質(zhì)量管理系統(tǒng)文件

質(zhì)量管理系統(tǒng)文件江蘇圣寶羅藥業(yè)有限公司質(zhì)量部2012年4月法規(guī)要求

文件管理是質(zhì)量管理系統(tǒng)的基本組成部分，使企業(yè)各項質(zhì)量活動有法可依、有章可循，使行之有效的質(zhì)量管理手段和方法制度化、法規(guī)化。通過質(zhì)量系統(tǒng)文件的實施來保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。法規(guī)要求文件和記錄作為質(zhì)量管理體系的基本要求，涉及到GMP的各個方面，與生產(chǎn)、質(zhì)量、儲存和運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)的所有活動都應(yīng)在文件系統(tǒng)中明確規(guī)定。所有活動的計劃和執(zhí)行都必需通過文件和記錄證明。文件應(yīng)按照操作規(guī)程管理，內(nèi)容應(yīng)清晰、易懂，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況。文件的重要性明確標(biāo)準(zhǔn)、方法、職責(zé)，確保完全掌握生產(chǎn)的藥品是否能夠發(fā)放上市所必需的全部信息。行動以文字為準(zhǔn)，避免口頭方式造成的錯誤結(jié)果。保證行動的一致性。任何行動后均有文字記錄可查，為追究責(zé)任、改進(jìn)工作提供依據(jù)。文件系統(tǒng)的建立與完善促使企業(yè)實施規(guī)范化、科學(xué)化、法制化管理。與98版相比文件管理主要的變化是將記錄管理納入到文件管理范疇中。在98版文件控制的第六十四、六十五條二個條款的基礎(chǔ)上進(jìn)行了細(xì)化，增加了防止誤用、定期評審的要求。將98版第八章《生產(chǎn)管理》第六十八條中有關(guān)批生產(chǎn)記錄管理的要求，擴(kuò)展到所有相關(guān)生產(chǎn)質(zhì)量管理所涉及的記錄管理，并增加了記錄的保存、電子記錄管理等相關(guān)要求。對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、操作規(guī)程和記錄等文件的編制要求、編制內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化規(guī)定。強(qiáng)調(diào)質(zhì)量部對GMP文件管理的責(zé)任。2010版GMP文件管理的基本原則有明確規(guī)定，相應(yīng)條款總結(jié)如下：●與藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（GMP）有關(guān)的文件應(yīng)經(jīng)質(zhì)量管理部門審核。●文件的內(nèi)容應(yīng)與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊等相關(guān)要求一致。應(yīng)建立文件管理的操作規(guī)程

起草/修訂審核批準(zhǔn)發(fā)放失效存檔文件起草、修訂、審核、批準(zhǔn)均應(yīng)由適當(dāng)?shù)娜藛T簽名并注明日期-文字應(yīng)確切、清晰、易懂、不能模棱兩-標(biāo)明題目、種類、目的以及文件編號和版本號-定期修訂-定期審核-復(fù)制和發(fā)放記錄-文件復(fù)制，不得產(chǎn)生任何差錯；復(fù)制的文件應(yīng)清晰可辨-批準(zhǔn)的現(xiàn)行版本-撤銷和銷毀記錄-留檔備查，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)-分類存放，條理分明，便于查閱文件體系結(jié)構(gòu)

為了方便有效的管理藥廠龐大的文件，可以將文件分為政策、指導(dǎo)文件、操作規(guī)程、記錄四個層次進(jìn)行管理。

文件體系結(jié)構(gòu)

政策指導(dǎo)文件操作規(guī)程記錄文件體系結(jié)構(gòu)文件類別文件舉例說明政策●質(zhì)量手冊●工廠主文件●工作職責(zé)說明書●質(zhì)量目標(biāo)●公司最高管理層負(fù)責(zé)批準(zhǔn)此類文件●不需要頻繁修訂文件體系結(jié)構(gòu)構(gòu)指導(dǎo)文件●生產(chǎn)處方●設(shè)備的維護(hù)和校準(zhǔn)●確認(rèn)和驗證●變更管理●偏差管理●質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)●監(jiān)測●基于政策內(nèi)容，相關(guān)管理人員編寫●根據(jù)政策變更、注冊要求、法規(guī)更新或新的客戶要求隨時進(jìn)行修訂或定期回顧更新文件體系結(jié)構(gòu)構(gòu)規(guī)程●操作程序●基于指導(dǎo)文件的內(nèi)容，相關(guān)的操作部門負(fù)責(zé)編寫●根據(jù)實際情況隨時進(jìn)行修訂或定期回顧更新記錄●記錄●根據(jù)規(guī)程內(nèi)容進(jìn)行編訂●根據(jù)實際情況隨時進(jìn)行修訂或定期回顧更新文件管理的生生命周期文件管理的生生命周期﹡文件起草☆建立新文件件☆對已有的文文件進(jìn)行更新新或定期回顧顧﹡審核☆格式審核：：照已規(guī)定的的文件標(biāo)準(zhǔn)格格式檢查相應(yīng)應(yīng)的內(nèi)容（如如，文件編號號、版本號、、字體、字號號等）（文件件管理人員負(fù)負(fù)責(zé)）☆內(nèi)容審核：：從法規(guī)、技技術(shù)和管理的的角度，確認(rèn)認(rèn)文件內(nèi)容（（相應(yīng)部門技技術(shù)專家或管管理）文件管理的生生命周期﹡批準(zhǔn)文件在使用前前必需經(jīng)過批批準(zhǔn)，批準(zhǔn)人人應(yīng)當(dāng)是相應(yīng)應(yīng)部門或領(lǐng)域域的負(fù)責(zé)人。。﹡文件發(fā)放、培培訓(xùn)和生效●批準(zhǔn)后的文文件可以用于于培訓(xùn)●不能同時有有兩個版本的的文件在工作作現(xiàn)場中出現(xiàn)現(xiàn)文件管理的生生命周期●確保工作現(xiàn)現(xiàn)場文件的獲獲取，可根據(jù)據(jù)需要發(fā)放紙紙質(zhì)版本或授授權(quán)進(jìn)入計算算機(jī)化的文件件管理系統(tǒng)查查閱文件。●如需向公司司外部使用者者提供文件，，應(yīng)有明確規(guī)規(guī)定?！裎募l(fā)放應(yīng)應(yīng)有相應(yīng)的記記錄?！癖ＷC文件內(nèi)內(nèi)容的執(zhí)行，，必須明確文文件的培訓(xùn)要要求。在文件件生效日期前前組織相關(guān)人人員進(jìn)行培訓(xùn)訓(xùn)，并有相應(yīng)應(yīng)的記錄?！裆掌诋?dāng)當(dāng)天文件生效效，正式按文文件規(guī)定內(nèi)容容執(zhí)行。文件管理的生生命周期﹡失效文件失效后，，要及時撤銷銷，放止錯誤誤使用失效版版本的文件。。﹡文件存檔按規(guī)定對文件件進(jìn)行保存和和歸檔。﹡定期回顧根據(jù)規(guī)定時限限，對文件進(jìn)進(jìn)行定期回顧顧，檢查文件件內(nèi)容是否是是最新的并適適用。文件編寫原則則：文件的格式和和結(jié)構(gòu)應(yīng)統(tǒng)一一，語言簡潔潔易懂，清晰晰準(zhǔn)確。文件的適用范范圍和目的應(yīng)應(yīng)該恰當(dāng)并易易于識別。字體、字號、、行間距、段段落格式、頁頁眉和頁腳等等需要在文件件模板中規(guī)定定。下面介紹幾類類文件：文件種類標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)工藝規(guī)程記錄批記錄標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程程2010版GMP中定義，操作作規(guī)程是指經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)用來指指導(dǎo)設(shè)備操作作、維護(hù)與清清潔、驗證、、環(huán)境控制、、取樣和檢驗驗等藥品生產(chǎn)產(chǎn)活動的通用用性文件，也也稱標(biāo)準(zhǔn)操作作規(guī)程。標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)操作規(guī)程是是企業(yè)活動和和決策的基礎(chǔ)礎(chǔ)，確保每個個人正確、及及時的執(zhí)行質(zhì)質(zhì)量相關(guān)的活活動和流程。。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)規(guī)程根據(jù)企企業(yè)的規(guī)定定應(yīng)當(dāng)有相相應(yīng)模板和和編寫要求求，具體如如下：●封面頁※公司名稱※文件題目/文件編號/版本號※共幾頁※起草部門、、修訂人、、修訂日期期※審核部門、、審核人、、審核日期期※批準(zhǔn)人、批批準(zhǔn)日期、、頒發(fā)日期期※執(zhí)行部門、、生效日期期※頒發(fā)至各部部門、頒發(fā)發(fā)號標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)規(guī)程●正文※目的※范圍※職責(zé)※程序※記錄※附件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第一百六十十四條物物料和成品品應(yīng)當(dāng)有經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)的現(xiàn)現(xiàn)行質(zhì)量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)；必要要時，中間間產(chǎn)品或待待包裝產(chǎn)品品也應(yīng)當(dāng)有有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)詳詳細(xì)闡述生生產(chǎn)過程中中所用物料料或所得產(chǎn)產(chǎn)品必須符符合的技術(shù)術(shù)要求。質(zhì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是是質(zhì)量評價價的基礎(chǔ)，，是保證產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、、安全性、、有效性和和一致性的的重要因素素。根據(jù)2010版GMP的要求，質(zhì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)通通常包括以以下幾類：：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容要求（2010版GMP）制定依據(jù)物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第一百六十五條國家藥品標(biāo)準(zhǔn)（藥典和藥品標(biāo)準(zhǔn)）中國國家標(biāo)準(zhǔn)（GB）中國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（例如，藥包材行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)YBB）產(chǎn)品的官方注冊批件中間產(chǎn)品和待包裝產(chǎn)品第一百六十六條成品第一百六十七條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第一百六十十五條物物料的質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)一般般應(yīng)當(dāng)包括括：（一）物料料的基本信信息：1.企業(yè)統(tǒng)一指指定的物料料名稱和內(nèi)內(nèi)部使用的的物料代碼碼；2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的的依據(jù)；3.4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。（二）取樣、檢驗方法或相關(guān)操作規(guī)程編號；（三）定性和定量的限度要求；（四）貯存條件和注意事項；（五）有效期或復(fù)驗期。提出物料質(zhì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的的編寫內(nèi)容容。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第一百六十十六條外購或外銷的中中間產(chǎn)品和和待包裝產(chǎn)產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)有有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；如果中中間產(chǎn)品的的檢驗結(jié)果果用于成品品的質(zhì)量評評價，則應(yīng)應(yīng)當(dāng)制定與與成品質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)相對對應(yīng)的中間間產(chǎn)品質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)。外購是在注注冊許可的的前提下可可以執(zhí)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第一一百百六六十十七七條條成成品品的的質(zhì)質(zhì)量量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)應(yīng)應(yīng)當(dāng)當(dāng)包包括括：：（一一））產(chǎn)產(chǎn)品品名名稱稱以以及及產(chǎn)產(chǎn)品品代代碼碼；；（二二））對對應(yīng)應(yīng)的的產(chǎn)產(chǎn)品品處處方方編編號號（（如如有有））；提出出成成品品質(zhì)質(zhì)量量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的編寫內(nèi)內(nèi)容。工藝規(guī)程程第一百六六十八條條每種種藥品的的每個生產(chǎn)產(chǎn)批量均應(yīng)當(dāng)有有經(jīng)企業(yè)業(yè)批準(zhǔn)的的工藝規(guī)規(guī)程，不不同藥品品規(guī)格的的每種包包裝形式式均應(yīng)當(dāng)當(dāng)有各自自的包裝裝操作要要求。工工藝規(guī)程程的制定定應(yīng)當(dāng)以以注冊批批準(zhǔn)的工工藝為依依據(jù)。第一百六六十九條條工藝藝規(guī)程不不得任意意更改。。如需更更改，應(yīng)應(yīng)當(dāng)按照照相關(guān)的的操作規(guī)規(guī)程修訂訂、審核核、批準(zhǔn)準(zhǔn)。不同批量量都應(yīng)有有對應(yīng)的的工藝規(guī)規(guī)程工藝規(guī)程程工藝規(guī)程程是產(chǎn)品品設(shè)計、、質(zhì)量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和生生產(chǎn)、技技術(shù)、質(zhì)質(zhì)量管理理的匯總總，是企企業(yè)組織織和指導(dǎo)導(dǎo)生產(chǎn)的的主要依依據(jù)和技技術(shù)管理理工作的的基礎(chǔ)。。保證生生產(chǎn)的批批與批之之間，盡盡可能的的與原設(shè)設(shè)計吻合合，保證證每一藥藥品在整整個有效效期內(nèi)保保持預(yù)定定的質(zhì)量量。根據(jù)2010版GMP及企業(yè)通通常的文文件規(guī)定定要求，，工藝規(guī)規(guī)程應(yīng)包包括以下下內(nèi)容：：工藝規(guī)程程生產(chǎn)處方方：※產(chǎn)品名稱稱和產(chǎn)品品代碼；；※產(chǎn)品劑型型、規(guī)格格和批量量；※所用原輔輔料清單單（包括括生產(chǎn)過過程中使使用，但但不在成成品中出出現(xiàn)的物物料），，闡明每每一物料料的指定定名稱、、代碼和和用量；；如原輔輔料的用用量需要要折算時時，還應(yīng)應(yīng)當(dāng)說明明計算方方法。生產(chǎn)操操作要要求：：※對生產(chǎn)產(chǎn)場所所和所所用設(shè)設(shè)備的的說明明（如如操作作間的的位置置和編編號、、潔凈凈度級級別、、必要要的溫溫濕度度要求求、設(shè)設(shè)備型型號和和編號號等））；工藝規(guī)規(guī)程※關(guān)鍵設(shè)設(shè)備的的準(zhǔn)備備（如如清洗洗、組組裝、、校準(zhǔn)準(zhǔn)、滅滅菌等等）所所采用用的方方法或或相應(yīng)應(yīng)操作作規(guī)程程編號號；※詳細(xì)的的生產(chǎn)產(chǎn)步驟驟和工工藝參參數(shù)說說明（（如物物料的的核對對、預(yù)預(yù)處理理、加加入物物料的的順序序、混混合時時間、、溫度度等））；※所有中中間控控制方方法及及標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；※預(yù)期的的最終終產(chǎn)量量限度度，必必要時時，還還應(yīng)當(dāng)當(dāng)說明明中間間產(chǎn)品品的產(chǎn)產(chǎn)量限限度，，以及及物料料平衡衡的計計算方方法和和限度度；※待包裝裝產(chǎn)品品的貯貯存要要求，，包括括容器器、標(biāo)標(biāo)簽及及特殊殊貯存存條件件；※需要說說明的的注意意事項項。工藝規(guī)規(guī)程包裝操操作要要求：：※以最終終包裝裝容器器中產(chǎn)產(chǎn)品的的數(shù)量量、重重量或或體積積表示示的包包裝形形式；；※所需全全部包包裝材材料的的完整整清單單，包包括包包裝材材料的的名稱稱、數(shù)數(shù)量、、規(guī)格格、類類型以以及與與質(zhì)量量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)有關(guān)關(guān)的每每一包包裝材材料的的代碼碼；※印刷包包裝材材料的的實樣樣或復(fù)復(fù)制品品，并并標(biāo)明明產(chǎn)品品批號號、有有效期期打印印位置置；工藝規(guī)規(guī)程※需要說說明的的注意意事項項，包包括對對生產(chǎn)產(chǎn)區(qū)和和設(shè)備備進(jìn)行行的檢檢查，，在包包裝操操作開開始前前，確確認(rèn)包包裝生生產(chǎn)線線的清清場已已經(jīng)完完成等等；※包裝操操作步步驟的的說明明，包包括重重要的的輔助助性操操作和和所用用設(shè)備備的注注意事事項、、包裝裝材料料使用用前的的核對對；※中間控制的的詳細(xì)操作作，包括取取樣方法及及標(biāo)準(zhǔn)；※待包裝產(chǎn)品品、印刷包包裝材料的的物料平衡衡計算方法法和限度。。批記錄根據(jù)2010版GMP的規(guī)定，批批記錄是用用于記述每每批藥品生生產(chǎn)、質(zhì)量量檢驗和放放行審核的的所有文件件和記錄，，可追溯所所有與成品品質(zhì)量有關(guān)關(guān)的歷史信信息。每批批藥品都應(yīng)應(yīng)有批記錄錄，包括：：●批生產(chǎn)記記錄●批包包裝記錄●●批檢驗記記錄●藥品放行行審核記錄錄●其他與本本批產(chǎn)品有有關(guān)的記錄錄文件第一百七十十二條批批生產(chǎn)記記錄應(yīng)依據(jù)據(jù)現(xiàn)行批準(zhǔn)準(zhǔn)的工藝規(guī)規(guī)程的相關(guān)關(guān)內(nèi)容制定定。記錄的的設(shè)計應(yīng)避免填寫差差錯明確批生產(chǎn)及批生產(chǎn)記錄的格式要求。批記錄第一百七十十五條批批生產(chǎn)記錄錄的內(nèi)容應(yīng)應(yīng)當(dāng)包括：：（一）產(chǎn)品品名稱、規(guī)規(guī)格、批號號；（二）生產(chǎn)產(chǎn)以及中間間工序開始始、結(jié)束的的日期和時時間；（三）每一一生產(chǎn)工序序的負(fù)責(zé)人人簽名；（四）生產(chǎn)產(chǎn)步驟操作作人員的簽簽名；必要要時，還應(yīng)應(yīng)當(dāng)有操作第一百七七十五條條批生生產(chǎn)記錄錄的內(nèi)容容應(yīng)當(dāng)包包括：（五）每每一原輔輔料的批批號以及及實際稱稱量的數(shù)數(shù)量（包包括投入入的回收收或返工工處理產(chǎn)產(chǎn)品的批批號及數(shù)數(shù)量）；；（六）相相關(guān)生產(chǎn)產(chǎn)操作或或活動、、工藝參參數(shù)及控控制范圍圍，以及及所用主主要生產(chǎn)產(chǎn)設(shè)備的的編號；；（七）中中間控制制結(jié)果的的記錄以以及操作作人員的的簽名；；（八）不不同生產(chǎn)產(chǎn)工序所所得產(chǎn)量量及必要要時的物物料平衡衡計算；；（九）對對特殊問問題或異異常事件件的記錄錄，包括括對偏離離工藝規(guī)規(guī)程的偏偏差情況況的詳細(xì)細(xì)說明或或調(diào)查報報告，并并經(jīng)簽字字批準(zhǔn)。。第一百七七十七條條批包包裝記錄錄應(yīng)依據(jù)據(jù)工藝規(guī)規(guī)程中與與包裝相相關(guān)的內(nèi)內(nèi)容制定定。記錄錄的設(shè)計計應(yīng)注對記錄文文件的識識別，防止人為為差錯的的發(fā)生第一百七七十八條條批包包裝記錄錄應(yīng)有待待包裝產(chǎn)產(chǎn)品的批批號、數(shù)數(shù)量以及及成品的的批號和和計劃數(shù)數(shù)量。原原版空白白的批包包裝記錄錄的審核核、批準(zhǔn)準(zhǔn)、復(fù)制制和發(fā)放放的要求求與原版版空白的的批生產(chǎn)產(chǎn)記錄相相同。。強(qiáng)化對批批包裝記記錄的控控制要求求。第一百七七十九條條在在包裝裝過程中中，進(jìn)行行每項操操作時應(yīng)應(yīng)及時記記錄，操操作結(jié)束束后，應(yīng)應(yīng)由包裝裝操作人人員確認(rèn)認(rèn)并簽注注姓名和和日期。第一百八八十條批批包裝裝記錄的的內(nèi)容包包括：（一）產(chǎn)品品名稱、、規(guī)格、、包裝形形式、批批號、生生產(chǎn)日期期和有效效期；（二）包包裝操作作日期和和時間；；（三）包包裝操作作負(fù)責(zé)人人簽名；；（四）包裝工工序的操作人人員簽名；（五）每一包包裝材料的名名稱、批號和和實際使用的的數(shù)量；（六）根據(jù)工工藝規(guī)程所進(jìn)進(jìn)行的檢查記記錄，包括中中間控制結(jié)果果；（七）包裝操操作的詳細(xì)情情況，包括所所用設(shè)備及包包裝生產(chǎn)線的的編號；（八）所用印印刷包裝材料料的實樣，并并印有批號、、有效期及其其他打印內(nèi)容容；不易隨批批包裝記錄歸歸檔的印刷包包裝材料可采采用印有上述述內(nèi)容的復(fù)制制品；（九）對特殊殊問題或異常常事件的記錄錄，包括對偏偏離工藝規(guī)程程的偏差情況況的詳細(xì)說明明或調(diào)查報告告，并經(jīng)簽字字批準(zhǔn)；（十）所有印印刷包裝材料料和待包裝產(chǎn)產(chǎn)品的名稱、、代碼，以及及發(fā)放、使用用、銷毀或退退庫的數(shù)量、、實際產(chǎn)量以以及物料平衡衡檢查。記錄記錄是反映實實際生產(chǎn)活動動實施結(jié)果的的書面文件，，藥品生產(chǎn)的的所有環(huán)節(jié)，，從生產(chǎn)到檢檢驗到銷售都都要有記錄可可查證追溯。。記錄必須真真實、完整