安排高效時(shí)間

安排高效時(shí)間

TimeManagement引子：你了解時(shí)間嗎？一項(xiàng)調(diào)查表明：工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意義的交流時(shí)間平均每天<2分鐘；人們一般平均8分鐘受一次干擾，每小時(shí)約7次，每次大約5分鐘，每天大約4小時(shí)；一天自學(xué)1小時(shí)，3至5年后成為專家。有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過一個(gè)活到72歲的美國人對(duì)時(shí)間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個(gè)人衛(wèi)生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊(duì)：6年學(xué)習(xí)：4年開會(huì)：3年打電話：2年找東西：1年其它：3年

主要內(nèi)容你的時(shí)間價(jià)值時(shí)間的特性時(shí)間管理矩陣圖拖延時(shí)間的借口時(shí)間不夠用的原因有效利用時(shí)間的技巧實(shí)踐計(jì)劃你的時(shí)間價(jià)值人一般都是60歲退休，請(qǐng)計(jì)算出您剩下可以工作的時(shí)間：請(qǐng)閉上眼睛，……你的時(shí)間價(jià)值你打算如何去度過？“今年是你生命中的最后一年”時(shí)間價(jià)值表你的時(shí)間價(jià)值你的時(shí)間價(jià)值時(shí)間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法替代無法失而復(fù)得討論-時(shí)間流逝時(shí)間不夠用的原因你真的很忙嗎?危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng)細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無關(guān)緊要的信件看太多的電視緊急不緊急重要不重要時(shí)間管理矩陣圖213緊急4重要不緊急不重要45%35%5%15%時(shí)間管理矩陣圖不良的時(shí)間分配12重要&不緊急重要&緊急時(shí)間管理矩陣圖最佳的時(shí)間分配拖延時(shí)間的借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很難!」4.「目前我很忙，勻不出時(shí)間做那件事！」5.「茲事體大，我怎么能貿(mào)然采取行動(dòng)？」6.「我現(xiàn)在沒心情做這件事!」7.「我在壓力下工作績效較佳!」8.「在行動(dòng)前，我要先休息一下!」時(shí)間不夠用的原因欠缺計(jì)劃行事優(yōu)先級(jí)錯(cuò)誤事必躬親溝通不良會(huì)議太多拖延不好意思拒絕電話干擾文件滿桌，找不到出差太多午餐吃太飽或吃太久上司找麻煩有效利用時(shí)間的技巧要事第一以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)學(xué)會(huì)說“NO！”學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客減少冗長的會(huì)議辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)有效利用時(shí)間的技巧月歷行事歷與甘特表效率手冊(cè)商務(wù)通與訂房卡鬧鐘其它工具時(shí)間管理的工具計(jì)劃你的一天設(shè)置“定計(jì)劃的時(shí)間”（早上或晚上）給你的時(shí)間一定的彈性給你的任務(wù)時(shí)間10－20％的緩沖每天從做一項(xiàng)主要工作開始。記?。捍蠖鄶?shù)的壓力和疾病并不是由工作造成的，而是由于擔(dān)心你未能做好這項(xiàng)工作。每天至少完成一項(xiàng)主要工作;每個(gè)時(shí)間段里做一件事情并把它做好;每天結(jié)束時(shí)選擇明天的主要任務(wù)并計(jì)劃具體的時(shí)間段;每個(gè)時(shí)間段以兩小時(shí)或更少為宜。時(shí)間段事務(wù)所用時(shí)間優(yōu)先度時(shí)間記錄表待完成事務(wù)優(yōu)先度計(jì)劃時(shí)間每日事務(wù)清單今天必須做的事今天應(yīng)該做的事今天可以做的事

今日三件事Q&A要點(diǎn)整理三人學(xué)習(xí)實(shí)踐計(jì)劃實(shí)踐計(jì)劃本課程我感觸最深的地方是：我將在自己的工作（生活）中改變?nèi)缦拢侯A(yù)計(jì)期限拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)（1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)（6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。

A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。

請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問號(hào)"？"。

文件處置測(cè)驗(yàn)1、訂購文具后所取得的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。3、來自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。5、部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。文件處置測(cè)驗(yàn)7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。

結(jié)果假如你在以上十二個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的"？"，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！

急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn)選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)候；C=常常）

急迫性測(cè)試1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。（）2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。（）4、我休息時(shí)會(huì)覺得不安。（）5、我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。（）6、我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。（）8、我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。（）急迫性測(cè)試9、我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。（）10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。（）11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。（）12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。（）13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（）14、我常邊工作邊吃飯。（）