XXXX閆貴祥項目檔案管理培訓

項目檔案管理培訓

天津市檔案局企業(yè)處聯(lián)系電話:23678980郵箱：yingzy630@126.com辦公地點：市檔案局4號樓505室一、項目檔案管理職責建設單位檔案部門的工作職責

統(tǒng)籌規(guī)劃，落實項目檔案領導責任制，建立檔案工作網(wǎng)絡建立健全的建設項目檔案工作的規(guī)章制度采取有效措施確保項目檔案完整、標準、系統(tǒng)負責在項目建設活動中自身形成檔案的收集、整理、歸檔工作監(jiān)督、指導項目參建單位及本單位承辦部門文件資料的形成及積累歸檔工作竣工檔案的接收審查完成項目檔案的專項驗收工作

前期施工竣工項目檔案管理部門人力行政部財務資產(chǎn)部計劃合約部前期部運營部工程管理部公司內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡建設單位檔案管理部門監(jiān)理單位其他參建單位施工單位設計單位參與項目建設各單位的

檔案管理網(wǎng)絡項目檔案工作管理機制制定項目檔案管理辦法建立檔案管理組織結構網(wǎng)絡圖制定項目檔案管理部門及檔案人員工作職責項目檔案業(yè)務管理制度

項目文件材料歸檔范圍及保管期限表項目檔案文件材料整理規(guī)程項目檔案分類方案竣工文件質(zhì)量要求項目檔案文件材料歸檔責任書過程管理采取的手段項目檔案工作該如何做國家有什么要求？

國家有關項目檔案管理工作的要求

檔案法《天津市檔案管理條例》《天津市建設項目竣工檔案驗收辦法》（津檔[1991]59號）《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字[1997]15號）《天津市重點建設項目檔案登記辦法》（津檔[1998]36號）《國家重大建設項目檔案驗收辦法》《天津市重點建設項目檔案管理辦法》（津檔〔2006〕17號）《天津市人民府辦公廳轉發(fā)市檔案局關于進一步加強我市重大建設項目檔案工作的意見》(津政辦發(fā)〔2012〕79號)《天津市重點建設項目檔案驗收細則》(津檔〔2007〕32號)《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號）《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1982]34號）

國家有關項目檔案業(yè)務工作的規(guī)范要求

“四制制””管管理理:12項目目法法人人制制招投投標標制制工程程合合同同制制工程程監(jiān)監(jiān)理理制制溫馨馨提提示示項目目招招標標和和合合同同簽簽訂訂工工作作應應提提出出的的要要求求:施工工合合同同:明確確檔檔案案的的內(nèi)內(nèi)容容、、套套數(shù)數(shù)、、違違約約責責任任等等設計計合合同同：：明明確確留留作作竣竣工工圖圖用用的的施施工工圖圖套套數(shù)數(shù)及及主主管管機機關關要要求求套套數(shù)數(shù)監(jiān)理理合合同同：：明明確確監(jiān)監(jiān)理理單單位位負負責責監(jiān)監(jiān)督督、、檢檢查查建建設設項項目目文文件件的的收收集集、、積積累累和和完完整整、、準準確確情情況況要采采取取有有效效措措施施確保保項項目目檔檔案案完完整整、、準準確確、、系系統(tǒng)統(tǒng)三納納入入，，三三參參加加，，四四同同步步14三納納入入，，三三參參加加，，四四同同步步“三三納納入入””：：即即檔檔案案工工作作納納入入項項目目建建設設管管理理計計劃劃，，納納入入項項目目工工作作程程序序，，納納入入項項目目崗崗位位責責任任制制“三三參參加加””：：即即檔檔案案人人員員參參加加項項目目建建設設協(xié)“四同步”：即檔案工作與項目管理計劃、建設、檢查、驗收同步監(jiān)理理單單位位的的職職責責督促促項項目目參參建建各各方方做做好好項項目目文文件件的的歸歸檔檔工工作作，，檢檢查查、、審審核核項項目目檔檔案案的的完完整整、、準準確確、、系系統(tǒng)統(tǒng)的的責責任任收集集、、整整理理好好監(jiān)監(jiān)理理過過程程中中形形成成的的文文件件并并按按規(guī)規(guī)定定移移交交給給項項目目法法人人總包包的的職職責責按合合同同規(guī)規(guī)定定，，負負責責組組織織對對分分包包單單位位編編制制、、移移交交的的項項目目檔檔案案進進行行檢檢查查、、審審核核、、匯匯總總整整理理督督促促檢檢查查項項目目參參建建各各方方做做好好項項目目文文件件的的歸歸檔檔工工作作收集、整理好好總承包過程程中形成的文文件并按規(guī)定定移交給項目目法人其他參建單位位的職責項目的施工（（分包）單位位、設計單位位、勘察單位位、設備安裝裝單位等要負負責將其參與與項目建設有有關的各種項項目文件按照照項目建設單單位的歸檔要要求進行收集集、整理、立立卷工作，并并按規(guī)定向項項目建設單位位移交的職責責二、項目檔案案的收集項目檔案的收收集收集的范圍建設項目在立立項、審批、、招投標、勘勘察、設計、、施工、監(jiān)理理及竣工驗收收全過程中形形成的文字、、圖表、聲像像等形式的全全部文件收集的措施建設、勘察、、設計、施工工、監(jiān)理等單單位應將工程程文件的形成成和積累納入入工程建設管管理的各個環(huán)環(huán)節(jié)和有關人人員的職責范范圍。四制、三參加加、三納入、、四同步建設項目：指建筑、安裝裝等形成固定定資產(chǎn)的活動動中，按照一一個總體設計計進行施工，，獨立組成的的，在經(jīng)濟上上統(tǒng)一核算、、行政上有獨獨立組織形式式、實行統(tǒng)一一管理的單位位。單項工程：指建設項目中中具有獨立設設計文件、可可獨立組織施施工，建成后后可以獨立發(fā)發(fā)揮生產(chǎn)能力力或工程效益益的工程。單位工程：指具有獨立分部工程：是單位工程的組成部分

分項工程：是指分部工程的組成部分

項目建設過程程中應注意的的檔案管理及收集問問題22項目檔案管理理過程控制前期階段施工階段竣工驗收階段段項目前期階段段涉及的單位：：項目建設單位位的各個承辦辦部門：項目目建設單位的的各承辦部門門的檔案人員員負責文件的的收集整理立立卷工作項目勘察、設設計單位：項項目勘察、設設計單位的檔檔案人員負責責勘察、設計計文件的收集集收集整理立立卷工作，并并按規(guī)定向項項目建設單位位移交有關文文件25項目前期階段段立項文件勘察、測繪、、設計基礎性性文件招投標、中標標及合同文件件項目設計文件件施工準備文件件財務文件26項目施工階段段涉及的單位：：施工單位以土建工程為為例：（六大類文件件）監(jiān)理單位建設單位271、施工技術管管理文件圖紙會審設計變更（洽洽商）記錄施工組織設計計、施工方案案開工報告技術交底施工日志282、材質(zhì)證明材材料一般規(guī)定及要要求：凡工程使用的的原材料、半半成品、成品品均應提供出出廠質(zhì)量證明明書、合格證證、備案證；；凡工程使用的的新材料、新新產(chǎn)品、新工工藝、新技術術，需有鑒定定證明書，并并應有產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量標準、使使用說明和工工藝要求；所有的建筑材材料都應由質(zhì)質(zhì)量證明書并并要有生產(chǎn)廠按規(guī)定應復試的材料都應符合國家規(guī)范、標準的規(guī)定形成復試報告29特別注意的幾幾種材料的檢檢驗報告鋼筋鋼結構水泥防水材料303、施工試驗記記錄土壤試驗砂漿試驗混凝土試驗鋼筋焊接試驗驗314、施工記錄施工定位測量量、放線記錄錄地基釬探記錄錄地基處理記錄錄混凝土工程施施工記錄混凝土施工測測溫記錄現(xiàn)場預應力張張拉施工記錄錄325、隱蔽工程檢檢查驗收材料料土方工程地基驗槽砌體工程鋼筋混凝土工工程地下防水工程程木結構工程屋面工程地面工程裝飾裝修工程程336、工程質(zhì)量檢檢查驗收材料料檢驗批質(zhì)量驗驗收記錄分項工程質(zhì)量量驗收記錄分部（子分部部）工程質(zhì)量量驗收記錄347、工程質(zhì)量事事故資料凡工程發(fā)生重重大質(zhì)量事故故，都應統(tǒng)一一填寫事故記記錄，包括：：事故時間，，事故情況及及處理意見35監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則則監(jiān)理部總控制制計劃監(jiān)理月報中的的有關質(zhì)量問問題監(jiān)理會議紀要要中的有關質(zhì)質(zhì)量問題監(jiān)理日志開工令、復工工令及審批表表分包、供貨、、試驗等單位位資質(zhì)審核表表監(jiān)理工程師通通知單、回復復單工程延期報告告及審批費用索賠報告告及審批合同爭議、違違約報告及處處理意見工程款支付證證書監(jiān)理工作總結結材料工程延期審批批表應由監(jiān)理單位位填寫，總工工程師簽署意意見，致施工工總承包/專業(yè)承包單位位工程款支付申申請表應由監(jiān)理單位位填寫，專業(yè)業(yè)監(jiān)理工程師師進行現(xiàn)場計計量，按施工工合同的的約約定審核工程程量清單和工工程款申請表表，總監(jiān)理工工程師簽署意意見，致建設設單位建設單位收集和整理施施工階段管理理性文件包括：安全、、質(zhì)量、物資資、進度、資資金等管理性性文件竣工驗收階段段涉及的單位：：施工單位建設單位3839竣工圖綜合竣工圖總平面布置圖圖豎向布置圖室外給水、排排水、熱力等等管網(wǎng)綜合圖圖電氣綜合圖設計總說明書書專業(yè)竣工圖圖建筑竣工圖圖結構竣工圖圖裝修工程竣竣工圖電氣工程竣竣工圖給排水工程程竣工圖采暖通風工工程竣工圖圖燃氣工程竣竣工圖40竣工驗收文文件單位（子單單位）工程程質(zhì)量竣工工驗收記錄錄竣工驗收證證明書竣工驗收報報告和會簽簽表竣工驗收備備案表工程質(zhì)量保保修書、使使用說明書書工程竣前報報驗文件決算書、付付使用財產(chǎn)產(chǎn)總表和財財產(chǎn)明細表表、審計文文件建設項目各各階段管理理要求示意圖圖聲像、縮微微、電子檔檔案聲像：照片片、錄音、、錄像縮微電子檔案：：光盤、磁磁盤三、項目檔檔案的整理理44竣工驗收文文件單位（子單單位）工程程質(zhì)量竣工工驗收記錄錄竣工驗收證證明書竣工驗收報報告和會簽簽表竣工驗收備備案表工程質(zhì)量保保修書、使使用說明書書工程竣前報報驗文件決算書、付付使用財產(chǎn)產(chǎn)總表和財財產(chǎn)明細表表、審計文文件45項目文件的的整理歸檔文件的的質(zhì)量要求求項目檔案的的“案卷內(nèi)內(nèi)在質(zhì)量””項目檔案的的“案卷外外觀質(zhì)量””歸檔文件的的整理案卷外觀質(zhì)質(zhì)量（文件件質(zhì)量要求求）①案卷內(nèi)書書寫質(zhì)量：：書寫材料料耐久（紅紅色墨水、、純藍墨水水、圓珠筆筆等），字字跡清楚，，圖樣清晰晰、圖表整整潔、簽字字認可手續(xù)續(xù)完備②封面：字字跡清晰、、美觀、規(guī)規(guī)格統(tǒng)一、、規(guī)范③紙張：紙紙張質(zhì)量符符合耐久要要求，規(guī)格格統(tǒng)一、復復印、打印印文件及照照片的字跡跡、線條要要清晰④折疊：圖圖紙、文字字材料折疊疊整齊、規(guī)規(guī)范⑤裝訂：案案卷裝訂整整齊、牢固固472、歸檔文件件的整理48整理步驟第一步：劃劃分階段按立項、設設計、施工工、竣工四四個階段歸歸類劃分，，不同階段段的文件材材料不能混混淆在一起起歸檔第二步：鑒鑒定歸檔文文件保證歸檔文文件的唯一一性、確保保原件的歸歸檔、檢查查文件的完完整性第三步：劃劃分單位、、分部、分分項分清類目：：1、同一單項項工程的文文件先按單單位工程劃劃分；2、同一單位位工程的文文件再劃分分分部（項項）工程；；3、同一分部部（項）工工程的文件件再按不同同專業(yè)分別別排列49整理步驟第四步：組組卷工作項目文件的的組卷原則則：遵循其其形成規(guī)律律和成套性性的特點，，保持卷內(nèi)內(nèi)文件的有有機聯(lián)系，，便于檔案案的安全保保管和提供供利用的原原則50圖紙的組卷卷方法圖紙是按階段、、專業(yè)、結結構形成的的，圖紙形形成后有圖圖紙目錄控控制其排序序，在組卷卷時可按設設計圖紙目目錄的順序序進行排列列51施工文件的的組卷方法法施工文件的的組卷要符符合各自形形成的規(guī)律律施工文件的的組卷主要要按分項工工程施工工工序排列組組卷52監(jiān)理文件的的組卷方法法項目監(jiān)理依依據(jù)性文件件排列方法一一般按專業(yè)業(yè)的先后順順序項目監(jiān)理工工作性文件件監(jiān)理過程中中產(chǎn)生的文文件材料，，應按文種種（或專業(yè)業(yè)）到時間間整理組卷卷53整理步驟第五步：卷卷內(nèi)文件排排列排列方法：：管理性文件件按問題、、時間或重重要程度排排列施工文件按按管理、依依據(jù)、建筑筑、安裝、、檢測實驗驗記錄、評評定、驗收收排列設備文件按按依據(jù)性、、設備開箱箱驗收、隨隨即圖樣、、設備安裝裝調(diào)試和設設備運行維維修等材料料排列竣工圖文件件按專業(yè)、、圖號排列列一般文字在在前，圖樣樣在后；譯譯文在前，，原文在后后；正文在在前，定（（草）稿在在后整理步驟案卷封面檔號檔案館號案卷題名立卷單位起止日期保管期限密級54案卷題名項目名稱+單位+分部（項））工程名稱稱和文件材材料名稱等等工程具體體內(nèi)容例：辦公樓三層混凝土樓板澆注養(yǎng)護檢查記記錄工程名稱單位工程名名稱分部工程名名稱分項工程名名稱文件材料名名稱55整理步驟第六步：編編制卷內(nèi)目目錄序號、文件件編號、責責任者、文文件材料標標題、日期期、頁號卷內(nèi)目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注57整理步驟第七步：填填定案卷封封面和脊背背、備考表表卷內(nèi)備考表表說明卷內(nèi)文文件材料的的數(shù)量、完完整、準確確的程度在歸檔后填填寫，填寫寫管理中需需說明的情情況59整理步驟案卷脊背保管期限檔號案卷題名60整理步驟第八步：裝裝訂案卷裝訂與不裝裝訂（建議議裝訂）裝訂的要求求：裝訂前應去去除原用于于裝訂的金金屬物每卷厚度，，文字材料料一般以2-3cm為宜，圖表表案卷一般般不超過5cm每卷內(nèi)容排排列順序為為：案卷封封面-卷內(nèi)目錄-文件材料-備考表6162整理步驟第九步：編編制檔案索索引案卷排序、、檔案編制制說明、檔檔案驗收證證書、檔案案移交接受受單、案卷卷移交清冊冊63檔案的移交交移交的部門門：列入檔案館館接收范圍圍的項目檔檔案，按規(guī)規(guī)定要求整整理向檔案案館移交；；項目法人單單位根據(jù)合合同、協(xié)議議和規(guī)定，，向業(yè)主單64檔案的移交交移交檔案的套數(shù)要根據(jù)項目的實際情況制定至少兩套，一套正本、一套副本移交前的審審核項目檔案的的技術審核核：完整性準確性有效性審核人員：：建設單位負負責項目建建設的部門門、施工單單位、監(jiān)理理單位移交前的審審核檔案審核：：完整性系統(tǒng)性有效性審核人員員：建設單位位檔案部部門67檔案的移移交移交的步步驟：項目參建建單位向向項目法法人單位位項目管管理部門門交接；；項目法人人單位嚴嚴格審核核后向項項目法人人單位檔檔案部門門歸檔交交接；項目法人人單位檔檔案部門門向項目目主管部部門及檔檔案館移移交。天津市建建設項目目檔案專項驗收收工作流程程天津市重重大建設項目目，是指指每年由由市政府府批轉的的、市發(fā)發(fā)展改革革委和市市建委確確定的市市重點建建設項目目，由市市經(jīng)信委委確定的的重大工業(yè)業(yè)項目。依據(jù)文件件《天津市市人民政政府辦公公廳轉發(fā)依據(jù)文件《關于印發(fā)〈天津市2012年新一批20項重大工業(yè)項目實施計劃〉的通知》（津經(jīng)信投資〔2012〕3號）天津市重重大建設設項目天津市政政府投資資項目，，指包括括黨政機機關、企企事業(yè)單單位、人人民團體體等使用用政府性性資金（（含自籌籌資金））建設的的各類固固定資產(chǎn)產(chǎn)投資項項目。全部進入行政政許可服務中中心實行聯(lián)合合審批。依據(jù)文件《天津市人民民政府關于政政府投資項目目全部進入行行政許可服務務中心實行聯(lián)聯(lián)合審批有關關事項的通知知》（津政發(fā)發(fā)〔2013〕8號）天津市政府投投資項目項目建設單位辦理項目建議書審批并領取聯(lián)合審批啟動單后十五個工作日內(nèi)填報《建設項目檔案工作備案登記表》（附件1）市檔案局組織對項目相關單位有關人員進行檔案業(yè)務培訓，輔導項目建設單位建立項目檔案管理制度建設單位在開工前編制項目檔案歸檔范圍、整理規(guī)則和質(zhì)量要求并經(jīng)市檔案局審核備案（附件2、3）單項工程竣工后，建設單位提出申請，市檔案局進行階段檢查（附件4、5）項目建設單位在項目交工驗收３個月內(nèi)填報驗收申請材料（附件6、7、8、9）市檔案局在五個工作日內(nèi)做出答復并安排驗前指導市檔案局組織驗收組按照驗收程序進行項目檔案專項驗收

天津市檔案局業(yè)務主管部門《建設項目檔案預驗合格證明》（附件10）天津市檔案局出具《建設項目檔案驗收合格證》開工階段施工階段竣工階段建設單位在限期內(nèi)完成整改市檔案局核發(fā)整改通知書（附件11）項目建設單位市行政審批中心辦件市檔案局行政審批部門天津市建設項項目檔案專項項驗收工作流程程附件1：附件2：附件3：附件4：附件5：附件6：附件7：附件8：建設項目檔案案驗收自查報報告內(nèi)容包括括：1、項目基本情情況2、項目檔案基基本情況（（1）項目檔案管管理制度的制制定及落實情情況

（2）項目檔案的的收集及整理理情況

（3）各參建部門門的歸檔、移移交情況（（4）項目檔案信信息化管理情情況

（5）項目檔案在在項目建設過過程中發(fā)揮的的作用3、存在的問題題及下一步工作各參建單位，主要包括代建單位位、監(jiān)理單位位、施工單位位（總包）和和設備安裝單單位。

自檢檢報告內(nèi)容應應包括形成檔檔案的內(nèi)容，，整編數(shù)量、、質(zhì)量，移交交檔案的數(shù)量量、質(zhì)量的說說明性匯報。。其中，監(jiān)理理單位要對各各參建單位形形成檔案的真真實、準確、、系統(tǒng)性做總總體說明。項目檔案驗收程序序一、會議開始始，驗收組成成員主持會議議二、宣布驗收收組成員名單單三、項目各主主要參建單位位匯報項目檔檔案管理情況況四、項目建設設單位匯報項項目檔案管理理情況五、勘察項目目現(xiàn)場六、驗收組分分組檢查檔案案七、驗收組反反饋驗收意見見八、驗收組點點評九、雙方領導導表態(tài)發(fā)言十、驗收結束束附件9：附件10：附件11：項目建設全過過程采取有效的措措施建章立制通過驗收逐漸完完善過程管管理謝謝??！9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。1月月-231月月-23Wednesday,January4,202310、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。23:57:2123:57:2123:571/4/202311:57:21PM11、以我我獨沈沈久，，愧君君相見見頻。。。1月-2323:57:2123:57Jan-2304-Jan-2312、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。23:57:2123:57:2123:57Wednesday,January4,202313、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。1月-231月-2323:57:2123:57:21January4,202314、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā)，，舊舊國國見見青青山山。。。。04一一月月202311:57:21下下午午23:57:211月月-2315、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。。一月2311:57下下午1月-2323:57January4,202316、行動動出成成果，，工作作出財財富。。。2023/1/423:57:2123:57:2104January202317、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點點的射線線向前。。。11:57:21下下午11:57下下午23:57:211月-239、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。1月-231月-23Wednesday,January4,202310、很多事情努努力了未必有有結果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。23:57:2123:57:2123:571/4/202311:57:21PM11、成功就是是日復一日日那一點點點小小努力力的積累。。。1月-2323:57:2223:57Jan-2304-Jan-2312、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。23:57:2223:57:2223:57Wednesday,January4,202313、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。1月-231月-2323:57:2223:57:22January4,202314、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。04一一月月202311:57:22下下午午23:57:221月-2315、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。一月2311:57下午1月-2323:57January4,2