信息系統(tǒng)監(jiān)理項目文檔管理規(guī)范

項目文檔管理規(guī)范文件狀態(tài)：[]草稿[√]正式[]正在修修改文件標識：YNJZ-WDGGF-0811222當前版本：2.1作者：完成日期：2008年12月月22日2008年12月22日目錄HYPERLINK\l"_Toc217890730"1、目的3HYPERLINK\l"_Toc217890731"2、監(jiān)理文檔管理基本概念3HYPERLINK\l"_Toc217890732"2、1、監(jiān)理文檔管理的意義3HYPERLINK\l"_Toc217890733"2、2、監(jiān)理文檔管理職責4HYPERLINK\l"_Toc217890734"2、3、監(jiān)理文檔的傳遞流程4HYPERLINK\l"_Toc217890735"3、監(jiān)理文檔管理6HYPERLINK\l"_Toc217890736"3、1、監(jiān)理文件和檔案收、發(fā)、傳閱與登記管理6HYPERLINK\l"_Toc217890737"3、1、1、監(jiān)理文件和檔案收文登記6HYPERLINK\l"_Toc217890738"3、1、2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記7HYPERLINK\l"_Toc217890739"3、1、3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記7HYPERLINK\l"_Toc217890740"3、1、4、監(jiān)理文件資料文檔簽署登記8HYPERLINK\l"_Toc217890741"3、2、監(jiān)理文件檔案資料分類存放8HYPERLINK\l"_Toc217890742"3、3、監(jiān)理文件檔案資料歸檔11HYPERLINK\l"_Toc217890743"3、4、監(jiān)理文件檔案貴料借閱、更改與作廢12HYPERLINK\l"_Toc217890744"4、監(jiān)理文檔的編制及修訂13HYPERLINK\l"_Toc217890745"4.1文檔編制過程要求13HYPERLINK\l"_Toc217890746"4.2文檔編制內(nèi)容要求13HYPERLINK\l"_Toc217890747"4.3文檔批準審批要求14HYPERLINK\l"_Toc217890748"4.4文檔編制的約定14HYPERLINK\l"_Toc217890749"5、文檔格式規(guī)范15HYPERLINK\l"_Toc217890750"6、文檔編碼規(guī)則15HYPERLINK\l"_Toc217890751"6.1、文檔編號15HYPERLINK\l"_Toc217890752"6.2、文檔卷內(nèi)序號15HYPERLINK\l"_Toc217890753"7、文檔版本控制16HYPERLINK\l"_Toc217890754"8、電子文檔存儲161、目的監(jiān)理文件檔案資料管理，是建設(shè)工程信息管理的一項重要工作。它是監(jiān)理工程師實施工程建設(shè)監(jiān)理，進行目標控制的基礎(chǔ)性工作。在監(jiān)理組織機構(gòu)中必須配備專門的人員負責監(jiān)理文件和檔案的收發(fā)、管理、保存工作。本規(guī)范是云南金質(zhì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理有限公司為了規(guī)范項目的文檔管理工作，對文檔的管理、格式、命名、分類、編碼、編制等制定的規(guī)范。2、監(jiān)理文檔管理基本概念所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。2、1、監(jiān)理文檔管理的意義對監(jiān)理文件檔案資料進行科學管理，可以為建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件。建設(shè)工程監(jiān)理的主要任務(wù)是進行工程項目的目標控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。如果沒有信息，監(jiān)理工程師就無法實施有效的控制。在建設(shè)工程實施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以監(jiān)理文件檔案資料的形式進行管理和保存，會成為有價值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進行建設(shè)工程目標控制的客觀依據(jù)。對監(jiān)理文件檔案資料進行科學管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。監(jiān)理文件檔案資料經(jīng)過系統(tǒng)、科學的整理歸類，形成監(jiān)理文件檔案資料庫，當監(jiān)理工程師需要時，就能及時有針對性地提供完整的資料，從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題。反之，如果文件檔案資料分散管理，就會導致混亂，甚至散失，最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。對監(jiān)理文件檔案資料進行科學管理，可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。監(jiān)理文件檔案資料的管理，是把監(jiān)理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件資料進行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面，在項目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理資料移交建設(shè)單位，作為建設(shè)項目的工程監(jiān)理檔案;另一方面，完整的工程監(jiān)理文件檔案資料是建設(shè)工程監(jiān)理單位具有重要歷史價值的資料，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經(jīng)驗，有利于不斷提高建設(shè)工程監(jiān)理工作水平。2、2、監(jiān)理文檔管理職責按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-2000)中的要求進行工程文件的管理，但由于對設(shè)計監(jiān)理沒有相關(guān)的文件規(guī)范工程資料管理工作，可參照各地相關(guān)規(guī)定、規(guī)范執(zhí)行。應(yīng)設(shè)專人負責監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設(shè)計階段，對勘察、測繪、設(shè)計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查;在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查?？梢园凑瘴斜O(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應(yīng)按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-2000)的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。監(jiān)理項目組的監(jiān)理工程師應(yīng)按要求及時將審定過的文檔交付給項目文檔管理員，項目文檔管理員應(yīng)及時對文檔編碼并歸檔、及時更新項目文檔目錄、每周對歸檔或變更的文檔出一份簡報呈交總監(jiān)理工程師查看。2、3、監(jiān)理文檔的傳遞流程項目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負責建設(shè)工程項目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進行集中加工、收發(fā)和管理，如圖所示。信息管理部門是監(jiān)理文件檔案資料傳遞渠道的中樞。圖中明確了監(jiān)理文件檔案資料的傳遞流程。首先。在監(jiān)理組織內(nèi)部，所有文件檔案資料都必須先送交信息管理部門，進行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師的指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。當然任何監(jiān)理人員都可以隨時自行查閱經(jīng)整理分類后的文件和檔案。其次，在監(jiān)理組織外部，在發(fā)送或接收建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件檔案資料時，也應(yīng)由信息管理部門負責進行，這樣使所有的文件檔案資料只有一個進出口通道，從而在組織上保證監(jiān)理文件檔案資料的有效管理。文件檔案資料的管理和保存，主要由信息管理部門中的資料管理人員負責。作為資料管理人員，必須熟悉各項監(jiān)理業(yè)務(wù)，通過分析研究監(jiān)理文件檔案資料的特點和規(guī)律，對其進行系統(tǒng)、科學的管理，使其在建設(shè)工程監(jiān)理工作中得到充分利用。除此之外，監(jiān)理資料管理人員還應(yīng)全面了解和掌握工程建設(shè)進展和監(jiān)理工作開展的實際情況，結(jié)合對文件檔案資料的整理分析，編寫有關(guān)專題材料，對重要文件資料進行摘要綜述，包括編寫監(jiān)理工作月報、工程建設(shè)周報等。3、監(jiān)理文檔管理建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是:監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。3、1、監(jiān)理文件和檔案收、發(fā)、傳閱與登記管理3、1、1、監(jiān)理文件和檔案收文登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，收文人員簽字。如下圖所示：項目收文登記表收文單位：編號：文件編號文件名稱發(fā)文單位發(fā)文日期收文日期數(shù)量簽名摘要收文登記要點：監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。如材料報審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。如不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對照或追溯關(guān)系時(如:監(jiān)理工程師通知單和監(jiān)理工程師通知回復單)，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號和存放處。資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整，簽字認可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認。文件檔案資料以及存儲介質(zhì)質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有文件檔案必須使用符合檔案歸檔要求的碳素墨水填寫或打印生成，以適應(yīng)長時問保存的要求。有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。部分收文如涉及到建設(shè)單位的工程建設(shè)指令或設(shè)計單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應(yīng)將復印件在項目監(jiān)理部專欄內(nèi)予以公布。3、1、2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙(圖3-2)上，隨同文件和記錄進行傳閱。也可按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件空白處，代替文件傳閱紙。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。3、1、3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。如為緊急處理的文件，應(yīng)在文件首頁標注“急件”字樣。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記（如下圖）。登記內(nèi)容包括;文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位(部門)名稱、發(fā)文日期(強調(diào)時效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時間)收件人收到文件后應(yīng)簽名。項目發(fā)文登記表發(fā)文單位：

收文文單位：編號：文件編號文件名稱發(fā)文摘要發(fā)文日期數(shù)量簽名收文日期發(fā)文登記要點：發(fā)文應(yīng)留有底稿，重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。項目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜(夾)中，并在目錄清單中予以記錄。要按照發(fā)文單位進行分類登記3、1、4、監(jiān)理文件資料文檔簽署登記有些文檔發(fā)文涉及到需要建設(shè)單位或者承建單位簽字確認后才可以存檔，有時候因為很多原因不能及時批復的文件，需要對方審批完成后才可以返回存檔和發(fā)文，這時候需要文檔簽署登記。所有需要簽署的意見的文檔應(yīng)在文檔簽署登記表上進行登記。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件編號、簽署單位、簽收人、收文日期、返還日期、數(shù)量。如下圖所示：文檔編號文檔名稱數(shù)量簽收單位簽收人簽收日期歸還日期摘要文件簽署登記要點：涉及到需要簽署的文件都是比較重要的文件，涉及到質(zhì)量控制、變更控制，成本控制等，需要資料管理人員及時的上報。文件簽署登記表內(nèi)的文件內(nèi)容主要包括一些審批性文件，監(jiān)理工作聯(lián)系單等，資料管理人員要實時跟蹤文檔簽署的返回情況3、2、監(jiān)理文件檔案資料分類存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項目中應(yīng)采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。輔助管理軟件：實施計劃用MSPROJECT制作拓撲結(jié)構(gòu)用MSVISIO制作文檔表格用MSOFFICE制作信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。具體實施可參考下例，但不一定機械地按順序?qū)⒚總€文件夾與各類文件一一對應(yīng)。例如，合同類文件(A類)和勘察設(shè)計文件(B類)數(shù)量比較少可合并存放在一個文件夾內(nèi);工程質(zhì)量控制申報審批文件(H類)中建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審文件的數(shù)量較多，可單獨存放在一個文件夾內(nèi)，在某些大項目中，甚至可以考慮按材料、設(shè)備分類存放在多個文件夾內(nèi)。某些文件內(nèi)容比較多(如監(jiān)理規(guī)劃、施工組織設(shè)計)不宜存放在文件夾，可在文件夾內(nèi)附目錄說明文件編號和存放地點，然后將有關(guān)文件保存在指定位置。文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。項目建設(shè)過程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)的特色?？偙?略)檔案分類存放的要點：文件檔案資料按類保存，每類文件保存在一個文件夾(柜)中，文件夾(柜)中設(shè)分頁紙(分隔器)以保存各分類文件。監(jiān)理信息的分類可按照本部分內(nèi)容定出框架，同時應(yīng)考慮所監(jiān)理工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及質(zhì)量驗收工作程序并結(jié)合自身監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的開展情況進行分類的編排，原則上可考慮按承包單位、按專業(yè)施工部位、按單位工程等進行劃分，以保證監(jiān)理信息檢索和歸檔工作的順利進行。一般對于施工現(xiàn)場的監(jiān)理資料管理，一般采用按承包單位、按單位工程等結(jié)合的方式進行有效分類存放管理，待工程結(jié)束后，將所有整理好的資料上報公司，按照分類要求，統(tǒng)一存檔保存和管理。以本公司的實際現(xiàn)場工程資料管理存放為例，說明監(jiān)理信息資料文檔的分類存放管理。資料分類分項檔案盒備注合同文件委托監(jiān)理合同因為招投標文件都都比較厚，不不適合放在檔檔案盒中，這這些文件要統(tǒng)統(tǒng)一集中放在在一個地方，方方便取閱監(jiān)理單位招投標文文件各承建單位施工合合同各承建單位招投標標文件監(jiān)理文件監(jiān)理大綱一卷監(jiān)理規(guī)劃各項目監(jiān)理實施細細則技術(shù)性文件法規(guī)性文件管理性文件監(jiān)理周報一卷要按照時間順序整整理監(jiān)理周工作計劃一卷要按照時間順序整整理監(jiān)理月報一卷要按照時間順序整整理往來函件建設(shè)單位函件一卷設(shè)計單位函件政府部門函件其他部門函件照片及聲項資料按照各項目分類備備份在電腦上上一光盤會議紀要各項目工程例會會會議紀要一卷按項目分類放在一一個檔案盒中中各項目專題會議紀紀要圖紙會審與設(shè)計交交底會議紀要要其他會議紀要綜合布線系統(tǒng)一卷所有相關(guān)資料一卷監(jiān)理竣工驗收文檔檔第一卷隱蔽驗收及安裝報報驗第二卷材料報審第三卷施工組織、各批復復單

變更單、移移交單等第四卷監(jiān)理聯(lián)系、監(jiān)理通通知

進度計劃劃等第五卷第三方檢測報告一卡通系統(tǒng)門禁管理一卷所有相關(guān)資料停車場管理消費管理安防系統(tǒng)第一卷材料報審及安裝報報驗第二卷其他相關(guān)資料智能化系統(tǒng)樓宇自動控制系統(tǒng)統(tǒng)一卷所有相關(guān)資料后勤管理系統(tǒng)智能化系統(tǒng)和安防防系統(tǒng)是一個個承建單位

并并且同時驗收收，監(jiān)理竣工工驗收文檔放放在一起一卷監(jiān)理竣工驗收文檔檔機房工程中心機房A包

（綜綜合布線與機機房裝修）第一卷隱蔽及安裝報驗第二卷裝修材料報審第三卷弱電材料報審第四卷其他相關(guān)資料一卷監(jiān)理竣工驗收文檔檔中心機房B包（屏屏蔽）一卷所有相關(guān)資料一卷監(jiān)理竣工驗收文檔檔中心機房C包（空空調(diào)）一卷所有相關(guān)資料中心機房D包（UUPS）一卷所有相關(guān)資料中心機房E包（機機柜）一卷所有相關(guān)資料會議系統(tǒng)工程會議中心會堂一卷所有相關(guān)資料各多功能報告廳及及會議室一卷所有相關(guān)資料系統(tǒng)集成總系統(tǒng)集成一卷所有相關(guān)資料骨干網(wǎng)基礎(chǔ)平臺建建設(shè)一卷所有相關(guān)資料信息管理部門應(yīng)注意建立適宜的文件檔案資料存放地點，防止文件檔案資料受潮霉變或蟲害侵蝕。資料夾裝滿或工程項目某一分部或單位工程結(jié)束時，資料應(yīng)轉(zhuǎn)存至檔案袋，袋面應(yīng)以相同編號標識。如資料缺項時，類號、分類號不變，資料可空缺。3、3、監(jiān)理文件檔案資料歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。對一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，如對其有統(tǒng)計要求，在歸檔過程中應(yīng)對該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計匯總表格以便進行核查和統(tǒng)計，并及時發(fā)現(xiàn)錯漏之處，從而保證該類監(jiān)理信息的完整性。監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如在監(jiān)理實踐中出現(xiàn)作廢和遺失等情況，應(yīng)明確地記錄作廢和遺失原因、處理的過程。如采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理的，當相關(guān)的文件和記錄經(jīng)相關(guān)責任人員簽字確定、正式生效并已存人項目部相關(guān)資料夾中時，計算機管理人員應(yīng)將儲存在計算機中的相關(guān)文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進行查閱。在項目文件檔案資料歸檔前不得將計算機中保存的有效文件和記錄刪除。按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)，監(jiān)理文件有10大類27個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下:建設(shè)單位監(jiān)理單位城建檔案管監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃長期短期永久監(jiān)理實施細則長期短期永久監(jiān)理部總控制計劃劃長期短期監(jiān)理月報監(jiān)理月報長期長期永久會議紀要監(jiān)理會議紀要長期長期永久進度控制開工/復工審批表長期長期永久開工/復工暫停令長期長期永久質(zhì)量控制不合格項目通知長期長期永久質(zhì)量事故報告及處處理意見長期長期永久成本控制預付款報審與支付付短期月付款報審與支付付短期設(shè)計變更、洽商費費用報審長期工程竣工決算審核核意見長期永久分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)材料料長期供貨單位資質(zhì)材料料長期試驗等單位資質(zhì)材材料長期監(jiān)理通知有關(guān)進度控制的監(jiān)監(jiān)理通知長期長期有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)監(jiān)理通知長期長期有關(guān)造價控制的監(jiān)監(jiān)理通知長期長期合同及其他

事項管管理工程延期報告及審審批永久長期永久費用索賠報告及審審批長期長期合同爭議、違約報報告及處理意意見永久長期永久合同變更材料長期長期永久監(jiān)理工作總結(jié)專題總結(jié)長期短期月報總結(jié)長期短期工程竣工總結(jié)長期長期永久質(zhì)量評估報告長期長期永久3、4、監(jiān)理文件檔案貴料借閱、更改與作廢項目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設(shè)單位或施工單位確有需要，應(yīng)經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。監(jiān)理人員在項目實施過程中需要借閱文件和檔案時，應(yīng)填寫文件借閱單，并明確歸還時間。信息管理人員辦理有關(guān)借閱手續(xù)后，應(yīng)在文件夾的內(nèi)附目錄作特殊標記，避免其他監(jiān)理人員查閱該文件時，因找不到文件引起工作混亂。監(jiān)理文件檔案的更改應(yīng)由原制定部門相應(yīng)責任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責任人執(zhí)行。若指定其他責任人進行更改和審批時，新責任人必須獲得所依據(jù)的背景資料。監(jiān)理文件檔案更改后，由信息管理填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負責發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位中所有相關(guān)部門都得到相應(yīng)文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時，應(yīng)由信息管理部門負責將原版本收回作廢?？紤]到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢文件的樣本以備查閱。4、監(jiān)理文檔的編制及修訂監(jiān)理項目部組織業(yè)主單位、承建單位分別建立自身的文檔編制、管理辦法，并對各種功能的文檔包含的關(guān)鍵信息做出要求，明確文檔編制、審核、簽批、遞交等流程。促使文檔符合工程項目的要求。推動業(yè)主單位、承建單位及建立單位共同建立有效的配置管理過程，確保工程項目中信息管理的實時、有效。保證項目過程和產(chǎn)品在工程生存周期內(nèi)符合規(guī)定和要求，并遵守已制定的計劃。監(jiān)督建設(shè)單位的變更控制和管理的過程，使工程變更得到控制和管理，確保工程實施達到預期目標。4.1文檔編制過程要求文檔按照計劃編制和提供。文檔的編制和發(fā)行可以使用紙張、電子或其他媒體。主要資料按照有關(guān)記錄保存、保密安全、維護和備份要求妥善存儲。按照配置管理過程進行控制建立項目部要與業(yè)主單位、承建單位共同對工程所產(chǎn)生文檔維護做出要求。對文檔的修改按照業(yè)主單位、監(jiān)理單位、承建單位共同確定的流程執(zhí)行，對于配置管理下的文檔，修改工作按照配置管理過程管理。4.2文檔編制內(nèi)容要求每一種指明的文檔更具適合的文檔編寫標準進行設(shè)計，這些標準包括格式、內(nèi)容敘述、頁碼編寫、插圖/表格安排、保密安全標志、封裝以及其他敘述項目。編制的文檔按照其文檔編制標準加以評審和編輯，以便符合格式、技術(shù)內(nèi)容和表達方式要求，文檔在發(fā)布前由授權(quán)人員確認和批準。本規(guī)范內(nèi)監(jiān)理文檔由項目實施小組負責編制及修訂。4.3文檔批準審批要求文檔是項目重要的組成部分，是項目生存周期各個不同階段的產(chǎn)品描述。評審文檔質(zhì)量的度量準則有以下幾點：完備性：監(jiān)理單位必須按照規(guī)定及建設(shè)單位要求編制相應(yīng)文檔，以保證各階段結(jié)束時其文檔的齊全。正確性：在項目實施各個階段所編寫的文檔內(nèi)容，必須真實的反映該階段的工作且與該階段的需求相一致。簡明性：在項目實施各個階段所編寫的各種文檔的語言表達清晰、準確簡練，適合各種文檔的特定讀者?？勺粉櫺裕涸陧椖繉嵤└鱾€階段所編寫的各種文檔該具有良好的可追蹤性。規(guī)范性：在項目實施各階段所編寫的各種文檔該具有良好的規(guī)范性，文檔的規(guī)范性是指文檔的封面、大綱、術(shù)語的含義以及圖標符號等符合有關(guān)規(guī)范的規(guī)定。4.4文檔編制的約定在項目實施監(jiān)理過程的各個階段中，按照規(guī)定及時的完成各種產(chǎn)品文檔的編寫工作；把每個監(jiān)理步驟中做出的決定和取得的結(jié)果及時的寫入文件，并及時的對這些文檔進行嚴格的評審；文檔的形成是各個階段工作正式完成的標志。文檔上有編寫者、評審者和批準者的簽字，有編寫、評審完成的日期和批準的日期；每個文檔都具備表示其內(nèi)容特點的由系統(tǒng)、文件種類、版本等組成的標識。根據(jù)項目的性質(zhì)劃定個子的保密級別，確定發(fā)行范圍。5、文檔格式規(guī)范詳細內(nèi)容參見本公司的《監(jiān)理管理用表》《施工單位管理用表》《表格用法說明書》6、文檔編碼規(guī)則6.1、文檔編號文檔編號是對文檔和項目表格類型的唯一的標識號，用于唯一區(qū)別項目文檔、表格類型的編號。例：KMXZ-JFZX/A-01編號規(guī)則：<項目代碼>－<子項目代碼>/<備注說明>－<表格標識編號>項目代碼：該項目的名稱縮寫，具有唯一性.子項目代碼：是子項目的名稱縮寫，比如YQZNH表示園區(qū)智能化工程，比如JFZX表示機房裝修工程備注說明：一般針對子項目的不同標段進行標識，如果有就填寫，沒有就不標識。表格標識編號：具有唯一性，是監(jiān)理公司發(fā)出的所有表格的定義編號，編號和各表格具有唯一對應(yīng)性。注：詳細內(nèi)容參見本公司的《監(jiān)理管理用表》《施工單位管理用表》《表格用法說明書》6.2、文檔卷內(nèi)序號文檔序號是項目文檔和表格的順序號，用于唯一識別項目的文檔、表格記錄。填寫規(guī)則：<記錄發(fā)起類型代號>-<發(fā)生時間>-<當日發(fā)生頻次>。記錄發(fā)起類型代號（由兩部分組成）:一個是記錄發(fā)起單位代碼（監(jiān)理JL/承建CJ/業(yè)主YZ）；一個是記錄發(fā)起類型；例如CJJH為承建方提交的計劃報審表。發(fā)生時間：是該記錄發(fā)起的年月日當日發(fā)生頻次：記錄發(fā)生頻次，因為同一天可能發(fā)生多次。例：2008年6月15日上午提交一份《方案/計劃報