采購(gòu)作業(yè)實(shí)施辦法

采購(gòu)作業(yè)實(shí)施辦法演講人2022-01-26

第一章總則第一條目的。為加強(qiáng)本公司的采購(gòu)工作管理，規(guī)范物資采購(gòu)作業(yè)事務(wù)，提高物資采購(gòu)效率，特制定本辦法。第二條采購(gòu)基本要求。1．采購(gòu)對(duì)象。采購(gòu)前對(duì)廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報(bào)價(jià)水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià)，以供選擇時(shí)參考。2．價(jià)格、質(zhì)量。以合理價(jià)格采購(gòu)較高品質(zhì)的材料。3．時(shí)限。配合使用部門(mén)需要日期及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時(shí)供應(yīng)。第三條采購(gòu)方式。供應(yīng)部門(mén)應(yīng)根據(jù)材料使用狀況、用量低、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購(gòu)作業(yè)方式辦理采購(gòu)作業(yè)。1．定期合同采購(gòu)：對(duì)于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過(guò)程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)格穩(wěn)定的材料，應(yīng)選用本方式辦理。2．特約廠商采購(gòu)：對(duì)于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料，可簡(jiǎn)化采購(gòu)作業(yè)，由供應(yīng)部門(mén)擇定特約廠商，介紹使用部門(mén)徑向該廠洽購(gòu)。但在付款前應(yīng)送供應(yīng)部門(mén)審核。3．一般采購(gòu)：供應(yīng)部門(mén)按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的請(qǐng)購(gòu)單，逐筆詢(xún)價(jià)、議價(jià)，并了解交易條件后訂購(gòu)。

第二章確定采購(gòu)需求第四條請(qǐng)購(gòu)單。1．請(qǐng)購(gòu)應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算，并參考庫(kù)存情形開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)單，在請(qǐng)購(gòu)單上逐項(xiàng)注明材料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級(jí)呈核并編號(hào)，最后送采購(gòu)部。2．來(lái)源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請(qǐng)購(gòu)。3．特殊情況需按緊急請(qǐng)購(gòu)辦理時(shí)，可在《請(qǐng)購(gòu)單》“備注”欄注明原因，以急件遞送。4．以下物品可免開(kāi)清單，而以《辦公用品申請(qǐng)單》委托采購(gòu)部門(mén)辦理，如：招待用品、書(shū)報(bào)、名片、文具、報(bào)表，以及小額采購(gòu)的材料等。第五條期限。1．采購(gòu)部應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的“需要日”辦理采購(gòu)。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)采購(gòu)時(shí)機(jī)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)召集有關(guān)部門(mén)按材料特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需狀況等擬訂各項(xiàng)材料采購(gòu)作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。原則上應(yīng)以供貨合約擬定的交貨期限為準(zhǔn)，加計(jì)請(qǐng)購(gòu)呈批及驗(yàn)收所需時(shí)間。2．原訂采購(gòu)作業(yè)處理期限變更時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)專(zhuān)函報(bào)告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各相關(guān)部門(mén)。第三章實(shí)施采購(gòu)logo第六條權(quán)限。特約廠家或特殊原材料采購(gòu)項(xiàng)目合同書(shū)需申報(bào)給總經(jīng)理核批，辦公用品涉及資金超過(guò)2000元的采購(gòu)，需呈總經(jīng)理審批。第七條供應(yīng)商選擇。1．各項(xiàng)材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于《供應(yīng)廠商資料卡》上存檔備用。對(duì)于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，供應(yīng)部門(mén)應(yīng)開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門(mén)擬訂開(kāi)發(fā)計(jì)劃。2．新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)，由技術(shù)部、生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)檢部會(huì)同采購(gòu)部實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制《供應(yīng)廠商資料卡》呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。3．對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無(wú)法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷(xiāo)設(shè)定。屆時(shí)由采購(gòu)部以簽呈方式說(shuō)明原因，送生產(chǎn)總調(diào)復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對(duì)方。第八條詢(xún)價(jià)。1．采購(gòu)部收到《請(qǐng)購(gòu)單》時(shí)，即簽字確認(rèn)，采購(gòu)經(jīng)辦人員辦理詢(xún)價(jià)作業(yè)，原則上誰(shuí)詢(xún)價(jià)誰(shuí)負(fù)責(zé)的辦事原則進(jìn)行考核。2．各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到《請(qǐng)購(gòu)單》，應(yīng)先判斷請(qǐng)購(gòu)材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫(xiě)明確，有無(wú)供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。對(duì)于資料填寫(xiě)不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說(shuō)明欠詳”等字樣后退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)修訂。3．詢(xún)價(jià)程序。（1）由采購(gòu)經(jīng)辦人員參考過(guò)去采購(gòu)記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢(xún)價(jià)對(duì)象（特殊原因如獨(dú)家制造，獨(dú)家代理、原廠牌零配件無(wú)法替代等并報(bào)經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外），并填寫(xiě)在《請(qǐng)購(gòu)單》上。（2）對(duì)于加工合同采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)要求廠商填具《成本分析表》連同《報(bào)價(jià)單》一并送來(lái)，作為議價(jià)參考。（3）采購(gòu)經(jīng)辦人員詢(xún)價(jià)時(shí)，應(yīng)將詢(xún)價(jià)截止日期填注于《請(qǐng)購(gòu)單》內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。（4）采購(gòu)經(jīng)辦人員于通知廠商報(bào)價(jià)后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。4．詢(xún)價(jià)完成后，采購(gòu)辦理人員應(yīng)將詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)的全部資料整理報(bào)送供應(yīng)部，據(jù)以議價(jià)。第九條議價(jià)。1．議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無(wú)保證，能否向廠商爭(zhēng)取分期付款等。2．議價(jià)應(yīng)采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)完成后，由采購(gòu)經(jīng)辦人員擬定合作對(duì)象，呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十條訂購(gòu)。1．由采購(gòu)經(jīng)辦人員于《請(qǐng)購(gòu)單》上填寫(xiě)訂購(gòu)日及約定日，再交由采購(gòu)辦理人員填制采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，報(bào)送廠商。將《請(qǐng)購(gòu)單》第二聯(lián)送材料倉(cāng)庫(kù)以待收料。2．預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大，或有附帶條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)與廠商采購(gòu)合同書(shū)。合同書(shū)正本兩份，一份存采購(gòu)部。一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分存采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部門(mén)及檔案室。第四章采購(gòu)進(jìn)度控制第十一條采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)于每一采購(gòu)項(xiàng)目，均應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定作業(yè)進(jìn)度，制定采購(gòu)進(jìn)度控制表。第十二條預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目緩急，且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。第十三條采購(gòu)經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通報(bào)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)共同擬定處理對(duì)策。第五章特殊情況處理第十四條請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目撤銷(xiāo)處理。各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)送來(lái)《撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單》后按下列方式辦理。1．若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目尚未辦理，由采購(gòu)經(jīng)辦人員在原請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上加蓋“撤銷(xiāo)”章，再交由供應(yīng)部將原請(qǐng)購(gòu)單與《撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單》第二聯(lián)退原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，第一聯(lián)自存，按一般請(qǐng)購(gòu)單據(jù)存檔方式處理。2．若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目已向廠商訂購(gòu)，由采購(gòu)經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷(xiāo)訂購(gòu)，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷(xiāo)后，向供應(yīng)廠商取回采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，然后依第1項(xiàng)方式辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷(xiāo)，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于《撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單》上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購(gòu)部將《撤銷(xiāo)請(qǐng)購(gòu)單》返回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。第六章緊急請(qǐng)購(gòu)處理

第十五條采購(gòu)經(jīng)辦人員接到緊急請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ?，?yīng)立即查明請(qǐng)購(gòu)材料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話(huà)詢(xún)議價(jià)格，待收到正式的《請(qǐng)購(gòu)單》時(shí)，補(bǔ)入詢(xún)議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。

第七章交貨質(zhì)量異常處理第十六條各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到質(zhì)量管理部驗(yàn)收不合格的《材料檢驗(yàn)報(bào)告表》時(shí)，應(yīng)盡快與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于《材料檢驗(yàn)報(bào)告表》的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫(kù)。1．對(duì)于需退料、換料或補(bǔ)交者，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于《材料檢驗(yàn)報(bào)告表》的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話(huà)及預(yù)定的處理日期。2．因質(zhì)量不合格而退貨、換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購(gòu)經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計(jì)算。3．采購(gòu)經(jīng)辦人員如未能按請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)處理時(shí)，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購(gòu)處理結(jié)果欄，送原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)簽注意見(jiàn)，或會(huì)同原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)共同處理。4．交期延誤罰扣處理：采購(gòu)人員收到交貨延誤（本地廠商延交1日、外埠廠商延交3日以?xún)?nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送財(cái)務(wù)部的擬整理付款事務(wù)反饋時(shí)，應(yīng)按下列方式處理。（1）計(jì)算逾期罰扣金額（定期合同采購(gòu)按每天5‰計(jì)扣，定有買(mǎi)賣(mài)合同的按合約所訂比例計(jì)扣，其余按每天3‰計(jì)扣），并通知廠商罰扣原因與金額。（2）在供貨方同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由供應(yīng)部在收料單及發(fā)票上填記實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原《請(qǐng)購(gòu)單》第二聯(lián)、收料單、材料檢驗(yàn)報(bào)告表等資料送財(cái)務(wù)部整理付款。（3）如廠方不同意按第（1）種方式扣款，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉，并將交涉結(jié)果書(shū)面呈總經(jīng)理核決后按第（2）種方式處理。第十七條屬銷(xiāo)售慣例或配合最小包裝量廠