事業(yè)單位人事檔案管理中的新思路分析-檔案管理論文

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引言

對于事業(yè)單位人事檔案管理的變革，我們要著眼新時期新要求，找準突破口，從各個方面做好應(yīng)對措施，在積極學(xué)習(xí)先進管理理念和手段的同時，加強管控和法制化、標(biāo)準化建設(shè)，創(chuàng)新管理的路徑和方法。同時，還要不斷提高人事檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水平和履職能力，進一步強化其對外交流能力和公關(guān)能力，樹立服務(wù)意識，依法依規(guī)地利用人事檔案，為事業(yè)單位的決策提供有效參考。

一、提高事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1）是人力資源管理的社會價值的體現(xiàn)。人事檔案管理工作是依據(jù)國家法律履行社會職能的重要工作，其特殊的社會屬性決定了其特殊的意義。事業(yè)單位的人事檔案管理包含了事業(yè)單位員工的身份、資歷和社會表現(xiàn)等情況，事業(yè)單位根據(jù)這些情況對員工進行人事調(diào)整，進行待遇、薪資和社會保證等的制定，對員工的個人發(fā)展和事業(yè)單位的運行有著重要的意義。2）是深化人力資源改革的保證。事業(yè)單位由于其本身的性質(zhì)原因存在很多的固有弊端，管理上也存在很多的漏洞，人事檔案管理工作也存在很多的問題，比如事業(yè)單位崗位設(shè)立的不合理、人員冗雜，人員的配備與崗位需求不相符等，使得事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)存在很大的問題，造成了人才的閑置和機構(gòu)結(jié)構(gòu)的臃腫，最終導(dǎo)致了事業(yè)單位的工作效率低下、做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作能夠幫助事業(yè)單位的人員配置更加合理化，對于精簡機構(gòu)設(shè)置、提高機構(gòu)的運行效率有著積極的作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理制度不規(guī)范、不健全

目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度普遍存在漏洞，對檔案管理工作缺乏重視，導(dǎo)致管理制度的不規(guī)范、不健全。比如在人事檔案材料的收集整理制度方面，管理體系與制度流程不健全；制度中相應(yīng)的移交、索要、檢查核對、補充等細則未能及時修訂；而材料收集中涉及到的多個部門檔案意識不強等，都會影響人事檔案收集制度的有效運行。

（二）人事檔案意識不強、重視不夠

事業(yè)單位中的人事檔案工作狀況，既與上級人事主管部門和檔案行政管理部門重視與否有關(guān)，也與某些領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識有關(guān)。在實際工作中，普遍存在著領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識不強，沒有真正把人事檔案工作當(dāng)作事業(yè)單位人事組織工作的重要組成部分而加以高度重視的問題，致使人事檔案工作出現(xiàn)“用時需要，說時重要，做時次要，忙時不要”的現(xiàn)象。職工中普遍存在人事檔案材料的收集以及管理是屬于組織人事部門的事、與個人無關(guān)的思想意識，以致于個人在工作、生活中，沒有形成主動向人事檔案部門提供個人檔案材料的義務(wù)意識和檔案意識。

（三）人事檔案管理人才素質(zhì)不高、水平落后

管理人員對檔案信息的處理和使用十分重要，就目前形勢來看，我國這類管理人才非常緊缺。人事檔案管理人員缺乏對自身工作的深刻認識，無法更好地運用檔案信息，為單位決策提供有效參考。同時，事業(yè)單位作為具有服務(wù)性質(zhì)的窗口，管理人員普遍缺乏服務(wù)意識。新時期所需要的專業(yè)管理人才既要有全面的專業(yè)知識和技能，還要具備良好的履職能力、溝通和協(xié)調(diào)能力，這樣才能有效地開展工作，推進檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，更好地服務(wù)事業(yè)單位的工作。

（四）人事檔案管理信息化程度不高、進程緩慢

管理制度過時、管理人才稀缺以及技術(shù)、設(shè)備落后等因素導(dǎo)致當(dāng)前管理的信息化程度較為落后。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深入，大量不確定因素的存在阻礙了人事管理制度的完善，而不同單位對于人事檔案信息化的要求和建設(shè)進度也不同。甚至不少單位仍是采用手動操作輔以計算機的管理模式，軟硬件基礎(chǔ)參差不齊，嚴重限制了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案管理意識

單位要切實地加強檔案管理意識和相關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)，將加強檔案管理作為單位的日常工作進程中，對其進行相應(yīng)的規(guī)劃。單位的領(lǐng)導(dǎo)者要從根本上增強對檔案管理工作的重視程度，加強相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作，把檔案管理工作上升到單位的戰(zhàn)略高度，建立相關(guān)的管理小組，單獨對其進行管理，并選派領(lǐng)導(dǎo)直接負責(zé)，對檔案管理工作進行相關(guān)的詢問和關(guān)注，定期進行相關(guān)的考核，建立完善的檔案管理制度及相應(yīng)的審核機制，促進人事檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）加強基礎(chǔ)?O施建設(shè)，完善管理制度

要建立專門的檔案資料管理室，并加設(shè)專門的鐵制檔案柜、檔案密集架、計算機、復(fù)印機、空調(diào)器、去濕機、滅火器等較為先進的檔案保護設(shè)備，并安裝防盜門窗，防光窗簾，管理室要做到防水、防火、防潮等基本的要求，加強對檔案的保管?，F(xiàn)在隨著技術(shù)的進步，很多單位的檔案保管都采用電子方式，即用計算機建立專門的數(shù)據(jù)庫，這樣既方便又對檔案進行了備份，便于后期的使用、抽調(diào)。要建立和完善人事檔案管理制度，健全檔案功能，保證檔案的真實性和完整性，為以后的使用提供更加完善的資料，為單位的人事調(diào)動等提供更加準確的參考資料。

（三）加強檔案收集工作，提高檔案管理質(zhì)量

單位要加強人事檔案的收集工作，提升檔案的管理水平。隨著我國事業(yè)單位的員工上崗和考核機制的建立和健全，人事檔案作為重要的人事參考資料對企業(yè)有著重要的作用，所以檔案的收集工作也應(yīng)該更加的仔細認真，檔案的收集人員要加強檔案資料的收集，并具備一定的鑒別能力，對相關(guān)的事實進行仔細的核查，保證檔案資料的真實性。

（四）加速檔案管理數(shù)字化進程

在社會經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理實際，加快融入社會信息化和大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，積極穩(wěn)妥地推進數(shù)字人事檔案建設(shè)，達到初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)。

（五）貫徹落實國家政策和規(guī)定，加強安全建設(shè)

根據(jù)我國有關(guān)人事檔案管理工作政策要求，切實對檔案信息系統(tǒng)進行自查、整改和升級，使檔案始終處于管理人員可控范圍之內(nèi)，利用各種手段確保檔案實體的安全，加強網(wǎng)絡(luò)和電子檔案的監(jiān)管力度，確保檔案信息安全。

結(jié)束語

近年來，隨著事業(yè)單位人事