外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程

外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程外貿(mào)跟單員定義：外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對(duì)貨物加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。外貿(mào)跟單員按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類(lèi)：前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉(cāng)庫(kù)為止；中程跟單是指“跟”到裝船清關(guān)為止；全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業(yè)務(wù)性質(zhì)分又可分為外貿(mào)跟單和訂單跟單(生產(chǎn)跟單)。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱(chēng)，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同。接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：(1)合同：(CONTRACT)合同有銷(xiāo)貨合同(SALESCONTRACT)和購(gòu)貨合同(PURCHASECONTRACT)。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。(2)確認(rèn)書(shū)；(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)(SALESCONFIRMATION)和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)(PURCHASECONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。接單的程序：接單的程序可分為詢(xún)盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。(1)詢(xún)盤(pán)：(INQUIRY)又叫詢(xún)價(jià)。發(fā)盤(pán)：(OFFER)又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢(xún)盤(pán)后作出的。(3)還盤(pán)：(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià)。接受(ACCEPTANCE)買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。審單：即審核合同1.審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。質(zhì)量：也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。(3)數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%,有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。（4）單價(jià)，總額的審查：1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）（5） 價(jià)格條款的審查：出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：FOB船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件），C&F（FreightorCarriagePaidto???..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨，CIF成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格。常用的FOBCFRCIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：（1）FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià)=FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)CIF價(jià)= 1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成（2）CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CFR價(jià)-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)CIF價(jià)= 1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成（3）CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CIF價(jià)X（1-投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率）-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)=CIF價(jià)X（1-投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率）（6） 付款方式審查：付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短?？梢允?周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。（9）交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。寄目錄，樣本：準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來(lái)樣。B：新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。C：新品的制作要留有實(shí)樣。D：客戶的來(lái)樣要保存好原樣。形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)，規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開(kāi)出日期）。注意幾點(diǎn)：?jiǎn)蝺r(jià)條款要明確（FOB,CFR,CIF）交期要明確3.付款條件要明確（LC,TT）出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，（報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船），制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：（1）.籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。（2） .催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)，開(kāi)證行的資信等等。公司則審開(kāi)證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改。（3） .訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。A.貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’29-30立方/17.5噸40’58-61立方/22.5噸40’H68-71立方/27.5噸B.制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。C.跟蹤裝柜：(P。31)出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。.制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求:正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔。進(jìn)口貨物跟單的基本程序：(1)就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng)，申請(qǐng)開(kāi)證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。一.采購(gòu)跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。(適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量，適價(jià))二.物料采購(gòu)跟單的原因：以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催：1、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方。3、溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。二.物料米購(gòu)跟單流程：1、制作訂購(gòu)單:跟單員接到所需部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單，要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商。制訂購(gòu)單時(shí)注意：審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料，價(jià)格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說(shuō)明書(shū)，發(fā)出訂購(gòu)單。(制作采購(gòu)單P。26)，將要采購(gòu)的物料名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，價(jià)格。交期等要求表達(dá)清楚。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。2、 訂單跟蹤：對(duì)長(zhǎng)期合作的，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過(guò)程，跟蹤組裝總測(cè)，跟蹤包裝入庫(kù)。3、 物料檢驗(yàn)：確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員，進(jìn)行物料檢驗(yàn)，處理檢驗(yàn)問(wèn)題。4、 物料進(jìn)倉(cāng)：協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫(kù)，處理接受問(wèn)題。四.物料采購(gòu)跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的物料，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。催單的方法：(1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。(2)定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車(chē)間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。因?yàn)樯a(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。一.生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：1、按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。2、 按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。二.生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：1、下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū)。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2、分析生產(chǎn)能力。生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？3、制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度（1）生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：（2）生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序（3）生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)：實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。（4）跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒(méi)按排，問(wèn)題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料，通用的問(wèn)題不大。但如是專(zhuān)用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。全面熟悉公司產(chǎn)品，報(bào)價(jià)，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗(yàn)貨，出貨流程。了解自己的行業(yè)，公司和產(chǎn)品。這是為客戶提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。制定工作計(jì)劃。確保完成最重要和最緊急的工作。在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。做到專(zhuān)業(yè)，正式。保證溝通的雙向性。在收到客戶信函時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行回復(fù)。不能給予明確回復(fù)時(shí)，發(fā)送“信函收到”的確認(rèn)函并確認(rèn)可以為客戶提供明確回復(fù)的時(shí)間。確保樣品溝通環(huán)節(jié)的高效率。盡量保證樣品能讓客戶一次性滿意，加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費(fèi)用。對(duì)產(chǎn)品的充分了解會(huì)幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。慎重承諾，言出必行。當(dāng)出現(xiàn)不確定因素時(shí)，向直屬上級(jí)征求建議后再確認(rèn)給客戶，以保證每一個(gè)承諾的實(shí)現(xiàn)。并與上級(jí)溝通處理結(jié)果的原因。了解訂單生產(chǎn)排程，定期對(duì)訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。遇到問(wèn)題不分“你我”。把客戶的問(wèn)題當(dāng)成我們自己的問(wèn)題，不要畏懼麻煩。實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶會(huì)是最忠誠(chéng)的客戶。認(rèn)真在外貿(mào)跟單中是不可缺失的一個(gè)因素。外貿(mào)跟單是體系嚴(yán)密的流程，如果其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)因?yàn)榇中拇笠獬霈F(xiàn)差錯(cuò)，那么整個(gè)外貿(mào)跟單流程就得再走一遍，讓工作效率大打折扣。二、外貿(mào)跟單員業(yè)務(wù)流程的服務(wù)“多一步”，客戶更滿意 1.宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過(guò)網(wǎng)站來(lái)了解公司，會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。注重信息的反饋。將客戶的反饋建議集中反饋到市場(chǎng)部，作為公司將來(lái)規(guī)劃的借鑒。這將會(huì)為公司帶來(lái)整體利益，也更有利于維護(hù)老客戶，開(kāi)發(fā)新客戶。重視團(tuán)隊(duì)成員，互助合作。完成自身職責(zé)范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問(wèn)題或提出解決問(wèn)題的建議。組成互愛(ài)互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。在公司這個(gè)大的團(tuán)體中，個(gè)人力量不可能改變公司的狀況，團(tuán)隊(duì)力量才是無(wú)限的。2）.收集對(duì)方信息 ?對(duì)方的背景、實(shí)力、規(guī)模、歷史、榮譽(yù)等客觀信息；?對(duì)方有關(guān)談判的目標(biāo)、需求、利益等主觀信息；?對(duì)方的談判風(fēng)格、談判實(shí)力、對(duì)談判的重視程度等策略信息；?對(duì)方人員的權(quán)限、策略，職位、性別、年齡、家庭、嗜好、個(gè)性、經(jīng)歷等 3）.收集政策、時(shí)事導(dǎo)向、國(guó)家、地方的各種政策、法律、法規(guī)。要素二.選擇人員并做合理安排，確定談判班組 商務(wù)談判從某種程度上講是談判雙方人員實(shí)力的較量。談判的成效如何，往往取決于談判人員的學(xué)識(shí)、能力和心理素質(zhì)。一名合格的商務(wù)談判者，除了具備豐富的知識(shí)和熟練的技能外，還應(yīng)具備自信心、果斷力、富于冒險(xiǎn)精神等心理狀態(tài)，只有這樣才能正視挫折與失敗。而商務(wù)談判又常常是一場(chǎng)群體間的交鋒，單憑談判者個(gè)人的豐富知識(shí)和熟練技能，并不一定就能達(dá)到圓滿的結(jié)局，應(yīng)選擇合適的人選組成談判班子。成員各自的知識(shí)結(jié)構(gòu)要具有互補(bǔ)性，從而在解決各種專(zhuān)業(yè)問(wèn)題時(shí)能駕輕就熟，并有助于提高談判效率，在一定程度上減輕了主談人員的壓力。要素三確定目標(biāo)及可讓步的尺度 談判目標(biāo)是對(duì)談判所要達(dá)到結(jié)果的設(shè)定，是指導(dǎo)談判的核心。分析企業(yè)的內(nèi)部條件和外部環(huán)境，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提出明確的談判目標(biāo)：例如商品貿(mào)易談判的談判目標(biāo)，應(yīng)該包括品質(zhì)目標(biāo)、數(shù)量目標(biāo)、價(jià)格目標(biāo)、支付方式目標(biāo)、保證期目標(biāo)、交貨期目標(biāo)、商品檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)等。談判目標(biāo)是一種體系：最低目標(biāo)（基本目標(biāo)）、可接受的目標(biāo)（爭(zhēng)取目標(biāo)）、最高目標(biāo)（期望目標(biāo)）。按其重要性，確定談判雙方各自的目標(biāo)的優(yōu)先順序。要素四確定談判策略不同的談判有各自的特點(diǎn)，因此應(yīng)制定談判的策略和戰(zhàn)術(shù)。1） 選擇戰(zhàn)略：我方最看重的是本次談判的結(jié)果還是雙方的長(zhǎng)遠(yuǎn)關(guān)系。2） 判斷我方談判地位：根據(jù)影響談判的各種因素，分析我方的談判地位，處于優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、還是均勢(shì)。3） 準(zhǔn)備替代方案：談判中，雙方可能都對(duì)對(duì)方提出的方案不予接受，談判處于僵局狀態(tài)。一方提出新的替代方案，?？梢源蚱七@種僵局，并最終達(dá)成協(xié)議。所以，事先要準(zhǔn)備好替代方案。這項(xiàng)準(zhǔn)備，能防止你接受不利的條件，也能防止你拒絕對(duì)你有利的條件。沒(méi)有替代方案，就沒(méi)有選擇的余地；替代方案越好，選擇的機(jī)會(huì)越充分，取勝的概率就越大。4） 做好心理準(zhǔn)備 ?在談判中遇到強(qiáng)硬對(duì)手的心理準(zhǔn)備。?“馬拉松”式談判的心理準(zhǔn)備。?談判破裂的心理準(zhǔn)備。要素五確定議題 ?先把與本談判有關(guān)的所有問(wèn)題羅列出來(lái)，盡可能不遺漏。?再根據(jù)對(duì)本方利益是否有利的標(biāo)準(zhǔn)，將所列出的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。?盡可能將對(duì)本方有利和對(duì)本方危害不大的問(wèn)題列入談判的議題，而將對(duì)本方不利或危害大的問(wèn)題排除在談判的議題之外。如果是較復(fù)雜的多人參加的談判，還應(yīng)該制定談判計(jì)劃書(shū)，讓談判人員在談判前預(yù)先對(duì)談判目標(biāo)具體內(nèi)容和步驟所作的安排，作為談判者行動(dòng)的指針和方向。外貿(mào)跟單流程當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后?？蛻敉ㄟ^(guò)快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過(guò)來(lái)。此時(shí)，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過(guò)打樣申請(qǐng)單反映出來(lái)。之后，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復(fù)印一份，正本留自己保存）。給打樣室，打樣。樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢(xún)問(wèn)UPS號(hào)。客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同時(shí)下單。根據(jù)回傳樣品，制做簡(jiǎn)單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門(mén)經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。之后將合同傳給財(cái)務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來(lái)做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項(xiàng)，交貨日期。寫(xiě)清楚。之后把訂貨單復(fù)印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財(cái)務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書(shū)復(fù)印5份，傳財(cái)務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。將合同復(fù)印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉(cāng)單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門(mén)。并將出貨通知單復(fù)印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。即使做好議付單據(jù)連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對(duì)方，要其付款。L/C項(xiàng)下，則交由財(cái)務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)。到核銷(xiāo)單等相關(guān)單據(jù)回來(lái)后，將單據(jù)交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯，辦理核銷(xiāo)退稅手續(xù)。3）追工廠的初辦，及物料批辦，都要一式三份，一份給客，一份自己存檔，一份預(yù)給工廠（將會(huì)寫(xiě)上客人評(píng)語(yǔ)）d自己先核對(duì)是否正確，如不正確要退回工廠重做，如正確要寄給客人批。6）??辦工廠要做3件（1件寄客；1件自己存，到時(shí)要給QC做查貨用；1件將會(huì)給工廠），收到PP辦后仔細(xì)核對(duì)布料是否是正確大貨布，輔料是否正確齊全，尺寸是否滿足客人的尺寸表。給客人的PP辦要正確，不可有任何錯(cuò)誤。如有代用物料必須注明（實(shí)際生產(chǎn)中經(jīng)常有鈕釘代用情況）。但盡量要求工廠能夠做到所有物料正確。掛好掛牌，就可以寄給客人。待客人批復(fù)OK即可通知工廠開(kāi)裁生產(chǎn)了°（PP辦上必認(rèn)真寫(xiě)上客人的評(píng)語(yǔ)）。7）安排如查中期。工廠開(kāi)裁2-3日要通知QC同事去看中期了。8）追船頭辦，在走貨前7天內(nèi)，工廠必須提供船頭辦（數(shù)量按客人要求，一般都是齊色中間碼兩套，一套寄給客人，一套自己公司存。10）走貨時(shí)要按QC同事的尾期查貨報(bào)告出給工廠發(fā)貨批準(zhǔn)書(shū)，雙方簽名確認(rèn)此批貨品無(wú)任何品質(zhì)問(wèn)題，即可走貨。追工廠的裝箱單，和商業(yè)發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后提供給船務(wù)部的同事。11）此訂單已結(jié)束。實(shí)際生產(chǎn)中會(huì)有不同的問(wèn)題出現(xiàn)，跟單員要第一知情，如果自己可以解決的就可以直接和工廠協(xié)商解決。但很多問(wèn)題是不能自己一個(gè)人解決的，必須上報(bào)上司，甚至要同客人協(xié)商（比如推遲貨期等）。一般來(lái)說(shuō)跟單員必須有一定的服裝技術(shù)水平，了解款式的工藝要求和流程，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，有良好的心態(tài)。并且跟單員要熟悉以下的工作要求。外貿(mào)跟單員工作總結(jié)一，工廠評(píng)估一般情況下，發(fā)單到新工廠之前都要對(duì)生產(chǎn)工廠的設(shè)備，技術(shù)能力，生產(chǎn)力量進(jìn)行一次評(píng)估，是我們考慮和衡量工廠生產(chǎn)技術(shù)，生產(chǎn)質(zhì)量和能力的首要依據(jù)，對(duì)跟單人員來(lái)說(shuō)必須提供準(zhǔn)確可*信息。二，款式工藝首先要讀懂每個(gè)新款的結(jié)構(gòu)，各部位的外觀要求，工藝，特點(diǎn)，要清楚哪里是整個(gè)款式的關(guān)鍵部位，容易出現(xiàn)哪些問(wèn)題，如何避免，如何達(dá)到效果，這類(lèi)問(wèn)題在生產(chǎn)過(guò)程中要重點(diǎn)監(jiān)督。要清楚整個(gè)款式的工藝流程，并且要按照正確的樣衣制作。能核算主輔料的單耗（用量），對(duì)主料的排版要求要比較清楚，對(duì)主料的規(guī)格（幅寬），斷長(zhǎng)，版面件數(shù)尺碼配比要有正確的數(shù)據(jù)。在生產(chǎn)前一周要確定所有主輔料的到位情況，如果出現(xiàn)不能按期到位就必須作出及時(shí)的追蹤或生產(chǎn)調(diào)整。布疵也是影響外觀質(zhì)量的重要因素，面料開(kāi)裁前要進(jìn)行驗(yàn)布，對(duì)不合格的面料要通知面料工廠和生產(chǎn)工廠，進(jìn)行索賠或裁剪控制。面料的外觀結(jié)構(gòu)是否與原樣布一致。對(duì)面料的成分確定可通過(guò)摸，洗，揉，燒，嗅，看等簡(jiǎn)單的方法進(jìn)行直觀的判斷，這只是對(duì)成分的大概范圍的判斷，不能確定具體的含量比例。六，驗(yàn)貨按照正確的尺寸，工藝要求及樣衣進(jìn)行新款上線的質(zhì)量檢查，在此期間必須了解每個(gè)工序的要求及標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，作好首期檢品報(bào)告的記錄，并且及時(shí)通知工廠。如果發(fā)現(xiàn)有嚴(yán)重的問(wèn)題必須停止此工序進(jìn)行調(diào)整。對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量的檢查必須每日進(jìn)行。在生產(chǎn)進(jìn)行到中期必須作中期檢品報(bào)告的記錄，出貨前要進(jìn)行抽箱檢品的報(bào)告，所有檢品報(bào)告均一式三份（工廠，公司和自留）。在驗(yàn)貨的過(guò)程中如果向工廠反饋檢品意見(jiàn)必須加蓋公司統(tǒng)一制定的檢品專(zhuān)用章。以加強(qiáng)對(duì)工廠生產(chǎn)質(zhì)量有力七，數(shù)量的控制首先要得到一套正確的搭配數(shù)量表，以便控制裁剪生產(chǎn)過(guò)程中的具體數(shù)量。也要在生產(chǎn)前核算出主料的總量是否滿足交貨的數(shù)量，及時(shí)地作出調(diào)整。在開(kāi)裁的過(guò)程中把裁剪的損耗盡量控制在2%的范圍內(nèi)。要建立正確的裁剪數(shù)字，主料耗量等統(tǒng)計(jì)表。其次對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中每日的生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)實(shí)數(shù)作統(tǒng)計(jì)以便控制交貨進(jìn)度。九，表格管理1，工藝尺寸表由公司提供，以便檢品時(shí)有正確的依據(jù)。主輔料色卡自制或公司和工廠提供。交貨配比數(shù)或裁剪數(shù)由公司或工廠提供。驗(yàn)貨報(bào)告單由公司提供對(duì)工廠的生產(chǎn)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。訂單計(jì)劃表由公司提供對(duì)近期的計(jì)劃進(jìn)行管理。生產(chǎn)計(jì)劃表由公司提供或自制，對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行控制。裝箱單由公司提供（或根據(jù)工廠的實(shí)際生產(chǎn)情況制定），對(duì)工廠的裝箱數(shù)字進(jìn)行控制。出貨匯總表自制或公司提供，對(duì)已出貨的款式進(jìn)行管理。十，溝通能力跟單員要有良好的溝通能力和調(diào)解能力，對(duì)工廠提出各種建議都要有合適的方法，杜絕產(chǎn)生沖突。能自我調(diào)整好心態(tài)。每天要進(jìn)行自我工作總結(jié)，主動(dòng)向公司反映工作進(jìn)度要做老板，先做營(yíng)業(yè)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。要做1個(gè)超卓歡愉外貿(mào)跟單員，除了對(duì)外貿(mào)常識(shí)熟悉之外，還需要具有很多的素質(zhì)，最基本英文一定要行！對(duì)產(chǎn)物熟悉，掌握構(gòu)以及技法，以及各部分的協(xié)調(diào)關(guān)系，等等。怎樣用最快的體式格局嬴得定單對(duì)跟單員來(lái)說(shuō)很重要。有些時(shí)候，跟單員是營(yíng)業(yè)經(jīng)理的助理；有些時(shí)候，跟單員是營(yíng)業(yè)部分所有營(yíng)業(yè)職員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理；更多的時(shí)候，跟單員是客戶的助理，它有可能掛在營(yíng)業(yè)部也有可能掛在總經(jīng)理室或者廠長(zhǎng)室，但它的事情卻是跨部分的，它似乎要去“批示”很多部分。 于是它不只是對(duì)傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時(shí)更是對(duì)傳統(tǒng)“官本位”組織風(fēng)紀(jì)的一種超越。是的，可以沒(méi)必要夸張的說(shuō)：自從有了跟單員這個(gè)崗?fù)?，中?guó)企業(yè)的管理似乎也上了1個(gè)新的臺(tái)階。跟單的事情內(nèi)容十分繁雜，涉及面廣，面對(duì)部分多。即要對(duì)較高等級(jí)反饋進(jìn)度，又要對(duì)相干職員進(jìn)行及時(shí)跟蹤，稍有掉慎，即鑄成大錯(cuò)。因此，在跟單歷程中，經(jīng)常借助于一些專(zhuān)業(yè)的跟單工具，它能幫助處理完成跟單歷程中的大事、雜事、嚕蘇事，使跟單越發(fā)輕松，收到事半功倍的效果。說(shuō)點(diǎn)具體的。咱們跟單員是協(xié)調(diào)員，要對(duì)客戶所訂產(chǎn)物的交貨進(jìn)行跟蹤，跟蹤的要點(diǎn)是出產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。在咱們這類(lèi)小企業(yè)中，我懷孕兼數(shù)職，既然內(nèi)勤員，又是出產(chǎn)規(guī)劃員，物控員，有時(shí)候還是采購(gòu)員。跟單的事情險(xiǎn)些涉及的企業(yè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，從發(fā)賣(mài)，出產(chǎn)，物料，財(cái)政，人事到總務(wù)城市有我的影子浮現(xiàn)。跟單以及規(guī)劃部分、出產(chǎn)部分等很多部分的事情是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成定單的條件下而進(jìn)行的與人溝通的事情。溝通、協(xié)調(diào)能力出格重要，