商務(wù)信函的寫作

商務(wù)信函的作用是什么？Generallyspeaking,therolesofbusinesslettersare:(1)getorconveyinformation;(2)makeoracceptoffers;(3)dealwithallkindsofproblemsonbusinessnegotiations.Inaddition,somelettersjustremindreceiversoftheexistenceofthewriters.2、在撰寫商務(wù)信函時要注意些什么呢？（寫作技巧）A、Makesurethatwhatyouhavewrittenisnogrammaticalmistakes.B、Makesurethatwhatyouhavewrittenwon’tbemisunderstood.中英文書寫格式有何區(qū)別？Differencesaremainlyabouttheaddress.InEnglish,theaddressisinascendingorder;whereasinChineseindescendingorder.掌握下列單詞的意思1Considerration體諒2Correctness準(zhǔn)確3Compeleness完整的4Concreteness具體5Conciseness簡明6Clarity清楚明白7Courtesy禮貌信封樣本RegisteredMail掛號信ViaAirMailRegistered經(jīng)空運(yùn)的掛號信Urgent(Immediate)急件（立刻運(yùn)送）Photographs:PleaseDoNotBend有照片：請勿折疊ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporation82GuangQuMenStreetChongwenDistrictBeijing,100076ChinaMr.T.C.WongWongElectronicsLtd.7ShentonWaySingaporeByAirMail課文的翻譯page2商務(wù)信函寫作原則最有效的商務(wù)信函應(yīng)該是通俗易懂，它們必須是友好禮貌的。我們應(yīng)該記住商務(wù)信函在貿(mào)易關(guān)系上扮演了一個重要的角色。通常來說，當(dāng)我們在寫一封商務(wù)信函的時候，需要應(yīng)用一些特定的寫作原則，它們是：體諒、完整、正確、具體、簡明、清楚、禮貌。1.體諒體諒在好的商務(wù)寫作中是非常重要的。所發(fā)出去的信必須要給人一種好的印象，試著讓自己站在別人的立場來考慮他或她的不同期望、需求、興趣和困難。注重“你”的觀點(diǎn)而不是“我”或“我們”的觀點(diǎn)，找出能夠表達(dá)你的見解和信息的最好方法，這樣就可以很婉轉(zhuǎn)地拒絕一個人的請求而不破壞彼此的關(guān)系。比較下面幾個句子：“你”的觀點(diǎn)“我們”的觀點(diǎn)對您的成功表示祝賀我們將把樣品在下個月發(fā)送給你我們將發(fā)送我們的祝賀信給您我們沒有辦法將樣品在這個月發(fā)給你當(dāng)您付款時，可以享受2%的折扣我們將給予您2%的現(xiàn)金付款折扣2.準(zhǔn)確準(zhǔn)確性意味著不僅要有正確的語法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫，還有合適的語氣也是成功的關(guān)鍵。即使是在抱怨或此類回復(fù)中也能夠在不冒犯對方的情況下準(zhǔn)確表明自己的觀點(diǎn)。商務(wù)信函必須有真實(shí)的內(nèi)容、精確的圖表和詳細(xì)而準(zhǔn)確的術(shù)語，因?yàn)樗麄兤占傲怂形募匈I賣雙方的權(quán)利、責(zé)任及利益。因此，我們既不能多寫也不能少寫，寫得過多容易影響人的自信度，從而影響貿(mào)易發(fā)展；少寫則顯示你不夠成熟和老練。3.完整商務(wù)信函只有在包括了所有必要的信息后才能算成功且有用的，形廓讓信函看起來豐富且完整，要注意是不是所有的事情都已經(jīng)被討論到，所有的問題都已經(jīng)被提到，不完整的信函不僅是不禮貌的，同時它還會讓收到信函的人對你們公司產(chǎn)生一種不好的印象。如果其他公司可以提供給他更全面、更禮貌的信息或要求，那么理所當(dāng)然的，他就有可能放棄你們公司而與另外的公司合作了。當(dāng)你在努力地追求信函的完整性的時候，記住以下幾點(diǎn)：你為什么要寫這封信，哪些原因促使了你寫這封信，你是否已經(jīng)回答了信中所提的所有問題以及什么是讀者所希望的。4.具體信函必須是具體、準(zhǔn)確的，而不是含糊、抽象和籠統(tǒng)的，特別是對于那些需要具體事項(xiàng)的回函，包括報盤、貿(mào)易術(shù)語詢盤等等，都是非常重要的。例如，一些商品的品質(zhì)應(yīng)該用準(zhǔn)確的圖表體現(xiàn)出來，應(yīng)盡量避免出現(xiàn)一些諸如短、長或好的詞，要給出具體的年、月、日，如果有必要的話，甚至是具體到小時、分鐘，但是要避免諸如昨天、下個月、馬上等詞語。以下幾點(diǎn)可以幫助我們寫得更為具體：使用具體的事實(shí)和數(shù)據(jù)；使動詞生動化，使用主動動詞而不用被動動詞或非主動動詞，選擇生動形象的詞語，注意語序，將修飾詞放在正確的位置。5.簡明信函的簡明性常常被認(rèn)為是寫作中最重要的原則，它可以節(jié)省作者和讀者的時間。簡明意味著在沒有犧牲信函的清楚和禮貌的同時，使用最簡短的表達(dá)方式來表達(dá)最全面的信息。好的商務(wù)信函應(yīng)該精確、突出重點(diǎn)，為了使你的信函能夠簡明精練，試著使用短句，避免語言的羅嗦、多余和重復(fù)，消除過分的詳細(xì)。仔細(xì)的分段可以讓信函更清楚、易懂和吸引人，每個段落限制在一個觀點(diǎn)或主題是一個好的規(guī)律。比較以下語句：簡明的羅嗦的我們將在今天的會議中考慮運(yùn)輸日程。我們打算在今天的會議上針對運(yùn)輸日程作出決定。他們?nèi)⒓訌V交會尋找合作伙伴。他們參加了廣交會，為了尋找一個生意伙伴的目的。您3月15日的來信已收到。我們收到了您在3月15日寄給我們的信。我們已經(jīng)收到您的信用證。請注意我們已經(jīng)收到您的信用證。謝謝您…的來信。作者希望能夠收到您…的來信。我/我們隨函附寄了我們新的目錄。請?jiān)诟胶飳ふ椅覀兊男履夸洝?.清晰你必須很清楚地表達(dá)自己，確保信函中已包含了你所想說的精確內(nèi)容是不易被誤解，避免含糊、模棱兩可的表達(dá)。當(dāng)你非常確定自己想說什么的時候，用清楚、簡單的詞語表達(dá)出來，或者用結(jié)構(gòu)組織良好的句子和段落呈現(xiàn)出來，包括必要的過渡詞或連接詞，流暢、直接和簡潔的英語對商務(wù)書信來說是非常重要的，避免重復(fù)和消除過分詳細(xì)。比較以下兩對句子：您在5月10日的來信中所要求的貨物樣品，您在5月10日的來信中所要求我們已經(jīng)空郵了4件給您。的4件商品，我們已在昨天空寄給您。這些商品價格和質(zhì)量都不同。這些商品不僅質(zhì)量不一樣，價格也不一樣。7.禮貌在所有的商務(wù)活動中，禮貌在商務(wù)信函的寫作中扮演了重要的角色。它是很好的介紹卡，有利于鞏固和建立新的業(yè)務(wù)關(guān)系。禮貌意味著在你的信件中得體地展現(xiàn)真誠的友誼，誠摯的謝意，真摯的禮貌，細(xì)心的理解和發(fā)自內(nèi)心的尊重。避免含有激怒性、冒犯性或藐視性的語句，及時回信，因?yàn)闇?zhǔn)時回信會讓那些討厭為了一封信而等上好幾天的人開心。有時候，在生意場上會發(fā)生一些沖突，但外交策略和技巧可以化解這些矛盾，而不會產(chǎn)生互相仇視的情況。在商務(wù)信函中千萬不要將憤怒顯現(xiàn)出來。還有你必須采用合適的語氣。在你開始寫信之前，考慮清楚你想用什么方法來感化你的顧客，然后相應(yīng)地表達(dá)自己，具有說服性、堅(jiān)決性、充滿歉意等等。比較下列句子：我們很抱歉您誤會了我們很抱歉，我們沒有表達(dá)清楚我們的意思你5月5日有關(guān)這一批貨裝船的來信您于5月5日有關(guān)這一批貨的裝船的來已經(jīng)收到信已引起我們的關(guān)注商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)與格式1.信頭商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)與格式1.信頭(letterhead)商業(yè)機(jī)構(gòu)不同，信頭的設(shè)計也不同。信頭通常在第一頁的頂端，要么位于中央，或者采用左邊齊平的齊頭式，或者右邊齊平的首行縮進(jìn)式。2.日期( Dateline)所有商業(yè)書信在信頭下面都應(yīng)該打印一個正確的日期，這日期記錄寫信當(dāng)天，也許可以作為重要參考。3.信內(nèi)地址(Insideaddress)信內(nèi)地址包含名字、地址、公司郵編或收信人，一般在開頭直接寫或?qū)懺谌掌谙碌谌小?.稱呼(Salutation)稱呼稱呼一般是問候性的招呼語，它出現(xiàn)在每封信的開頭，在信內(nèi)地址及參考欄的下面，一般打印在下面兩行，與左邊空白處齊平。在商業(yè)書信中慣常的正式稱呼有：1）郵寄個人DearSir,DearMadam,2）郵寄兩個或兩個以上的人DearSirs,DearMadams,Gentlemen:5.信的正文(Bodyoftheletter)最好將正文分成2個或3個段落6表示敬意的結(jié)束語(Complimentary)表示敬意的結(jié)束語僅僅是結(jié)束書信的一種禮貌的形式。它是一封商業(yè)書信的一部分，應(yīng)寫于中間，在結(jié)束句以下兩行，應(yīng)該與稱呼語保持一致

8.注意行(Attentionline)注意行通常被認(rèn)為是信內(nèi)地址的一部分。當(dāng)這封信是郵寄到公司時，它一般指向某個特定的人或部門，通常打印在稱呼前兩行9.主題欄(Subjectline)主題欄一般做為商業(yè)書信正文的一部分，經(jīng)常用大寫字母或首字母大寫并加下劃線。位于正文下的中央，在稱呼語下兩行，目的是為了引起對信件內(nèi)容的注意。DearSirorMadam,SUBJECT:NEWPRICELIST(2)DearSir,

OurSalesConfirmationNo.TE8810.編號(References)在商務(wù)交流中，當(dāng)一家公司寫信給另一家，每封信都要有個編號。編號可使回復(fù)與先前發(fā)出的信函聯(lián)系起來