工程項目溝通

工程項目溝通第一節(jié)概述第二節(jié)項目中幾種重要的溝通第三節(jié)溝通方式教學要求：一般了解：項目中幾種重要的溝通一般理解：溝通方式重點掌握：第一節(jié)概述一、協(xié)調

二、溝通三、項目溝通的困難to一、協(xié)調協(xié)調是為了解決各系統(tǒng)之間，各系統(tǒng)要素之間的界面問題，解決它們之間的不一致和矛盾，使系統(tǒng)結構均衡，使項目實施和運行過程順利。項目經理是協(xié)調的中心和溝通的橋梁。在整個項目的目標設計、項目定義、設計和計劃、實施控制中有著各式各樣的協(xié)調工作，在各種協(xié)調中，組織協(xié)調具有獨特的地位，它是其它協(xié)調有效性的保證，只有通過積極的組織協(xié)調才能實現(xiàn)整個系統(tǒng)全面協(xié)調的目的。return二、溝通溝通是組織協(xié)調的手段。通過溝通可達到：1．使總目標明確，項目參加者對項目的總目標達成共識。2．解決組織成員間障礙的基本方法，使各種人、各方面互相理解、了解，建立和保持較好的保持團隊精神，使人們積極地為項目工作。3．使人們行為一致，減少摩擦、對抗，化解矛盾，達到一個較高的組織效率。4．保持項目的目標、結構、計劃、設計、實施狀況的透明性，當項目出現(xiàn)困難時，通過溝通使大家有信心、有準備，齊心協(xié)力。return三、項目溝通的困難1．現(xiàn)代工程項目規(guī)模大，參加單位多，需要復雜的溝通網絡。2．現(xiàn)代工程項目技術復雜、專業(yè)化和社會化的分工，增加了交流和溝通難度。3．項目總目標與各參加者的利益、動機和興趣相同，造成行為動機的不一致。4．由于項目是一次性的，項目組織都是新的成員、新的對象、新的任務，則項目的組織摩擦大。5．企業(yè)組織中反對變革的態(tài)度。6．人們的社會心理、文化、習慣、專業(yè)、語言不同，產生了溝通的障礙。7．在項目實施過程中企業(yè)和項目的戰(zhàn)略方針和政策的不穩(wěn)定性，會造成協(xié)調的困難，造成人們行為的不一致。return三、工程項目中最主要的幾種溝通過程工程項目的經理是溝通的中心，圍繞著他有幾種最主要的溝通過程：1．項目經理與業(yè)主的溝通；2．項目經理與承包商的溝通；3．項目經理與項目經理部內部成員的溝通；4．項目經理與企業(yè)職能部門的溝通return第二節(jié)項目中幾種重要的溝通一、項目經理與業(yè)主的溝通二、項目管理者與承包商的溝通三、項目經理部內部的溝通四、項目經理與職能部門的溝通to一、項目經理與業(yè)主的溝通1．項目經理首先要理解總目標、理解業(yè)主的意圖、反復閱讀合同或項目任務文件。2．讓業(yè)主一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個結果（竣工的工程）。3．業(yè)主在委托項目管理任務后，應將項目前期策劃和決策過程向項目經理作全面的說明和解釋，提供詳細的資料。4．項目經理有時會遇到業(yè)主所屬企業(yè)的其它部門，或合資者各方都想來指導項目的實施，這是非常棘手的。項目經理應很好的傾聽這些人的忠告，對他們作耐心的解釋和說明。return5.項目經理和業(yè)主的矛盾：項目實施必須執(zhí)行業(yè)主的指令，使業(yè)主滿意。而業(yè)主通常是其它專業(yè)或領域的人，可能對項目懂得很少?？赡堋皹I(yè)主什么也不懂，還要亂指揮、亂干預?！边@確實是令項目管理者十分棘手的事。解決問題的辦法是：(l)使業(yè)主理解項目、項目過程，向他解釋說明，使他成為專家，減少他的非程序的干預和越級指揮。(2)項目經理作出決策安排時要考慮到業(yè)主的期望、習慣和價值觀念，說出他想要說的話，經常了解業(yè)主所面臨的壓力，以及業(yè)主對項目關注焦點。(3)尊重業(yè)主，隨時向業(yè)主報告情況。在業(yè)主作決策時，向他提供充分的信息，讓他了解項目的全貌、項目實施狀況、方案的利弊得失及對目標的影響。(4)加強計劃性和預見性，讓業(yè)主了解承包商、了解他自己非程序干預的后果。return二、項目管理者與承包商的溝通1．應讓承包商理解總目標、階段目標以及各自的目標、項目的實施方案、各自的工作任務及職責等，增加項目的透明度。2．指導和培訓各參加者和基層管理者適應項目工作，向他們解釋項目管理程序、溝通渠道與方法，指導他們并與他們一齊商量如何工作，如何把事情做得更好。3．項目管理者在觀念上應該認為自己是提供管理服務、幫助，不能隨便對承包商動用處罰權，或經常以處罰相威脅。應強調各方面利益的一致性和項目的總目標。4．在招標、商簽合同、工程施工中應讓承包商充分掌握信息、了解情況，以作出正確的決策。5．為了減少對抗、消除爭執(zhí)，項目管理者應歡迎并鼓勵承包商將項目實施狀況的信息、實施結果和遇到的困難，自己心中的不平和意見向他作匯報，這樣尋找和發(fā)現(xiàn)對計劃、對控制有誤解，或有對立情緒的承包商和可能的干擾。return三、、項項目目經經理理部部內內部部的的溝溝通通1．．項項目目經經理理與與技技術術專專家家的的溝溝通通是是十十分分重重要要的的，，他他們們之間間也也存存在在許許多多溝溝通通障障礙礙。。2．．建建立立完完備備的的項項目目管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)，，明明確確劃劃分分各各自自的的工工作作職職責責，，設設計計比比較較完完備備的的管管理理工工作作流流程程，，明明確確規(guī)規(guī)定定項項目目中中正正式式溝溝通通方方式式，，渠渠道道和和時時間間，，使使大大家家按按程程序序，，按按規(guī)規(guī)則則辦辦事事。。3．由于于項目的的特點，，項目經經理更應應注意從從心理學學，行為為科學的的角度激激勵各個個成員的的積極性性。4．對以以項目作作為經營營對象的的企業(yè)，，應形成成比較穩(wěn)穩(wěn)定的項項目管理理隊伍，，這樣盡盡管項目目是一次次性的、、常新的的，但項項目小組組卻是相相對穩(wěn)定定，可大大大減小小組織摩摩擦。5．應鼓鼓勵職能能人員對對項目目和對部部門的雙雙重忠誠誠。6．建立立公平、、公正的的考評工工作業(yè)績績的方法法、標準準，可核核實的目目標管理理的標準準，對成成員進行行業(yè)績考考評，在在其中剔剔除運氣氣，不可可控制，，不可預預期的因因素。四、項目目經理與與職能部部門的溝溝通1．在項項目經理理與職能能經理之之間自然然會產生生矛盾，，項目經理本身身能完成成的事極極少，他他必須依依靠職能能經理的的合作和支持持，所以以在此界界面上的的協(xié)調是是項目成成功的關關鍵。2.項項目經理理必須發(fā)發(fā)展與職職能經理理的良好好工作關關系，這這是他的的工作順順利進行行的保證證。3．與職職能經理理之間有有一個清清楚的有有效的信信息溝通通渠道。。4．項目目經理與與職能經經理的基基本矛盾盾其根源源大部分分是經理理間的權權力和地地位的斗斗爭。5．項目目管理給給原組織織帶來變變化，必必然要干干擾已建建立的管管理規(guī)則則和組織織結構，，機構模模式是雙雙重的。。6．職能能管理是是企業(yè)管管理等級級的一部部分，他他被認為為是“常常任的””，代表表“歸宿宿”。7．主要要的信息息溝通工工具是項項目計劃劃，項目目經理制制訂項目目的總體體計劃后后應取得得職能部部門資源源支持的的承諾。。第三節(jié)項項目溝通通中的問問題及原原因一、常見的溝溝通問題題二、原因分析析三、組織爭執(zhí)執(zhí)to一、常見見的溝通通問題1．項目目組織中中出現(xiàn)混混亂，總總體目標標不明，，不同部部門和單位興興趣與目目標不同同，項目目經理無無法調解解爭執(zhí)。。2．項目目組織經經常討論論不重要要的非事事務性主主題，協(xié)協(xié)調會議議經常被被一些能能說會道道的職能能經理打打斷，干干擾或偏偏離了議議題。3．信息息未能在在正確的的時間，，以正確確的內容容和詳細細程度傳傳達到正正確位置置，人們們抱怨信信息不夠夠、太多多、不及及時、不不正確。。4．項目目經理部部中沒有有應有的的爭執(zhí)，，但它在在潛意識識中存在在，人們們不敢或或不習慣慣將爭執(zhí)執(zhí)提出來來公開討討論，而而轉入地地下。5．項目目組織中中存在著著不安全全、氣憤憤、絕望望的氣氛氛，特別別在項目目遇到危危機，上上層系統(tǒng)統(tǒng)準備對對項目作作重大變變更，或或聽說項項目不再再進行，，或對項項目組織織作調整整，或項項目即將將結束時時。7．實施施中出現(xiàn)現(xiàn)混亂，，人們對對合同、、對指令令、對責責任書理理解不一一或不能能理解。。8．項目目得不到到職能部部門的支支持，無無法獲得得資源和和管理服服務，項項目經理理花大量量的時間間和精力力周旋于于職能部部門之間間。二、原因因分析1．開始始項目時時或某些些成員介介入項目目組織時時，缺少少對目標、對對責任、、對組織織規(guī)則和和過程統(tǒng)統(tǒng)一的認認識和理理解。2．目標標之間存存在矛盾盾或表達達上有矛矛盾，而而各參加加者又從從自己的的利益出出發(fā)解釋釋，導致致混亂。。3．缺乏乏對項目目組織成成員工作作的明確確的結構構劃分和和定義，，人們不不清楚他他們的職職責范圍圍。項目目組織內內工作含含混不清清，職責責沖突，，缺乏授授權。4．管理理信息系系統(tǒng)設計計功能不不全。5．項目目經理的的領導風風格和項項目組織織的運行行風氣不不正。return二、原因因分析6．協(xié)調調會議主主題不明明，項目目經理權權威性不不強。7．有人人濫用分分權和計計劃的靈靈活性原原則，下下層單位位隨便擴擴大它的的自由處處置權，，過于注注重發(fā)揮揮自己的的創(chuàng)造性性。8．使用用矩陣式式組織，，但人們們并沒有有從直線線式組織織的運作作方式上上轉變過過來。9．項目目經理缺缺乏管理理技能、、技術判判斷力或或缺少與與項目相相應的經經驗，沒沒有威信信。10．高高級管理理層不斷斷改變項項目的范范圍、目目標、資資源條件件和項目目的優(yōu)先先級。return三、組織織爭執(zhí)(一)項項目中的的爭執(zhí)1．目標標爭執(zhí)。。2．專業(yè)業(yè)爭執(zhí)。。3．角色色爭執(zhí)。。4．過程程的爭執(zhí)執(zhí)。5．項目目組織間間的爭執(zhí)執(zhí)。(二)正正確對待待爭執(zhí)正確的方方法不是是宣布不不許爭執(zhí)執(zhí)或讓爭爭執(zhí)自己己消亡，，而是通通過爭執(zhí)執(zhí)發(fā)現(xiàn)問問題，講講出心心里話，，暴露矛矛盾，獲獲得新的的信息，，然后通通過積極極的引導導和溝通通達成一一致，化化解矛盾盾。return三、組織織爭執(zhí)(三)解解決爭執(zhí)執(zhí)的措施施回避、妥妥協(xié)、和和稀泥的的方法；；以雙方合合作的方方法解決決問題；；通過協(xié)商商或調停停的方式式解決；；由上層（（企業(yè)））領導裁裁決；采用對抗抗的方式式解決，，如進行行仲裁或或訴訟。。return第四節(jié)項項目溝通通方式一、溝通方式式二、正式溝通通三、非正式溝溝通to一、溝通方方式1．雙向向溝通(有有反饋,討討論會議)和單向溝溝通(不需需反饋)。。2．按流流向分為：：垂直溝通，，即按照組組織層次上上下之間溝溝通；橫向溝通，，即同層次次的組織單單元之間的的溝通；網絡狀溝通通。3．正式式溝通和非非正式溝通通。4．語言溝溝通和非語語言溝通。。溝通不僅是是一個信息息過程更重重要的是一一個心理過過程。二、正式溝溝通(一)正式式溝通的概概念正式溝通是是通過正式式的組織過過程來實現(xiàn)現(xiàn)或形成的的，由項目目的組織結結構圖、項項目流程、、項目管理理流程、信信息流程和和確定的運運行規(guī)則構構成，并且且采用正式式的溝通渠渠道。正式溝通方方式和過程程必須經過過專門的設設計，有專專門的定義義。有如下下特點：1．有固定定的溝通方方式、方法法和過程，，它一般在在合同中或或在項目手手冊中被規(guī)規(guī)定，作為為大家的行行為準則。。2．大家一一致認可，，統(tǒng)一遵守守，作為組組織的規(guī)則則，以保證證行動一致致。組織的的各個子系系統(tǒng)必須遵遵守同一個個運作模式式，必須是是透明的。。3．這種溝溝通結果常常常有法律律效力，不不僅包括溝溝通的文件件，而且包包括溝通的的過程，例例如會議紀紀要若超過過答復期不不作反駁，，則形成一一個合同文文件，具有有法律約束束力；對業(yè)業(yè)主下達的的指令，承承包商必須須執(zhí)行，但但業(yè)主要承承擔相應的的責任。(二)正式式溝通的方方式1．項目手手冊2．各種書書面文件，，包括各種種計劃、政政策、過程程、目標、、任務、戰(zhàn)戰(zhàn)略、組織織結構圖、、組織責任任圖、報告告、請示、、指令、協(xié)協(xié)議。3．協(xié)調會會議。4．通過各各種工作檢檢查，特別別是工程成成果的檢查查驗收進行行溝通。5．其它溝溝通方法，，如指揮系系統(tǒng)、建議議制度、申申訴和請求求程序、申申訴制度、、離職交談談。return三、非正式式溝通(一)非正正式溝通的的形式非正式溝通通是通過項項目中的非非正式組織織關系形成成的。項目目參加者在在項目中又又處于復雜雜的人事關關系網絡中中，人們建建立起各種種非正式組組織關系來來溝通信息息、了解情情況，影響響著人們的的行為。1．通過一一起聊天，，喝茶等傳傳播小道消消息，了解解信息、溝溝通感情。。2．在正式式溝通前后后和過程中中，在重大大問題處理理和解決過過程中進行行非正式磋磋商，如聊聊天、喝茶茶、吃飯或或小組會議議。3．現(xiàn)場觀觀察，通過過到現(xiàn)場進進行非正式式巡視，與與各種人接接觸、聊天天、旁聽會會議，直接接了解情況況，這通常常能直接獲獲得項目中中的軟信息息。4．通過大大量的非正正式的橫向向交叉溝通通能加速信信息的流動動，促進理理解、協(xié)調調。(二)非正正式溝通的的作用1．管理者者可以利用用非正式溝溝通了解成成員的真實實思想、意意圖及觀察察方式，了了解事情內內情，傳播播小道消息息，以獲得得軟信息。。2．通過非非正式溝通通可以解決決各種矛盾盾，協(xié)調各各方面的關關系。3．可以拉拉近關系，，產生激勵勵作用。4．非正式式溝通獲得得的信息有有參考價值值，可以輔輔助決策，，但在決策策時應正確確對待，特特別謹慎。。5．承認非非正式組織織存在，有有意識的利利用非正式式組織，可可縮短不同同組織層次次之間的鴻鴻溝，使大大家親近。。6．在作出出重大決策策前后采用用非正式溝溝通方式，，集思廣益益，能及早早地發(fā)現(xiàn)問問題，將管管理工作做做得更完美美。7．不少小小道消息的的傳播會使使人心惶惶惶，特別當當出現(xiàn)項目目危機，或或項目要結結束的時候候。這樣會會加劇人心心的不穩(wěn)定定、困難和和危機。return第五節(jié)項項目目手冊一、項目概概況（項目總目標標和說明））二、項目參加者者三、合同四、信息管理五、項目管理工工作規(guī)范return一、項目總總目標和說說明1．項目的的特征數(shù)據(jù)據(jù)(l)工程程規(guī)模：如如工程的生生產能力、、建筑面積積、使用面面積、面積積的總體分分配、體積積、工程預預算、總投投資、預算算平米造價價、總平面面布置圖。。(2)主要要工程量，，如土方量量、混凝士士量、墻體體面積、裝裝飾工作量量、安裝工工程噸位數(shù)數(shù)等。2．項目工工作分解結結構圖及表表。3．總工期期計劃(橫橫道圖及其其說明)。。4．成本(投資)計計劃與方案案。按成本本項目、時時間、工程程分部等列列出計劃成成本表，并并簡要說明明。這表明明總成本(投資)的的分配結構構。5．工程說說明。按工工程部分和和各專業(yè)說說明設計及及實施要求求，質量標標準，規(guī)模模等，說明明建筑面積積的分配，，如各科室室所占面積積和各專業(yè)業(yè)功能面積積。二、項目參參加者說明各項目目參加者的的基本情況況，如名稱稱、地點、、通訊、負負責人。1．業(yè)主；；2．業(yè)主企企業(yè)的相關關各職能部部門和單位位；3．官方審審批部門(如城建部部門、環(huán)保保部門、水水、電部門門，社會監(jiān)監(jiān)督機構等等)；4．項目管管理者；5．設計單單位；6．施工企企業(yè)等。三、合同體體系1．有效合合同表；2．有效合合同文本、、附件目錄錄及合同變變更和補充充；3．合同結構構圖、合同編編號及相關圖圖紙編碼方法法；4．各合同主主要內容分析析；5．各合同工工程范圍、有有效期限；6．業(yè)主的主主要合作責任任，應完成的的工作；7．合同以及及工程中的常常用縮寫及專專有名詞解釋釋；8．合同管理理制度。四、信息管理理1．報告系統(tǒng)統(tǒng)。包括項目目內部以及向向外正規(guī)提交交的各種報告告的目錄及標標準格式。2．信息編碼碼體系。如所所采用的項目目單元編碼、、合同編碼、、組織編碼、、成本編碼等等。3．項目資料料及文檔管理理。(l)各種資資料的種類，，如書信、技技術資料、商商務資料、合合同資料；(2)文檔系系統(tǒng)描述；(3)資料的的收集、整理理、保管責任任體系。五、項目管理理工作規(guī)范1．引言2．項目參加加者各方。3．項目各參參加者的責任任4．項目組織織及協(xié)調關系系。5．事務性管管理return9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。15:06:2115:06:2115:061/6/20233:06:21PM11、以我獨沈久久，愧君相見見頻。。1月-2315:06:2115:06Jan-2306-Jan-2312、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。15:06:2115:06:2115:06Friday,January6,202313、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。1月-231月-2315:06:2115:06:21January6,202314、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。06一月月20233:06:21下下午15:06:211月-2315、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。一月233:06下下午1月-2315:06January6,202316、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2023/1/615:06:2115:06:2106January202317、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。3:06:21下下午3:06下下午午15:06:211月-239、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功??！。。1月月-231月月-23Friday,January6,202310、很多事事情努力力了未必必有結果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。15:06:2115:06:2115:061/6/20233:06:21PM11、成成功功就就是是日日復復一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。1月月-2315:06:2115:06Jan-2306-Jan-2312、世間成成事，不不求其絕絕對圓滿滿，留一一份不足足，可得得無限完完美。。。15:06:2215:06:2215:06Friday,January6,202313、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。1月月-2