商業(yè)保理公司保理檔案管理制度

XXXX商業(yè)保理保理檔案管理制度第一章總那么為加強(qiáng)保理檔案管理，將其做到妥善歸檔、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，使每筆保理融資款都有據(jù)可查，使保理檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上保證保理資產(chǎn)的平安性，現(xiàn)經(jīng)XXXX商業(yè)保理公司（以下簡稱本公司）研究,特制定本制度。第一條概念保理檔案是指本公司在保理業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查、審批、發(fā)放及保后管理過程中形成的具有法律意義、史料價(jià)值及查考利用價(jià)值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類與保理業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料范圍（詳見附件1）。保理檔案管理是指保理檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。第二條管理部門在保理融資款本息結(jié)清或保理業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前，由綜合管理部指定專（兼）職保理檔案管理人員負(fù)責(zé)保理檔案管理，并負(fù)責(zé)本公司保理檔案的收集、整理、保管和歸檔工作。第三條分類根據(jù)保理檔案形成特點(diǎn)，可按照保理資產(chǎn)質(zhì)量分類進(jìn)行檔案分類管理，按季調(diào)整其分類形態(tài)。一級保理資產(chǎn)：根據(jù)盡調(diào)報(bào)告或季度報(bào)告，基礎(chǔ)資產(chǎn)狀況評級為優(yōu)良的保理融資產(chǎn)品；二級保理資產(chǎn)：根據(jù)盡調(diào)報(bào)告或季度報(bào)告，基礎(chǔ)資產(chǎn)狀況評級為中的保理融資產(chǎn)品；三級保理產(chǎn)品：根據(jù)盡調(diào)報(bào)告或季度報(bào)告，基礎(chǔ)資產(chǎn)狀況評級為下，易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的保理融資產(chǎn)品。第四條保管期限各類保理檔案的保管期限如下：1、正在執(zhí)行中的保理融資款，應(yīng)按照資產(chǎn)分類及時(shí)調(diào)整進(jìn)行管理。2、對保理業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行完畢的保理檔案的保管期限為3年（從保理業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計(jì)算）。第二章操作程序第五條整理立卷每筆保理業(yè)務(wù)發(fā)生后，風(fēng)控部經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將保理檔案材料向綜合管理部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，綜合管理部對本公司執(zhí)行中保理業(yè)務(wù)檔案集中管理。保理檔案的整理立卷要求如下：1、保理檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個(gè)卷。卷內(nèi)資料按保理業(yè)務(wù)管理和操作順序進(jìn)行排列。2、每個(gè)案卷，均應(yīng)編制《保理檔案卷內(nèi)目錄》（詳見附件2）。3、將案卷按照“保理工程一客戶一保理業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間”的順序進(jìn)行分類排列。即首先將全部保理檔案按不同的保理工程分開，然后區(qū)分不同的客戶，再按照保理業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進(jìn)行排列。4、按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各工程：（1）合同編號。（2）工程類別。（3）客戶名稱。立卷完成后，對于保理業(yè)務(wù)從保理融資發(fā)放至保理業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的歸檔材料，保理檔案管理員應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。保理檔案管理人員對保理檔案資料的齊全完整負(fù)責(zé)。發(fā)現(xiàn)缺件，保理檔案管理人員有權(quán)要求風(fēng)控部經(jīng)辦人員按規(guī)定補(bǔ)齊。因特殊情況不能補(bǔ)齊的，風(fēng)控部經(jīng)辦人員應(yīng)對缺件原因作出書面說明。第六條移交歸檔1、各類保理業(yè)務(wù)檔案材料均應(yīng)在保理融資放款時(shí)由風(fēng)控部經(jīng)辦人員收集齊全填寫檔案移交清單一并移交綜合管理部檔案管理人員，經(jīng)雙方核對無誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份風(fēng)控部留存，一份隨資料進(jìn)入檔案。2、保理檔案管理員應(yīng)于次月10日前，將上月執(zhí)行完畢的保理業(yè)務(wù)檔案整理完畢。第七條檔案資料的使用辦理檔案借閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員負(fù)責(zé)登記借閱人員姓名、時(shí)間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認(rèn)并按要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和平安。1.公司內(nèi)部人員借閱保理檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司其他人員因工作需要借閱保理檔案的，須借閱人出具借條，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時(shí)歸還。2.公司外部人員借閱保理業(yè)務(wù)檔案。本公司保存的各類保理檔案主要是供本公司內(nèi)部使用，原那么上不對外借閱，假設(shè)遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。查閱時(shí)，本公司人員在場陪同，嚴(yán)禁將原件借出。第八條清退銷毀對于保管期滿的保理檔案，應(yīng)由綜合管理部、風(fēng)控部、保理業(yè)務(wù)部共同組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的保理檔案，應(yīng)經(jīng)分管副總簽批后方可銷毀；對保管期滿但仍具有一定查考利用價(jià)值的保理檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管二年以上，確無保存價(jià)值時(shí)方可進(jìn)行銷毀。第九條解釋與生效本《保理檔案管理制度》由XXXX商業(yè)保理綜合管理部制定并負(fù)責(zé)最終解釋；本《保理檔案管理制度》自2016年xx月xx日開始生效執(zhí)行。附件1保理檔案的歸檔范圍1、原債權(quán)人公司主要證照（包括法人營業(yè)執(zhí)照；稅務(wù)登記證；組織機(jī)構(gòu)代碼證）；2、原債權(quán)人開戶許可證；3、原債權(quán)人章程（含修正案，如有）；4、原債權(quán)人開立賬戶信息（含基本戶資金方發(fā)的機(jī)構(gòu)信用代碼證、所有開戶資金方、賬號）；5、原債權(quán)人貸款卡明細(xì)（含所有貸款金額、期限及擔(dān)保方式）；6、原債權(quán)人近兩年審計(jì)報(bào)告：7、原債權(quán)人近兩年收入明細(xì)表；8、原債權(quán)人上季度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、納稅申報(bào)表；9、原債權(quán)人驗(yàn)資報(bào)告（含變更情況，如有）；10、10、原債權(quán)人重大借款合同（含擔(dān)保合同，如有）；11、原債權(quán)人法人代表證明、法人代表身份證的復(fù)印件、法人代表簡歷；12、原債權(quán)人各類經(jīng)營許可證的復(fù)印件；13、14、債務(wù)人公司主要證照復(fù)印件（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證）；15、14、債務(wù)人公司近3年審計(jì)報(bào)告及本年至前一季度的財(cái)務(wù)報(bào)表；15、債務(wù)人公司簡介等；16、基礎(chǔ)交易合同及/或訂單；17、基礎(chǔ)交易發(fā)貨清單；18、基礎(chǔ)交易物流單據(jù)；19、基礎(chǔ)交易收貨及驗(yàn)收單據(jù)；20、20、基礎(chǔ)交易商業(yè)發(fā)票（如有）；21、基礎(chǔ)交易對賬單據(jù)及支付憑證（如有）；22、保理業(yè)務(wù)申請書及附件（原件）23、保理合同及相關(guān)附件（原件）；24、第三方提供保證所需文件：（1）保證合同原件（原件）（2）保證人為企業(yè)的，董事會(huì)同意提供擔(dān)保的決議或具有同等效力的證明（原件）（3）保證人基本情況材料25、抵押或質(zhì)押方式所需文件：（1）抵押、質(zhì)押合同（原件）（2）抵押（質(zhì)）物評估報(bào)告（原件）（3）評估單位資格證明（復(fù)印件）（4）抵（質(zhì)）押物權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證（復(fù)印件）（5）有處分權(quán)人同意抵（質(zhì)）押的證明文件，其它有權(quán)機(jī)構(gòu)同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）（6）抵（質(zhì)）押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）（7）抵（質(zhì)）押物保險(xiǎn)單據(jù)（原件或復(fù)印件）（8）抵（質(zhì)）押登記證明（原件）（9）質(zhì)物不予掛失的登記證明（原件）26、保理業(yè)務(wù)評價(jià)報(bào)告（原件）27、保理審批決策文件（原件）28、核定保理融資款指標(biāo)通知單（放款通知書）29、保理融資款轉(zhuǎn)存憑證（提款通知單）30、保理業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后至回收期間（1）歷次保理資產(chǎn)檢查報(bào)告及保理后評價(jià)報(bào)告（原件）（2）提前還款申請書（3）調(diào)整利率通知書（4）保理到期通知書（5）提前歸還保理融資款通知書（6）催收利息通知書（7）逾期保理融資款（墊款）催收通知書及回執(zhí)（8）保理融資款展期申請書及調(diào)查評價(jià)報(bào)告（原件）（9）展期還款協(xié)議書及擔(dān)保文件（原件）（10）保理融資款還款憑證（11）不良資產(chǎn)化解專題報(bào)告（原件）（12）擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書（原件）（13）起訴通知書回執(zhí)（原件）（14）涉及訴訟、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、辯論狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財(cái)產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強(qiáng)制執(zhí)行申請書、財(cái)產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報(bào)告等文件材料（15）還款記錄、收回