間接部門S管理

間接部門效率化吳瑞成業(yè)務效率化=較大的產(chǎn)出（Ouput）/較小的投入（Input）事務零損失化充實必要事務機能，提高有效性何謂業(yè)務效率化就是以較少的投入(Input)，得到較大的產(chǎn)出(Output)。亦即，在產(chǎn)出(Output)方面要做到生產(chǎn)系統(tǒng)的效率零損失化，充實必要業(yè)務的機能，提高有效性。投入(Input)方面要將事務體質(zhì)建立在低成本上，而且使業(yè)務進行中，所發(fā)生的一切事務達到零損失化，情報的品質(zhì)及即時性、信賴性都很高。

一.推動TPM的必要背景(1)TPM是由與設備有直接關係的製造部門、保全部門、工務部門、設備部門等的參與而開始實施。(2)推行TPM時，高階經(jīng)營層的理解與支持為重要條件，才能真正實踐TPM(3)TPM在高階層有力的領導，及設備裝置部門大力的推行之下，事務．間接部門也漸漸積極的參與體質(zhì)的改善(4)為能夠經(jīng)得起嚴厲的經(jīng)濟環(huán)境，對於含有事務．間接部門的工廠、事業(yè)部、企業(yè)整體，逐漸需要進行體質(zhì)的改善。

(5)1989年TPM的定義由原本的「生產(chǎn)部門的TPM」更改為「全公司性的TPM」，亦即原本是以「使設備的總合效率達到最高」為目標，而新的定義則是以「建立可達到生產(chǎn)系統(tǒng)效率化的極限之企業(yè)體質(zhì)」為目標，生產(chǎn)、開發(fā)、營業(yè)、管理等所有相關部門都要共同努力。

(6)若以工廠、事業(yè)所為單位，追求「生產(chǎn)系統(tǒng)的效率化」時，要以

A．只有與生產(chǎn)相關之人員為對象

B．包含事務．間接部門之全體人員為對象為分母，自然而然展開方法也會改變。二.事務．間接部門的任務(1)企劃、技術(shù)、管理等部門，為了生產(chǎn)系統(tǒng)的效率化，從專門的機能領域，對製造部門提供必要的建議與支援，並必須在降低成本及增加競爭力方面有所貢獻。

(2)現(xiàn)在為了因應世界經(jīng)濟環(huán)境的急遽變化，以及能在競爭中留存，事務．間接部門必須提高自己的生產(chǎn)力及降低成本，以便對經(jīng)營方面所追求的戰(zhàn)略性展開有所貢獻。

(3)由這些活動，為了能夠得到顧客的信賴，必須對於提升企業(yè)的形象有所貢獻。三.事務．間接部門推行TPM時，在體質(zhì)改善兩方面◎充分發(fā)揮各部門被期待的機能，追求業(yè)務的效率化。

◎培訓能夠提升且維持業(yè)務效率化的人員。

四.如何掌握事務部門之TPM須有具體成果須具有事務工廠的構(gòu)想把事務程序當成設備建立事務工廠的觀念投入(Input)產(chǎn)出(Output)加工．組裝(事務工廠)．能夠見到製造程序

．容易管理．低成本(在必要的功能)高價值的情報．品質(zhì)好

．正確

．有效

．適時性好(時機)情報事務程序當成設備設備的觀念也適用於事務間接業(yè)務在管理的可能狀況之下，使業(yè)務用目視即可明瞭。若將業(yè)務當做生產(chǎn)設備，則較容易理解。檢討複雜設備之機能的信賴性時，考慮將設備在機能性的連結(jié)上，依適當?shù)墓爣指畛蓭讉€單位，較為理想。這種想法如圖3所示，適用於部門機能的劃分。五.事務的特性維持事務與革新事務事務的供應部門與接收部門業(yè)務量的變化事務的共通性個人保管的資料太多辦公室的環(huán)境1.維持持事務與與革新事事務維持事務務:革新事務務:事務相同的事事務反覆覆的實施施對現(xiàn)有的的工作加加以改革革2.事務務的供應應部門與與接收部部門供應部門門:(製作)接收部部門:事務須知何何資訊訊有效效何資訊訊無效效對現(xiàn)有有的工工作加加以改改革二者之之間存存有一一道牆牆,此道牆牆意味味著相相當?shù)牡某杀颈举M用用降低費費用基本法法事務程程序須須簡化化.合合理化化3.業(yè)業(yè)務量量的變變化業(yè)務量量的變變化人員的的編制制以最大大業(yè)務務量編制人人員浪費產(chǎn)產(chǎn)生降低費費用基本法法事務人人員平平準化化多能化化4.事事務的的共通通性事務的的共通項項目計算製作複製資料收收集文書歸檔檢索……5.個個人保保管的的資料料太多多資料在在哪裡裡?個人抽抽屜桌上桌下桌邊資料櫃櫃…..不要資資料處處理資料簡簡單化化資料共共通化化資料除除了自自己,沒人人找得得到甚至自自己也也找不不到6.辦辦公室室的環(huán)環(huán)境辦公桌桌文件件如山山高-以前認認為是是朝氣氣有活活力,現(xiàn)今今則是是沒效效率的的表現(xiàn)現(xiàn)個人事務用用品僅維持持必要量某些文具可可共用事務流程合合理化輸入輸出出結(jié)束資資訊全體體宣導有效利用OA機器文件歸檔要要徹底檢索文件需需做到幾秒秒內(nèi)即可完完成文件檔案可可考慮用光光碟儲存不必要的放放棄辦公室要簡簡單不要太多表表單文件件六.事務部部門TPM成果品質(zhì)面的成成果事務處理工工時的成果果資訊檢索的的成果事務人員合合理化可替代5.完成率高工工作流流程清晰1.品質(zhì)面面的成果事務零失誤誤2.事務處處理工時的的成果拆除資訊資料供供應者資訊資料接接受者之間隔閡(浪費)不必要之事事務自然顯顯現(xiàn)定石實施合理化化3.資訊檢檢索資訊檢索先做整理整頓不要品先處處理掉文件分類,歸檔,定定位建立目標方針展展開順序與與規(guī)則調(diào)查業(yè)務實實際情況之之掌握重點點業(yè)務目的業(yè)務內(nèi)容目標憑證頻度處理時間難易度改善著眼點點事務功能若若不了解其其目標與使命命,再改善時時,可能會會導致反效效果4.事務人人員合理化化事務作業(yè)簡簡單化ESRC法法是什么作業(yè)時間低低減省人化革新事務例行事務四.事務業(yè)務的的目的主保保全展開為達成部門門的任務，，以事務業(yè)業(yè)務為中心心做展開是是有其必要要性的。部部門的任務務，一般是是以單位業(yè)業(yè)務(第4次wu)水準來設設定，所以以步驟展開開是以單位位業(yè)務(第第4次wu)水準所所發(fā)生之事事務當做一個區(qū)區(qū)(bIock)單單位，再來來進行自主主保全之步步驟展開。。關於各個事事務，首先先在最初時時就得明確確其事務的的機能目的的，其次是是為了達成成任務，而而對事務約約有用性、、機能的適適格性(處理順序序、作業(yè)的的合理性、、時間的、、空間的條條件、資格格條件的適適當性)加加以檢討，，找出其間間發(fā)生之不不良處，並並加以改善善。七.檔案處處理的自主主保全展開開首先，必須須致力於日日常業(yè)務所所發(fā)生的「「未完成事事務之整備備」方面。。在負責人人離開座位位或不在的的情況，事事務仍舊不不曾停滯，，並且必須須保持業(yè)務務的圓滑性性。為此要要先決定組組織結(jié)構(gòu)，，同依下列列之順序進進行。負責人別之之「未完成事事務檔案」」的整備?！肝赐瓿墒聞談諜n案」之之檔案管理理方式，表表示方法標標識化、決決定放置場場所、保管管集中化、、使用規(guī)則則化(離開開公司時，，一定放回回原來位置置，嚴禁個個人保管)。為防止機密密對外或?qū)Σ块T以外外洩露，須須建立保管管基準制度度化步驟名稱活動內(nèi)容活動要點1、清掃盤點除去桌上、置物架、櫥櫃周邊之垃圾、灰塵，把不要品丟棄。廢棄不要的文件檢測不要的物品，廢棄量將剩餘之文件、傳表上文件、傳票以年度圖表等依類別保管，暫時存放調(diào)查現(xiàn)狀(1)雜物之種類與數(shù)量D:桌子、側(cè)桌C:櫥櫃H:保管箱S:書櫃、壁櫥Z:圖面用之櫃子(21檔案之種類(形式1與冊數(shù)b:訂冊器e:袋子、信封f:架子I:信件s:製冊(3)文件、資料等之廢棄量(4)有日期紀錄之相片(5)調(diào)查檔案以暫放為原則．本年度……辦公桌旁之櫥櫃、側(cè)桌．前年度……櫥櫃、書架．2年以上……書庫、保存中心2、問題點的找出與對策．找出檔案情報之整理、檢索、活用上會發(fā)生的問題，並提出對策要找出檔案管理形式、保管場所、管理方法、保管期限、檔案分擔、責任上等之不良及問題並加以改善3、發(fā)生源之對策．調(diào)查文件、資料、記錄之有效性與適用度，再提出對策．把本部門、他部門(提供部門)各自發(fā)生之狀況，保管期限，廢止之後的影響，現(xiàn)行利用上的問題．不良處是否共通化等皆明確出來，再找出對策4、基準程序之製作實施檔案管理．整備檔案之基準化、手冊等．檔案櫃之保管整理形式、查詢出之方法．檔案編碼制設定運用的方法5、總檢點．以暫定之檔案基準、規(guī)定、運用手冊為基礎，找出流失要因、問題，並加以改善．促進共有化及一元管理．依據(jù)點檢確認單實施點檢工作．充實「目視管理」．情報檢查之OA化

．檔案假基準重審運用手冊與設定基準6、自主管理．維持管理．實施改善之規(guī)則化．維持清爽又易明之保管、保存環(huán)境並提升水準

．維持容易取出，又容易放回之檔案

．由自己找出問題來加以改善表檔案處理之之自主保保全展開診斷項目診斷重點打分數(shù)要領1、.置物櫃桌子(內(nèi)外皆要)[個人]是否有垃圾、灰塵、污穢、亂畫、亂寫有無隙縫、搖擺、凹陷上面是否有放東西?腳下四週是否髒?I掃除出現(xiàn)之污穢1用手掌摸摸看是否有灰塵?置物櫃都有貼上姓名嗎?備有鑰匙嗎是否有亂畫、亂寫?放置得很穩(wěn)定嗎?．是否已把不要的東西挪開了．是否還有放置多餘的事務用品．已完成整理整頓了嗎不要的東西是否經(jīng)由大家商量後再決定個人持有之事務用品的範圍是否由大家一起來決定?包括文件嗎?每個人的抽屜都加以整理了嗎，名片索引簿也整理出來了嗎?檔案士都注明標示了嗎?12．保管庫1櫥櫃1@公用的1包括傳票、帳冊之狀況．是否有垃圾、灰塵、污穢、亂畫、亂寫．有無隙縫、搖擺、凹陷下面是否打掃乾淨了?內(nèi)容物的標明已做出來了嗎也可以)放置得很穩(wěn)定嗎．是否已把不要的東西挪開了．檔案是否正確地入檔．已完成整理整頓了嗎．是否還有長期累積下來之傳票、帳冊不要的東西，是否經(jīng)由大家商量後再決定?正確的檔案管理方法，是否由大家商量後再決定檔案都加上標示了嗎?依種類之分別來取決保管上的流程注意是否正確地廢理了?器具、備用品之清潔、放置地方、;整理(事務用機器、OA機器電話)器具、備用品是否還有污穢、灰塵:參照第一項．放置場所已決定好了嗎．已決定放置的地方，是否正確放置?(位置不佳、直角平行等等)訂定出公用器具、備用品之放置場所是否加以標示出來?長期拿出來使用的話，其使用者的標示是否已註明?4．周邊的清掃狀況．地板、牆壁、壁面之段階部份是否還有不乾淨的地方．保管部位的周邊是否已清爽了．把不起眼的地方也打掃乾淨了:(土、下、後、內(nèi)側(cè))

屋內(nèi)牆角的地板是否髒了?影印機、0A機器的邊沿、廚房等之公用地區(qū)是否清掃?窗油、百葉窗、玻璃等是否清掃?(大樓的外側(cè)除外)緊急出口的通路已空出來了嗎．日常的通路都沒有阻礙嗎?．滅火器是否已放在指定的位置上了?通路的寬度是否SOOmm、高度是否2通路上是否有橫向切進配管或配線?若有的話是否會被抖倒呢?滅火器的位置應放在由室內(nèi)一眼即看得到的地方5．清掃困難的地方、防止污穢之對策維持之對策對於清掃困難地方之對策是否做了計畫?是否有計劃解決不用品之丟棄的困難對策是否由組織別來商量訂出計劃不用品之處理是否也由組別同意之後。再做決定?．整理、整頓之維持體制已制訂嗎．有防止之對策嗎是否只是在診斷時點時暫時整潔?防止對策也多經(jīng)由組別商量，得到同意了嗎?表17初初期期清掃掃診斷斷(注意I1評價需以以人與物兩兩方面來檢檢討，全員員參加是推推行TPM活動的重重點，所以以在打分數(shù)數(shù)時，要以以人為重。。(例例1「「物物」」i0分分，，「「人人」」4分分的的話話幾幾0+4)Z2=7兮兮6分分在在欄欄內(nèi)內(nèi)。?！溉巳恕埂笽0分分．．「「物物」」4分分的的話話何何0+4)/2二二7一一8分分在在欄欄內(nèi)內(nèi)。。(注注意意2)診診斷斷整整理理、、整整頓頓時時，，得得把把個個人人的的抽抽屜屜也也打打開開來來。。(注注意意3)被被診診斷斷時時，，除除了了領領頭頭的的人人以以外外，，課課員員也也要要傾傾聽聽。。(注注意意41在在初初期期清清掃掃時時，，大大家家所所商商量量出出來來的的結(jié)結(jié)果果，，是是否否在在第第二二步步驟驟的的構(gòu)構(gòu)想想成成訂訂定定方方向向時時，，大大家家仍仍然然記記得得，，這這一一點點也也要要確確認認一一下下。。評價標準2分4分6分8分I0分物大部份未貿(mào)施只在看得見的地方實施在看不見的地方也能買施看不見的地方也貨施了不但清掃點檢點也著手做改善之工作人全部成員都不關心只有領頭的人在做在較簡易的部份有全員在做大部份皆有全員在做工作明確地分配，同時也維持的很好紅牌牌作作戰(zhàn)戰(zhàn)綠色色作作戰(zhàn)戰(zhàn)紅牌牌作作戰(zhàn)戰(zhàn)消除除辦辦公公室室內(nèi)內(nèi)之之污污垢垢問題點部位、、困難點之指指摘與改善撤除不用物品品標明放置場所所(綠化化)《圖一》初期期清掃活動事事例(排除不要、、不急)(型態(tài)擺置)且有清潔的職職場沒有浪費費。間接部門的自自主保養(yǎng)步驟驟步驟名稱活動內(nèi)容目標第1初期清掃書類大掃除(桌子、架櫃、書櫃、事務所等)L

垃圾、灰塵、灰垢等之排除l

問題點之復原(鬆動、變形、凹陷等)l

物品擁有狀態(tài)、放置方法、傳票、書類的整理整頓l

製作檔案調(diào)查表分類表、規(guī)定、基準類與歸檔整理◎物一不要的東西全部清除l

創(chuàng)造明朗、清潔的環(huán)境l

傳票、書類之明確化l

消除個人持有、重複檔案l

削減保管容器◎人一l

認識清掃之重要性l

培養(yǎng)整理整頓之能力l

建立遵守規(guī)定的意義第2業(yè)務清點製作業(yè)務清點表B、

業(yè)務機能與分析l

製作業(yè)務機能展開表→業(yè)務清點C、分析資訊、業(yè)務之流程l

製作流程表明確課、個人之業(yè)務與問題點之指摘l

培養(yǎng)能以機能的看法發(fā)掘業(yè)務問題點之人才l

掌握課、個人之資訊業(yè)務之流程與問題點之指摘第3問題點改善對策檢討業(yè)務之分散化、集中化l

改善、檢討辦公室佈置檢討修正業(yè)務分擔責任權(quán)限l

在業(yè)務(事務)之實務面，提升效率l

提升改善力第4標準化改訂、檢討業(yè)務執(zhí)行書l

檢討檔案l

業(yè)務(事務)之規(guī)則化、便覽化培養(yǎng)精通於標準化、OA化l

徹底目視管理第5推動業(yè)務之自主管理活動推動自主管理之改善活動

落實改善活動第一步驟：初初期清掃實施或整理個個人桌上之文文具，並將個個人所擁有的的公務資料和和檔案予以共共有化等事務務環(huán)境的整備備第二步驟：事事務之清點(盤點)本步驟驟中最最重要要的是是調(diào)查查事務務手續(xù)續(xù)及現(xiàn)現(xiàn)行業(yè)業(yè)務之之實際際狀態(tài)態(tài)，再再與應應有的的機能能型態(tài)態(tài)對照照，使使問題題點得得以明明確。。此時時可從從改善善事務務流程程、除除去不不必要要的傳傳票或或報告告書，，以及及視察察有無無重複複之事事務等等方向向為其其著眼眼點，，去發(fā)發(fā)掘問問題。。第三三步步驟驟：：問問題題的的改改善善事務務流流程程中中所所發(fā)發(fā)生生的的停停滯滯和和重重複複的的事事務務及及超超過過必必要要事事務務的的工工時時等等，，並並以以業(yè)業(yè)務務量量之之平平準準化化為為其其著著眼眼點點，，作作成成改改善善案案。。在在改改善善案案中中應應先先明明確確設設定定改改善善效效果果之之目目標標、、改改善善假假設設、、改改善善計計畫畫日日程程、、負負責責人人等等，，再再依依計計畫畫逐逐步步進進行行。。(1)機能分析(2)工時分析(3)流程分析機能展開表(FQ)SelfworkSampling(SWS)流程圖(FC)不必局限於左列三種手法，將日常所感覺之問題點寫出列出事務上問題點與現(xiàn)狀業(yè)務比對BM(基準)設定與現(xiàn)狀業(yè)務比對ab抽出問題點抽出問題點立即可改善者、由小組實施整理殘留問題點擬定改善計畫表(目標設定)抽出問題點抽出問題點登錄個別改善主題至第三步驟

將固定事務量減半目標：減少加班擴大改善事務之比重目標指引改善之4個原則：E：排除C：結(jié)合R：交換S：簡化﹙﹚(TOP診斷)第三三步步驟驟：：問問題題的的改改善善第四四步步驟驟：：標標準準化化隨著著改改善善的的進進行行，，將將辦辦公公室室佈佈置置(layout)中中不不適適合合之之處處整整理理出出來來，，以以「看看得得見見的的流流程程環(huán)環(huán)境境」」為考考量量，，作作成成機機能能性性的的佈佈置置改改善善計計畫畫，，並並付付諸諸實實施施。。將將第第二二步步驟驟所所改改善善的的事事務務依依程程序序、、進進行行標標準準化化並並制制定定標標準準手手冊冊，，然然後後按按照照手手冊冊上上之之基基準準，，確確認認在在實實施施上上有有無無問問題題，，若若手手冊冊上上的的基基準準有有必必要要做做修修正正則則予予以以修修正正;最最重重要要的的是是要要能能正正式式制制定定基基準準及及標標準準手手冊冊，，並並據(jù)據(jù)以以實實施施教教育育訓訓練練，，使使任任何何人人員員都都能能相相互互代代理理業(yè)業(yè)務務。。第五步驟驟：推動動業(yè)務之之自主管管理此步驟是是將第一一至第四四步驟所所進行的的活動全全部歸納納起來，，透過工工作方法法的改變變，進而而改變?nèi)巳说南敕ǚ?，並運運用實際際成果，，讓每一一個人更更加認識識其職責責，並發(fā)發(fā)揮管理理、間接接業(yè)務的的機能，，再策定定向經(jīng)營營效率化化活動之之更高目目標，繼繼續(xù)挑戰(zhàn)戰(zhàn)。由於第四四步驟所所制定的的標準或或基準，，常會因因環(huán)境或或制度條條件的變變化而無無法適用用，或因因人事變變動而出出現(xiàn)不照照規(guī)定實實行之人人員，若若是將標標準制定定完成後後就放任任不管，，或其後後也不繼繼續(xù)追蹤蹤、維護護，並依依需要去去修改，，那麼所所製定的的規(guī)定就就會變得得毫無意意義了。。因此，定定期進行行業(yè)務稽稽查、確確認是否否照規(guī)定定實施，，以及適適切而持持續(xù)的進進行對業(yè)業(yè)務效率率化的審審查指導導，就格格外顯得得重要了了?；顒拥哪康?）以執(zhí)行職場環(huán)環(huán)境的4S活活動（整理、、整頓、清潔潔、紀律），，建立開朗而而易於工作的的職場。2）將業(yè)務、事務務的機能（目目的與效用））予以明確化化，並推行業(yè)業(yè)務的總檢查查、改革而圖圖謀效率化。。3）培養(yǎng)更具有擅擅長於事務的的人才。4）建立公司經(jīng)營營的策略性的的構(gòu)造，以改改善資訊處理理而提昇資訊訊價值的推行行。5）以改善體質(zhì)而而提昇顧客的的信任與企業(yè)業(yè)形象。6)相對「「CS」、「「ES」、「「SS」的更更加充實。9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。22:01:2822:01:2822:0112/29/202210:01:28PM11、以我獨獨沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2222:01:2822:01Dec-2229-Dec-2212、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。22:01:2822:01:2822:01Thursday,December29,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2222:01:2822:01:28December29,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。29十十二二月202210:01:28下下午午22:01:2812月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月2210:01下下午12月-2222:01December29,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/2922:01:2822:01:2829December202217、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點的射線線向前。。10:01:28下午午10:01下下午22:01:2812月-229、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功?。?。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。22:01:2822:01:2822:0112/29/202210:01:28PM11、成功就是日日復一日那一一點點小小努努力的積累。。。12月-2222:01:2822:01Dec-2229-Dec-2212、世間成事事，不求其其絕對圓滿滿，留一份份不足，可可得無限完完美。。22:01:2822:01:2822:01Thursday,December29,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2222:01:2822:01:28December29,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉