合同管理制度及檔案相關規(guī)定

合同管理制度一、總那么第一條為了加強工程的管理，規(guī)范工程履約行為，保證合同依法、有效地執(zhí)行，確保工程質量，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)規(guī)定，結合工程公司的實際情況，特制定本制度。第二條公司簽訂的所有對外合同(人事聘用合同除外L律適用本制度。第三條合同管理是公司管理的一項重要內容，因此搞好合同管理工作,對于工程開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。第四條合同管理原那么：(1)必須遵守政策，任何單位和個人不得利用合同進行違法活動；(2)必須符合政策和計劃的要求，嚴禁簽訂損害國家利益和社會公共利益的合同；(3)必須堅持平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑敲?。二、對外合同的分類第五條公司簽訂的所有對外合同(人事聘用合同除外)共分十一類，范圍如下:第三十二條在協(xié)商不成時，那么計劃合約部聯(lián)系相關法律部門為牽頭部門，公司相關部門配合，依據(jù)所簽署的經(jīng)濟合同中所規(guī)定的仲裁條款或通過訴訟解決糾紛。第三十三條在處理經(jīng)濟合同糾紛時，經(jīng)濟合同爭議處理過程必須向公司領導匯報，并報計劃合約部備案；對于重大的復雜的個案或需要保密的個案，可向公司領導申請成立專案小組以利于經(jīng)濟合同爭議的處理。九、附那么第三十四條本方法與上級規(guī)定為準。合同檔案管理規(guī)定總那么目的為加強企業(yè)檔案管理，明確職責、強化職能，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)，便于更有效的為本企業(yè)服務，特制定本方法。本方法規(guī)定了檔案收集歸檔、組卷裝訂、借閱使用、保管期限、統(tǒng)計、銷毀及其制成材料的質量要求，企業(yè)檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原那么。范圍本手冊適用于南京中建化工名義簽約的購銷合同。購銷合同主要包括：獨立的構件供應合同、風力塔架設備銷售合同、壓力容器供貨合同、分包合同和其他經(jīng)濟合同等。如承接工程施工合同，按照安裝公司名義承接的工程施工合同模式。管理原那么(1)合法合規(guī)原那么；(2)誠信履約原那么；(3)全過程合同風險管理原那么。術語和定義(1)合同管理本手冊所稱的合同管理，是以合同文本為載體，以簽約把關、履約監(jiān)控為基礎工作和基礎目標，以合同風險防控、合同效益提升為核心價值的，風險與效益兼顧、合約與法務融合的復合型企業(yè)管理工作。(2)工程分包招標企業(yè)在其內部向具備相應施工資質或勞務資質的施工單位發(fā)布招標信息，通過競爭，選擇分包單位，并與之簽訂分包合同的行為。(3)重大合同具備以下情形之一的合同：購銷合同額在3億元(含)以上的合同；以八局名義或中建安裝公司名義簽訂的購銷合同；(4)風險合同購銷合同額在3億元(含)以下，且屬于以下范圍之一的合同:預計合同履約過程中最大凈現(xiàn)金流出超過合同總價的10%的項目；供貨加工完成時凈現(xiàn)金流出大于合同總價的5%的工程；以現(xiàn)金支付履約擔保的；合同工期、質量罰款無上限，無條件禁止供貨的。(5)一般合同指除重大合同、風險合同以外的合同。(6)經(jīng)濟合同本篇所述經(jīng)濟合同指除勞動合同之外的工程承包合同、工程分包合同、材料設備采購合同、聯(lián)營合同、法律類合同、非法律服務類委托合同、對外投資合同(股權收購、房地產(chǎn)、基礎設施等)、融資合同、合作協(xié)議、租賃合同、擔保合同、技術合同、設計合同、借款合同、綜合授信協(xié)議、銀行承兌匯票協(xié)議等。2、檔案管理人員職責各級專、兼職檔案管理人員(各部門資料員為部門檔案管理人員)應忠于職守、遵紀守法、保守秘密，應接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓，具備必要的檔案專業(yè)和相關專業(yè)知識，定期接受公司的評比和考核。3、文件的歸檔范圍及質量要求(-)凡公司各項生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、軟件及實物榮譽等。(二)歸檔文件的質量要求.歸檔的紙質文件資料必須是原件，正文附件應齊全完整、字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、規(guī)格統(tǒng)一、簽字蓋章手續(xù)完備。.文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。.文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297mmx210mm）o圖紙宜采用國家標準圖幅。.文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。.所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。4、歸檔文件的立卷（一）立卷的原那么和方法.立卷應遵循文件資料的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。.工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，每個局部也可再按照單位工程、分部工程、專業(yè)等組卷。（二）立卷的要求.案卷不宜過厚，一般不超過40mm。.案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。（三）卷內文件的排列.文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。.圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。.既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙在后。（四）案卷的編目.編制卷內文件頁號應符合以下規(guī)定：⑴卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從開始。⑵頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件,正面在右下角，反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。⑶成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。⑷案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。.卷內目錄的編制應符合以下規(guī)定：⑴卷內目錄式樣宜符合本規(guī)范附件2的要求。⑵序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。⑶責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時,4擇兩個主要責任者，其余用"等〃代替。⑷文件編號：填寫文件原有的文號或圖號。⑸文件題名：填寫文件標題的全稱。⑹日期：填寫文件形成的日期。⑺頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。⑻卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。.卷內備考表的編制應符合以下規(guī)定:⑴卷內備考表的式樣宜符合本規(guī)范附件3的要求。⑵卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。⑶卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。5、檔案文件的移交.企業(yè)在本年度工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，由各部門進行收集、立卷，裝訂成冊后于次年6月底前統(tǒng)一向檔案室移交，歸檔。.工程檔案在工程竣工后一個月內，經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交。移交雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行交接簽字手續(xù)。合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成局部，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。其主要內容包括:檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。(1)特許權協(xié)議由公司與政府相關部門簽訂的相關合同。(2)設計合同—由公司與勘察設計單位簽訂的相關合同。(3)施工合同—由公司與具體從事施工的承包商簽訂的合同。(4)監(jiān)理合同—由公司與具體從事工程監(jiān)理的監(jiān)理單位簽訂的合同。(5)監(jiān)測合同—由公司與具體從事工程監(jiān)測、試驗檢測等單位簽訂的合同。(6)科研合同—為從事某項科學研究,由公司與科研單位、大專院?；蚱渌蒲泄こ毯献鞯葐挝缓炗喌暮贤?7)招標咨詢(代理)合同——由公司與具體從事招標咨詢(代理)工作的咨詢單位簽訂的合同。(8)協(xié)調合同—為工程實施需要，由公司與各級政府相關部門所簽訂的合同協(xié)議，如征地拆遷、堤防、水利、海事、航道等方面的合同協(xié)議。(9)財務合同—由公司為融資或其他財務需要與銀行或其他機構簽訂的貸款協(xié)議及其他財務合同。(io)行政事務合同—由公司與其他單位簽訂的為滿足公司行政事務需要的合同協(xié)議，如公司辦公場所租賃合同、軟件購買協(xié)議等。(11)其他合同—上述十類合同之外的所有合同，包括但不限于由公司與保險公司等單位簽訂的各類對外合同。三、簽訂合同的程序、權限和范圍第六條所有合同必須以公司的名義簽訂，除法定代表人外，必須是持有法人委托書（或授權書）的法定委托人（或法定授權人），在委托（或授權）范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法人委托人（或法定授權人）均無權對外簽約。第七條合同的簽訂程序（-）合同的籌劃、起草合同的籌劃、起草必須嚴格遵守國家及省市有關法律法規(guī)，合同文本應做到條款清晰、標的準確、責任清楚。對外合同由要約事件的責任部門委派專人負責起草，經(jīng)部門經(jīng)理審核后才是交有關部門會簽。（二）合同的會簽1、合同提交領導批準前，必須實行嚴格的會簽制度，未經(jīng)會簽的合同文件不得提交領導審批和對外發(fā)送。2、合同會簽制度是合同管理的重要程序，會簽部門應認真審閱合同文本，確保合同的合法性、可行性。合同起草部門在收到不同會簽意見后，應認真研究，并將研究結果通知會簽部門，取得一致意見后方能合同的簽訂。各部門會簽時間原那么上不得超過24小時。3、由合同另一方起草的合同文件在簽訂合同之前，仍應執(zhí)行本方法規(guī)定的會簽制度。(三)合同的批準公司所有對外合同必須經(jīng)公司法定代表人或其授權人簽字批準并加蓋公司合同專用章方可生效。任何人未經(jīng)授權不得在對外經(jīng)濟合同中簽字，不得在未經(jīng)批準的合同文件上簽字蓋章和對外發(fā)送。第八條公司各部門分別牽頭辦理職責范圍內的合同，負責組織合同的策劃、起草、審核、談判和監(jiān)督實施。所有合同談判均由牽頭部門負責，組織有關部門準備談判文件，與中標單位或擬合作單位進行談判。談判中議定的條款應列入合同文件中。第九條訂立合同的雙方當事人必須具備有合法的資格，即具有簽訂合同的權利能力和行為能力，必須符合法定性、合法性、真實性和完整性等原那么，以下合同不得簽訂(包括但不限于)：(1)違反法律和國家政策、計劃的合同；(3)違反國家利益或社會公共利益的合同；(4)法定委托人(或法定授權人)超越代理權限簽訂的合同；(5)與沒有承當履行合同能力和承當經(jīng)濟責任能力的對方簽訂的合同；(6)單憑個人介紹擔保簽訂的合同和假合同。第十條凡簽訂沒有法律和經(jīng)濟保證的合同或假合同，利用合同搞違法違紀活動，一旦發(fā)現(xiàn)應及時糾正并根據(jù)情節(jié)給予當事人行政處分，違反法律的移送司法機關處理。四、合同文件應具備的條款和內容第十一條簽訂合同應具備的條款：(1)合同當事人的名稱(包括姓名\營業(yè)詳細地址；(2)合同簽訂的日期、地點；(3)合同的類型和合同標的種類、范圍；(4)合同標的技術條件、質量、標準、規(guī)格、數(shù)量；(5)履行的期限、地點、方式、合同履行雙方的義務與責任；(6)價格條件、支付金額、支付方式和各種附帶的費用；(7)違反合同的賠償和其它責任；(8)合同必須有法人單位的公章和簽字；(9)其他需要約定的。第十二條除特殊情況外，合同應采用人民幣結算，通過銀行轉賬進行支付。五、合同的審核和監(jiān)督第十三條合同審核和談判應以遵守法律為前提，以有利于工程實施為基礎,目標一致，力爭獲得最合理的價格和最優(yōu)惠的服務。第十四條所有合同必須按合同審批單（附件一）經(jīng)所有合同會簽部門，牽頭部門分管領導和總經(jīng)理審核簽字同意后，才能簽蓋合同專用章生效。重要工程合同和條文復雜合同須由計劃合約部征詢法律顧問意見并作相應修改。第十五條計劃合約部負責所有對外合同的簽章、分類、編號和登記。（合同編號說明按附件二X每年一月底前，合同部對上一年簽訂生效的合同進行整理編冊并立卷歸檔。第十六條一切生效的合同在履行中由財務管理部實行資金監(jiān)督，在辦理支付時必須遵守銀行結算制度和現(xiàn)金管理制度，必須按合同內容按規(guī)定程序進行支付。第十七條合同雙方協(xié)商變更合同，應當采取書面形式（包括文書、等），并按第十四條規(guī)定審批。新協(xié)議未達成之前，原合同在法律上依然有效。第十八條計劃合約部審核合同時，應依據(jù)合同的有關條款精神審核:（包括但不限于）（1）合同是否符合法規(guī)、政策和計劃;(2)條框和內容上是否完備；(3)經(jīng)濟效益是否可行、價格是否合理等；(4)考察是否有執(zhí)行本合同的能力等。第十九條計劃合約部在對合同進行審核中可以查閱有關資料，咨詢有關問題，各部門應積極支持配合。第二十條簽訂合同，必須真實合法，不準弄虛作假，逃避監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)查實，要予以紀律處分。各部門未經(jīng)法人授權委托擅自對外簽約，一旦發(fā)現(xiàn)和查實屬非法行為的，要追究部門領導人的行政責任，觸犯法律的依法移送司法機關處理。第二十一條各部門對所簽訂合同的履行、變更、解釋、索賠、終止等情況要密切關注，動態(tài)跟蹤并按部門職責承當管理責任，杜絕只簽訂不負責現(xiàn)象。六、合同文件的管理第二十二條各合同監(jiān)督實施部門要建立合同登記簿，要注意督查合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級匯報，做好合同的審核監(jiān)督，合同終止后要歸檔備案。第二十三條各合同監(jiān)督實施部門對但凡簽訂生效的合同必須建立檔案資料,按合同類別分別編號保管。檔案資料包括：(1)合同的協(xié)商記錄(包括協(xié)商地點、時間、目的以及雙方法人的姓名)；(2)往來信函；(3)往來和記錄；(4)有關文件資料；(5)合同變更和解除的重要資料；(6)合同的附件和圖紙等；(7)合同履行記錄和執(zhí)行情況的記錄等；(8)已簽訂生效的正式電子文本和紙質文本。第二十四條各合同監(jiān)督實施部門應在月(季、年)底提交月(季、年)合同完成情況月(季、年)報，同時提出下月(季、年)支付計劃，由計劃合約部匯總報總經(jīng)理審批。第二十五條合同履行完畢時，各部門要及時檢查相關遺漏問題,然后歸檔妥善保管備查。第二十六條各部門涉及到合同的管理人員