采購訂單交期保證辦法

采購訂單交期保證辦法企業(yè)應(yīng)制定訂單交期保證辦法，用以規(guī)范訂單交期管理、確保供應(yīng)商按時交貨訂單交期保證辦法第1章總則第1條目的為加強(qiáng)交期管理，確保供應(yīng)商按時交貨，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行，特制定本辦法。第2條適用范圍本企業(yè)采購物資交期管理工作，除另有規(guī)定外，均依本辦法執(zhí)行。第3條相關(guān)定義采購交期是指從采購訂貨之日開始到供應(yīng)商送貨到庫之日為止之間的時間，交期由以下六項前置時間所構(gòu)成。1.行政作業(yè)前置時間，指采購部與供應(yīng)商共同為完成采購行為所必須進(jìn)行的文書及準(zhǔn)備工作。2.原料采購前置時間，指供應(yīng)商為了完成客戶訂單而向其供應(yīng)商采購必要的原材料這一過程所花費的時間。3.生產(chǎn)制造前置時間，指供應(yīng)商內(nèi)部的生產(chǎn)線制造出訂單上所訂物資的生產(chǎn)時間。4.運送前置時間，指當(dāng)訂單物資生產(chǎn)完成后，將物資從供應(yīng)商的生產(chǎn)地送到客戶指定交貨點所花費的時間。5.驗收檢驗前置時間，指卸貨與檢查物資種類、數(shù)量、質(zhì)量等過程所花費的時間。6.其他零星前置時間，包括不可預(yù)計的外部或內(nèi)部因素所造成的延誤以及供應(yīng)商預(yù)留的緩沖時間。第4條交期管理責(zé)任人采購專員在采購經(jīng)理的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)采購交期管理工作，確保按時收貨。第2章合理確定交貨期限第5條擬定交期范圍采購專員根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)計劃、銷售訂單、庫存數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行綜合分析，初步確定采購訂單交期范圍。第6條預(yù)估訂單交期1.采購專員需了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率，并請供應(yīng)商提供其生產(chǎn)進(jìn)度計劃及交貨計劃，據(jù)此估算供應(yīng)商執(zhí)行采購訂單所需的時間。2.采購物資的運輸有供應(yīng)商送貨和企業(yè)自運兩種方式。采購專員應(yīng)根據(jù)不同運輸主體對運輸時間加以控制。(1)供應(yīng)商送貨情況下，采購專員不需單獨控制運輸時間。(2)企業(yè)自運情況下，采購專員需要根據(jù)物資數(shù)量及性質(zhì)、路途的遠(yuǎn)近、交通條件等因素，選擇合適的運輸方式、合理的運輸線路，以節(jié)省運輸費用和運輸時間。第7條規(guī)范交期條款1.采購專員根據(jù)企業(yè)、供應(yīng)商雙方因素提出合理的交貨期限。2.采購專員應(yīng)將訂單交期上報采購經(jīng)理審批。采購經(jīng)理審批訂單交期時應(yīng)征詢倉儲部、生產(chǎn)部以及銷售部經(jīng)理的意見。3.采購專員在進(jìn)行采購談判時，應(yīng)在明確交貨期限的基礎(chǔ)上同供應(yīng)商達(dá)成對交期違約責(zé)任的共識，并形成合同條款，在采購合同中予以明確。第3章采購執(zhí)行進(jìn)度控制第8條采購進(jìn)度控制點1.采購專員應(yīng)至少設(shè)定以下三個采購進(jìn)度控制點。(1)詢價談判過程。(2)訂購執(zhí)行過程。(3)采購交貨過程。2.采購專員要重點監(jiān)控這三個進(jìn)度控制點，以確保供應(yīng)商正常交貨。第9條訂單跟蹤控制1.采購專員需控制詢價談判時間，確保以最快的時間完成詢價談判。2.采購專員應(yīng)跟蹤了解供應(yīng)商生產(chǎn)過程，并協(xié)調(diào)相關(guān)材料、模具、技術(shù)支援的供應(yīng)工作。采購專員需加強(qiáng)交貨前的催貨工作，了解掌握供應(yīng)商生產(chǎn)效率及進(jìn)度狀況。(1)如遇交期及數(shù)量變更，采購專員需及時聯(lián)絡(luò)與通知供應(yīng)商。(2)為了避免不必要的損失，企業(yè)應(yīng)盡量避免規(guī)格變更。3.采購專員應(yīng)跟蹤管理供應(yīng)商交貨以及交貨后物資使用、財務(wù)部付款事宜。(1)采購專員應(yīng)組織相關(guān)質(zhì)量管理人員或倉庫驗收人員開展驗收工作。采購專員應(yīng)監(jiān)督驗收人員嚴(yán)格遵照《物資驗收管理規(guī)定》執(zhí)行驗收工作。(2)采購專員根據(jù)付款條款要求，在規(guī)定的時間申請付款。第10條記錄采購進(jìn)度1.采購專員填寫企業(yè)“采購進(jìn)度控制表”，記錄采購進(jìn)度。2.采購專員還應(yīng)將三個重要控制點花費時間、完成事項等進(jìn)行記錄，作為以后工作的借鑒。采購專員可自制如下表格，記錄工作內(nèi)容。采購進(jìn)度控制點工作事項說明表進(jìn)度控制點花費時間完成事項詢價談判訂購執(zhí)行采購交貨第11條應(yīng)急處理準(zhǔn)備1.為確保不影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，企業(yè)應(yīng)制定《采購交期異常應(yīng)急預(yù)案》。2.采購部及相關(guān)部門應(yīng)采取以下措施應(yīng)急處理交期延遲問題。（1）采購部、技術(shù)管理部應(yīng)收集、查找替代品。（2）采購部應(yīng)設(shè)立供應(yīng)商信息資料庫，確保及時尋找到可用的供應(yīng)商資料。（3）倉儲部應(yīng)保有安全庫存。第4章交期不符處理第12條交期延遲管理1.采購專員需對交期延遲的原因進(jìn)行分析并研擬對策，確保不再發(fā)生同樣的問題。2.交期延遲的原因分析與處理辦法如下表所示。交期延遲的原因分析與處理辦法責(zé)任方延遲原因處理辦法供應(yīng)商◆接單量超過能力范圍◆技術(shù)、工藝能力不足◆對時間估計錯誤◆品質(zhì)管理不當(dāng)◆經(jīng)營者的顧客服務(wù)理念不佳◆欠缺交期管理能力

及時催貨

要求供應(yīng)商根據(jù)合同條款承擔(dān)違約責(zé)任企業(yè)采購部◆供應(yīng)商選擇錯誤◆業(yè)務(wù)手續(xù)不完備或耽誤◆價格決定不合理或勉強(qiáng)◆下單量超過供應(yīng)商的產(chǎn)能◆更換供應(yīng)商◆付款條件過于嚴(yán)苛

加強(qiáng)采購相關(guān)人員的交期意識

通過培訓(xùn)提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)其他部門◆請購前置時間不足◆技術(shù)資料不齊備◆設(shè)計變更或標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整◆訂貨數(shù)量太少◆供應(yīng)商品質(zhì)輔導(dǎo)不足◆點收、檢驗等工作延誤◆未按合同付款

嚴(yán)格規(guī)范作業(yè)程序，優(yōu)化作業(yè)流程溝通不良◆未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化◆指示、聯(lián)絡(luò)不確實◆技術(shù)資料交接不充分◆品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)溝通不一致◆單方面確定交期，缺少溝通◆合作次數(shù)少、欠缺磨合，導(dǎo)致難以準(zhǔn)確理解對方的意向，使合作過程出現(xiàn)偏差

加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通

建立完善、暢通的溝通機(jī)制不可抗力◆自然災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)因素、國家政策、法律因素等

會同供應(yīng)商及時處理，減少損失第13條交期提前管理1.交期提前太多對采購企業(yè)的影響主要有以下三點。(1)導(dǎo)致庫存成本增加。(2)導(dǎo)致流動資金周轉(zhuǎn)率下降。(3)導(dǎo)致庫存囤積、空間不足。2.交期提前太多會對企業(yè)造成不良影響，企業(yè)應(yīng)按照以下規(guī)范處理這一問題。(1)企業(yè)對單位價值高而數(shù)量少的物資允許提前交貨日、單位價值較低但數(shù)量較多的物資允許提前交貨日，對單位價值較低且數(shù)量較少的物資不允許提前交貨。(2)本年度提前交貨次以上的供應(yīng)商不得提前交貨。采購專員應(yīng)與供應(yīng)商隨時溝通，確定交貨時間。第14條供應(yīng)商考核1.企業(yè)應(yīng)將交期的考核列為供應(yīng)商考核的重要項目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。2.采購部需根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果與配合度，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。(1)更換、淘汰交期不佳的供應(yīng)商，或減少其訂單。(2)對優(yōu)良供應(yīng)商予以適當(dāng)?shù)幕仞仯蚪㈤L期合作伙伴關(guān)系。第15條企業(yè)內(nèi)部改善1.因企業(yè)內(nèi)部原因?qū)е陆黄谘舆t的，企業(yè)追究經(jīng)辦人責(zé)任。2.企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作的流程管理，以規(guī)范相關(guān)人員作業(yè)，提高作業(yè)效率。第5章附則第16條本辦法由采購部制定，解釋權(quán)歸采購部所有。第17條本辦法經(jīng)總經(jīng)理審批后生效，修改、廢止時亦同。1采購進(jìn)度控制表編號：日期：年月日請購單號請購部門請購日期物資名稱供應(yīng)商訂購需要日期交貨期付款條件付款情況交貨記錄備注日期數(shù)量單價金額經(jīng)辦人：審核人：2交期變更聯(lián)絡(luò)單日期：年月日物資編號請購單編號品名規(guī)格請購量原需要日預(yù)到日急要日采購部答復(fù)經(jīng)辦人：主管：3供應(yīng)商交期計劃表使用單位：第副本月日至月日名稱庫存量單價庫存價值估計日銷量可銷售日數(shù)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)量每日產(chǎn)量日數(shù)預(yù)定生產(chǎn)日程始至日數(shù)產(chǎn)量合計4供應(yīng)商交期變更單訂單號碼接單日期名稱規(guī)格生產(chǎn)數(shù)量原定交貨期變更交貨期變更原因□船期月/日□人員不足□信用證（L/C）□制造異常□原物料延誤□機(jī)械故障5采購交貨延遲檢討表采購訂單號請購部門采購專員品名規(guī)格原定采購交期原定采購數(shù)量事由延遲天數(shù)供應(yīng)商未交量說明（含保證事項）最終完成情況請購部門意見6供應(yīng)商交期延誤一覽表編號：日期：年月日訂單號品名延誤數(shù)量原因補(bǔ)救措施預(yù)定交貨期責(zé)任單位部門主管：單位主管：填表人：7供應(yīng)商交貨狀況分析表