第04章帳務(wù)處理子系統(tǒng)

1第四章帳務(wù)處理子系統(tǒng)本章要點(diǎn)手工與IT環(huán)境下帳務(wù)處理的不同帳務(wù)處理系統(tǒng)的基本原理和功能帳務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)和會(huì)計(jì)編碼的設(shè)計(jì)方法帳務(wù)處理系統(tǒng)的初始設(shè)置憑證處理與記帳結(jié)帳出納管理輔助核算和管理帳簿輸出和通用報(bào)表2第一節(jié)帳務(wù)處理概述帳務(wù)處理的概念帳務(wù)處理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的功能劃分3帳務(wù)處理系統(tǒng)的基本特征規(guī)范性和通用性比較好綜合性強(qiáng)集成性要求高控制要求嚴(yán)、正確性要求高4第二節(jié)帳務(wù)處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程手工賬務(wù)處理流程原始憑證記帳憑證總帳日記帳明細(xì)帳會(huì)計(jì)報(bào)表5手工會(huì)計(jì)下帳務(wù)處理形式的缺陷數(shù)據(jù)大量重復(fù)、數(shù)據(jù)的一致性差信息提供不及時(shí)準(zhǔn)確性差工作強(qiáng)度大原始憑證編制憑證臨時(shí)憑證文件用戶科目編碼及余額表人員權(quán)限表其他初始化表其他系統(tǒng)傳入憑證審核憑證輸出記賬科目余額/發(fā)生額文件部門/項(xiàng)目輔助文件憑證主文件企業(yè)對(duì)賬文件期末處理編報(bào)輸出銀行對(duì)賬單輸入或傳送基本賬套參數(shù)表銀行對(duì)賬文件銀行對(duì)賬輸出記賬憑證已審核記賬憑證記賬憑證及匯總情況自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證會(huì)計(jì)報(bào)表帳務(wù)處理明細(xì)賬日記賬輔助賬表余額調(diào)節(jié)表已達(dá)賬項(xiàng)未達(dá)賬項(xiàng)初始化IT環(huán)境帳務(wù)處理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)流程圖7賬務(wù)處理主要計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)序號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)目說(shuō)明1憑證類型如：收、付、轉(zhuǎn)2憑證號(hào)如：收001、收002等，要求分類連續(xù)3日期憑證填制的日期4摘要填制人員輸入的對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)單說(shuō)明文字5科目編碼在初始化設(shè)置中設(shè)置過的會(huì)計(jì)科目編碼6借方金額對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目借方發(fā)生額，與貸方金額不能同時(shí)為07貸方金額對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目貸方發(fā)生額，與貸方金額不能同時(shí)為08附件張數(shù)可以為空或09制證憑證錄入人員名字，由程序自動(dòng)填入10審核審核人員名字，由程序自動(dòng)填入，未審核為空11記賬記賬人員名字，由程序自動(dòng)填入，未記賬為空憑證文件主要數(shù)據(jù)項(xiàng)目8分月存儲(chǔ)情況下的科目匯總文件的主要內(nèi)容序號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)目說(shuō)明1科目編碼如1001,1002012月末余額方向如借/貸3月初余額可能分為金額、外幣、數(shù)量、單價(jià)、匯率多個(gè)字段4借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段5貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段6年累計(jì)借方可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段7年累計(jì)貸方可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段9分年存儲(chǔ)情況下的科目匯總文件的主要內(nèi)容序號(hào)字段名稱說(shuō)明1科目編碼如1001,1002012余額方向如借/貸3年初余額可能分為金額、外幣、數(shù)量、單價(jià)、匯率多個(gè)字段41月借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段51月貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段62月借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段72月貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段8…………912月借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段1012月貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個(gè)字段10計(jì)算機(jī)方式與手工方式下帳務(wù)處理的差異起點(diǎn)數(shù)據(jù)內(nèi)容不同：手工為原始憑證，IT下可以是原始憑證、記賬憑證（包括機(jī)制憑證）以記賬憑證為主數(shù)據(jù)處理方式不同：手工下不同憑證由多人登記到不同的帳簿,而IT下由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一處理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式不同：手工下每一帳簿都由紙質(zhì)帳本記錄,IT下需要時(shí)由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件并查詢和打印對(duì)帳方式不同會(huì)計(jì)信息的查詢和統(tǒng)計(jì)方式不同11賬務(wù)處理流程控制

一、控制要點(diǎn)1、作為會(huì)計(jì)記錄依據(jù)的交易經(jīng)過了授權(quán)2、業(yè)務(wù)職責(zé)分工合理3、軟件操作權(quán)限分工合理4、保留審計(jì)線索5、獨(dú)立復(fù)核二、主要控制環(huán)節(jié)1、輸入控制2、處理控制3、輸出控制12第三節(jié)帳務(wù)處理系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目編碼和主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)文字科目的缺點(diǎn)：位數(shù)長(zhǎng)準(zhǔn)確性、唯一性、一致性差計(jì)算機(jī)分類不方便科目的數(shù)字編碼優(yōu)點(diǎn)：便于反映會(huì)計(jì)科目間的邏輯關(guān)系保證會(huì)計(jì)科目的唯一性便于計(jì)算機(jī)處理和分類節(jié)省存儲(chǔ)空間提高處理速度13會(huì)計(jì)科目編碼的設(shè)計(jì)編碼原則：規(guī)定性（一級(jí)科目及部分明細(xì)科目由財(cái)政部和主管部門統(tǒng)一規(guī)定）層次性：如固定資產(chǎn)1501見附表一致性（相同的內(nèi)容需要用相同的編碼來(lái)反映）簡(jiǎn)短性（某級(jí)科目長(zhǎng)度夠用即可）擴(kuò)展性（未來(lái)夠用）14會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)方法科目編碼體系的設(shè)計(jì)定長(zhǎng)定位：如確定會(huì)計(jì)科目的結(jié)構(gòu)為4-2-2，多數(shù)軟件采用不定長(zhǎng)：除一級(jí)科目外，其他各級(jí)科目長(zhǎng)度不固定（例P93）立體科目：將大量重復(fù)的科目分離出來(lái)，建立動(dòng)態(tài)鏈接，實(shí)質(zhì)是科目編碼+輔助核算，例見P94立體科目（或設(shè)置輔助核算）的好處：大大減少科目數(shù)量避免由于相關(guān)內(nèi)容的變化而造成對(duì)科目的頻繁修改15第四節(jié)帳務(wù)處理系統(tǒng)主要功能及初始設(shè)置賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置會(huì)計(jì)科目外幣匯率期初余額憑證類別結(jié)算方式憑證管理填制憑證出納簽字審核憑證主管簽字作廢或刪除憑證查詢或打印憑證科目匯總記賬常用摘要出納管理現(xiàn)金日記賬銀行日記賬資金日?qǐng)?bào)支票登記簿銀行對(duì)賬長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)帳表管理各種帳表查詢科目余額表輔助賬期末處理轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬生成對(duì)賬結(jié)賬16帳務(wù)處理系統(tǒng)初始設(shè)置的內(nèi)容建立帳套:帳套號(hào)、核算單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、啟用日期、會(huì)計(jì)主管等操作人員及其權(quán)限：操作人員代碼、姓名、權(quán)限等科目設(shè)置：科目編碼、科目名稱、科目類型、科目屬性憑證類型設(shè)置：余額錄入：起用日期的期初余額外幣核算的匯率管理：（將相關(guān)科目設(shè)置為外幣核算）結(jié)算方式設(shè)置：（將相關(guān)科目設(shè)置為結(jié)算核算）支票\匯票等其他設(shè)置:輸入的相關(guān)管理信息，如客戶通訊錄等17科目設(shè)置的主要內(nèi)容科目編碼：一級(jí)會(huì)計(jì)科目一般由系統(tǒng)提供，只輸入低級(jí)科目編碼，在賬套定義時(shí)一般就已經(jīng)定義了科目編碼的級(jí)數(shù)和級(jí)長(zhǎng)?？颇棵Q：科目類型：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益科目屬性：是否按個(gè)人、部門、往來(lái)客戶、往來(lái)供應(yīng)商、項(xiàng)目進(jìn)行輔助核算，是否核算數(shù)量、計(jì)量單位。注意：在企業(yè)傳統(tǒng)手工處理下，往來(lái)單位、個(gè)人、部門、項(xiàng)目都是作為明細(xì)科目來(lái)進(jìn)行核算的，而在帳務(wù)處理系統(tǒng)當(dāng)中，最好改用輔助核算來(lái)進(jìn)行管理。18初始設(shè)置中的主要控制措施編碼參數(shù)的修改控制對(duì)核算類別的刪除和修改要從底層往上逐層進(jìn)行已經(jīng)使用過的對(duì)象不能刪除或修改余額平衡檢驗(yàn)19第五節(jié)憑證管理及其操作憑證錄入基本內(nèi)容:憑證類型和憑證號(hào),日期,附件,摘要,科目,金額輔助核算資料:輔助輸入功能的使用：科目查詢、計(jì)算器、常用摘要輸入憑證修改：“無(wú)痕跡”修改（未記帳[審核、未審核]）與“有痕跡”修改（已記帳）憑證審核：屏幕檢查與二次輸入，審核的程序控制查詢打?。簯{證匯總：20輔助核算資料輸入外幣核算：兩種情況，固定匯率和變動(dòng)匯率數(shù)量核算科目：往來(lái)科目：要求輸入往來(lái)信息（客戶、供應(yīng)商）部門核算科目:需要預(yù)設(shè)部門項(xiàng)目核算科目待核銀行類科目：結(jié)算方式、票號(hào)、票據(jù)日期21輸入的正確性控制憑證類型和編號(hào)：憑證按月分類連續(xù)編號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，用戶不可以修改憑證號(hào)。制單日期：只允許輸入未結(jié)賬月份的憑證金額：金額檢查：借貸相等檢查科目：存在性檢查：憑證類型符合性檢查：最底級(jí)科目檢查：22關(guān)于用友U8中作廢憑證的處理在記賬時(shí)，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無(wú)法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對(duì)作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時(shí)，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”選項(xiàng)，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。作廢憑證可以通過”制單---整理憑證”刪除23憑證的審核和記賬憑證的審核和取消憑證審核的目的憑證審核的方法：靜態(tài)屏幕審核；二次輸入校驗(yàn)憑證審核的控制功能：審核和該張憑證填制不能為同一人審核后的憑證無(wú)法修改刪除（可取消后修改刪除）只有審核人才能取消該張憑證的審核24記帳的一般處理過程記帳功能啟動(dòng)記帳憑證的平衡檢驗(yàn)數(shù)據(jù)保護(hù)（備份數(shù)據(jù)）開始記帳處理（打開相關(guān)數(shù)據(jù)文件）取一張已審核未記帳臨時(shí)憑證按科目編碼關(guān)鍵字更新”發(fā)生額/余額文件”及其他輔助文件將上記錄追加到流水帳文件將上記錄做記帳標(biāo)志刪除已有記帳標(biāo)志的記錄關(guān)閉文件記帳結(jié)束有已審核未記帳憑證嗎？YN25第六節(jié)出納管理出納管理的功能1、支票管理：詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報(bào)銷等包括支票購(gòu)置登記、支票領(lǐng)用管理、在支票使用后進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，輸入支票結(jié)算方式和支票號(hào)……2、獲取銀行對(duì)賬單：通過手工輸入或者直接獲得計(jì)算機(jī)文件3、銀行對(duì)賬：銀行記載的銀行存款收付記錄和單位自己登記的銀行日記賬相互核對(duì)，以檢查未達(dá)賬項(xiàng)……4、輸出對(duì)賬結(jié)果與核銷已達(dá)賬：輸出余額調(diào)節(jié)表、未達(dá)賬、已達(dá)賬、核銷已達(dá)賬、輸出日記賬和資金日?qǐng)?bào)輸出日記帳:如查詢和打印現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳支票管理：支票領(lǐng)用登記、支票報(bào)銷登記、支票信息的修改與刪除、支票統(tǒng)計(jì)銀行對(duì)帳：26軟件操作中需要出納簽字憑證的注意事項(xiàng)出納需先重新注冊(cè)才能對(duì)憑證進(jìn)行簽字。已簽字憑證仍有錯(cuò)誤，則需單擊“取消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。出納簽字時(shí)，可以單擊“簽字”菜單下的“成批出納簽字”選項(xiàng)；取消簽字時(shí)，則可以單擊“簽字”菜單下的“成批取消簽字”完成相應(yīng)的操作。憑證一經(jīng)簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進(jìn)行操作。

27銀行對(duì)帳銀行對(duì)帳：初始化期初未達(dá)帳項(xiàng)的錄入銀行對(duì)帳單錄入或?qū)胱詣?dòng)對(duì)帳（對(duì)帳是將“企業(yè)對(duì)帳文件”和“銀行對(duì)帳單文件”按照“支票號(hào)+金額”或“結(jié)算方式+結(jié)算號(hào)+金額”相同記錄勾對(duì)）手工輔助對(duì)帳輸出“余額調(diào)節(jié)表”和“未達(dá)帳項(xiàng)情況表”核銷未達(dá)帳：刪除“企業(yè)對(duì)帳文件”和“銀行對(duì)帳單文件”中已勾對(duì)成功的記錄，只保留未達(dá)賬28第七節(jié)期末處理一、關(guān)于會(huì)計(jì)分期二、期末會(huì)計(jì)處理的主要內(nèi)容：轉(zhuǎn)帳與自動(dòng)轉(zhuǎn)帳對(duì)帳與試算平衡結(jié)帳編制會(huì)計(jì)報(bào)表29三、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳1、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳的特點(diǎn)：一般在會(huì)計(jì)期末進(jìn)行會(huì)計(jì)部門內(nèi)部編制,一般沒有外來(lái)原始憑證主要從會(huì)計(jì)帳簿中提取數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)帳需要按順序進(jìn)行302、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳的種類①費(fèi)用的提取或攤銷。如預(yù)提借款利息、計(jì)提工資等；②費(fèi)用的分?jǐn)偦蚍峙?。如制造費(fèi)用的分配；③稅金計(jì)算的結(jié)轉(zhuǎn)。如計(jì)算所得稅費(fèi)用等；④損益類賬戶發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)。如主營(yíng)業(yè)務(wù)收入結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)。313、實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證的基本原理和步驟步驟：定義自動(dòng)轉(zhuǎn)帳分錄（摘要和借貸科目、定義金額計(jì)算公式）生成自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證科目文件自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄模板文件憑證文件1自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄的定義其他編碼文件2．生成轉(zhuǎn)賬憑證科目匯總文件其他數(shù)據(jù)文件324、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的生成:轉(zhuǎn)賬生成之前，注意轉(zhuǎn)賬月份為當(dāng)前會(huì)計(jì)月份。進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成之前，先將相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證登記入賬。轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。在ERP環(huán)境下，有些轉(zhuǎn)賬需要其他系統(tǒng)中進(jìn)行（如用友ERP使用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)）。生成的轉(zhuǎn)賬憑證，仍需審核才能記賬。33四、對(duì)帳與試算平衡對(duì)帳的內(nèi)容：核對(duì)總帳與明細(xì)帳、總帳與輔助帳。一般來(lái)說(shuō)在沒有非法操作或病毒破壞等情況下總是相符的。期末試算平衡的內(nèi)容:1、所有科目本月借方發(fā)生額合計(jì)=所有科目本月貸方發(fā)生額合計(jì)2、所有科目本月累計(jì)借發(fā)生額合計(jì)=所有科目本月累計(jì)貸發(fā)生額合計(jì)3、所有科目本月初借余額合計(jì)=所有科目本月初貸余額合計(jì)4、所有科目本月末借余額合計(jì)=所有科目本月末貸余額合計(jì)5、資產(chǎn)+成本=負(fù)債+所有者權(quán)益+損益（或者資產(chǎn)=負(fù)債+權(quán)益）34五、結(jié)帳開始結(jié)帳上月是否結(jié)帳？本月有未記帳憑證？