有效會議管理會議概述課件

有效會議管理——會議概述有效會議管理——會議概述1全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時(shí)間最多。全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)2課程說明——教學(xué)目的和內(nèi)容《有效會議管理》通過對會議管理全部流程——會議概述、會議策劃、會議籌備階段的會務(wù)操作、會議結(jié)束階段的會務(wù)操作等的學(xué)習(xí)，以會議組織策劃流程為教學(xué)安排線索，通過對各個(gè)環(huán)節(jié)操作細(xì)節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)的知識和技巧?！队行h管理》內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是會議策劃、組織、實(shí)施的原則和方法；二是會議管理流程各具體環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)安排；三是會議管理實(shí)際操作訓(xùn)練，以會議項(xiàng)目實(shí)際操作來貫穿整個(gè)教學(xué)過程，達(dá)到理論與實(shí)際工作能力的融合。

課程說明——教學(xué)目的和內(nèi)容《有效會議管理》通過對會議管理全部3課程說明課程總學(xué)時(shí)：52課時(shí)上課時(shí)間：周一5-6節(jié)，周四5-6節(jié)上課地點(diǎn)：三教A棟502授課教師：許憲國聯(lián)系方式手機(jī)）；715067522（QQ）課程說明課程總學(xué)時(shí)：52課時(shí)4考核方式課堂出勤 10%課堂表現(xiàn) 15%個(gè)人作業(yè) 15%期末考試 60%1、總成績=平時(shí)成績40%+期末考試成績60%（閉卷）2、平時(shí)成績=課堂表現(xiàn)15%+個(gè)人作業(yè)15%+考勤10%考核方式課堂出勤 10%5關(guān)于考勤

考勤：曠課扣6分/節(jié)，事假（由學(xué)院安排的突擊任務(wù)或院系安排的特殊教學(xué)任務(wù)除外）扣3分/節(jié)，病假扣2分/節(jié)，遲到、早退扣2分/次；缺課三次以上期末總評成績不超過70分.關(guān)于考勤考勤：曠課扣6分/節(jié)，事假（由學(xué)院安排的6班級分組1、每組推選一名組長2、選取組名、標(biāo)志、口號3、確定座位4、時(shí)間約20分鐘完成。班級分組1、每組推選一名組長71、富士康的管理方式2、畫出富士康的組織結(jié)構(gòu)談?wù)?、富士康的管理方式談?wù)?兩個(gè)同齡的年輕人同時(shí)受雇于一家店鋪,并且拿同樣的薪水.可是一段時(shí)間后,叫阿諾德的那個(gè)小伙子青云直上,而那個(gè)叫布魯諾的小伙子卻仍在原地踏步.布魯諾很不滿意老板的不公正待遇.終于有一天他到老板那兒發(fā)牢騷了.老板一邊耐心地聽著他的抱怨,一邊在心里盤算著怎樣向他解釋清楚他和阿諾德之間的差別.差別兩個(gè)同齡的年輕人同時(shí)受雇于一家店鋪,并且拿同樣9"布魯諾先生,"老板開口說話了,"您現(xiàn)在到集市上去一下,看看今天早上有什么賣的."布魯諾從集市上回來向老板匯報(bào)說,今早集市上只有一個(gè)農(nóng)民拉了一車土豆在賣."有多少?"老板問.布魯諾超快戴上帽子又跑到集上,然后回來告訴老板一共40袋土豆."價(jià)格是多少?"布魯諾又第三次跑到集上問來了價(jià)格."好吧,"老板對他說,"現(xiàn)在請您坐到這把椅子上一句話也不要說,看看別人怎么說.""布魯諾先生,"老板開口說話了,"您現(xiàn)在到集市上去一下,看看10

阿諾德很快就從集市上回來了,向老板匯報(bào)說到現(xiàn)在為止只有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆,一共40袋,價(jià)格是多少多;土豆質(zhì)量很不錯(cuò),他帶回來一個(gè)讓老板看看.這個(gè)農(nóng)民一個(gè)鐘頭以后還會弄來幾箱西紅柿,據(jù)他看價(jià)非常公道.昨天他們鋪?zhàn)拥奈骷t柿賣得很快,庫存已經(jīng)不多了.他想這么便宜的西紅柿老板肯定會進(jìn)一些的,所以他不僅帶回了一個(gè)西紅柿做樣品,而且把那個(gè)農(nóng)民也帶來了,他現(xiàn)在正在外面等回話呢.此時(shí)老板轉(zhuǎn)向了布魯諾,說:"現(xiàn)在您肯定知道為什么阿諾德的薪水比您高了吧?"阿諾德很快就從集市上回來了,向老板匯報(bào)說到現(xiàn)在11討論這個(gè)故事對我們有什么啟示？討論這個(gè)故事對我們有什么啟示？12案例一案例分析

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。案例一案例分析波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎13

9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚……9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘14討論：小組討論1、假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會議議程？3、向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？4、召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？

討論：小組討論1、假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的15參考答案

參考答案我認(rèn)為，出現(xiàn)此類問題主要是考察秘書的突發(fā)事件的處理能力。如果我是劉小姐，首先要做的是馬上和租聘公司取得聯(lián)系，詢問到送貨司機(jī)的電話，然后確定他的位置，以及大概需要多長時(shí)間才能到達(dá)公司。第三，想好兩種以上的解決方案，向上級及時(shí)報(bào)告。第四，協(xié)助上司做好應(yīng)急工作。假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還沒有送到，應(yīng)該馬上向總經(jīng)理報(bào)告。作為秘書，不能越權(quán)，擅自做出決定。參考答案參考答案我認(rèn)為，出現(xiàn)此類問題主要是考察秘書的突發(fā)事16向總經(jīng)理報(bào)告后，還是應(yīng)該繼續(xù)打電話催送貨司機(jī)。其次提出兩種以上的解決方案，例如方案一：更改會議議程；方案二：將產(chǎn)品操作演示的錄像放映改為由生產(chǎn)部門的工作人員進(jìn)行現(xiàn)場操作演示；方案三：將錄像改成紙質(zhì)圖片形式發(fā)放。召開大型會議前的各種準(zhǔn)備工作，例如印象、電子類裝置，我認(rèn)為應(yīng)該提前一個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好。向總經(jīng)理報(bào)告后，還是應(yīng)該繼續(xù)打電話催送貨司機(jī)。其次提出兩種以17相關(guān)知識——會議要素會議基本要素（5W1H）：

Why：為什么開？What：開什么會？Who：誰去開？When：什么時(shí)間開？Where：在哪開？How：怎么開？相關(guān)知識——會議要素會議基本要素（5W1H）：18相關(guān)知識——會議要素會議基本要素：

1、會議名稱2、會議時(shí)間：到會時(shí)間、會期3、會議地點(diǎn)4、會議組織者5、與會人員：出席人員、主持人員、秘書人員、服務(wù)人員6、會議議題和內(nèi)容7、會議成果：決議或決定、與會者達(dá)成的共識、會議的選舉結(jié)果，等相關(guān)知識——會議要素會議基本要素：19點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評議新點(diǎn)子確定行動綱領(lǐng)相關(guān)知識——會議目的和作用會議目的：

1、開展有效溝通；2、傳達(dá)咨詢；3、監(jiān)督員工，實(shí)施管理；4、協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成協(xié)議；點(diǎn)明困發(fā)現(xiàn)問衡量問想出新評議新確定行相關(guān)知識——會議目的和作20相關(guān)知識——會議目的和作用會議目的：5、集思廣益，開發(fā)創(chuàng)意；6、激勵(lì)士氣，團(tuán)結(jié)一致；7、聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象；相關(guān)知識——會議目的和作用會議目的：21會議想法1想法2想法3好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙相關(guān)知識——會議目的和作用會議作用：1、會議是集思廣益的渠道之一；會議想法1想法2想法3好創(chuàng)意甲乙丙相關(guān)知識——會議目的和作用22組織或者部門會議互為前提

2、會議能顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在價(jià)值；相關(guān)知識——會議目的和作用組織或者部門會議互為前提2、會議能顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的233、會議是一種群體溝通的方式；雖然隨著科技費(fèi)發(fā)展，溝通方式越來越多，但是群體溝通（會議）方式，仍然是其他溝通方式無法代替的。相關(guān)知識——會議目的和作用3、會議是一種群體溝通的方式；相關(guān)知識——會議目的和作用24建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動。相關(guān)知識——會議的頻率固定的部門會議建議頻率：至少每月一次相關(guān)知識——會議的頻率固定的部門會議25建議頻率：至少每兩月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會通報(bào)政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會議相關(guān)知識——會議的頻率全體會議相關(guān)知識——會議的頻率26建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議相關(guān)知識——會議的頻率建議頻率：隨時(shí)處理突發(fā)事件的會議相關(guān)知識——會議的頻率27建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時(shí)。一對一會議相關(guān)知識——會議的頻率建議頻率：按需要一對一會議相關(guān)知識——會議的頻率28相關(guān)知識——會議的分類會議分類：1、按會議規(guī)模劃分：小型會議：100人以下；中型會議：100——1000人；大型會議：1000人——10000人；特大型會議：10000人以上相關(guān)知識——會議的分類會議分類：292、按會議的內(nèi)容和性質(zhì)劃分：決策性會議紀(jì)念性會議動員性會議研討性會議相關(guān)知識——會議的分類2、按會議的內(nèi)容和性質(zhì)劃分：相關(guān)知識——會議的分類303、按會議召開的時(shí)間劃分：定期會議不定期會議

相關(guān)知識——會議的分類3、按會議召開的時(shí)間劃分：相關(guān)知識——會議的分類314、按會議舉辦的單位劃分：公司類會議社團(tuán)協(xié)會類會議其他組織會議：政府機(jī)構(gòu)會議

相關(guān)知識——會議的分類4、按會議舉辦的單位劃分：相關(guān)知識——會議的分類325、根據(jù)會議的技術(shù)手段劃分：傳統(tǒng)型會議現(xiàn)代化會議：電話會議、視頻會議、衛(wèi)星會議

相關(guān)知識——會議的分類5、根據(jù)會議的技術(shù)手段劃分：相關(guān)知識——會議的分類33課后作業(yè)預(yù)習(xí)教材第一章、第二章課后作業(yè)預(yù)習(xí)教材第一章、第二章34演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！35有效會議管理——會議概述有效會議管理——會議概述36全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時(shí)間最多。全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)37課程說明——教學(xué)目的和內(nèi)容《有效會議管理》通過對會議管理全部流程——會議概述、會議策劃、會議籌備階段的會務(wù)操作、會議結(jié)束階段的會務(wù)操作等的學(xué)習(xí)，以會議組織策劃流程為教學(xué)安排線索，通過對各個(gè)環(huán)節(jié)操作細(xì)節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)的知識和技巧。《有效會議管理》內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是會議策劃、組織、實(shí)施的原則和方法；二是會議管理流程各具體環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)安排；三是會議管理實(shí)際操作訓(xùn)練，以會議項(xiàng)目實(shí)際操作來貫穿整個(gè)教學(xué)過程，達(dá)到理論與實(shí)際工作能力的融合。

課程說明——教學(xué)目的和內(nèi)容《有效會議管理》通過對會議管理全部38課程說明課程總學(xué)時(shí)：52課時(shí)上課時(shí)間：周一5-6節(jié)，周四5-6節(jié)上課地點(diǎn)：三教A棟502授課教師：許憲國聯(lián)系方式手機(jī)）；715067522（QQ）課程說明課程總學(xué)時(shí)：52課時(shí)39考核方式課堂出勤 10%課堂表現(xiàn) 15%個(gè)人作業(yè) 15%期末考試 60%1、總成績=平時(shí)成績40%+期末考試成績60%（閉卷）2、平時(shí)成績=課堂表現(xiàn)15%+個(gè)人作業(yè)15%+考勤10%考核方式課堂出勤 10%40關(guān)于考勤

考勤：曠課扣6分/節(jié)，事假（由學(xué)院安排的突擊任務(wù)或院系安排的特殊教學(xué)任務(wù)除外）扣3分/節(jié)，病假扣2分/節(jié)，遲到、早退扣2分/次；缺課三次以上期末總評成績不超過70分.關(guān)于考勤考勤：曠課扣6分/節(jié)，事假（由學(xué)院安排的41班級分組1、每組推選一名組長2、選取組名、標(biāo)志、口號3、確定座位4、時(shí)間約20分鐘完成。班級分組1、每組推選一名組長421、富士康的管理方式2、畫出富士康的組織結(jié)構(gòu)談?wù)?、富士康的管理方式談?wù)?3兩個(gè)同齡的年輕人同時(shí)受雇于一家店鋪,并且拿同樣的薪水.可是一段時(shí)間后,叫阿諾德的那個(gè)小伙子青云直上,而那個(gè)叫布魯諾的小伙子卻仍在原地踏步.布魯諾很不滿意老板的不公正待遇.終于有一天他到老板那兒發(fā)牢騷了.老板一邊耐心地聽著他的抱怨,一邊在心里盤算著怎樣向他解釋清楚他和阿諾德之間的差別.差別兩個(gè)同齡的年輕人同時(shí)受雇于一家店鋪,并且拿同樣44"布魯諾先生,"老板開口說話了,"您現(xiàn)在到集市上去一下,看看今天早上有什么賣的."布魯諾從集市上回來向老板匯報(bào)說,今早集市上只有一個(gè)農(nóng)民拉了一車土豆在賣."有多少?"老板問.布魯諾超快戴上帽子又跑到集上,然后回來告訴老板一共40袋土豆."價(jià)格是多少?"布魯諾又第三次跑到集上問來了價(jià)格."好吧,"老板對他說,"現(xiàn)在請您坐到這把椅子上一句話也不要說,看看別人怎么說.""布魯諾先生,"老板開口說話了,"您現(xiàn)在到集市上去一下,看看45

阿諾德很快就從集市上回來了,向老板匯報(bào)說到現(xiàn)在為止只有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆,一共40袋,價(jià)格是多少多;土豆質(zhì)量很不錯(cuò),他帶回來一個(gè)讓老板看看.這個(gè)農(nóng)民一個(gè)鐘頭以后還會弄來幾箱西紅柿,據(jù)他看價(jià)非常公道.昨天他們鋪?zhàn)拥奈骷t柿賣得很快,庫存已經(jīng)不多了.他想這么便宜的西紅柿老板肯定會進(jìn)一些的,所以他不僅帶回了一個(gè)西紅柿做樣品,而且把那個(gè)農(nóng)民也帶來了,他現(xiàn)在正在外面等回話呢.此時(shí)老板轉(zhuǎn)向了布魯諾,說:"現(xiàn)在您肯定知道為什么阿諾德的薪水比您高了吧?"阿諾德很快就從集市上回來了,向老板匯報(bào)說到現(xiàn)在46討論這個(gè)故事對我們有什么啟示？討論這個(gè)故事對我們有什么啟示？47案例一案例分析

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。案例一案例分析波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎48

9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚……9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘49討論：小組討論1、假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會議議程？3、向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？4、召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？

討論：小組討論1、假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的50參考答案

參考答案我認(rèn)為，出現(xiàn)此類問題主要是考察秘書的突發(fā)事件的處理能力。如果我是劉小姐，首先要做的是馬上和租聘公司取得聯(lián)系，詢問到送貨司機(jī)的電話，然后確定他的位置，以及大概需要多長時(shí)間才能到達(dá)公司。第三，想好兩種以上的解決方案，向上級及時(shí)報(bào)告。第四，協(xié)助上司做好應(yīng)急工作。假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還沒有送到，應(yīng)該馬上向總經(jīng)理報(bào)告。作為秘書，不能越權(quán)，擅自做出決定。參考答案參考答案我認(rèn)為，出現(xiàn)此類問題主要是考察秘書的突發(fā)事51向總經(jīng)理報(bào)告后，還是應(yīng)該繼續(xù)打電話催送貨司機(jī)。其次提出兩種以上的解決方案，例如方案一：更改會議議程；方案二：將產(chǎn)品操作演示的錄像放映改為由生產(chǎn)部門的工作人員進(jìn)行現(xiàn)場操作演示；方案三：將錄像改成紙質(zhì)圖片形式發(fā)放。召開大型會議前的各種準(zhǔn)備工作，例如印象、電子類裝置，我認(rèn)為應(yīng)該提前一個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好。向總經(jīng)理報(bào)告后，還是應(yīng)該繼續(xù)打電話催送貨司機(jī)。其次提出兩種以52相關(guān)知識——會議要素會議基本要素（5W1H）：

Why：為什么開？What：開什么會？Who：誰去開？When：什么時(shí)間開？Where：在哪開？How：怎么開？相關(guān)知識——會議要素會議基本要素（5W1H）：53相關(guān)知識——會議要素會議基本要素：

1、會議名稱2、會議時(shí)間：到會時(shí)間、會期3、會議地點(diǎn)4、會議組織者5、與會人員：出席人員、主持人員、秘書人員、服務(wù)人員6、會議議題和內(nèi)容7、會議成果：決議或決定、與會者達(dá)成的共識、會議的選舉結(jié)果，等相關(guān)知識——會議要素會議基本要素：54點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評議新點(diǎn)子確定行動綱領(lǐng)相關(guān)知識——會議目的和作用會議目的：

1、開展有效溝通；2、傳達(dá)咨詢；3、監(jiān)督員工，實(shí)施管理；4、協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成協(xié)議；點(diǎn)明困發(fā)現(xiàn)問衡量問想出新評議新確定行相關(guān)知識——會議目的和作55相關(guān)知識——會議目的和作用會議目的：5、集思廣益，開發(fā)創(chuàng)意；6、激勵(lì)士氣，團(tuán)結(jié)一致；7、聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象；相關(guān)知識——會議目的和作用會議目的：56會議想法1想法2想法3好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙相關(guān)知識——會議目的和作用會議作用：1、會議是集思廣益的渠道之一；會議想法1想法2想法3好創(chuàng)意甲乙丙相關(guān)知識——會議目的和作用57組織或者部門會議互為前提

2、會議能顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在價(jià)值；相關(guān)知識——會議目的和作用組織或者部門會議互為前提2、會議能顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的583、會議是一種群體溝通的方式；雖然隨著科技費(fèi)發(fā)展，溝通方式越來越多，但是群體溝通（會議）方式，仍然是其他溝通方式無法代替的。相關(guān)知識——會議目的和作用3、會議是一種群體溝通的方式；相關(guān)知識——會議目的和作用59建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動。相關(guān)知識——會議的頻率固定