物料與采購管理制度基礎(chǔ)

第一節(jié)物料與采購管理制度基礎(chǔ)一、物料與采購管理系統(tǒng)第一條材料分類編號原料、物料的劃分常備料與非常備料的劃分編號原則設(shè)定第二條存量控制管理基準(zhǔn)設(shè)定用料差異管理第三條請（采）購作業(yè)請購方式設(shè)定請購部門設(shè)定請購手續(xù)及權(quán)限請購進(jìn)度控制供應(yīng)廠商的選擇與資料建立采購方式設(shè)定詢價、議價及訂購作業(yè)采購進(jìn)度控制采購核決權(quán)限進(jìn)事務(wù)作業(yè)廠商交貨異常解決第四條驗收作業(yè)收料作業(yè)規(guī)定超短交料解決檢查規(guī)范設(shè)定檢查結(jié)果解決材料退貨解決第五條倉儲作業(yè)倉位規(guī)劃料位及料品標(biāo)示賬務(wù)解決盤點周期方式及異常解決倉庫安全管理措施第六條領(lǐng)料、發(fā)料作業(yè)材料領(lǐng)用規(guī)定以舊換新規(guī)定材料退庫作業(yè)外協(xié)加工料交運管理第七條成品倉儲管理倉位規(guī)劃繳庫核點出貨控制退貨解決滯成品管理第八條滯料、廢料管理滯料、廢料定義滯料、廢料的解決二、采購管理制度（一）標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則第一條請購部門的劃分各項材料的請購部門如下：常備材料：生產(chǎn)管理部門預(yù)備材料：物料管理部門非常備材料：（1）訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門。（2）其他用料：使用部門或物料管理部門。第二條請購單的開立、遞送請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參考庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)主管審核后依請購核決權(quán)限呈核并編號（由各部門依事業(yè)部別編訂），“請購單（內(nèi)購）（外購）”附“請購案件寄送清單”送采購部門。需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以請購單附表，以一單多品方式提出請購。緊急請購時，由請購部門在“請購單”的“說明欄”注明因素，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。材料檢查須待試用方能實行者，請購部門應(yīng)于“請購單”上注明“試用檢查”及“預(yù)定試用期限”。平常用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。第三條免開請購單的物品下列總務(wù)性物品免開請購單，并可以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，但其核決權(quán)限另訂，其列舉如下：賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。招待用品：飲料、香煙等。書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。打字、刻印、報表等。零星采購及小額零星采購材料項目。第四條請購核決權(quán)限內(nèi)購：原物料：請購金額預(yù)估在1萬元以下者，由科長核批。請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。財產(chǎn)支出:請購金額預(yù)估在2023元以下者，由科長核決。請購金額預(yù)估在2023元至2萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決?？倓?wù)性用品：請購金額預(yù)估在10元以下者，由科長核決。請購金額預(yù)估在10元至1萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。外購：請購金額預(yù)估在10萬(含)元以下者，由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。第五條請購案件的撤消請購案件的撤消應(yīng)立即由原請購部門告知采購部門停止采購，同時于“請購單(內(nèi)購)”或“請購單(外購)”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤消”戳記并注明撤消因素。采購部門辦妥撤消后，依下列規(guī)定辦理：采購部門于原請購單加蓋“撤消”章后，送回原請購部門。原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)告知撤消，并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。原請購單未能撤消時，采購部門應(yīng)告知原請購部門。第六條采購部門的劃分內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。外購：由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理?？偨?jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。第七條采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，告知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后告知各請購部門依需要提出請購。第八條采購作業(yè)解決期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)解決期限，告知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。（二）國內(nèi)采購作業(yè)解決第九條詢價、比價、議價采購經(jīng)辦人員接獲“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請購單”上予以注明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng)于請購單“詢價記錄欄，，中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)進(jìn)一步分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理?！霸囉脵z查”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。第十條呈核及核決采購經(jīng)辦人員詢價完畢后，于“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管審核后，依請購核決權(quán)限呈核。第十一條訂購采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真擬定交貨（到貨）日期，同時規(guī)定供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式，。若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資辨認(rèn)。采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資辨認(rèn)。第十二條進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完畢作業(yè)時，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反映單”，并注明“異常因素”及“預(yù)定完畢日期”，經(jīng)呈主管核批后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策解決。第十三條整理付款物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢查報告表”（其免填“材料檢查報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢查報告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤后，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，“請購單（內(nèi)購）”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。內(nèi)購材料須待試用檢查者，其訂立協(xié)議部分，依協(xié)議規(guī)定辦理付款，未訂協(xié)議部分，依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。短交應(yīng)補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。超交應(yīng)經(jīng)主管核批后方可依照實收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。（三）境外采購作業(yè)解決（含進(jìn)事務(wù)、關(guān)務(wù)）第十四條詢價、比價、議價外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價作業(yè)，但因特殊情況（獨家制造或代理等因素）應(yīng)于“請購單（外購）”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后，會請購部門確認(rèn)。第十五條呈核及核決比價、議價完畢后，外購部門應(yīng)填制“請購單（外購）”，擬訂“訂購廠商”、“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權(quán)限核決。核決權(quán)限（1）采購金額以CIF美元總價折合在乂萬元（含）以下者由經(jīng)理核決。（2）采購金額以CIF美元總價折合超過x萬元以上者由總經(jīng)理核決。（3）采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核;但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。第十六條訂購與協(xié)議“請購單（外購）”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。需與供應(yīng)廠商簽訂長期協(xié)議者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期協(xié)議書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。第十七條進(jìn)度控制及異常解決外購部門應(yīng)以“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。外購部門于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時，應(yīng)積極開立“進(jìn)度異常及反映單”，記明異常因素及解決對策，據(jù)此修訂進(jìn)度并告知請購部門。外購部門于外購案件裝船日期有延誤時，應(yīng)積極與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反映單”記明異常因素及解決對策，告知請購部門，并依請購部門意見解決。第十八條進(jìn)簽證前（外購單核準(zhǔn)后）的專案申請申請專案進(jìn)機(jī)器設(shè)備時，外購部門應(yīng)準(zhǔn)備所有文獻(xiàn)申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并應(yīng)請求外貿(mào)管理部門在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)單位憑以向海關(guān)申請專案進(jìn)及分期繳稅。進(jìn)度量衡器及管理物品時，外購部門應(yīng)于申請“輸入許可證”之前準(zhǔn)備“報價單”及其他有關(guān)資料送進(jìn)單位，向政府機(jī)關(guān)申請核準(zhǔn)進(jìn)。第十九條進(jìn)簽證外購材料訂購后，外購部門應(yīng)即檢具“請購單（外購）”及有關(guān)申請文獻(xiàn)，以“申請外匯解決單”（需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”）送進(jìn)單位辦理簽證。進(jìn)單位應(yīng)依預(yù)定日期向外貿(mào)管理部門辦理簽證，并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時告知外購部門。第二十條進(jìn)保險F0B、FAS、C&F條件的進(jìn)案件，進(jìn)單位應(yīng)依“請購單（外購）”外購部門指示的保險范圍辦理進(jìn)保險。進(jìn)單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單（外購）”上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)必須公證時，進(jìn)單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。第二十一條進(jìn)船務(wù)F0B、FAS的進(jìn)案件，進(jìn)單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）于接獲“請購單（外購）”時，應(yīng)視其“裝運岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船運公司或承攬商，以便進(jìn)貨品可機(jī)動選擇船只裝運。進(jìn)單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）應(yīng)將所選定的船運公司或承攬商名稱，提供進(jìn)結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“信用狀開發(fā)申請書”列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。如因輸出岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應(yīng)于“請購單（外購）”上注明，可委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十二條進(jìn)結(jié)匯進(jìn)單位應(yīng)依“請購單（外購）”標(biāo)示的“間發(fā)信用狀日期”辦理結(jié)匯，并于信用狀（L/C）開出后以“開發(fā)L/C快報”告知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。第二十三條稅務(wù)免貨品稅及“工業(yè)用證明”的申請進(jìn)的貨品可申請免貨品稅者，外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準(zhǔn)后，檢具必需文獻(xiàn)，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨品稅。專案進(jìn)稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進(jìn)前，檢具有關(guān)文獻(xiàn)，憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十四條輸入許可證的修改供應(yīng)商成本公司規(guī)定修改“輸入許可證”時，外購部門應(yīng)開立“輸入許可證修改申請書”，經(jīng)呈核后，檢具修改申請文獻(xiàn)送進(jìn)事務(wù)科辦理。第二十五條裝船告知及提貨文獻(xiàn)的提供外購部門接到供應(yīng)商告知有關(guān)船名及裝船日期時，應(yīng)立即填制“裝船告知單”分別告知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文獻(xiàn)時，應(yīng)檢具“輸入許可證”及有關(guān)文獻(xiàn)，以“裝運文獻(xiàn)解決單”先送進(jìn)單位辦理提貨背書。提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文獻(xiàn)，以“裝運文獻(xiàn)解決單”辦理報關(guān)提貨。管理進(jìn)物品放行證的申請：進(jìn)管理物品時，外購部門應(yīng)于收到裝運文獻(xiàn)后，檢具必需文獻(xiàn)送政府主管機(jī)關(guān)申請“進(jìn)放行證”或進(jìn)護(hù)照，以便據(jù)此報關(guān)提貨。第二十六條進(jìn)報關(guān)關(guān)務(wù)部門收到“請購單（外購）”及報關(guān)文獻(xiàn)時，應(yīng)視買賣、保險及稅率等條件填制“進(jìn)報關(guān)解決單”連同報關(guān)文獻(xiàn)，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時開立“外購到貨告知單，，（含外購收料單）送材料庫辦理收料。不結(jié)匯進(jìn)物品，進(jìn)單位（郵寄包裹則為總務(wù)部門）應(yīng)于接獲到貨告知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會外購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。如系無價進(jìn)的材料、補運補償及退貨換料等，報關(guān)時關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨告知單（含外購收料單）”告知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送解決部門解決。關(guān)稅繳納前進(jìn)單位應(yīng)的確核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)單位估列者不符時，進(jìn)單位應(yīng)立即告知外購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面形式向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)單位應(yīng)于“進(jìn)報關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。稅捐記賬的進(jìn)案件，進(jìn)單位應(yīng)依“請購單（外購）”，于報關(guān)時檢具必需文獻(xiàn)辦理具結(jié)記賬，并將記賬情況記入“稅捐記賬額度登記表”及“稅捐記賬額度控制表”。船邊提貨的進(jìn)材料，進(jìn)單位應(yīng)于貨品抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù)，以便船只抵港時即時辦理提貨。第二十七條報關(guān)進(jìn)度控制關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進(jìn)報關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進(jìn)度。第二十八條公證各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目（如外購散裝材料），告知進(jìn)單位于材料進(jìn)港時，會同公證行前往公證。外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進(jìn)單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫告知時，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。進(jìn)貨品辦理公證時，進(jìn)單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。第二十九條退匯外購部門依進(jìn)材料的裝運情況，判斷信用狀，當(dāng)剩余金額已無裝船的也許時，應(yīng)于提供報關(guān)文獻(xiàn)時提醒進(jìn)單位，并于進(jìn)材料放行及“輸入許可證”