材料采購管理

材料采購管理1目的為確保國際公司項(xiàng)目采購物資管理，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，使采購過程處于受控狀態(tài)，制定本程序文件。2范圍本程序文件規(guī)定了國際公司項(xiàng)目采購物資管理的職責(zé)、采購計(jì)劃管理、采購價(jià)格管理、采購招標(biāo)管理、采購合同管理、材料人員管理、材料質(zhì)量記錄和表單的具體要求；對(duì)物資采購計(jì)劃的審批以及材料產(chǎn)品的驗(yàn)證等方面提出了要求及本公司國內(nèi)外采購工作的實(shí)施也做出了具體規(guī)定。本程序文件只適用于國際公司各級(jí)材料采購管理。3引用標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程項(xiàng)目管理規(guī)范》，及中油吉林化建工程股份有限公司有關(guān)《經(jīng)營系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)》、《材料管理規(guī)定》等相關(guān)內(nèi)容。本程序文件執(zhí)行時(shí)，如所參照標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)內(nèi)容與本程序文件矛盾、不符時(shí)，且沒有可參照的標(biāo)準(zhǔn)，將按照本程序文件執(zhí)行。中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程項(xiàng)目管理規(guī)范》中油吉林化建《經(jīng)營系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)》、《物資采購控制程序》《不合格品控制程序》、《材料質(zhì)量管理規(guī)定》4定義和術(shù)語組織——職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系得到安排的一組人員及設(shè)施。組織安排通常是有序的，可以是公有的或私有的。供方——是指提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。供方可以是組織內(nèi)部或外部的，在和材料合同情況下，供方可以稱為“承包方”。顧客——是指接受產(chǎn)品的組織或個(gè)人。顧客可以是組織內(nèi)部或外部的。重要物資——指用于工程的A、B類材料設(shè)備和其他施工設(shè)備、計(jì)量設(shè)備等，具體分類見《材料管理》規(guī)定，重要的供方應(yīng)建立合格供方檔案。職責(zé)5.1國際公司經(jīng)營管理部是物資采購的主管部門，材料主管負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目物資采購、供應(yīng)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。5.2國際公司經(jīng)營管理部材料主管代表股份公司負(fù)責(zé)對(duì)自行承攬項(xiàng)目或分包項(xiàng)目所需物資的采購及驗(yàn)收。5.3國際公司經(jīng)營管理部材料主管負(fù)責(zé)組織施工機(jī)械和計(jì)量檢測設(shè)備（固定資產(chǎn)）購置計(jì)劃的審批并組織采購及驗(yàn)收。5.4國際公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購材料單據(jù)的記帳等財(cái)務(wù)工作。5.5國際公司工程管理部負(fù)責(zé)勞保護(hù)具質(zhì)量的驗(yàn)收的監(jiān)督、檢查工作。5.6項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)所需物資采購計(jì)劃的編審、采購的實(shí)施、驗(yàn)收和材料管理。采購計(jì)劃的管理6.1采購計(jì)劃的編制及內(nèi)容：采購單位根據(jù)工程項(xiàng)目的需求，結(jié)合庫存與消耗等具體情況，編制物資采購計(jì)劃。計(jì)劃中應(yīng)清楚地說明采購物資的要求，包括：名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)、時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及供方名稱等，經(jīng)經(jīng)營管理部領(lǐng)導(dǎo)審批。重要物資的采購必須是在經(jīng)合格供方目錄中進(jìn)行采購。6.2采購計(jì)劃的上報(bào)及審核：各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制采購計(jì)劃，遞交經(jīng)營管理部材料主管，由材料主管指定采購管理人員編制“工程公司采購計(jì)劃”，采購計(jì)劃經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，每月5日、25日向股份公司物資采購中心報(bào)送下月采購計(jì)劃，物資采購中心根據(jù)所需材料的種類和數(shù)量，對(duì)第三國際工程公司進(jìn)行授權(quán)采購，其他材料由物資采購中心進(jìn)行集中采購。各項(xiàng)目部上報(bào)的采購計(jì)劃應(yīng)說明采購物資的要求，包括名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間和地點(diǎn)、供方名稱等。6.3新開工的項(xiàng)目，各項(xiàng)目的材料負(fù)責(zé)人（現(xiàn)場項(xiàng)目經(jīng)理）應(yīng)將本項(xiàng)目的標(biāo)書及合同的復(fù)印件交經(jīng)營管理部材料主管，公司經(jīng)營管理部材料主管根據(jù)標(biāo)書及合同提前安排項(xiàng)目的材料供應(yīng)，來保證材料及時(shí)供應(yīng)和材料的價(jià)格合理。7采購價(jià)格管理7.1價(jià)格確定：具備招標(biāo)條件采購材料價(jià)格的確定，公司經(jīng)營管理部（采購管理）參考市場平均價(jià)，通過招標(biāo)方式確定。對(duì)于暫時(shí)獨(dú)家供應(yīng)的，要進(jìn)行市場調(diào)研，并根據(jù)供求情況，及時(shí)協(xié)商調(diào)整價(jià)格，同時(shí)要積極尋找其他廠商，以便進(jìn)行比價(jià)采購。對(duì)于不具備招標(biāo)采購的零散材料，要實(shí)行貨比三家，比價(jià)采購。8采購招標(biāo)管理8.1原則：材料采購招標(biāo)投標(biāo)工作必須堅(jiān)持科學(xué)有效、公開、公正、公平、誠實(shí)信用的原則，在報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、技術(shù)管理水平、企業(yè)業(yè)績、社會(huì)信譽(yù)等方面綜合評(píng)定，擇優(yōu)選擇供貨單位。批量材料（十萬元以上）必須實(shí)行招標(biāo)采購。通過招標(biāo)的方式確定材料采購的渠道和價(jià)格。8.2招投標(biāo)工作程序8.2.1主要采取邀請(qǐng)招標(biāo)的形式，直接向有供應(yīng)能力的合格供方發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)。招標(biāo)工作必須遵守國家法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，維護(hù)雙方合法權(quán)益。招標(biāo)方負(fù)責(zé)編制〈招標(biāo)文件〉，〈招標(biāo)文件〉應(yīng)包括投標(biāo)邀請(qǐng)、投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格書等幾個(gè)部分。8.2.2材料合格的投標(biāo)人是具有法人資格、供應(yīng)能力強(qiáng)、信譽(yù)好的合格分供方，投標(biāo)方應(yīng)如實(shí)提供〈招標(biāo)文件〉，并接受招標(biāo)單位的有關(guān)質(zhì)疑。投標(biāo)單位在評(píng)標(biāo)過程中有義務(wù)接受招標(biāo)方的詢標(biāo)及實(shí)地考察，中標(biāo)后有義務(wù)履行合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)。8.2.3開標(biāo)應(yīng)按照招標(biāo)通知規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)以公開的方式進(jìn)行。招標(biāo)方對(duì)投標(biāo)書是否符合〈招標(biāo)文件〉的要求進(jìn)行判定，開標(biāo)后任何外來證明無效。以競爭為前提，所有投標(biāo)者機(jī)會(huì)均等，開標(biāo)后不允許投標(biāo)方隨意改變其報(bào)價(jià)及實(shí)質(zhì)內(nèi)容，招標(biāo)方也不得在沒有充分理由的前提下讓投標(biāo)方降價(jià)。比較報(bào)價(jià)的同時(shí)，考慮產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、交貨期、運(yùn)輸、經(jīng)營信譽(yù)、售后服務(wù)等綜合因素，綜合評(píng)價(jià)最優(yōu)者為中標(biāo)單位，同等條件下內(nèi)部供方優(yōu)先中標(biāo)。8.2.4招標(biāo)方有權(quán)對(duì)中標(biāo)單位的產(chǎn)品性能、技術(shù)狀況、生產(chǎn)條件、產(chǎn)品質(zhì)量、資質(zhì)、信譽(yù)以及要了解的其它問題進(jìn)行詢問或?qū)嵉乜疾旌笤俸灦ㄙ忎N合同。招標(biāo)方與中標(biāo)單位按中標(biāo)價(jià)格簽定購銷合同，中標(biāo)單位按質(zhì)按量履行合同義務(wù)。8.2.5采購供應(yīng)均實(shí)行異體監(jiān)督制度，物資采購中心組織集中采購招標(biāo)工作，由相關(guān)部門人員共同進(jìn)行評(píng)標(biāo)。由主管經(jīng)理、工程公司經(jīng)理（經(jīng)營管理部部長）、工程技術(shù)人員、公司審計(jì)人員、財(cái)務(wù)人員及物資采購中心相關(guān)人員共同評(píng)標(biāo)確定供貨廠商。9采購合同管理9.1批量材料（十萬元以上）必須由公司經(jīng)營管理部（采購管理）簽定采購合同，一般零散材料簽定采購協(xié)議即可。9.2采購合同一律采用書面形式，明確雙方經(jīng)濟(jì)責(zé)任。有關(guān)合同的文件、函電等都是合同的組成部分，須與合同一齊妥善保管。材料合同簽定完畢后公司經(jīng)營管理部（采購管理）將合同文件及附件交于資料人員統(tǒng)一存檔備案。9.3采購合同應(yīng)認(rèn)真按“工礦產(chǎn)品購銷合同”內(nèi)容填寫。由公司經(jīng)營管理部（采購管理）部長進(jìn)行簽訂。9.4采購合同須經(jīng)物資采購中心審核后方可實(shí)施，并將合同（含附件）上報(bào)物資采購中心一份。9.5公司經(jīng)營管理部材料主管建立合同臺(tái)帳，整理建檔保管。10材料人員管理材料人員配備與調(diào)動(dòng)：材料人員配備要根據(jù)施工項(xiàng)目具體情況確定，原則按項(xiàng)目大小、集中程度、工程類別、供料方式配備相應(yīng)的材料人員；材料人員調(diào)動(dòng)由公司經(jīng)營管理部根據(jù)公司系統(tǒng)資源狀況統(tǒng)一協(xié)調(diào)調(diào)動(dòng)。系統(tǒng)人員調(diào)動(dòng)必須經(jīng)過公司經(jīng)營管理部批準(zhǔn)。11材料質(zhì)量記錄和表單：1、到貨記錄;2、材料入庫驗(yàn)收單；3、復(fù)驗(yàn)報(bào)告；4、合格證登記發(fā)放臺(tái)帳；5、竣工材料統(tǒng)計(jì)表6、附錄12施工材料采購管理臺(tái)帳（）材料采購計(jì)劃填報(bào)單位：時(shí)間：年月日序號(hào)材料名稱材質(zhì)規(guī)格型號(hào)計(jì)量單位數(shù)量預(yù)算單價(jià)計(jì)劃單價(jià)計(jì)劃到貨時(shí)間使用方向可代用規(guī)格供方名稱編制人：審批人：時(shí)間：時(shí)間：物資訂貨、采購、驗(yàn)收、付款、登記臺(tái)帳填報(bào)單位：