ZOHOCRM系統(tǒng)定制操作

1ZohoCRM系統(tǒng)定制

焦平平

ZohoCRM產(chǎn)品顧問目錄2用戶權(quán)限分配及管理系統(tǒng)定制用戶權(quán)限分配及管理3角色職位用戶組創(chuàng)建角色4默認(rèn)，ZohoCRM提供管理員及標(biāo)準(zhǔn)兩種角色，新建角色時(shí)需要選擇復(fù)制已有的角色，根據(jù)訪問權(quán)限控制，創(chuàng)建之后還可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)角色權(quán)限進(jìn)行更改。提示：點(diǎn)擊設(shè)置-》用戶及權(quán)限-》角色-》新建角色-》保存

只能選擇復(fù)制已有角色的方式創(chuàng)建角色，且只有擁有管理角色權(quán)限的用戶可以創(chuàng)建及

修改角色信息。模塊級(jí)權(quán)限5模塊級(jí)權(quán)限控制各角色的用戶對(duì)不同模塊的訪問權(quán)限，包括模塊可見、創(chuàng)建、編輯、刪除及瀏覽記錄，例如，銷售代表擁有訪問線索及報(bào)價(jià)單模塊的權(quán)限但沒有訪問發(fā)貨單模塊的權(quán)限。提示：點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>角色>>編輯指定角色>>選擇對(duì)應(yīng)權(quán)限>>保存子模塊級(jí)權(quán)限6子模塊級(jí)權(quán)限用來控制模塊中各種操作，例如，某個(gè)角色擁有查看和創(chuàng)建線索的權(quán)限但是不能導(dǎo)出線索。文檔報(bào)表及統(tǒng)計(jì)圖表導(dǎo)入導(dǎo)出工具管理常規(guī)提示：點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>角色>>編輯指定角色>>選擇對(duì)應(yīng)權(quán)限>>保存字段級(jí)權(quán)限7字段級(jí)權(quán)限設(shè)置用于控制模塊中的字段可見及編輯權(quán)限，例如：某個(gè)角色只允許查看商機(jī)中的金額字段，其它角色可以查看并編輯金額字段，其它角色可能沒有查看金額字段的權(quán)限。提示：點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>字段及鏈接權(quán)限>>從下拉框中選擇角色及模塊>>編輯>>選擇對(duì)應(yīng)選項(xiàng)>>保存分配用戶角色8管理員在添加用戶時(shí)可以為用戶分配角色，用戶將擁有指定角色配置的模塊及字段權(quán)限。提示：點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>用戶>>編輯指定用戶>>選擇角色(從下拉框中選擇)>>保存刪除角色9使用刪除角色功能可以刪除系統(tǒng)中不再需要的角色，刪除角色時(shí)需要將相關(guān)用戶轉(zhuǎn)換為其它系統(tǒng)中存在的角色。提示：點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>角色>>選擇角色>>刪除>>轉(zhuǎn)換并刪除

不能刪除默認(rèn)的管理員及標(biāo)準(zhǔn)角色職位10概覽創(chuàng)建職位分配職位編輯職位刪除職位概覽覽11職位位用用來來定定義義公公司司內(nèi)內(nèi)使使用用ZohoCRM系統(tǒng)統(tǒng)的的用用戶戶之之間間的的組組織織結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)，，在在ZohoCRM中高層職位的的用戶擁有訪訪問其直屬下屬及其其下屬的數(shù)據(jù)據(jù)，例如，銷銷售經(jīng)理可以以訪問銷售代代表的數(shù)據(jù)，，但是銷售代代表不能訪問問銷售經(jīng)理的的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建職位12默認(rèn)，ZohoCRM中有CEO及經(jīng)理兩個(gè)職職位，根據(jù)需需求用戶可以以自己設(shè)計(jì)并并創(chuàng)建職位管管理公司的組組織結(jié)構(gòu)架構(gòu)構(gòu)。提示：點(diǎn)擊設(shè)設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>職位>>新建職位>>輸入職位名稱稱>>選擇“報(bào)告給給”>>和同事共享數(shù)數(shù)據(jù)(可選)>>保存不能編輯或刪刪除默認(rèn)CEO職位，只能對(duì)對(duì)其做重命名名操作為用戶分配職職位13職位創(chuàng)建之后后，管理員用用戶需要根據(jù)據(jù)公司的組織織結(jié)構(gòu)為用戶戶分配相應(yīng)的的職位，例如如用戶小李是是公司的銷售售代表，因此此可以為其分分配銷售代表表職位。提示：點(diǎn)擊設(shè)設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>用戶>>用戶名(點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)鏈接接)>>在用戶明細(xì)頁頁點(diǎn)擊編輯>>從職位列表中中選擇職位)>>保存編輯職位14管理員用戶可可以根據(jù)組織織結(jié)構(gòu)變動(dòng)隨隨時(shí)修改用戶戶職位，也可可以重命名職職位、更改上上級(jí)職位或者者修改職位共共享設(shè)置。提示：點(diǎn)擊設(shè)設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>職位>>職位超鏈接>>編輯>>保存修改職位時(shí)，，相關(guān)的數(shù)據(jù)據(jù)共享及用戶戶也將自動(dòng)修修改刪除職位15根據(jù)組織結(jié)構(gòu)構(gòu)變更可以隨隨時(shí)刪除不需需要的職位，，刪除職位時(shí)時(shí)需要將關(guān)聯(lián)聯(lián)的用戶轉(zhuǎn)換換為其它職位位。提示：點(diǎn)擊擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限限>>職位>>職位超鏈接接>>刪除>>在刪除職位位頁將職位位轉(zhuǎn)換為職職位圖中的的其它職位位>>轉(zhuǎn)換并刪除除刪除職位時(shí)時(shí)，職位相相關(guān)的用戶戶將轉(zhuǎn)化為為其它選定定的職位。。所有下屬職職位也將轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換為指定定職位管理用戶16訪問ZohoCRM系統(tǒng)的人員員成為ZohoCRM用戶，用戶戶可以管理理及共享ZohoCRM中的記錄，，例如，小小李和小王王都是某公公司的員工工，但是只只有小李有有ZohoCRM帳號(hào)，因此此只有小李李是ZohoCRM用戶，如果果以后小王王也被邀請(qǐng)請(qǐng)加入系統(tǒng)統(tǒng)，那么小小王也將成成為ZohoCRM用戶。用戶類型添加用戶激活/休眠用戶刪除組用戶類型17普通用戶–擁有CRM系統(tǒng)的訪問權(quán)權(quán)限及一些基基本功能權(quán)限限的用戶(銷售代表、客客服代表等)。特權(quán)用戶–擁有普通用戶戶的權(quán)限及一一些管理員權(quán)權(quán)限如界面定定制、添加用用戶、管理工工作流等(如銷售總監(jiān)、、客服總監(jiān)等)管理員用戶–可以訪問整個(gè)個(gè)CRM系統(tǒng)，ZohoCRM系統(tǒng)最少需要要配置一個(gè)管管理員用戶用來根據(jù)公司司需求定制CRM系統(tǒng)，通常管管理員用戶由由公司里管理理層的某些員員工或者專門門分配定制系系統(tǒng)工作的員員工擔(dān)任。默認(rèn)，管理員員用戶擁有系系統(tǒng)的所有權(quán)權(quán)限，特權(quán)用用戶擁有部分分管理員權(quán)限限，例如，可可以將部門主主管設(shè)置為特特權(quán)用戶滿足足部分特權(quán)功功能。添加用戶18第一個(gè)注冊(cè)ZohoCRM的用戶將被作作為管理員用用戶，帳號(hào)升升級(jí)之后該用用戶需要將其其他公司同事事邀請(qǐng)到CRM系統(tǒng)中以開放放其對(duì)CRM系統(tǒng)的訪問。。提示:點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>用戶>>添加新用戶>>在添加用戶頁頁中填寫所有有必填信息>>保存?zhèn)渥?用戶添加之后后不能刪除，，但是可以休休眠，休眠之之后可以添加加其他新用戶戶。激活/休眠用戶19根據(jù)業(yè)務(wù)需要要，可以隨時(shí)時(shí)激活或休眠眠用戶，比如如，當(dāng)有員工工離職的時(shí)候候，就可以將將其帳號(hào)休眠眠并可以將休休眠用戶帳號(hào)號(hào)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換給其他用用戶。提示:點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>用戶>>激活/休眠的用戶>>選中需要修改改的用戶>>激活/休眠用戶備注:只有激活狀態(tài)態(tài)的用戶計(jì)算算在您購買的的用戶數(shù)中，，休眠的用戶戶不能訪問您您的CRM系統(tǒng)。管理組20創(chuàng)建組關(guān)聯(lián)用戶編輯組使用組共享數(shù)數(shù)據(jù)刪除組創(chuàng)建組21ZohoCRM允許創(chuàng)建不同同類型的用戶戶組并在組之之間共享數(shù)據(jù)據(jù)，但是記錄錄不能直接將將所有者分配配給組。提示:點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>組>>創(chuàng)建新組>>保存關(guān)聯(lián)用戶22組成員可以使使用戶、職位位、職位及其其下屬或其它它組。提示:點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>組>>在組成員中選選擇用戶/職位/職位及其下屬屬/組>>保存使用組共享數(shù)數(shù)據(jù)23創(chuàng)建數(shù)據(jù)共享享規(guī)則時(shí)可以以選擇在組之之間共享數(shù)據(jù)據(jù)。提示:點(diǎn)擊設(shè)置>>用戶及權(quán)限>>數(shù)據(jù)共享設(shè)置置>>新建共享規(guī)則則>>保存二、系統(tǒng)定制制24系統(tǒng)預(yù)定義頁簽定制頁面定制字段定制公司級(jí)定制高級(jí)定制系統(tǒng)預(yù)定義25系統(tǒng)預(yù)定義是是系統(tǒng)定制準(zhǔn)準(zhǔn)備階段，需需要弄清楚為為什么要做系系統(tǒng)定制以及及如何定制。。1審視業(yè)務(wù)流程2審查行業(yè)專用術(shù)語3查看系統(tǒng)字段4查看頁面布局系統(tǒng)預(yù)定義步步驟26審視業(yè)務(wù)流程程討論業(yè)務(wù)需求求，包括深刻刻理解業(yè)務(wù)流流程、未來可可能的需求擴(kuò)擴(kuò)展等。審查行業(yè)專用用術(shù)語每個(gè)行業(yè)對(duì)CRM系統(tǒng)都有其獨(dú)獨(dú)特的需要，，定制ZohoCRM時(shí)需要確定是是否會(huì)用到某某些行業(yè)術(shù)語語。查看系統(tǒng)字段段ZohoCRM提供的字段及及模塊可能并并不適用于所所有行業(yè)，因因此您需要根根據(jù)需求查看看并選擇符合合您的需求的的字段及模塊塊。查看頁面布局局該步驟幫助您您定義頁面布布局中必要的的信息并為全全方位定義頁頁面布局做準(zhǔn)準(zhǔn)備。系統(tǒng)定制級(jí)別別27頁簽定制28產(chǎn)品定制準(zhǔn)備備工作完成之之后，就可以以開始根據(jù)您您的業(yè)務(wù)邏輯輯來定制CRM系統(tǒng)了，以下下是完整定制制ZohoCRM的各步流程。。顯示/隱藏頁簽重命名頁簽頁簽組Web頁簽定制應(yīng)用隱藏/顯示頁簽29默認(rèn)，ZohoCRM顯示18個(gè)頁簽，通過過該選項(xiàng)您可可以選擇只顯顯示需要的頁頁簽。提示：點(diǎn)擊設(shè)設(shè)置-》定制-》頁簽-》頁簽布局-》顯示/隱藏頁簽-》保存主頁不能隱藏藏，默認(rèn)顯示示的頁簽根據(jù)據(jù)版本不同顯顯示的有所不不同，不管用戶為什什么角色，隱隱藏藏的頁簽將將對(duì)所有用戶戶隱藏。重命名頁簽30根據(jù)不同的行行業(yè)及業(yè)務(wù)需需要可以重命命名模塊(頁簽)：提示示：：點(diǎn)點(diǎn)擊擊設(shè)設(shè)置置-》》定制制-》》頁簽簽-》》重命命名名頁頁簽簽-》》編輯輯(需要要重重命命名名的的頁頁簽簽)-》》新頁頁簽簽名名稱稱-》》保存存新的的頁頁簽簽名名稱稱將將顯顯示示在在除除報(bào)報(bào)表表及及統(tǒng)統(tǒng)計(jì)計(jì)圖圖表表以以外外的的所所有有地地方方。。頁簽簽組組31頁簽簽組組可可以以幫幫助助您您組組織織不不同同的的頁頁簽簽分分類類，，比比如如銷銷售售、、市市場(chǎng)場(chǎng)、、服服務(wù)務(wù)支支持持等等，，您您還還可可以以根根據(jù)據(jù)角角色色分分配配對(duì)對(duì)頁頁簽簽組組的的訪訪問問權(quán)權(quán)限限。。提示：：點(diǎn)擊擊設(shè)置置-》定制-》頁簽-》頁簽組組-》創(chuàng)建頁頁簽組組-》根據(jù)步步驟提提示操操作-》保存Web頁簽32Web頁簽可可以幫幫助您您在ZohoCRM內(nèi)訪問問經(jīng)常常使用用Web頁面，比如如公司司內(nèi)部部論壇壇、人人力資資源管管理平平臺(tái)及及第三三方應(yīng)應(yīng)用門門戶等等，同同時(shí)，，可以以基于于角色色設(shè)置置用戶戶對(duì)Web頁簽的的訪問問權(quán)限限。提示：：點(diǎn)擊擊設(shè)置置-》定制-》頁簽-》頁簽組組-》創(chuàng)建頁頁簽組組-》根據(jù)步步驟提提示操操作-》保存字段定定制33默認(rèn)，，ZohoCRM每個(gè)模模塊都都有默默認(rèn)的的字段段，同同時(shí)，，允許許用戶戶根據(jù)據(jù)需求求添加加自定定義字字段。。標(biāo)準(zhǔn)字字段:ZohoCRM每個(gè)模模塊都都包含含系統(tǒng)統(tǒng)默認(rèn)認(rèn)的字字段，，所有者者名稱稱、公公司名名、姓姓、名名、線線索來來源等等。自定義義字段段:ZohoCRM每個(gè)模模塊最最多可可以添添加130個(gè)自定定義字段包包括文文本框框、選選擇列列表、、數(shù)字字等類類型。。特殊字字段:某些特特殊需需求的的字段段如：：稅率率、條條款及及條件件等。。提示:點(diǎn)擊設(shè)設(shè)置>>定制>>字段>>選擇模模塊>>新建自自定義義字段段>>選擇并并填寫寫必要要的內(nèi)內(nèi)容>>保存自定義義字段段34字段定定制35***線線索模模塊的的字段段可以以在線線索轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換時(shí)時(shí)映射射到其其它模模塊。。字段類類型36***下下表是是對(duì)自自定義義字段段類型型的簡(jiǎn)簡(jiǎn)單說說明類型使用目的輸入文本添加文本類型自定義字段長(zhǎng)度：指定字段大小（字符數(shù)）最多允許255個(gè)字符。也創(chuàng)建于：將對(duì)選定模塊創(chuàng)建具有相同名稱的字段。整數(shù)添加整數(shù)類型字段長(zhǎng)度：指定字段大?。ㄎ粩?shù)）的最大允許9位數(shù)小數(shù)添加小數(shù)類型字段長(zhǎng)度：指定字段大小（包括小數(shù)位）。允許最多16位。小數(shù)位數(shù)：指定小數(shù)位數(shù)百分?jǐn)?shù)添加百分?jǐn)?shù)標(biāo)簽:指定字段名稱除預(yù)測(cè)測(cè)模塊塊以外外的所所有模模塊均均可添添加自自定義義字段段，還還可以以重命命名默默認(rèn)字字段，，但是是不能能隱藏藏必填填字段段字段類類型37類型使用目的輸入貨幣添加貨幣類型自定義字段長(zhǎng)度：指定字段大小（整數(shù)）。允許最多16位。舍入選項(xiàng)：指定舍入選項(xiàng)。小數(shù)位數(shù)：指定小數(shù)位數(shù)。精度：指定舍入精度日期添加日期類型字段格式：YYYY/MM/DD注：日期格式將根據(jù)用戶的時(shí)區(qū)設(shè)置而更改。日期時(shí)間添加日期時(shí)間類型字段格式：YYYY/MM/DD注：日期格式將根據(jù)用戶的時(shí)區(qū)設(shè)置而更改。郵箱添加郵箱類型字段長(zhǎng)度：指定字段大?。ㄎ粩?shù)）電話添加電話類型字段長(zhǎng)度：指定字段大小（位數(shù)）選擇列表添加選擇列表字段選擇列表值：指定選擇列表值多選列表添加多選列表字段選擇列表值：指定選擇列表值URLURL指定字段名稱文本區(qū)域最多允許3000個(gè)字符。指定字段名稱字段類類型38類型使用目的輸入復(fù)選框選擇真或者假標(biāo)簽：指定字段名啟用:指定默認(rèn)啟用自動(dòng)編號(hào)添加自動(dòng)計(jì)數(shù)字段前綴：指定自動(dòng)編號(hào)序列的前綴。開始數(shù)字：指定序列的起始編號(hào)。后綴：指定自動(dòng)編號(hào)序列的后綴。現(xiàn)有的記錄：選擇復(fù)選框以將自動(dòng)編號(hào)應(yīng)用到現(xiàn)有的記錄。查找指定模塊依賴關(guān)系查找字段類型：選擇想建立關(guān)聯(lián)的模塊。相關(guān)列表標(biāo)簽：創(chuàng)建在記錄詳細(xì)信息中的實(shí)體的名稱。例如，附件，聯(lián)系人角色等。長(zhǎng)整型長(zhǎng)整型字段長(zhǎng)度：指定字段大?。ㄎ粩?shù)）最多允許18個(gè)字符公式設(shè)定通過公式計(jì)算定義的字段標(biāo)簽：指定字段名公式編輯器：編輯計(jì)算公式頁面定定制39產(chǎn)品定定制準(zhǔn)準(zhǔn)備工工作完完成之之后，，就可可以開開始根根據(jù)您您的業(yè)業(yè)務(wù)邏邏輯來來定制制CRM系統(tǒng)了了，以以下是是完整整定制制ZohoCRM的各步步流程程。頁面布布局自定義義鏈接接相關(guān)列列表搜索布布局自定義義視圖圖頁面布布局40頁面布布局可可以幫幫助您您排列列、顯顯示/隱藏字字段，，根據(jù)據(jù)需求求通過過拖放放選項(xiàng)項(xiàng)排列列字段段。提示：：點(diǎn)擊擊設(shè)置置-》定制-》布局-》選擇模模塊-》編輯頁頁面布布局-》新建分分欄-》命名-》布局選選項(xiàng)-》保存頁面布布局組組件4142模塊布布局可可以重重新排排列，，字段段也可可重新新排列列或者者刪除除創(chuàng)建記記錄頁頁面43設(shè)置完完成后后，銷銷售人人員就就可以以錄入入線索索或聯(lián)聯(lián)系人人等信信息了了。自定義義鏈接接44自定義義鏈接接可以以幫助助您定定義并并訪問問第三三方應(yīng)應(yīng)用，，只需需要通通過點(diǎn)點(diǎn)擊即即可輕輕松實(shí)實(shí)現(xiàn)CRM與其它它應(yīng)用的的集成成。提示：：點(diǎn)擊擊設(shè)置置-》定制-》鏈接-》選擇模模塊-》創(chuàng)建鏈鏈接-》添加鏈鏈接-》保存相關(guān)列列表視視圖45自定義義相關(guān)關(guān)列表表視圖圖可以以重新新排列列相關(guān)關(guān)列表表的顯顯示內(nèi)內(nèi)容。。不能刪刪除系系統(tǒng)定定制的的必填填字段段相關(guān)列列表視視圖46每個(gè)模模塊顯顯示的的相關(guān)關(guān)列表表均可可自定定義。。搜索布布局47ZohoCRM每個(gè)模模塊均均支持持搜索索設(shè)置置。提示：：點(diǎn)擊擊設(shè)置置-》定制-》搜索設(shè)設(shè)置-》選擇模模塊并并選擇擇字段段-》保存全局搜搜索最最多只只支持持選定定6個(gè)字段段公司級(jí)級(jí)定制制48產(chǎn)品定定制式式，有有些公公司級(jí)級(jí)的設(shè)設(shè)置只只有管管理員員用戶戶可以以訪問問，管管理員員級(jí)的的定制制包括括：公司Logo自定義鏈鏈接相關(guān)列表表搜索布局局自定義視視圖公司Logo49為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)CRM的個(gè)性化化設(shè)置，，ZohoCRM允許用戶戶自定義義企業(yè)Logo。提示：點(diǎn)點(diǎn)擊設(shè)置置-》機(jī)構(gòu)設(shè)置置-》公司明細(xì)細(xì)-》編輯-》公司Logo-》保存添加公司司Logo需要對(duì)應(yīng)應(yīng)的付費(fèi)費(fèi)版本。。貨幣50默認(rèn)，系系統(tǒng)對(duì)應(yīng)應(yīng)的貨幣幣是美元元$,您可以根根據(jù)業(yè)務(wù)務(wù)需求更更改貨幣幣信息。。提示：點(diǎn)點(diǎn)擊設(shè)置置-》機(jī)構(gòu)設(shè)置置-》貨幣-》管理貨幣幣-》保存專業(yè)版只只支持一一種貨幣幣，企業(yè)業(yè)版中可可以配置置多幣種種(最多可以以配置10種貨幣)財(cái)年51根據(jù)公司的實(shí)實(shí)際情況設(shè)置置財(cái)年，財(cái)年年設(shè)定之后，，將自動(dòng)在銷銷售預(yù)測(cè)及銷銷售報(bào)表中顯顯示對(duì)應(yīng)的財(cái)季。。提示：點(diǎn)擊設(shè)設(shè)置-》機(jī)構(gòu)設(shè)置-》財(cái)年-》選擇財(cái)年開始始月-》保存更改財(cái)年開始始月會(huì)影響到到已經(jīng)創(chuàng)建或或者以后新建建的銷售預(yù)測(cè)測(cè)。高級(jí)定制52線索轉(zhuǎn)換映射射映射字段依賴賴性階段-可能性映射聯(lián)系人職位公式字段自定義相關(guān)列列表線索轉(zhuǎn)換映射射53當(dāng)線索有購買買您的產(chǎn)品或或服務(wù)的意向向時(shí)，可以將將線索轉(zhuǎn)換為為客戶、聯(lián)系系人及商機(jī)(可選)