揮別夢魘做預算也要跟上時代

揮別夢魘，做預算也要跟上時代有編制預算經(jīng)驗的都知道，每年到了做預算的時候就是惡夢降臨之時，尤其對財會人員來說，它更有如跳入輪回般，象徵著揮之不去的苦痛折磨！還好網(wǎng)際網(wǎng)路的時代來臨，所有東西都流行加個E字，彷佛E時代可以解決任何問題，對企業(yè)來說，的確如此，整個企業(yè)流程將因為E時代的來臨獲得重整，預算編制也不例外，E-budgeting象徵著企業(yè)規(guī)劃程序進入一個革命性的時代.它所帶來的改變絕對是你我所樂見的。且看E-budgeting如何施行魔法，改變所有編制預算者的人生！年到了做預算的時候，每個企業(yè)內(nèi)的員工無不叫苦連天，財務(wù)會計人員忙著把不同部門所提供不同結(jié)構(gòu)的數(shù)字整合起來，而非財務(wù)會計人員則忙著把事實與數(shù)字結(jié)合在一起，并苦思自己在這流程中所扮演的角色，而且還得讓管理階層滿意他的業(yè)績目標與預算。在這個時候，頁希望有個快速又簡單的方法，能夠使得大家在期限之前走完這個充滿障礙、崎嶇不平的預算之路。大多數(shù)的中大型企業(yè)經(jīng)理人都想要改變這種狀況，尤其多數(shù)公司的成長速度都相當快，也使得經(jīng)理人必須更有效的運用資源以應(yīng)付成長所需，因此，即使是生產(chǎn)線的經(jīng)理，也必須加入編制預算的行列，因為一個具說服力且正確的預算是縝密的管理中不可或缺的一環(huán)。每一個企業(yè)的經(jīng)營者都希望在期限之內(nèi)看到正確的預算，每一個不同部門的人也都希望了解自己在整個預算中所占的部分，了解自己對整個公司、甚至整個集團營運的影響，更希望能進一步地去模擬或是假設(shè)一些狀況，以為未來做好準備。網(wǎng)路時代的新預算觀效率合理具策略性幸好科技的進步改變這個痛苦的工作，隨著網(wǎng)際網(wǎng)路的發(fā)展，所謂的E-budgeting的技術(shù)改變了這一切。E-budgeting除了是一種由科技資訊公司所提供給企業(yè)的應(yīng)用工具之外，使企業(yè)可以更有效率地透過網(wǎng)路來進行預算的編制，此外，它同時代表了兩個意義，即”enteprisewide”與”electmnic”。值得注意的是，E-budgeting的產(chǎn)生同時也象徽著企業(yè)規(guī)劃程序進入一個革命性的時代！企業(yè)可以建置一個這樣的預算系統(tǒng)，并且將預算的規(guī)模拓展至整個集團，整個集團旗下的分公司將可以透過綢路從全球各地進入系統(tǒng)編制預算，而使得編制預算的過程更有效率。透過E-budgeting企業(yè)組織將可擢致下列三項顯著的利益：1．降低行政管理的成本及困難度；2．提升員工的滿意度；3．使財務(wù)部門著重在策略的制定上，而非工作底稿。身為財會人員，應(yīng)該要帶領(lǐng)公司發(fā)展這種以網(wǎng)路為基礎(chǔ)的新應(yīng)用工具，因為這個新的應(yīng)用工具不但可以使企業(yè)立即獲得以上的三種利益，最特別的是，它可以將企業(yè)的預算流程合理化，將過去單調(diào)、痛苦的預算工作轉(zhuǎn)化成一種充滿樂趣的組織策略。傳統(tǒng)方法漏洞百出費時費工苦不堪言在討論E-budgeting之前，先來看看過去傳統(tǒng)的編制預算方法出了哪些問題。首先，從編制預算的流程來看，不管預算是人工編制或是用工作底稿來編，每個參與編制預算的一員都必須要具備相當?shù)臅媽I(yè)能力，雖然很少有人會承認，但是大部分的人在編制預算時，事實上都不知道要從那兒開始著手，雖然他們對他們的工作執(zhí)掌非常清楚，也知道他的工作對整個企業(yè)集團的影響，但是他們并沒有受過任何關(guān)於預算編制流程的訓練，他們只是被告知必須要在某個特定期限前完成公司預算中的某個部分。同時由於缺乏正確適當?shù)念A算編制指引及方向，常常使得他們在編制預算的過程中遭遇到阻礙，更遑論要編制出一個有意義且具貢獻性的預算。再從另一個角度來看，當所有不同部門的人將預算編制出來之後，財務(wù)會計部門的人必須將所有的預算工作底稿收集起來，并加以編輯整合過。想想看，不同的部門運用不同的編制軟體，編制基礎(chǔ)，財會人員必須將這些資料統(tǒng)一并整合起來，想當然耳這絕對會使整個預算編制的流程減緩下來。更不用說提供預算資料的人若是沒有準時將資料提供出來，眼看著預算截止日到來，還得苦苦等著各地分公司的e-mail，簡直是有如嚴重的交通壅塞般，令人焦急。於是，將延遲的預算資料整合成一致的基礎(chǔ)，變成了財會人員最可伯的夢魘。更別提當其中一個數(shù)字又臨時改變時，整個預算又得重新算過的狀況。其實傳統(tǒng)的預算編制方法最大的缺點在於在預算編制的過程中，預算編制者無法將歷史資料加以存取及運用其中，而使得編制者將公司資金單獨切成數(shù)塊，無法交互參考運用，完全孤立。而沒有歷史資料的交互參酌，預算編制就變得只是將資金交換分配，玩轉(zhuǎn)換的游戲而已，并無實質(zhì)的意義，且使得編制預算既冗長又乏味。結(jié)合總帳系統(tǒng)預算預測自動化那麼，E-budgeting要如何運作呢？雖然企業(yè)可以單獨使用此一應(yīng)用工具（或可稱之為軟體），但若是將它與企業(yè)內(nèi)的財會系統(tǒng)，甚至總帳系統(tǒng)結(jié)合在一起，那麼將會使得預算的編制更切中核心。E-budgeting使得任何一個參與預算編制的成員可以與存有過去歷史資料的資料庫連結(jié)，并反可以將預算編制者的任一假設(shè)對其預算的影響顯示出來，同時，在某一個層級或是某個范圍中，也可以顯示出其對整體預算的影響。E-budgeting將可以使企業(yè)預算及預測功能完全自動化，也就是說，不管任何時間，任何地點，任一個預算編制者都可以經(jīng)由網(wǎng)路與預算編制系統(tǒng)連結(jié)，處理任何與他們相關(guān)的預算編制工作。而這個以網(wǎng)路為基礎(chǔ)的企業(yè)集團預算系統(tǒng)，同時提供了簡單易用且共同基礎(chǔ)的編制語言，使得任何一個預算編制者都可以經(jīng)由這個系統(tǒng)輕松的編制預算，而且也使得預算系統(tǒng)得以不斷地持續(xù)更新、追蹤與監(jiān)控。重心移至策略及監(jiān)控隨時隨地輕松掌握而在架構(gòu)這樣的預算編制系統(tǒng)之後，可以把不論是在後勤的管理者或是在最前線的員工從窒息的瑣碎工作中解放出來，而將精力放在”如果…就會…”的模擬性問題上，不管是生產(chǎn)、銷售等實務(wù)上的策略或是該如何達成目標等等。事實上，類似E-budgeting的企業(yè)應(yīng)用工具可以帶給企業(yè)最實質(zhì)的擢益就是降低管銷成本與行政管理的困難，有效支援企業(yè)日常工作，提升員工生產(chǎn)力。雖然這個以網(wǎng)路為基礎(chǔ)的企業(yè)集團預算系統(tǒng)使用范圍非常廣，但最終的控制者還是得仰賴財會人員。財會人員必須從最初的編制流程開始，就追蹤監(jiān)控到最後的編制工作完成。此外，對現(xiàn)代的企業(yè)來說，E-budgeting還提供了相當彈性的需求支應(yīng)功能。譬如說，財會部門可以直接從系統(tǒng)中刪減支出，并立即獲知影響結(jié)果，而不需要再透過跨部門的溝通找到該部門主管，等待該部門評估回應(yīng)後方知結(jié)果如何，也不用再重新輸入資料，重新核算。同時，E-budgeting不需要再從各個不同的預算表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料，將預測基礎(chǔ)統(tǒng)一等，這些繁雜的工作都不需要再做了、財會主管只要把心力放在企業(yè)能不能賺錢，如何賺錢，收入與支出能不能與預算相符等策略性問題上，而不是一個只會催預算的討厭鬼。同時，這個預算編制系統(tǒng)使得管理人員不論是在辦公室，或是在家里，甚至在機場，只要他們想工作，都可以隨時上線運作。依據(jù)需求提供模組自動加總詳細科目當然，為了確保系統(tǒng)的安全性，E-budgeting具有類似旅館的”check-in”跟”check-out”追蹤控制的功能，所有聯(lián)結(jié)上線的作業(yè)都會留下紀錄并提供完整查核的紀錄軌跡，這樣才能確保機密性的資料不會被有心人士或是駭客所截取，并且確保財會人員可以掌控整個預算編制的狀況。此外，因為財會部門以外的預算編制者通常鮮有財務(wù)及預算相關(guān)的經(jīng)驗，所以E-budgeting考慮到不同預算編制者的需求，并提供不同的預算型態(tài)。譬如說，客戶服務(wù)部經(jīng)理必須考慮到整個客服部門的支出，他非常需要類似像E-budgeting這種應(yīng)用工具，協(xié)助他詳細地計算出每一位客服人員的薪資，所謂的薪資不只是本薪部分，還有加班費，業(yè)績獎金及獎金比例等資料，E-budgeting會自動的幫他將相關(guān)的資訊一起加總。同樣地情況，資訊部門的主管通常都會做一些機器設(shè)備相關(guān)的重要資產(chǎn)投資計畫，譬如說新的伺服器、新的網(wǎng)路、新的電腦等，只要用E-budgeting來做預算，E-budgeting會自動地幫他計算折舊、資產(chǎn)認列等會計相關(guān)工作。同樣地、E-budgeting也可以應(yīng)用在人力資源、收入、支出的預算制作上、同樣既輕松又具有彈性。不具會計專業(yè)背景也可以編制的預算這個以網(wǎng)路為基礎(chǔ)的企業(yè)集團預算系統(tǒng)非常清楚大部分的預算編制者都是非財會人員，而且通常一年只做一次預算，這些人也許連怎麼樣發(fā)展一個計書案都不知道，也或許他們根本無法想像整個預算編制的程序有多復雜，例如，資訊部門主管所提出的預算，事實上常常占了整個預算的大部分，他掌握了大部分在資訊科技上做投資的主導權(quán)，同時也必須為此負起責任，但是他卻不一定具備有會計專業(yè)的理解能力，但他卻要負責發(fā)展出相關(guān)的預算架構(gòu)出來。這聽起來有點可怕，還好現(xiàn)在有了像這個以網(wǎng)路為基礎(chǔ)的企業(yè)集團預算系統(tǒng)，每一個人不一定要具備會計專業(yè)能力，他都可以經(jīng)由這個系統(tǒng)，應(yīng)用相同的標準基礎(chǔ)，編制具有相同語言的預算；或是他非得是資訊部門人員，才可以編制出系統(tǒng)升級、購置新軟體或是架構(gòu)綱路等所需的預算表了。由此可知，E-budgeting就是由人工智慧及企業(yè)組織規(guī)則所發(fā)展出來的一套軟體，它將所有片段的資訊整合成具有完整架構(gòu)的預算體系。也就是說，它提供預算編制者一些必須的工具，來使得預算的編制更正確、更有效率。同時也使得財會部門將整個企業(yè)組織的所有花費架橫出一個完整的藍圖。成本降低員工滿意策略著手良善循環(huán)那麼，施行E-budgeting底有什麼好處？就如同文章前段所開宗明義即提到的三大效益，這個以綱路為基礎(chǔ)的企業(yè)集團預算系統(tǒng)最大的貢獻在於降低行政資源的花費，并將之轉(zhuǎn)至更需要資源的艱困工作上；此外，實施E-budgeting將可提升員工的參與度，同時也可以使得財會部門的人員將工作重心放在策略上。E-budgeting降低編制預算時來回交涉的困難度及時間成本，而且經(jīng)由網(wǎng)路編制預算，將不再需要工作底稿，也使得調(diào)數(shù)字這種單調(diào)的工作也不復存在，E-budgeting除了所有過去可能發(fā)生的紙張與時間的浪費，取而代之的是各種不同，況且具備創(chuàng)意的編制技巧。E-budgeting提供的”Check-in”跟”check-out”、”top-down”跟”bottom-up”功能，使得預算編制者可以隨時進到系統(tǒng)里填寫數(shù)字、查看數(shù)字，無形中省下很多報告交換的過程跟紙張的列印。每一件事情都在綢路上就可以解決。E-budgeting同樣也提供分析跟細部追蹤的功能，整個預算完全自動合并，同時也保留了完整的查核軌跡可供查核。E-budgeting同時也將預算流程擴大至更多的使用者，企業(yè)的經(jīng)理人及員工，任何與預算相關(guān)的人員，都可以經(jīng)由網(wǎng)路與預算系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，更進一步地了解每一項作業(yè)會對預算所產(chǎn)生的影響。譬如說，一個員工可以像到圖書館查書卡一樣上網(wǎng)查詢資料，當他在飛機上，也可以透過網(wǎng)路聯(lián)結(jié)進入系統(tǒng)，將新的數(shù)字key-in進去，而他所key-in的數(shù)字將會立刻影響預算中任何一個相關(guān)因素并做好加總，當有任何一個員工經(jīng)由網(wǎng)路進入系統(tǒng)時，預算就是在最新的狀態(tài)。這就是以web為基礎(chǔ)的系統(tǒng)最具彈性之處。協(xié)助經(jīng)理人高效率編制精確預算現(xiàn)在有很多企業(yè)嚴格執(zhí)行預算制度，更有甚者，是以預算的執(zhí)行狀況來發(fā)放績效獎金。也就是說，企業(yè)相當鼓勵經(jīng)理人完全依照預算行事，即是在有限的預算下表現(xiàn)出最好的成果。E-budgeting即是幫助經(jīng)理人有效率地去編制精確預算的應(yīng)用工具。E-budgeting使所有的編制預算者在依據(jù)使用者定義所設(shè)計出的預算型態(tài)下編制預算，同時也提供任何預算編制者在做決策時所需要的歷史資料。E-budgeting幫助預算編制者制作不同型態(tài)的預算。例如支出預算、資本預算、人力資源或薪資預算等。以人力資源規(guī)劃的預算來說、其實就是從企業(yè)內(nèi)的每個員工，所有的人力成本，不僅僅是本薪而己，可能還要把紅利、升遷等成本預估進去。最重要的是，E-budgeting讓企業(yè)的財會人員將工作重點放在策略活動上，而不是平衡報表、調(diào)整數(shù)字的緊枝末節(jié)上。他們應(yīng)該做更多的分析或是掌控一些在公司成長過程中的關(guān)鍵問題。例如說，他們應(yīng)該要研究若某個特定的區(qū)域發(fā)展出某個特定的服務(wù)，對收入的影響是什麼，相關(guān)的支出會不會抵減他所帶來的收入等等，或是他應(yīng)該做一些由下往上的追蹤，譬如說，若每個預算尾端減少5％或10％的支出，對整體有什麼樣的影響。這些“如果…．就會...”的問題將會幫助預算編制者了解他所做的任何一個刪減支出或是增加收入的動作對整個企業(yè)的影響，同時也有助於對整體預算編制流程的了解。E-budgeting策略性的解決方案這樣說起來，E-budgeting對企業(yè)可以算是一個策略性的解決方案，企業(yè)每年花那麼多的精力與時間在預算編制上，但這個過程卻是那麼地"勞力密集"財會部門必須花那麼多的時間與人力去整合預算，最後卻沒有力氣去計書甚至分析它。E-budgeting的最大價值就是將預算轉(zhuǎn)化成管理的工具，而不是一個會計方面的苦痛折磨。這個功能強大的應(yīng)用工具徹底改變了組織內(nèi)部員工，迫使員工