采購管理第09章

第九講采購合同履行

一、采購組織和人員管理

二、訂單管理

三、貨款支付

四、質(zhì)量管理

五、需要關(guān)注的領(lǐng)域

一、采購組織和人員管理

(一)采購組織管理

任何一個企業(yè)均有相應(yīng)的采購組織，當(dāng)然由于企業(yè)的性質(zhì)不同，企業(yè)的采購組織形式也是不一樣的。

在工業(yè)企業(yè)中，原材料的采購?fù)ǔＳ梢粋€專家組（或稱采購委員會）完成，他們直接向董事會匯報。在一些中小企業(yè)中，采購可能是總經(jīng)理獨有的責(zé)任。因此，采購的組織極大地依賴于公司的特點和所購買的產(chǎn)品特點。

總經(jīng)理銷售企劃采購生產(chǎn)工程人事財務(wù)

采購部門直接歸總經(jīng)理督導(dǎo)，提升了采購人員的地位和執(zhí)行能力，主要目的是發(fā)揮降低成本的效能，使采購部門真正成為公司利潤的第二來源。適合于生產(chǎn)規(guī)模不大，材料在制造成本所占比率較高的情況。

總經(jīng)理銷售財務(wù)企劃采購生產(chǎn)工程人事企劃副總經(jīng)理副總經(jīng)理

生產(chǎn)銷售工程財務(wù)人事企劃總經(jīng)理采購物流物料計劃／倉管

生產(chǎn)銷售工程財務(wù)人事企劃總經(jīng)理物流采購物料計劃／倉管采購部門歸屬生產(chǎn)部門，其主要職責(zé)是協(xié)助生產(chǎn)順利進(jìn)行。適合于“生產(chǎn)導(dǎo)向”的企業(yè)，其采購功能比較單純，且材料價格比較穩(wěn)定。

說明企業(yè)的組織機構(gòu)是一個不斷調(diào)整的動態(tài)過程采購的組織定位受以下因素影響：在最終產(chǎn)品的成本中采購成本所占的份額；公司的財務(wù)狀況；公司對供應(yīng)商的依賴程度目前，許多跨國公司，同時設(shè)置多個與采購相關(guān)的部門，搞權(quán)力分立，如設(shè)立：

需求計劃部門；采購部門；供應(yīng)商管理部門（資源部）；供應(yīng)物流部門；這種四權(quán)分立的組織模式在外企中非常常見，并且國內(nèi)也在效仿。

二、訂單管理（一）、采購訂單管理流程設(shè)計目標(biāo)：方便管理，減少冗余工作，降低成本基本原則：符合邏輯、符合實際；簡捷、實用、規(guī)范；利于部門協(xié)作、便于與供應(yīng)商的信息交流。

在IT技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于采購中的現(xiàn)在，采購管理流程設(shè)計就是：采購經(jīng)理人員流程管理理念+軟件上技術(shù)設(shè)計（二）、訂單管理工作的監(jiān)督1、建立制度對訂單進(jìn)行編號，并完整保存；核查訂單是否得到授權(quán)人的簽字；專人復(fù)查訂單的編制過程和內(nèi)容。2、確定監(jiān)控點：訂單的審批、訂單的詢價、訂單的登記、訂單的付款、訂單的驗收、訂單的審核、訂單的記賬。

3、審查相關(guān)單據(jù)和記錄：審核單據(jù)的真實性，賬目的完整性和，記錄的保密性。二、貨款支付（一）、常用的支付方式:買方直接付款：訂貨付現(xiàn)，見單付款銀行托收：光票托收，跟單托收

信用證：可分為可撤銷和不可撤銷的，保兌的和非保兌的，即期和遠(yuǎn)期的等。支付方式的比較支付方式手續(xù)費用供應(yīng)商風(fēng)險大小采購商風(fēng)險大小資金負(fù)擔(dān)銀行費用提供信用方式匯付訂貨付現(xiàn)簡單小最小最大不平衡最小商業(yè)信用見單付款最大最小托收稍多稍大中中不平衡中商業(yè)信用信用證最多中小大較平衡最大銀行信用不同的支付方式對貿(mào)易伙伴的雙方所產(chǎn)生的負(fù)擔(dān)和風(fēng)險不同，因此有不同的選擇組合。1、支付方式的選擇的依據(jù)：（1）、根據(jù)貿(mào)易伙伴的資信情況靈活選擇；（2）、根據(jù)貨物的市場行情選擇支付方式；（3）、根據(jù)貿(mào)易條件的性質(zhì)選擇支付方式。2、單一的支付方式3、信用證與匯付相結(jié)合4、信用證與托收相結(jié)合5、匯付與銀行保函或信用證結(jié)合6、匯付、托收、信用證三者相結(jié)合以上支付方式適應(yīng)不同的貨物采購，交易雙方強弱勢的不同地位也影響支付方式。（二）、支付手續(xù)1、采購中的預(yù)付賬款，目的主要是為了獲得穩(wěn)定的供應(yīng)，有時也是為了解決供應(yīng)商周轉(zhuǎn)資金短缺問題。2、采購中的分期付款這是生產(chǎn)周期長、原材料昂貴或?qū)ｉT為買方加工生產(chǎn)的一些大型機器設(shè)備、工程項目等交易中經(jīng)常使用的一種支付方式。

3、采購中的延期付款通過提供中長期信貸以推動出口，尤其是機器設(shè)備出口的一種支付方式.三、質(zhì)量管理為了獲取滿意的產(chǎn)品，買賣雙方需要共同合作建立質(zhì)量管理體系。（一）、制定質(zhì)檢方案采購質(zhì)量管理是企業(yè)全面質(zhì)量管理的重要組成部分，也是關(guān)系企業(yè)整體采購績效的決定性環(huán)節(jié)之一。采購經(jīng)理人員必須高度關(guān)注采購質(zhì)量管理，雖然不同的商品和物料存在著技術(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的諸多差異，但采購質(zhì)量管理的流程和控制點是基本相同的。

事前規(guī)劃事中執(zhí)行事后考核·決定品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)并開列公平的規(guī)格·買賣雙方確認(rèn)規(guī)格及圖樣·了解供應(yīng)商的承制能力·買賣雙方確認(rèn)驗收標(biāo)準(zhǔn)·要求供應(yīng)商實施品管制度（品管認(rèn)證等級）·準(zhǔn)備核正檢驗工具或儀器·檢視供應(yīng)商是否按照規(guī)范施工·提供試制品以供品質(zhì)檢測·派駐檢驗員抽查在制品的品質(zhì)·品管措施是否落實·解決買賣雙方有關(guān)品質(zhì)分歧·嚴(yán)格執(zhí)行驗收標(biāo)準(zhǔn)·提供品質(zhì)異常報告·要求賣方承擔(dān)保證責(zé)任·淘汰不合格供應(yīng)商采購質(zhì)量管理方案的制定1、明確采購質(zhì)量控制原則2、制定采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

（1）、規(guī)格、圖樣與采購訂單的要求。（2）、合格供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序；（3）、質(zhì)量保證協(xié)議和解決糾紛的條款；（4）、接受檢驗計劃與管制；（5）、接受質(zhì)量記錄。

3、建立質(zhì)量檢驗體系（1）、三檢制包括互檢，自檢和專檢。（2）、簽名制各個責(zé)任人對產(chǎn)品運動過程中要簽訂相關(guān)記錄文件，以便以后參考。（3）、質(zhì)量復(fù)查制（4）、追溯制五、需要關(guān)注的領(lǐng)域1、MRO采購

（1）什么是MRO

Maintenance,repair,operating

維護(hù)、修理和運營用品及材料。

MRO采購量平均占總采購量的20%。

例：1997美國公司的全部MRO采購金額約為5000億美元，供應(yīng)商約為60000個。（2）MRO包含哪些材料

MRO包含的典型材料和服務(wù)：

電器和機械的（維修零件、儀器設(shè)備）

電子材料（零件、設(shè)備、計算機）

專業(yè)設(shè)備（包括實驗室設(shè)備和用品）

工業(yè)用品（一般維修用品）

安全和保健設(shè)備、零件

機器加工車間用品（工業(yè)機器、設(shè)備和工具）

辦公用品和設(shè)備

化工用品和設(shè)備

車輛、船舶用品和設(shè)備等（3）對MRO項目進(jìn)行管理的必要性

MRO采購的特點決定的：

美國的一項調(diào)查表明：對于許多MRO采購，每筆交易的平均支出為50美元左右，而購買和管理成本卻超過65美元。，購買成本比所采購項目本身的成本還要高。

（4）MRO采購管理的傳統(tǒng)方法

一般企業(yè)都將MRO采購放在極其次要的位置，幾乎是任何一個采購人員都可以從他們選中的任何供應(yīng)商那里購買MRO，對此幾乎沒有任何的管理。

MRO采購趨向聯(lián)合、標(biāo)準(zhǔn)化或外包，MRO的采購?fù)獍找媸艿疥P(guān)注，原因如下：

大部分公司已經(jīng)接受這種觀點：第三方可以更加有效地提供采購服務(wù)；

一些第三方采購實踐成功地降低了MRO采購成本；

MRO聯(lián)合外包采購能分散采購成本，使企業(yè)更加集中于核心業(yè)務(wù)；

新技術(shù)的飛速發(fā)展，信息系統(tǒng)的完善管理分工更加細(xì)化，為采購?fù)獍峁┝丝赡?。目前美?5%的公司MRO采購由第三方來進(jìn)行，74%的公司認(rèn)為MRO應(yīng)該外包。

通用電氣和IBM已經(jīng)將其MRO采購?fù)獍鋈?；而福特、貝爾等公司正在考慮其采購?fù)獍?、需要關(guān)注的幾項采購——服務(wù)采購

服務(wù)包括：通訊：廣告、快信、出版、攝影商務(wù)：審計、會計、金融、市場調(diào)查、數(shù)據(jù)處理、編程、咨詢、監(jiān)理等物流：倉儲、運輸、裝卸搬運等保險法律服務(wù)清潔服務(wù)：樓層管理、環(huán)境美化培訓(xùn)醫(yī)療公用事業(yè)：水、電、氣建筑拆除、工程設(shè)計、廢物處理服務(wù)的特征無法存儲性：要求所提供的服務(wù)與服務(wù)采購者的需求時間一致等；服務(wù)質(zhì)量要有保證：服務(wù)質(zhì)量分有形和無形的評價指標(biāo)。服務(wù)采購典型調(diào)查美國的高級采購研究中心，于1995年完成了一個研究項目，調(diào)查產(chǎn)品采購費用和服務(wù)采購費用情況，并將二者進(jìn)行比較，調(diào)查涉及20種商品和69種服務(wù)。結(jié)果是：采購費用中超過一半（54%）的金額是用于服務(wù)的采購。服務(wù)采購占總采購額的明細(xì)表以上調(diào)研有兩個結(jié)論服務(wù)采購費用不容忽視：國外的公司管理者已經(jīng)開始重服務(wù)采購這塊富饒的新大陸；采購部門在服務(wù)采購中發(fā)揮的作用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠：過去許多服務(wù)只能是由政府提供：如公共事業(yè)、水、電、保險、醫(yī)療、航空客運、鐵路運輸?shù)?，作為采購方?jīng)]有選擇余地。服務(wù)采購的過程優(yōu)秀采購團隊的組建；正式的程序包括：制訂方案請求書；分析供應(yīng)方案，選擇供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議采購協(xié)議五花八門，需要進(jìn)行規(guī)范服務(wù)供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商分析：廣泛收集信息；價格分析：可通過談判等方式；自制或外購決策：國際上流行服務(wù)外包：如安全、餐飲、維修、法律咨詢、工程、軟件開發(fā)、培訓(xùn)等，應(yīng)該對自制或外包做出決策。制訂服務(wù)采購方案時應(yīng)考慮的因素服務(wù)的價值、重復(fù)性、確定性、服務(wù)對象、服務(wù)的提供、需求的特性、交貨特征、按需要定制的程度、提供服務(wù)所需要的技術(shù)等

服務(wù)采購案例培訓(xùn)主管各有采購一本經(jīng)——要從總體素質(zhì)一般的供給市場中挑選出能滿足企業(yè)需求、并給企業(yè)帶來最大價值的培訓(xùn)服務(wù)，培訓(xùn)采購者需有“霧中探花”的本領(lǐng)。目前，中國的培訓(xùn)市場發(fā)展很不成熟，培訓(xùn)公司提供的服務(wù)不完善，企業(yè)的培訓(xùn)需求卻在旺盛增長。在這種背景下，企業(yè)培訓(xùn)的采購者需要具備什么樣的素質(zhì)呢？北大商學(xué)網(wǎng)負(fù)責(zé)人總結(jié)：企業(yè)培訓(xùn)的采購者，需要有洞察力和前瞻的眼光，需要了解本企業(yè)的戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展，最需要深入了解培訓(xùn)市場的供應(yīng)情況。中美史克全國銷售培訓(xùn)經(jīng)理買前要試聽：跟眾多公司購買培訓(xùn)課程的程序一樣，購買之前我們會做充分的市場調(diào)研，接觸后要進(jìn)行試聽，尤其是那些比較貴的課程，一定先要試聽。我們公司比較特別的一個判斷標(biāo)準(zhǔn)是：講師講課所帶出的文化要和我們的企業(yè)文化相符，他們推薦的“銷售模式、管理模式、思維方式”等要跟我們公司一致。我們認(rèn)為：培訓(xùn)中講師所涉及到的精神層面和方向性的內(nèi)容，必須與本企業(yè)一致。因此在購買培訓(xùn)服務(wù)、進(jìn)行講課之前，都要及時與講師溝通。要先培訓(xùn)講師，讓他們變成自己的人。所以，對于采購培訓(xùn)的人來說，這方面的把關(guān)要求很高。東方誠信企業(yè)管理咨詢公司

培訓(xùn)前向不同的機構(gòu)索要相關(guān)信息，對具體事宜，如培訓(xùn)機構(gòu)簡介、課程情況、收費等進(jìn)行對比；考察培訓(xùn)機構(gòu)的信譽，了解已接受過該培訓(xùn)機構(gòu)服務(wù)的公司的評價；考察培訓(xùn)教材：培訓(xùn)項目所針對的技能、格式及培訓(xùn)結(jié)果；了解培訓(xùn)主講人的情況：教育背景、語言水平、工作經(jīng)歷和培訓(xùn)經(jīng)驗等，有的培訓(xùn)要求培訓(xùn)師有相應(yīng)的機構(gòu)認(rèn)證。對于內(nèi)訓(xùn)課程，要求培訓(xùn)公司在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行需求調(diào)查，并根據(jù)培訓(xùn)需求分析和培訓(xùn)預(yù)算等，制定出詳細(xì)的培訓(xùn)計劃；了解培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)機構(gòu)是否提供評估和跟蹤服務(wù)等培訓(xùn)結(jié)束后，收集參加人員意見，對該培訓(xùn)機構(gòu)進(jìn)行評估并存檔供以后的培訓(xùn)參考。神州數(shù)碼培訓(xùn)部主管建立星榜：在目前整個培訓(xùn)市場缺乏對服務(wù)的量化和評價標(biāo)準(zhǔn)的情況下，“口碑”是大家判斷一家培訓(xùn)公司好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，在選擇一定公司的培訓(xùn)之前，主要是調(diào)查其以前的“大客戶”對這家公司的講師、課程的評價；另外，我們還建立了一個培訓(xùn)機構(gòu)的資料庫，合作過的四五十家培訓(xùn)公司的資料都在庫里面，我們按照每次培訓(xùn)的情況，對培訓(xùn)公司進(jìn)行星級評價，最好的是五個星；最次的一個星。3、流通企業(yè)的采購流通企業(yè)以沒有生產(chǎn)過程為特征。流通企業(yè)的基本業(yè)務(wù)活動包括：購、運、儲、銷；流通企業(yè)的業(yè)務(wù)活動可以概括為：采購、銷售和物流；其中采購和銷售屬于商務(wù)職能，在流通企業(yè)中至關(guān)重要。流通企業(yè)與工業(yè)企業(yè)采購的區(qū)別底線思維：流通企業(yè)采購的主要目的是銷售，商業(yè)政策的主要目標(biāo)就放在銷售額和利潤上，并努力實現(xiàn)售價和總成本的最大利差，因此，營業(yè)額、利潤和物流成本是合理采購決策的基礎(chǔ)。廣泛的商品類別：流通企業(yè)經(jīng)營商品的類別平均為25000種，對所有這些物品來說，定單、價格、數(shù)量和供應(yīng)商的情況和銷售信息都應(yīng)該被監(jiān)控。流通企業(yè)與工業(yè)企業(yè)采購的區(qū)別迅速反饋：流通企業(yè)通常是即買即賣，因而銷售的結(jié)果會更快地顯現(xiàn)，這使得向購買者作出快速的反饋成為可能。如此快的信息反饋在工業(yè)企業(yè)中是不可能的。因此流通企業(yè)采購決策的優(yōu)劣很容易評判。供應(yīng)特點：流通企業(yè)經(jīng)營的產(chǎn)品一般為標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，這和工業(yè)企業(yè)的定制產(chǎn)品有很大區(qū)別，這樣流通企業(yè)改變供應(yīng)商就比較容易，也不象工業(yè)企業(yè)與供應(yīng)商之間那種共同產(chǎn)品開發(fā)的關(guān)系。流通企業(yè)的采購流程估計需求：產(chǎn)品的銷售機會是靠市場調(diào)查和市場預(yù)測來估計的。決定產(chǎn)品類別政策和分銷戰(zhàn)略。在這一階段，要決定每一產(chǎn)品的數(shù)量及每一產(chǎn)品組合中產(chǎn)品類別的數(shù)量。具體問題還包括：哪些商品是應(yīng)該是存儲的；哪些商品是靠公司的分銷中心發(fā)送的；哪些商品是供應(yīng)商直送的。選擇合適的供應(yīng)商。合同簽訂；供貨：零售商一般都把重點放在產(chǎn)品的銷售上，所以零售商店中庫存空間有限，因而需要頻繁地運送貨物，這就涉及到配送中心的建立問題（物流問題）；絕大多數(shù)零售商采用一些先進(jìn)的物流技術(shù)，包括物流信息技術(shù)，以保證供貨的可靠性。如自動補貨系統(tǒng)。沃爾瑪之所以能夠取得成功，是因為沃爾瑪有一個補貨系統(tǒng)。每一個商店都有這樣的系統(tǒng)，包括在中國的商店。它使得沃爾瑪在任何一個時間點都可以知道，現(xiàn)在這個商店當(dāng)中有多少貨品，有多少貨品正在運輸過程當(dāng)中，有多少是在配送中心等等。同時它也使沃爾瑪可以了解，沃爾瑪某種貨品上周賣了多少，去年賣了多少，而且可以預(yù)測沃爾瑪將來可以賣多少這種貨品。案例：沃爾瑪?shù)淖詣友a貨系統(tǒng)沃爾瑪之所以能夠了解這么細(xì)，就是因為沃爾瑪有UPC統(tǒng)一的貨品代碼。商場當(dāng)中所有的產(chǎn)品都要有一個統(tǒng)一的產(chǎn)品代碼叫UPC代碼。沃爾瑪所有的貨品都有一個統(tǒng)一的產(chǎn)品代碼，這是非常重要的，在中國叫EAN碼。沃爾瑪之所以認(rèn)為所有這種代碼都是非常必要的，是因為可以對它進(jìn)行掃描，可以對它進(jìn)行閱讀。在沃爾瑪?shù)乃猩虉霎?dāng)中，都不需要用紙張來處理訂單。沃爾瑪這個自動補貨系統(tǒng)，可以自動向商場經(jīng)理來訂貨，這樣就可以非常及時地對商場進(jìn)行幫助。經(jīng)理們在商場當(dāng)中走一走，然后看一看這些商品，選到其中一種商品，對它掃描一下，就知道現(xiàn)在商場當(dāng)中有多少這種貨品，有多少訂貨，而且知道有多少這種產(chǎn)品正在運輸?shù)缴痰甑倪^程當(dāng)中，會在什么時間到，所有關(guān)于這種商品的信息都可以通過掃描這種產(chǎn)品代碼得到，不需要其它的人再進(jìn)行任何復(fù)雜的匯報。在商場當(dāng)中，商場的經(jīng)理擁有這樣的自由度――他可以不聽從這些物流系統(tǒng)對他的建