行政制度與公文(集團(tuán)統(tǒng)一版)

入職培訓(xùn)-行政篇集團(tuán)行政管理部劉闖入職培訓(xùn)—行政行政管理職能行政管理制度雅居樂的公文(特點)行政管理職能——什么事來找我們，我們?yōu)槟鲂┦裁?？集團(tuán)行政管理部后勤辦企管辦檔案辦法務(wù)辦文秘辦1234總務(wù)與資產(chǎn)文秘檔案內(nèi)部管理法律事務(wù)內(nèi)務(wù)部參謀部后勤部書記處行政管理制度——遵守制度讓您更自由后勤管理文秘保密檔案廉政要求法務(wù)(不介紹)工作秩序行政制度（五類）工作秩序辦公紀(jì)律及行為規(guī)范辦公樓出入管理制度車輛管理制度辦公用品管理制度電話通訊系統(tǒng)管理規(guī)定出差管理制度會議管理制度印章管理制度辦公紀(jì)律及行為規(guī)范員工形象管理著裝要求：上班時員工儀表應(yīng)保持整潔、大方、得體。特殊部門如銷售部，公司有統(tǒng)一著裝要求，按具體著裝規(guī)定執(zhí)行。上班時間內(nèi)員工嚴(yán)禁穿超短、超薄、露胸、露腰（背）的衣（裙）嚴(yán)禁穿背心、短褲和拖鞋。語言要求：語言文明，禁忌粗話、臟話，多用禮貌用語。尊重上級，關(guān)心同事，切勿在公共場合頂撞、辱罵上級和同事。日常制度一辦公室工作秩序上班時間內(nèi)，公司員工應(yīng)堅守工作崗位，不得串崗、閑聊；因工作原因需要進(jìn)入其他辦公室，必須先輕敲門，征得同意后方可進(jìn)入。員工應(yīng)保持辦公室肅靜，不要聊天、高聲喧嘩。上班時間保持良好的精神狀態(tài)和精神面目，切勿在辦公室打瞌睡。上班時間一般不允許打私人電話。如有賓客來訪，必須在前廳等候，問明事由后，再到指定場所洽談。辦公區(qū)域管理不隨地吐痰，不亂扔果皮紙屑；保持辦公區(qū)域的整齊有序，個人辦公桌面的整潔，物品不得亂擺亂放。不在辦公室吸煙；不在桌面、隔屏、墻壁、門窗等處亂刻亂貼、亂寫亂畫；不在辦公室和公共場所放置有異味或其它污染空氣的物品；保持空氣流通，并保持適宜的溫度、濕度；勿隨便調(diào)節(jié)空調(diào)溫度。公用設(shè)施日常的運行管理由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)程，并進(jìn)行日常的維護(hù)和定期的檢查保養(yǎng)。各部門公用設(shè)施的使用出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知行政部（辦）派專業(yè)人員進(jìn)行維修。辦公環(huán)境清潔頻率表辦公樓檢查制度辦公樓出入管理制度員工進(jìn)出辦公大樓須佩戴工作證；攜帶公司物品外出，須憑部門負(fù)責(zé)人和行政部共同簽署的“物品放行條”，接受保安查核；非緊急逃生、搶險、拯救等原因,嚴(yán)禁任何人員未獲行政部準(zhǔn)許使用走火通道進(jìn)出，違者予以解雇處理。任何人員不得攜帶易燃、易爆、利器等危險物品進(jìn)入辦公大樓。日常制度二員工下班后非加班原因原則上不允許進(jìn)入大樓，如遇特殊情況需進(jìn)入大樓須說明理由并獲值班人員準(zhǔn)許經(jīng)登記后方可進(jìn)入，但逗留時間不得超過15分鐘。員工夜間加班進(jìn)入大樓或者下班后未離開大樓直接加班者，需憑部門主任（或以上人員）簽署生效的《加班申請單》，在總臺登記加班。離職人員進(jìn)入辦公樓須履行外來人員登記管理程序。車輛管理制度（用車管理）日常制度三提前填寫《派車單》，單程超過250公里提前三天，250公里以下的提前一天下午14：00前申請；《派車單》由部門負(fù)責(zé)人審核后，交行政管理部門審批，然后交前臺調(diào)派車輛；集團(tuán)本部的車輛調(diào)度于每天下午15：00公布在網(wǎng)站上（http：//），申請用車時先查看車輛調(diào)派情況；除行政級，一人不派車。辦公用品管理辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品領(lǐng)用一律按以舊換新的原則領(lǐng)取。計劃以內(nèi)的辦公用品由部門派人于每月上旬一次性領(lǐng)用到位。計劃外的領(lǐng)用，限每周一下午到行政部辦理。凡申領(lǐng)用辦公用品,必須填寫領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，送行政部（辦）主管（或主任）審批，方可領(lǐng)用。員工離職或調(diào)職，必須交回所領(lǐng)取的非損耗品類辦公用品，遺失照價賠償。

日常制度四電話通訊系統(tǒng)管理規(guī)定電話禮儀：電話鈴響三聲之內(nèi)接聽；講電話語氣平和，吐字清晰，撥打電話先報上自己的姓名單位；接聽電話第一句說“您好，XXX部門”；通話結(jié)束待對方收線再放下話機；遇對方找人不在，主動留口訊。接到找公司高層管理人員的來訪電話，轉(zhuǎn)給相應(yīng)的秘書/助理處理。日常制度五電話使用：長話短說，不閑聊漫談；不得使用公司電話撥打聲訊臺、私人長途，不得長時間撥打市內(nèi)私人電話；經(jīng)行政辦核對話費清單，如有非公務(wù)電話，發(fā)函通知財務(wù)從通話人的工資中扣除通話費；無開通長途功能的電話，使用人如工作需要撥打長途，一律通知總機接線員撥通后轉(zhuǎn)至通話人；電話配置標(biāo)準(zhǔn)出差管理制度員工長途出差(指超出珠江三角洲以外地區(qū)，不能當(dāng)天往返的)必須履行出差審批手續(xù)；短途出差（指珠江三角洲地區(qū)以內(nèi)以及公司各分公司/項目之間的公務(wù)往來）不須進(jìn)行出差審批手續(xù)。

長途出差審批，按以下辦法執(zhí)行：由派遣出差部門填寫“出差申請表”一式二份，遞請核準(zhǔn)后，一份送人力資源部（行政人事部）登記出差日期，一份由出差人憑以預(yù)借或報支差旅費。（差旅費標(biāo)準(zhǔn)）日常制度六出差審批出差類別審批人部門負(fù)責(zé)人項目總經(jīng)理中心副總監(jiān)主管副總裁項目督導(dǎo)級以下三天內(nèi)出差√項目部門經(jīng)理出差及督導(dǎo)級以下超過三天的出差√集團(tuán)本部督導(dǎo)級以下員工出差√√集團(tuán)本部部門經(jīng)理出差√副總經(jīng)理/副總監(jiān)出差√國外出差√印章管理刻章審批集團(tuán)公章、項目公章、財務(wù)章—需集團(tuán)審批部門章—項目審批蓋章審批印章保管項目每半年將印章檔案、匯總表交集團(tuán)行政中心印章檔案M》日常制度七會議基本要求：公司各類會議要務(wù)必做到切合實際需要，做到會前有準(zhǔn)備，會議目的、議題明確，會上有效率會后有決議，執(zhí)行會議決定事項有結(jié)果；會議決議實行少數(shù)服從多數(shù)、局部服從整體、下級服從上級的原則，會議未決議的事項和不同的意見，不得在會外宣揚。會議管理制度日常制度八各類例會例會名稱召開頻率參加人員統(tǒng)籌部門高層管理人員會議每季度1次行政五級以上行政中心集團(tuán)本部例會每月1次本部部門負(fù)責(zé)人行政中心系統(tǒng)例會每月1次系統(tǒng)部門負(fù)責(zé)人各管理中心項目例會每月1次項目部門負(fù)責(zé)人項目行政人事部部門例會每周1次部門全體員工部門會議紀(jì)律：嚴(yán)格按會議時間參加，不得遲到、早退。遵守會場紀(jì)律，保持安靜，關(guān)閉通訊工具或設(shè)為振機狀態(tài)。對公司舉辦的各類大型會議或公共活動，應(yīng)注意個人形象，穿著整齊。原則上，男士要著西裝打領(lǐng)帶，女士著套裝。

會議組織：每年初制定例會計劃；例會常規(guī)議題：工作通報匯報、工作部署、研討、工作溝通協(xié)調(diào)。視頻或電話會議應(yīng)提前1天通知參會人員，于會前10分鐘做好設(shè)備接入準(zhǔn)備。電話會議接入方式詳見會議室操作指引開會方式優(yōu)先選擇視頻會議，能開視頻會議不開電話會議，能開電話會議不開現(xiàn)場會議。

會后處理：各類會議都應(yīng)做好會議記錄。重要的會議和涉及多部門或全局性的會議，就會議主要精神和成果形成紀(jì)要文件，經(jīng)主持人簽署，于三天之內(nèi)發(fā)出。有效落實會議決定事項，貫徹實施會議精神。會議決議的有關(guān)事項的督辦，一般由主辦單位和部門負(fù)責(zé)督辦。公文公司網(wǎng)站：OA平臺：電話通訊系統(tǒng)工作聯(lián)系單會議附三稅集團(tuán)正式溝通途徑文秘保密檔案文控管理制度公文處理制度保密制度接受媒體采訪規(guī)定檔案管理制度(不介紹)制度文件控制程序制度文件發(fā)布、保管行政管理部門—受控文件—登記

未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制文件使用確保不持有、有使用作廢或失效文件離職移交

受控文件離職應(yīng)移交。日常制度九集團(tuán)管理制度行政管理部營運管理手冊人力資源部營運管理手冊企業(yè)文化部營運管理手冊資訊技術(shù)部營運管理手冊財務(wù)中心營運管理手冊綜合管理部營運管理手冊預(yù)算部營運管理手冊監(jiān)控部營運管理手冊材料部營運管理手冊行政管理人力資源管理企業(yè)文化工作資訊技術(shù)管理財務(wù)管理合同成本管理工程預(yù)結(jié)算管理工程施工管理材料采購管理附一制度體系集團(tuán)管理制度規(guī)劃設(shè)計部營運管理手冊裝修部營運管理手冊物業(yè)中心營運管理手冊營銷中心營運管理手冊商業(yè)拓展部營運管理手冊投資部營運管理手冊企業(yè)傳訊部營運管理手冊規(guī)劃設(shè)計管理裝修設(shè)計管理物業(yè)管理營銷管理商業(yè)拓展管理項目投資立項管理企業(yè)傳訊管理審批流程－雅集〔2007〕2號文件經(jīng)營審批（財務(wù)和人事）業(yè)務(wù)審批（行政管理、人力資源、資訊、預(yù)算、工程監(jiān)控、采購……）業(yè)務(wù)流程－營運管理手冊

附二流程體系公文管理制度公文類別、公文寫作（略）；公文格式公文處理日常制度十下一部分再介如接受媒體采訪規(guī)定可代表公司接受媒體采訪的員工：行政五級及以上管理人員代表公司接受媒體采訪的程序：須填寫《媒體采訪申請表》、采訪提綱，按規(guī)定進(jìn)行審批。員工凡未經(jīng)審批代表公司接受媒體采訪或發(fā)表言論，視情節(jié)及影響給予記過或解雇處分。日常制度十一保密制度保密范圍：公司重大決策；尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃、項目等；核心技術(shù)（設(shè)計方案圖紙、營銷策劃方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）；合同協(xié)議、可行性報告、重要會議記錄；財務(wù)預(yù)決算報告、財務(wù)憑證、帳冊、報表；統(tǒng)計報表、審計報告書；員工檔案、工資、勞務(wù)收入資料；其他應(yīng)當(dāng)保密的事項。日常制度十二設(shè)計方案/圖紙公司重大決策/戰(zhàn)略核心技術(shù)合同協(xié)議財務(wù)報表客戶/業(yè)主資料員工檔案/工資管理制度/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保密范圍密級：絕密直接影響公司權(quán)益及公司發(fā)展的重要決策文件資料、核心技術(shù)資料保密期限為永久機密財務(wù)報表、設(shè)計圖紙、公司經(jīng)營情況等保密期限為長期秘密管理制度、人事檔案、合同協(xié)議、重要會議紀(jì)要等視實際情況確定保密期保密措施：文件資料處理：標(biāo)明密級密級資料非經(jīng)上級批準(zhǔn)，不得復(fù)制密級資料存放業(yè)務(wù)中需提供保密資料，需請示上級主管領(lǐng)導(dǎo)；不準(zhǔn)在私人交往通信中泄露公司秘密不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛軟]有得到公司授權(quán)許可，不得向新聞媒體透露公司情況；個人工資屬保密范疇。廉政要求廉政制度任職回避制度廉政制度嚴(yán)禁向業(yè)務(wù)單位索取或暗示提供好處（錢物、宴請等）嚴(yán)禁接受業(yè)務(wù)單位的紅包、回扣、中介費及禮金、禮品、樣板、贈品等。嚴(yán)禁貪污、挪用、拖欠公款。嚴(yán)禁公司員工從事兼職，尤其是與公司業(yè)務(wù)和本人業(yè)務(wù)相關(guān)的職業(yè)。嚴(yán)禁將公司財物占為已用，不得將公司車輛、設(shè)備、工具等物資作私人用途。嚴(yán)禁利用職務(wù)之便營私舞弊，例如假簽證、虛報工程預(yù)決算數(shù)據(jù)、虛報財務(wù)數(shù)據(jù)等日常制度十二職務(wù)禁止條款員工凡有收到來自業(yè)務(wù)單位的非正常收入，包括（但不限于）禮金、禮品、有價證券、優(yōu)惠等務(wù)必向公司如實申報（五十元內(nèi)）或上繳（超出五十元），由公司統(tǒng)一進(jìn)行處置，否則視為違規(guī)。凡屬于業(yè)務(wù)單位以其單位名義向公司及相關(guān)人員禮節(jié)性贈送日歷、刊物等形象宣傳印刷品，當(dāng)事人在不便拒絕的情況下可以接納，但如果數(shù)量或價值較大，同樣須按上條執(zhí)行。

非正常收入處理任職回避制度（1）屬于任職/公務(wù)回避范疇的親屬關(guān)系：夫妻關(guān)系直系血親關(guān)系三代以內(nèi)旁系血親關(guān)系近姻親關(guān)系日常制度十三不能有直接上下級關(guān)系；不能在同一部門任職；公務(wù)回避：財務(wù)、審計、用款、采購、工程監(jiān)控、招聘、獎懲等公務(wù)活動，涉及親屬關(guān)系的，必須回避；不得參與調(diào)查、審核或施加影響；（2）回避原則：后勤管理員工宿舍管理制度員工食堂管理制度員工班車管理制度宿舍管理制度各宿舍水、電、氣、燃料費由員工個人承擔(dān)，宿舍公共區(qū)域部份的水電費（包括走廊、梯燈、廁所、娛樂室等）由公司承擔(dān)。宿舍維修費用，屬人為損壞的，維修費用由當(dāng)事人承擔(dān)，無法追究當(dāng)事人責(zé)任則由房間住宿人員分擔(dān)；屬自然損耗的維修費用由公司承擔(dān)。員工入住后，未經(jīng)行政部（辦）批準(zhǔn)，一律不得私自調(diào)換房間或床位。保持宿舍區(qū)的安靜，不得在宿舍區(qū)喧嘩、追逐打鬧等。日常制度十四嚴(yán)禁在宿舍酗酒、打架、聚眾賭博或從事其他違反國家法律法規(guī)和當(dāng)?shù)卣沟幕顒?，違者嚴(yán)加處罰，并送治保部門或公安機關(guān)處理。員工不得私自帶人留宿，如有親屬來探親確需留宿，必須經(jīng)行政部（辦）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)。留宿時間原則上不能超過三天。宿舍衛(wèi)生檢查評比

管理部門每月對宿舍內(nèi)務(wù)進(jìn)行檢查評比，不合格的宿舍限期整改。對屢教不改的宿舍，宿舍管理部門將強制安排鐘點清潔，由此產(chǎn)生的費用由有關(guān)宿舍成員均攤，并從當(dāng)月工資中扣除。食堂管理制度新入職員工,需進(jìn)行體檢，在確認(rèn)無傳染病后，方可在食堂就餐。在職員工如患傳染疾病，不得使用公用餐具。員工離職，由人力資源部（人事部）向行政部（辦）發(fā)出通知，行政辦收回其飯卡并統(tǒng)計用餐數(shù)后，報財務(wù)計算費用。使用公共餐具不得帶出食堂之外，同時食堂禁止使用一次性餐具，確有外帶飯菜需要的員工應(yīng)自行準(zhǔn)備便于外帶的非一次性餐具，并自行清洗。

日常制度十五員工班車管理班車線路三鄉(xiāng)至石岐、三鄉(xiāng)至珠海：每個工作日三鄉(xiāng)至廣州：每個周未乘車證辦理條件

凡家住石岐、廣州或珠海的員工，提供該相應(yīng)城市鎮(zhèn)區(qū)的房產(chǎn)證、身份證（身份證地址須為非學(xué)校集體戶口地址）/戶口本、暫住證。日常制度十六廣州方向班車規(guī)定

a.往返廣州的員工先在考勤處登記，然后于周六上午9：00-10：00之間，到行政管理部指定專人處領(lǐng)取乘車票。(可委托同事辦理)。b.領(lǐng)取乘車票后若臨時改變行程，務(wù)必提前致電集團(tuán)前臺值班人員取消乘車。c.未作登記，不發(fā)給乘車票；無票司機可拒絕乘車。領(lǐng)取乘車票不乘車且不通知取消，公司將取消乘車資格。班車滿員的處理原則出現(xiàn)乘車人數(shù)超過班車限載人數(shù)的情形，不論何種方向班車，均優(yōu)先安排持乘車證員工乘車，然后再先后順序安排臨時乘車員工。其中臨時乘車的先后順序，廣州方向班車按登記先后順序，石岐、珠海班車按排隊上車順序認(rèn)定。雅居樂公文——雅居樂公文獨到之處獨有公文格式常用公文種類雅居樂公文(獨有)公文發(fā)布途徑雅居樂常用公文種類通知：適用于傳達(dá)上級指示，推行管理制度，要求下級執(zhí)行、辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)公文、任免聘用管理人員等。函：適用于不相隸屬單位之間互相商洽工作、詢問或答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請