《專門檔案管理（第三版）》課件 第1章

第一章

專門檔案概述專門檔案的概念專門檔案的種類和屬性特征專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用專門檔案發(fā)揮作用的一般規(guī)律性第一節(jié)專門檔案的概念一、專門檔案的定義首先，專門檔案是檔案家族中的一大門類其次，它具有與普通檔案不同的一些特點(diǎn)，包括：專門的形成領(lǐng)域，比較穩(wěn)定的文件名稱、格式，各自獨(dú)立的整理和管理方法等最后，它的形成規(guī)律不同于普通檔案專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動(dòng)選留并保存下來，具有證據(jù)價(jià)值和信息價(jià)值的專門記錄專門記錄是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專業(yè)性活動(dòng)時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的，歸檔保存的專門文件（

或第一手資料）第一節(jié)專門檔案的概念二、專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系專門檔案與文書檔案的關(guān)系形成的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)不同文件名稱形式、格式規(guī)范化程度不同形成規(guī)律和管理方式不同價(jià)值和作用性質(zhì)不同第一節(jié)專門檔案的概念二、專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系專門檔案與科技檔案的關(guān)系科技檔案是一種“最大門類”的專門檔案。它是指人們?cè)趶氖驴萍?、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的專業(yè)性的有保存價(jià)值的科技文件及伴隨這種活動(dòng)生成的有關(guān)材料科技檔案概念本身也是一個(gè)復(fù)合概念，其中包括多種多樣的具體類型，如基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、各種自然現(xiàn)象檔案（

天文檔案、氣象檔案、水文檔案、地震檔案等）、地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、環(huán)境保護(hù)檔案等這種門類的專門檔案的共性就是：不僅具有一般專門檔案的專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性或稱工具性等特點(diǎn)第一節(jié)專門檔案的概念二、專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系專門檔案與專業(yè)檔案的關(guān)系專門檔案主要是根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域并結(jié)合檔案的內(nèi)容性質(zhì)這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分后得到的結(jié)果按照這種標(biāo)準(zhǔn)，我們可以把檔案劃分為普通檔案（

黨政檔案）和專門檔案兩大類，專門檔案又可細(xì)分為科技檔案和一般專門檔案兩個(gè)屬類專業(yè)檔案則是根據(jù)社會(huì)行業(yè)分工這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分的結(jié)果它包括一個(gè)行業(yè)范圍內(nèi)形成的各種類型的檔案，其中既有文書檔案，也有一般專門檔案和科技檔案第一節(jié)專門檔案的概念二、專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系專門檔案與照片檔案等特種載體檔案的關(guān)系照片檔案、縮微檔案等，是從檔案的物質(zhì)載體的角度進(jìn)行劃分所得到的分類結(jié)果按照這種標(biāo)準(zhǔn)，可以把檔案劃分為傳統(tǒng)載體檔案和新型載體檔案?jìng)鹘y(tǒng)載體檔案又可分為石刻檔案、金文檔案、甲骨檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等新型載體檔案又可分為照片檔案、影片檔案、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、光磁介質(zhì)檔案等專門檔案中既有傳統(tǒng)載體類型的專門文件和材料，也有新型載體類型的專門文件第一節(jié)專門檔案的概念二、專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系專門檔案與電子文件的關(guān)系電子文件是文件存在的一種方式，任何社會(huì)領(lǐng)域中形成的文檔記錄都可以選擇這種方式生成、傳播和積累保存電子文件是有關(guān)種類的專門檔案的一種存在方式，這種存在方式的出現(xiàn)，要求我們?cè)诠芾韺ｉT檔案的實(shí)踐中，必須重視吸納新的管理理念、管理思想和理論，運(yùn)用新的管理規(guī)則和方式方法第一節(jié)專門檔案的概念二、專門檔案與相關(guān)概念的關(guān)系專門檔案與專業(yè)資料的關(guān)系在一般情況下，人們通常把對(duì)從事某一項(xiàng)專業(yè)性活動(dòng)有參考價(jià)值的材料，都稱為專業(yè)資料只要專門檔案可以用于這種目的，也可以被稱為專業(yè)資料，是第一手的專業(yè)資料但是，專門檔案本身提供直接的具有法律效力的證據(jù)；而第二手的專業(yè)資料則通常不具有這種直接記錄性，一般僅具有參考價(jià)值第一節(jié)專門檔案的概念三、專門檔案的歷史溯源專門檔案應(yīng)當(dāng)是隨著專業(yè)性業(yè)務(wù)活動(dòng)的興起而出現(xiàn)的我國歷朝歷代都非常重視統(tǒng)計(jì)工作，并形成了一定數(shù)量的統(tǒng)計(jì)檔案，但是我國近代意義的統(tǒng)計(jì)檔案的產(chǎn)生，應(yīng)當(dāng)在西方發(fā)達(dá)國家之后，即20世紀(jì)初期新中國成立后，特別是20世紀(jì)60年代后，黨和國家在加強(qiáng)對(duì)文書檔案和科技檔案的管理的同時(shí)，也開始關(guān)注專門檔案的管理和研究。但是，直到20世紀(jì)80年代以后，我國的一些專門檔案的管理工作才開始走上科學(xué)化管理的道路第二節(jié)專門檔案的種類和屬性特征一、專門檔案的種類劃分專門檔案，是在相對(duì)說來專門性的業(yè)務(wù)工作活動(dòng)中形成的檔案，它包括通常所說的科學(xué)技術(shù)檔案及其他專門檔案胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案管理方法》一書，則詳細(xì)地列出了32種專門檔案，其中包括：人民法院訴訟檔案、人民檢察院訴訟檔案、公證檔案、律師業(yè)務(wù)檔案等《門檔案管理問答》的第一輯列舉了9個(gè)門類的專門檔案，即會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案、公證檔案、藝術(shù)檔案、教學(xué)檔案、地名檔案、標(biāo)準(zhǔn)檔案、商標(biāo)檔案等，第二輯又列舉了8個(gè)門類的專門檔案我們?cè)谘芯繉ｉT檔案管理的實(shí)踐和理論的過程中，也可以尊重這種“約定俗成”的思路來進(jìn)行第二節(jié)專門檔案的種類和屬性特征二、專門檔案的一般屬性歷史紀(jì)錄性原始性憑證性和參考性定向積累性有機(jī)聯(lián)系性第二節(jié)專門檔案的種類和屬性特征三、專門檔案的特殊屬性專業(yè)性現(xiàn)實(shí)性獨(dú)立性規(guī)范性準(zhǔn)確性第三節(jié)專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用一、專門檔案的利用價(jià)值專門檔案的利用價(jià)值，是指各種類型的專門檔案所含有的數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)，對(duì)滿足人類從事各種相應(yīng)的專業(yè)性管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、研究活動(dòng)等所具有的有用性和有益性對(duì)專門檔案的利用價(jià)值可以依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不同的分類第一，根據(jù)專門檔案利用價(jià)值的顯現(xiàn)程度，可以將其劃分為現(xiàn)實(shí)社會(huì)已認(rèn)識(shí)和把握的利用價(jià)值與尚未認(rèn)識(shí)和把握的潛在利用價(jià)值第二，根據(jù)專門檔案利用價(jià)值實(shí)現(xiàn)的時(shí)間長短，可以將其劃分為短期價(jià)值、長期價(jià)值、永久價(jià)值，或現(xiàn)實(shí)價(jià)值與長遠(yuǎn)歷史價(jià)值第三節(jié)專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用一、專門檔案的利用價(jià)值對(duì)專門檔案的利用價(jià)值可以依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不同的分類第三，根據(jù)專門檔案利用價(jià)值實(shí)現(xiàn)的領(lǐng)域，可以將其劃分為經(jīng)濟(jì)與財(cái)產(chǎn)管理價(jià)值、人類資源管理價(jià)值、司法監(jiān)督價(jià)值、產(chǎn)權(quán)保證價(jià)值、審計(jì)監(jiān)督價(jià)值、地名規(guī)范與管理價(jià)值、婚姻管理價(jià)值、商標(biāo)管理價(jià)值、信用保證價(jià)值、稅收保障價(jià)值、藝術(shù)管理與規(guī)范價(jià)值、教學(xué)管理價(jià)值、標(biāo)準(zhǔn)保證價(jià)值、訴訟管理價(jià)值、土地管理價(jià)值、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督價(jià)值、信訪管理價(jià)值、出版管理價(jià)值、病人管理與醫(yī)療研究價(jià)值等第三節(jié)專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用一、專門檔案的利用價(jià)值對(duì)專門檔案的利用價(jià)值可以依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不同的分類第四，根據(jù)專門檔案利用價(jià)值所涉及的效益大小，可以將其劃分為一般價(jià)值和重要價(jià)值或重大價(jià)值第五，根據(jù)專門檔案利用價(jià)值的性質(zhì)不同，可以將其劃分為政治價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值、法律價(jià)值等第六，根據(jù)專門檔案利用價(jià)值的基本構(gòu)成，可以將其劃分為現(xiàn)實(shí)專業(yè)性活動(dòng)的管理工具價(jià)值、專業(yè)性活動(dòng)過程與結(jié)果的記憶價(jià)值、社會(huì)歷史文化研究價(jià)值等第三節(jié)專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用二、專門檔案的功能數(shù)據(jù)和信息儲(chǔ)備功能依據(jù)功能第三節(jié)專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用三、專門檔案的作用專業(yè)數(shù)據(jù)和信息的保障作用維系專業(yè)工作正常進(jìn)行的工具作用保證各項(xiàng)專業(yè)工作合法進(jìn)行的監(jiān)督檢查作用再現(xiàn)歷史、佐證歷史的印證作用第四節(jié)專門檔案發(fā)揮作用的一般規(guī)律性專門檔案發(fā)揮作用的突出性專