公文管理制度模板

6/6公文管理制度第一章總則1.1目的為適應(yīng)公司高速度、跨地域、規(guī)范化、可連續(xù)進(jìn)展的需要，加強(qiáng)全公司公文處理工作的規(guī)范化水平，提高公文處理工作效率，確保政令暢通，指揮快捷，制定本制度。1.2原則公司的公文是在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有一定法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)和進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)的重要工具。1.2.1公文處理是公文的起草、簽發(fā)、簽收、傳閱、辦理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、有序銜接的工作。1.2.2公文處理應(yīng)當(dāng)以程序規(guī)范、簡(jiǎn)潔高效率、及時(shí)準(zhǔn)確、平安保密為原則。1.2.3公文處理必需嚴(yán)格執(zhí)行公司商業(yè)隱秘管理制度，確保公司商業(yè)隱秘平安。1.2.4公司行政人事部是全公司公文處理的業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)以公司名義印發(fā)的公文處理工作，并對(duì)公司各部門(mén)的公文處理工作負(fù)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任。1.2.5公司各部門(mén)公文處理工作應(yīng)由指派的專人負(fù)責(zé)管理，并接受公司行政人事部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第二章公文的種類2.1本方法所指公文，分為公司公文即****房地產(chǎn)有限公司公文、公司部門(mén)公文。2.1.1公司公文，是指以****房地產(chǎn)有限公司名義印發(fā)的各種公文，包括公司上向所屬各部門(mén)印發(fā)的公文，及對(duì)外向政府部門(mén)、社會(huì)團(tuán)體所發(fā)的公文。2.1.2公司各部門(mén)公文，是指以公司個(gè)部門(mén)印發(fā)的各種公文。2.2常用公文種類有確定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等類。1)確定：用于發(fā)布公司對(duì)管理體制上重要事項(xiàng)或其他重大行動(dòng)做出支配，獎(jiǎng)懲關(guān)于單位及人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)拇_定事項(xiàng)。確定文體不適于公司各部門(mén)使用。2)通知：用于發(fā)布公司內(nèi)部的規(guī)章制度、經(jīng)營(yíng)方案；發(fā)布要求各單位辦理和關(guān)于單位共同執(zhí)行或周知的事項(xiàng)；任免和聘用職工或員工。3)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批判錯(cuò)誤、傳達(dá)重要狀況以及需要各單位知道的事項(xiàng)。4)報(bào)告：用于向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映狀況、提出建議，答復(fù)上級(jí)部門(mén)的詢問(wèn)或要求。不需要上級(jí)作出指示、批準(zhǔn)。5)請(qǐng)示：用于向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6)批復(fù)：用于答復(fù)所屬單位或下級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示。7)函：用于同級(jí)單位或無(wú)隸屬關(guān)系的單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或向無(wú)隸屬關(guān)系的關(guān)于主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。8)會(huì)議紀(jì)要：用于傳達(dá)、公布公司重要會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。9)工作聯(lián)系單：是公司內(nèi)部專門(mén)設(shè)立和使用的一種平行文，主要用于內(nèi)部工作中，平行部門(mén)之間就重大事項(xiàng)作出說(shuō)明，或請(qǐng)對(duì)方辦理的具體工作內(nèi)容、要求。公司各部門(mén)之間可用工作聯(lián)系單這一文種。對(duì)政府部門(mén)、社會(huì)團(tuán)體和外部個(gè)人，均不得使用工作聯(lián)系單這一文種。10)新聞是對(duì)公司重大事件的及時(shí)報(bào)道，要求報(bào)道事件不超過(guò)事件發(fā)生后24小時(shí)。第三章公文格式3.1公文一般由隱秘等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組建。3.1.1涉及公司商業(yè)隱秘的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)即“絕密”、“隱秘”、“隱秘”。用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。3.1.2緊急公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)隱秘等級(jí)與緊急程度，隱秘等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。3.1.3發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：1)以XX房地產(chǎn)有限公司名義印發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用“XX房地產(chǎn)有限公司”后面加“資料文件”組建。如是會(huì)議紀(jì)要，后面用“會(huì)議紀(jì)要”替代“資料文件”。使用宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。2)以部門(mén)名義印發(fā)的工作聯(lián)系單，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)以公司全稱后面加“工作聯(lián)系單”組建。使用宋體字，用黑色標(biāo)識(shí)。3.1.4發(fā)文字號(hào)1)除會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單以外的公文發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組建。在公司標(biāo)識(shí)下空2行，用仿宋體字，居中排布。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的反線。反線顏色同標(biāo)識(shí)顏色。2)以公司名義印發(fā)的公文，由行政人事部統(tǒng)一編號(hào)。3.1.5簽發(fā)人公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居中，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。3.1.6公文標(biāo)題1)公文標(biāo)題分一行或多行居中排布。2)公文標(biāo)題由相關(guān)介詞“關(guān)于”、發(fā)文事由、文種三部分組建，除法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.1.7主送機(jī)關(guān)1)主送機(jī)關(guān)是公文主要受理部門(mén)。在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格，回行仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。2)主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。3.1.8公文正文公文正文坐落于主送單位名稱下一行，每自然段第一行左空2字，回行頂格，數(shù)字年份不回行。3.1.9附件公文如有附件應(yīng)寫(xiě)明，在正文下空一行，左空2字。3.1.10成文日期成文日期應(yīng)使用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“○”；如是一個(gè)單位發(fā)文，成文日期右空4字。3.1.11印章公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。3.1.12附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。3.1.13主題詞主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。3.1.14抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。3.1.15承辦單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話1)在抄送之下，應(yīng)注明“承辦單位”、“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”。2)公司發(fā)文，內(nèi)容為公司全局工作的，以行政人事部為承辦單位。3)聯(lián)系人，為承辦單位的負(fù)責(zé)人。3.2公司及所屬各單位公文，一律用A4紙。左側(cè)裝訂。頁(yè)邊距上為37mm，下為35mm，左為28mm，右為26mm。標(biāo)題用小2號(hào)黑體字，正文用3號(hào)仿宋體字。每頁(yè)22行，每行28字。第四章行文規(guī)則4.1行文關(guān)系，應(yīng)依據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。因特殊狀況必需越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越級(jí)的人員。4.2公司可以向政府部門(mén)、社會(huì)團(tuán)體行文；可以依據(jù)業(yè)務(wù)需要向合作伙伴行文。4.3以公司名義發(fā)布戰(zhàn)略方案、重大確定、年度工作方案、組織架構(gòu)調(diào)整、重要人事任免、規(guī)章制度、重要獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等時(shí)，公司標(biāo)識(shí)用紅色，即用“紅頭資料文件”格式。4.4公司除行政人事部外，其他部門(mén)不得以公司名義對(duì)外行文。4.5“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén)，需要同時(shí)送其他部門(mén)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)部門(mén)。4.6“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章發(fā)文規(guī)定5.1發(fā)文一般包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。5.2以公司名義上報(bào)或下發(fā)的公文1)依據(jù)內(nèi)容，由相應(yīng)的部門(mén)擬稿并填寫(xiě)《發(fā)文審批單》；由該部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿。如必要，由其他相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。2)在呈報(bào)總經(jīng)辦會(huì)簽前，由公司行政人事部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的關(guān)于要求，公文格式是否符合本方法的規(guī)定等。3)由資料文件承辦部門(mén)報(bào)總經(jīng)辦成員會(huì)簽后，由執(zhí)行董事簽發(fā)。4)公文正式印制前，行政人事部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。5)經(jīng)過(guò)核對(duì)無(wú)誤后，行政人事部將公文編號(hào)、登記、打印。6)由擬稿人對(duì)打印出的公文進(jìn)行校對(duì)。7)行政人事部用印、登記、歸檔。第六章

收文與辦理6.1收文一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、歸檔等程序。6.2公司內(nèi)部各單位報(bào)給總經(jīng)辦的公文，統(tǒng)一由公司行政人事部行政專員在《收文登記表》上簽收、登記、編號(hào)；由行政人事部經(jīng)理提出報(bào)公司總經(jīng)辦閱批的先后挨次；公司總經(jīng)辦閱批后，由公司行政人事部交承辦單位，并對(duì)公司總經(jīng)辦批示的落實(shí)狀況跟蹤督辦。6.3公司外部單位給公司的公文，統(tǒng)一由公司行政人事部行政專員在《收文登記表》（外來(lái)資料文件收文登記建立專冊(cè)）上簽收、登記、編號(hào)；由行政人事部經(jīng)理提出報(bào)公司總經(jīng)辦閱批的先后挨次；公司總經(jīng)辦閱批后，由公司行政人事部交承辦單位，并對(duì)公司總經(jīng)辦批示的落實(shí)狀況跟蹤督辦。6.4外來(lái)一般商業(yè)信函，可由行政人事部經(jīng)理閱后，直接交相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)辦理。6.5公司收到的外來(lái)公文統(tǒng)一由公司行政人事部簽收、登記、編號(hào)，報(bào)分管行政的總經(jīng)辦成員批閱、批示后，交由相關(guān)部門(mén)辦理。6.6收文單位一般應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)就辦理狀況向發(fā)文單位作出書(shū)面答復(fù)；來(lái)文明確辦理時(shí)限的，收文單位應(yīng)嚴(yán)格依照時(shí)限辦理；未能及時(shí)限要求辦理的，應(yīng)書(shū)面說(shuō)明。6.7在資料文件辦理過(guò)程中有重大異議的，可向公司行政人事部說(shuō)明，直至向公司總經(jīng)辦投訴。第七章公文立卷與存檔7.1公文辦完后，應(yīng)依