2023年商務(wù)會議策劃方案【二】

第12頁共12頁2023年商務(wù)會議策劃方案【二】一、會?議預(yù)算商?務(wù)會議的預(yù)?算不是一個?概念。通常?而言，會議?預(yù)算包括以?下幾個方面?:1、會?議室/廳費?用具體可?細(xì)分為:?(1)、會?議場地租金?——通常而?言，場地的?租賃已經(jīng)包?含某些常用?設(shè)施，譬如?激光指示筆?、音響系統(tǒng)?、桌椅、主?席臺、白板?或者黑板、?油性筆、粉?筆等，但一?些非常規(guī)設(shè)?施并不涵蓋?在內(nèi)——比?如投影設(shè)備?、臨時性的?裝飾物、展?架等，需要?加裝非主席?臺發(fā)言線路?時也可能需?要另外的預(yù)?算。(2?)、會議設(shè)?施租賃費用?——此部分?費用主要是?租賃一些特?殊設(shè)備，如?投影儀、筆?記本電腦、?移動式同聲?翻譯系統(tǒng)、?會場展示系?統(tǒng)、多媒體?系統(tǒng)、攝錄?設(shè)備等，租?賃時通常需?要支付一定?的使用保證?金，租賃費?用中包括設(shè)?備的技術(shù)支?持與維護(hù)費?用。值得注?意的是，在?租賃時應(yīng)對?設(shè)備的各類?功效參數(shù)作?出具體要求?(通常可向?專業(yè)的會議?服務(wù)公司咨?詢，以便獲?得最適宜的?性價比)，?否則可能影?響會議的進(jìn)?行。另外，?這些會議設(shè)?施由于品牌?、產(chǎn)地及新?舊不同，租?賃的價格可?能相差很大?。(3)?、會場布置?費用——如?果不是特殊?要求，通常?而言此部分?費用包含在?會場租賃費?用中。如果?有特殊要求?，可以與專?業(yè)的會議服?務(wù)商協(xié)商。?(4)、?其他支持費?用——這些?支持通常包?括廣告及印?刷、禮儀、?秘書服務(wù)、?運輸與倉儲?、娛樂保健?、媒介、公?共關(guān)系等。?基于這些支?持均為臨時?性質(zhì)，如果?會議主辦方?分別尋找這?些行業(yè)支持?的話，其成?本費用可能?比市場行價?要高，如果?讓專業(yè)會議?服務(wù)商代理?，將獲得價?格相對比較?低廉且服務(wù)?專業(yè)的支持?。對于這?些單項服務(wù)?支持，主辦?方應(yīng)盡可能?細(xì)化各項要?求，并單獨?簽訂服務(wù)協(xié)?議。2、?交通費用?交通費用可?以細(xì)分為:?(1)、?出發(fā)地至?xí)?務(wù)地的交通?費用——包?括航班、鐵?路、公路、?客輪，以及?目的地車站?、機場、碼?頭至住宿地?的交通(?2)、會議?期間交通費?用——主要?是會務(wù)地交?通費用，包?括住宿地至?___的交?通、___?到餐飲地點?的交通、_?__到商務(wù)?交際場地的?交通、商務(wù)?考察交通以?及其他與會?人員可能使?用的預(yù)定交?通。(3?)、歡送交?通及返程交?通——包括?航班、鐵路?、公路、客?輪及住宿地?至機場、車?站、港__?_通費用。?3、住宿?費用住宿?的費用應(yīng)該?非常好理解?——值得注?意的只是住?宿費里面有?些價格是完?全價格，而?有點是需要?另外加收政?府稅金的。?對于會議而?言，住宿費?可能是主要?的開支之一?。找專業(yè)的?會展服務(wù)商?通常能獲得?較好的折扣?。正常的?住宿費除與?酒店標(biāo)準(zhǔn)、?房型等因素?有關(guān)外，還?與客房內(nèi)開?放的服務(wù)項?目有關(guān)——?譬如客房內(nèi)?的長途通訊?、洗換、迷?你吧酒水、?一次性換洗?衣物、互聯(lián)?網(wǎng)、水果提?供等服務(wù)是?否開放有關(guān)?。會議主辦?方應(yīng)明確酒?店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉?或者開放的?服務(wù)項目及?范圍。4?、餐飲費用?會議的餐?飲費用可以?很簡單，也?可以很復(fù)雜?，這取決于?會議議程需?要及會議目?的。(1?)、早餐?早餐通常是?自助餐，當(dāng)?然也可以采?取圍桌式就?餐，費用按?人數(shù)計算即?可(但考慮?到會議就餐?的特殊性及?原材料的預(yù)?備，所以預(yù)?計就餐人數(shù)?不得與實際?就餐人數(shù)相?差到___?%，否則餐?館有理由拒?絕按實際就?餐人數(shù)結(jié)算?——而改為?按預(yù)定人數(shù)?收取費用)?(2)、?中餐及午餐?中餐及午?餐基本屬于?正餐，可以?采取人數(shù)預(yù)?算——自助?餐形式，按?桌預(yù)算——?圍桌式形式?。如果主辦?方希望酒水?消費自行采?購而非由餐?館提供，餐?館可能會收?取一定數(shù)量?的服務(wù)費用?。(3)?、酒水及服?務(wù)費通常?，如果在高?酒店餐廳就?餐，餐廳是?謝絕主辦方?自行外帶酒?水消費的，?如果可以外?帶酒水消費?，餐廳通常?需要加收服?務(wù)費。在高?酒店舉辦會?議宴會，通?常在基本消?費水準(zhǔn)的基?礎(chǔ)上加收_?__%左右?的服務(wù)費。?(4)、?會場茶歇?此項費用基?本上是按人?數(shù)預(yù)算的，?預(yù)算時可提?出不同時段?茶歇的食物?、飲料組合?。承辦者告?知的茶歇價?格通常包含?服務(wù)人員費?用，如果主?辦方需要非?程序服務(wù)，?可能需要額?外的預(yù)算。?通常情況下?，茶歇的種?類可分為西?式與中式兩?種——西式?基本上以咖?啡、紅茶、?西式點心、?水果等為主?，中式則以?開水、綠茶?或者花茶、?果茶、水果?、咖啡、水?果及點心為?主。(5?)、聯(lián)誼酒?會/舞會?事實上，聯(lián)?誼酒會/舞?會的預(yù)算可?能比單獨的?宴會復(fù)雜，?宴會只要設(shè)?定好餐標(biāo)與?規(guī)模，預(yù)算?很容易計算?。但酒會/?舞會的預(yù)算?設(shè)計到場地?與節(jié)目支持?，其預(yù)算可?能需要比較?長的時間確?認(rèn)。5、?視聽設(shè)備?除非在室外?進(jìn)行，否則?視聽設(shè)備的?費用通?？?以忽略。如?果為了公共?關(guān)系效果而?不得不在室?外進(jìn)行，視?聽設(shè)備的預(yù)?算就比較復(fù)?雜，包括:?設(shè)備本身?的租賃費用?，通常按天?計算設(shè)備?的運輸、_?__調(diào)試及?控制技術(shù)人?員支持費用?，可讓會展?服務(wù)商代理?音源——?主要是背景?音樂及娛樂?音樂選擇，?主辦者可自?帶，也可委?托代理6?、雜費雜?費是指會議?過程中一些?臨時性安排?產(chǎn)生的費用?，包括打印?、臨時運輸?及裝卸、紀(jì)?念品、模特?與禮儀服務(wù)?、臨時道具?、傳真及其?他通訊、快?遞服務(wù)、臨?時保健、翻?譯與向?qū)А?臨時商務(wù)用?車、匯兌等?等。雜費的?預(yù)算很難計?劃，通常可?以在會務(wù)費?用預(yù)算中增?列不可預(yù)見?費用作為機?動處理。?二、參會者?的安排邀?請不管什?么樣的會議?，主辦者當(dāng)?然希望適宜?的對象(客?戶)參加。?作為主辦者?，邀請的方?式非常重要?。通常情況?下，邀請包?括信息發(fā)布?、回執(zhí)處理?、確認(rèn)通知?等___個?程序。信?息發(fā)布——?從媒體上分?有印刷品(?包括邀請信?函、___?文件、會議?通知)、_?__、印刷?媒介公告、?電子媒介公?告等幾種形?式。通常信?息發(fā)布包括?主題、時間?、地點(暫?定或者候選?)、主要議?程及安排、?費用及標(biāo)準(zhǔn)?等等，有些?還附送會議?企劃書，可?以讓參與者?了解參加的?意義及對會?議的期望。?回執(zhí)——?對于主辦者?來說，回執(zhí)?是對商務(wù)會?議企劃活動?成功與否的?判定標(biāo)志之?一?；貓?zhí)收?到后，通常?需要統(tǒng)計(?在這之前，?需要提醒的?是回執(zhí)單的?設(shè)計非常重?要，應(yīng)當(dāng)是?合理且圓滿?的，應(yīng)當(dāng)包?括如下信息?——明確的?人數(shù)、職務(wù)?、性別、_?__、預(yù)計?到達(dá)目的地?時間、迎送?要求等等)?、確認(rèn)回執(zhí)?有效(通常?以會務(wù)費用?是否交納為?標(biāo)志)，接?下來需要做?的就是資源?分配——主?要是展位與?酒店住宿的?安排，回執(zhí)?確認(rèn)即確認(rèn)?通知可以在?這一切完成?后發(fā)出。回?執(zhí)可以有多?種形式——?傳真、信函?、___、?網(wǎng)路回執(zhí)或?者電話均可??；貓?zhí)需要?注意的是，?如果會議課?題允許，應(yīng)?該考慮到參?與者的特殊?要求，譬如?家屬、隨行?人員、保健?要求、交通?代理、飲食?習(xí)慣、住宿?要求等，如?果回執(zhí)清楚?，那么對會?議的有序安?排會起到很?大幫助。?確認(rèn)通知—?—如果會務(wù)?費用確認(rèn)或?者有其他方?式可以確認(rèn)?，可以發(fā)出?確認(rèn)通知。?同時發(fā)出的?應(yīng)該還有會?議的確切地?點、時間、?議程、簽到?程序及會議?注意事項等?。如果是?小型商務(wù)會?議，簽到相?對簡單，僅?僅是___?登記。但如?果是大型商?務(wù)會議，那?么簽到就是?一項復(fù)雜的?工作。通?常情況下，?會議的簽到?與住宿安排?連在一起。?大型會議如?果想要簽到?過程不出現(xiàn)?混亂，必要?的流程及準(zhǔn)?備是必須的?——回執(zhí)統(tǒng)?計表、簽到?表格、引導(dǎo)?及協(xié)助人員?、住宿賓館?準(zhǔn)確的房間?數(shù)量及房間?號、房間分?配表、鑰匙?、標(biāo)明入住?者姓名及房?號的小信封?(內(nèi)裝客房?鑰匙，通常?酒店可以提?供)、入住?酒店相對明?顯的路徑指?示、會議須?知、會議詳?細(xì)日程、考?察線路及參?與方式、酒?店功能開閉?說明及付費?標(biāo)準(zhǔn)、返程?預(yù)定及確認(rèn)?、會務(wù)交通?使用方式及?付費標(biāo)準(zhǔn)等?等。如果可?能，盡量使?用計算機作?簽到。一般?情況下，簽?到服務(wù)人員?應(yīng)該不少于?___人—?—工作時間?應(yīng)該根據(jù)會?議參與人員?抵達(dá)時間合?理分配。?如果事先將?回執(zhí)的項目?設(shè)計得很周?全，對于簽?到及入住安?排有很大幫?助。餐飲?安排一般?而言，會議?通常統(tǒng)一安?排餐飲。餐?飲安排通常?有兩種形式?——自助餐?或者圍桌餐?。類別有中?式、西式及?___系列?。統(tǒng)一安?排餐飲的會?議，對于成?本的控制非?常重要，自?助餐一般可?以發(fā)餐券控?制(很多酒?店對于自助?餐的開設(shè)有?就餐人數(shù)的?最低要求)?，可以事先?制訂餐標(biāo)及?餐譜，嚴(yán)格?區(qū)分正式代?表與隨行人?員、家屬，?特殊要求者?可以和餐廳?協(xié)商。圍桌?式餐飲安排?比較復(fù)雜—?—特別是大?型會議的時?候。圍桌式?餐飲安排需?要考慮的問?題有:開餐?時間、每桌?人數(shù)、入餐?憑證、同桌?者安排、特?殊飲食習(xí)慣?者、酒水種?類及付款等?。需要提醒?的是，會議?前期考察時?注意餐廳及?用具的衛(wèi)生?情況，不能?讓就餐者出?現(xiàn)健康問題?。如果就餐?者無法按時?集合就餐，?可采取哪桌?夠人數(shù)哪桌?開席的做法?，以保證就?餐者的權(quán)益?。三、確?定時間、流?程與目標(biāo)管?理，并做好?反饋、調(diào)整?。時間的?控制，一般?以時間進(jìn)度?表(倒計時?)的方式來?表現(xiàn)。注意?在安排的時?間上要合理?,同時要留?有余地，一?般來說,前?面的時間、?進(jìn)度要安排?得緊湊一些?，保證后面?有時間來調(diào)?整、完善。?整個活動?是一個系統(tǒng)?工程，流程?管理是指在?活動中各項?工作內(nèi)容之?間的相互銜?接、協(xié)調(diào)和?配合關(guān)系及?其有機組合?的過程管理?。比如在活?動中，主題?內(nèi)容、意義?確定才能確?定議程、規(guī)?格，規(guī)模、?規(guī)格確定才?能確定人數(shù)?，人數(shù)確定?才能落實場?地，場地落?實才能現(xiàn)場?布置等等。?流程管理使?總協(xié)調(diào)人對?于整個活動?的各個部分?有著清晰的?認(rèn)識，便于?找出工作的?關(guān)鍵點、重?點、難點，?一般以程序?框圖表現(xiàn)。?四、活動?策劃、確定?活動主題。?活動策劃?主要包括如?下內(nèi)容:?1、會議議?程策劃安排?大多數(shù)發(fā)布?會整個過程?就是講話，?念稿件，例?行演示。實?際上，盡管?商務(wù)會議屬?于正式的會?議，但可以?做得更活躍?一些，尤其?是會議的開?幕。在會議?議程安排時?，注意緊湊?、連貫，從?實踐來看，?一般控制在?一到兩個小?時為宜。?2、確定參?會人員是一?項很重要的?工作，也是?一個變化較?多的因素，?而它的變化?將影響到整?個會議的規(guī)?格與規(guī)模，?進(jìn)而影響會?議的各個因?素。比如，?重要人物的?出席和缺席?可能影響規(guī)?格，或者方?便起見，會?議地點或會?議的一部分?內(nèi)容改為機?場、貴賓室?進(jìn)行，或者?時間調(diào)整等?。因此，這?是總協(xié)調(diào)工?作控制的“?關(guān)鍵點”，?宜重點來抓?。五、擬?定活動策劃?案和具體操?作方案。?活動策劃案?是指導(dǎo)整個?活動的戰(zhàn)略?、戰(zhàn)術(shù)文本?，供策劃活?動用。一般?來說，會議?核心成員才?提供。具?體操作方案?則是用于企?業(yè)內(nèi)部或者?協(xié)助代理公?___司，?指導(dǎo)整個活?動的具體操?作，一般比?較詳細(xì)，具?體到每一個?人每一步，?甚至具體到?胸卡的內(nèi)容?，時間上具?體到分鐘。?一般會議人?員人手一份?。六、現(xiàn)?場控制現(xiàn)?場控制是體?現(xiàn)總協(xié)調(diào)人?應(yīng)變能力的?一環(huán)，事實?上，一個好?的協(xié)調(diào)人會?將工作做在?前面:首先?是預(yù)防變數(shù)?的發(fā)生。比?如平時做一?些培訓(xùn)，事?前做一些排?練。從實踐?來看，現(xiàn)場?的突變往往?是因為溝通?不暢，考慮?不周，以及?禮節(jié)上的疏?忽。應(yīng)該重?點重視這些?方面;其次?，要在事前?準(zhǔn)備好備選?方案;再次?，注意積累?現(xiàn)場的靈活?應(yīng)變的處理?技巧。對?于前來的官?員、經(jīng)銷商?要有人陪同?和溝通，對?于前來的記?者，應(yīng)該一?視同仁，不?能對A媒體?公開某些情?況而對B媒?體則保密。?對于記者個?人挖掘的新?聞一般不宜?轉(zhuǎn)告他人。?在氣氛的?控制上，總?協(xié)調(diào)人處于?一個平衡的?“重心”上?，氣氛輕松?活潑，與會?者的心情也?會舒暢。另?外一個重要?因素是主持?人，如果是?自己主持則?會好一些，?但往往是分?身乏術(shù)，因?此在發(fā)布會?中，需要提?前安排好一?些事情，事?先要與主持?充分溝通，?讓他(她)?對整個會議?的風(fēng)格有個?大致的了解?與把握。?在產(chǎn)品的演?示講解過程?中，可以用?一些現(xiàn)代科?技手段，結(jié)?合做好的示?意圖、三維?圖形、錄相?、幻燈片等?，以助與會?者的理解。?整個會議?應(yīng)有正式的?結(jié)尾。如果?發(fā)布會安排?在晚餐或午?餐前結(jié)束，?則應(yīng)該有酒?會或自助宴?會等，在會?議結(jié)束時，?由主持人通?知時間與地?點。七、?其他秘書?服務(wù)所謂?秘書服務(wù)指?向會展主辦?方提供各類?文秘、勤雜?、臨時采購?、臨時司乘?、向?qū)У确?務(wù)。這些服?務(wù)通常是臨?時或者按時?提供的，在?預(yù)算時通常?按類別籠統(tǒng)?計算，不在?細(xì)分——可?以按不可預(yù)?計費用或者?按其他類別?計算。如果?通過代理公?司操作，那?么告訴代理?公司作好隨?時服務(wù)的準(zhǔn)?備很有必要?。代理公司?與主辦方之?間的最后服?務(wù)費用核算?將通過雙方?指定的聯(lián)絡(luò)?人互相簽單?認(rèn)可，由雙?方財務(wù)或者?相關(guān)人員核?定。車輛?調(diào)度重要?的國際性會?議、行業(yè)重?要會議、知?名公司全球?或者大區(qū)會?議，參與者?通常人數(shù)較?多，身份較?高，如果在?主辦者所在?地，車輛調(diào)?度可能不成?問題，如果?在異地舉辦?，那么車輛?調(diào)度就值得?好好研究。?通常，異地?舉辦會議基?本上委托當(dāng)?地專業(yè)機構(gòu)?代理，車輛?調(diào)度涉及到?主辦者與代?理方的溝通?，還涉及到?會議舉辦地?的車源問題?。對于主辦?方，通常只?提出用車要?求及安排要?求，而代理?公司則要考?慮時間安排?、預(yù)定的合?理車輛數(shù)量?、行走時間?及線路等等?。因此，主?辦方應(yīng)該提?前告訴代理?方相對準(zhǔn)確?的與會者抵?達(dá)時間、人?數(shù)、此時間?段內(nèi)抵達(dá)客?人的身份及?車輛使用標(biāo)?準(zhǔn)，并告訴?代理方如果?出現(xiàn)與預(yù)告?情形不符時?希望采取的?彌補措施及?愿意為此承?擔(dān)的代價。?禮儀與迎?送對于會?議而言，必?要的禮儀顯?得溫馨。禮?儀工作一般?包括模特召?集、程序分?解、簡單培?訓(xùn)、服裝道?具準(zhǔn)備、禮?儀執(zhí)行等。?值得注意?的是禮儀的?文化素質(zhì)及?外語基本技?能考察，而?不能簡單看?形體決定是?否聘請，另?外一點就是?禮儀的個性?是否符合工?作要求。?各種主題的?會議對禮儀?的要求不一?樣，學(xué)術(shù)性?會議、政府?性質(zhì)會議要?求模特的著?裝比較素雅?，不能搶了?專家及政府?要員的形象?，而銷售類?會展則需要?模特為企業(yè)?及產(chǎn)品錦上?添花，盡量?著裝鮮艷，?與企業(yè)或產(chǎn)?品的品質(zhì)形?象要求一致?。秩序維?護(hù)對于會?議或展覽而?言，無不希?望有良好的?秩序。小型?會議(特別?是企業(yè)或者?)的會議秩?序基本不用?控制，但大?型會議及展?覽，秩序的?控制就顯得?很重要。?大型會議可?以采用代表?證或者入場?券方式控制?，如果需要?保密，代表?證可以特制?，印制有代?表的數(shù)碼身?份照片，會?場入口設(shè)立?保安;展覽?的控制比較?復(fù)雜，因為?展覽主辦者?___的和?展商___?的不是同一?個目標(biāo)。展?覽主辦方需?要控制的秩?序，而展商?需要的是信?息化以及信?息獲取的便?利性。有些?展覽附帶有?展中會，還?有的帶有技?術(shù)交流或者?論壇性質(zhì)，?所以通常會?對所有展商?或者參展人?員進(jìn)行身份?及級別分類?，以保證技?術(shù)交流或者?論壇不被外?界或者無關(guān)?的展商干擾??？刂频氖?段有帶條形?碼的參展證?(需配備讀?碼機)、或?者磁卡式代?表證。為同?時滿足展商?信息化的需?求，現(xiàn)在國?外開始引入?電子名片管?理。資料?快速收集利?器--電子?名片傳統(tǒng)?的展會上，?少不了的是?滿天飛的名?片，參展商?在每天展會?結(jié)束后總要?花上一兩個?小時整理名?片。想取代?這些繁瑣，?可以使用電?子名片。?所謂電子名?片，通常用?磁卡或帶條?形碼的材料?制作——可?以說是為參?展商和參觀?者特制的參?展證。在簽?發(fā)該證前，?組委會會要?求參展商或?參觀者輸入?個人資料，?包括公司名?稱、聯(lián)絡(luò)辦?法、本人職?銜、公司性?質(zhì)和業(yè)務(wù)范?圍等，然后?把這些資料?存入卡中。?同時，組委?會會購置這?類磁卡或條?形碼的讀取?設(shè)備供出租?，參展商可?以