《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第五章 檔案保管

第五章檔案保管第五章檔案保管內(nèi)容提要本章主要講四個(gè)方面的內(nèi)容:第一節(jié)檔案保管概述第二節(jié)檔案保管條件第三節(jié)檔案庫(kù)房管理第四節(jié)檔案保管制度第一節(jié)檔案保管概述一、檔案完整與安全的威脅因素二、檔案保管工作的任務(wù)和內(nèi)容三、檔案保管工作的要求一、檔案完整與安全的威脅因素從原因產(chǎn)生的根源來(lái)看,損害和破壞檔案的因素主要包括外部因素和內(nèi)部因素。二、檔案保管工作的任務(wù)和內(nèi)容(一)檔案保管工作的任務(wù)1.最大限度地防止和減少檔案的損毀,將威脅因素帶來(lái)的不良影響降至最小2.延長(zhǎng)檔案的壽命3.確保檔案的安全(二)檔案保管工作的內(nèi)容1.正確認(rèn)識(shí)和全面把握檔案的安全現(xiàn)狀和破壞檔案的各種因素2.制定和完善檔案保管的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)3.提供檔案保管的基本物質(zhì)條件4.日常的檔案保管工作5.開展有針對(duì)性的檔案保護(hù)工作三、檔案保管工作的要求檔案保管工作的要求,是完成工作任務(wù)的指導(dǎo)和保障。具體工作中,我們將檔案保管工作的要求概況為“三結(jié)合一區(qū)分”,具體表現(xiàn)為:(一)防、治結(jié)合,以防為主(二)針對(duì)重點(diǎn)與兼顧全面相結(jié)合(三)管理與技術(shù)相結(jié)合(四)不同的檔案,區(qū)分保管第二節(jié)檔案保管條件一、檔案庫(kù)房建筑二、檔案保管的設(shè)備三、檔案裝具一、檔案庫(kù)房建筑在建設(shè)中應(yīng)堅(jiān)持以下原則:(一)檔案庫(kù)房的建設(shè)應(yīng)以實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管為首要原則(二)檔案庫(kù)房的建設(shè)應(yīng)經(jīng)濟(jì)適用、環(huán)保美觀二、檔案保管的設(shè)備(一)溫濕度調(diào)節(jié)和檢測(cè)設(shè)備(二)防火防盜等安全裝置(三)照明設(shè)備(四)檔案保護(hù)和修復(fù)設(shè)備二、檔案收集工作的意義(一)收集工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的必要手段檔案館(室)的收藏是一定地區(qū)、部門在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)和文化教育等方面情況的綜合反映。三、檔案裝具檔案裝具是指用于存放檔案的各種檔案架、檔案柜(箱)、檔案盒,以及包裝檔案的卷皮、卷夾等。檔案裝具可以直接防止光線、灰塵、有害氣體對(duì)檔案的危害,減少存取過(guò)程中對(duì)檔案的磨損,是檔案保管的基本設(shè)備。第三節(jié)檔案庫(kù)房管理一、檔案庫(kù)房的編號(hào)和排架二、全宗的排列和檔案上架三、檔案存放位置索引、檔案代理卡和全宗卷的編制四、庫(kù)房的環(huán)境管理一、檔案庫(kù)房的編號(hào)和排架(一)檔案庫(kù)房的編號(hào)檔案庫(kù)房的編號(hào)一般由數(shù)字、代碼、字符等構(gòu)成,每個(gè)檔案館(室)的建筑不同,檔案庫(kù)房編號(hào)應(yīng)結(jié)合本單位建筑物的構(gòu)成特點(diǎn),以唯一性、穩(wěn)定性、易識(shí)別、易使用為原則對(duì)本單位的檔案庫(kù)房進(jìn)行編號(hào)。檔案庫(kù)房的編號(hào)一般由建筑物號(hào)、層號(hào)、房間號(hào)等要素構(gòu)成,可根據(jù)庫(kù)房的多少和位置將各要素進(jìn)行組合編制。(二)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的排架檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的排架是指對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案架(柜)、箱等按一定的順序排放,并編號(hào)以固化其排放位置。二、全宗的排列和檔案上架1.全宗的排列方法,主要有按全宗順序號(hào)流水排列法和全宗分類排列法兩種。2.上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架(柜)及其欄、格等的編號(hào)次序進(jìn)行。檔案的存放方式一般有兩種:一是豎放,一是平放。豎放的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和檢取檔案,是目前被廣泛采用的一種檔案存放方式。平放的方式雖然不便于檔案的取放,但有利于檔案的保護(hù),這種方式適合于保管珍貴檔案和不易于豎放的檔案。平放檔案時(shí),為了避免文件承擔(dān)過(guò)重的壓力,堆疊的高度以不超過(guò)40cm為宜。三、檔案存放位置索引、

檔案代理卡和全宗卷的編制(一)檔案存放位置索引檔案存放位置索引,是為了便于檔案保管工作者隨時(shí)掌握檔案館(室)檔案的存放情況和快速存取檔案,將排放好的檔案與其所處的位置一一對(duì)應(yīng)而形成的索引。根據(jù)作用的不同側(cè)重,檔案存放位置索引可以分為兩種:三、檔案存放位置索引、

檔案代理卡和全宗卷的編制(二)檔案代理卡該卡片直觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明地反映了檔案流向。卡片的內(nèi)容主要包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、卷(件)號(hào)、移出日期、移往何處、進(jìn)收人、歸還日期、簽收人等,其常常被設(shè)計(jì)為紅色、黃色、綠色等醒目顏色以示區(qū)別和易于辨認(rèn)。三、檔案存放位置索引、

檔案代理卡和全宗卷的編制(三)全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容包括:(1)檔案收集方面:檔案交接文據(jù)、移交目錄,接收、征集記錄,檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。(2)檔案整理方面:整理工作方案、分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。(3)檔案鑒定方面:鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊(cè)等。(4)檔案保管方面:檔案安全檢查記錄、報(bào)告,重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施,檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。(5)檔案統(tǒng)計(jì)方面:檔案收進(jìn)、移出登記,案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。(6)檔案利用方面:全宗指南(全宗介紹),開放利用和控制使用范圍說(shuō)明,檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件,檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。(7)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用方面:縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。四、庫(kù)房的環(huán)境管理在庫(kù)房的環(huán)境管理中,應(yīng)注意以下方面:第一,對(duì)庫(kù)房溫濕度的控制。第二,通過(guò)“十防”措施確保檔案的安全。第三,定期和不定期的庫(kù)房檢查。第四節(jié)檔案保管制度一、檔案保管制度的原則二、檔案保管制度的內(nèi)容一、檔案保管制度的原則首先,檔案保管制度的制定應(yīng)合法合理。其次,檔案保管制度應(yīng)明確具體,具有可操作性。最后,檔案保管制度既應(yīng)具有一定的穩(wěn)定性,又要具有適應(yīng)不斷變化的新情況的預(yù)見性。二、檔案保管制度的內(nèi)容第一,說(shuō)明檔案保管制度制定的目的和依據(jù)。第二,關(guān)于檔案庫(kù)房管理的各項(xiàng)規(guī)定。第三,關(guān)于檔案保密的規(guī)定。第四,對(duì)于不同類型檔案的有針對(duì)性保管措施。第五,明確檔案保