淺談公文主題詞的制作及主題詞表

淺談公文主題詞的制作進(jìn)入20世紀(jì)卯年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。國(guó)務(wù)院辦公廳于994年4月23日以國(guó)辦秘函〔1994〕157號(hào)文件發(fā)布了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表），廢止了1988年12月修訂的主題詞表，并公布了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。但由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故，在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。一是前題后移。出現(xiàn)這一問題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關(guān)于成立XX市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的：“機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面通知”，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機(jī)構(gòu)電子游戲面管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。二是類別不分。這有三種情況：①類別判斷不準(zhǔn)。如（關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是：“民政救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)”詞目。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的通知》主題詞“貿(mào)易商品流通通知”中，就把“貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè)商品流通通知”。③用類屬詞取代類別詞。如（Xx省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意貼的主題詞“政府重點(diǎn)工作意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合政府重點(diǎn)工作意見”。三是詞目過多。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號(hào)標(biāo)明。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的2001年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府工作任務(wù)落實(shí)通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在（XX省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào)，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是：“綜合政府工作分工通知”。目前一般的省、市、縣都比照（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。五是置放錯(cuò)位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯(cuò)誤的。那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)：1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu)公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號(hào)為“01綜合、經(jīng)濟(jì)”類、序號(hào)為‘’05財(cái)政、金融”類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如序號(hào)為“02工交、能源、郵電”類中的“02A業(yè)”、“02B交通”、“02C能源”?！?2D郵電”等；第三層是類屬詞，如序號(hào)為“02工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦’、“汽車”、“化工”等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。2．掌握主題詞的標(biāo)引方法(1）任何一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不得超過5個(gè)詞目。（2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通行類別詞類屬詞（3）一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如（關(guān)于聽取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議情況和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要）的主題詞制作，先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)引類屬詞“稅務(wù)’；然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)引類屬詞“緝私”；最后標(biāo)引“會(huì)議紀(jì)要”，制作成的主題詞是：“財(cái)政稅務(wù)公安緝私會(huì)議紀(jì)要”。（4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知），先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號(hào)為“04A農(nóng)業(yè)”類別中找不到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為“01經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主題詞為：’‘農(nóng)業(yè)資料物價(jià)管理通知”。（5）當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“凸”符號(hào)，但是，上行文不得使用自定詞目。3．統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求（二）用詞要求。上行文，必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使用上級(jí)公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。縣級(jí)以下無條件的單位，下行文也可不使用主題詞。（2）置放要求。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁背面抄送欄之上，頂格?！爸黝}詞”三字之后用。冒號(hào)”，“主題詞”三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。如：主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通知（3）字體要求?！爸黝}詞”三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號(hào)小標(biāo)宋體字。主題詞表主題詞表，又稱敘詞表、檢索表或詞庫。是文獻(xiàn)與情報(bào)檢索中用以標(biāo)引主題的一種檢索工具。它是一些規(guī)范化的、有組織的、體現(xiàn)主題內(nèi)容的、已定義的名次術(shù)語的集合體。由主表、類目表、族性表、輪排表、多種語言對(duì)照表、特殊詞匯表、語法予以關(guān)系表、主題詞字順表及主題詞屬分關(guān)系的詞族表等構(gòu)成。附表國(guó)務(wù)院公文主題詞表(一)本詞表由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)管理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。(二)本詞表自1998年2月1日起執(zhí)行，1994年4月修訂的詞表同時(shí)廢止。01?綜合經(jīng)濟(jì)(77個(gè))01A計(jì)劃規(guī)劃統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分配統(tǒng)配調(diào)拔01B經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)濟(jì)管理調(diào)整調(diào)控控制結(jié)構(gòu)制度所有制股份制責(zé)任制流通產(chǎn)業(yè)行業(yè)改革改造競(jìng)爭(zhēng)兼并開放開發(fā)協(xié)作資源土地資產(chǎn)資料產(chǎn)權(quán)物價(jià)價(jià)格投資招標(biāo)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)轉(zhuǎn)產(chǎn)項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量承包租賃合同包干國(guó)有國(guó)營(yíng)私營(yíng)集體個(gè)體企業(yè)公司集團(tuán)合作社普查工商商標(biāo)注冊(cè)廣告監(jiān)督增產(chǎn)效益節(jié)約浪費(fèi)破產(chǎn)虧損特區(qū)開發(fā)區(qū)保稅區(qū)展銷展覽商品化橫向聯(lián)系第三產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)資料02?工交、能源、郵電(69個(gè))02A工業(yè)冶金鋼鐵地礦機(jī)械汽車電子電器儀器儀表化工航天航空核工船舶兵器軍區(qū)輕工有色金屬鹽業(yè)食品印刷包裝手工業(yè)紡織服裝絲綢設(shè)備原料材料加工02B交通鐵路公路橋梁民航機(jī)場(chǎng)航線航道空中管制飛機(jī)港口碼頭口岸車站車輛運(yùn)輸旅客02C能源石油煤炭電力燃料天然氣煤氣沼氣02D郵電通信電信郵政網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)民品廠礦空運(yùn)三線通訊水運(yùn)運(yùn)費(fèi)03?旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保(42個(gè))03A旅游03B服務(wù)業(yè)飲食業(yè)賓館03C城鄉(xiāng)建設(shè)城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)基建建設(shè)建筑建材勘察測(cè)繪設(shè)計(jì)市政公用事業(yè)監(jiān)理環(huán)衛(wèi)征地工程房地產(chǎn)房屋住宅裝修設(shè)施出讓轉(zhuǎn)讓風(fēng)景名勝園林島嶼03D環(huán)保保護(hù)區(qū)植物動(dòng)物污染生態(tài)生物風(fēng)景飯店城鄉(xiāng)國(guó)土沿海04?農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象(56個(gè))04A農(nóng)業(yè)農(nóng)村農(nóng)民農(nóng)民負(fù)擔(dān)農(nóng)場(chǎng)農(nóng)墾糧食棉花油料生豬蔬菜糖料煙草水產(chǎn)漁業(yè)水果經(jīng)濟(jì)作物農(nóng)副產(chǎn)品副業(yè)畜牧業(yè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)農(nóng)膜種子化肥農(nóng)藥飼料災(zāi)害以工代賑扶貧04B林業(yè)綠化木材森林草原防沙治沙04C水利河流湖泊灘涂水庫水域流域水土保持節(jié)水防汛抗旱三峽04D氣象氣候預(yù)報(bào)預(yù)測(cè)煙酒土特產(chǎn)有機(jī)肥多種經(jīng)營(yíng)牧業(yè)05?財(cái)政、金融(57個(gè))05A財(cái)政預(yù)算決算核算收支財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)稅務(wù)稅率審計(jì)債務(wù)積累經(jīng)費(fèi)集資收費(fèi)資金基金租金撥款利潤(rùn)補(bǔ)貼折舊費(fèi)附加費(fèi)固定資產(chǎn)05B金融銀行貨幣黃金白銀存款貸款信貸貼現(xiàn)通貨膨脹交易期貨利率利息貼息外匯外幣匯率債券證券股票彩票信托保險(xiǎn)賠償信用社現(xiàn)金留成流動(dòng)資金儲(chǔ)蓄費(fèi)用僑匯折舊率06?貿(mào)易(62個(gè))06A商業(yè)商品物資收購(gòu)定購(gòu)購(gòu)置市場(chǎng)集貿(mào)酒類副食品日用品銷售消費(fèi)批發(fā)供應(yīng)零售拍賣專賣訂貨營(yíng)業(yè)倉庫儲(chǔ)備儲(chǔ)運(yùn)貨物06B外貿(mào)對(duì)外援助軍貿(mào)進(jìn)口出口引進(jìn)海關(guān)緝私仲裁商檢外商外資合資合作關(guān)貿(mào)許可證駐外企業(yè)貿(mào)易倒賣外向型議購(gòu)議售壟斷經(jīng)貿(mào)販運(yùn)票證外經(jīng)交易會(huì)07?外事(42個(gè))07A外交對(duì)外政策對(duì)外關(guān)系領(lǐng)土領(lǐng)空領(lǐng)海外交人員建交公約大使領(lǐng)事條約協(xié)定協(xié)議議定書備忘錄照會(huì)國(guó)際涉外事務(wù)抗議07B外事國(guó)際會(huì)議國(guó)際組織對(duì)外宣傳出訪出國(guó)出入境簽證護(hù)照邀請(qǐng)來訪談判會(huì)談會(huì)見接見招待會(huì)宴會(huì)外國(guó)人外賓對(duì)外友協(xié)外國(guó)專家涉外08?公安、司法、監(jiān)察(46個(gè))08A公安警察武警警銜治安非法組織安全保衛(wèi)禁毒消防防火檢查掃黃案件處罰戶口證件事件危險(xiǎn)品游行海防邊防邊界邊境08B司法政法法制法律法院律師檢察程序公證勞改勞教監(jiān)獄08C監(jiān)察廉政建設(shè)審查紀(jì)檢執(zhí)法行賄受賄貪污處分偵破09?民政、勞動(dòng)人事(85個(gè))09A民政基層政權(quán)選舉行政區(qū)劃地名人口雙擁工作社會(huì)保障社團(tuán)救災(zāi)救濟(jì)募捐婚姻移民撫恤慰問調(diào)解老齡問題烈士糾紛殘疾人基地殯費(fèi)社區(qū)服務(wù)09B機(jī)構(gòu)駐外機(jī)構(gòu)體制職能編制精簡(jiǎn)更名09C人事行政人員干部公務(wù)員考核錄用職工家屬子女知識(shí)分子專家參事院士文史館員履歷聘任任免辭退退職職稱待遇離休退休交流安置調(diào)配模范表彰獎(jiǎng)勵(lì)09D勞動(dòng)就業(yè)失業(yè)招聘合同制工人保護(hù)勞務(wù)第二職業(yè)事故09E工資津貼獎(jiǎng)金福利收入老年簡(jiǎn)歷勞資人才招工待業(yè)補(bǔ)助擁軍優(yōu)屬喪葬獎(jiǎng)懲10?科、教、文、衛(wèi)、體(73個(gè))10A科技科學(xué)技術(shù)科普科研鑒定標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量專利發(fā)明實(shí)驗(yàn)情報(bào)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化信息衛(wèi)星地震海洋10B教育學(xué)校教師招生學(xué)生培訓(xùn)畢業(yè)學(xué)位留學(xué)教材校辦企業(yè)10C文化文字文史文學(xué)語言藝術(shù)古籍圖書宣傳廣播電視電影出版版權(quán)報(bào)刊新聞音像文物古跡紀(jì)念物電子出版物10D衛(wèi)生醫(yī)院中醫(yī)醫(yī)療醫(yī)藥藥材防疫疾病計(jì)劃生育婦幼保健檢驗(yàn)檢疫10E體育運(yùn)動(dòng)員教練員運(yùn)動(dòng)會(huì)比賽館所院校校舍地方志軟科學(xué)社科11?國(guó)防(24個(gè))11A軍事軍隊(duì)國(guó)防空軍海軍征兵服役轉(zhuǎn)業(yè)民兵預(yù)備役軍銜復(fù)員文職后勤裝備戰(zhàn)備作戰(zhàn)訓(xùn)練防空軍需武器彈藥人武退伍12?秘書、行政(74個(gè))12A文秘工作機(jī)關(guān)國(guó)旗國(guó)徽機(jī)要印章信訪督察保密公文檔案會(huì)議文件秘書電報(bào)提案議案談話講話總結(jié)批示匯報(bào)建議意見文章題詞章程條例辦法細(xì)則規(guī)定方案布告決議命令決定指示公告通告通知通報(bào)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)函會(huì)議紀(jì)要12B行政事務(wù)行政工作制度紀(jì)念活動(dòng)慶典活動(dòng)休假節(jié)假日著裝參觀接待措施調(diào)