高效工作-時間管理

時間管理2010年04月目錄從裝桶試驗(yàn)開始時間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時間管理時間管理的策略原則浪費(fèi)時間的外在因素Page3道具：鐵桶一只（剛好夠大），大石頭兩塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐。目標(biāo)：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問：如果請你做這個實(shí)驗(yàn)，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？啟示：在這個實(shí)驗(yàn)中，鐵桶象征著什么？細(xì)沙象征著什么？碎石象征著什么？大石頭又象征著什么？水象征什么？這個實(shí)驗(yàn)又說明了什么？裝桶試驗(yàn)鐵桶：充分利用一段時間（天）做出的最大產(chǎn)出緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動啟示：時間是擠出來的Page5裝桶試驗(yàn)-加強(qiáng)版（桶足夠）如果是大石頭（幾個桶才能裝下）呢？如果是巨石（很多個桶都裝不下）呢？如果是很多巨石（很多很多個桶都裝不下）呢？如果你只有一個桶呢？目錄從裝桶試驗(yàn)開始時間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時間管理時間管理的策略原則浪費(fèi)時間的外在因素時間的特征時間不可停缺時間不可替代時間不可存儲時間不可增減時間可以管理什么是時間管理“時間管理”

——由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是探索如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)的行為。目的：通過計(jì)劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。目錄從裝桶試驗(yàn)開始時間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時間管理時間管理的策略原則浪費(fèi)時間的外在因素Page10耶魯大學(xué)的調(diào)查1953年，美國耶魯大學(xué)對應(yīng)屆畢業(yè)生做了一項(xiàng)研究調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學(xué)還沒有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕?biāo)，20年后，也就是1973年，這3%的同學(xué)比其他97%的同學(xué)更顯得富裕。這3%的同學(xué)，他們做了7件事情：◆他們曾經(jīng)很確實(shí)地寫下了他們想做的事情；◆他們列出了達(dá)成目標(biāo)所得到的好處；◆他們列出達(dá)成目標(biāo)要克服的障礙；◆他們列出了達(dá)成目標(biāo)必須必備的知識以及信息；◆他們列出了達(dá)成目標(biāo)需要共同協(xié)力的團(tuán)隊(duì)、人員或者組織；◆他們總結(jié)出一套行動計(jì)劃；◆他們寫出了達(dá)成目標(biāo)的具體時間。另外97%的人他們沒有去設(shè)定目標(biāo)。原因在于：◆他們對目標(biāo)不了解；◆他們不知道如何去設(shè)立目標(biāo)；◆對失敗有一種恐懼感；◆害怕被拒絕；◆自我形象不佳；◆他們對自己缺乏熱忱。沒有目標(biāo)，就沒有時間管理。布朗運(yùn)動本身就是無效率的。Page11設(shè)定目標(biāo)的五個原則S-Specific具體的；明確誰，做什么事情，具體有什么要求；避免出現(xiàn)一句話的任務(wù)M-Measurable可衡量；做得好不好、有多好，要有判斷標(biāo)準(zhǔn)；避免出現(xiàn)“增強(qiáng)”、“加大”、“提高”這樣的模糊字眼A-Attainable可實(shí)現(xiàn)；基于現(xiàn)實(shí)是可以達(dá)到的；避免出現(xiàn)明知不可能實(shí)現(xiàn)的任務(wù)、太理想化的任務(wù)R-Relevant

相關(guān)的；和我們目前的工作一致；T-Timebased基于時間；開始、結(jié)束、里程碑時間，投入工作量百分比明確。避免出現(xiàn)一個計(jì)劃中所有任務(wù)的開始結(jié)束時間都一樣，所有任務(wù)都100%投入Page12目標(biāo)設(shè)定的方法書面化-設(shè)定目標(biāo)最好用白紙黑字寫下來文字化-說明為什么要做，按照SMART原則描述目標(biāo)可視化-日?？梢姡軌蚪?jīng)常提醒自己長短計(jì)劃-長遠(yuǎn)計(jì)劃（模糊），近期計(jì)劃（詳細(xì)）目錄從裝桶試驗(yàn)開始時間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時間管理時間管理的策略原則浪費(fèi)時間的外在因素Page14帕金森定律工作會自動地膨脹占滿所有可利用的時間工作時間做任何事必須給它定一個合理的截止日期Page15帕累托定律（80/20定律）20%重要的事80%瑣碎的事20%的效果80%的效果20%重要的事80%瑣碎的事20%的效果80%的效果20%的時間80%的時間時間管理的核心專注于能夠產(chǎn)生效果的工作一件事情做完再做下一件事情集中處理類似的事情專注于只有自己能做的事情一次只做一件事情

聚焦一個時期只有一個重點(diǎn)Page17時間管理4象限緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些會議的出席某些信件、文件、電話的處理某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動拖延偷懶A→B→C→DPage18處理策略重要緊急的事馬上做例如考試、趕三點(diǎn)半和急病求醫(yī)等，做完之后檢討是不是能預(yù)防以后不要發(fā)生的這么突然，因?yàn)樘０l(fā)，壓力太大，對健康很傷。其次是做重要而不緊急的事這類事情影響深遠(yuǎn)，如做身體健康檢查和學(xué)習(xí)新知識、新技能等，這類事情的效益是中長期的，如果一再拖延，會變成重要又緊急的事，所以應(yīng)該擬

定具體目標(biāo)和化整為零的計(jì)劃，按時完成。第三是緊急但不重要的事如沒有事先約的訪客或打來閑聊的電話，則長話短說，或每天留些空白時間來處理這類的事，或以替代方式處理。最后一類是不重要也不緊急的事如閑逛街或閑聊或無目的看電視等等，偶而為之，但限時結(jié)束；或者提升層次，逛街提升為對流行的觀察或人的觀察，閑聊提升為討論或主題交流，看電視提升為有目的的新信息的接收。轉(zhuǎn)變時間價值觀念的方法(一).自我心靈思想重建方法心靈思想重建是在主導(dǎo)個人價值觀系統(tǒng)的建立，來正確評估并決定你的目標(biāo)、方向(你的夢想)▲將想法具體化，制定達(dá)成目標(biāo)的行動方案與期限▲有貫徹到底的堅(jiān)強(qiáng)決心具體目標(biāo)行動方案行動期限堅(jiān)強(qiáng)決心個人價值觀系統(tǒng)(二).自我行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化方法行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化是在建立立刻去做的行動力▲確定工作的優(yōu)先順序▲能時常自我檢討改進(jìn)(三).自我目標(biāo)計(jì)劃操作方法

目標(biāo)計(jì)劃操作是在理清目標(biāo)清單▲確定自己人生的階段方向▲作一份平日常浪費(fèi)時間的檢討表，隨時提醒自己目錄從裝桶試驗(yàn)開始時間管理的基本概念目標(biāo)設(shè)定與時間管理時間管理的策略原則浪費(fèi)時間的各種因素浪費(fèi)時間的各種因素▲缺乏明確的目標(biāo)▲拖延▲缺乏優(yōu)先順序▲想做的事情太多，而且有頭無尾▲缺乏條理與整潔▲不懂授權(quán)▲不會拒絕別人的請求▲倉促決策▲懶惰與心理消極▲行動緩慢▲作事拖拉▲會議冗長▲不速之客闖入

▲電話干擾▲經(jīng)常加班加點(diǎn)▲窮于應(yīng)付突發(fā)事件▲漫談、聊天▲交待不清，事情做錯▲不敢拍板，等指示

▲考慮事情過于