大學(xué)審計(jì)處檔案管理制度

XXXX大學(xué)審計(jì)處檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范檔案的管理、查閱使用，有效地利用檔案資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《關(guān)于審計(jì)檔案管理工作的規(guī)定》（國家審計(jì)署、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)）和XXXX大學(xué)相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合審計(jì)處工作實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所指檔案主要是指審計(jì)處對校內(nèi)各類項(xiàng)目審計(jì)、委托社會審計(jì)機(jī)構(gòu)審計(jì)、校內(nèi)其他材料的審核（審查）以及日常工作和學(xué)習(xí)中所直接形成的具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史紀(jì)錄。第二章檔案的立卷歸檔第三條對于審計(jì)項(xiàng)目，堅(jiān)持誰審計(jì)、誰立卷的原則，做到審結(jié)卷成、定期歸檔。審計(jì)人員立卷時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循按性質(zhì)分類、按單元排列、按項(xiàng)目組卷原則。第四條日常工作中形成的其他檔案資料，包括學(xué)校文件、報(bào)學(xué)校各種材料、學(xué)習(xí)資料、基層黨組織建設(shè)材料等，由綜合審計(jì)科統(tǒng)一進(jìn)行分類歸檔保管。第五條不同審計(jì)項(xiàng)目不得合并立卷，跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)終結(jié)的年度立卷。各類檔案資料每月立卷，定期歸檔，其中：（一）基建維修、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)項(xiàng)目審結(jié)后及時(shí)立卷，年末歸檔；（二）學(xué)校對外合同審核資料每月立卷歸檔，招標(biāo)控價(jià)審核和科研審簽資料年末歸檔；（三）對于學(xué)校下發(fā)的文件、報(bào)學(xué)校有關(guān)部門的材料以及在日常工作中形成的其他有價(jià)值的檔案資料，按不同類型存放，年終統(tǒng)一裝訂歸檔。第六條審計(jì)檔案材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別檔案材料的重要程度，便于保管和利用。第七條各科室歸檔的材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將所有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)地排列、編目和編定檔號，方便查詢。第三章審計(jì)檔案的范圍與排列要求第八條經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案材料主要包括以下幾類：（一）立項(xiàng)類材料：審計(jì)委托書、審計(jì)通知書、審前調(diào)查記錄、項(xiàng)目審計(jì)方案等；（二）證明類材料：審計(jì)承諾書、審計(jì)工作底稿及相應(yīng)的審計(jì)取證單、審計(jì)證據(jù)等；（三）結(jié)論類材料：審計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見單、被審計(jì)對象的反饋意見等；（四）備查類材料：審計(jì)項(xiàng)目回訪單、被審計(jì)對象整改反饋意見、與審計(jì)項(xiàng)目聯(lián)系緊密且不屬于前三類的其他材料等。第九條工程審計(jì)項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料主要包括：（一）建設(shè)工程項(xiàng)目審計(jì)申請書；（二）工程預(yù)算、標(biāo)底編制情況；（三）招標(biāo)、投標(biāo)文件；（四）施工合同；（五）工程量計(jì)算清單，工程主要材料、設(shè)備采購價(jià)格清單及驗(yàn)收資料；（六）工程變更簽證、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等施工現(xiàn)場簽證資料；（七）工程決算書面材料及電子文檔，工程結(jié)算審計(jì)表；（八）委托審計(jì)相關(guān)資料；（九）其他有關(guān)材料。第十條審計(jì)檔案材料應(yīng)當(dāng)按下列四個(gè)單元排列：（一）結(jié)論類材料，按逆審計(jì)程序、結(jié)合其重要程度予以排列；（二）證明類材料，按與項(xiàng)目審計(jì)方案所列審計(jì)事項(xiàng)對應(yīng)的順序、結(jié)合其重要程度予以排列；（三）立項(xiàng)類材料，按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列；（四）備查類材料，按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列。第十一條審計(jì)檔案內(nèi)每組材料之間的排列要求：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請示在后；（四）批示在前，報(bào)告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。第四章紙質(zhì)審計(jì)檔案的編目、裝訂第十二條紙質(zhì)審計(jì)檔案主要包括下列要素：（一）案卷封面；（二）卷內(nèi)材料目錄；（三）卷內(nèi)材料；（四）案卷備考表。第十三條案卷封面應(yīng)當(dāng)采用硬卷皮封裝；卷內(nèi)材料目錄應(yīng)當(dāng)按卷內(nèi)材料的排列順序和內(nèi)容編制；卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)逐頁注明順序編號；案卷備考表應(yīng)當(dāng)填寫立卷人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檢查人、立卷時(shí)間以及情況說明。第五章電子審計(jì)檔案的建立與保管第十四條在條件允許的情況下，可以為審計(jì)項(xiàng)目建立電子審計(jì)檔案。第十五條電子審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)確保真實(shí)、完整、可用和安全，應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。電子審計(jì)檔案主要包括以下內(nèi)容：（一）用文字處理技術(shù)形成的文字型電子文件；（二）用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的圖像電子文件；（三）用視頻或多媒體設(shè)備獲得的多媒體電子文件；（四）用音頻設(shè)備獲得的聲音電子文件；（五）其他電子文件。第十六條電子檔案應(yīng)當(dāng)年末統(tǒng)一歸檔保管，涉及光盤、U盤等移動存儲介質(zhì)的，由專人保管。第六章檔案的借閱第十七條外單位人員借閱檔案時(shí)，需要領(lǐng)導(dǎo)審批，履行簽字手續(xù)，閱完應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還；對于保密級檔案，不可對外借閱。第十八條審計(jì)處內(nèi)部職工借閱檔案，閱完后應(yīng)及時(shí)歸還入檔。第十九條凡利用檔案的單位和個(gè)人，未按規(guī)定經(jīng)過批準(zhǔn)，不得擅自公布檔案。第七章檔案的移交第二十條應(yīng)當(dāng)向?qū)W