加強會計原始憑證審核 提高會計檔案質(zhì)量-檔案管理論文

6/6加強會計原始憑證審核提高會計檔案質(zhì)量-檔案管理論文

會計檔案包含了會計憑證、報告以及賬簿等，會計部門進行歸檔時則已經(jīng)裝訂成冊，轉(zhuǎn)移至檔案部門時，通常不會再將卷拆開再次整理。會計檔案的質(zhì)量大致源于會計文件材料的質(zhì)量。此處注重對原始憑證的審核，是由于記賬憑證依照原始憑證編制，賬簿依照記賬憑證進行登記，而會計報告又依照會計賬簿進行填報，只有原始憑證足夠真實、有效，才能夠有利于會計工作的進行，也成為優(yōu)質(zhì)會計檔案的決定性因素。原始憑證在會計檔案卷冊的總量中約占90%，屬于會計檔案的主體。在民事、刑事案件的分析取證中，原始憑證可以具有法律效力。從而不難看出，加強原始憑證的審核工作，極為關(guān)鍵。會計原始憑證的來源較多，有別于賬簿和報表。所以，只有加強原始憑證的審核工作，才能夠令其有效地體現(xiàn)出單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，保障會計檔案的質(zhì)量。

一、審核原始憑證的意義

（一）原始憑證屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行和完成狀況的書面證明

仔細審核原始憑證，能夠正確掌握所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行與完成狀況，為填制記賬憑證與登記賬簿給予了有效的憑據(jù)，為體現(xiàn)和監(jiān)督所有經(jīng)濟活動給予緊要的原始資料。

（二）仔細審核原始憑證，能夠監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性與合理性

所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)均先由原始憑證體現(xiàn)出來，透過對原始憑證的審核，能夠找出是否存在違反法律、制度、政策乃至財經(jīng)紀律的狀況，是否存在貪污偷盜、嚴重浪費的危害集體財產(chǎn)的情況。

（三）嚴格審核原始憑證，從而加強管理中的責任制

因為所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)在產(chǎn)生或完成中需要相應(yīng)業(yè)務(wù)部門與相應(yīng)人員依照程序辦理憑證手續(xù)，并進行簽字蓋章，從而則將所有部門和人員的責任劃清，有利于提升其責任感，認真依照財會制度的規(guī)定處理問題。

二、原始憑證審核內(nèi)容

（一）審核真實性

原始?{證成為會計檔案的泉源，在真實性方面對會計檔案的質(zhì)量具有較大的影響。原始憑證的真實性審核則包含了憑證日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)等方面真實性的審核。對于外來原始憑證，應(yīng)當具備填制單位的公章以及填制人員的簽章。對自制的原始憑證而言，則應(yīng)當具備經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員的簽字或蓋章。并且，對通用的原始憑證而言，還需對憑證的真實性進行審核，從而規(guī)避以假亂真的狀況。比如增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、支票等是否存在造假、涂改、印章模糊等現(xiàn)象。對虛假的原始憑證需進行拒絕，情況惡劣者應(yīng)當及時對上級進行上報。

（二）合法性的審核

合法性審核則為審核原始憑證中記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否與國家的相關(guān)政策相符，是否執(zhí)行了規(guī)定中的憑證傳遞以及審核程序，是否存在貪污受賄情況。比如在審核的原始憑證中，是否具有大量購買高檔消費品乃至奢侈品的狀況。是否具有與單位生產(chǎn)經(jīng)營無關(guān)的經(jīng)濟往來。是否存在家庭生活用品的消費情況，是否存在越級審批報銷的狀況。假如原始憑證涵蓋的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容違背了法律法規(guī)，會計人員則需對本單位領(lǐng)導(dǎo)進行上報，將具體拒絕執(zhí)行的意見提出來。關(guān)鍵時刻，還需對上級領(lǐng)導(dǎo)部門上報相應(yīng)的狀況。對于違法亂紀的現(xiàn)象，則應(yīng)當及時上報，并進行嚴肅處理。

（三）合理性的審核

合理性審核則為對原始憑證記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否與生產(chǎn)經(jīng)營活動所需相符進行審核，是否與相應(yīng)規(guī)劃及預(yù)算等相符。是否存在大量購入辦公用品而不具備商品銷售明細或領(lǐng)用部門的驗貨說明，在正常生產(chǎn)經(jīng)營狀況下是否具有銷售額突然增加或減少，是否對舊的設(shè)備進行大修的情況，是否存在增值稅發(fā)票抵扣項目所記錄信息非單位生產(chǎn)運用原材料的情況。以上狀況是通過選購辦公用品的方式報銷個人費用，從而規(guī)避納稅問題。為了能夠少繳單位所得稅而列出虛假支出，為了抵扣增值稅而非法獲得增值稅專用發(fā)票的情況。這均無法成為有效的原始憑證，需要拒絕并不斷審核或?qū)ι霞壊块T進行上報[1]。

（四）全面性審核

全面性審核則為審核原始憑證格局是否與規(guī)定相符，所有要素是否完整，是否具有漏記狀況，內(nèi)容完整與否，相應(yīng)人員的簽章齊全與否，憑證聯(lián)次的正確性、業(yè)務(wù)內(nèi)容和附件相符問題等。對內(nèi)容填列不全面、手續(xù)欠缺、書寫模糊的原始憑證需讓經(jīng)辦人員將不完善的手續(xù)補充完整。

（五）正確性審核

正確性審核則為審核原始憑證所有數(shù)字金額的核算與填寫正確與否，大小寫金額的一致性、數(shù)字與文字書寫的清晰性、簽章情況、運用的原始憑證格局、偽造涂改等方面的情況。

（六）及時性審核

原始憑證的及時性成為保障會計檔案質(zhì)量的條件。所以，需要在經(jīng)濟業(yè)務(wù)產(chǎn)生或完成時快速填制相應(yīng)的原始憑證，及時傳遞憑證。審核中應(yīng)注重審查憑證的填制時間，特別是支票、本票、匯票等方面的時效性較強的原始憑證，認真驗證簽發(fā)時間，假如超出半年，則會喪失抵扣的作用，企業(yè)則會多繳納增值稅。所以會計人員除卻及時進行填制、傳遞和處理，還需對有些時效性較高的原始憑證給予記錄。在審核中假如出現(xiàn)過期的原始憑證，則需查出問題的原因或不給予報銷。

三、原始憑證審核中的問題

（一）原始憑證填制問題

一些原始憑證填寫不夠完整、不夠真實，甚至存在錯誤。主要體現(xiàn)在以下幾點：其一，一些憑證欠缺基本因素，如有些憑證欠缺開票單位的金額大小寫、印章填寫欠缺，缺少開票時間等。有些資質(zhì)的原始憑證在經(jīng)辦人與經(jīng)手人的信息中具有缺失，或所填寫的信息較為簡單，不能正確體現(xiàn)出經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容。其二，有些原始憑證內(nèi)僅填寫金額，而欠缺相關(guān)的購物詳單、單價、數(shù)量等內(nèi)容，無法如實體現(xiàn)交易內(nèi)容，比如有些發(fā)票僅寫成“貨物”“辦公用品”“勞保用品”等，并不能透過這些憑證了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合法性、真實性以及合理性，對品類較多、金額較少的物品采購，需在發(fā)票后附帶物品的詳細內(nèi)容。并且，有些原始憑證還具有打印模糊、單位名稱錯誤、胡亂涂改、發(fā)票聯(lián)為套寫等現(xiàn)象。身為財務(wù)人員，必須依照規(guī)定嚴格進行審核[2]。（二）虛假發(fā)票的問題

虛假發(fā)票包含了兩種最重要的方式。其一，發(fā)票本就是假的，并非出自國家財政、稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制乃至國家認可的相應(yīng)部門。這一票據(jù)是有些單位為了偷稅漏稅，或為了便于捏造報銷款項而運用的不實書面證明文件。對此類憑證審核忽視，則會為國家的稅收以及財政帶來較大的損失。

（三）憑證審批手續(xù)欠缺

單位在執(zhí)行內(nèi)部管理中，需要創(chuàng)建較為完善并嚴謹?shù)膶徟贫?，相?yīng)人員需嚴格依照制度和程序處理。財務(wù)人員在審核原始憑證的規(guī)范性以及合法性時，也需查看票據(jù)是否依照規(guī)定和程序給予審批，相關(guān)責任領(lǐng)導(dǎo)人是否給予簽字確認。

四、加強會計原始憑證審核，提高會計檔案質(zhì)量

（一）加強會計法的宣傳，明確原始憑證填制要求

諸多業(yè)務(wù)人員均為非財務(wù)人員，并不了解會計憑證填制的要求，在外出辦事時，開票人未必為專業(yè)財務(wù)人員，從而則需單位平時對時常進行報銷的人員進行教育與提示，需要掌握憑證的正確填制要求。

（二）規(guī)范會計報銷流程，提升會計人員在票據(jù)審核方面的規(guī)范性

對于財務(wù)工作而言，會計人員應(yīng)當將發(fā)票合規(guī)性的檢查當成會計報銷工作當中的一個主要環(huán)節(jié)。會計人員需依照財務(wù)制度的相應(yīng)制度，通過要素的填寫、票據(jù)的合理合法性等層面對所有原始憑證給予嚴格審核。通常會計人員能夠運用以下方式及要點審核原始憑證。

1.查看

指的是查看一張原始憑證中的所有基本項目是否健全，票據(jù)蓋章單位是否與開具單位相同，憑證是否存在刮蹭磨擦的狀況，票據(jù)所蓋印章與規(guī)定是否相符，所有發(fā)票聯(lián)是否進行套寫，所有原始憑證是否依照相應(yīng)審批手續(xù)給予執(zhí)行，相應(yīng)負責領(lǐng)導(dǎo)人是否給予簽字。并且，還應(yīng)審核發(fā)票的紙質(zhì)、印刷方面的質(zhì)量乃至防偽標識等方面，從而鑒別發(fā)票的真假。

2.檢查

指的是將發(fā)票和單位的預(yù)算、相應(yīng)招待費用、政府采購、會議費等方面的制度給予對比，從而通過經(jīng)濟內(nèi)容的角度審查憑證記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否正確、有效。比如需檢查票據(jù)的開具內(nèi)容、金額是否與項目執(zhí)行的方案相同。開具的內(nèi)容如果是辦公用品、材料等，在票據(jù)后是否附有詳單，金額是否與詳單相同。會議費報銷需要加強審核相應(yīng)會議單據(jù)是否完善，召開會議是否在單位定點單位辦理。辦公用品在采購以及公務(wù)用車的維修方面需查看開具單位是否屬于單位定點單位。培訓(xùn)費的報銷則需審核相應(yīng)培訓(xùn)文件是否完善。

3.檢驗

對具有疑慮的原始憑證，應(yīng)當通過不同方式進行檢驗，可以透過電話、網(wǎng)站甚至當?shù)囟悇?wù)機關(guān)進行檢驗。比如能夠透過登陸稅務(wù)網(wǎng)站檢驗大額發(fā)票或諸多連號額定發(fā)票，檢驗票據(jù)的開具內(nèi)容是否屬于開票單位的經(jīng)營范圍，開票單位與票據(jù)領(lǐng)用單位是否相同等方面。

（三）對財務(wù)審批程序執(zhí)行逐級聯(lián)簽制度

為了杜絕單位的領(lǐng)導(dǎo)利用私權(quán)左右財務(wù)人員的核算，可以積極執(zhí)行逐級聯(lián)簽制度。逐級聯(lián)簽制度中最重要的理念則為多人監(jiān)督，謹防出現(xiàn)勾結(jié)作弊的狀況。此制度需要的簽字程序應(yīng)當先由財務(wù)人員對憑證給予審核，之后再由報銷人本人進行簽字，從而對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性給予負責。之后再由業(yè)務(wù)人員的主管領(lǐng)導(dǎo)進行確認簽字，負責經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合理性。然后交給財務(wù)主管進行簽字，對憑證的合理性與完善性給予負責，最終再由最高領(lǐng)導(dǎo)進行確認簽字，對聯(lián)簽制度的程序性給予負責[3]。

（四）提升會計人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

諸多財務(wù)人員并不十分了解財務(wù)制度，有些還是半路會計，而我國每年強制要求會計人員需要進行繼續(xù)教育，對財務(wù)人員本身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提升極為有限，從而則需單位財務(wù)部門時常對財務(wù)人員進行業(yè)務(wù)技能方面的溝通以及職業(yè)道德方面的教育，通過學(xué)以致用，相互監(jiān)督提升業(yè)務(wù)的技能水平。

（五）加強內(nèi)部審計監(jiān)督

內(nèi)部審計作為內(nèi)部控制中的一個重要方面，強化內(nèi)部審計的監(jiān)督，定期抽查財務(wù)憑證，從而對財務(wù)活動的正常運轉(zhuǎn)給予監(jiān)督。單位內(nèi)部審計部門極為關(guān)鍵，正確表現(xiàn)職責，能夠改正單位的經(jīng)濟紕漏，確保單位的經(jīng)濟可以正常運轉(zhuǎn)。

（六）強化會計電算化系統(tǒng)的建設(shè)

會計電算化系統(tǒng)的使用能夠良好強化內(nèi)部控制，計算機軟件對于不相容的職務(wù)具備硬性的權(quán)限控制，強化推行??計電算化系統(tǒng)的建設(shè)，不但能夠提升財務(wù)人員在工作方面的效率，而且可以提升憑證審核能力。

（七）創(chuàng)建社會各部門監(jiān)督檢查機制并提高懲處力度

強化社會行政管理部門在財務(wù)監(jiān)管方面的制度，隨機對各單位的財務(wù)給予審核抽查，能夠?qū)€單位的財務(wù)機構(gòu)形成影響力。各行政管理單位需強化對執(zhí)票單位與個人的思想教育，對提供有悖事實的原始憑證的單位及個人給予嚴厲的懲處。將會計材料的真實性審計凸現(xiàn)出來，并加強監(jiān)督被審單位在原始憑證規(guī)范化方面的工作，對存在疑慮的原始憑證應(yīng)當給予延伸審計。并且，需加強責任追查，對觸及違