HR操作規(guī)范(檔案管理)

2015

員工檔案規(guī)范—醫(yī)院HR實操手冊放置醫(yī)院LOGO2015HR委員會通用培訓教材講師：Part1Part2Part3Part4Part5Part6員工檔案規(guī)范—HR委員會資料放置醫(yī)院LOGO整理面試材料規(guī)范入職（勞動合同管理）完整在職資料精確化離職檔案袋/柜保存檔案目錄HONOR放置醫(yī)院LOGOPart1—HR檔案目錄面試材料入職資料勞動合同在職記錄離職資料《人員需求表》、個人簡歷、《求職申請表》《入職審批表》、《承諾書》？份、個人證件資料、健康證明（體檢報告）、離職證明《勞動合同》或《派遣合同》或《實習協(xié)議》或《退休返聘協(xié)議》或《業(yè)務外包合同》工資/崗位調整、獎懲記錄、《培訓協(xié)議》、重大事件《離職申請表》、《離職結算表》、《保密協(xié)議》或《競業(yè)禁止協(xié)議》、《離職證明》HONOR放置醫(yī)院LOGOPart1—HR檔案目錄提醒：凡是檔案，必須編號！?。”砀褚彩菣n案。有檔案就有保存或登記！HONOR放置醫(yī)院LOGOPart2—整理面試材料《人員需求表》：A.1個職位1份需求表(可以多人)。先見表后招聘，否則影響定編，還可能中途放棄。B.若工作內容不同，即使是同一個職位，也需要單獨填寫1份需求表。C.盡可能按職位實際要求，完整、詳細的填寫，不要模糊，否則影響招聘效果。D.審批環(huán)節(jié)要嚴格，簽字帶日期。（注意時間先后順序，不要出現(xiàn)院長簽字日期還比部門早的情況）否則工作秩序也會打亂，還影響外審，以后補資料困難。E.擴大編制或新增崗位，一定要先經過院領導及相關部門的審批。F.請在背面注明離職人員和新入職人員信息（一一對應）。否則，影響人員定編。H.單獨建立文件夾存檔。最好為打孔式。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart2—整理面試材料信息發(fā)布要規(guī)范：

A.職位信息盡量與《崗位說明書》或《人員需求表》中的描述一致，內容完整但要簡練。B.禁止使用歧視性語句，如：限女性（或男性）、城區(qū)戶口等。多用，如：有××方面工作經驗優(yōu)先、符合國家健康要求、良好的溝通表達能力、IT技能(約定使用office)等。C.提前防范風險，如：可承受工作壓力，適應出差等。D.拓寬招聘渠道和信息發(fā)布平臺，盡量使用51job、智聯(lián)招聘等兩個以上網絡平臺。校園招聘要備好PPT和宣傳資料。E.信息發(fā)布的圖文資料要存檔。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart2—整理面試材料個人簡歷：

A.網絡下載簡歷或要求應聘者自帶簡歷，目的:看填寫與口述、以及個人簡歷與《求職申請表》等內容描述是否一致，有無虛假成分、故意隱瞞內容。B.盡可能在重要信息旁詳細標注或記錄重點能力、與職位相關的經驗。但要書寫工整、不影響觀瞻。C.看清并重點關注個人要求（包括期望職位、薪酬等動機）。在簡歷首頁或顯著位置記錄薪酬期望等重點信息或意見。D.學歷、體檢報告(半年內2級以上公立醫(yī)院或公司的）、證件資料、作品、離職證明等也納入簡歷范疇。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart3—規(guī)范化入職預防性、科學性辦理入職手續(xù)

否則面臨勞動風險

法律方面—入口效應HONOR放置醫(yī)院LOGOPart3—規(guī)范化入職A.確認最終面試及審核結果后才通知入職（通知的信息：時間、地點、線路、職位、薪酬福利、攜帶的證件），堅決杜絕手續(xù)不全，提前入職。B.若有領導或內部推薦，一定要在《入職審批表》中注明(特別是改變聘用決定的）。表中信息要完整、重要信息不能空白、審批簽字必須按流程、日期是重點。其他資料相同。C.先培訓，再到崗，一是可觀察評估應聘者；二是可預防到崗后的突發(fā)性流失。

D.所有入職資料都要放入檔案袋。簽合同很簡單？常規(guī)操作而已，簽名字、寫日期？Soeasy???？！Part3—規(guī)范入職手續(xù)（勞動合同管理）放置醫(yī)院LOGO與醫(yī)院(或公司)形成直接用工關系的員工。退休返聘的專家、人員等兼職的醫(yī)生、管理人員被派遣的人員醫(yī)院(或公司)有哪幾類人？實習生勞動合同管理聘用員工人員退休

人員被派遣實習生簽《實習協(xié)議》，若未畢業(yè)則為在校社保、公積金無，應買商業(yè)保險。簽《勞動合同》,應買商業(yè)保險。1年1簽《退休返聘協(xié)議》，無社保（繼續(xù)交費至達到繳費年限的除外）、公積金。應買商業(yè)保險。簽2年以上《派遣協(xié)議》，社保、公積金由派遣方繳納，醫(yī)院(或公司)不直接發(fā)工資；應買商業(yè)保險。勞動合同管理—簽署策略兼職人員怎么辦？專業(yè)項目人員（聘用）勞動合同中第3種形式。如:醫(yī)院要開發(fā)一個新IT項目，聘用人來完成，后解聘。其它人員（含公司內堅決不愿買社保的輔助崗位人員）簽定《業(yè)務外包合同》，如:清潔工、花工等。放置醫(yī)院LOGO此頁個人部分必須是員工本人工整填寫。①注意核對身份證位數(shù)和是否重號②必須為最詳細、完整、可收信的地址，如：城鎮(zhèn)：……街道×號×小區(qū)×棟×單元×號鄉(xiāng)村：……鎮(zhèn)×村×組（社）③所有信息不能涂改，否則必須在修改處簽字（帶日期、加蓋手?。堍葑詈缶幪?，建議寬度為5位數(shù)，且與工號、檔案袋編號一致（一人一號，終生不變）！勞動合同詳解A.通常為固定期限合同，第1次按3+X(截止到××年12月31日)、第2次按6+X(差2天滿10年）原則簽定。否則違反《勞動合同法》第十四條第（三）款之規(guī)定。B.每次合同到期前，必須提前1個月發(fā)出《續(xù)簽勞動合同通知書》。C.關鍵在于具體的日期。①試用期約定：A.普通人員約定為3個月（實際可提前轉正）,千萬別出現(xiàn)如：2015.10.01—2016.01.01的低級錯誤。B.特殊的6個月（最長試用期且必須是3年以上合同）。③勞動合同詳解無固定期限合同（慎重簽定）的條件為：A.連續(xù)工齡滿10年的。B.第三次簽定合同的。C.經公司審批的特殊人員。②

崗位應精簡為：管理、職員、業(yè)務類

工作地點：公司經營或業(yè)務相關場所④⑤普通人員：標準工時

院長級（或業(yè)務、外勤類）：參照不定時醫(yī)生護士類（倒班的）：參照綜合工時請與當?shù)貏趧颖Ｕ蠙C構確認／／／／／A.一定注意試用期工資≥轉正工資*80%。B.在不確定的情況下，可填寫該崗位的基本工資，且應考慮社?；鶖?shù)問題。C.也可填寫按約定的薪酬，但需另行提供證明，手續(xù)繁瑣。①靈活(滯后）標注，如：公司實際每月15日發(fā)薪，可寫為20日或30日前。避免因節(jié)假日或特殊情況造成的延期所產生影響（勞動糾紛的導火索或被動局面）。③勞動合同詳解注明具體標準，建議模糊或靈活描述。②按醫(yī)院（或公司）、崗位的實際情況進行特別約定。①業(yè)務類（銷售、咨詢、運營類）崗位需約定；必須強調績效考核結果造成的淘汰機制（員工同意放棄申訴和補償）。③勞動合同詳解有保密協(xié)議的崗位或有此情況的崗位，此處必須要約定。②推廣：讓員工手抄一翻的做法！如《競業(yè)禁止協(xié)議》類。①日期是關鍵!甲、乙雙方日期必須一致(即第3頁中第一條的開始日期）。不能有涂改，否則乙方簽字（帶日期和手印）確認。遇節(jié)假日也簽成（第3頁中第一條的開始日期)，可解釋為（為不影響乙方待遇、工齡、年休等）后補的。③勞動合同詳解甲方：一定要加蓋公章；法人(代表必須要有法人授權的文件）可以印章，也可手簽。乙方：必須本人親手簽名，按右手大拇指?。ㄋ饺擞≌驴杀煌品C據）。②A.工傷期間和結束后保留勞動關系的情形。B.女職工懷孕至哺乳期結束前。C.《培訓協(xié)議中》約定的服務期限未到（下一次簽定合同時，可以按服務期結束時間后的一天開始）。D.醫(yī)療期未結束。

E.其他法律法規(guī)的約定。①勞動合同詳解影響勞動合同期限（順延）的幾個情況：HONOR放置醫(yī)院LOGOPart4—在職資料在職資料：

A.任命文件、組織機構調整記錄。B.《崗位說明書》調整記錄。C.薪酬、崗位調整（含外單位借調）記錄（必須有《員工異動審批表》）、獎懲記錄。D.特殊項目或重要貢獻的專項記錄。

E.

培訓（重要項目、能力提升的內/外訓、培訓協(xié)議、在職繼續(xù)教育、進修實習等）。F.《保密協(xié)議》、《競業(yè)禁止協(xié)議》等。

H.影響勞動合同關系的，如：裁員公告文件、勞動合同變更記錄等。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理機械化、精確化辦理離職手續(xù)

否則造成不可估量的后果

法律方面—出口效應HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理A.第一時間檢查《勞動合同》是否過期，未續(xù)簽？

(《培訓協(xié)議》中已有約定的，毋須續(xù)簽）。

若有，必須先補齊后辦理離職。B.《離職申請》和《離職交接》辦理一定要分開；否則不能證明提前30天（或試用期提前）告之，造成醫(yī)院（或公司）的經濟損失。C.

審批流程（審批人、時間）要素一個都不能缺；時間邏輯很重要：員工申請時間一定滿足（正式工提前30天、試用期提前3-7天）的原則。

HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理D.

工作未交接清楚、完整的；有對醫(yī)院（或公司）重大損失未消除的，可拒絕結算薪酬或同意解除關系；若員工強行離職，可作曠工開除處理并追究責任（《勞動合同》和《入職審批表》中的地址起作用了）。E.

社?？壑廉斍霸拢ㄈ舢斍叭毕植粫l(fā)放薪酬的，且無年休假沖抵的，則交至上月)。F.若不是員工主動要求，可不開具《離職證明》（統(tǒng)一格式）。HONOR放置醫(yī)院LOGOPart5—精確化離職辦理離職后又再入職的員工如何處理?若非有重大貢獻、表現(xiàn)良好確因特殊情況離職的、或是不可替代崗位的原員工，否則建議一律不再聘用。一律按新員工重新填寫《入職審批表》、簽定《勞動合同》（一定不能省略）；若仍為原崗位則沒有試用期；另，在特別約定欄中注明原××年×月×日—××年×月×日合同已失效。建議:可復印一份原離職交接表釘或張貼在封面上。工齡繼續(xù)累加，但必須滿1年后，才給年休和工齡工資，薪酬和其他待遇可不變。但未經院長或集團審批，不得出現(xiàn)離職后返回原崗位還加薪的情況。放置醫(yī)院LOGOPart6—檔案袋/柜保存1、所有個人檔案、資料存入《員工檔案袋》。所有資料分類登記。

不重復（勞動合同除外）、不遺漏！B.黑色大筆（如:白板筆）工整書寫。C.編號與《勞動合同》的編號最好一致。D.離職資料同樣裝入。1.4文化分析放置醫(yī)院LOGOPart6—檔案袋/柜