還時管理人員必須認真驗收，方可注銷。發(fā)現(xiàn)有損毀或涂改等問題，責成修復(fù)補救。（九）檔案遺失時，外單位扣留借閱者押金，處內(nèi)對借閱者或經(jīng)辦人每卷罰款300——500元。六、檔案修改補充制度（一）為了真實地反映工程情況，確?？萍嘉募牧系臏蚀_性，隨著科技的發(fā)展，工程的維護、改造、設(shè)備的更新，必須對已經(jīng)歸檔的科技文件材料進行修改補充。（二）更改已經(jīng)歸檔的科技文件材料由檔案部門組織有關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫更改單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準后，持通知單到檔案室進行更改。（三）修改內(nèi)容較小時，可直接在頁面“杠改”、“劃改”或者發(fā)送“變化通知單”，修改后應(yīng)在修改處加蓋“更改章”。修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另外行文，原文作廢。新文列入原文目錄并注明所代替的原文編號。作廢的文件應(yīng)注明新文的編號，根據(jù)需要另行保管，如確無保存價值，嚴格執(zhí)行銷毀制度。（四）更改補充后的底圖，應(yīng)復(fù)曬新圖，連同更改通知單及其它文件材料一道歸檔，新圖提供利用，同時舊圖作廢。（五）對修改后的檔案，入庫前要認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，以維護檔案的安全。七、檔案鑒定銷毀制度（一）檔案的鑒定、銷毀工作，應(yīng)在局分管領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由檔案室和有關(guān)職能部門組成鑒定小組進行這項工作。（二）鑒定小組根據(jù)國家檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定和程序，對已超過保管期限的庫存檔案的保存價值、保管期限和所劃密級，進行鑒定，鑒定工作結(jié)束后應(yīng)提出工作報告。（三）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，經(jīng)鑒定予以銷毀的檔案，要逐卷造冊（編制銷毀清冊一式兩份），由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字后，定點、專人監(jiān)銷；清銷保密范圍內(nèi)的檔案由保密小組實施，要嚴格登記，清銷人、保密小組組長簽字同意后可實施；因設(shè)計變更、原檔案作廢，應(yīng)及時抽出、造冊報批，進行處理。（四）準備銷毀的檔案，在未批準前，單獨保管，以便審批時檢查，萬一個別鑒定不準確仍需利用的，抽出另行繼續(xù)保存。（五）銷毀前，應(yīng)認真進行清點核對；銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人簽字，并將監(jiān)銷情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)。（六）銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。（七）銷毀清冊由檔案室列入檔案保管。八、檔案復(fù)制制度（一）凡需摘錄、復(fù)制檔案資料，必須做到：1、復(fù)制檔案材料，需申請，寫明工作需要情況或原因，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準同意。2、保密范圍內(nèi)的檔案，需經(jīng)局保密小組負責人（總支辦）批準后方可復(fù)制。3、一般檔案，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案室負責人同意，方可復(fù)制。4、科技檔案的底稿與底圖不外借，可在檔案室查閱。因工作需要復(fù)制時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案室負責人同意。（二）檔案實行有償使用的原則，對內(nèi)復(fù)制，收取成本費，年終結(jié)算；對外復(fù)制，按市場價格收費。（三）外單位需要復(fù)制利用我局檔案材料的，得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，收取技術(shù)轉(zhuǎn)讓費和復(fù)制費。（四）摘錄、復(fù)制檔案資料，須經(jīng)檔案管理人員審閱確認無誤后，加蓋檔案室章，方可出室。九、檔案庫房管理制度（一）為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的壽命，嚴格執(zhí)行《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（1991年12月26日國家檔案局發(fā)布）。貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好溫濕度控制和調(diào)節(jié)，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。（二）檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，相對濕度應(yīng)控制在45～60%；庫房內(nèi)備有空調(diào)、去濕機、溫濕度計，每天溫濕度測記兩次（上午九點，下午四點），并隨時予以控制調(diào)節(jié)。（三）庫房內(nèi)嚴禁吸煙，檔案工作人員下班前必須切斷庫房內(nèi)所有電源，并備有滅火器，消除一切火災(zāi)隱患。（四）檔案庫房安裝防盜門窗，非工作期間關(guān)窗鎖門，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得入內(nèi)，與檔案無關(guān)的物品不準入庫。（五）保持庫房整潔、通風，定期打掃衛(wèi)生，庫房配備吸塵器用于除塵，不得用水拖、抹地面和檔案櫥柜、密集架。（六）每年檢查一次防蟲、防霉藥物，對短缺和不適用的要及時進行更換補充。（七）檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。（八）每年定期對庫藏檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理。十、檔案工作考核制度（一）為了加強檔案的綜合管理，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，更好地為我局的生產(chǎn)管理、防汛抗旱、綜合經(jīng)營服務(wù)。根據(jù)國家、省有關(guān)檔案法律、法規(guī)的要求，結(jié)合我局實際情況，制定該檔案工作考核制度。（二）檔案考核列入單位年度綜合考核內(nèi)容中，對檔案工作開展好的單位，將在年度考核中給予加分。（三）局內(nèi)各業(yè)務(wù)部門檔案文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作的開展情況，列入各部門及有關(guān)人員的考核范圍之內(nèi)。對積極主動開發(fā)與提供利用檔案，為經(jīng)營、管理工作增加經(jīng)濟效益等做出貢獻的人員，給予表揚和獎勵。（四）單項工程結(jié)束后，沒有完成竣工文件材料的，財務(wù)部門不予結(jié)帳。設(shè)備購置等檔案材料不齊全的，不予報銷沖賬。（五）工程檔案歸檔率100%，完整率98%以上，永久保存的文件材料的完整率100%。基礎(chǔ)工程、隱蔽工程的文件材料準確性達到100%，若達不到上述要求的，對該項目負責人給予批評，并在個人考核中扣分。（六）檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著給予表揚，成績突出者給予獎勵。（七）在檔案收集、整理、歸檔與提供利用過程中，因不負責任未按規(guī)定歸檔或者未按期移交檔案，造成檔案資料失密、損毀、丟失或涂改、偽造檔案的，依據(jù)檔案法規(guī)給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的，依據(jù)檔案法規(guī)給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。十一、檔案安全制度（一）為確保檔案資源安全，必須加強對檔案的安全管理。（二）實行檔案安全責任制，加強對檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)。分級負責，局行政一把手為總負責人，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)為直接負責人，檔案室主任為崗位負責人，檔案人員各負其責。（三）貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好檔案庫房內(nèi)外部環(huán)境、檔案保管保護設(shè)備設(shè)施、檔案實體、檔案信息和網(wǎng)絡(luò)的安全管理以及檔案防火、防盜、防潮濕、防高溫、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等方面的工作。（四）加強檔案安全日常管理工作，定期（每月一次）對檔案保管狀況檢查。發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患要及時整改和跟蹤督辦。（五）堅持事故處理“三不放過”原則，對于檔案安全事故責任人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要依照有關(guān)法律、法規(guī)，追究責任，嚴肅處理。重大檔案安全事故，要在24小時內(nèi)報告我處黨委，并報上級檔案行政管理部門。十二、科技圖書、期刊借閱制度（一）科技圖書、期刊借閱對象：我局職工。每人限借總數(shù)：每次不得超過五本。借期：不得超過六個月。如因工作需要，不能按期歸還，則攜書前來辦理續(xù)借手續(xù)。（二）書刊借閱超過五本、過期不還或不辦理續(xù)借手續(xù)者，即停止借閱，停借半年后仍不辦理手續(xù)，則所借書刊按遺失處理。（三）手冊等書籍，一般不外借。如有特殊情況可酌情借閱，但借期不得超過十天。（四）字典等工具書以及珍貴書、特藏書等概不外借，限在室內(nèi)查閱。（五）所借的科技圖書、期刊只限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。（六）工作調(diào)動者辦理調(diào)動手續(xù)時，要還清所借書刊。（七）應(yīng)愛護所借的科技圖書、期刊，要保證書刊完整，不得損毀。如有違反，視損壞程度，處以3~8折書價的罰款。（八）若有遺失，一般書刊按三倍價格賠償，重要書刊，按五倍價格賠償。（九）如發(fā)現(xiàn)偷書現(xiàn)象，則送有關(guān)部門嚴肅處理。十三、人事檔案查（借）閱制度（一）查（借）閱人事檔案必須按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，填寫《查閱干部檔案審批表》，經(jīng)人事部門蓋章和負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理查（借）閱手續(xù)。（二）任何組織不得批準任何個人查（借）閱本人及其直系親屬和本人公務(wù)回避對象的檔案，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱人事檔案。（三）公安、司法、檢察、安全部門、公證處等需查閱人事檔案的，應(yīng)持《查閱人事檔案審批表》和查檔者本人工作證，由人事科陪同查檔。（四）親屬入黨、入團、參軍、升學(xué)、參加工作等政審，需了解其父母情況者，不得查閱其父母檔案，而應(yīng)由其父母所在單位黨組織出具證明材料。（五）人事檔案未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，不得外借，如有特殊需要借閱干部人事檔案，借閱人員須在《查閱干部檔案審批表》上說明理由，并經(jīng)批準方可借出。借出的檔案須指定專人保管，不得轉(zhuǎn)借，不得把檔案交無關(guān)人員或本人翻閱。借出時間最長不得超過15天，若需延長使用時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（六）查（借）閱人事檔案，使用單位應(yīng)派中共黨員進行查閱。非中共黨員不得查借閱人事檔案。（七）查（借）閱人事檔案人員，應(yīng)嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。（八）查（借）閱人事檔案人員，查（借）檔案時嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、添加檔案材料，未經(jīng)批準，不得摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。（九）查閱人事檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案室或管檔人員指定地方進行查閱，嚴禁吸煙，防止檔案材料被破壞。（十）查（借）閱人員在查（借）閱人事檔案前，必須嚴格履行登記手續(xù)，進行查（借）閱登記，查閱后，應(yīng)及時注銷登記。（十一）對未遵守以上規(guī)定的人員要給予批評，對造成損失或不良影響的人員，應(yīng)給予組織紀律處分，對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》的人員要依法處理。十四、人事檔案收集歸檔制度（一）凡收集歸檔的人事檔案材料，要按照《干部檔案整理工作細則》規(guī)定的要求，做到分類清楚、時間順序準確，進行整理后歸檔。（二）人事檔案材料的收集檔案范圍包括：干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎勵、入黨、入團、履歷、自傳、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、工資、退休以及學(xué)習(xí)成績等工作中反映德、能、勤、績的有關(guān)材料。（三）人事檔案管理部門，應(yīng)掌握形成干部人事檔案材料的信息，建立與檔案材料形成部門的收集聯(lián)系制度，根據(jù)各部門形成人事檔案材料的途徑不同，定期收集歸檔材料。（四）收集歸檔的檔案材料，必須是組織上形成的或者是組織上審定認可的，辦理完畢的正式文件材料；材料必須完整、齊全、文字清楚、對象明確，有承辦單位印章和文件形成時間。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論等）須有本人簽字，特殊情況，本人見面后未簽字的，可由組織說明。對于考察任免等材料，必須注明批準機關(guān)名稱，時間和文號。對不符合要求的材料不能收集歸檔，須及時通知形成檔案材料的部門，按規(guī)定重新辦理，以保證歸檔材料的質(zhì)量。（五）凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”，審核后，補充進干部人事檔案。（六）人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管人事檔案的部門歸檔，任何組織、個人不得以任何理由積壓和扣留檔案材料，不得泄露材料內(nèi)容。（七）人事檔案材料，須統(tǒng)一標準，材料使用十六開（長26cm／寬19cm）檔案標準辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2～2.5厘米裝訂邊。文字須是打印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及復(fù)寫紙書寫。除電傳材料需要復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。十五、人事檔案鑒別核對制度（一）對擬歸干部檔案的材料，必須經(jīng)過認真審查和鑒別。審查和鑒別須按中組部的有關(guān)規(guī)定要求，對檔案進行認真鑒別檢查。（二）對不該歸入檔案的材料要立即撤除，應(yīng)退還本人的材料，要及時退還本人，個別不宜退還本人的，可經(jīng)組織審查，領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。（三）對于無結(jié)論的審查材料，要退給有關(guān)干審部門做出審查結(jié)論后再歸檔，發(fā)現(xiàn)缺少材料要及時追查補齊，核對無誤后方可放入庫房存放。（四）人事檔案管理部門在接收干部檔案材料時，要對檔案材料進行鑒別核對，發(fā)現(xiàn)材料有填寫錯誤的，要及時予以更正，并在更正后的地方加蓋公章。（五）對有關(guān)部門查借檔案后，在送還檔案時，要對被查(借)的人事檔案進行檢查，做到名冊與檔案相符，人與檔案內(nèi)容相符，目錄與檔案材料相符，核對檔案有無涂改和缺少材料，檢查核對無誤后方可入庫存檔。（六）銷毀人事檔案材料要由人事檔案管理人員造冊登記，對確需銷毀的檔案材料要由檔案管理部門負責人審核確定，簽字同意，否則不得銷毀。（七）檔案管理部門，每年要定期對干部人事檔案按照編號的索引目錄進行核對，核對應(yīng)實事求是，不得弄虛作假，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。十六、人事檔案轉(zhuǎn)遞制度（一）因工作調(diào)動、職務(wù)變動和干部調(diào)配，任免工作部門應(yīng)及時將干部調(diào)動函和任免通知及時告訴檔案管理部門，并建立必要的聯(lián)系，及時轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。（二）檔案必須通過機要交通轉(zhuǎn)遞或指定專人送取，不準本人攜帶自己的檔案或普通郵寄。（三）轉(zhuǎn)遞人事檔案必須認真履行手續(xù)，檔案管理部門沒有接到調(diào)動通知函，不得擅自轉(zhuǎn)出檔案。轉(zhuǎn)出干部檔案必須由檔案管理人員專人辦理。（四）轉(zhuǎn)出人事檔案必須內(nèi)容完整、整理規(guī)范，裝訂整齊。不得擅自抽取、扣留檔案材料或分批零散轉(zhuǎn)出。（五）轉(zhuǎn)遞人事檔案時要嚴格按照規(guī)定，逐項填寫“干部檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單”，作好記載，以便備查，并嚴密包封蓋好印章，防止在轉(zhuǎn)遞過程中失密、散落。（六）接收人事檔案材料，要嚴格與檔案目錄進行核對，在確保檔案材料齊全無誤后，方可在回執(zhí)單上簽章退回，對接收檔案逾期一個月未到的，要去函催收，以防丟失。轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，要及時催促接收單位退回回執(zhí)。（七）對人事檔案由本人自帶到接收單位的，應(yīng)不予接收；凡轉(zhuǎn)出的檔案，應(yīng)查明接收單位是否具備檔案管理權(quán)限，否則不予轉(zhuǎn)出。收到不屬于本處管理的人事檔案，要立即退回轉(zhuǎn)出單位。（八）職工死亡后，其檔案由人事部門保管五年后，移交本單位文書檔案保管。十七、人事檔案保管保密制度（一）嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》和《檔案工作條例》的規(guī)定，做好人事檔案的保管保密工作。（二）人事檔案管理部門，配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案