office辦公軟件培訓(xùn)課件二

PowerPoint主講:張相喜Word電腦常見故障排除辦公軟件操作技巧officeExcel第三講POWERPOINT篇本節(jié)內(nèi)容皆選自網(wǎng)絡(luò)論談精華篇及微軟Office技巧大賽獲獎作品

打開將要保存為幻燈片放映的演示文稿

單擊“文件”-“另存為”命令，在“保存類型”列表中，選擇“PowerPoint放映”

該幻燈片放映文件將保存為擴(kuò)展名為.pps的文件。

在完成放映后,PowerPoint將自動關(guān)閉并返回到桌面。如果需要編輯該幻燈片放映文件，可以通過文件菜單中的打開命令打開該文件。

1、將要演示文稿保存為幻燈片放映文件添加圖片的PPt文件會變得非常大。你可以手動壓縮這些圖片，但還有一個更簡單的方法:讓PowerPoint為你自動完成這些工作。

單擊“圖片”-“壓縮圖片”按鈕。如果你看不到圖片工具欄，就指向“視圖”菜單中的工具欄，單擊“圖片”，若要壓縮演示文稿中的所有圖片，請選中“文檔中的所有圖片”按鈕，更改分辨率下面，選擇你要使用:Web/屏幕或者打印，若要進(jìn)一步減小文件大小，選中“刪除圖片的裁剪區(qū)域”復(fù)選框，單擊“確定”。

（注意:如果你對圖片進(jìn)行了壓縮或者刪除了圖片的裁剪區(qū)域，就不能再把它們恢復(fù)到原來的分辨率或大小。這個技巧同樣適用于Word）2、縮減PowerPoint圖片所占用的空間以下技巧可一次將同一鏡頭切換效果應(yīng)用到多張幻燈片:

單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，單擊選擇一張幻燈片，并在單擊下一張幻燈片時按住Ctrl鍵，直至選擇了所有將應(yīng)用該過渡效果的幻燈片。單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”，在效果框中選擇所需的切換效果，單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕，現(xiàn)在這些幻燈片將使用完全相同的效果。3、多張幻燈片應(yīng)用鏡頭切換效果4、使用PowerPoint制作相冊

啟動PowerPoint新建一個幻燈文件，單擊“插入→圖片→新建相冊”命令，打開相冊對話框，在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片，你可以選擇從磁盤或是像掃描儀、數(shù)碼相機(jī)這樣的外設(shè)添加圖片。若要從文件或磁盤添加圖片，請執(zhí)行下列操作之一:在“插入圖片來自”下面，單擊“文件/磁盤”，定位包含要添加到相冊中的圖片的文件夾或磁盤，選中圖片然后“插入”，重復(fù)第二步以向相冊中添加所需的圖片?；蛘甙醋trl鍵一次把它們都添加進(jìn)去。接下來，指定相冊的外觀，單擊“創(chuàng)建”按鈕關(guān)閉對話框，回到編輯模式，編輯相冊封面，繼續(xù)完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設(shè)置，最后保存文檔，你就可以和你的朋友一起慢慢欣賞自己創(chuàng)作的精美相冊了。

（注意:相冊是PowerPoint2002以后版本的新增功能，盡管不通過此功能也可以制作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。）

打開PowerPoint，單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，打開ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一個“其他控件”的按鈕，單擊該按鈕，打開系統(tǒng)上已安裝的ActiveX控制的清單，選中“ShokewaveFlashObject”選項后光標(biāo)將變成十字形。用十字標(biāo)在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間。Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置。右擊該空間窗口。在彈出的菜單里的選擇“屬性”項，在Flash的頁面屬性對話框中的Movie框中鍵入SWF格式電影文件的URL或路徑。5、在PowerPoint中插入Flash動畫如果要將一張幻燈的配色方案傳給另一張或多張，重新進(jìn)行配色則比較麻煩。其實有很簡單的方法:在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以對一張幻燈片進(jìn)行重新著色;如果要同時重新著色多張幻燈片，請雙擊，然后依次單擊要應(yīng)用配色方案的一張或多張幻燈片。注意，如果重新著色多張幻燈片，請在完成之后，按Esc鍵中止“格式刷”。如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”會自動中止。利用這種方法，我們也可以將一份演示文稿的配色方案應(yīng)用于另一份。方法是:同時打開兩份演示文稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按上述步驟操作即可。6、復(fù)制配色方案使用PPT時，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合以增強(qiáng)演示的效果，我們慣用方式:

單擊“幻燈片放映”-“觀看放映”，用“Alt＋Tab”或“Alt＋Esc”組合鍵與其他窗口切換實現(xiàn)

另有高招:

打開演示文稿:按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，例如最小化和自定義大小，非常方便。7、快速切換窗口播放模式PowerPoint新引入的“圖表”命令使得在幻燈片中添加一個圖表元素非常簡單。像幻燈片中的其他部件那樣，圖表元素可以移動和改變大小。

單擊“插入→圖表”命令，就可以在當(dāng)前頁碼中插入一個默認(rèn)圖表，如果想改變圖表的樣式，可以單擊“圖表→圖表類型”命令在彈出的窗口選擇相應(yīng)的類型即可。8、添加圖表在PowerPoint中如果想執(zhí)行同一動作，比如重復(fù)修改字體、字型號等，這時按F4鍵可輕松實現(xiàn)。9、重復(fù)操作如果要在一張圖片中加入文字說明，可將圖片先放到PowerPoint中，然后再將幻燈片保存為圖片格式，這樣不會像Windows自帶的畫圖板，把整個文本框覆蓋在圖片上。當(dāng)然我們也可將文字保存為圖片，方便瀏覽。

具體操作如下:單擊“文件”-“另存為”命令，在“保存類型”框中選擇圖片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后單擊“確定”，

這時可選擇是將所有幻燈片保存為圖片，還是將當(dāng)前幻燈片保存為圖片。10、將文字幻燈片保存為圖片為了形式美觀一致，我們要求每一頁的按鈕通常放在同一位置。在一個頁面做好按鈕以后，選定所有按鈕，按“Ctrl+C”復(fù)制，然后換一頁，按“Ctrl+V”粘貼就行了，并且以前設(shè)置好的動作在其它頁面同樣有效，這樣就簡單多了。利用這種方法還可以將其他對象也放在不同頁面的同一位置。11、快速復(fù)制對象在PowerPoint中，每次輸入文本都要插入一個文本框，操作起來很不方便。其實可以先在Word中將所有內(nèi)容按一定樣式輸入，再將它發(fā)送給PowerPoint。具體方法是:在Word中打開文檔，單擊“文件”菜單中的“發(fā)送”，再單擊“MicrosoftPowerPoint”。每個標(biāo)題1樣式的段落都會成為新幻燈片的標(biāo)題;每個標(biāo)題2樣式的段落都會成為第一級文本，依此類推。12、將Word文檔發(fā)送到PowerPoint

以下是一些簡化幻燈片放映操作的方法:

進(jìn)到下一張幻燈片:N、Enter、PageDown、右箭頭、下箭頭、空格鍵（或單擊鼠標(biāo)）

退到上一張幻燈片:P、PageUp、左箭頭、上箭頭、空格鍵

終止幻燈片放映:Esc或“-”鍵

停止或重新開始自動幻燈片放映:S或“+”鍵

進(jìn)到第n張幻燈片:“數(shù)字n+回車鍵”

顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映:B或“.”鍵

顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映:W或“,”

隱藏鼠標(biāo)指針:“Ctrl+H”

顯示指針:“Ctrl+A”

返回到第一張幻燈片:同時按住鼠標(biāo)左右鍵2秒鐘13、10個最受歡迎的PPt快捷方式14、更改新演示文稿的默認(rèn)設(shè)計

當(dāng)單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕時，PowerPoint將會顯示一個使用默認(rèn)的設(shè)計幻燈片。其實，完全可以更改這個設(shè)計以使它總是包括一些常用元素，這樣就不需要每次創(chuàng)建演示文稿都去更改這些內(nèi)容了，帶來很多方便：單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕。然后選擇“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”。接著，在母版上進(jìn)行更改了。改后單擊“關(guān)閉母版視圖”。最后，選擇“文件”→“另存為”。在“保存類型”框中，選擇“演示文稿設(shè)計模板”；在“文件名”框中，鍵入“blank”，再單擊“保存”。關(guān)閉模板小提示必須要注意，如果想要將blank.pot作為默認(rèn)設(shè)計，必須將它保存在“另存為”對話框的默認(rèn)路徑下