企業(yè)文書檔案的整理課件

2015年4月1日企業(yè)文書檔案的整理

2015年全市檔案工作培訓(xùn)班2015年4月1日企業(yè)文書檔案的整理2015年全市1點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本目錄概述文書檔案的收集文書檔案的整理點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本目錄概述文書2一、概述（一）相關(guān)概念企業(yè)檔案：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種門類和載體的記錄。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本一、概述（一）相關(guān)概念點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)3點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動整體的記錄和反映2、企業(yè)檔案是直接記錄企業(yè)活動的一種信息材料、第一手資料和原始資料3、企業(yè)檔案由企業(yè)文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來（具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值；文件處理完畢或告一段落）

點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本1、企業(yè)檔案4企業(yè)檔案工作總則1、企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。2、企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。3、企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。4、企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本1、企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案5企業(yè)檔案門類（10大類）：經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)業(yè)務(wù)類、職工管理類。參見《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA／T42—2009）國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施企業(yè)檔案載體：包括文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本企業(yè)檔案門類（10大類）：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文6其中，企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料檔案，即構(gòu)成企業(yè)文書檔案。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本其中，企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、7（二）文書檔案的整理整理方法：按卷整理和按件整理兩種方法。按件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進(jìn)行鑒定，以件為單位進(jìn)行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。（二）文書檔案的整理8（三）按件整理的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》(中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000國家檔案局2000年12月6日批準(zhǔn)，2001年1月1日實(shí)施)

有關(guān)“件”和“卷”的相關(guān)規(guī)定（三）按件整理的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》(中華人民共9

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見經(jīng)科字〔2003〕第2號

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(GB/T11822—2000)和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)自2000年發(fā)布以來得到廣泛運(yùn)用。這兩個標(biāo)準(zhǔn)都是檔案整理的依據(jù)，屬推薦性標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合各自檔案工作的實(shí)際執(zhí)行?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》是國家標(biāo)準(zhǔn)，側(cè)重科技檔案的整理?！稓w檔文件整理規(guī)則》是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，側(cè)重文書檔案的整理。由于這兩個標(biāo)準(zhǔn)在檔案整理要求上有所不同，在一個企業(yè)如何執(zhí)行，需要統(tǒng)—認(rèn)識。為保持檔案整理的規(guī)范統(tǒng)一和排列有序，根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)踐，對企業(yè)執(zhí)行上述兩個標(biāo)準(zhǔn)提出以下意見：

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求10

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

一、檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和檔案信息網(wǎng)上查詢的企業(yè)，可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，否則暫緩執(zhí)行此標(biāo)準(zhǔn)。二、企業(yè)在執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》時，原則上不打破原有的分類框架。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》11

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

三、根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行實(shí)體分類的企業(yè)，黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作和生產(chǎn)技術(shù)管理工作四類的文件材料可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，按“件”進(jìn)行整理；年歸檔量較少的企業(yè)，可將上述四類合并為一類整理，暫稱為管理類。產(chǎn)品、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的規(guī)定，按“卷”整理。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》12

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見沒有按《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行實(shí)體分類的企業(yè)，其管理性的文書檔案可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，科技檔案可執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》。四、同時執(zhí)行這兩個標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，有些內(nèi)容可統(tǒng)一。1.卷盒規(guī)格統(tǒng)一為310mm×220mm(長×寬)，厚度可根據(jù)實(shí)際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》13

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

2.

備考表統(tǒng)一采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的要求，按“件”整理的可將備考表中的“立卷人”改為“整理人”。3.《歸檔文件整理規(guī)則》的歸檔文件目錄與《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》卷內(nèi)目錄用途不同，應(yīng)分別按各標(biāo)準(zhǔn)的要求使用。目錄規(guī)格可選用A4型297mm×210mm和16開型(260mm×l85mm)兩種形式。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

4.企業(yè)檔案全宗號的使用統(tǒng)一按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的要求執(zhí)行。五、事業(yè)單位可參照上述意見執(zhí)行。

國家檔案局經(jīng)科司

二00三年三月十三日

國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》15《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于“件”的規(guī)定件：歸檔文件的整理單位。

1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復(fù)印件為一件。如傳真和復(fù)印件。4、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等。5、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領(lǐng)導(dǎo)簽批單等為一件。7、報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調(diào)動通知書、黨員關(guān)系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件?！稓w檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于“件”的規(guī)定件：歸檔文件的整理單位16（五）質(zhì)量要求：（1）文件材料應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（2）整理過程中所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

（四）整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（五）質(zhì)量要求：（四）整理原則：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)17二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源——本企業(yè)形成的文件；——上級主管部門或企業(yè)集團(tuán)下發(fā)的文件材料；——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；——其他本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源18注意事項(xiàng)：1、企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。3、企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。4、企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。5、企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。注意事項(xiàng)：19（二）文件材料的鑒定主要是對收集的文件材料進(jìn)行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價(jià)值的文件材料。鑒定依據(jù)：國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，2013年2月1日起施行（二）文件材料的鑒定20企業(yè)文書材料歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項(xiàng)活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）本企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對本企業(yè)各項(xiàng)活動具有查考價(jià)值的文件材料。企業(yè)文書材料歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營21下列文件材料可不歸檔：（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價(jià)值的文件材料；（四）所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡報(bào)、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。下列文件材料可不歸檔：（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)22（三）文件材料歸檔要求1、企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。2、歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。3、歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。4、企業(yè)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

（三）文件材料歸檔要求235、對于無相應(yīng)紙質(zhì)或確實(shí)無法輸出成紙質(zhì)的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍并劃分保管期限。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。6、歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7、多個企業(yè)聯(lián)合召開的會議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設(shè)或研究的項(xiàng)目、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。8、文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項(xiàng)目文件歸檔時應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。企業(yè)文書檔案的整理課件24企業(yè)文書檔案材料即經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度

歸檔。（四）文件材料歸檔時間科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記歸檔。會計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。企業(yè)文書檔案材料即經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工25

注意：電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。注意：26

凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。（國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第六條）企業(yè)各門類檔案要集中統(tǒng)一管理將檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔的按照監(jiān)察部、人社部、國家檔案局30號令規(guī)定處理凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部27點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本三、文書檔案的整理裝訂劃分保管期限分類排列裝訂編號編目裝盒上架點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本三、文書檔案28（一）裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（一）裝訂點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本29裝訂方法：1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅⒖?，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。

點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本30（二）劃分保管期限企業(yè)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年（參見國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第八條、第九條及附件）。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（二）劃分保管期限企業(yè)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，31（三）分類1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（三）分類點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本321、保管期限－年度－問題分類法

（適用于文件材料較多的大中型企業(yè)）永久：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…30年：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…10年：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本332、保管期限－年度(按問題排列)

（適用于文件材料較少的企業(yè)）永久：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列30年：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列10年：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本34（四）排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（四）排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時35（五）編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（五）編號歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號36檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項(xiàng)目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([]表示可選)結(jié)構(gòu)。類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。（檔號編制方法見《檔號編制規(guī)則》DA/T13-1994（國家檔案局1995-06-12批準(zhǔn)，1995-10-01實(shí)施）編號時，要在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)目。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項(xiàng)目代號或目錄號)—案卷號37歸檔章樣式：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本歸檔章樣式：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本38（六）編目1、歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄。2、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。通過檢查復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。3、歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（六）編目1、歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔文件目39歸檔文件目錄點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本歸檔文件目錄點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本40點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本41（七）裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限、同一大類條件下，裝滿盒為止。不同年度不同保管期限的檔案不能裝在一個盒內(nèi)。歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（七）裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順42點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本43點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本44點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本45（八）上架歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將整理好的檔案排列上架保管。檔案上架排列方法應(yīng)與分類方案一致，排列的順序從上到下，從左到右。（八）上架歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將46點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本

檔案的排列方式

文書檔案

（永久）

文書檔案

（30年）

文書檔案

（10年）點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本47謝謝大家！謝謝大家！482015年4月1日企業(yè)文書檔案的整理

2015年全市檔案工作培訓(xùn)班2015年4月1日企業(yè)文書檔案的整理2015年全市49點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本目錄概述文書檔案的收集文書檔案的整理點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本目錄概述文書50一、概述（一）相關(guān)概念企業(yè)檔案：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種門類和載體的記錄。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本一、概述（一）相關(guān)概念點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)51點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本1、企業(yè)檔案是企業(yè)活動整體的記錄和反映2、企業(yè)檔案是直接記錄企業(yè)活動的一種信息材料、第一手資料和原始資料3、企業(yè)檔案由企業(yè)文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來（具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值；文件處理完畢或告一段落）

點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本1、企業(yè)檔案52企業(yè)檔案工作總則1、企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。2、企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。3、企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。4、企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本1、企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案53企業(yè)檔案門類（10大類）：經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)業(yè)務(wù)類、職工管理類。參見《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA／T42—2009）國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施企業(yè)檔案載體：包括文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本企業(yè)檔案門類（10大類）：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文54其中，企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料檔案，即構(gòu)成企業(yè)文書檔案。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本其中，企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、55（二）文書檔案的整理整理方法：按卷整理和按件整理兩種方法。按件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進(jìn)行鑒定，以件為單位進(jìn)行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。（二）文書檔案的整理56（三）按件整理的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》(中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000國家檔案局2000年12月6日批準(zhǔn)，2001年1月1日實(shí)施)

有關(guān)“件”和“卷”的相關(guān)規(guī)定（三）按件整理的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》(中華人民共57

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見經(jīng)科字〔2003〕第2號

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(GB/T11822—2000)和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)自2000年發(fā)布以來得到廣泛運(yùn)用。這兩個標(biāo)準(zhǔn)都是檔案整理的依據(jù)，屬推薦性標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合各自檔案工作的實(shí)際執(zhí)行?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》是國家標(biāo)準(zhǔn)，側(cè)重科技檔案的整理。《歸檔文件整理規(guī)則》是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，側(cè)重文書檔案的整理。由于這兩個標(biāo)準(zhǔn)在檔案整理要求上有所不同，在一個企業(yè)如何執(zhí)行，需要統(tǒng)—認(rèn)識。為保持檔案整理的規(guī)范統(tǒng)一和排列有序，根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)踐，對企業(yè)執(zhí)行上述兩個標(biāo)準(zhǔn)提出以下意見：

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求58

國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

一、檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和檔案信息網(wǎng)上查詢的企業(yè)，可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，否則暫緩執(zhí)行此標(biāo)準(zhǔn)。二、企業(yè)在執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》時，原則上不打破原有的分類框架。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》59

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

三、根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行實(shí)體分類的企業(yè)，黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作和生產(chǎn)技術(shù)管理工作四類的文件材料可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，按“件”進(jìn)行整理；年歸檔量較少的企業(yè)，可將上述四類合并為一類整理，暫稱為管理類。產(chǎn)品、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的規(guī)定，按“卷”整理。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》60

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見沒有按《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行實(shí)體分類的企業(yè)，其管理性的文書檔案可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，科技檔案可執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》。四、同時執(zhí)行這兩個標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，有些內(nèi)容可統(tǒng)一。1.卷盒規(guī)格統(tǒng)一為310mm×220mm(長×寬)，厚度可根據(jù)實(shí)際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》61

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

2.

備考表統(tǒng)一采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的要求，按“件”整理的可將備考表中的“立卷人”改為“整理人”。3.《歸檔文件整理規(guī)則》的歸檔文件目錄與《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》卷內(nèi)目錄用途不同，應(yīng)分別按各標(biāo)準(zhǔn)的要求使用。目錄規(guī)格可選用A4型297mm×210mm和16開型(260mm×l85mm)兩種形式。

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》62

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《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和

《歸檔文件整理規(guī)則》的意見

4.企業(yè)檔案全宗號的使用統(tǒng)一按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的要求執(zhí)行。五、事業(yè)單位可參照上述意見執(zhí)行。

國家檔案局經(jīng)科司

二00三年三月十三日

國家檔案局關(guān)于企業(yè)執(zhí)行

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》63《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于“件”的規(guī)定件：歸檔文件的整理單位。

1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復(fù)印件為一件。如傳真和復(fù)印件。4、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等。5、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領(lǐng)導(dǎo)簽批單等為一件。7、報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調(diào)動通知書、黨員關(guān)系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件?！稓w檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于“件”的規(guī)定件：歸檔文件的整理單位64（五）質(zhì)量要求：（1）文件材料應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（2）整理過程中所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

（四）整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（五）質(zhì)量要求：（四）整理原則：點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)65二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源——本企業(yè)形成的文件；——上級主管部門或企業(yè)集團(tuán)下發(fā)的文件材料；——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；——其他本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。二、文書檔案的收集（一）文件材料的來源66注意事項(xiàng)：1、企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。3、企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。4、企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。5、企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。注意事項(xiàng)：67（二）文件材料的鑒定主要是對收集的文件材料進(jìn)行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價(jià)值的文件材料。鑒定依據(jù)：國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，2013年2月1日起施行（二）文件材料的鑒定68企業(yè)文書材料歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項(xiàng)活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）本企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的對維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對本企業(yè)各項(xiàng)活動具有查考價(jià)值的文件材料。企業(yè)文書材料歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營69下列文件材料可不歸檔：（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價(jià)值的文件材料；（四）所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡報(bào)、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。下列文件材料可不歸檔：（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)70（三）文件材料歸檔要求1、企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。2、歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。3、歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。4、企業(yè)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

（三）文件材料歸檔要求715、對于無相應(yīng)紙質(zhì)或確實(shí)無法輸出成紙質(zhì)的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍并劃分保管期限。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。6、歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7、多個企業(yè)聯(lián)合召開的會議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設(shè)或研究的項(xiàng)目、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。8、文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項(xiàng)目文件歸檔時應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。企業(yè)文書檔案的整理課件72企業(yè)文書檔案材料即經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度

歸檔。（四）文件材料歸檔時間科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記歸檔。會計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。企業(yè)文書檔案材料即經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工73

注意：電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。注意：74

凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。（國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第六條）企業(yè)各門類檔案要集中統(tǒng)一管理將檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔的按照監(jiān)察部、人社部、國家檔案局30號令規(guī)定處理凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本企業(yè)檔案部75點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本三、文書檔案的整理裝訂劃分保管期限分類排列裝訂編號編目裝盒上架點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本三、文書檔案76（一）裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（一）裝訂點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本77裝訂方法：1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。

點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本78（二）劃分保管期限企業(yè)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年（參見國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第八條、第九條及附件）。點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（二）劃分保管期限企業(yè)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，79（三）分類1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本（三）分類點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本801、保管期限－年度－問題分類法

（適用于文件材料較多的大中型企業(yè)）永久：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…30年：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…10年：2009年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…2010年經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類…點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本點(diǎn)擊添加文本812、保管期限－年度(按問題排列)

（適用于文件材料較少的企業(yè)）永久：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列30年：2009年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理順序排列2010年按經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理